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Tecnicatura en Gestin Universitaria

Materia: Introduccin al Estudio de las Organizaciones

CLASE 4

PROCESO DE PLANIFICACIN

Temas de la Clase
Planeamiento: concepto.
Misin y objetivos. Establecimiento de objetivos. Objetivos
mltiples y red de objetivos.
Propsitos de la planeacin. Horizonte y lmites.
Tipos de planes.
Factores de contingencia de la planeacin.
El proceso de planeamiento.
Herramientas de planeacin.

7 al 18 DE OCTUBRE

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Bienvenidos al
mundo de la
Planificacin
El xito no tiene secretos.
Es el resultado de la preparaci
preparacin,
el trabajo arduo y el aprendizaje desde los errores.
C. Powell

Introduccin a la Administracin - PLANEAMIENTO

1. Objetivos de aprendizaje

El objetivo general de la presente clase es


comprender qu es la planificacin administrativa y su
importancia realizando aplicaciones prcticas
En particular, se pondr nfasis en:
- Identificar y analizar los diferentes tipos de planeamiento y los
factores que inciden en ellos.

- Analizar el proceso de administracin y evaluacin por


objetivos.

- Realizar aplicaciones del proceso de planeamiento estratgico,


tctico y operacional y sus herramientas.

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2. Actividades a desarrollar por los alumnos

Se desarrollarn las siguientes actividades por parte de los alumnos, las


que tienen carcter secuencial:

a. Lectura del pto. 3.3. del presente documento denominado Algunas


notas referidas a los temas de la presente Clase.
b. Lectura del Cap. 7 de Robbins, S. Administracin. Los Caps. 8 y 9
Robbins, S. Administracin son complementarios y tiles para resolver
algunas cuestiones prcticas.
c. Completar la Gua de Actividades Prcticas N 4. Fecha de entrega:
18/10/2013.

3. Algunas notas referidas a los temas de la presente Clase

En la clase anterior enfatizamos el proceso decisorio! A partir


de ahora, estudiaremos los diferentes tipos de decisiones que
se toman dentro de las funciones y procesos administrativos
(planeamiento, organizacin, direccin y control).

Estudiar el Planeamiento requiere, en primer lugar, considerar que es el


primer paso del proceso administrativo y tiene por objeto orientar las
decisiones y acciones de los integrantes de la organizacin hacia un estado
deseado que es diferente a la estado actual de situacin. Se implementa a
partir de estrategias organizacionales, polticas, procedimientos, programas y
presupuestos que sern tiles para solucionar los problemas que pueden
presentarse en el futuro.

La planeacin, entonces implica una decisin anticipada sobre el estado


de situacin deseado que servir para orientar decisiones y acciones
futuras.

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Lo primero que se debe anotar es que se planea constantemente, de ah que


se pueda afirmar que exista la planeacin consciente e inconsciente, formal o
informal. Podemos plantearnos una serie de preguntas que nos ayudarn a
introducirnos en la temtica:

QU ES LA PLANIFICACIN?

Es posible encontrar diferentes definiciones de acuerdo al autor abordado. En


ellas aparecen rasgos comunes tales como:
los objetivos,
la seleccin de alternativas,
el horizonte temporal (corto, mediano y largo plazo)
responde a preguntas de cmo llego, dnde llego,
busca seleccionar un curso de accin utilizando procesos para
desencadenar la toma de decisiones anticipadas, adelantndose al
futuro
En sntesis podemos decir que:

La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,


estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar
una jerarqua completa de planes para integrar y coordinar actividades. Se
ocupa tanto de los fines (que hay que hacer), como de los medios (cmo debe
hacerse).

CUL ES EL PROPSITO DE LA PLANIFICACIN?

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En pocas palabras la planeacin tiene como propsito fundamental


contribuir al alcance de los objetivos, o de otra forma como lo expresara
Koontz, H.: facilitar el logro de los objetivos de la organizacin. Los dems
propsitos de la planeacin se derivan del anterior y entre ellos tenemos:

La planificacin define una direccin, reduce el impacto del


cambio, minimiza el desperdicio y se establecen los criterios
utilizados para controlar.

Da direccin los gerentes y no gerentes por igual.


Cuando los empleados saben adonde v la
organizacin y con qu deben contribuir para
alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus
actividades, cooperar con ello y trabajar por equipos.

