CADRA Studio Organizzazione Flussi Documentali

Posizionedi
Posizione diStaff
StaffGiuridico-Amministrativa-DD17
Giuridico-Amministrativa-DD17
STUDIO PROPEDEUTICO
STUDIO PROPEDEUTICO
PER LORGANIZZAZIONE
PER LORGANIZZAZIONE
DEI FLUSSI
DEI FLUSSI DOCUMENTALI
DOCUMENTALI
ED ARCHIVI
ED ARCHIVI
Conlalacollaborazione:
collaborazione:
Con
STRUTTURA SPECIALE DI SUPPORTO

STRUTTURA SPECIALE DI SUPPORTO
SISTEMA INFORMATICO REGIONALE
SISTEMA INFORMATICO REGIONALE
SERVIZIO DEMANIO E PATRIMONIO IMMOBILIARE

SERVIZIO DEMANIO E PATRIMONIO IMMOBILIARE
SERVIZIO AUTORITA DI CERTIFICAZIONE

SERVIZIO AUTORITA DI CERTIFICAZIONE
SERVIZIO TECNICO
SERVIZIO TECNICO
IL DIRIGENTE
IL DIRIGENTE
Dott. Ing. Ernesto Perinetti
Dott. Ing. Ernesto Perinetti
____________________________
____________________________
Dicembre 2008
LAquila l, ____________
GIUNTA REGIONALE DABRUZZO
DIREZIONE PROGRAMMAZIONE, RISORSE UMANE, FINANZIARIE E STRUMENTALI
Posizione di Staff Giuridico - Amministrativa DD17
Attivit 1.a
Premesse
Parlare di protocollo ed archivi dei documenti di un

ufficio pubblico pu sembrare ad alcuni questione di
rilevanza solo burocratica. Vi si associano giudizi a volte
Nellera di inefficienza e di lentezza amministrativa.

dell informatica e Questo studio propedeutico ha lo scopo di fornire un
della telematica i
cittadini e le imprese primo e sintetico quadro dinsieme di riferimenti
esigono risposte normativi ed organizzativi sul progetto riguardante la
sempre pi pronte
completa automazione del sistema di protocollo
informatizzato, la memorizzazione e gestione dei
documenti, e la loro conservazione ed archiviazione: il cos detto flusso documentale. Per
approfondimenti si rimanda alla bibliografia e allegata ed ai siti internet in essa evidenziati
ed in particolare al CNIPA (Centro Naz. per lInformatica nella Pubblica Amministrazione)
www.cnipa.gov.it.
Nellera dellinformatica e della telematica gli utenti della pubblica amministrazione, i

cittadini, le imprese etc, esigono risposte sempre pi pronte alle loro istanze e la
possibilit di interloquire con le istituzioni .
Il presente studio propedeutico organizzato come segue:
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1 cenni storici ed esigenze

2 principi normativi generali
3 il flusso documentale
4 dalla registrazione allarchivio
5 la selezione e lo scarto dei documenti
6 adempimenti normativi
7 iniziative organizzative
Allegati : 1) Protocollo informatico regionale;
2) Centro Archiviazione Elettronica Documentale
Regione Abruzzo (CADRA);
3) Gli archivi , complesso organico di documenti
classificati, demanio culturale inalienabile;
4) Bibliografia e siti internet di interesse;
5) Alcuni schemi organizzativi regionali.
1) CENNI STORICI ED ESIGENZE
La gestione del protocollo dei documenti amministrativi stata regolamentata in passato

dal Regio decreto n 35 del 25 gennaio 1900 Approvazione del Regolamento per gli uffici
di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali .
Nel momento in cui fu emanato, e per molto tempo, novantotto anni, successivamente, ha
svolto egregiamente il suo compito di regolazione, ma lenorme aumento della massa di
informazioni scambiate tra le amministrazioni ed i cittadini e la progressiva evoluzione della
tecnologia informatica e telematica hanno reso sempre pi farraginoso, inefficiente ed
obsoleto il processo di gestione documentale ispirato dal decreto.
Il protocollo diventato pi uno strumento di controllo burocratico che un servizio per la

identificazione della pratica e del flusso dei documenti: la frammentazione dei registri di
protocollo, la ripetuta protocollazione del documento (con le annesse operazione di
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registrazione di dati ridondanti) ad ogni passaggio, anche tra strutture interne alla stessa
Amministrazione, produce notevoli difficolt di reperimento del documento protocollato.
Paradossalmente, l'individuazione della collocazione fisica del documento diviene un problema
secondario rispetto all'individuazione del registro di protocollo in cui esso stato registrato.
Larchivio ha assunto dimensioni sempre pi ingestibili ed il collegamento con il protocollo

diventato sempre pi oscuro e casuale, rendendo di fatto laccesso allarchivio una attivit
onerosa, fonte di errori e anche potenziale fonte
di violazioni della correttezza amministrativa.
La lettura del R.D. n 35 /1900, se pur datato,

pu utilmente introdurre al concetto unitario di Larchivio cartaceo ha
gestione documentale. assunto dimensioni sempre pi
ingestibili e il collegamento con il
Dall art.79 Ogni ufficio di registratura avr un protocollo diventato sempre pi
archivio per gli affari che esigono ancora
oscuro e casuale
provvedimenti, e si chiamer corrente. Ogni
Ministero avr un archivio per gli atti sui quali fu
definitivamente provveduto e si chiamer
deposito.
La norma stata abrogata dal D.P.R. 20.10.1998, n 428 Regolamento recante norme
per al gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche a sua volta
abrogato dal D.P.R. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa del 28-12- 2000.
Organizzare i processi utilizzando le nuove tecnologie per migliorare i servizi offerti al

cittadino con efficienza ed economicit di gestione uno degli impegni prioritari della Regione
Abruzzo.
L Amministrazione regionale ha gi avviato una serie di iniziative finalizzate allo

