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COMERCIAL UNICENTRO.
I. ENCABEZAMIENTO
II. EMPRESA
a. Presentacin de la Empresa
c. Diagnostico
De acuerdo a los objetivos fijados para el desarrollo del manual de procesos y procedimientos del Centro Comercial
Unicentro - Tunja se plante un instrumento que contempla la representacin real de las tareas que se deban realizar
asignando responsables, tiempo y recursos.
Reestructuracin Organizacional.
Diagnostico Organizacional.
1
Aurys Consulting. Reorganizacin en la Empresa: Mas All de Solo Mover Cajas. En: Revista Gestin.
Agosto 2014; p 98 - 99.
conocimiento que se tiene acerca de la situacin por la que atraviesa la
empresa, la evaluacin de los resultados despus de la implementacin de
las propuestas.2
Estructura Organizacional.
2
M, R. G. (2005). Desarrollo organizacional . Mxico: Mc. Graw-Hill.
3
M., D. R. (2005). Diagnostico Organizacional (6 Edicin). Mxico: Alfaomega.
En un proceso de reestructuracin uno de los primeros anlisis se direcciona
hacia la estructura de la organizacin debido a que es un mecanismo
proyectado para coadyuvar al logro de los objetivos, cumplir los planes de
desarrollo y los correspondientes controles, encontrndose en ella inmersa la
definicin de objetivos y la asignacin de responsabilidades en el trabajo.
PROCESO.
5
El proceso es la secuencia de actividades lgicamente relacionadas que
tomadas en su conjunto, generan un resultado en trminos de los objetivos
del proceso. Define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las
cuales se logra la transformacin de unos insumos hasta obtener un
producto con las caractersticas previamente especificadas, de acuerdo con
los requerimientos del cliente o grupo de inters interno o externo de la
entidad que lo requiera.
4
Annimo (2007), La Estructura Organizacional. Buenos Aires. Editorial Losada S.A. p. 10
5
MUOZ ALVAREZ, Biviana Yaned. Importancia de la Implementacin del Manual de Procesos y Procedimientos para el Logro
de los Objetivos de las Escuelas Populares del Deporte Pertenecientes al Instituto de Deportes y Recreacion de Medelln, Inder.
Tesis de Grado. Universidad de Antioquia. Medelln 2007.
6
Un proceso puede ser considerado una cadena de valor. Esto significa que
en la secuencia de pasos dirigidos a obtener un producto, cada uno de esos
pasos o tareas debe aadir valor al paso precedente.
FUENTE: MANUAL PARA EL ANLISIS, EVALUACIN Y REINGENIERA DE PROCESOS EN LA DMINISTRACIN PUBLICA. 2006
- Calidad.
- Costo.
- Tiempo de entrega.
- Servicio.
Procedimientos.
7
Es la forma especfica de llevar a cabo un proceso. Los procedimientos se
expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin
de una actividad; qu debe hacerse y quin debe hacerlo; cundo, dnde y
cmo debe llevarse a cabo; que materiales, equipos y documentos deben
utilizarse; y cmo debe controlarse y registrarse. Se concibe a los
procedimientos como los hbitos o costumbres de un organismo social para
poder tener un desarrollo organizacional eficiente y lograr los objetivos.
DIAGRAMA DE FLUJO.
8
Es la representacin grfica de flujo de secuencias rutinarias, es decir del
proceso. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar
operaciones especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos
utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la
operacin. Debe cumplir con dos caractersticas la primera es que debe
existir un nico inicio del proceso y el segundo que debe existir un nico
punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica una
comparacin con dos caminos posibles).
Los anteriores elementos constituyen la fsica del flujo; sin embargo se deben
incluir los siguientes componentes:
8
ING. GUTIERREZ, Gonzlez. Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Primera
Edicin. Mxico. Panorama, 1996. p. 38 - 50
9
Alicia Arias Coello. Gestin de los Procesos. Facultad de Ciencias de la Documentacin. P. 76 - 78
Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo
que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra
no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones
simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.
Manuales Administrativos.
10
ING. GUTIERREZ, Gonzlez. Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Primera
Edicin. Mxico. Panorama, 1996. p. 42
reas, se constituye en un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y/o procedimientos de una empresa, que se consideren necesarios
para la mejor ejecucin del trabajo.
Dentro de las ventajas con las que cuenta una organizacin cuando tiene
estructurados sus manuales se encuentran:
11
Secretaria de Relaciones Exteriores. Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin.
Enero 2005. P. 3.