Reduce la incertidumbre puesto que obliga a los


gerentes a mirar hacia el futuro, anticipar el cambio,
considerar su impacto, y desarrollar respuestas
apropiadas.

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Reduce las actividades traslapadas e intiles, puesto


que la coordinaci
coordinacin antes de los hechos
probablemente sealar el desperdicio y lo superfluo.

Establece objetivos y estndares que son usados


luego, para controlar. En la funcin de control,
control se
compara el desempeo actual contra los objetivos,
se identifican las desviaciones y se toman las
acciones correctivas.
Sin planificacin, no habra forma de poder
controlar.

En suma
Genera aprendizaje en toda la
organizacin; genera un
proceso para el descubrimiento
de las cuestiones y opciones
ms importantes.

Sintetizando, es posible distinguir los siguientes:

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Elementos implicados
Objetivo:
El aspecto fundamental al planear es determinar los
resultados.
Cursos alternativos de accin:
Al planear es necesario determinar diversos caminos,
formas de accin y estrategias, para conseguir los
objetivos.
Eleccin:
Implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la
decisin ms adecuada.
Futuro:
Trata de prever situaciones futuras y de anticipar
hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar
actividades futuras.

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PERO CUIDADO!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

HAY UNA SERIE DE ACTITUDES Y SUPUESTOS QUE IMPIDEN LA BUENA


Y EFECTIVA PLANEACIN, tales como:

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No necesitamos cambiar
No lo podemos cambiar!!!
No tengo tiempo para planear, tengo
mucho trabajo!!!
El futuro es impredecible
No debemos enfrascarnos en la rigidez
de un modelo o sistema terico
No hay ms que trabajarmaana
empiezo
Es la respuesta a todos nuestros
problemas
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HAY MUCHAS FORMAS


DE HACERLO ... MAL

PERO

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TAMBIN

HAY MUCHAS FORMAS


DE HACERLO ... BIEN

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Entonces, lograr una adecuada y efectiva PLANIFICACIN


requiere considerar una serie de actitudes y supuestos:
Autoevaluacin constante y cclica.
Si no planeas bien, no puedes trabajar bien.
La buena planeacin promueve la flexibilidad.
Hay que trabajar HOY y BIEN!!!CALIDAD!!!
Si no se involucra a todo el personal de todos los niveles, aunque se
tenga en mano las planeaciones y no se ejecuta, de nada sirve la planeacin.

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Considere tambin una serie de Principios de la Planeacin:

PRINCIPIO DE FACTIBILIDAD:
Lo que se planee debe ser realizable.
PRINCIPIO DE OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIN:
Es necesario basarse en datos reales, estimaciones
razonables, evitando opiniones subjetivas sin fundamento en
informacin, especulaciones o clculos arbitrarios.
PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD y cambio de estrategias.
Los planes deben caracterizarse por ser flexibles (no ser
estructuras rgidas tipo camisas de fuerza, susceptibles al cambio
respondiendo a imprevistos y circunstancias de carcter exgeno
que puedan presentarse. Debido a que prcticamente es imposible
conocer lo que suceder despus de formulado un plan, se
requieren jefes creativos e innovadores que puedan hacer cambios
en los planes cuando ello sea necesario.
PRINCIPIO DE UNIDAD
Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un
plan general y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos
generales.
PRINCIPIO DE CONTINUIDAD
Los planes deben formularse teniendo en cuenta la planificacin de
perodos anteriores evitando saltos por desconocimiento de lo que
viene realizando. Esto debe hacerse para cumplir con las metas
globales de la organizacin.

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Tenga en cuenta la planeacin es un


sistema o proceso de transformacin dirigido a obtener lo deseable y evitar lo
indeseable.

Existen diferentes tipos de planes, en trminos de los propsitos, el horizonte


temporal, la especificidad y la frecuencia de uso de los mismos:

TIPOS DE PLANES
AMPLITUD MARCO ESPECIFICIDAD FRECUENCIA
TEMPORAL DE USO

ESTRATGICO A largo plazo Direccional Uso nico

OPERACIONAL A corto plazo Especfico Permanente

Veamos sus diferencias:

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Planes estratgicos comparados con operacionales


Los planes estratgicos establecen los objetivos generales y buscan
posicionar a la compaa en trmino de su entorno. Los planes
operacionales especifican los detalles de cmo sern logrados los
planes generales.
Entre ellos existen tres diferencias:
Los planes operacionales cubren perodos mas cortos, en
tanto que los estratgicos se orientan a largo plazo.
Los planes estratgicos cubren un punto de vista ms amplio
de la organizacin y se refieren menos a reas especficas.

