GUA METODOLGICA PARA LA

ELABORACION DE PERFILES DE
PUESTOS EN LAS ENTIDADES
PBLICAS

GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DEL SISTEMA

- 2012 -
 Gua Metodolgica para la elaboracin del Perfil de Puestos

GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACION DE PERFILES DE

PUESTOS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

La Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelante SERVIR),

rectora del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos
Antecedentes Humanos, requiere promover el fortalecimiento de las oficinas
de Recursos Humanos a nivel nacional, a travs del diseo y
desarrollo de procedimientos, mecanismos y herramientas que
contribuyan en la gestin de los recursos humanos. Para tal
efecto, es necesario sistematizar los procesos, considerando su
implementacin en forma progresiva.
En este marco, SERVIR ha diseado una Directiva y el presente
documento, denominado Gua Metodolgica para la
Elaboracin de Perfiles de Puestos, con el objetivo de facilitar
la correcta construccin de esta herramienta por parte de los
gestores de recursos humanos.

Qu es el Es una herramienta de gestin de recursos humanos que

provee la informacin estructurada acerca de la ubicacin de
Perfil de un puesto dentro de una estructura orgnica, su objetivo y
Puestos? funciones principales; as como tambin los requisitos y
exigencias que se demandan para que una persona pueda
conducirse y desempearse adecuadamente dentro de una
organizacin.

Permite integrar los procesos y subprocesos de recursos

Importancia humanos como el reclutamiento, la seleccin, capacitacin,
evaluacin del desempeo y compensaciones.

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El Perfil de Puestos:
Aplicaciones Provee informacin para definir la convocatoria y
reclutamiento de candidatos en un proceso de seleccin de
personal.
Facilita el proceso de induccin al puesto de un nuevo
colaborador orientndolo en su ubicacin en la estructura
orgnica, su interrelacin con otros puestos y unidades
organizacionales, y principalmente sobre el objetivo y
funciones que le corresponden.
Orienta la definicin de las acciones de capacitacin en la
elaboracin del Plan de Desarrollo de Personas (PDP).
Define las habilidades personales o competencias que
deben ser monitoreadas en los procesos, metodologas y
tcnicas de evaluacin del desempeo.
Orienta la toma de decisiones para acciones de
desplazamiento, designacin, rotacin, reasignacin y
destaque de personal.
Proporciona informacin para definir polticas y/o
estrategias de lnea de carrera, planes de sucesin, as
tambin, asegura la coherencia en los mecanismos de
oportunidades de ascensos.

I. Sobre la Gua Metodolgica

Qu contiene
II. Glosario de trminos
la Gua
III. Flujograma del proceso para la elaboracin del perfil
Metodolgica? de puestos
IV. Contenido del perfil de puestos
V. Elaborar el perfil paso a paso
VI. Anexos: Formatos y Herramientas

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I. SOBRE LA GUA METODOLGICA PARA ELABORAR UN

PERFIL DE PUESTOS

Es un documento auto instructivo que lo orientar en identificar,

Qu es? disear y gestionar la informacin requerida como insumo para
elaborar el perfil de manera eficiente.

Esta gua se circunscribe a:

Cul es su Las entidades de la administracin pblica sealadas en el
alcance? Artculo III del Ttulo Preliminar de la Ley N 28175 Ley Marco
del Empleo Pblico, cuyo personal se encuentre comprendido
dentro del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos
Humanos, de acuerdo a los establecido en la Tercera
Disposicin Complementaria Final del Decreto Legislativo N
1023.

A quin La gua ser de uso de los Gestores de Recursos Humanos o el que

est haga de sus veces, de las entidades pblicas en los tres niveles de
gobierno.
dirigido?