12
Ibd. P 4
Manual de Procesos y Procedimientos
13
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada,
sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin as
como el levantamiento de la informacin Los esfuerzos de recopilacin
deben enfocarse en el registr de hechos que permitan conocer y analizar
informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo
contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera
retraso y desperdicio de recursos. As mismo, debe aplicarse un criterio de
discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a
su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. Esta
actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas
emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con
otra ubicacin fsica.
Manual de Funciones.
13
MELO RODRIGUEZ, ROZO MARTINEZ. ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
OPERACIONES BANCARIAS - I.S.S.. Tesis de Grado. Universidad de la Salle. Bogot. 2006.
Hoy en da las herramientas de gestin han tomado una enorme relevancia
en la consecucin de la productividad en las organizaciones a todo nivel,
dentro de estas herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra
una enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de
decisiones y el ordenamiento de la organizacin en sus diferentes niveles
jerrquicos. Tambin es muy importante mencionar que hoy en da se hace
mucho ms necesario tener este tipo de documentos, porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, a su vez por su
uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Adems, es el
factor fundamental para implementar otros sistemas organizacionales muy
efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, lneas de
carrera y otros. El Manual de Organizacin y Funciones debe de estar en
constante modificacin y actualizacin para adaptarse a los nuevos tiempos,
esto permite una mejor seleccin y desempeo del personal y la
consolidacin de la cultura organizacional; actualmente esta herramienta
viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el
nuevo enfoque en la Gestin del Talento Humano en las empresas.
CONCEPTOS.
Autoridad.
Diagnostico Organizacional.
Estructura Organizacional.
14
CHIAVENATO, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Sptima Edicin.
Mxico. Mc. Graw Hill, 2006. p. 72
15
Ibd., p. 156
16
Ibd., p. 350
rgano Representativo y Deliberante.
Directivo.
Ejecutivo.
Administrativo.
Operativo.
Proceso.
Procedimiento.
Manual de Procedimientos.
17
Annimo (2007), La Estructura Organizacional. Buenos Aires. Editorial Losada S.A. p. 10
18
ROIG. Albert. Lavaluaci de la Qualitat a la Gesti DocumentalLligall. Revista Catalana
darxivistica, Barcelona, 1998, n 12 pp. 219 - 229
19
CANT DELGADO, Humberto. Desarrollo de una Cultura de Calidad. Mxico: Mc. Graw Hill, 1997. p.
320.
20
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Gua para el Mejoramiento de Procesos. Bogot: I.S.S., 2000. p.
25
21
FUNDIBEQ En lnea http://www.fundibeq.org
Manual de Funciones.
22
RENDON. Huertas. GARCA. Caballos. Diseo de la Estructura Organizacional, Manual de Funciones y Procedimientos y
Anlisis de Riegos para la Empresa A&l Ingeniera y Servicios LTDA. Trabajo de Grado. Universidad Tecnologica de Pereira.
2007.
b. Descripcin Detallada de las Actividades Realizadas
Objetivo: Establecer el o los procesos a los cuales pertenece y describir las actividades que
estructuran los procedimientos que ejecuta.
NOMBRE: _____________________________________________
FECHA:_________________________
CARGO:______________________________JEFE
INMEDIATO:_________________________________
Para que tenga claridad sobre lo que es un proceso y que es un procedimiento le explico.
Qu debe hacerse?
Quin debe hacerlo?
Cundo debe hacerse?
Dnde debe hacerse?
Cmo debe llevarse a cabo?
Qu materiales utiliza?
Qu equipos utiliza?
Qu documentos deben utilizarse?
Cmo debe controlarse?
Cmo debe registrarse?
Gracias
ANEXO B.
ENTREVISTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE LAS FUNCIONES, DESCRIPCIN Y
VALORACIN DE LOS CARGOS DEL CENTRO COMERCIAL UNICENTRO - TUNJA
Objetivo: Conocer las funciones del cargo que usted desempea en la planta administrativa del centro
comercial Unicentro - Tunja, realizando una verificacin y actualizacin del manual de funciones.
NOMBRE: _____________________________________________
FECHA:_________________________
CARGO:______________________________JEFE
INMEDIATO:_________________________________
4. Si considera que algn de las funciones deben ser modificadas por favor describa
cual y a continuacin plantela.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
____________________
Gracias.
ANEXO C.
CENTRO COMERCIAL UNICENTRO TUNJA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. Inicio
2. vacante
3. Publicacin de convocatoria.
7. Entrevista
8. Verificacin de Referencias
9. Calificacin
Si No
11. Aceptacin
12. Informar al consejo
de condiciones
13. Contratacin periodo de prueba
6 15. Archivar bb
16. Evaluacin No
hojas de vida periodo de prueba
Si
17. Contratacin laboral 18. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
6. Las hojas de vida que cumplan con el perfil para el cargo se convocan;
informando que siguen en proceso de seleccin para el cargo.