sviluppo della Societ dell'Informazione e della gestione dei flussi documentali, tra i quali:
il protocollo informatico regionale (vedi all. 1);
la realizzazione del Centro Servizi per lArchiviazione Elettronica Documentale della
Regione Abruzzo CADRA (vedi all. 2);
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Nei nuovi scenari tecnologici ed applicativi, possibile proiettarsi, con gli strumenti informatici
disponibili, a pieno titolo tra le Regioni pi
avanzate.
Emerge la necessit non tanto di
individuare nuovi spazi per depositi ma
La situazione attuale degli archivi
di creare ordine e conferire funzionalit
regionali ,intesi come complesso organico
agli stessi.
di documenti classificati, presso le varie
realt organizzative (Direzioni, strutture
speciali di supporto,etc.), si presenta in
genere condizionata dal progressivo
accumulo di documentazioni presso le
stesse strutture. Vari archivi depositi
sono colmi anche di documenti
cronologicamente risalenti alla data di istituzione dell'Ente Regione, con problemi di
conservazione e di reperimento.
Emerge da pi parti la necessit non tanto di individuare nuovi spazi per gli archivi, sia
per gli archivi deposito ma anche per quelli correnti, ma di creare ordine e conferire
funzionalit agli stessi. Viene inoltre segnalata lesigenza di attuare il vaglio della
documentazione che ha ormai esaurito ogni utilit giuridico-amministrativa .
Le varie segnalazioni scaturiscono anche dalla responsabilit che grava sui dirigenti sia
della conservazione e della corretta gestione degli archivi, che della regolare tenuta degli
inventari (D.P.R. 8-1-2001 n. 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di
costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei
documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della L. n. 50/1999). Art.5 ).
Tra i vari archivi-deposito, distribuiti sul territorio, da segnalare come consistenza in

termini di superficie e per linstallazioni di sistemi di compattazione meccanizzata, larchivio
deposito presso il Palazzo I. Silone in LAquila di circa 2000 mq. di cui 500 compattabile.
E in fase di realizzazione in localit Salvaiezzi (Pe) un archivio deposito di circa 1600

mq.
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2) PRINCIPI NORMATIVI GENERALI
Non possono non essere qui richiamati i principi costituzionali del buon andamento e
dellimparzialit dellamministrazione (art. 97, c.1 Cost.), ed il quadro della legislazione degli
ultimi quindici anni, a sua volta riflesso di una tendenza europea, che impone alla Pubblica
Amministrazione italiana di raggiungere obiettivi di miglioramento dei servizi resi al cittadino
tramite l'economicit, l'efficacia e la trasparenza dell'azione, condotta nel rispetto delle
regole.
LO STATUTO REGIONALE
A garanzia dei diritti dei cittadini, lo Statuto

Regionale prevede :
(art.5) un pi ampio pluralismo dei mezzi di I principi:

informazione
- buon andamento e imparzialit
dellamministrazione
(art. 12 ) la pi ampia informazione
sull'attivit dei propri organi ed uffici, la
pubblicit degli atti e il diritto di accesso - procedimento amministrativo
snello
(art.52) una organizzazione degli uffici in
modo da assicurare l'imparzialit, il buon - la pubblicit degli atti e il
andamento e la trasparenza diritto di accesso
dell'Amministrazione.
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La Legge 7 agosto 1990, n. 241
Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti

amministrativi ha posto lattenzione sulla necessit di:
un procedimento amministrativo snello, non aggravato immotivatamente;

una conclusione in termini definiti;
un miglioramento nei rapporti interni tra amministrazioni e tra queste e i privati attraverso
luso della telematica (art. 3 bis).
Ci comporta lattuazione di una adeguata gestione dei documenti da parte della pubblica
amministrazione.
3) IL FLUSSO DOCUMENTALE
E il D.P.R.28-12-2000, n.445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

materia di documentazione amministrativa che definisce ( art.1)
Definire procedure 1) documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque

informatizzate, di formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
gestione dei amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attivit
procedimenti, amministrativa.
di accesso agli atti
e di archiviazione
2) documento informatico la rappresentazione informatica di atti,
dei documenti
fatti o dati giuridicamente rilevanti
3) la gestione dei documenti come linsieme delle attivit finalizzate alla:

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registrazione di protocollo e classificazione,
organizzazione,
assegnazione e reperimento
dei documenti amministrativi formato o acquisiti dalle amministrazioni nellambito del
sistema di classificazione d'archivio adottato;

la gestione effettuata mediante sistemi informativi automatizzati .
Attraverso lintegrazione delle procedure di protocollo informatico, gestione dei procedimenti

amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti,
ovvero migliorando il flusso informativo e documentale allinterno dellamministrazione, si
attua lo snellimento e la trasparenza dellazione
amministrativa.
Vi nella norma un concetto

La tecnologia informatica
dinamico: gli art.61 e 64 delineano consente oggi la tracciabilit
ed il monitoraggio continuo
un sistema di dei documenti
dellamministrazione dalla
gestione dei flussi registrazione allarchivio.
documentali
che include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4) DALLA REGISTRAZIONE ALLARCHIVIO

Si ritiene utile estrapolare dalla normativa e da analisi ministeriali alcuni concetti e temi di
interesse.
Il flusso documentale ha origine nella fase di

9 registrazione di protocollo,
9 classificazione
9 assegnazione allufficio competente per proseguire con la
9 costituzione dei fascicoli contenenti documenti e atti, a cura dellUfficio competente
9 custodia dei fascicoli nell Archivio corrente presso lUfficio,
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9 trasferimento nell Archivio deposito (generale) dei fascicoli dei documenti relativi ad
affari e procedimenti conclusi e per i quali, comunque, sussiste un interesse sporadico.
9 destinazione allArchivio storico del complesso dei documenti relativi ad affari e

procedimenti conclusi da oltre quarantanni.
LArchivio, quale complesso organico di documenti classificati unico, sebbene sia suddiviso
in archivio corrente, di deposito e storico e
Flusso : movimento, conservato in luoghi differenti.
passaggio senza ostacoli
da un punto di partenza ad Per citare un linguaggio ora di moda, non si
uno di arrivo possono offrire utilmente nelle relazioni con il
pubblico (front-office) servizi di gestione
elettronica (e-government) al cittadino e alle
imprese, se nellinterno degli uffici (back-office )
non ci sono archivi correttamente organizzati.
In relazione alla sua gestione si parla di

Archivio corrente
il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti
amministrativi;
in corso di istruttoria e di trattazione;
conclusi da un breve periodo di tempo e che perci rivestono ancora
un forte interesse ai fini dello svolgimento dellattivit corrente.
Archivio di deposito: il complesso dei documenti relativi ad affari e

a procedimenti amministrativi conclusi per i quali non risulta pi
necessaria una trattazione o verso i quali sussistono saltuarie
esigenze di consultazione ai fini dellattivit corrente.
Archivio Storico il complesso dei documenti relativi ad affari e a

procedimenti amministrativi conclusi da oltre quarantanni e, previa
selezione, destinati alla conservazione permanente nella sezione
separata darchivio.
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5) LA SELEZIONE E LO SCARTO DEI DOCUMENTI
Occorre ora affrontare il tema di selezionare periodicamente i documenti secondo un ben
definito
Piano di conservazione che include anche le procedure di scarto.

