ALBERT GARCA TRIUS

Los 100 documentos

del comercio exterior
Documentos comerciales

Documentos de transporte

Documentos de pago y seguro

Documentos aduaneros y fiscales

Certificados
Los 100 documentos del comercio exterior
No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tra-
tamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cual-
quier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, u otros m-
todos o soportes, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del
copyright. La infraccin de los mencionados derechos puede ser constituti-
va de delito contra la propiedad intelectual (arts. 270 y sgts. del Cdigo Penal)

Global Marketing Strategies, S.L., 2009

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ISBN: 978-84-92570-71-3

Depsito legal: NA-221/2009

Composicin: Diego Solanas

Impreso en Espaa por Grficas Ulzama

 NDICE

INTRODUCCIN............................................................................... 7

EL FLUJO DOCUMENTAL DEL COMERCIO EXTERIOR...................... 9

DOCUMENTOS COMERCIALES

Factura comercial................................................................................... 17
Factura proforma.................................................................................... 23
Factura consular..................................................................................... 25
Lista de contenidos................................................................................. 27
Lista de pesos......................................................................................... 29
Orden de pedido internacional................................................................ 30
Carta de intenciones para orden de compra irrevocable.......................... 32
Carta de intenciones para compraventa internacional ............................ 34
Condiciones generales de venta internacional........................................ 36
Contrato de compraventa internacional................................................... 38

DOCUMENTOS DE TRANSPORTE

Carta de porte por carretera CMR... ....................................................... 45

Conocimiento de embarque B/L............................................................... 49
Conocimiento de embarque martimo SWB.............................................. 54
Conocimiento de embarque areo AWB.................................................. 56
Carta de porte por ferrocarril CIM........................................................... 59
Conocimiento de embarque multimodal FBL............................................ 62
Conocimiento de embarque multimodal no negociable FWB.................... 65
Cuaderno TIR.......................................................................................... 67
Carnet TIF...............................................................................................
69
Certificado FIATA FCR............................................................................. 70
Certificado FIATA FCT............................................................................. 72
Certificado FIATA FFI.............................................................................. 74
Certificado FIATA FWR............................................................................ 76
Instrucciones de transporte.................................................................... 78
Entrguese la mercanca......................................................................... 80
Orden posicionado de la mercanca........................................................ 82
Solicitud posicionado del contenedor...................................................... 84
Manifiesto de carga................................................................................. 86
Aviso de embarque.................................................................................. 88
Aviso entrega de contenedor................................................................... 90
Admtase contenedor vaco..................................................................... 92
Aviso de llegada...................................................................................... 94
Carta de garanta.................................................................................... 96
Carta de indemnidad............................................................................... 98
Declaracin de mercancas peligrosas.................................................... 100
Declaracin de mercancas no peligrosas............................................... 102
Autorizacin de mercancas peligrosas................................................... 104
DOCUMENTOS DE PAGO Y SEGURO

Solicitud de apertura de crdito documentario........................................

109
Notificacin de apertura de crdito documentario.................................. 114
Remesa documentaria............................................................................. 117
Seguro de crdito a la exportacin........................................................... 119
Seguro de cambio.................................................................................... 122
Solicitud de seguro de transportes.......................................................... 125
Pliza de seguro de transportes............................................................... 127
Certificado de seguro de transportes....................................................... 130


DOCUMENTOS ADUANEROS Y FISCALES

DUA de exportacin................................................................................. 135

DUA de importacin................................................................................ 138
Levante del DUA de importacin.............................................................. 141
Modelo 031 - Comprobacin liquidacin del DUA...................................... 143
Declaracin de Valor DV 1........................................................................ 145
Factura aduanera.................................................................................... 147
Licencia de importacin........................................................................... 149
Autorizacin administrativa de importacin............................................. 152
Autorizacin administrativa de exportacin............................................. 154
Notificacin previa de importacin NOPI.................................................. 156
Notificacin previa de exportacin NOPE................................................. 158
Solicitud de Documento de Vigilancia DOVI............................................. 160
Autorizacin de despacho individual. ...................................................... 162
Autorizacin de despacho y representacin............................................. 164
Intrastat - Declaracin estadstica Expedicin/Introduccin..................... 166
Intrastat - Formulario 0 Expedicin/Introduccin...................................... 169
Intrastat - Notificacin de no realizacin de operaciones......................... 171
Intrastat - Solicitud de representacin como tercer declarante................ 173
Intrastat - Solicitud de inscripcin empresa cabecera.............................. 175
Modelo 349 - IVA Operaciones intracomunitarias..................................... 177
Documento de acompaamiento 500....................................................... 179
Solicitud de Informacin Arancelaria Vinculante IAV .............................. 181
Solicitud de autorizacin de rgimen de perfeccionamiento activo.......... 183
Solicitud de autorizacin de rgimen de perfeccionamiento pasivo.......... 186
Solicitud de autorizacin para rgimen de perfeccionamiento especial... 188
Solicitud de actuaciones previas al despacho C5..................................... 190
Solicitud de importacin temporal........................................................... 192
Cuaderno ATA ......................................................................................... 194


CERTIFICADOS

Certificado de origen .............................................................................. 199