10. Quien obtenga mejor calificacin y cumpla con los requisitos ser la persona
apta para el cargo la cual se contratara.
GESTIN ADMINISTRATIVA
15. Se archivan las hojas de vida de los aspirantes para tenerlas en cuenta para
futuros procesos de seleccin o falla en el desempeo del personal
seleccionado.
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. Inicio
2. Se recibe la
factura
No
3. verificacin
de la factura
Si
4. se pasa la factura a la administradora
6. verificacin
de la factura
Si
11. pago
12. FIN
ELABORADO POR CORREGIDO POR APROBADO POR
Dr. Odette Milena Camacho
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn administradora
CENTRO COMERCIAL UNICENTRO TUNJA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN ADMINISTRATIVA
6. La tesorera hace una nueva verificacin donde debe haber original y copia
de la factura, el nombre correcto de a quin va se va a hacer el pago, que
este bien generada la factura y segn e l visto bueno del administrador(a)
como se har el pago (si es por trasferencia , cheque o caja menor)
GESTIN ADMINISTRATIVA
9. Si el pago se debe hacer por caja menor, la tesorera hace el recibo de caja
menor
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. Inicio
2. Elaboracin de la factura
3. Envo de factura
4. Se presentan
errores
Si No
7. Identificacin de pago.
Depsito bancario
8. Elaboracin del
comprobante de ingreso
y anexo de soporte
9. Archivar comprobante
de ingreso y soporte de
pago
10. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Solicitud de planillas
por dependencia
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Revisin de instalaciones
3. Deteccin de
falla o amenaza
Si
No
5. Evaluacin de la
falla
7. Aprobacin
de la consigna
Si No
9. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
ATENCIN DE FALLAS
9. Fin de la operacin
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Verificacin de la necesidad
3 Cotizacin
No
6. Aprobacin
de la propuesta
Si
9. Pago de anticipo
Si
10. Verificacin 11. Pago final
del proyecto
No
12. notificacin al
contratista y
13. FIN
hacer efectivas
las plizas
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Solicitud de inspeccin,
evaluacin y mantenimiento por
supervisor de rea
3. Inspeccin de medidores,
bateras, combustible
Si No
4. Pas la prueba
de inspeccin?
8. Limpieza de 5. Evaluacin de la
tanques falla
7. Reparacin o
10. Evaluacin de cambio segn el
funcionamiento y caso
Si No
procedimiento
No
11 Aprobacin
de la consigna
por supervisor 12. Diligenciamiento
de la minuta con la
eventualidad 13. FIN
Si
GESTIN ADMINISTRATIVA
INSPECCIN DE PLANTAS
GESTIN ADMINISTRATIVA
.
1. INICIO
2. Informar al administrador
3 Cotizacin
5. Evaluacin y
toma de decisin
Si
7. Recepcin de la compra y
documentacin
8. Entrega al trabajador
Impresin del tiquete
9. Entrega de documentacin a
la tesorera
10. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Se busca proveedores
con propuesta
4. Evaluacin y
toma de decisin
Si
5. Contacto de proveedor
7. Inicio de contrato
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Revisin de fechas
4. Establecer sorteo
5. Presentacin a la administracin
6. Evaluacin y No
toma de decisin
7. Hacer modificaciones
Si
8. Diseo de piezas publicitarias
Si No
10. Revisin preliminar
Si No
13. Revisin final
GESTIN ADMINISTRATIVA
10. Se hace una revisin preliminar para verificar que los avances realizados
correspondan con lo requerido para la campaa, si cumple sigue el
proceso, de no cumplir pasa al 12.
12. En caso que no cumpla con los requerimientos se solicita hacer los ajustes
correspondientes.
GESTIN ADMINISTRATIVA
13. Se hace una revisin a los diseos finales de la campaa, si cumple sigue
el proceso, de lo contrario se devuelve al paso 12
14. En caso de que los diseos correspondan con los requerimientos se acepta
el diseo final.
15. Una vez terminadas las piezas son recibidas en el centro comercial.
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Revisin de necesidades
5. Organizacin logstica
7. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
No 3. Evaluacin de Si
la solicitud
6. Pago de derechos
9. Memorias fotogrficas
11. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Campaa publicitaria
5. Estudio de propuesta
Si
14. contactar al ganador 13. Sorteo 12. Boleta generada por el sistema
alcalda
15. Se No
contacta
Si
16. Pago de ganancia 17. Factura de pago
ocacional
19. Entrega del premio 18. Acta de rifa
ocacional
20. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
16. Se le informa al ganador del premio que debe hacer un pago del
impuesto del 20% de la ganancia ocasional en renta.