Los planes estratgicos comprenden la formulacin de


objetivos, en tanto que los planes operacionales asumen la
existencia de objetivos.

Planes a corto plazo comparados con planes a largo plazo

Los planes de corto plazo cubren un horizonte temporal


menor al ao.

Los planes intermedios son aquellos que cubren perodos


entre el ao y los cinco aos.

Los planes son considerados de largo plazo cuando el


perodo que abarcan es mayor a los cinco aos.

Cabe aclarar aqu que los plazos de 1 , 5 y ms aos son relativos y


pueden variar segn la dinmica de los diferentes sectores econmicos:

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por ejemplo, existen sectores de alta tecnologa muy dinmicos en los


que posiblemente 1 ao es mediano plazo, corto plazo son 6 meses dado
el vertiginoso cambio de productos y servicios que all ocurren y otros
sectores ms tradicionales donde CP y MP son ms largos. En general, se
puede afirmar que en los ltimos 25 aos se ha acelerado la dinmica de
todos los sectores econmicos. Finalmente, el largo plazo es cuando todo
puede ser cambiado (objetivos, estrategias, recursos, sector econmico,
etc.)

Planes a especficos comparados con planes direccionales

Los planes espec


especficos tienen objetivos claramente
definidos. No hay ambigedad ni malentendidos. Establecen
procedimientos programas y actividades especficas. Sin
embargo, requieren una claridad y un sentido de
previsibilidad que con frecuencia no existe debido a la
incertidumbre.

Los planes direccionales identifican guas generales. Hacen


nfasis pero no obligan a los gerentes a objetivos o cursos de
accin especficos.
La flexibilidad es inherente a estos planes, aunque esto debe
sopesarse con la prdida de claridad respecto de los planes
especficos.

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Frecuencia de uso
Algunos planes organizacionales que desarrollan los gerentes tienen un
carcter contnuo, en tanto que otros se usan una sola vez.

Los planes de uso nico son diseados especficamente para


hacer frente a las necesidades de una situacin nica y que se
crean como respuesta a decisiones no programadas tomadas
por los gerentes.

Los planes permanentes son planes constantes que


proporcionan guas para actividades que se repiten dentro de
la organizacin. Se crean como respuesta a decisiones
programadas que los gerentes toman, e incluyen polticas,
reglas y procedimientos .

Existen factores que hacen a la situacin particular de la


organizacin que condicionan ciertos aspectos del proceso de
planificacin:

Son los llamados FACTORES DE CONTINGENCIA que afectan a


la planificacin

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Veamos cada uno de esos factores:

En su mayor parte, la planificacin operacional domina las actividades


de planificacin de los gerentes de menor nivel. Conforme los gerentes
ascienden en la jerarqua, su papel planificador adquiere una mayor
orientacin estratgica.

Planificacin
Estratgica
Alta Gerencia

Gerentes de
nivel medio

Planificacin Gerentes de
Operacional primera lnea

El siguiente factor de contingencia es vital en pocas de


elevado cambio (como en la actualidad) y hay que prestarle
atencin:

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Cuanto ms grande sea la incertidumbre del entorno, los planes tendrn


que ser ms direccionales y el nfasis se habr de dar en el corto plazo.

Si se estn dando cambios rpidos o importantes en el entorno


tecnolgico, social, legal, econmico o de otro tipo, es ms probable que
los cursos de accin bien definidos y trazados entorpezcan el desempeo
de una organizacin, ms que ayudarlo. Cuando la incertidumbre del
entorno es alta, los planes especficos deben adaptarse a los cambios; con
frecuencia a un alto costo y disminucin de la eficiencia.

Si bien el futuro no puede ser pronosticado con certeza, esto no


disminuye la importancia de los planes. Las organizaciones bien
administradas invierten menos tiempo en la elaboracin de planes
cuantitativos detallados y en su lugar desarrollan escenarios mltiples
para el futuro.