Lo scarto non solo consente di eliminare documenti non pi utili e recuperare spazio nei locali,
ma qualifica anche la documentazione archivistica in modo tale da rendere possibile il suo
versamento, decorsi i 40 anni, nellArchivio Storico:
Lo scarto deve sempre ispirarsi al principio del venir meno Gli archivi
dellinteresse occasionale che ha dato origine al documento. sono considerati
allesigenza che sia assicurata la conservazione di quei beni culturali
documenti, siano essi protocollati o meno, che costituiscono inalienabili e
significativa testimonianza dellattivit svolta dallEnte. sottoposti a tutela
dello Stato
Va inoltre evidenziato che gli archivi, oltre ad appartenere al
demanio culturale inalienabile (art.53 e 54 del D.Lgs. 42/04,
art. 822 c.c.), sono considerati bene culturale fin dal loro formarsi ( art. 10 ,
D.Lgs.42/2004) e quindi soggetti ad una particolare tutela da parte dello Stato.
Per questo motivo le amministrazioni pubbliche possono procedere allo scarto della
propria documentazione solo dopo aver ottenuto lautorizzazione delle Sovrintendenze
archivistiche competenti per territorio, con la precisazione che questa autorizzazione non
solleva lente dalle sue responsabilit giuridico- amministrative.
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vedasi anche:
D.P.R. 8-1-2001 n. 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione

e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti
degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della L. n. 50/1999);
Ministero del lavoro e delle politiche sociali: Circ. 19 novembre 2001, n. 86/2001.
Pubblicato nella Gazz. Uff. 7 marzo 2001, n. 55.);
Allegato n. 3.
Lo scarto in via preordinata e periodico dei

documenti conservati nellarchivio deposito consiste
nelleliminazione fisica ed irreversibile di documenti
secondo regole definite nel Piano di Conservazione
(comprendente anche le disposizioni riguardo
allo scarto) e seguendo la procedura di legge.
Altra cosa la selezione periodica o pulizia del

fascicolo, anche detto scarto in itinere, prima del
trasferimento dei fascicoli allArchivio deposito
Generale.
Si riferisce alle eliminazioni che vengono compiute durante la formazione dellarchivio corrente
direttamente dagli operatori dellentit produttrice. Obiettivo sostituire una massa di carte
strutturalmente tra di loro uguali, indispensabili in fasi preparatorie, in documenti autentici
riassuntivi che non alterano e disperdono i dati . Non comporta lattivazione delle procedure di
scarto previste dalla legge. Si riferisce, essenzialmente, alla distruzione di fotocopie, copie di
servizio, stampe, appunti, buste, normativa ecc. (NB comunque documenti non protocollati).
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6) ADEMPIMENTI NORMATIVI
In sostituzione dei registri cartacei di protocollo, obbligatoria dall 1 gennaio 2004

l'adozione di un sistema di gestione informatica del protocollo e dei
procedimenti amministrativi (art. 50 c.2 e c. 3 DPR 445/2000), anche se
l'archivio rimane cartaceo o misto.
Il sistema deve garantire la produzione e la conservazione in assoluta sicurezza ( stampa

firmata o back-up affidabile da tenere in altra sede) del registro giornaliero di protocollo (art.
53 c.2 DPR 445/2000).
I dati essenziali della registrazione di protocollo devono essere registrati in forma non
modificabile:eventuali errori potranno essere corretti conservando memoria dei dati annullati,
nonch identificazione dell'operatore e della data della modifica (artt. 53 e 54 DPR 445/2000,
artt.7 e 8 DPCM 31 ottobre 2000).
Come gi accennato gli archivi ed i singoli documenti degli Enti pubblici

sono oggetto di particolare tutela in quanto considerati dalla legge beni
culturali fin dall'origine (art.10, c.2-b D.Lgs 42/2004).
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Il Ministero per i Beni ed Attivit Culturali Direzione Generale Archivi, hanno
da tempo posto attenzione alla formazione e gestione degli archivi delle Regioni
istituendo un Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per
la riorganizzazione dellarchivio delle Regioni sia in ambiente cartaceo che
digitale ed ibrido.
Una nuova La Soprintendenza Archivistica per lAbruzzo

organizzazione per i Pescara ha specifiche competenze sia di
flussi documentali ed supervisione che di autorizzazione in particolare
archivi nella rimozione , spostamento ed anche temporaneo

trasferimento di documenti.
La vigente normativa sulla gestione del flusso documentale

D.P.R. 28.12.2000, n. 445, Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa. (Testo A);
D.P.C.M. 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento
informatico dei procedimenti amministrativi;
D.Lgs. 22.01.2004, n42 , Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della L. 6 luglio 2002, n. 137;
D.Lgs. 07.03.2005, n. 82, Codice dellAmministrazione Digitale.
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prevede in particolare, ma come vero punto di partenza del processo di
rinnovamento, che le Pubbliche Amministrazioni individuino, nell'ambito del proprio
ordinamento, gli uffici cui affidare la gestione unica o coordinata dei documenti
per grandi Aree Organizzative Omogenee.
Si tratta di costituire il Servizio per la tenuta del protocollo informatico,

della gestione dei flussi documentali e degli archivi (D.P.C.M. 31.10.2000,
art.3 ed art. 61 D.P.R. 28.12.2000, n. 445).
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AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA
Un Area Organizzativa omogenea AOO pu

operare tra
essere definita come un insieme di unit
Direzioni e Servizi
organizzative dell'Amministrazione (ad es .
in modo omogeneo
Direzioni ) che usufruiscono, in modo omogeneo e con criteri uniformi
coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei di classificazione e
flussi documentali ,cominciando dal servizio di di archiviazione
protocollo dei documenti in entrata ed in uscita.
E evidente che occorre che le strutture della A00 operino su

tematiche omogenee aventi esigenze comuni di gestione dei
documenti e di archiviazione.
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Di qui,allinterno di ogni Area Organizzativa Omogenea, un unico registro di protocollo, un
unico sistema di gestione dei flussi documentali e degli archivi, la definizione di criteri
uniformi di classificazione e archiviazione, nonch di comunicazione. Per individuare le Aree
Organizzative Omogenee preliminarmente si dovrebbe procedere all'analisi dei processi per la
loro semplificazione.
7) INIZIATIVE ORGANIZZATIVE
In questo contesto anche lAmministrazione Regionale chiamata a

