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Boletn de Consultora Gerencial


La Naturaleza y Amplitud
del Control de las Estructuras de Costos
Boletn Digital
No. 2 - 2012

Espieira, Sheldon y Asociados


Boletn de Consultora Gerencial - No. 2 - 2012
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4La naturaleza de los costos y su control


4Clasificacin de los costos
- La naturaleza de las operaciones de fabricacin
- La funcin del negocio de que se trata
- Las clases de negocios a que se refieren
- Los aspectos econmicos involucrados
- La fecha o mtodo de clculo de los costos

4Mtodos de Costeo
- Costos Histricos
- Costos Estndar
- Activity Based Costing (ABC)

- TDABC

4Sistema de costos
4Influencia gubernamental en la contabilidad de costos
4Crditos / Suscribirse
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La Naturaleza y Amplitud del Control de las Estructuras de Costos

La naturaleza de los costos y su


control

Las estructuras de costos y los respectivos Es de resaltar que la gerencia slo puede Con base a lo planteado, hasta el momento,
sistemas de costos de las organizaciones, ejercer un control efectivo mediante el acceso podemos decir que la naturaleza o complejidad
se ocupan de la clasificacin, registro a la informacin, de modo inmediato, de de una estructura de costos o del sistema de
e interpretacin de las transacciones las cifras detalladas de cada producto en lo costos de una organizacin, est directamente
econmicas de manera que puedan prepararse que respecta al costo de los materiales, la relacionado con algunos factores, entre los
peridicamente informes gerenciales que mano de obra y carga fabril, as como con la cuales se encuentran los siguientes:
indiquen los resultados histricos de estas distribucin oportuna de los gastos de venta y
transacciones o el estado actual de la de administracin, entre otros. 1. El tamao de la organizacin.
organizacin.
Bajo esta perspectiva, las estructuras de costos 2. La cantidad de productos que se producen o
Por tanto, estas estructuras y sistemas de y los sistemas de costos son mecanismos que la amplitud de los servicios que se presten.
contabilidad permiten a la gerencia obtener, amplifican la contabilidad general o financiera
entre otras cosas, el costo total de producir de una organizacin, proporcionando a la 3. La complejidad del proceso de fabricacin y
o fabricar un producto o suministrar un direccin o gerencia, los datos o informacin de otras operaciones conexas.
determinado servicio. relativa a los costos de producir o vender cada
uno de los artculos o de suministrar un servicio 4. La poltica de la empresa y de la gerencia
En este sentido, los sistemas contables han en especfico. hacia el control de los costos.
tendido a evolucionar para que sea posible
determinar el costo de producir y vender 5. Los procesos que se requieran para recoger
cada artculo o de prestar un servicio, no al detalladamente los costos y la relacin
final del perodo de las operaciones, sino al costos/beneficios.
mismo tiempo que se produce el producto o se
suministra el servicio en cuestin.
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Clasificacin de los costos


La palabra costo ha venido siendo aplicada a utilizada en esta orden de produccin o armar un artculo con destino a la venta.
una variedad de situaciones y circunstancias de trabajo en particular. Cada orden de Los costos de montaje requieren
de los negocios relacionadas con diferentes produccin tiene un nmero en especial primordialmente mano de obra y carga
clasificaciones. con el objeto de diferenciarla con respecto a fabril, ya que los costos de los materiales
En tal sentido, los costos han sido clasificados de cualquier otra. fueron determinados cuando se fabricaron o
acuerdo con: compraron las piezas.
(b) Los costos por procesos o departamentos,
1. La naturaleza de las operaciones de son utilizados en organizaciones que 2. La funcin del negocio de que se trata.
fabricacin. elaboran sus productos sobre la base ms
o menos continua o regular e incluyen la Los costos pueden ser clasificados de
Los costos de esta naturaleza son aquellos produccin de gas, electricidad, productos acuerdo con la funcin o grupo de
que se identifican segn su origen, a saber: qumicos, productos de petrleo, carbn, actividades vinculadas.
etc.
(a) Los costos por orden de fabricacin o En consecuencia, los costos pueden ser
produccin (o por rdenes especficas), los En estas organizaciones los costos se clasificados funcionalmente como costos
cuales se refieren a los materiales, la mano acumulan, no con base a las rdenes de produccin o fabricacin, costos de
de obra y la carga fabril necesarios para de produccin sino en funcin de los distribucin (es decir, el costo de poner
completar una orden o lote especfico de departamentos o procesos, durante un los productos terminados en el mercado),
productos terminados. periodo definido. costos generales o costos de administrativos,
costos financieros, entre otros.
Estos productos son fabricados para un (c) Los costos de montaje, representan
cliente en particular o para ser llevados al una variante de los costos por rdenes de
almacn. Todos los costos de materiales, produccin (o especficas), utilizadas por
mano de obra y carga fabril, se acumulan empresas que fabrican o compran piezas
y registran teniendo en cuenta la cantidad terminadas para ser usadas en montar o
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Clasificacin de los costos (cont.)