Finalmente, la

Cuanto ms afecten los planes actuales los compromisos futuros,


mayor ser el lapso en el que los gerentes deban planificar. Este
concepto del compromiso significa que los planes deben ir lo
bastante lejos como para hacer frente a los compromisos que se
hacen hoy.

Los gerentes no estn planificando para decisiones futuras. Ms


bien, estn haciendo planes para para el impacto futuro de las
decisiones que se toman en la actualidad.

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PASOS DEL PROCESO DE PLANEACIN


La planeacin debera ser un proceso continuo y, por tanto, ningn plan
es definitivo; est siempre sujeto a revisin. Por consiguiente:

Un plan no es nunca el producto final del proceso de


planear, sino un informe u hoja de ruta provisional".

Se trata de un conjunto complejo de decisiones que actan unas sobre


otras y que se puede dividir de distinta maneras. Cada planificador tiene
distinto modo de subdividir las actividades y acciones que deben realizarse.

Ya se haba mencionado que la planeacin es la formulacin,


seleccin y visualizacin de actividades futuras que se cree sern
necesarias para alcanzar los resultados deseados. Es muy importante
porque permite mejorar la eficiencia en las acciones de las personas y las
organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso
administrativo, dnde se puede aplicar el control e ir corrigiendo en el camino
para reducir la incertidumbre y dar tranquilidad al funcionamiento de la
organizacin. Con una buena planeacin se puede responder oportunamente a
los compromisos adquiridos con los dems.

Los pasos de la planeacin constituyen un proceso racional para el


logro de los objetivos. Los pasos pueden ser ms simples dependiendo del
tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos son de aplicacin general.

CMO ES EL ESQUEMA Y SU PROCESO?

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A CONTINUACIN ABORDAREMOS CADA UNO DE LOS CONCEPTOS.


ATENCIN!!!!!!!!!!!!!!: ES IMPORTANTE QUE LOS CLARIFIQUE PARA NO
ARRASTRAR ERRORES CONCEPTUALES Y DE PROCEDIMIENTO:

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1.- La planeacin, se inicia a partir de la definicin de los PROPSITOS o


MISIONES o fines esenciales o directrices que definen la razn de ser,
naturaleza y carcter de cualquier grupo social.

Proporcionan las pautas para el diseo de un plan estratgico,

Se expresan genricamente,

Su determinacin depende del tipo de organizacin, aunque en general


se define en la Alta Direccin.

Toda organizacin debe establecer los propsitos como base para la


formulacin de un plan; las siguientes cuatro caractersticas los
diferencian de los objetivos:

a) Son bsicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento de


los dems elementos.
b) Son genricos o cualitativos, porque no se expresan en
trmino numricos.
c) Son permanentes, porque permanecen vigentes durante el perodo de
vida de la organizacin o bien
d) Son semipermanentes, porque pueden abarcar un perodo
determinado.

POR EJEMPLO:
El propsito de una Universidad es la enseanza, la investigacin y la
prestacin de servicios a la comunidad.

2.- Premisas o Supuestos


Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o
condiciones futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan.

Por su naturaleza pueden ser:

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Internas: Cuando se originan dentro de la organizacin y pueden influir en el


logro de los propsitos (ausentismo, rotacin de personal, accidentes,
siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal
ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal,
los puntos fuertes y dbiles de los altos ejecutivos, etc.)

Externas: Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la organizacin,


pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que
por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear (polticas, legales,
econmicas, competitividad, etc.)

3.- Objetivos
Establecidos los propsitos e investigadas las premisas que pueden
afectar su realizacin, se determinan los objetivos que indican los
resultados que la organizacin desea lograr en un tiempo determinado.

Los objetivos representan los resultados que organizacin


espera obtener, luego traducidos a metas cuantitativas para realizarse
transcurrido un tiempo especfico.

Ejemplo: Lograr un aumento de la matrcula estudiantil del 10% durante los


dos prximos aos.

4.- ESTRATEGIAS
Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la
direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr
los objetivos en las condiciones ms ventajosas.
Se establecen en el nivel estratgico, muestran la direccin o camino
que debe seguirse, sin indicar detalladamente como emplear los
recursos.

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Importancia de las estrategias

La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.


