La importancia del anlisis y

descripcin de puestos de trabajo

El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) no es otro que el de definir de una
manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son
necesarios para llevarlas a cabo con xito.

Tal es su importancia, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier
organizacin, sin embargo, an seguimos viendo como es considerado como un procedimiento no
importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas.

En las empresas estamos preocupados por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin,
retribucin, etc. y, sin embargo, olvidamos o dejamos en un segundo plano la base de todos estos
procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP)

Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, me gustara invitar a una reflexin sobre las
siguientes cuestiones:

Cuntas veces hemos visto la desorientacin de muchos trabajadores porque no saben, cuales son
exactamente sus tareas y sus funciones?
Cuntas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organizacin
y nos damos cuenta de que esa persona no era la idnea?
Cuantas veces nos hemos preguntado por nuestra situacin o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa?
Cuantas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra
organizacin?
Cuantas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas
decisiones?

En mi opinin, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones. Y las respuestas a
todas ellas estn en el ADP.

Con estos ejemplos tan solo pretendo poner de relieve la importancia que tiene este sistema y las
repercusiones que a largo plazo puede tener para una organizacin el ignorarlo o, en su caso, no otorgarle
dicha importancia.

Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos debera de promover,
desarrollar e implantar un sistema adecuado de ADP. Y entre sus funciones debera destacar la de
concienciar al resto de la organizacin de la importancia y utilidad de dicho sistema.

A la hora de implantar tal sistema no deben olvidar que de nada sirve desarrollar una herramienta
ininteligible, compleja o de difcil utilizacin, pues esto provocar desconfianza, prdidas de tiempo y, sobre
todo, altos costes.

Aunque existen modelos estndares de ADP, la organizacin debe desarrollar e implantar aquel sistema que
mejor defina y describa las variables ms relevantes para su organizacin. Debe ser un sistema sencillo y
claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fcil utilizacin.

El establecimiento de un ADP sentar las bases, y en cierta medida, determinar el xito o el fracaso de
muchos de los procesos de una organizacin.

As, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinar:

Los procesos de seleccin: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos
necesarios que ha de tener un candidato para desempear de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre
la base de esa informacin desarrollar todo el proceso de seleccin propiamente dicho (plantearnos qu
tcnicas vamos a utilizar, qu pruebas vamos a pasar, cmo vamos a enfocar la entrevista, etc.) As pues,
los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a
imponer a quien lo desempee. En este sentido la utilizacin de este sistema es indispensable. De aqu,
podemos deducir tambin su importancia para el reclutamiento, pues en l especificamos las caractersticas
o exigencias que debe tener un candidato para desempear ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta que
cabe plantearnos es: Cmo reclutamos al personal, cmo realizamos un proceso de seleccin si ni tan
siquiera conocemos lo que el propio puesto impone a su ocupante?
- Planes de carrera y promocin. A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra
organizacin es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compaa y, qu requisitos son
necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber qu puestos
tengo, qu puestos voy a crear, por qu los considero necesarios y, qu caractersticas han de tener
aquellas personas que ocupen estos puestos.

- Valoracin de puestos de trabajo. La valoracin de puestos es un procedimiento que proporciona

informacin acerca del valor o el peso especfico que un determinado puesto tiene, cuestin fundamental
a la hora de establecer retribuciones. Para hacer una valoracin de puestos es necesario la informacin
aportada por el ADP. Si no sabemos cules son las tareas de un puesto de trabajo, cmo podremos
determinar su valor?

- Evaluacin del desempeo. Para evaluar o medir el desempeo de un trabajador es necesario conocer
con exactitud cules son las tareas que hace, cules son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta
informacin, qu variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?

- Formacin. Para planificar la formacin necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace,
cmo lo hace y dnde lo hace, para as determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en
cules muestra carencia y, en funcin de ello proporcionarle la formacin necesaria.