Certificado de origen Forma A................................................................. 202
Certificado de Circulacin EUR.1/EUR-MED............................................. 204
Certificado de Circulacin EUR.2............................................................. 206
Certificado de Circulacin A.TR............................................................... 208
Certificado de calidad de producto ......................................................... 210
Certificado de control de calidad SOIVRE................................................ 212
Certificado de anlisis............................................................................. 214
Certificado fitosanitario........................................................................... 216
Certificado Kosher................................................................................... 218
Certificado Halal...................................................................................... 220
Certificado internacional de importacin CII............................................ 222
Certificado de cuota ............................................................................... 224
Certificado de exportacin de productos agroalimentarios AGREX ......... 226
Certificado de importacin de productos agroalimentarios AGRIM ......... 228
Certificado de Denominacin de Origen................................................... 230
Certificado sanitario de productos alimenticios ...................................... 232
Certificado CITES especies protegidas.................................................... 234
Certificado de contaminacin radioactiva ............................................... 236
Certificado de baja tensin . ................................................................... 238
Certificado de encefalopata espongiforme bovina EEB........................... 240
Certificado de cuarentena....................................................................... 242
Certificado negativo de lista negra........................................................... 244
Certificado del capitn ............................................................................ 246
Certificado de edad del buque ................................................................ 248
Certificado de inspeccion........................................................................ 250
Certificado de Operador Econmico Autorizado (OEA) ........................... 253

ABREVIATURAS Y SIGLAS EN EL COMERCIO EXTERIOR ................ 257

NDICE ALFABTICO DE DOCUMENTOS A-Z................................... 263
 7

Introduccin
La gestin de las operaciones de comercio exterior exige elaborar una serie de docu-
mentos que acompaan a la expedicin de las mercancas y tienen que ser admitidos
y validados por todas las partes implicadas. En caso contrario pueden surgir retrasos,
penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operacin. Por ello, es
importante conocer cmo deben cumplimentarse cada uno de estos documentos y la
secuencia operativa en que se producen.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que los documentos del comercio exterior son
diferentes y ms complejos que aquellos que se utilizan en las compraventas nacionales,
debido a las especiales caractersticas (diferencias normativas, legislaciones aduaneras,
uso de varios medios de transporte, mayores riesgos, etc.) de los mercados exteriores.

El objetivo de este libro es proporcionar a los profesionales del comercio exterior (exporta-
dores, importadores, transportistas y transitarios, agentes de aduanas, banca y seguros,
etc.) una gua prctica de documentacin internacional. A partir de un captulo introduc-
toria en el que se explica el flujo documental de las operaciones de comercio exterior
y se proporcionan unos consejos de carcter general, se analizan con detalle los 100
documentos ms utilizados en el comercio exterior, clasificados en 5 grupos: documen-
tos comerciales, documentos de transporte, documentos de pago y seguro, documentos
aduaneros y fiscales, y certificados.

La informacin de cada documento se estructura en seis apartados: para qu sirve, quin

lo elabora, a quin va dirigido, consejos prcticos, obligacin documental segn el Inco-
term convenido y acceso online. Asimismo, se facilitan modelos de los documentos que
sirven para ilustrar los textos.

Esperamos que esta nueva publicacin sobre gestin internacional de empresas sirva
como gua de referencia para todas aquellas empresas que participan en la elaboracin y
tramitacin de los documentos utilizados en la operativa de comercio exterior.

Olegario Llamazares Garca-Lomas

Director de Global Marketing Strategies
www.globalnegotiator.com
 El flujo documental del comercio exterior 9

El flujo documental del comercio exterior

La documentacin necesaria para las ventas internacionales es ms compleja que la que

debe elaborarse para las ventas domsticas debido a las especiales caractersticas del
comercio exterior: distancias geogrficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilizacin
de distintos medios de transporte, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos en
cada envo dependern de las condiciones de venta que se pacten (Incoterm utilizado).
Si el exportador entrega la mercanca en el pas de destino (vende en trminos C o D),
deber facilitar al comprador ms documentos que si lo hace en el pas de origen (Ex
Works o trminos F).

Una operacin de exportacin, generalmente, se plasma en un contrato (compraventa,

distribucin, etc.) o en una orden de pedido. A partir de ah es necesario elaborar una serie
de documentos que tendrn que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas
(exportador, importador, aduana, bancos, autoridades administrativas, etc.). En caso con-
trario pueden originarse retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen
fin de la operacin. Por ello es importante conocer con detalle cmo deben cumplimentar-
se cada uno de los documentos y la secuencia operativa en que se producen.

Los documentos necesarios para realizar una operacin de exportacin pueden clasificar-
se en cinco grupos: comerciales, de transporte, de pago y seguro, aduaneros y fiscales,
y certificados.

Documentos comerciales.

Son los primeros que deben realizarse. Su elaboracin corresponde al departamento de

exportacin de la empresa. En ellos se recoge toda la informacin necesaria para llevar a
cabo la venta. El ms importante es la factura comercial que acompaa a la mercanca a
lo largo de todo el envo y compromete al comprador a realizar el pago en las condiciones
que se reflejan en el propio documento.