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II. GLOSARIO DE TRMINOS PARA EL PERFIL DE PUESTOS

Puesto: Conjunto de cometidos desempeados por una o ms

personas en el mbito de una determinada unidad orgnica y
Definiciones que supone responsabilidades y obligaciones.
Perfil de Puesto: Es una herramienta de gestin de recursos
humanos que provee la informacin estructurada acerca de la
ubicacin de un puesto dentro de la estructura orgnica, su
objetivo y funciones principales; as como tambin los requisitos
y exigencias que se demandan para que una persona pueda
conducirse y desempearse adecuadamente dentro de la
organizacin.
Matriz de Funciones del Puesto: Formato que se utiliza para la
descripcin de todas las funciones del puesto e incluye la
asignacin de una valoracin a las funciones, en funcin a:
frecuencia, consecuencia de error y complejidad de la funcin.
Tabla de Valoraciones: Herramienta de apoyo, para la correcta
valoracin y ponderacin de las funciones del puesto, que
contiene una escala del 1 al 5 (siendo 1 el menor grado y 5 el
mayor).
Matriz de Funciones Esenciales: Formato para definir las
funciones esenciales, la formacin, conocimientos, experiencia
y destrezas requeridas, estas funciones se definen en relacin a
las cuatro funciones con las valoraciones ms altas y aplicando
el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo.
Diccionario de Destrezas: Herramienta de ayuda para facilitar la
determinacin de las habilidades y destrezas requeridas para las
funciones esenciales.
Competencias: Caractersticas personales que se traducen en
comportamientos visibles para el desempeo laboral exitoso,
involucra de forma integrada el conocimiento, habilidades y
actitudes que son el factor diferenciador, dentro de una
organizacin y contexto determinado.

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III. FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA EL PERFIL DE PUESTOS

A continuacin se presentan los pasos que debern seguirse para la correcta elaboracin
de un Perfil de Puestos:

Pasos para la elaboracin del Perfil de Puestos

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IV. CONTENIDO DEL PERFIL DE PUESTOS

I. Identificacin del Puesto: Describe la denominacin de la

posicin, as como, su ubicacin relativa con los puestos con los
CONTENIDO que guarda relacin funcional y jerrquica.
1.1 Nombre del Puesto: Denominacin del puesto.
1.2 Unidad a la que pertenece: Unidad orgnica en la que se
ubica el puesto.
1.3 Puesto al que reporta: Nombre del puesto del jefe
inmediato a este puesto.
1.4 Puestos que supervisa: Nombre del(os) puesto(s) que
supervisa directamente.
II. Objetivo del puesto: Describe la funcin genrica o razn de
ser del puesto, as como la responsabilidad de su participacin
o aporte a los fines de la organizacin y servicio que provee.
III. Funciones del puesto: Describe las cuatro funciones
principales. Se aplica el teorema de Pareto a los puestos de
trabajo.
IV. Coordinaciones: Describe las principales coordinaciones
internas y externas que supone el puesto (dentro y fuera de la
entidad).
4.3 Coordinaciones Internas: con otras reas de trabajo, pero
al interior de su entidad
4.4 Coordinaciones Externas: entidades con las que trabaja
de forma regular u organizaciones privadas.

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CONTENIDO V. Requisitos del Puesto:

5.1 Formacin Acadmica: Se refiere al nivel de estudios
exigido, la especialidad, grados o acreditaciones profesionales.
5.2 Conocimientos: conocimientos especficos o tcnicos y
tambin conocimientos informticos e idiomas
5.3 Experiencia Laboral: Se refiere a la experiencia laboral
general y especfica previa que se requiere en cuanto a tiempo,
nivel ocupacional, puestos y/o tipo de funciones ejercidas, as
como otras precisiones que favorezcan el desempeo adecuado
de las funciones.
VI. Destrezas: Aptitudes propias del puesto que permiten un
adecuado cumplimiento de las funciones del puesto.

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V. ELABORAR EL PERFIL PASO A PASO

EJEMPLO Para elaborar el perfil paso a paso plasmaremos un ejemplo

concreto:
PRACTICO
PUESTO: Recepcionista para el Ministerio de Ciencias y Tecnologa.

FUNCIONES:

Opera una central telefnica, haciendo y recibiendo llamadas

telefnicas, conectando las mismas con las diferentes
extensiones.
Atiende al pblico que solicita informacin dndole la
orientacin requerida.
Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y
recibidas por el personal y el tiempo empleado.
Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia
mediante registro de nmero de llamadas y tiempo empleado.
Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.
Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y
secciones de la unidad.
Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y
secciones, as como tambin los mensajes recibidos.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

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PASO 1 Definir el Puesto a Evaluar:

Identificacin del Puesto:

1. Nombre del Puesto:

Recepcionista
2. Unidad a la que pertenece:
Administracin Ministerio de Tecnologa y Sistemas
3. Puesto al que reporta:
Jefe de Administracin
4. Puestos que supervisa:
Ninguno

El primer paso ser el identificar el puesto que se va a evaluar, para

esto se usar el Formato de Perfil de Puesto, aqu se identificar la
nomenclatura del puesto, ubicacin relativa y la relacin jerrquica y
funcional que tenga; asimismo indicar las coordinaciones internas y
externas que tenga el puesto; en caso sean posiciones que tienen
muchas coordinaciones tanto internas como externas se podr
generalizar (secretaria, recepcionistas, etc.)