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
Si
3. Evaluacin de
la administracin No
NO
Si 5. Evaluacin y
aprobacin
6. Contratacin
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Encuesta de satisfaccin
No
3. Evaluacin de
la administracin Si
4. Aplicacin de encuesta
5. Consolidar informacin
6. socializacin al consejo
7. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Recepcin de documentos
4. Se revisa el documento
5. Cumple con
los requisitos
No Si
9. Se devuelve al 7. Archivar el
usuario documento
10. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
3. verificacin
No de cita previa Si
5. Hay
Si
disponibilidad
de atencin
No
Si 4. Atiende
6. Puede
esperar al usuario
No
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Programa reunin
3. Informar a la secretaria
5. Confirmar
asistencia
6. Organizacin de la logstica
7. Verificacin
No de qurum Si
12. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Acompaamiento a cajero
4. Visto bueno
6. Consignacin.
7. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
2. El jefe de seguridad junto con el cajero que acaba el turno dan aviso a las
cmaras para el acompaamiento hasta la oficina de seguridad.
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. solicitud de llaves
4. Encendido de
Equipos
5. Apertura del
Software
6. Verificacin
Balance
7. Inicio a laborar.
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
2. El cajero solicita las llaves del punto de pago en el cuarto de cmaras, (este
paso solo para cajeros que tienen el primer turno del da o en la tarde).
8. Fin de la operacin.
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Balance del
Software
3. Alistamiento de
Tiquetes
4 Cierre de Cajas
5 Alistamiento de bolsa
6. Diligenciamiento
de formato de
Entrega
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
.
1. INICIO
2. Ingreso de tiquete
3. Lectura de tiquete
4. Solicitud
de Factura
S Compra
No
5. Digitar concesin
No
7. Cobro del
dinero
Si
8. Efectuar Cobro
11. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
10. En caso de que no haya que hacer cobro o despus de haberlo recibido
se entrega el tiquete de salida al cliente
GESTIN ADMINISTRATIVA
.
1. INICIO
2. Ingreso de tiquete
4. Generar factura
5. Solicitud
de Factura
Si Compra
6. Digitar concesin No
8. Cobro del
dinero No
Si
9. Efectuar Cobro
12. FIN
ELABORADO POR CORREGIDO POR APROBADO POR
Dr. Odette Milena Camacho
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn administradora
CENTRO COMERCIAL UNICENTRO TUNJA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
10. El cajero recibe el dinero y verifica que coincidan lo recibido con el valor del
tiquete y depositarlo en la caja
11. En caso de que no haya que hacer cobro o despus de haberlo recibido se
entrega el tiquete de salida al cliente
GESTIN ADMINISTRATIVA
.
1. INICIO
2. Informacin al punto
3. Informacin al cliente
4. Entrega de documentos
5. Informar a cmaras
6. Verificacin de vehculo
Informar a cmaras
7. Diligenciamiento de formato
11 Ingreso de dinero
Impresin del tiquete
GESTIN ADMINISTRATIVA
3. El cajero informa al visitante el valor del tiquete y los documentos que debe
presentar (carta de propiedad del vehculo y cedula de ciudadana)
11. El cajero recibe el dinero y verifica que coincidan lo recibido con el valor del
tiquete y depositarlo en la caja
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2 Reporte a cmaras
Impresin del tiquete
5. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2 .Reporte a cmara
5 .Diligencia el formato
6 .Guarda Objeto
No
7. Reclama
el objeto
Si
8. Diligencia formato
9. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Reporte de Incidente
3. Verificacin Incidente
5. Conciliacin
Si No
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
6. Si hay conciliacin.
7. Se llama al trnsito.
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
4. Localizacin
del dueo
S del vehiculo No
7. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
1.
2. Reporte a cmara
3 .Apertura de talanqueras
4 .entrada de vehculo
5. Acompaamiento visual
6. Reporte de Cmaras
7. salida de vehculo
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Evaluacin del
plan de motivacin
NO SI
4. Evaluacin
Si de la
propuesta
SI
5. Informar al comit
7. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
1. INICIO
2. Buscar hoja
de vida de
maquinaria y/o
SI equipo NO
4. Actualizar
7. Realizar
cronograma
cronograma
5. Desarrollo de
cronograma
8. FIN
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
.
1. INICIO
2. Inspeccin previa
4. Diligenciamiento de formato
5. Anlisis de resultados
6. RecomendacionesNo
7. Seguimiento
al trabajador
Si No
9. Notificacin
8. Archivar Si
recomendaciones 10. Seguimiento
No
GESTIN ADMINISTRATIVA
5. Una vez hecha las dos visitas se hace un anlisis de los resultados.
GESTIN ADMINISTRATIVA
.