Documentos de transporte

Generalmente, los emiten las compaas de transporte y los cumplimentan las empresas
de transitarios que proporcionan a las empresas exportadoras distintos servicios de ca-
rcter logstico. Existe un tipo de documento para cada medio de transporte (CMR para
el transporte por carretera, conocimiento de embarque para el transporte martimo, etc.).
Para aquellas mercancas transportadas en unidades de transporte multimodal (principal-
mente, contenedores) que se transbordan de unos medios de transporte a otros se utili-
za un documento denominado conocimiento de embarque multimodal FIATA FBL. Todos
estos documentos tienen tres elementos comunes: constituyen por s mismos contratos
de transporte; sirven como acuse de recibo del estado en que se ha recibido la mercan-
ca; y tienen una estructura similar en cuanto a nmero de casillas, contenido y lenguaje
utilizado.

Documentos de pago y seguro

El pago de las operaciones de comercio exterior se realiza a travs de distintos medios

que tambin se utilizan en las operaciones domsticas (transferencias bancarias, che-
ques, letras de cambio, etc.). Adems de estos medios, se utilizan unos medios de pago
documentarlos (crdito documentario y remesa documentaria), en los cuales el pago al
10 Los 100 documentos del comercio exterior

exportador se hace coincidir con la presentacin de los documentos conformes que otor-
gan la propiedad de la mercanca. Entre los documentos de seguro, los ms utilizados
son la pliza de seguro de transportes y los formularios de seguro de crdito a la expor-
tacin.

Documentos aduaneros y fiscales

Son aquellos que acompaan a las mercancas a su paso por las aduanas, y que son
solicitados por stas con la doble finalidad de controlar las salidas y entradas de las mer-
cancas provenientes de otros pases y aplicar los impuestos que se devenguen. Para los
pases que actualmente forman parte de la Unin Europea existe una liberalizacin del
trnsito de mercancas por lo que, en gran parte, se cuenta con la excepcin documen-
tario-aduanera en los intercambios de mercancas producidos entre pases miembros,
con la excepcin de productos sometidos a Poltica Agraria Comunitaria, mercancas de
doble uso (empresarial y militar) o que se encuentran dentro del rgimen de Impuestos
Especiales (IIEE). Para el resto de mercancas existe un control meramente estadstico a
travs del sistema Intrasat que permite conocer a los pases, tanto la cifra de ventas como
la de compras que se han realizado a nivel interno de la UE, denominadas intracomunita-
rias. Para operaciones realizadas con terceros pases, denominadas extracomunitarias,
la gestin documental adquiere mucha mayor importancia y empieza con un documento
conocido como DUA (Documento nico Administrativo), que es la base de la liquidacin
impositiva de las operaciones de exportacin e importacin realizadas por la empresa. En
el despacho aduanero de importacin debe acompaarse la factura con la Declaracin
de Valor DV1 en la que se recogen todos los conceptos que permiten calcular el valor en
aduana. Al igual que los documentos de transporte, los documentos aduaneros, general-
mente, son cumplimentados por las empresas de transitarios -precisamente, su nombre
proviene de su gestin de las operaciones en rgimen de trnsito aduanero-.

Certificados

Finalmente, una parte significativa de los documentos del comercio exterior son los certi-
ficados. Se trata de documentos emitidos por terceras parte (Cmaras de Comercio, enti-
dades de certificacin, empresas de inspeccin, laboratorios, etc.) en los que se certifica
que un producto cumple una serie de caractersticas en cuanto a su origen, calidad, com-
posicin, prestaciones, y que, en este sentido, se ajusta a las condiciones establecidas
en los acuerdos de compraventa.

Consejos prcticos para la elaboracin de documentos de

comercio exterior
Tal como se ha comentado, la importancia de la documentacin es primordial para cual-
quier operativa internacional que se pueda producir, ya que en sta reside la conclusin
por parte del exportador de completar la venta con un cobro efectivo y correcto, siempre
teniendo en cuenta que en esta operativa se establezca mediante una forma de pago
que ligue la entrega de documentos contra el pago. Por otra parte, para el comprador,
resultara gratificante saber que la mercanca que recibe concuerda exactamente con lo
solicitado.

A continuacin se ofrecen una serie de consejos destinados a todas aquellas personas

que participan en las tareas de elaboracin y tramitacin de los documentos del comercio
exterior.
 El flujo documental del comercio exterior 11

Documentos de Transporte
- Carta de porte por carretera
TRANSPORTISTAS - Carta de porte areo
Y TRANSITARIOS - Conocimiento de embarque martimo
- Carta de porte por ferrocaril
- Conocimiento de embarque multimodal

ADUANA

Documentos de Aduaneros y Fiscales

- Documento nico Administrativo DUA
- Declaracin de Valor DV1
- Autorizaciones y notificaciones
- Licencias
- Perfeccionamiento activo y pasivo

Documentos Comerciales
EXPORTADOR

IMPORTADOR
- Factura proforma
- Factura comercial
- Lista de contenidos
- Orden de pedido
- Contrato

Documentos de Pago y Seguros

- Crdito documentario
- Remesa documentaria
BANCOS Y COMPAAS - Pliza de seguro de transportes
DE SEGUROS - Seguro de cambio
- Seguro de crdito a la exportacin

ADUANA

Certificados
- Certificado de origen
EMPRESAS - Certificado de circulacin
CERTIFICADORAS - Certificado de calidad
- Certificado de inspeccin
- Certificado de anlisis