- Determinacin de la responsabilidad. Un Anlisis y Descripcin de puestos nos dar informacin

acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducir la incertidumbre que, en
muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitar el desempeo de un rol distinto al que realmente
tenemos.

- Clasificacin y ordenacin de puestos. Como anteriormente mencionamos, la informacin obtenida en

el ADP servir para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organizacin y sobre la base de ello
establecer la estructura retributiva.

Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organizacin que requieren la implantacin
de un sistema como ste. Todos deberamos reflexionar acerca de los beneficios que tendra para nosotros
el implantar dicho sistema, que en mi opinin son muchos, y de las repercusiones negativas que para
nuestra organizacin y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de
la gestin empresarial.

Es una potente herramienta de gestin de los recursos humanos en la empresa.

Sepamos en qu consiste, sus objetivos y los beneficios que podemos obtener

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo sirve de punto de partida para el diseo de otro tipo de
herramientas ms avanzadas que nos permitirn continuar mejorando en la gestin del desarrollo de
nuestro equipo humano.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo:

Anlisis de puestos

Es el procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos, centrndose en el contenido,

aspectos y condiciones que le rodean.
Descripcin de puestos
Es el documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejado el contenido
del puesto, as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
A travs del anlisis y descripcin de puestos, conseguimos ubicar el puesto en la organizacin, describir su
misin, funciones principales y tareas necesarias para desempear de modo completo dichas funciones.
Segn necesidades, esta estructura mnima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y
medios de proteccin propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiogrfico
idneo de la persona que debera ocupar el puesto, etc.

Objetivo del anlisis y descripcin de puestos trabajo

El objetivo principal de este trabajo es el de conseguir definir y acotar las responsabilidades del trabajador
para su conocimiento y el de la direccin de la empresa, establecer las relaciones entre departamentos o
puestos, ubicar correctamente el puesto dentro del organigrama de la empresa, analizar las cargas de
trabajo de las personas y redistribuir o reasignar contenidos entre diferentes puestos.
Se trata de una herramienta de fcil desarrollo e implantacin, aplicable a cualquier tipo de organizacin,
con independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores y cualquier otro parmetro que
quisiramos analizar
.
Beneficios del anlisis y descripcin de puestos
Los beneficios ms importantes que nos aporta son:

Permitir acotar y definir claramente para cada puesto de trabajo las funciones y responsabilidades propias
de su posicin;
Eliminar repeticiones funcionales entre diferentes personas;
Determinar claramente las responsabilidades y asegurarse de que todas las tareas y funciones de la
organizacin tienen un responsable.
As mismo, nos permite cumplir con creces las exigencias que las diferentes normativas de calidad exigen
en la descripcin de las funciones y responsabilidades del personal de la organizacin.
Son mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantacin para cualquier organizacin pero,
adems, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de
gestin de recursos humanos ms complejas como: sistemas de evaluacin del desempeo, elaboracin de
perfiles profesiogrficos del puesto para futuras selecciones de personal, reduccin del tiempo de acogida
del personal, identificacin de necesidades de formacin, elaboracin de mapas de competencias, etc.
Por tanto, sirve de apoyo a otras necesidades como: reclutamiento, seleccin de personal, formacin,
evaluacin del rendimiento, valoracin de puestos, anlisis de retribuciones, seguridad y salud, planes de
carrera.
En definitiva, podemos decir que se trata de una importante herramienta de gestin del desarrollo de los
recursos humanos de la empresa y de la propia organizacin interna del trabajo y resulta sencillo de
implantar, aporta resultados positivos medibles de modo inmediato y establece las bases para continuar
desarrollando otro tipo de herramientas de gestin ms avanzados.