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PASO 2 Bsqueda de Informacin sobre el puesto:

El proceso para elaborar el perfil de puestos se realiza a partir de la
estructura orgnica y funciones generales establecidas para esto es
necesario revisar la siguiente informacin:
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), para identificar
y verificar la denominacin del puesto, su ubicacin en la
estructura organizativa, as como, su relacin con otros puestos
(al que reporta directamente y a los que supervisa).

Manual de Organizacin y Funciones (MOF), para identificar y

utilizar informacin vigente sobre las funciones del(os)
puesto(s) de inters, as como otras informaciones afines al
perfil de puestos.
Trminos de Referencia (TDRs), en caso el puesto no se
encuentre en el MOF y CAP, en los TDRs, encontraremos las
condiciones de contratacin, los objetivos y funciones del
puesto.
Cuadro para la Asignacin de Personal (CAP), para verificar que
el puesto est contemplado entre los requerimientos que la
entidad ha previsto como necesarios para el adecuado
funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y fines de los
rganos estructurales.

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PASO 3 Validar, corregir y reformular las funciones del puesto

Es necesario verificar si las funciones encontradas en el paso 2,
pertenecen al puesto, en caso hayan modificaciones y/o
actualizaciones, estas debern ser validadas en primer lugar con el
ocupante del puesto y luego con el jefe inmediato superior.
En este caso usaremos la Matriz de Funciones del Puesto

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PASO 4 Realizar la valoracin y establecer las funciones esenciales

Luego de haber validado las funciones, se deber cuantificar el
puntaje por cada funcin detallada en la matriz. En donde:
F es la frecuencia
CE es la consecuencia de no aplicacin de actividad o ejecucin
errada
CM es la complejidad o grado de dificultad en la ejecucin de la
actividad
Aqu utilizaremos el Teorema de Pareto, el cual nos indica el 80% de
los resultados dependen del 20% de las causas y el 80% de las causas
restantes genera apenas un 20% de los resultados.
Es decir que tenemos que identificar ese 20% de actividades crticas
(causas) que generan el 80% de los resultados para la organizacin;
para esto usaremos la siguiente frmula
TOTAL = CE X CM + F
Las funciones esenciales son las que tienen mayor impacto para la
organizacin porque generan resultados que agregan valor.
Para poder cuantificar el puntaje es necesario utilizar la Tabla de
Valoraciones

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PASO 4 As usando la Tabla de Valoraciones y la frmula de Pareto, quedara la Matriz

de la siguiente manera:

Las cuatro (4) funciones que obtengan mayor valoracin sern consideradas
como las funciones esenciales.

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PASO 5 Definir los requisitos del puesto

Habiendo determinado las cuatro funciones, estas debern de ser
colocadas en la Matriz de Funciones Esenciales, con esta informacin
detallaremos la formacin acadmica, conocimientos y experiencia
laboral requerida. Asimismo detallaremos si el desempeo de estas
funciones requiere interactuar con alguno de los siguientes elementos
personas, cosas y datos.

PASO 6 Definir las destrezas

Utilizando la misma Matriz de Funciones Esenciales y con el apoyo del
diccionario de destrezas, se proceder a seleccionar las principales
destrezas requeridas para la ejecucin de las funciones; utilizando la
interaccin que tenga

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PASO 6 Quedando nuestra matriz de la siguiente manera:

PASO 7 Definir el objetivo del puesto

Con todo el detalle de las funciones esenciales se podr determinar el
objetivo central del puesto, el cual deber de ser descrito en un
prrafo conciso y utilizando verbos en infinitivo.
Objetivo del puesto:
Satisfacer las necesidades de comunicacin de la unidad, operando
una central telefnica, atendiendo al pblico en sus requerimientos
de informacin ejecutando y controlando la recepcin y despacho de
la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades
administrativas de la unidad.

PASO 8 Validar el perfil con el jefe inmediato superior

Verificar que el formato este completo y corresponda de manera
general con la posicin. Es necesario que este perfil sea validado con
el jefe inmediato superior.

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ANEXO 1 - FORMATO

MATRIZ DE FUNCIONES

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ANEXO 2 - HERRAMIENTA

TABLA DE VALORACIONES

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ANEXO 3 - FORMATO

MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES

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ANEXO 4 - HERRAMIENTA

DICCIONARIO DE DESTREZAS

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ANEXO 5 - FORMATO

PERFIL DE PUESTOS

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