FLUJO DOCUMENTAL EXPORTADOR - IMPORTADOR

12 Los 100 documentos del comercio exterior

Evaluacin previa del coste de la documentacin

En primer lugar, la empresa tiene que plantearse el coste real de la documentacin. Por
ejemplo en la emisin de una factura a un pas extracomunitario, pueden llegar a precisar-
se hasta cinco originales y otras tantas copias. La factura tendr que traducirse al idioma
del pas y quiz sea necesario obtener un visado consular, por lo que ser imprescindible
realizar el trmite de remitir al Consulado del pas dicha factura para su sellado y firma con
los consiguientes costes de gestin y honorarios del Consulado. Si se suman todos los
costes, el resultado puede ser realmente elevado. Evidentemente no en todos los casos
esto se sucede, pero a modo de explicacin hay que entender que antes de ofertar a una
empresa en el exterior, es necesario conocer qu documentacin bsica se precisa para
la introduccin del material adquirido en su aduana, as como las certificaciones que se
van a exigir.

Revisin de los documentos por diferentes personas

Todos los documentos deben revisarse, al menos, por dos personas diferentes ya que por
desgracia existe un porcentaje de errores muy elevado. Estos errores tienen que ver con
una redaccin inapropiada, utilizacin de expresiones o traducciones incorrectas, errores
en las cifras e, incluso, en las fechas o datos de contacto de las partes intervinientes.

Modificaciones y cambios en los documentos

La posibilidad de cambios o modificaciones en los documentos es otro de los puntos a

tener en consideracin al intervenir en la operativa documental del comercio exterior.
Muchas empresas prefieren vender en condiciones Ex Works por la poca implicacin que
conlleva en la operativa, al tiempo que se evitan correr riesgos en la contratacin logstica.
En esta situacin, para el exportador, la gestin documental no va ms all de la emisin
de la factura comercial, la lista de contenidos, la obtencin del certificado de origen y, si
acaso, de algn otro certificado que le exija el importador. No obstante, hay que tener en
cuenta que cuando se exporta en condiciones Ex Works es el importador el que realiza
los trmites aduaneros, y que una incorrecta presentacin de la documentacin en la
aduana puede perjudicar fiscalmente al exportador, ya que en el caso de terceros pases,
el DUA (Documento nico Administrativo) puede realizarse con declaraciones no exac-
tas, originando problemas, a posteriori, que son difciles de resolver, como puede ser la
emisin de una factura sin impuestos, cuando realmente no se ha producido exportacin
alguna en la que la propia empresa figure como exportadora, o incluso presentaciones
con diferentes importes y detalles por ambas partes. Para el caso de una operacin in-
tracomunitaria, al no existir DUA, cuando se vende Ex Works es necesario contar con un
documento especfico de transporte en el que se confirme la salida fsica de la mercanca
fuera de las fronteras de Espaa, as como de una factura exenta de impuestos, adems
de contemplar otros aspectos como es que ambas partes (vendedor y comprador) estn
dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios VIES.

Fechas de entrega y de pago

La fecha de entrega es uno de los grandes dilemas que el exportador tiene y que por otra
parte para el importador es fundamental ya que en base al compromiso del exportador,
en la mayora de los casos, el importador, dar a su vez respuestas a sus propios clientes
que demandan la misma informacin. La clave es trabajar con empresas de transporte
(transitarios, operadores logsticos) que tengan experiencia en los pases de destino de
 El flujo documental del comercio exterior 13

las mercancas. Adems hay que estar muy pendientes de la marcha de la expedicin y
facilitar cualquier documento o modificacin de los enviados que fuera necesario.

Por otra parte, en el comercio exterior la fecha de pago se establece en funcin de la

fecha de entrega de la mercanca: pago anticipado (antes de la entrega), pago al contado
(coincidiendo con la entrega) y pago a crdito (con posterioridad a la entrega). El pago
anticipado se aconseja para primeras operaciones, como forma de reducir el riesgo con
el cliente; el importador anticipa una parte del importe de la venta (normalmente entre un
30% y un 50%) y el envo de la mercanca se supedita a dicho pago a cuenta. El pago al
contado es aquel que coincide con el cumplimiento de las condiciones de entrega que se
pactan a travs de los Incoterms. El pago a crdito le sirve al exportador para reforzar la
competitividad de su oferta, pero asume un riesgo e incurre en una necesidad de finan-
ciacin. Es habitual utilizar plazos de treinta o sesenta das, si bien en los pases ms
avanzados los plazos son ms cortos.

Firma de los documentos

Otra pregunta habitual que se realizan las empresas exportadoras es la obligatoriedad de

firmar y sellar los documentos. Por lo que se refiere a los documentos comerciales que
emite la propia empresa (factura comercial o factura proforma y lista de contenidos) no es
necesario que se firmen y sellen salvo en dos circunstancias: cuando las aduana del pas
de entrada as los exija y en la tramitacin de exportaciones de crditos documentarios,
en las que es prctica habitual que todos los documentos estn firmados. Por lo que se
refiere a los certificados, s es necesario que estn firmados y sellados en un lugar bien
visible.
 DOCUMENTOS
COMERCIALES
 Documentos comerciales 17

FACTURA COMERCIAL
Comercial Invoice

PARA QU SIRVE
Es el documento administrativo que contiene toda la informacin de la venta. Se detalla el
concepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, las condiciones de
entrega y de pago, as como los impuestos y dems gastos que genere la venta.