Los constantes cambios y trasformaciones en las que se ven envueltas las organizaciones actuales, ha conllevado a
adaptar las estructuras anticuadas y rgidas a sistemas avanzados y flexibles. La Gestin de Recursos Humanos ha
pasado a ser una funcin eminentemente estratgica y dinmica que proyecta en el factor humanos su principal clave
de xito .
Todo ello, ha obligado a los Directores de las Organizaciones, a establecer sistemas y procesos adaptativos a las nuevas
estructuras, necesitando de tcnicas que le permitan afrontar y vencer los retos a los que se ven sometidas las
Organizaciones, lo que ha trado consigo una elevada flexibilidad en el campo de los recursos humanos.
Sin embargo y pese a que el anlisis y descripcin de puestos de trabajo no se ha considerado un medio comnmente
aceptado para implementar el nivel de flexibilidad deseado en las Organizaciones, la prctica ha demostrado su utilidad,
siempre que se le dote de la versatilidad y capacidad de adaptacin adecuada, determinado como una herramienta bsica
para el establecimiento de toda poltica de recursos humanos pues casi todas las actividades desarrolladas en el rea
de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la informacin que proporciona este procedimiento.
Desarrollo
Antecedentes del Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo.
Desde la poca primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban
inalcanzables de modo individual, la administracin ha sido fundamental para lograr la coordinacin del quehacer humano.
La organizacin y la divisin del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.
La forma de enfocar la gestin de los recursos humanos ha cambiado en correspondencia con la dinmica
del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofas como la revolucin industrial, la administracin cientfica y
la psicologa industrial.
Los estudios preliminares en el Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADPT) coinciden con la revolucin industrial
en Europa y en Estados Unidos, Charles Babbage, en Europa, y Frederick Taylor en la Unin Americana fueron los
primeros autores que plantearon que el trabajo podra y deba estudiarse de manera sistemtica y en relacin con algn
principio cientfico.
La revolucin industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rpido de la tecnologa de produccin, la divisin y la
especializacin del trabajo, la produccin en masa, mediante procedimiento de ensamble, as como la reduccin del
trabajo fsico pesado. Con ella aparecieron mtodos cientficos aplicados a la ingeniera de produccin y el desarrollo
computarizado de control (33).
Como uno de los resultados de la revolucin industrial, los empleados comenzaron a discutir colectivamente temas de
intres mutuo y surgen los sindicatos que influyeron notablemente en las relaciones entre empleados y patrones.
El sindicalismo contribuy a la expansin de programas de beneficio para los empleados, a la definicin clara de
las obligaciones laborales, a la implantacin de estructuras sistemticas de salarios y al sistema de manejo de quejas entre
otras ms.
De forma paralela a la revolucin industrial surgi la administracin cientfica que fue un intento por investigar mtodos de
produccin y montaje y establecer la manera ms eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el "padre" de
este movimiento fue Frederick Taylor.
La administracin cientfica contribuy a la profesionalizacin de la GRH. Se sustituy el enfoque de corazonada e intuicin
en la gestin, por el de diseo y planificacin basados en tcnicas para la administracin.
 Despus de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la ingeniera del factor humano comenzaron a
experimentar en el diseo de las tecnologas, las instalaciones y el equipamiento, obtenindose resultados a finales de la
dcada de 1940.
Algunos aos despus se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos existentes eran el resultado de
fenmenos humanos en vez de mecnicos. Este reconocimiento impuls la intervencin del psiclogo industrial en el
mundo del trabajo, introducindose la idea de que los trabajadores tenan necesidades emocionales y psicolgicas que
deban considerarse en el trabajo, convirtindose la satisfaccin del trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos
importantes, mejorando as algunos aspectos relacionados con la gestin del personal como la seleccin, capacitacin,
colocacin, entre otras.(33)
En la medida en que fueron cambiando las relaciones con los empleados y las personas fueron ms valiosas, los mtodos
y funciones de los Recursos Humanos se convirtieron en aspectos claves de las organizaciones
Las tendencias actuales de la Gestin de los Recursos Humanos se dirigen hacia enfoques sistemticos prcticos,
multidisciplinarios y participativos que consideran el Anlisis y Descripcin de los Puestos de Trabajo (ADPT) como una
herramienta bsica para el establecimiento de toda poltica de recursos humanos pues casi todas las actividades
desarrolladas en el rea de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la informacin que proporciona este
procedimiento (11).
Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo. Conceptos y Objetivos.
Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de reflexiones relacionadas todas ellas con
la figura del puesto de trabajo, a partir de la bibliografa consultada:
Respecto a su procedencia podemos afirmar que el anlisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el
mbito de la teora y de las tcnicas de la Organizacin Cientfica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento organizativo
propugna la racionalizacin del centro de trabajo como va principal para la maximizacin del rendimiento de los
trabajadores. El ncleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo, posterior anlisis hasta
conseguir reducirlo a sus elementos ms simples y la mejora sistemtica del rendimiento del trabajador con relacin a
cada uno de estos elementos.

El anlisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideracin a
la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en s (7,32). Aparece entonces el peligro que acecha a todo
analista de puestos: perder la orientacin y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio
puesto. Esta circunstancia tambin est presente en el proceso de valoracin de los puestos de trabajo (28).

Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesin personal por parte de sus ocupantes y ello unido
al inevitable egocentrismo presente en la interpretacin de las percepciones individuales induce a los empleados a
considerar este proceso como una intromisin territorial molesta (34).

El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Esto hace
que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de
trabajo.(3)

El puesto de trabajo es el principal nexo de unin entre los empleados y la organizacin. Efectivamente, este
vnculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organizacin, al tiempo que les permite recibir las
recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrnsecas (satisfaccin respecto al trabajo realizado,
sentimientos de logro, etc.) y extrnsecas (promociones y remuneraciones principalmente). Hgase constar en este
momento que la remuneracin contina ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos
de motivacin de que disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los
principales determinantes del montante econmico recibido por tal concepto.

Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempean puestos de trabajo o
como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas. En consecuencia el tndem persona-puesto de
trabajo es el que caracteriza a una organizacin de forma similar a como el tndem producto-mercado caracteriza
la estrategia desplegada.

Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre el nmero de empleados de
una organizacin y el nmero de puestos de trabajo distintos que dicha organizacin contempla. Con frecuencia suele
ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idntico contenido, luego, generalmente el nmero de puestos de trabajo
es inferior al de miembros de la compaa. No obstante, tambin pueden observarse situaciones contrarias cuando una
determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de
ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carcter coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado
de cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser observadas en el grfico 2. (6)

Puesto SI; Persona SI

PUESTO CUBIERTO
Puesto SI; Persona NO
PUESTO VACANTE
 Grfico 1. Adaptado de ELORDUY MOTA (1993)
Normalmente este proceso es acometido en tres tpicas ocasiones: una primera cuando la organizacin nace y se
enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo; en segundo lugar, cuando es creado un nuevo puesto de
trabajo; y, en tercer lugar, cuando un puesto, a consecuencia de la implantacin de nuevos mtodos, procedimientos o
tecnologa, es alterado en su contenido significativamente.(31)

Como ltima de las reflexiones apuntadas debemos sealar que la figura del puesto de trabajo es el principal
referente de la gestin de carreras. Por tanto, los individuos y las organizaciones evaluarn esta faceta a partir de la
relacin de puestos de trabajo desempeados durante el historial profesional de los empleados. (31)

Los trminos "Anlisis de puestos de trabajo", "Descripcin de puestos de trabajo" y "Especificaciones o requisitos del
puesto de trabajo" son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma terica,
una diferenciacin conceptual (18):
Anlisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos: su contenido y
los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripcin de puestos de trabajo: documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis,
quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto, as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Especificaciones del puesto de trabajo: est relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos
de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, caractersticas personales, etc. Estos
requisitos emanan de forma directa del anlisis y descripcin del puesto. Mediante esta informacin se elaborara el perfil
profesiogrfico. Figura 1.