1. INICIO
2. Ubicar al trabajador
3. Observacin al trabajador
4. Diligenciamiento de formato
5. Anlisis del
porte de E.P.P
Si No
7. Solicitud de
No tiene
E.P.P 6. Anlisis
del motivo
8. Informe y no usa
compra de E.P.P
11. Notificacin
9. Entrega E.P.P No
12. Seguimiento
10. Seguimiento
Si No
Si
14. FIN 13. Proceso disciplinario
Impresin del tiquete
ELABORADO POR CORREGIDO POR APROBADO POR
Dr. Odette Milena Camacho
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn administradora
CENTRO COMERCIAL UNICENTRO TUNJA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN ADMINISTRATIVA
FUNCIONES DE LA ASAMBLEA
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
3
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
diseo arquitectnico.
16. Ordenar la construccin de las edificaciones en los casos que sea
procedente.
17. Autorizar la venta del terreno y materiales en caso de destruccin total
o parcial del centro comercial.
18. Decidir sobre cambios en la destinacin general de los inmuebles de
dominio privado.
19. Decidir sobre la desafectacin de los bienes comunes no esenciales.
20. Decidir en caso de duda sobre el carcter de un bien comn.
21. Dictar lo reglamentos internos para desarrollar el reglamento de
propiedad horizontal.
22. Aprobar la disolucin y liquidacin del centro comercial
23. Delegar funciones especficas al Consejo de Administracin.
24. Aprobar la lista de actividades mercantiles prohibidas en reas comunes
o bienes privados.
25. Variar los valores establecidos para la modificacin del
presupuesto autorizacin de obras y controles y utilizacin del fondo de
imprevistos.
26. Adoptar las medidas que reclaman el cumplimiento de la ley y atiendan
al inters general de los propietarios.
MODIFICACIONES REALIZADAS
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
4
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
1 Dictar su propio reglamento interno X
TABLA N1
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
5
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
6
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
7
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
14. Vigilar que cada propietario o tenedor de unidades privadas cumpla las
obligaciones establecidas en el rgimen legal de propiedad horizontal en el
reglamento, en los reglamentos internos y en las decisiones de los rganos
de administracin de la copropiedad; y en caso de incumplimiento tomar las
medidas administrativas, estatutarias y legales del caso para cesar el
incumplimiento y resarcir los eventuales perjuicios generados por este.
15. Solicitar la intervencin inmediata de la polica y dems
autoridades competentes cuando el uso que se d a un bien probado no est
de acuerdo con su naturaleza y destinacin; cuando con su uso se
comprometa la seguridad o solidez del Centro Comercial, se produzcan
ruidos, molestias o actos que perturben la tranquilidad de los dems
propietarios u ocupantes, o afecten la salud pblica.
16. Atender la correspondencia relativa a la propiedad horizontal, responder las
peticiones y atender los reclamos formulados por los propietarios u
ocupantes con relacin al funcionamiento y utilizacin de los bienes
comunes, al desempeo de las labores y a la conducta de los empleados al
servicio de la propiedad horizontal.
17. Notificar y hacer efectivas, una vez se encuentren ejecutorias, las sanciones
impuestas por el consejo de Administracin, por incumplimiento de las
obligaciones previstas en la ley, en el Reglamento de Propiedad Horizontal
y en cualquier reglamento interno.
18. Cobrar y recaudar, directamente o a travs de apoderados las cuotas
ordinarias y extraordinarias, intereses, multas, y en general, cualquier
obligacin de carcter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de
bienes de dominio particular del Centro Comercial, iniciando oportunamente
el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorizacin alguna.
19. Producir oportuna y verazmente el ttulo ejecutivo contra el deudor renuente
o moroso al pago de su contribucin obligatoria de las expensas comunes de
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
8
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
9
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
10
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
extraordinarias.
34. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones ordinarias de la
Asamblea, previa aprobacin, asentarlas cronolgicamente en el libro
correspondiente; expedir y certificar copias de stas, conforme a lo
establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal.
35. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones del Consejo
de Administracin, asentarlas cronolgicamente en el libro correspondiente,
expedir y certificar copias totales o parciales de las actas.
36. Poner en conocimiento de los propietarios y ocupantes las decisiones
generales de la Asamblea General de Propietarios y del Consejo de
Administracin.
37. Previa aprobacin de la Asamblea General de Propietarios, elevar a escritura
pblica y registrar todas las reformas al reglamento de propiedad Horizontal.