Mediante un original de la factura, el importador declara ante la autoridad fiscal de su pas,

el importe que debe abonar, a quin lo abona y la forma de pago que se ha concertado.
Para el exportador supone la prueba documental de las ventas que ha realizado a mer-
cados exteriores.

En las operaciones con terceros pases, forma parte de la declaracin aduanera, sobre la
cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el pas, los impuestos y derechos
arancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias sirve como declaracin
de la transaccin y exoneracin de los impuestos para el cumplimiento de las condiciones
bsicas en la liquidacin de impuestos.

QUIN LO ELABORA
El exportador.

A QUIN VA DESTINADO
Al importador y a la aduana de importacin (para terceros pases). En el comercio in-
tracomunitario, la factura es la base para la realizacin del Intrastat y la creacin de la
auto-factura que sirve como documento justificativo para compensar los impuestos en las
transacciones con pases de la UE.

CONSEJOS PRCTICOS
La factura comercial debe incluir con detalle todos los datos de la venta realizada, de
acuerdo a unas condiciones mnimas que se establecen en la normativa espaola (BOE,
n 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93). La infor-
macin mnima que debe incluirse es la siguiente:

Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador.

Denominacin precisa y cantidad de mercanca.
Precio unitario y total de la mercanca en la divisa pactada.
Forma y condiciones de pago.
Trminos de entrega de la mercanca (hace referencia a los Incoterms public-
dos por la Cmara de Comercio Internacional cuya versin, actualmente vigen-
te es la del ao 2000, si bien est previsto que se revise en el ao 2010.

Adems de estos datos que se exigen en la normativa vigente, debern incluirse los
siguientes:

Nmero de identificacin, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en
operaciones intracomunitarias).
18 Los 100 documentos del comercio exterior

Referencia al pedido o factura proforma.

Origen de la mercanca.
Medio de transporte

Todos los datos que figuran en la factura comercial deben coincidir con los de la operacin
y, por tanto, con los de los otros documentos relacionados con ella, como por ejemplo,
lista de contenidos, documentos de transporte, etc.

En el caso de ventas a pases extracomunitarios y de operaciones que se abonan con

crdito documentario es aconsejable desglosar el importe del transporte y seguro. Dichos
importes deben ser concordantes con los documentos de transporte y seguro.

No existe un modelo universal de factura comercial internacional. Cada empresa debe

disear la suya en funcin de lo productos que venda y de la informacin que deba dar
sobre sus operaciones de comercio exterior. No obstante, el modelo ms utilizado y el que
sirve de base a modelos de muchas empresas exportadoras es el que facilitita la ONU a
travs de su programa United Nations electronic Trade Documents (UNeDocs).

En principio, no es necesario que la factura comercial est firmada ni sellada, salvo que
as lo exija la normativa del pas de destino de la mercanca. No obstante, es aconsejable
firmarla y sellarla, con la finalidad de establecer una formalidad legal sobre ella, ya que
esto la convierte en documento nico y evita su copia fraudulenta. Especialmente, si la
exportacin se va a abonar mediante crdito documentario es preferible firmarla. Debe
firmarse nicamente por el administrador, gerente, o persona que ostente poderes nota-
riales especficos en la empresa; cualquier otra firma no es vlida, e incluso podra ser
objeto de litigio por fraude documentario, si llegara el caso.

La factura comercial en s misma, no confiere propiedad alguna de la mercanca, salvo

que vaya acompaada del documento justificativo de la liquidacin y pago del importe
total realizado por el importador.

Deben pactarse con el importador los ejemplares que se precisaran para su entrega,
tanto originales como copias. Comnmente las facturas se emiten con un original y dos
copias, aunque, si bien, en la legislacin espaola no se limita la cantidad de originales,
siempre que no exista diferencia entre ellos, aunque no es recomendable realizar ms
de los estrictamente necesarios para cumplir con las necesidades aduaneras y contables
que requiera el comprador.

Es conveniente que antes de su emisin, el importador confirme al exportador los datos

que deben figurar en ella, as como las particularidades a las que pueda estar sometida
para cumplir la normativa del pas de destino.

El idioma de emisin en Espaa ser cualquiera de las lenguas oficiales, o bien se pro-
ceder a la utilizacin de un idioma extranjero, normalmente ingls o francs, segn el
pas de destino. En ciertos pases es posible que sea necesario realizar una traduccin,
realizada por un traductor jurado, al idioma que se exija en la aduana de entrada.

Se aconseja incluir en la factura comercial la partida arancelaria (cdigo TARIC o Nomen-

clatura Combinada) correspondiente a la mercanca, con la finalidad de agilizar trmites
identificativos aduaneros, as como la aplicacin de los derechos arancelarios (ver acceso
online). No obstante, en ocasiones, puede resultar difcil identificar el cdigo TARIC para
una determinada mercanca por lo que ser necesario consultar con un agente de adua-
 Documentos comerciales 19

FACTURA COMERCIAL
20 Los 100 documentos del comercio exterior

nas o realizar una consulta oficial (ver el documento Solicitud de Informacin Arancelaria
Vinculante IAV).