3. Las clases de negocios a que se refieren. (c) Los costos para tiendas al detal o tiendas 5. La fecha o mtodo de clculo de los costos.
por departamento, los cuales se constituyen
Los costos pueden ser clasificados, tambin, como una forma de anlisis del costo de Los costos clasificados con base a la fecha o
de acuerdo con el tipo de negocio no distribucin por departamentos. mtodo de clculo, incluirn lo siguiente:
dedicado especficamente a la fabricacin.
Con base a la naturaleza del negocio, a (d) Los costos para grandes organizaciones (a) Los costos histricos, los cuales pueden
continuacin se menciona la clasificacin de servicios, estos son fundamentalmente ser calculados mediante las rdenes de
inherente: dirigidos a las compaas de seguros, produccin o por procesos o, determinados
empresas pblicas, entre otras. Esta clase durante las operaciones y que no son
(a) Los costos para la industria bancaria, consiste en el anlisis de los costos de las accesibles hasta un determinado tiempo
mediante la cual es posible determinar, distintas categoras de trabajo de oficina. despus de completarse las operaciones de
por ejemplo, el costo de operar una cuenta fabricacin o generacin del servicio.
corriente o de ahorro, presentar un servicio 4. Los aspectos econmicos involucrados.
de custodia de valores u otorgar un crdito. (b) Los costos estimados, estndares o
En ciertas ocasiones nos podemos encontrar predeterminados, que tambin pueden
(b) Los costos para las municipalidades, por que los costos se clasifican con base a los referirse a los costos por rdenes de
medio de los cuales es posible calcular el aspectos econmicos relacionados con las produccin o por procesos, estimados
costo de la vigilancia policaca, la educacin decisiones gerenciales. Es as que en dicha o calculados antes que comience las
en general, los servicios de vialidad y clasificacin se encuentran los costos de operaciones de fabricacin.
salubridad, entre otros. oportunidad, los costos a desembolsar, entre
otros.
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Clasificacin de los costos (cont.) Mtodos de Costeo


Es decir, se realiza una labor de clculo y Esta ltima clasificacin est relacionada a una El procedimiento analtico de clculo del costo,
determinacin de estimados de los costos serie de mtodos de costeo que se han generado bajo este mtodo, comprende lo siguiente:
en los cuales se incurrir en la produccin en el mundo empresarial y que son utilizados
de un producto, tomando en cuenta los por las organizaciones como base para sus Determinar la proporcin y clculo de la
componentes de estos costos, como son: los sistemas de costos. materia prima principal.
materiales, mano de obra y carga fabril.
Dentro de este marco, se presenta a Determinar una aproximacin del consumo
Estas estimaciones servirn para comparar continuacin algunos de los mtodos de terico de la materia prima y un anlisis de
los costos incurridos en la fabricacin, costeo ms importantes utilizados por las sus salidas del almacn, una vez revisados,
con lo cual se medir la efectividad de los organizaciones hoy da. estos valores son descargados en el costo de
procesos y el costo histrico de producir las cada una de las rdenes de produccin.
rdenes de fabricacin. Costos Histricos
Totalizar las operaciones de todas las
Los costos diarios, semanales o mensuales, Los costos histricos son utilizados para maquinas de la planta, determinando el
son aquellos que se refieren a los trabajos de determinar el importe real de los recursos acumulado de tiempo utilizado, piezas
procesos continuos y que indican solamente necesarios para la adquisicin de materiales, fabricadas, metros cuadrados, kilogramos
el periodo o lapso de tiempo. mano de obra y algunos elementos de los gastos y algunas otros valores necesarios para
indirectos. realizar la descarga analtica de los costos
incurridos en cada una de las reas.
El precio de adquisicin se basa en el supuesto
de la unidad de medida estable. En algunas
circunstancias, los activos y pasivos se pueden
presentar a su costo histrico, como si no
hubiera habido ningn cambio en el valor desde
la fecha de adquisicin.
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Mtodos de Costeo (cont.)