costituire una Struttura Amministrativa per la gestione documentale .
La stessa gi dispone di sistemi informativi automatizzati per il
protocollo, per i procedimenti amministrativi e per gli archivi che
costituiscono indispensabili strumenti di innovazione e possono
sempre pi implementati. Sussistono, quindi, le condizioni per
procedere anche riguardo alla organizzazione amministrativa.
E evidente che la corretta gestione del flusso documentale, dalla formazione, al

regolare utilizzo ed alladeguata conservazione dell'archivio, un interesse vitale della
Regione per ragioni:
1) funzionali ed economiche (non da ultimo per la
Per la corretta gestione riduzione e la razionalizzazione degli spazi di deposito
del sistema ed archivi);
Occorre procedere per
gradi sia 2) di tutela legale (sia dellente che dei singoli suoi
nellorganizzazione
dipendenti);
burocratica che nella
predisposizione degli
strumenti informatici
ed una risorsa indispensabile per
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1) il controllo di gestione a breve termine e per il monitoraggio degli effetti del proprio
operato sul lungo periodo;
2) il sostegno all'attivit decisionale ed alla programmazione strategica;
3) la collaborazione telematica tramite la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni

(interoperabilit).
La memoria dell'Ente si salva utilmente, anche per le future ricerche, solo se

organizzata bene fin dal momento in cui sono formati i documenti nell'archivio corrente, e
se poi tale memoria documentaria sottoposta ad una adeguata e prudente selezione
conservativa.
Se ci vero per gli archivi cartacei, lo ancor di pi per gli archivi elettronici.
Lente pu decidere infatti di tenere una stessa serie archivistica su:
9 supporto cartaceo per ragioni di conservazione illimitata a fini giuridici;

9 supporto digitale per rapidit di accesso e gestione a breve termine.
Le prime iniziative organizzative richieste dallordinamento sono:
formulare un modello organizzativo con una o pi Aree Organizzative

Omogenee.
o istituire un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative
omogenee. ( vedasi Art.61 D.P.R.28-12-2000n.445 ed anche art.3 D.P.C.M.
31.10.2000);
o preporre al detto servizio un dirigente ovvero un funzionario, comunque in

possesso di idonei requisiti professionali o di professionalit tecnico archivistica acquisita
a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla
disciplina vigente.
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o nominare un vicario del responsabile del servizio, su sua proposta, per casi di
vacanza/ assenza o impedimento dello stesso. (Art.3, comma 1 lettera b), del DPCM 31
ottobre 2000 )
In varie Regioni tale funzione assume le pi diverse denominazioni ed stata incardinata in

differenti Direzioni:
Liguria - Direzione Centrale Risorse Finanziarie e Strumentali-Sezione gestione flussi

documentali ed archivi
Veneto- Direzione Affari Generali- Posizione Organizzativa Protocollo informatico

flussi documentali ed Archivi
Toscana- Direzione organizzazione e sistema informativo- Posizione organizzativa

Archivi e sistemi documentali
Umbria - Direzione Affari Generali della Presidenza - Sezione sistema archivistico
Come si pu constatare dalle denominazioni suddette, occorre

tener conto della complessa realt e diversit delle Strutture Tener conto delle
Regionali. esigenze e
E inoltre indispensabile avere una profonda conoscenza sia dei peculiarit
procedimenti e della documentazione gi prodotta, sia dei organizzative delle
sistemi gi attuati della fase di protocollazione in Direzioni
ciascuna Struttura.
Un Ente ben organizzato, anche se di grandi dimensioni, pu considerare se stesso un

unica Area Organizzativa Omogenea.
Qualora la complessit istituzionale veramente lo richieda, l'Ente pu articolarsi in

diverse Aree Organizzative Omogenee (AOO), ognuna delle quali avr un protocollo
autonomo.
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Ove pi direzioni siano raggruppate in una AOO, il responsabile del Servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi condiviso da tali strutture amministrative dovr avere un referente
all'interno di ciascuna di queste.
LEnte articolato in pi AOO dovr incaricare un responsabile generale dei protocolli
informatici, dei flussi informativi e degli archivi, con funzioni di coordinamento dei
responsabili dei "Servizi" specifici esistenti, uno per ciascuna singola Area Organizzativa
Omogenea.
Da ultimo anche al fine della definizione delle macrocompetenze del Servizio per la
tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi si riporta quanto previsto dal Art..61 comma 3 del DPR 445 /2000.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla
consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del
presente testo unico;
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c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53
(registrazione di protocollo);
d) cura che le funzionalit del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco
delle attivit e, comunque, nel pi breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62( procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema) e 63
(registro di emergenza), in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attivit di registrazione di protocollo, di
gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalit di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attivit
di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 (scarto definito nel piano di conservazione)e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54
Sulla base del disposto normativo si possono segnalare i seguenti

compiti del nuovo Servizio
Tra i compiti del

servizio la - predisporre lo schema e proporre (art.3 del D.P.C.M. 31-
predisposizione del
Manuale di gestione 10-2000) il manuale di gestione, che deve essere
deliberato e approvato dalla Amministrazione. Il manuale di
Sistema di
classificazione gestione va modificato ogni volta che necessario e va
dei documenti revisionato periodicamente;
Piano di conservazione - provvedere alla pubblicazione del Manuale;