Son lineamientos generales que permiten guiar la accin de la empresa al establecer
varios caminos para llegar al objetivo.
Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar las decisiones.
Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que
se esperan mejores resultados.
Establecen otras alternativas, como previsin para el caso de posibles fallas en la
estrategia elegida.
Desarrollan la creatividad en la solucin de problemas.

Caractersticas de las
estrategias
1. Su vigencia est estrechamente vinculada a la del
objetivo u objetivos para las que fueron diseadas;
una vez alcanzados los objetivos, a la par del
establecimiento de unos nuevos, es necesario
formular nuevas estrategias.
2. Debido a la dinmica del medio ambiente, una
estrategia que en cierto momento fue til, puede ser
en otro tiempo, la menos indicada para lograr el
mismo objetivo.
3. Para cada rea clave es necesario establecer una
estrategia especfica.
4. Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

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5.- Polticas
Son gu
guas para orientar la acci
accin;
Son lineamientos generales a observar en
la toma de decisiones, sobre alg
algn
problema que se repite una y otra vez
dentro de una organizaci
organizacin.
Son criterios generales de ejecuci
ejecucin que
auxilian al logro de los objetivos y facilitan
la implementaci
implementacin de las estrategias

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Ejemplo, polticas de autorizacin de compras y gastos: el


responsable de compras puede autorizar hasta determinado monto.
Si es mayor debe solicitar autorizacin al superior.

Polticas
Deben estar interrelacionadas y
contribuir a lograr las
aspiraciones de la empresa;
Su redaccin debe ser clara,
accesible y de contenido
realista, de tal forma que su
interpretacin sea uniforme.

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Importancia de las polticas


Facilitan la delegacin de autoridad.
Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre
arbitrio ciertas decisiones.
Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al
minimizar las consultas innecesarias.
Otorgan un margen de libertad para tomar
decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las
decisiones.
Indican al personal como debe actuar en sus
operaciones.
Facilitan la induccin del nuevo personal.

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6.- PROGRAMAS
Esquema en donde se establece la
secuencia de actividades espec
especficas que
habr
habrn de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su
consecuci
consecucin.

Cada programa tiene una estructura propia


y puede ser un fin en si mismo, o bien,
puede ser parte de una serie de
actividades dentro de un programa mms
general.
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Programas:
Etapas para la elaboracin tcnica
1 Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2 Ordenar cronol
cronolgicamente la realizaci
realizacin de las
actividades.

3 Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que


actividad debe realizarse antes, que actividades se dan
simult
simultneamente, y por ltimo, que actividades deben
efectuarse posteriormente.

4 Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su


duraci
duracin.

La gr
grfica m
ms utilizada para un programa, es la gr
grfica de Gantt;
Gantt; su
uso e interpretaci
interpretacin estar
estar de acuerdo con el criterio que se utilice, con
refiera.
el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera
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Clasificacin de los Programas


Tcticos: Se establecen nicamente para
un rea de actividad, su funcin consiste
en establecer el programa, as como de
coordinar y supervisar que se realice de
acuerdo con lo establecido.
Operativos: Se establecen en cada una de
las unidades o secciones de las que
consta un rea de actividad, siendo ms
especfico que el tctico.

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Importancia de los Programas


Suministran informaci
informacin e indican el estado de avance
de actividades.
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como
herramienta de control.
Identifican a las personas responsables de llevarlos a
cabo, ya que se determina un programa para cada centro
de responsabilidad.
Determinan los recursos que se necesitan.
Disminuyen los costos.
Determinan el tiempo de iniciaci
iniciacin y terminaci
terminacin de
actividades.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.

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Lineamientos para elaborar un Programa

En su formulaci
formulacin, deben participar el responsable del
programa y aquellos que intervendr
intervendrn en la ejecuci
ejecucin.
Determinaci
Determinacin de recursos y per
perodo para completarlo =
posibilidades de la empresa.
Aprobaci
Aprobacin del desarrollo y ejecuci
ejecucin del
programa=comunicaci
programa=comunicacin a todos los involucrados en l.
Debe ser factible.
Evitar que los programas se interpongan entre si.
Deben establecerse por escrito, graficarse, ser precisos
y de f
fcil comprensi
comprensin.
Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que
se presenten; as
as mismo, debe considerar las
consecuencias que operar
operarn en el futuro.
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Ejemplo, Programa de Apoyo a la Formacin Docente: Metas (% de


planta docente a formar); Polticas (formacin en postgrados de
calidad acreditada); Procedimiento (pasos para acceder al
financiamiento); recursos asignados (monto presupuestario
destinado al Programa).

