DOCUMENTACIN, CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

CAMBIOS REALIZADOS EN ESTE DOCUMENTO

Cdigo: Versin Fecha de elaboracin Fecha de revisin:

RM-PG42-SSOMA 01 03-12-2016 04-12-2016

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma Firma Firma

Ing. Areli Adly Nuez Ocsa Ing. Ymelda Montes Snchez Lic. Matilde Durand Phocco

Cargo: Cargo: Cargo:

Supervisora de Seguridad, Supervisora de Seguridad,

Gerente General
Salud Ocupacional y Medio Salud Ocupacional y Medio
Ambiente Ambiente

Fecha: 03-12-2016 Fecha: 03-12-2016 Fecha: 04-12-2016

 Cdigo:
SISTEMA DE GESTIN SSOMA
RM-PG42-SSOMA
Versin: 01
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de Revisin:
04/12/2016

INDICE
1. INTRODUCCIN........................................................................................ 3
2. OBJETIVOS............................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 3
4.1. Gerente General:.........................................................................3
4.2. Supervisor de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente:.............................................................................................. 3
4.3. Tcnico de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio
Ambiente:.............................................................................................. 3
4.4. Trabajadores:...............................................................................4
5. DEFINICIONES.......................................................................................... 4
7. DESCRIPCIN........................................................................................... 5
7.1 Condiciones Generales......................................................................5
7.2 Presentacin de los Documentos.........................................................5
7.3 CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS............................................6
7.4 DE LA ELABORACION Y MODIFICACION...........................................6
7.5 DE LA REVISON Y APROBACION......................................................6
7.6 ELIMINACION..................................................................................7
7.7 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO........................7
7.8 CONTROL DE REGISTROS...............................................................7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................7

Con seguridad presente, trabajo eficiente.

 Cdigo:
SISTEMA DE GESTIN SSOMA
RM-PG42-SSOMA
Versin: 01
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de Revisin:
04/12/2016

3
1. INTRODUCCIN
El presente Procedimiento de Seguridad y Salud Ocupacional ha sido redactado por
Rodrig & Mar E.I.R.L., empresa dedicada a la ingeniera y mantenimiento mecnico
elctrico.

El presente procedimiento tiene por finalidad codificar y controlar todos los documentos
y registros.

2. OBJETIVOS
Asegurar el control de los documentos y registros de origen interno y externo
que soportan al Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente de Rodrig & Mar; garantizando su adecuada elaboracin,
modificacin, codificacin, revisin, aprobacin, archivo y eliminacin, de
acuerdo a los requisitos establecidos por la organizacin.

3. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de

Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Rodrig & Mar,
los cuales se encuentran registrados en la Listado de Control Documentario
RM-F02-PG06-SSOMA.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Gerente General:
Revisar y aprobar los documentos del Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Rodrig & Mar.

4.2. Supervisor de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente:
Gestionar la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio
Ambiente.
Controlar, difundir y mantener actualizada la documentacin del
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio
Ambiente.
Identificar necesidades de documentacin del Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

4.3. Tcnico de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio

Ambiente:
Mantener actualizada el Listado de Control Documentario RM-F02-
PG06-SSOMA y el Control de Distribucin de Documentos, con el fin
de prevenir el uso de documentos obsoletos.
Proceder con la disposicin final de los registros.
Almacenar y controlar los registros de gestin y registros tcnicos.

Con seguridad presente, trabajo eficiente.

 Cdigo:
SISTEMA DE GESTIN SSOMA
RM-PG42-SSOMA
Versin: 01
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de Revisin:
04/12/2016

4 Participar en la elaboracin y revisin de los documentos del Sistema

de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Identificar necesidades de documentacin del Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

4.4. Trabajadores:
Cumplimiento del referido procedimiento.
Identificar necesidades de documentacin

5. DEFINICIONES
5.1 Listado de Control Documentario: Lista donde se registran todos los
documentos del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente de Rodrig & Mar.

5.2Documento: Escrito en que constan datos fidedignos, que poseen

significado y su medio de soporte.

5.3Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad

o un producto.

5.4Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeadas.

5.5Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarn

datos como resultado de una verificacin o control, convirtindose de
esa manera en un registro.

5.6Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema

de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de
Rodrig & Mar, identificados con un sello de copia controlada y
asignados a una persona o rea, para su uso y aplicacin
correspondiente.

5.7Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de

Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de
Rodrig & Mar, que son impresos con fines didcticos o de revisin, e
identificados con un sello de copia no controlada.

5.8Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en

los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta
categora se considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos,
manuales de equipos, etc.

5.9Copia Obsoleta: Documento que ha perdido vigencia, por

actualizacin de la informacin.

6. ABREVIATURAS

RM: Rodrig & Mar

Con seguridad presente, trabajo eficiente.