Obtener la informacin del costo variable Una vez obtenido el costo total de produccin y Desventaja de este mtodo
de cada una de las reas, procediendo el reagrupando el costo variable de produccin se
clculo de la siguiente forma: proceder a realizar el clculo del costo de envo Las cuentas de costos histricos no dan
determinado el clculo del total de movimientos ninguna indicacin de los valores actuales de
El clculo de costo de la materia prima se de almacenes mediante el anlisis y carga de los activos de una organizacin.
obtiene en funcin al consumo terico y entradas de almacn de producto terminado y Las cuentas de costos histricos no registran
los valores reajustados. ejecucin de traspasos de productos terminados los costos de oportunidad del uso de los
entre rdenes de produccin. mayores activos, en particular los bienes que
El Clculo de complemento de la materia pueden ser grabados en un valor basado en
prima se determina si existe diferencia Ventajas de este mtodo los costos, hace muchos aos.
entre el total de costo de la materia prima El costo histrico no mide la prdida de valor
descargada analticamente y el costo total Los costos son fciles de obtener o de activos no monetarios, como resultado de
reportado, de existir diferencias estas determinar. la inflacin.
se aplicarn en funcin a la cantidad de Los relatos histricos de costos no registran
materia prima consumidaen cada una de las ganancias hasta que se realizan.
las rdenes de produccin fabricadas en Las cuentas de costos histricos se siguen
el mes. utilizando en la mayora de los sistemas de
contabilidad.
El clculo del costo indirecto de
produccin se aplicar en funcin al costo
de conversin ejecutado para cada una de
las rdenes de produccina las que se les
realiz trabajo en el mes.
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Mtodos de Costeo (cont.)

Costos Estndar
Figura N 1: Funcionamiento de un sistema de costos estndar
El mtodo de costos estndar representa un
conjunto de procedimientos que permite
establecer el costo de produccin de los bienes
producidos o de los servicios prestados, bajo un Consumo Real
enfoque de estandarizacin de los consumos de
los componentes que integran la estructura de
costos (Ver Figura N 1).
Contabilizacin
Adicionalmente, este sistema permite mantener Materia Prima Total Costos de
un control sobre las desviaciones que pudiesen Produccin
Definicin del
existir entre el estndar establecido y los Estndar
Mano de Obra Proceso
Directa
consumos reales, lo cual permitir tomar (Receta) Productivo
decisiones posteriores en cuanto a la eficiencia Variacin
Costos Fabriles
de la produccin, el control de los desperdicios,
variaciones de los costos primos, entre otros.

Anlisis Real vs. Estndar


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Mtodos de Costeo (cont.)