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7.- PROCEDIMIENTOS
Son planes que establecen un mtodo obligatorio para el
manejo de actividades. Son secuencias cronolgicas de las
acciones requeridas. Guas para la accin que detallan la
manera exacta en que deben cumplirse ciertas actividades.
A continuacin se ejemplifica una parte de un procedimiento
para la emisin de un ttulo universitario (este procedimiento
se brinda slo a ttulo ejemplificativo; no constituye su
totalidad ni tampoco coincide en un 100% con las actividades
actuales):

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1. El alumno inicia el proceso de tramitacin de su ttulo de grado cuando ha cumplido con los requisitos
previstos en el Plan de Estudios de la carrera de Contador Pblico o Licenciado en Administracin, a
saber :

a) Haber cursado y aprobado todas las materias correspondientes al Plan de


Estudios 1992.

b) Obtenido el total de crditos previstos en el caso de pertenecer al Plan de Estudios


2001.
c) Presentado y aprobado el Trabajo de Tesis en el caso de haber cursado la carrera
de Licenciatura en Administracin.

1. El alumno consulta respecto al trmite que debe realizar para obtener su ttulo, a travs de:
a) Oficina de atencin al alumno de la Facultad de Ciencias Econmicas.

b) Pgina Web de la Facultad de Ciencia Econmicas

c) Direccin de Ttulos de la U.N.C.P.B.A. ubicada en rectorado.

2. El alumno se presenta en la Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias Econmicas


para solicitar que le confeccionen la carta de ttulo en trmite.

3. La Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias Econmicas registra el pedido de


carta de ttulo en trmite del alumno en un cuaderno destinado a tal fin y le informa la fecha estimada
en que debe volver para retirarla.

4. La Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias Econmicas controla que el alumno


haya completado en su totalidad los requisitos correspondientes al Plan de Estudios.
a. Para el caso de asignaturas aprobadas antes del ciclo lectivo 2002 se verifica controlando el
registro realizado en los Libros de Actas con lo registrado en el SIU Guaran.
b. Para el caso de asignaturas aprobadas posteriormente a esa fecha, en la que se
implement el SIU Guaran, no se realiza tal control alguno pues la informacin ya existe en
el sistema que posee sus propios controles.

5. La Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias Econmicas confecciona, en una sola


copia, la carta de ttulo en trmite en la cual se certifica la aprobacin de todos los requisitos
acadmicos del alumno y la remite a la Jefa de dicha Oficina.

6. El Director de la Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias Econmicas firma la


carta de ttulo en trmite y se archiva hasta que la retire el alumno.

7. El alumno se comunica con la Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias


Econmicas (personal o telefnicamente) para consultar sobre la confeccin de la carta de ttulo en
trmite.

8. La Oficina de atencin de alumnos de la Facultad de Ciencias Econmicas controla el estado en que


se encuentra la carta de ttulo en trmite
9.1. Si no se ha terminado de confeccionar la carta de ttulo en trmite se le informa una nueva
fecha posible de entrega. 9.2. Si est terminada, se le pide que pase a retirarla o directamente
se le entrega en la Oficina.

Contina para un total de aprox. 46 pasos del procedimiento total que finaliza en el acto de
colacin de grados en que el alumno recibe el certificado analtico y su diploma.

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8.- EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS DEL


PRESUPUESTO
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al
establecimiento del plan, mediante una expresin numrica
convirtindolos en presupuestos.

Los presupuestos globales de una organizacin son la suma total de los


ingresos, los gastos y los excedentes, presupuestos de efectivo y gastos
de capital.

Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los
diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se pueda
medir el avance de la planeacin.

El sistema presupuestario es una herramienta de alta relevancia con


que cuenta la administracin moderna para realizar sus objetivos

QU ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un plan integrador y coordinado, que se expresa en
trminos financieros, respecto a las operaciones y recursos que forman
parte de una organizacin para un perodo determinado, con el fin de
lograr los objetivos fijados.