dei documenti - proporre i tempi, le modalit e le misure organizzative e
tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal
protocollo informatico;
- organizzare il sistema di gestione dei flussi predisponendo il Sistema di classificazione
dei documenti, (anche detto Titolario) lo smistamento e lassegnazione dei documenti alle unit
organizzative responsabili, la costituzione dei fascicoli, lindividuazione dei responsabili della
conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente;
- abilitare gli addetti dellamministrazione allutilizzo del prodotto di protocollo informatico -
applicativo sviluppato o acquisito dallamministrazione e definire per ciascuno di essi il tipo di
funzioni disponibili (ad esempio consultazione, modifica ecc.);
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- garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di
segnatura di protocollo;
- autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;
- aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza;
- stabilire i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e curare lesecuzione delle copie
di sicurezza onde garantire la registrazione permanente del flusso documentale;
- predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione,alla
trasmissione, allinterscambio, allaccesso, alla conservazione dei documenti informatici;
- organizzare la fase di versamento dei documenti dagli uffici o dallArchivio Corrente
allArchivio Generale, insieme con gli strumenti di corredo, prevista dal DPR 445 /2000, art. 67, e
predisporre lelenco dei fascicoli e delle serie ricevute;
- curare e garantire la conservazione dellarchivio nella fase di deposito;
- garantire la leggibilit nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti dalla AOO
attraverso ladozione dei formati standard previsti dalla normativa vigente;
- elaborare ed aggiornare il Piano di conservazione dei documenti (prevedente anche le
procedure di scarto) prescritto dal DPR 445/2000, art. 68;
- effettuare la selezione periodica dei documenti e procedere allo scarto o al trasferimento
nella separata sezione darchivio del materiale destinato alla conservazione permanente;
- stabilire i livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentare le forme di consultazione
interna ed esterna dellarchivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati
personali;
- curare le funzionalit del sistema affinch, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate
entro ventiquattro ore dal blocco delle attivit e, comunque, nel pi breve tempo possibile;
- conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema di protocollo e del registro
di emergenza in luoghi sicuri e diversi da quello in cui viene custodito il suddetto sistema;
- garantire il buon funzionamento degli strumenti e il rispetto delle procedure concernenti le
attivit di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalit di accesso dallesterno e le attivit di gestione degli archivi;
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Il manuale di gestione, obbligatorio ex art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, descrive il sistema di
gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento
del servizio.
Conviene predisporre un nucleo centrale del manuale che sia essenziale, snello e tendenzialmente
stabile. Esso deve indicare le regole fondamentali che regolano il sistema, demandando agli
allegati le normazioni soggette a modifiche pi frequenti tra cui il
9 sistema di classificazione (cos detto titolario);

9 piano di conservazione (cos detto massimario di conservazione) prevedente anche le
procedure di scarto.
P.S.: i termini titolario e massimario appaiono desueti e non pi citati dalla

normativa
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ALLEGATI
Allegato n. 1
IL PROTOCOLLO INFORMATICO REGIONALE
Lattuale procedura di gestione del protocollo informatico contiene al suo interno, come richiesto
dalla normative dello Stato e dalle raccomandazioni del C.N.I.P.A (Centro Nazionale per lInformatica
nella Pubblica Amministrazione) riguardanti tale argomento, la possibilit di effettuare una
archiviazione dei documenti protocollati basata sui seguenti presupposti:

linserimento dei documenti protocollati completi di allegati, previa trasformazione in
formato elettronico degli stessi, nelle schede di protocollazione generate dalla procedura,
sotto forma di allegati elettronici;
linserimento di tali registrazioni in raccoglitori elettronici denominati fascicoli, identificati da

un codice;
linserimento di detti fascicoli in un sistema di classificazione a carattere regionale

precedentemente definito ed inserito nelle tabelle, composto da una struttura gerarchica a
tre livelli, denominati categorie, classi, sottoclassi.
I presupposti indicati consentono agli utenti di effettuare ricerche documentali attraverso le

strutture specificate e di poter accedere e riprodurre i documenti in formato elettronico reperiti.
La procedura di gestione del protocollo informatico viene utilizzata attualmente da vari (non
tutti) servizi delle direzioni:
- DA, Affari della Presidenza, politiche legislative e comunitarie, rapporti esterni;

Pagina 22 di 31
- DC, LL.PP. - Aree urbane, Servizio idrico integrato, Manutenzione Programmata del territorio -
Gestione integrata dei bacini idrografici, Protezione civile, Attivit di relazione politica con i
Paesi del Mediterraneo;
- DD, Programmazione, Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali;
- DH, Agricoltura, Foreste e Sviluppo Rurale, Caccia e Pesca;
- DM, Qualit della vita, Beni ed Attivit culturali, Sicurezza sociale e Promozione sociale;
- SB, Sistema Informativo Regionale;
- SQ, Segretariato Generale della Presidenza.
Allo stato attuale, in mancanza della definizione del sistema di classificazione e degli aspetti
organizzativi necessari, le funzionalit di archiviazione non sono state utilizzate a pieno.
Allegato n. 2
Pagina 23 di 31
Centro Archiviazione elettronica Documentale Regione Abruzzo (CADRA)
In localit Salvaiezzi, nel Comune di Chieti, in fase di riconversione una preesistente struttura industriale
di propriet della Regione Abruzzo.
Il progetto prevede interventi finalizzati alla realizzazione del Centro servizi per l'Archiviazione
elettronica Documentale della Regione Abruzzo - CADRA.
Il progetto gestito direttamente dalla Regione, proprietaria dell'intervento, tramite l ARIT.
II progetto CADRA "Centro archiviazione documentale della Regione Abruzzo" prevede la realizzazione di
un "Centro servizi polifunzionale" composto da un centro per l'archiviazione elettronica dei documenti e la
relativa gestione (CAD) / un centro di disaster recovery per la Regione e le PA locali, un centro per la
conservazione dell'arte e delle tradizioni abruzzesi (CAT) ed un centro di documentazione sull'emigrazione
abruzzese nel mondo (CEM).
In particolare il progetto CADRA s propone l'obiettivo di valorizzare il patrimonio informativo presente nella
regione proponendolo anche come patrimonio culturale a disposizione dei cittadini abruzzesi e del mondo.
II progetto parte di un nucleo di interventi previsti dal "Atto integrativo dell'Accordo di Programma
Quadro per lo Sviluppo della Societ dell'Informazione nella Regione Abruzzo" siglato il 30 aprile 2004 tra
la Regione Abruzzo ed il Governo della Repubblica Italiana (Ministero dell'Economia e delle Finanze e
Presidenza del Consiglio dei Ministri).
Tale Intesa Istituzionale di Programma, ad integrazione del precedente "Accordo di Programma Quadro"
dei 15 luglio 2002, illustra il quadro d'interventi legati allo sviluppo della Societ dell'Informazione
che la Regione Abruzzo sta promuovendo, in coerenza al PASI - "Piano di Azione per lo sviluppo
della Societ dell'Informazione" (Delibera della giunta regionale n. 1319 del 27.12.2001), e finanziati
attraverso fondi CIPE (Delibera CIPE 17/03) e fondi strutturali destinati alle aree obiettivo 2 (DocuP
Abruzzo 2000-2006, Misura 1.3 - Sviluppo della Societ dell'Informazione).
La Regione Abruzzo ha in generale avviato una serie di iniziative finalizzate alla razionalizzazione del
comparto sistemi informativi e telematici, definendo gli obiettivi strategici in campo tecnologico,
impegnandosi a migliorare la qualit, la funzionalit e l'efficienza del Sistema Informativo regionale,
promuovendo l'interconnessione degli Enti locali territoriali regionali e lo sviluppo della Societ
dell'Informazione nella Regione.
Inoltre, ha avviato una serie di attivit di progettazione per superare i problemi attuali di ritardo nel settore
delle applicazioni informatiche pubbliche regionali e locali e che vista l'attuale fase evolutiva saranno
perfettamente in linea con i nuovi scenari tecnologici ed applicativi e consentiranno in maniera agevole di
colmare il gap esistente e di proiettarsi a pieno titolo tra le Regioni di livello pi avanzato.
La realizzazione del CADRA viene effettuata attraverso fasi realizzative differenziate strettamente
interconnesse tra loro.
La soluzione proposta tende al raggiungimento di tre obiettivi strategici:
Miglioramento dell'efficienza dell'azione amministrativa
Pagina 24 di 31
Innovazione delle modalit di lavoro
Riduzione delle distanze che separano i territori pi sviluppati da quelli in ritardo attraverso la
creazione del:
- Centro di Archiviazione elettronica dei Documenti (CAD)
- Centro per la conservazione dell'arte e delle Tradizioni Abruzzesi (CAT)
- Centro di Documentazione sull'Emigrazione Abruzzese nel Mondo (CEM)
Liniziativa un contributo importante per:
le attivit di razionalizzazione dei processi documentali;
la reingegnerizzazione dei procedimenti dell'Ente attraverso l'utilizzo di metodologie di Business