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Figura 1: Elementos del diseo de los puestos de trabajo
Es importante, tambin, aclarar la diferencia existente entre ciertos trminos comnmente utilizados en el Anlisis y
descripcin de puestos de trabajo:
Elemento: Es la unidad mnima indivisible del trabajo.

o Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.

o Funcin: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un rea definida de trabajo. Suelen
mantener entre s una relacin de proximidad fsica o tcnica.

o Obligacin: se les denomina as a los diversos compromisos que puede desarrollar una persona en una
organizacin.

o Puesto: Se trata de una o ms funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden
superior y adoptan una posicin jerrquica en la organizacin. Tambin puede definirse como "una unidad de organizacin
que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros" (8).

o Ocupacin: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una
gran similitud entre s. Este trmino est relacionado con la calificacin profesional de los individuos, que le capacita para
el desempeo de determinados puestos de trabajo.

Por las caractersticas del tema objeto de estudio se hace necesario adentrarnos un poco en los aspectos relacionados
con puesto de trabajo a partir del anlisis e interpretacin de las definiciones encontradas en la literatura consultada.
PERETTI (1987), en este sentido, afirma que este proceso debe responder a dos preocupaciones: conocer la utilidad del
trabajo y describir los componentes (materiales, organizacionales, ambientales) del mismo(29).
PEA BAZTAN (1990) lo define como "la fijacin del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades
que en el mismo se desarrollan, as como los niveles de formacin, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y
la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales. (...) Dada la
importancia, de esta actividad, es preciso aplicar a su realizacin el mximo inters y esfuerzo, utilizando analistas
capacitados, a los que se hayan sealado normas claras y concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar
idnticos criterios de observacin y anlisis."(28).
Segn LOUART(1994) puesto de trabajo no es ms que: "punto de encuentro entre una posicin, que es a la vez
geogrfica, jerrquica y funcional, y un nivel profesional, que se refiere a competencia, formacin y remuneracin.
Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes generales,
ciertas capacidades concretas y ciertos conocimientos prcticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con
los modos externos de relacionarse"(20).
Insistiendo un poco ms en el puesto de trabajo, sealaremos que NOE, HOLLEMBECK, GERHART y WRIGHT (1994)
presentan esta figura desde una perspectiva de proceso; es decir, inputs concurren en un puesto de trabajo para dar lugar
a una serie de outputs.(24)
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Figura 2. Proceso que ocurre en los puestos de trabajo
Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseada todo puesto de trabajo responde a una necesidad
de la organizacin, por consiguiente ha de esperarse una aportacin de dicho puesto para con la organizacin; adems
debe superar ciertos criterios de productividad y calidad. Para lograr estos outputs, los puestos de trabajo estn diseados
a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeadas mediante los procedimientos instaurados por
la organizacin, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia. Finalmente sealar que en el desempeo
de estas actividades estn presentes una serie de factores mediticos: la persona que ocupa el puesto de trabajo
(conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnologa
usada, herramientas disponibles, etc.) las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.) y
ambientales (lugar fsico, iluminacin, ruido, etc.).
De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo puede ser definido como el
proceso de determinacin, mediante la observacin y el estudio, de los elementos componentes de un puesto especfico,
establecindose las responsabilidades, capacidades, requisitos fsicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y
las condiciones ambientales en las que se desenvuelve. Los autores consultados lo definen como:
DESSLER (1994) define el anlisis de puestos de trabajo como el "procedimiento para determinar las obligaciones y
habilidades requeridas por un puesto de trabajo as como el tipo de individuo idneo para ocuparlo"(10).
CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995) sealan que es el "proceso por el cual la direccin investiga sistemticamente las
tareas, obligaciones y responsabilidades de los puestos dentro de una organizacin. El proceso incluye la investigacin del
nivel de toma de decisiones de los empleados pertenecientes a una determinada categora profesional, las habilidades que
los empleados necesitan para ejercer su puesto adecuadamente, la autonoma del trabajo en cuestin y los esfuerzos
mentales requeridos para desempear el puesto"(5).