Las facturas de ventas internacionales se emiten sin IVA, de acuerdo a la excepcin de

impuestos que se recoge en la Ley del IVA. No obstante, hay que tener en cuenta lo si-
guiente:

Pases de la UE: hay que cumplir dos requisitos mnimos para emitir facturas sin
IVA.

Tanto el exportador como el importador deben estar dados de alta en el Registro

de Operadores Intracomunitarias (VIES), ya que si uno de los dos no consta en
este registro la factura no est exenta de impuestos por parte del Exportador.
Para facilitar la verificacin de los nmeros de identificacin fiscal existe una p-
gina web de la Comisin Europea en la que se puede consultar las empresas que
constan como Operadores IVA Intracomunitarios, y as proceder segn informa-
cin contrastada (ver acceso online).

La mercanca debe salir fsicamente del territorio (pas) en el que se encuentra

el exportador. Si esto no se produce o existen dudas al respecto, la factura debe
realizarse con IVA. Este requisito es relativamente sencillo de cumplir ya que en
el caso de que el exportador venda en condiciones EXW o FCA en su fbrica y no
intervenga en la contratacin del transporte, con la solicitud de un certificado de
transporte a la exportacin (salida del territorio Espaol con destino a otro pas
comunitario), emitido por la empresa de transportes que recoge la mercanca por
orden del importador, o bien cualquier tipo de documento que ampare el transpor-
te internacional (CMR, FCT, etc.), bastar para justificar la salida de la mercanca
del territorio (pas) del exportador y, por tanto, facturar sin IVA.

Terceros pases: la excepcin en cuanto a la no aplicacin de IVA es clara ya que se

realiza el trmite aduanero con una declaracin en el Documento nico Administra-
tivo (DUA), que sirve de prueba de la salida de la mercanca.

Respecto de la tributacin aduanera, en algunos casos el importador puede solicitar que

se realicen cambios en facturas, originando dos juegos de diferente valor, generalmente,
uno de ellos con un importe inferior. Esta prctica es absolutamente incorrecta e ilegal ya
que la nica pretensin por parte del comprador es una liquidacin inferior de impuestos
y derechos sobre la mercanca en la aduana de importacin. Esta prctica puede ser
penada econmicamente por la aduana de importacin a su declarante (el importador) o
repercutir en una sancin/amonestacin al exportador en el pas de destino, as como el
riesgo de que le sea liquidada la factura sobre el nuevo importe, que ser inferior. Tambin
puede dar lugar a la imposibilidad de continuar realizando la actividad de ventas en ese
pas.

La factura comercial tambin se puede utilizar como certificado de origen mediante la

inclusin de diferentes leyendas, como por ejemplo: Certificamos que la mercanca es
originaria de Espaa. Esto es vlida para algunos pases como acreditacin de origen,
aunque normalmente el origen de la mercanca se acredita con un documento especfico
para dicho fin (ver el documento Certificado de origen).

No es aconsejable el envo de originales por fax o a travs de cualquier soporte digital,

ya que en algunos pases es posible realizar trmites aduaneros con documentos donde
 Documentos comerciales 21

se mencione el trmino original y sern tratados como tales, pudiendo comprometer la

entrega de productos sin previo acuerdo. Para realizar trmites aduaneros o mantener
informado al cliente se utilizan copias no negociables.

OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO

El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta
DDP), sin excepcin, ya que forma parte de la documentacin bsica en cualquier opera-
cin de comercio exterior.

ACCESO ONLINE
Modelo de factura comercial y otros documentos del comercio exterior del programa Uni-
ted Nations electronic Trade Documents (UNeDocs)
www.unece.org/etrades/unedocs/V04/index.htm

Informacin adicional sobre los Incoterms y recomendaciones para su uso facilitados por
la Cmara de Comercio Internacional
www.iccmex.org.mc/incotermes.php

Base de datos para la bsqueda del cdigo TARIC de mercancas.

www.taric.es - acceso a servicios demo arancel Net Taric

Validacin del nmero de IVA intracomunitario en operaciones con pases de la UE a

travs de la web de la Comisin Europea (VIES). Basta con seleccionar el pas e insertar
el cdigo CIF que se quiere validar a efectos del Registro de Operadores Intracomuni-
tarios.
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies
22 Los 100 documentos del comercio exterior

FACTURA PROFORMA
Proforma invoice

PARA QU SIRVE
Es el documento administrativo que se utiliza sobre todo a modo de oferta comercial,
es decir, como detalle de las condiciones de una venta con informacin precisa para el
comprador. Si la factura proforma es firmada por ambas partes establece un compromiso
y adquiere el carcter de contrato de compraventa.

Adems de su uso como oferta comercial tambin se utiliza para: obtener licencias de
importacin, autorizaciones de pagos en divisas, trmites en las aduanas previos a las
operaciones, justificante de cantidades entregadas a cuenta (prepagos), apertura de cr-
ditos documentarios, y para el envo de muestras comerciales.

QUIN LO ELABORA
El exportador.