Process Reengineering (BPR) e tecnologie di Workflow Management.
Sistema per il centro di archiviazione elettronica dei documenti C A D
Il sistema di gestione documentale progettato caratterizzato da una serie di componenti che consentono
di gestire in maniera completa qualsiasi documento in formato elettronico.
La soluzione stata progettata avendo ben presente il livello di criticit rappresentato dai volumi di
documenti potenzialmente coinvolti, dall'affidabilit e sicurezza richieste, dal numero di utenti che possono
potenzialmente accedere al sistema.
Per raggiungere questi obiettivi si assunto di utilizzare in maniera completa le potenzialit offerte dalle
attuali tecnologie tenendo in considerazione l'esperienza e razione gli aspetti organizzativi ed archivistici.
La soluzione (soluzioni di Document/Content Management) completamente Web based, pertanto

contribuisce significativamente a ridurre i tempi di avviamento del sistema e a semplificarne la diffusione,
sia a livello locale che geografico, poich non richiede alcuna installazione sui client utente, fatto salvo per
quelli che utilizzano periferiche specifiche, quali gli scanner.
Anche l'addestramento all'utilizzo, essendo ormai le applicazioni web uno standard di mercato, facilitato,
con una conseguente velocizzazione dei tempi di attivazione e diffusione.
Esso comprende attivit finalizzate alle dematerializzazione dei documenti cartacei quali:
Scansione dei documenti cartacei con relativo trattamento delle immagini;
Gestione della documentazione proveniente o inviata con strumenti elettronici (e-mail, fax,etc.);
Assegnazione del documento pervia telematica al/i destinatario/i;
Classificazione dei documenti mediante l'utilizzo di un sistema di classificazione;
Fascicolazione dei documenti;
Gestione dei repository documentale.
Allegato 3
Pagina 25 di 31
GLI ARCHIVI, COMPLESSO ORGANICO DI DOCUMENTI
CLASSIFICATI, DEMANIO CULTURALE INALIENABILE
Gli archivi sono considerati demanio culturale inalienabile come dalla sotto riportata
normativa:
Art.822 Codice Civile, comma 2: Fanno parimenti parte del demanio pubblico, se
appartengono allo Stato, le strade, le autostrade e le strade ferrate; gli aerodromi; gli
acquedotti; gli immobili riconosciuti dinteresse storico, archeologico e artistico a norma
delle leggi in materia, le raccolte dei musei, delle pinacoteche degli archivi, delle
biblioteche; e infine gli altri beni che sono dalla legge assoggettati al regime proprio del
demanio pubblico;
Codice dei beni culturali, approvato con D.Lgs. 22/1/2004, n42

Art.53
comma 1 I beni culturali appartenenti allo Stato, alle regioni e agli altri enti pubblici
territoriali che rientrino nelle tipologie indicate all'articolo 822 del codice civile costituiscono
il demanio culturale.
comma 2 - I beni del demanio culturale non possono essere alienati, n formare oggetto di
diritti a favore di terzi, se non nei limiti e con le modalit previsti dal presente codice
Art.10
comma 1 - Sono beni culturali le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle
regioni, agli altri enti pubblici territoriali, nonch ad ogni altro ente ed istituto pubblico e a
persone giuridiche private senza fine di lucro, ivi compresi gli enti ecclesiastici civilmente
riconosciuti, che presentano interesse artistico, storico, archeologico o etnoantropologico (10).
comma 2 - Sono inoltre beni culturali:
a) le raccolte di musei, pinacoteche, gallerie e altri luoghi espositivi dello Stato, delle regioni, degli
altri enti pubblici territoriali, nonch di ogni altro ente ed istituto pubblico;
b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali,
nonch di ogni altro ente ed istituto.
art. 54
comma 1, sono inalienabili i beni del demanio culturale di seguito elencati:
c) le raccolte di musei, pinacoteche, gallerie e biblioteche
d) gli archivi
Allegato 4
Pagina 26 di 31
BIBLIOGRAFIA e siti internet
Si segnalano i documenti e siti consultati per lelaborazione del presente studio

propedeutico:
9 Regio decreto 25.01.1900, n.35

(G.U. del 22 febbraio 1900, n.44) Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura
e gli archivi dell' Amministrazione centrale.
9 http://protocollo.gov.it/normativa/rd35_1900.asp
9 Legge 7 ago.1990 n. 241, Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di

diritto
9 di accesso ai documenti amministrativi (modificata dalla legge 11 feb. 2005 n.15).
9 DPR 27 giu. 1992 n.352, Regolamento per la disciplina del diritto di accesso ai documenti
9 amministrativi.
9 D.Lgs 24 feb. 1997 n.39, Attuazione della Direttiva europea 90/313 concernente la libert di
accesso alle informazioni in materia di ambiente.
9 AUTORIT PER LINFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