38. Inscribir ante la autoridad competente todos los actos relacionados con la
existencia y representacin legal de la persona jurdica, o los que legalmente
requieran de registro o inscripcin.
39. Cumplir oportunamente las obligaciones tributarias de conformidad con las
normas vigentes.
40. Contratar y mantener vigentes los seguros previstos en el reglamento
de Propiedad Horizontal, de conformidad con lo dispuesto por la Asamblea
General de Propietarios o el Consejo de Administracin y tramitar las
indemnizaciones correspondientes en caso de siniestro.
41. Previa consulta al Consejo de Administracin, designar los apoderados
especiales, mandatarios, rbitros o peritos que deban actuar a nombre del
Centro Comercial en los casos en que fuere necesario; otorgar los poderes
correspondientes.
42. Proponer al Consejo de Administracin la implementacin de planes y
sistemas de mercadeo; la realizacin de campaas y actividades de
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MODIFICACIONES EFECTUADAS
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NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
Obrar de buena fe, oportuna, objetiva, leal,
veraz y diligentemente en defensa de los x
1 intereses comunes del centro comercial.
Delegar funciones a los dems cargos
para el alcance de metas de la x
47 organizacin.
48 Dems funciones inherentes al cargo x
TABLA N2
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MODIFICACIONES EFECTUADAS
NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
Prescribir el sistema contable que ha de
1 x
llevar la copropiedad
Examinar libremente las operaciones,
negocios, actos correspondencia, actas,
inventarios, contratos libros y
comprobantes de la copropiedad; verificar
4 su veracidad y cerciorarse de que se 3 x
ajustan a la ley, al Reglamento de
Propiedad Horizontal y a las decisiones de
la Asamblea General de Propietarios y del
Consejo de Administracin.
Autorizar con su firma los balances que
6 5 x
presente el Administrador.
11 Convocar a asamblea extraordinaria 10 x
TABLA N3
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FUNCIONES DE LA SECRETARIA
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MODIFICACIONES EFECTUADAS
NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
1 Depende de la Administracin. x
Realizar el reporte diario de apertura y
16 x
cierre de los locales del centro comercial.
Transcribir y/o digitar actos del consejo
20 x
para resolucin de la administradora
TABLA N4
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Consejo de Administracin.
14. Consolidar la informacin y presentar peridicamente las estadsticas
de ingreso vehicular y peatonal con sus respectivos cuadros comparativos.
15. Organizar el plan de capacitacin para el personal de locales del centro
comercial.
16. Generar convenios de participacin con entidades y organizaciones
para incentivar aspectos culturales, acadmicos, recreativos, tursticos y
sociales.
17. Efectuar seguimiento y control al plan de fidelizacin de clientes en la
plataforma CMR
18. Elabora en coordinacin con el equipo del rea los informes de gestin
19. Copilar la informacin de todas las reas para la elaboracin del informe para
la asamblea
20. Enviar al diseador in house la informacin para el diseo de las campaas.
21. Efectuar las negociaciones y contrataciones correspondientes al rea de
mercadeo.
22. Cumplir con el presupuesto de ingreso mensual y trimestral as como una
gestin eficiente de gastos
23. Dirigir, coordinar y velar por el cumplimiento de las funciones del personal a
cargo.
24. Implementar y mantener la comunicacin interna, mantener informados y
actualizados a los propietarios y personal de locales.
25. Desarrollar, implementar y mantener una imagen corporativa adecuada, asi
como la correcta adecuacin y distribucin de los espacios de las reas
comunes.
26. Desarrollar ideas y gestionar recursos adicionales para la elaboracin y
puesta en marcha de la decoracin navidea anual.
27. Manejar relaciones corporativas con otros centros comerciales y con
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MODIFICACIONES REALIZADAS
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NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
TABLA N5
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13. Controlar el pago oportuno de los derechos por el uso de las reas
comunes de los eventos que se realicen.
14. Revisar y archivar la correspondencia de la dependencia.
15. Realizar registro fotogrfico de los eventos que se desarrollan en el centro
comercial.
16. Vigilar la decoracin de las instalaciones del centro comercial
17. Manejar el correo, recibir y hacer llamadas del rea de publicidad.
18. Conocer y aplicar el manual de vitrinismo del centro comercial.
19. coordinar junto con la direccin de mercadeo y el rea contable la facturacin
correspondiente a reas comunes y colaborar con la accin de cartera.
20. Mantener en perfecto estado de aseo y orden el material y los equipos a
su cargo.