Similar resulta la definicin ofrecida por DUCCESCHI (PUCHOL, 1993): "proceso de determinar, mediante observacin y
estudio, los elementos componentes de un trabajo especfico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos fsicos y
mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se
desenvuelve".(30)
El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es una herramienta bsica para toda la Gestin de Recursos Humanos.
Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y
su evolucin de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones tcnicas y los equilibrios de la
organizacin.
En la descripcin se detallan:
"Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeo del puesto.
"Como lo hacen": Recursos que utilizan, mtodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea.
"Para qu lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propsito de cada tarea.
Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con
una cierta garanta de xito.
Entre los objetivos o posibles usos del anlisis y descripcin de puestos de trabajo cabe destacar los siguientes:
Reclutamiento: El anlisis y descripcin de puestos de trabajo proporciona informacin sobre las caractersticas que debe
poseer el candidato/a a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar
las fuentes de reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es ms probable que encontremos suficiente
nmero de personas que se ajustan a los requisitos exigidos.
Seleccin de Personal: El anlisis y descripcin de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el
perfil profesiogrfico o profesiograma en el que se especifican las caractersticas y requisitos tanto profesionales como
personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto.
Esta informacin guiar la eleccin de la batera de pruebas psicolgicas que se utilizar para medir las caractersticas
altitudinales y de personalidad que buscamos. Tambin servir de gua para la entrevista de seleccin y para los distintos
procedimientos selectivos que se utilicen: dinmicas de grupo, asesen center, etc.
Formacin: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y
caractersticas que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la
necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. De
esta forma, una vez detectada la necesidad podremos disear e implementar los planes de formacin ms adecuados.
Evaluacin del desempeo: Dado que la descripcin de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y
obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripcin nos servir para determinar
hasta qu punto la persona est desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial
relevancia si se est utilizando un procedimiento de evaluacin por objetivos o por valores.
Valoracin de Puestos: El anlisis y descripcin de puestos de trabajo constituye la herramienta bsica a partir de la cual
se determina el sistema de valoracin de puestos a utilizar. Sin el anlisis de puestos de trabajo no resultara posible la
posterior realizacin de la valoracin, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los
distintos puestos que componen una organizacin. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos ms
justos y equitativos.
Otras Finalidades en las que contribuye o participa:
Administracin de salarios
Seguridad e higiene del trabajo
Planes de carrera
Mejora de la comunicacin entre el personal de la organizacin y otras. (18)
Profesiograma De Cargos.
 A partir del ADPT se elabora el Profesiograma de cargos que constituye el documento que sintetiza los principales
requerimientos y exigencias que debe poseer el ocupante del puesto.
Segn A. Cuesta Santos "el Profesiograma, cuyos componentes esenciales se expresan en la figura 3, es el resultado de
las actividades claves de ADPT, marca un hito metodolgico fundamental y es un elemento esencial de conexin tcnico
organizativo.(9)
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
Figura 3: Componentes esenciales del ADPT.
Para J. M. Morugos citado por M. Fernndez Ros, el Profesiograma debe contener las seis rbricas siguientes:
1. La identificacin del puesto: Denominacin exacta, lugar de trabajo, nmero de personas que ejercen el mismo
cargo.

2. El objetivo del puesto: La situacin dentro del organigrama.

3. Las responsabilidades del puesto.

4. Las relaciones: relaciones en el seno de un equipo, animacin, contactos, influencias sobre el trabajo de otros que
no tienen relacin de supervisin con el puesto que se describe y que es ejercida a travs del intercambio de
informacin o de opinin.

5. Las condiciones fsicas de trabajo: descripcin del lugar de trabajo, naturaleza del esfuerzo fsico, riesgos posibles,
as como las exigencias mentales inherentes al mismo. En cuanto a las exigencias mentales se consideran la
concentracin, reflexin, coordinacin, juicio, discernimiento, etc., que el puesto requiera para el desarrollo de sus
funciones, teniendo en cuenta tanto la frecuencia con que se los requiere cuanto la complejidad del razonamiento
requerido.