AIPA (1997) Studio di prefattibilit sul sistema di gestione dei flussi di documenti
www.pubblica.istruzione.it/amministrazione/allegati/gedoc.pdf
9 DPCM 28 ott. 1999, Direttiva sulla gestione informatica dei flussi documentali nelle Pubbliche
Amministrazioni (chiarezza concettuale e principi generali tuttora validi, malgrado la
successiva evoluzione della normativa).
9 Legge 21 lug. 2000 n.205, Disposizioni in materia di giustizia amministrativa (cfr. obbligo
delle PA di produrre copia dei provvedimenti che siano stati impugnati di fronte ad un organo
di giustizia amm.va).
9 D.Lgs 18 ago. 2000 n.267, Testo unico delle leggi sull ordinamento degli Enti locali (cfr.
art.10).
9 DPCM 31 ott. 2000, Decreto contenente regole tecniche per il protocollo informatico (lart. 5
prescrive il manuale di gestione ).
9 DPR 28 dic. 2000 n. 445 (sostitutivo anche dellintero DPR 20 ott. 1998 n.428), Testo unico
sulla documentazione amministrativa (che nel capo IV, relativo al sistema di gestione
informatica dei documenti, non subir modifiche da parte del D.Lgs n.82/2005, Codice
dellamministrazione digitale, in vigore dal 1 genn. 2006).
9 D.P.R. 8-1-2001 n. 37
Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni
di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42,
allegato 1, della L. n. 50/1999).
9 Ministero del lavoro e delle politiche sociali: Circ. 19 novembre 2001, n. 86/2001. Pubblicato
nella Gazz. Uff. 7 marzo 2001, n. 55.
9 DPR 7 apr. 2003 n.137, Regolamento in materia di firme elettroniche.

Pagina 27 di 31
9 D.Lgs 30 giu. 2003 n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (da integrare
con gli artt. 122-126 del D.Lgs n. 42/2004).
9 DPCM 14 ott. 2003, Linee guida per ladozione del protocollo informatico e per il trattamento
informatico dei procedimenti amministrativi.
9 DPCM 13 genn. 2004, Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione ,

la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.
9 D.Lgs 22 genn. 2004 n.42 (sostitutivo del D.Lgs 29 ott. 1999 n. 490), Codice dei beni
culturali e del paesaggio (allart. 10, c.2-b individua gli archivi degli enti pubblici come beni
culturali fin dallorigine).
9 Deliberazione CNIPA 19 feb. 2004 n.11/2004 (sostitutiva della Deliberazione AIPA n.

42/2001), P. Ridolfi (2005) La dematerializzazione dei documenti: idee per un percorso,
9 DPR 11 feb. 2005 n. 68, Regolamento per lutilizzo della posta elettronica certificata
(messaggi di e-mail sottoscritti con la firma digitale avanzata, trasmessi ai destinatari
tramite soggetti terzi abilitati a fare da garanti dellavvenuta consegna).
9 Deliberazione CNIPA 17 feb. 2005 n. 4/2005, Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico.
9 D.Lgs 28 feb. 2005 n. 42, Istituzione del Sistema Pubblico di Connettivit e della rete
internazionale della Pubblica amministrazione( lerede della Rete Unitaria della Pubblica
Amministrazione RUPA).
http://www.cnipa.gov.it/site/it-
it/Attivit%C3%A0/Sistema_Pubblico_di_Connettivit%C3%A0_(SPC)/RUPA/
9 D.Lgs 7 marzo 2005 n. 82, Codice dellamministrazione digitale (entrato in vigore il 1 genn.
2006).
9 Centro Nazionale per informatica nella Pubblica Amministrazione

Evoluzione della normativa generale su documentazione amministrativa, archivi,
protocollo
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/Evoluzione_normativa%202007.rtf
9 P. Ridolfi (2005) La dematerializzazione dei documenti: idee per un percorso, INAIL

Rivista degli infortuni e delle malattie professionali n. 3/2005
9 Centro Nazionale per lInformatica nelle Pubblica Amministrazione

CNIPA - Guida alla predisposizione del manuale di gestione del protocollo informatico,dei
documenti e dellarchivio per le pubbliche amministrazioni (Versione 2.0 del 11/10/2005)
http://protocollo.gov.it/documenti/GUIDA%20DEL%20MANUALE%20DI%20GESTIONE.pdf
9 Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica amministrazione (2006) Linee

Strategiche: Verso il sistema nazionale di e-government, dicembre 2006
9 CNIPA - i Quaderni n21 febbraio 2006

Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei documenti e dellarchivio delle
pubbliche amministrazioni. Modello di riferimento.
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/Quaderno_n_21b.pdf
9 CNIPA (2007) Relazione annuale 2006 - Rapporto del Presidente - www.cnipa.it
Pagina 28 di 31
9 Ministro per l'innovazione e le tecnologie (2007) Libro bianco del Gruppo di Lavoro
Interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale -
www.cnipa.it
9 Ministero per le Riforme e le innovazioni nella pubblica Amministrazione

Progetto P A E S E Patto per lAttuazione del Sistema nazionale di E-governance nelle
Regioni e negli Enti locali. Approvato dalla Conferenza Unificata il 20 settembre 2007
http://www.astrid-online.it/E-overnme/Documenti/Progetto_PAESE_ultima_vers.- e_gov-
20_09_07.pdf
9 S. Armenia, D. Canini e N. Casalino (2007) A System dynamics approach to the Paper

Dematerialization Process in the Italian Public Administration - ITAIS 2007
9 CNIPA La governante del processo di de materializzazione nelle PA . Articolo pubblicato in

congresso Nazionale ITAIS 2007
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/Paper_itAIS2007.pdf
9 Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e

dematerializzazione - 14/1/08 Proposta di regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici.
http://www.astrid-online.it/E-governme/Documenti/proposta_di_regole_tecniche-
05_02_08.pdf
9 Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione

di Libero di Leo Ultimo aggiornamento 04 novembre 2008
http://www.fnada.it/Archivio/Tecnologia/rupa.htm
9 Ministero per i Beni e le Attivit Culturali Soprintendenza Archivistica per

lAbruzzo Pescara: Promemoria OBBLIGHI DI LEGGE DELLENTE PUBBLICO RIGUARDO
AL PROPRIO ARCHIVIO(NELLE TRE FASI: CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO)E NORME
SANZIONATORIE
9 Dalle REGIONI:
VALLE DAOSTA
9 http://www.regione.vda.it/amministrazione/struttura/infomappa_i.asp?codmap=228
TRENTINO ALTO ADIGE