A QUIN VA DESTINADO
Al importador y a otras entidades que participan en la operativa del comercio exterior
(aduanas, bancos, organismos administrativos, etc.).
CONSEJOS PRCTICOS
Es importante hacer mencin en el encabezamiento del documento que se trata de una
factura proforma para distinguirla claramente de la factura comercial. Para ello debe in-
cluirse la mencin Factura Proforma, Proforma Invoice, Facture Proforma o Pro-For-
ma-Rechnung, dependiendo del idioma en el que se redacte.

Al tratarse de un documento identificativo de una oferta es necesario que contenga todos

los datos necesarios para el establecimiento de las condiciones de venta, as como los
detalles de la misma. En este sentido, los datos que debe contener son similares a los
que se especifican en la factura comercial, como base de acuerdo a unas condiciones
mnimas que se detallan en la normativa espaola (BOE, n 2983 del 13 de Diciembre de
1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93):

Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador.

Denominacin precisa y cantidad de mercanca.
Precio unitario y total de la mercanca en la divisa pactada.
Forma y condiciones de pago.
Trminos de entrega de la mercanca (Incoterms).
Nmero de identificacin, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en
operaciones intracomunitarias - ver acceso online).
Referencia al pedido.
Origen de la mercanca y medio de transporte.

La numeracin de la factura proforma debe ser distinta a la de la factura comercial ya que

si bien contienen la misma informacin la finalidad es diferente: a nivel prctico la factura
proforma es un documento informativo y/o de aceptacin de una oferta, mientras que la
factura comercial es la confirmacin contable y legal de una deuda por el producto entre-
 Documentos comerciales 23

FACTURA PROFORMA
24 Los 100 documentos del comercio exterior

gado o el servicio prestado.

Se trata de un documento modificable; es decir, se pueden cambiar todos sus puntos,

hasta llegar al acuerdo entre comprador y vendedor. Una vez que se llega al acuerdo, el
exportador firma y sella el documento y se lo remite al importador para que devuelva un
original firmado y sellado.

Si la factura proforma es firmada por ambas partes tendr un carcter legal: el exportador
se obliga a la entrega de la mercanca en las condiciones pactadas, y el importador a la
recepcin y pago segn lo acordado. Se convierte formalmente en un contrato de compra-
venta, por lo que es necesario incorporar un marco legal, estableciendo que legislacin
resolver cualquier conflicto que pudiera producirse entre las partes por el incumplimiento
del mismo. Los firmantes deben ser administradores, gerentes o apoderados de ambas
empresas.

Es muy importante que el exportador aada una fecha de validez del documento, pues
detalla una oferta y las condiciones del mercado pueden variar significativamente en unos
das o semanas. La no insercin de una fecha lmite de aceptacin puede producir pro-
blemas ya que no existira consideracin legal de finalizacin y el importador podra recla-
mar, una vez aceptada la oferta, el cumplimiento de las condiciones ofrecidas.

Especficamente, en las operaciones con crditos documentarios, los detalles de la factu-

ra proforma deben ser concisos y permitir con la mayor diligencia posible la solicitud que
realizar el importador a su banco para la apertura del crdito documentario basado en
los detalles de la operacin que se facilitan. De esta forma se evitarn costes adicionales
o problemas por modificaciones en la forma de pago.

No existe un modelo universal de factura proforma. Lo ms habitual es que las empresas

exportadoras utilicen el mismo modelo que para la factura comercial (ver modelo de fac-
tura comercial) con tres diferencias bsicas: incluir en la parte superior del documento y
de forma bien visible la mencin Factura Proforma, Proforma Invoice, etc., de acuerdo
al idioma en el que se redacte la factura; modificar la numeracin: las facturas proforma
deben tener una numeracin propia y consecutiva, de acuerdo a su fecha de emisin; e
incluir una fecha de validez, cuando la finalidad de la factura proforma es la de servir como
oferta comercial. No obstante, cuando la factura proforma se utiliza para realizar trmites
en las aduanas, obtener licencias de importacin o el envo de muestras, existen otros
modelos (ver modelo de factura proforma).
OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO
El exportador puede emitir este documento para todas las ofertas internacionales que
realice en base al Incoterm acordado con el importador (desde EXW hasta DDP), sin
excepcin. Precisamente, en la propia factura proforma, una vez aceptada, se establece
el compromiso en cuanto al Incoterm que se va a utilizar.

ACCESO ONLINE
Ver factura comercial
 Documentos comerciales 25

FACTURA CONSULAR
Consular invoice

PARA QU SIRVE
Es un documento equivalente en cuanto a forma y contenido a la factura comercial, pero
que ha sido visado por el Consulado en Espaa del pas de destino de la mercanca. La
finalidad de este documento es servir de instrumento de control para evitar fraudes y apli-
car correctamente los aranceles e impuestos en las aduanas de importacin.

Mediante un original de la factura consular, el importador declara ante la autoridad fiscal

de su pas, el importe que debe abonar, a quin lo abona y que forma de pago ha con-
certado.

En algunas de las operaciones con terceros pases, forma parte obligatoria de la declara-
cin aduanera demandada, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos
en el pas, los impuestos y derechos que se aplican a dicha operacin.

QUIN LO ELABORA

El exportador, que debe sellar la factura en el Consulado del pas del importador.