21. Conocer los planes de emergencia y evacuacin.
22. Conocer y aplicar el reglamento interno del centro comercial.
23. Dems funciones inherentes al cargo
MODIFICACIONES REALIZADAS:
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TABLA N6
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MODIFICACIONES EFECTUADAS
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MODIFICACIONES REALIZADAS
Para este cargo, se modifica las funciones N6, N 8, N16 y N18 del
antiguo manual (N5, N7, N12 y N14 respectivamente en la propuesta), se
eliminaron las funciones N1, N10, N11, N12, N20 y N22 se
complementa la funcin N 2 y N16 en el antiguo manual (N1 y N12
en la propuesta) se agregaron las funciones de la N16 a la N25.
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MODIFICACIONES EFECTUADAS
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MODIFICACIONES REALIZADAS
TABLA N8
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MODIFICACIONES REALIZADAS
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NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
Realizar capacitaciones de manipulacin
de alimentos a locales de comida, cafs y 40 x
helados.
Programas capacitacin a personal de
41 x
mantenimiento en manejo de alturas.
Programas capacitaciones que requieran
42 x
el personal a su cargo.
Llevar la lectura del luz de avisos de
cinemark, stand de mimos , caja de luz de
popsy y avisos de jumbo y realizar la 43 x
respectiva facturacin por contabilidad
para hacer el cobro.
Llevar el control de peso del material
reciclable, el valor a consignar y realizar la 44 x
facturacin por contabilidad del mismo.
Cotizar y convocar a las aseguradoras para
45 x
las plizas de seguro del centro comercial.
Cotizar, comprar y entregar elementos de
proteccin personal, dotaciones a los 46 x
trabajadores trimestralmente.
Comprar los elementos del botiqun,
47 x
recargarlo y llevar el respectivo control.
Recolectar, pesar y enviar las pilas del
contenedor dispuesto para este al centro 48 x
de acopio respectivo.
Elaborar y presentar mensualmente
informes de trabajo al consejo de 49 x
administracin
Elaborar y presentar el informe de gestin
50 x
anual a la asamblea de copropietarios.
Elaborar y coordinacin con la
administradora el presupuesto del rea de 51 x
mantenimiento.
52
Realizar el inventario de activos fijos del centro comercial x
TABLA N9
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y circuitos de televisin.
14. Informar al Supervisor de operaciones de los trabajos a realizarse y
los materiales que se requiera.
15. Controlar el funcionamiento de los sensores presentes en los baos pblicos
del centro comercial.
16. Prestar la mejor colaboracin a los propietarios de los locales, cuando
sea requerida, previo conocimiento y visto bueno del Supervisor de
Operaciones o la Administracin.
17. Conocer los planes de emergencia y evacuacin.
18. Mantener en buen estado todos los equipos y herramientas que estn bajo
su responsabilidad.
19. Solicitar al supervisor la herramienta y material para desarrollar los trabajos
que sean necesarios.
20. Registrar en la minuta todas las novedades que se presenten en la
prestacin del turno.
21. realizar purga peridicamente al combustible del tanque de A.C.P.M.
22. revisar y limpiar el aire acondicionado del cuarto de control.
23. Verificar semanalmente las instalaciones elctricas como son tomas,
interruptores entre otros.
24. Efectuar inspeccin diaria a los sistemas de equipos de presin de
encendido eyectores, extractores y ventilacin
25. Controlar el funcionamiento de los sensores de los baos del centro
comercial.
26. Revisar del estado de las plantas elctricas y encenderlas en caso que se
presente un corte o una falla de energa.
27. Apoyar labores logsticas de publicidad.
28. Apoyar solicitudes de mantenimiento a los locales
29. Realizar trabajos de soldadura en puertas sillas y talanqueras.
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MODIFICACIONES REALIZADAS
Para este cargo se elimina la funcin N1, se modifica la funcin N4, N6,
N7, N11, N12,N13 y N20 en el antiguo manual (N3, N5, N6, N10,
N11,N12 y N19 en la propuesta) y se agrega las funciones de la N21 a la
N33 en la propuesta.
TABLA DE SOPORTE DE MODIFICACIN DE FUNCIONES DEL
ELCTRICO
NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
1 Depende del Supervisor de Operaciones x
Revisar diariamente los niveles de
A.C.P.M y registrar las lecturas en el
4 3 x
formato de control de plantas en informar al
Supervisor
Inspeccionar diariamente las plantas de
emergencia, sus controles, bateras, nivel
6 de carga y la totalidad del sistema, de 5 x
acuerdo al catlogo y manuales del
fabricante
Dar y suspender el servicio de las luces de
7 6 x
reas comunes
Inspeccionar diariamente tableros de
11 10 x
control armarios y medidores
Atender a los funcionarios de las empresas
12 11 x
de telfono y energa cuando se requiera
Atender problemtica elctrica urgente de
13 las unidades privadas y dar su concepto a 12 x
la administracin
Solicitar al almacn la herramienta y
20 material para desarrollar los trabajos que 19 x
sean necesarios
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NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
realizar purga peridicamente al
21 x
combustible del tanque de A.C.P.M.
revisar y limpiar el aire acondicionado del
22 x
cuarto de control.