9 http://www.trentinocultura.net/doc/soggetti/archivi/Pastura_h.asp
PIEMONTE
9 http://www.regione.piemonte.it/cultura/archivi/lavoro.htm
VENETO
9 http://www2.regione.veneto.it/cultura/archivi/intlocale/index.html
EMILIA ROMAGNA
9 PAR-ER
Il Polo archivistico regionale dellEmilia/Romagna; una risposta concreta al problema della
conservazione del digitale nel lungo periodo
http://www.iter.it/articoli/2-07/22_26.pdf
TOSCANA
Pagina 29 di 31
9 Programma regionale per la promozione e lo sviluppo dellamministrazione elettronica e della
societ dell'informazione e della conoscenza
nel sistema regionale 2007-2010 Proposta finale.
Direzione Generale Organizzazione e Sistema Informativo
http://www.astrid-online.it/E-governme/Documenti/RegTosc_programma_regionale_sdi-
2007_10.pdf
9 Archivio generale Regione Toscana Via Lucchese 72 - Localit Osmannoro

(Sesto Fiorentino) FI Fax: 055 4382120 tel. 055 4382100
archiviogenerale@regione.toscana.it
http://ius.regione.toscana.it/servizialpubblico/archivio/arch_gen.htm
9 http://ius.regione.toscana.it/servizialpubblico/archivio/protocollo.htm
9 http://ius.regione.toscana.it/servizialpubblico/archivio/ag_fondi.htm
9 http://www.cultura.toscana.it/biblioteche/servizi_web/vrd/desc/archiv1.shtml#0044
9 http://ius.regione.toscana.it/servizialpubblico/archivio/ag_fondi.htm
SARDEGNA
9 http://www.regione.sardegna.it/documenti/1_5_20060314121806.pdf
MARCHE
9 Tecniche per la elaborazione di un modello organizzativo
e archivistico idoneo alla gestione informatica dei documenti e schema di riferimento per la
elaborazione del manuale di gestione dei documenti.
9 http://www.regione.marche.it/Home/Struttureorganizzative/CulturaTurismoeCommercio/PFB
eniCulturalieprogrammidirecupero/tabid/460/Default.aspx
Varie
9 Isabella Zanni Rosiello, Istituto per i Beni Culturali della Regione Emilia Romagna Archivistica
generale: cosa un archivio; ruolo sociale degli archivi; demanialit; archivio corrente, di
deposito, storico; valore amministrativo e storico degli archivi
9 La tutela dei beni culturali audiovisivi da parte dello Stato italiano

http://www.ilmondodegliarchivi.org/detail/articleid/686/parentchannel/86/title/La_tutela_dei
_beni_culturali_audiovisivi_da_parte_dello_Stato_italiano.html
9 Stefano Gennai, Il regime giuridico degli immobili soggetti a presunzione di vincolo ai sensi
dellart.12 codice dei beni culturali.
http://www.altalex.com/index.php?idstr=124&idnot=33699
_____________________________________
Allegato 5
Pagina 30 di 31
C:\Documents and Settings\santina.specchioli\Documenti\AA-SERVIZIO TECNICO_ANNO - 2008 -\PERINETTI - STAFF\Studio Organizzazione flussi documentali (Santina 14-11-08).doc
Pagina 31 di 31

CADRA Studio Organizzazione Flussi Documentali

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STRUTTURA SPECIALE DI SUPPORTO

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2) PRINCIPI NORMATIVI GENERALI

A garanzia dei diritti dei cittadini, lo Statuto

(art.5) un pi ampio pluralismo dei mezzi di I principi:

La Legge 7 agosto 1990, n. 241

Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti

un procedimento amministrativo snello, non aggravato immotivatamente;

E il D.P.R.28-12-2000, n.445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

Definire procedure 1) documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque

3) la gestione dei documenti come linsieme delle attivit finalizzate alla:

sistema di classificazione d'archivio adottato;

Attraverso lintegrazione delle procedure di protocollo informatico, gestione dei procedimenti

Vi nella norma un concetto

4) DALLA REGISTRAZIONE ALLARCHIVIO

Il flusso documentale ha origine nella fase di

9 assegnazione allufficio competente per proseguire con la

9 costituzione dei fascicoli contenenti documenti e atti, a cura dellUfficio competente

9 custodia dei fascicoli nell Archivio corrente presso lUfficio,

9 destinazione allArchivio storico del complesso dei documenti relativi ad affari e

In relazione alla sua gestione si parla di

Archivio di deposito: il complesso dei documenti relativi ad affari e

Archivio Storico il complesso dei documenti relativi ad affari e a

Piano di conservazione che include anche le procedure di scarto.

D.P.R. 8-1-2001 n. 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione

Lo scarto in via preordinata e periodico dei

Altra cosa la selezione periodica o pulizia del

strutturalmente tra di loro uguali, indispensabili in fasi preparatorie, in documenti autentici

In sostituzione dei registri cartacei di protocollo, obbligatoria dall 1 gennaio 2004

Il sistema deve garantire la produzione e la conservazione in assoluta sicurezza ( stampa

Come gi accennato gli archivi ed i singoli documenti degli Enti pubblici

Una nuova La Soprintendenza Archivistica per lAbruzzo

flussi documentali ed supervisione che di autorizzazione in particolare

archivi nella rimozione , spostamento ed anche temporaneo

La vigente normativa sulla gestione del flusso documentale

per grandi Aree Organizzative Omogenee.

Si tratta di costituire il Servizio per la tenuta del protocollo informatico,

art.3 ed art. 61 D.P.R. 28.12.2000, n. 445).

AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA

Un Area Organizzativa omogenea AOO pu

protocollo dei documenti in entrata ed in uscita.

E evidente che occorre che le strutture della A00 operino su

In questo contesto anche lAmministrazione Regionale chiamata a

E evidente che la corretta gestione del flusso documentale, dalla formazione, al

2) il sostegno all'attivit decisionale ed alla programmazione strategica;

3) la collaborazione telematica tramite la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni

La memoria dell'Ente si salva utilmente, anche per le future ricerche, solo se

9 supporto cartaceo per ragioni di conservazione illimitata a fini giuridici;

Le prime iniziative organizzative richieste dallordinamento sono:

le attivit di razionalizzazione dei processi documentali;

la reingegnerizzazione dei procedimenti dell'Ente attraverso l'utilizzo di metodologie di Business