Proceso Gestin De Despachos Y Recibo De

Mercanca
Definicin:
Proceso que tiene como objetivo el abastecimiento de productos e insumos a los
puntos de venta, este procedimiento tiene cuatro partes esenciales para su
desarrollo, Programacin De Pedidos, Recibo De Mercanca, Alistamiento Y
Despacho.
Proceso Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca
Procedimiento Descripcin
1 Verificar existencias Eventualmente las bodegas ejecutan un conteo fsico
de los productos all almacenados VS el inventario
proporcionado por el sistema, una vez realizado este
procedimiento las diferencias son buscadas y
corregidas con el fin que el inventario fsico coincida
con el sistema.
2 Revisar informe de Este informe, permite que mediante un historial de
consumos consumos en un periodo de tiempo, se pueda
establecer un pronstico de la cantidad de productos
o insumos a proyectar. En el sistema, por medio de la
transaccin salida de mercanca, se logra
representar la cantidad saliente de un producto en
determinado lapso, tambin apoyados de la
transaccin pedidos por proveedor que en sus
informes nos permite ver las entradas y salidas de los
productos e insumos al sistema, proporciona datos de
las compras a proveedores, tambin en un
determinado lapso.
3 Solicitar a Solicitud de abastecimiento en bodega de todos los
proveedores productos que en el centro de distribucin procesa,
producto agotado. para el posterior alistamiento y despacho de los
mismos. Estos productos son previamente analizados
y programadas las cantidades a abastecer, por el
rea de distribucin
4 Crear orden de Con el informe de inventario actualizado y despus de
pedido de examinado se procede a la programacin de pedidos
productos a para el abastecimiento, en esta etapa es
compras. imprescindible asimismo programar los tiempos de
 llegada, tambin de tener en cuenta la vida til del
producto a abastecer, la programacin se realiza
manual con un formato ya determinado, a
continuacin es entrega al departamento de compras.
Los responsables actualmente de hacer dichas
requisiciones son: el Jefe De Despachos Y
Facturacin y en las bodegas son los Auxiliares de
Bodega respectivamente.
5 Recibir y verificar Para el recibo de mercancas se debe tener en cuenta
los pedidos el siguiente proceso:
entregados por los Recepcin de la factura con el nmero de la
proveedores y orden de compra.
compras. Recepcin, verificacin y conteo de la
mercanca en fsico contra las cantidades de la
factura.
Reporte de novedades en la transferencia (si
es el caso faltante, sobrante o averas).
Ingreso de la factura mediante la transaccin
entrada de mercancas.
Relacin de facturas al final del da.
En el caso de la bodega el procedimiento es el
siguiente:
Conteo fsico.
Una vez recibido el producto en fsico, el
auxiliar de bodega (quien recibe) firma la orden
de transferencia a satisfaccin.
El encargado de distribucin (quien entrega),
realiza la respectiva notificacin de la orden
firmada y de esta manera el sistema actualiza
automticamente el stock de inventario.
6 Almacenar. Realizada la recepcin del pedido el paso a seguir es
el almacenamiento del este, para dicho procedimiento
se tiene en cuenta el mtodo de rotacin de
mercanca PEPS, posteriormente, el producto es
almacenado de acuerdo a la ubicacin que
previamente le fue asignado dentro de la bodega.
7 Imprimir los Los pedidos de transferencia son requerimientos de
pedidos de los puntos de venta o almacenes, registrados en el
transferencia sistema mediante la transaccin Pedido De
(Requerimientos Transferencia. La impresin de los pedidos de
Puntos De Venta). transferencia se hace bajo los siguientes parmetros:
Se debe tener en cuenta los cronogramas de
recibo en las bodegas de los puntos de venta.
 (ver cronograma)
De acuerdo con el cronograma anterior los
puntos de venta deben digitar el pedido con al
menos un da de anterioridad.
Las regionales cuentan con otro cronograma de
pedidos ya que la frecuencia de entrega es semanal,
est dividido de la siguiente manera:
Pedido a proveedores, este es hecho con una
semana de anterioridad. Adems de tener una
restriccin en la capacidad de almacenaje, su
objetivo es que llegue debidamente embalado.
Pedido semanal, este pedido se realiza con