Verificar semanalmente las instalaciones
elctricas como son tomas, interruptores 23 x
entre otros.
Efectuar inspeccin diaria a los sistemas
de equipos de presin de encendido 24 x
eyectores, extractores y ventilacin
Controlar el funcionamiento de los sensores
25 x
de los baos del centro comercial.
Revisar del estado de las plantas elctricas
y encenderlas en caso que se presente un 26 x
corte o una falla de energa.
Apoyar labores logsticas de publicidad. 27 x
Apoyar solicitudes de mantenimiento a los
28 x
locales
Realizar trabajos de soldadura en puertas
29 x
sillas y talanqueras.
Realizar trabajos de mantenimiento (obras
30 x
civiles, pintura, etc)
Limpieza de trampas de grasa 31 x
Limpiezas de cajas de inspeccin de
aguas negras, aguas lluvias y pozos 32 x
profundos.
33
Realizas trabajos de alturas, para instalacin de iluminacin, elementos navideos o dems actividadesxde publicidad
TABLA N10
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VERSION NUMERO
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MODIFICACIONES REALIZADAS
Para el cargo de hidrulico, se modifica la funcin N4 y N11, se elimina la
funcin N1, y N13 del antiguo manual y se agrega las funciones de la
N18 a la 30 en la propuesta.
TABLA N11
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MODIFICACIONES REALIZADAS
A las funciones del jardinero se elimina la funcin N1 del antiguo manual y
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NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
1 Depende del Supervisor de Operaciones x
TABLA N12
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VERSION NUMERO
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administradora
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VERSION NUMERO
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MODIFICACIONES
Se incluye la totalidad de las funciones para este cargo.
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VERSION NUMERO
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MODIFICACIONES REALIZADAS
Para este cargo, se elimin las funciones N1 N6, N14 Y N 19 del antiguo
manual, se modifica la funcin N2 en el antiguo manual (N 1 en la
propuesta),se complementa la funcin N13, (N11 en la propuesta) Se
agreg las funciones de la N17 la N25.
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
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VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
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NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
1 Depende de la Administracin X
6 Elaborar los planes de seguridad industrial x
Cumplir y hacer cumplir el reglamento del
14 x
vigilante
19 Verificar las boletas de parqueo utilizadas x
Responde por el manejo y control de la
2 empresa de seguridad contratada por el 1 x
centro comercial
Supervisar el cumplimiento de las
funciones y responsabilidades de los
13 11 x
supervisores, personal de vigilancia y
operadores de cmaras
Determinar medidas para controlar riesgo y
17 x
realizar estudio de vulnerabilidad.
Controlar y dirigir el parque automotor. 18 x
Establecer el funcionamiento del rea de
parqueadero, tarifas, informacin y flujo 19 x
vehicular
Supervisar el buen funcionamiento del
20 x
software de las cajas.
Determinar de manera mensual
estadsticas y medicin de ingresos 21 x
vehiculares.
Controlar a diario el recaudo de dinero
versus la informacin la informacin 22 x
generada por el sistema.
Coordinar los turnos y novedades del
23 x
personal a cargo.
Disear estrategias de movilidad en el
24 x
Centro Comercial.
Mantener el puesto de trabajo y los
elementos bajo su cargo en perfecto 25 x
estado de aseo y orden.
TABLA N13
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
administradora
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VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
54 administradora
VERSION NUMERO
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPTENCIAS 003 DE 2014
MODIFICACIONES REALIZADAS
NUMERAL NUMERAL
DE LA DE LA
FUNCION EN FUNCION FUNCION MODIFICA ELIMINA CAMPLETA INCLUYE UNIFICAR
EL ANTIGUO EN LA
MANUAL PROPUESTA
1 Depende del Jefe de Seguridad. x
Controlar y reportar de inmediato el ingreso
7 x
a los sitios de seguridad
Responder por el manejo adecuado de las
13 llaves de las reas comunes del centro 10 x
comercial.
Mantener el puesto de trabajo y los
elementos bajo su cargo en perfecto 16 x
estado de aseo y orden.
TABLA N14
Johanna Escobar Mahecha Ing. Luis Felipe Merchn Dr. Odette Milena Camacho
55 administradora