6. Requerimientos para ocupar el puesto: Debern indicarse las condiciones mnimas que debera reunir el ocupante
ideal del puesto que se describe los cuales no coincidirn necesariamente con los que posee el ocupante real del
puesto, incluye:

Estudios: Nivel mnimo y la especialidad de los estudios formales requeridos, se refieren a aquellos que se
adquieren fuera de la empresa, con sus propsitos general y no necesariamente para un puesto especfico.

Cursos de especializacin: Se especificarn aquellos cursos o actividades complementarias que proveen

conocimientos particulares especializados y que se consideran necesarios para el cumplimiento de las tareas del puesto.

Experiencia previa y entrenamiento: Se indicar el tiempo mnimo de trabajo como para una persona de
caractersticas medias y con el nivel de estudios ya descrito, est en condiciones de ejercer satisfactoriamente todas las
funciones y salarios, pensiones de jubilacin, primas, beneficios, posibilidades de promocin, cambios, desarrollo de
carreras.(14)

De acuerdo con el criterio de los autores consultados en la literatura especializada (Simula, 1989 (33); Cadalso, 1996(4);
Harker y Lynch, 1992(18); Cuesta, 1997(9); Hernndez, 2001(19)) en el profesiograma se deben reflejar los siguientes
aspectos:
Nombre del cargo u ocupacin

Direccin de trabajo.

Objetivos

Responsabilidades

Relaciones con otros puestos

Calificacin tcnica

Nivel de escolaridad requerido

Habilidades y conocimientos requeridos

Cualidades Fsicas

Sexo
 Caractersticas persono lgicas necesarias.

Es necesario precisar que el profesiograma no puede constituir un documento esttico en el tiempo y ajeno al micro y
macro entorno laboral. Sobre este aspecto seala A. Cuesta: "Como tendencia actual es hacia puestos polivalentes o de
multihabilidades, habra que garantizar que los profesiogramas, perfiles de cargos o perfil por competencia se mantengan
consecuente con esa tendencia, de manera que no signifique encasillamiento o traba legal, sino un marco referencial,
flexible y coherente con un perfil amplio, propiciando el enriquecimiento del desempeo o trabajo, tanto en vertiente
horizontal como vertical" (9).
Para la confeccin de los profesiogramas de cargos es necesario durante el proceso de investigacin brindar la mayor
informacin posible familiarizando al personal implicado con las concepciones modernas de GRH, a fin de obtener la
mxima colaboracin de todos, fomentar el dilogo y la comunicacin, para eliminar suspicacias que procedimientos de
este tipo suelen generar entre los empleados.
En cuanto a la redaccin de los profesiogramas de los cargos no existe un esquema fijo de presentacin y descripcin de
un puesto, no obstante en la bibliografa consultada se sugiere el uso de un estilo sencillo, conciso y claro, procurando
iniciar cada frase con un verbo de accin y en tiempo presente.
Fernndez Ros (14) sobre el tema, recomienda:
Slo valen hechos objetivos, no las opiniones e interpretaciones subjetivas.

La descripcin debe ser sencilla.

Palabras ambiguas como: "tal vez", "puede", "ocasionalmente", "pocas veces", siempre son fuentes
de conflictos interpretativos y en consecuencia habrn de evitarse.

Si se describe un puesto de trabajo es preciso asegurarse de que se ha hecho plenamente. De no ser as debe
indicarse con la mxima claridad y transparencia.

Un puesto de trabajo no es ninguna "historieta" que haya que ser contada. En consecuencia, debe usarse un
correcto estilo literario, con correccin y fluidez sintctica.

Los contenidos de las afirmaciones deben ajustarse a la estructura previa del formato, evitando duplicaciones y
redundancias innecesarias.

Siempre que sea necesario hacer referencia a otro puesto de trabajo, debe mencionarse la denominacin formal
del mismo.