La base para este sistema de costos, es - Permite estandarizar los procesos de Desventajas de este mtodo
la definicin de los estndares a utilizar, produccin de bienes o de prestacin de
y para ello se debe hacer las siguientes servicios, por lo que es muy ventajosa en - En un pas inflacionario, debe ser evaluado
consideraciones: empresas bien organizadas. con alta frecuencia, de manera de actualizar
los costos involucrados.
- La sencillez con la cual se puede llegar a - Permite a los responsables de produccin
ese estndar, en cuanto a la disponibilidad estar informados oportunamente sobre - No es prctico cuando se trata de establecer
de informacin, la fijacin de unidades de posibles faltantes o sobrantes en la utilizacin los costos en productos con baja produccin al
medida y la factibilidad en la estandarizacin de mano de obra o materia prima para cada ao, en cantidades o en nmero de rdenes de
de los procesos y de los consumos de los orden de produccin. produccin.
costos indirectos.
- Facilita la determinacin del precio basado en - En empresas poco organizadas, exige la
- La frecuencia estimada en la que se deber los mrgenes de utilidad esperados sobre el estandarizacin de los procesos y de los
revisar los costos estndares, as como los costo de produccin. consumos.
responsables de cumplir con esta actividad.
- Permite resaltar la importancia del control - Pudiera ser un modelo muy rgido y que
Ventajas de este mtodo presupuestal, debido a la estrecha relacin conlleve a una alta presin de trabajo para los
que existe entre presupuesto y estndar. responsables de produccin.
- Permite hacer un anlisis efectivo de
la desviacin existente entre los costos - Permite la integracin de las reas
estimados y los reales, as como la capacidad productivas con las reas de contabilidad de
productiva no utilizada y los consumos costos, especialmente durante la definicin y
realizados para cada orden de produccin. la revisin de los estndares.
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Mtodos de Costeo (cont.)

Activity Based Costing ABC (Costeo Basado en la determinacin de los costos y la rentabilidad
Actividades) mediante la utilizacin de impulsores de costos o
cost drivers (Ver figura N 2).
ABC por sus siglas en ingls significa Activity
Based Costing que en espaol se traduce como Figura N 2: Determinacin de los impulsores de costos
Costeo Basado en Actividades y representa una
metodologa para asignar los costos y gastos de una
organizacin.
Qu
En otras palabras, tiene como objetivo identificar y proporcin de Qu actividades
asignar los costos a los productos en una forma ms los recursos se incluyen en la
se consumen produccin de
tcnica y sistmica, identificando las actividades productos
en las
que originan los costos mediante la relacin causa- actividades? servicios las
Productos/
Recursos actividades?
efecto asociada a toda la cadena de valor. Actividades
Servicios

La metodologa ABC se fundamenta en el hecho


de que una organizacin para producir productos Recursos Actividades
Productos/
o servicios requiere realizar actividades las cuales Servicios

consumen recursos, por lo que primero se costean


las actividades y luego el costo de las actividades
Productos/
es asignado a los diferentes objetos de costo Recursos Actividades
Servicios
(productos, servicios, grupos de clientes y regiones,
entre otros) que demandan dichas actividades;
con esto se logra una mucho mayor precisin en
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Mtodos de Costeo (cont.)

El alcance completo de la metodologa ABC - Vincula las estrategias corporativas a la toma - Algunos costos probablemente generarn
incluye las actividades de todos los procesos de decisiones operativas. dificultad para su localizacin.
principales del negocio; sin embargo, puede
iniciarse con las actividades de manufactura - Permite gestionar los costos de los productos - Algunos costos identificados con productos
obteniendo informacin para efectos y/o servicios hacia el futuro con base en los especficos son omitidos del anlisis.
financieros y contables y luego continuar con las planes estratgicos corporativos.
actividades del resto de los dems procesos para - Costos basados en clculos subjetivos de cada
obtener informacin para toma de decisiones - Fomenta la mejora continua y el control de empleado sobre el tiempo dedicado a diversas
gerenciales. calidad total. actividades.

Ventajas de este mtodo - Permite conocer el costo de las diferentes - Es caro de desarrollar e implementar, y consume
actividades y procesos, y por lo tanto mejorar mucho tiempo de trabajo.
- Permite conocer en la cadena de valor de los las decisiones relativas a fabricar, comprar, o
productos, que actividades agregan valor y contratar.
cules no.
Desventajas de este mtodo
- Identifica las relaciones de causa-efecto entre
productos, objetos de costos, actividades y - A diferencia de los sistemas de costeo tradicional
recursos. se requiere de un alto compromiso por parte de
todo el personal de la empresa, ya que cada uno
- Presenta la informacin gerencial como un desde su propio trabajo tiene que participar en el
conjunto de actividades y de procesos y no proceso de input de la informacin y por lo tanto
como una jerarqua funcional departamental. de su calidad y oportunidad.
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Mtodos de Costeo (cont.)