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Introduccin a la Administracin - PLANEAMIENTO

Caractersticas de los Presupuestos


- Es un documento formal, ordenado
sistemticamente.
- Es un plan expresado en trminos
cuantitativos.
- Es general (se establece para toda la
organizacin).
- Es especfico (puede referirse a cada una de
las reas en que esta dividida la
organizacin).
- Es diseado para un perodo determinado.

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TIPOS DE PRESUPUESTOS

Clasificacin de acuerdo a su utilizacin


Presupuestos de operacin.
Abarcan presupuestos de ventas, compras,
produccin, mano de obra, gastos diversos, etc.

Presupuestos de capital.
Comprenden los presupuestos de inversiones en
bienes de capital que realiza la organizacin, como
maquinaria y equipo, edificios y construcciones,
mobiliario, etc.

Presupuesto financiero.
En el se contemplan el movimiento de fondos:
ingresos y egresos de efectivo.

Importancia de los presupuestos

- Mide el desempeo de las unidades organizativas y provee metas comparables


en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.
- Sirve como estndar o patrn de ejecucin en obras monetarias.
- Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
- Es un medio de control de las operaciones.
- Determina el lmite y alcance de las erogaciones.
- Establece una base para la accin correcta (las desviaciones son fcilmente
identificadas).
- Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su
aplicacin.
- Genera una comprensin ms clara de las metas organizativas.
- Presenta por anticipado los gastos en que incurrirn las actividades.
- Reduce al mnimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en
materias, tiempo, etc.

Introduccin a la Administracin - PLANEAMIENTO

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Materia: Introduccin al Estudio de las Organizaciones

EN SNTESIS, EL PROCESO DE PLANEAMIENTO PUEDE


VISUALIZARSE A PARTIR DEL SIGUIENTE ESQUEMA
INTEGRADOR:

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Materia: Introduccin al Estudio de las Organizaciones

POR QU LOS OBJETIVOS SON EL FUNDAMENTO DE LA


PLANIFICACIN?
Porque se refieren a resultados deseados para individuos, grupos y para
toda la organizacin.
Dan direccin a las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el
cual los logros pueden ser medidos.

En las organizaciones no hay objetivos nicos sino una:

Todas las organizaciones tienen objetivos mltiples.


ltiples
Aunque a primera vista parecera que las empresas lucrativas solo se
interesan por generar utilidades y las no lucrativas en prestar un servicio
de manera eficiente, las empresas se interesan tambin por otras metas
que deben alcanzarse para llegar a los objetivos antes mencionados, por
ejemplo, incrementar la participacin de mercado o satisfacer el bienestar
de los empleados.

Los objetivos establecidos son aquellas declaraciones oficiales de o que


una organizacin dice (y lo que quiere que diversos pblicos crean) que
son sus objetivos. Estas declaraciones estan influenciadas por lo que la
sociedad cree que las organizaciones deberan hacer y muchas veces
entran en conflicto puesto que las organizaciones responden a una
amplia gama de pblicos. Entonces no es de sorprender, que los objetivos
declarados o establecidos, con frecuencia no sean consistentes con lo que
en realidad ocurre dentro de la organizacin.

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Materia: Introduccin al Estudio de las Organizaciones

Los objetivos se establecen en la cumbre y luego se dividen en


metas secundarias para cada nivel de la organizacin.
La alta gerencia impone sus estndares en todos los que se
encuentran por debajo de ella.

Con frecuencia, esta forma de establecer objetivos resulta no


operacional, puesto que al ser definido el objetivo por la gerencia
en trminos amplios, cada gerente de nivel aplica su propia serie de
interpretaciones y prejuicios, lo que lleva a la prdida de claridad y
unidad en los objetivos que descienden desde la cumbre de la
organizacin.

QUE ES PARTICIPAR EN PLANEACIN?

La Planeacin participativa es un proceso dirigido a la organizacin


para resolver, transformar o propiciar una situacin determinada. Este
proceso est basado en la concertacin de intereses entre diferentes
sectores y/o actores sociales. Define medios, acciones y establece
mecanismos que contribuyan a reorientar los procesos hacia el logro de
los objetivos propuestos.

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Materia: Introduccin al Estudio de las Organizaciones

Herramientas de planeacin
A continuacin se mencionan algunas tcnicas de planeacin
operacional:

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Para ayudar a comprender, una aplicacin sencilla se puede observar en el


siguiente video:
http://www.youtube.com/watch?v=3W3HUPc27NE

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