dos das de anterioridad al despacho, aqu est
incluido los productos denominados de diario y
de temporada
8 Alistar. Ubicacin de los productos solicitados por el Pedido
De Transferencia a canastillas o cajas segn su
dimensin de acopio, para su posterior despacho.
9 Despachar o Entrega de los pedidos distribuidos, realizando conteo
entrega de uno a uno de las cajas, paquetes o prendas colgadas
mercanca. a la flota trasportadora, de tal forma que se exija el
conteo para poder determinar:
Que las cantidades listas (cajas, paquetes o
prendas colgadas) concuerden con las
despachadas en los pedidos de transferencia.
Verificar las condiciones de empaque, rotulado
o cualquier alteracin fsica que presente el
pedido, posibles condiciones de
contaminacin.
Una vez terminada la entrega de pedidos a la flota
trasportadora y firmado cada documento a
satisfaccin, estos son entregados al rea de
facturacin para la respectiva transferencia a cada
punto en el sistema.
1 Facturacin interna Delegado de actualizar los inventarios por medio de
0 una serie de movimientos de salida y/o traslado de
productos en el sistema.
Consumo interno: son cargados al gasto y son
directamente imputados al centro de costo.
Bajas: son imputadas al centro de costo
especfico de donde fue generada la baja, para
posterior destruccin o donacin.
Traslado entre almacenes: se realizan por
 solicitud, necesidad de reubicacin de un
material, nivelacin de inventarios y solicitud
de un cliente.
Los Pedidos de Traslado: se realizan por
transaccin o movimiento salida de
mercancas, con informe al pedido digitado
por el punto de venta o distribucin. Esto
accede a trasladar de manera virtual las
cantidades y los productos solicitados al
indicado Stock En Trnsito, para despus ser
avalado por cada punto de venta e ingresando
las cantidades all expresadas en concordancia
con las cantidades recibidas en fsico esto se
hace por la transaccin Entrada De
Mercanca Pedido De Traslado.
11 Logstica y La flota trasportadora da inicio el recorrido por cada
transporte uno de los puntos de venta, los cuales estn divididos
de la siguiente manera:
Rutas en la ciudad de Bogot (Pasadena
Carrera 53 No. 102 77, La Esperanza
Carrera 72 No. 23 55, Cedritos Diagonal 151
No. 31 57 y Centro Cha Avenida Pradilla 900
este) con una frecuencia sujeta al cronograma
de entrega de mercanca, despacho de lunes a
sbado.
Ruta de la ciudad de Sogamoso con una
frecuencia de siete das, despacho al trmino
del tiempo establecido.
La flota trasportadora es propiedad de los Tres
Elefantes S.A. y debe entregar el producto en
igualdad de condiciones a las entregadas por el rea
despachos (Centro de distribucin), adems de exigir
el diligenciamiento del formato de novedades con
firma y sello del administrador del punto de venta.
1 Recibir las Teniendo en cuenta que los pedidos son entregados
2 devoluciones y en cajas selladas, paquetes o prendas colgadas, se
novedades. recibe determinada cantidad de estos, en el momento
de la recepcin del pedido se verifican las cantidades
relacionadas en la transferencia por orden de compra,
procedimiento que es realizado por el auxiliar de
bodega y despus del descargue, posteriormente se
notifica al administrador del punto de venta todas las
novedades existentes en el pedido recibido
( faltantes, sobrantes y averas) para notificar
 mediante correo electrnico de tales novedades al
centro de distribucin para su posterior devolucin.

Diagrama de flujo

INICIO

Verificar las
existencias

Revisar informes
de consumo

Solicitar a proveedores Crear orden de pedido de

producto agotado. productos a compras.

Recibir y verificar los

pedidos entregados
por los proveedores y
compras.

Recepcin a satisfaccin No Reporte de Solicitar notas crdito,

novedades al dbito o correccin de la
Imprimir los pedidos centro de orden de compra
de transferencia distribucin
(Requerimientos
Si
Puntos De Venta).
Almacenar
 Alistar

Despachar o entrega Documento

de mercanca. pedido de
transferencia

Logstica y transporte
Actualizar Stock de
Facturacin inventarios en el
interna sistema
Entregar puntos de
venta Si
Se acepta la devolucin
Devolucin
Enviar correo Recibir las devoluciones
al centro de
con formato de y novedades.
distribucin
novedades

FIN