 Cdigo:
SISTEMA DE GESTIN SSOMA
RM-PG42-SSOMA
Versin: 01
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de Revisin:
04/12/2016

5 PG: Procedimiento General

SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
F: Formato
01: Orden Correlativo

7. DESCRIPCIN

7.1 Condiciones Generales

Slo se considera como versin final y vigente aquella que se
encuentra aprobada por el Gerente General.

Las copias controladas de los documentos SSOMA estarn disponibles

en los lugares de uso.

Todo los trabajadores deben de conocer la documentacin SSOMA de

la Empresa Rodrig & Mar vigente.

7.2 Presentacin de los Documentos

La estructura para la elaboracin de la documentacin depender del tipo de
documento al cual pertenezca de acuerdo a la siguiente clasificacin:

Manual de Organizacin y Funciones: La estructura es determinado por

el Departamento de Administracin.

Procedimientos de SSOMA: El formato debe de seguir la siguiente

estructura:

Historial de Cambios
Introduccin*
Objetivos
Alcances
Responsabilidades
Definiciones
Abreviaturas
Descripcin
Documentos de referencia
Anexos

*: No es obligatorio

Formatos de Registro: Son definidos por cada rea.

7.3CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos mantienen la siguiente codificacin:

Procedimiento de Gestin

Con seguridad presente, trabajo eficiente.

 Cdigo:
SISTEMA DE GESTIN SSOMA
RM-PG42-SSOMA
Versin: 01
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de Revisin:
04/12/2016

6
RM-PG01-SSOMA
Formatos

RM-F01-PG001-SSOMA
Prefijos tipo de documento:

RM: Rodrig & Mar

PG: Procedimiento General
SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente
F: Formato
01: Orden Correlativo

7.4 DE LA ELABORACION Y MODIFICACION

Las necesidades de elaboracin y/o modificacin de documentacin
son informadas al Supervisor SSOMA para mantener la
documentacin SSOMA actualizada.
El Supervisor SSOMA determina la aplicabilidad de la necesidad y se
encarga de ser el caso de su elaboracin y/o actualizacin.
Las modificaciones son registradas en el HISTORIAL DE CAMBIOS,
en este se registra la versin, fecha y descripcin de la modificacin,
esto para poder identificar las modificaciones en las diferentes
versiones.
El Supervisor y/o Tcnico SSOMA establecer y actualizar el Listado
de Control Documentario RM-F02-PG06-SSOMA con el fin de prevenir
el uso de documentos obsoletos.

7.5DE LA REVISON Y APROBACION

Se ha establecido los niveles de elaboracin, revisin y aprobacin; se
establecen en cada documento.
Los documentos son revisados peridicamente con una frecuencia no
mayor de un (1) ao. Sin perjuicio de lo anterior los documentos
pueden ser revisados en menores plazos en funcin de cambios de
leyes y decretos, toma de acciones correctivas, preventivas,
revisiones por la Direccin, u otras acciones derivadas del
funcionamiento del sistema.

7.6ELIMINACION
El responsable de la aprobacin del documento solicita la anulacin
mediante correo electrnico justificando el motivo de la anulacin.
El Supervisor SSOMA mantiene un Registro de Documentos Anulados.
Los documentos no vlidos u obsoletos son retirados de todos los
puntos de emisin o uso, de no ser posible eliminarlos por razones
justificadas son protegidos del uso involuntario del personal.

Con seguridad presente, trabajo eficiente.

 Cdigo:
SISTEMA DE GESTIN SSOMA
RM-PG42-SSOMA
Versin: 01
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de Revisin:
04/12/2016

7 Los documentos obsoletos, retenidos por motivos legales o de

preservacin del conocimiento son adecuadamente marcados con un
sello que diga DOCUMENTO OBSOLETO.

7.7CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

El Supervisor SSOMA es responsable de asegurar que estos documentos
cumplan con lo siguiente:

Sean ediciones actualizadas emitidas por el ente normalizador que

corresponda o copias emitidas por organismos externos.
Se codificarn en el documento cuando sea aplicable y se tendr un
control de estos documentos mediante el Listado de Control
Documentario RM-F02-PG06-SSOMA.

7.8CONTROL DE REGISTROS
Identificacin: la codificacin, presentacin de los registros del
Sistema de Gestin han quedado establecidos en el punto C.

Almacenamiento: Los registros sern almacenados por un periodo

de 10 aos.
Tanto los registros fsicos como electrnicos deben estar en un
ambiente adecuado que garantice que se mantengan en buenas
condiciones, con el fin de evitar su dao o deterioro.

Modificaciones: Cuando se realicen modificaciones en los registros,

cada error debe ser tachado, no debe ser borrado, hecho ilegible ni
eliminado y el valor correcto debe ser escrito al margen, todas estas
alteraciones al registro deben ser firmadas o visadas por la persona
que hace la correccin; en el caso de los registros guardados
electrnicamente se deben tomar medidas similares para evitar
prdida o cambio de los datos originales.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RM-F02-PG06-SSOMA Listado de Control Documentario

9. ANEXOS

Con seguridad presente, trabajo eficiente.