A QUIN VA DESTINADO

Al importador y a la aduana de importacin (para terceros pases).

CONSEJOS PRCTICOS
Normalmente se exige en pases no comunitarios con regmenes proteccionistas al co-
mercio exterior, sobre todo en pases de Oriente Medio, frica subsahariana y Amrica
Latina. La obligatoriedad del visado consular garantiza a la aduana de entrada, la no
falsedad de la documentacin entregada.

El trmite consiste en un sello y firma del documento, realizado en el Consulado en Espa-

a del pas de destino de la mercanca (ver acceso online). La tramitacin tiene un coste
variable segn el nmero de documentos a tramitar y los honorarios que establezca el
propio Consulado. En ocasiones el importe a pagar puede ser elevado por lo que es acon-
sejable consultar preaviamente con el Consulado los honorarios que se van a aplicar.

No existe un documento tipo de factura consular. Depender del Consulado del pas al
que se exporte. Algunos pases tiene un formato determinado en el que se describe la
mercanca y las informaciones necesarias para autorizar su entrada o fijar los derechos
arancelarios en le pas del importador. En otros casos bastar con un visado sobre los
documentos que el exportador presenta (factura comercial, certificado de origen). En al-
gunos pases el Consulado se queda una copia de los documentos que visa, ya que el
documento en s mismo es un documento de control.

Hay algunos pases (especialmente africanos) que no tienen Consulado en Espaa, en

cuyo caso este trmite hay que hacerlo en Consulados de ciudades europeas, normal-
mente, Londres o Paris.
26 Los 100 documentos del comercio exterior

Las facturas y documentos que exigen este trmite deben estar debidamente firmados y
sellados por la empresa exportadora ya que de lo contrario el Consulado puede rechazar
los documentos o incrementar el coste de su tramitacin, al tener que realizarlo de nue-
vo.

Si este trmite no ha sido solicitado por el importador, pero se conoce su exigencia para
el procedimiento aduanero en el pas de destino, es aconsejable hacerlo. Normalmente
en este caso el coste correr por cuenta del exportador.

La informacin que debe contener la factura consular es la misma que la de la factura

comercial, en concreto:

Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador.

Denominacin precisa y cantidad de mercanca.
Precio unitario y total de la mercanca en la divisa pactada.
Forma y condiciones de pago.
Trminos de entrega de la mercanca (hace referencia a los Incoterm publica-
dos por la Cmara de Comercio Internacional cuya ltima versin es la del ao
2000, si bien se va a realizar una revisin en 2010).

Por lo dems son de aplicacin los aspectos que se han mencionado en la descripcin de
la factura comercial. El modelo de la factura consular es el mismo que la empresa utiliza
para la factura comercial.

OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO

El exportador tiene que emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW
hasta DDP), sin excepcin, siempre que le sea solicitado por el importador o sea un do-
cumento requerido por la aduana del pas de destino de la mercanca.

ACCESO ONLINE
Direcciones y datos de contacto de Embajadas y Consulados extranjeros en Espaa y
espaoles en el exterior en la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperacin
www.maec.es - investigacin - informacin por pas - seleccionar un pas.

Ver tambin factura comercial

 Documentos comerciales 27

LISTA DE CONTENIDOS
Packing List

PARA QU SIRVE
Detalla y relaciona la cantidad de mercanca enviada, as como su ubicacin en cada
una de las unidades de carga (bultos, cajas, palets, contenedores, etc.) en un transporte
internacional. La informacin que se ofrece tiene que tener una relacin directa con la que
aparece en la factura comercial.

QUIN LO ELABORA

El exportador.

A QUIN VA DESTINADO

Al importador, al transportista y a las aduanas de exportacin e importacin.

CONSEJOS PRCTICOS
Este documento sirve de nexo de unin entre lo fsico y lo documental. Su importancia
radica en que le sirve al importador, cuando recibe la mercanca, para saber donde tiene
que colocarla en su almacn. Tambin se utiliza como comprobante en el momento de la
revisin de la mercanca, pues declara por escrito el detalle de ubicacin y cantidad de la
misma, permitiendo al importador identificar faltas, excesos o defectos.

Para el despacho aduanero tambin es importante, ya que si se producen revisiones

fsicas de la mercanca este es el documento utilizado como gua para facilitar, verificar y
controlar el detalle de la misma.

Por norma general, ya que no existe formato especfico, debe contener la siguiente infor-
macin:

Referencia de la factura, contrato, oferta a la que corresponde.

Fecha, nombre y razn social del vendedor y comprador.
Cantidad, denominacin precisa y tipo de embalaje de la mercanca.
Peso neto, bruto y cubicaje.
Numeracin del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos.
Identificacin del cdigo Taric y medio de transporte utilizado.

En ciertos casos conviene elaborar la lista de contenidos teniendo en cuenta la informa-

cin solicitado por el importador, sobre todo a efectos aduaneros, ya que puede darse
el caso que la aduana solicite un documento detallado, por ejemplo, en el caso de una
mquina, la identificacin de cada una de las partes y componentes.

OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO

El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta
DDP), sin excepcin, ya que forma parte de la documentacin bsica en cualquier opera-
cin de comercio exterior.
28 Los 100 documentos del comercio exterior

LISTA DE CONTENIDOS