Costos Basados en el Tiempo Invertido por El enfoque TDABC permite realizar El analista slo debe actualizar los tiempos
Actividad (TDABC) actualizaciones del modelo, ya que al aadir mejorados y recalcular el modelo. Esta
nuevas actividades no es necesario volver a circunstancia indica que el modelo se ajusta por
Como mencionamos anteriormente, el enfoque realizar entrevistas como las que se planteaba el los cambios tecnolgicos que hoy en da crecen
del Costeo Basado en Actividades (ABC) es ABC. Simplemente se deben calcular los tiempos a un ritmo increble.
un sistema costoso de aplicar, complejo de unitarios requeridos para cada nueva actividad
mantener y poco flexible a las modificaciones. identificada. Si se registran cambios en los Ventajas de este Mtodo
precios de los inductores de costos. Los cambios
Basado en estas circunstancias, se fue en los precios de los recursos suministrados - Se pueden modelar las actividades de la
desarrollando un enfoque que mantiene afectan los costos de la capacidad y eso tendr empresa con un nmero no muy alto de
las bondades del ABC y minimiza la todos incidencia en el modelo. ecuaciones de tiempo.
los problemas del modelo convencional de
ABC. Dicho enfoque es el Costeo Basado en Dentro de los recursos suministrados podemos - El sistema TDABC ms que en actividades
el tiempo Invertido por Actividad (TDABC), contar el salario de los empleados, la compra de se centra en procesos, con lo que el modelo
el cual simplifica el proceso de asignacin nuevas maquinarias y equipos, lo que a su vez se resulta ms manejable.
de costos al eliminar la necesidad de realizar refleja en los gastos operativos asociados.
entrevistas y encuestas a los empleados para - El sistema TDABC ms que en actividades
costear las actividades antes de distribuirlos Otro factor que afecta el precio es el cambio en se centra en procesos, con lo que el modelo
entre los objetos de costos (pedidos, productos y la eficiencia de la actividad (la reingeniera, resulta ms manejable.
clientes). nueva tecnologa), reduciendo el tiempo o los
recursos necesarios para llevar a cabo la misma
Este modelo asigna los costos de los recursos actividad.
directamente a los objetos, utilizando un marco
de trabajo cuidadoso que precisa slo dos
grupos de clculo.
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Mtodos de Costeo (cont.)

Ventajas de este Mtodo (cont.) - El clculo de capacidad parte de un nivel de


actividad que se denomina normal. En funcin
- No requiere de un proceso de entrevista de donde se fije ste nivel, se obtendrn unos
y encuesta exhaustivo, ahorrndose una u otros resultados.
gran inversin de horas hombres y recursos
materiales. - Presupone que los trabajos en la empresa son
repetitivos (de otro modo el modelado no
- Utiliza sin problemas el sistema de sera de gran utilidad) y con ellos los procesos
informacin de la empresa. no cambian.

Desventajas de este Mtodo - No es sencillo medir los tiempos e inducir las


ecuaciones temporales, ya que el factor
- El sistema TDABC trabaja con tiempos humano siempre est sujeto a la subjetividad.
estandarizados por lo que se requiere
disponer de dichas mediciones y mantenerlas
al da.
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Sistema de costos
Un sistema de costos tiene como propsito - Con base a la identificacin y cuantificacin - Los costos de produccin por unidad proveen
contribuir, directa o indirectamente, al control de los costos unitarios, la gerencia estar en a las empresas una herramienta efectiva para
de los ndices de rentabilidad y utilidad de las capacidad de estudiarlos y analizarlos, con el verificar si los precios se encuentran en el
empresas. objetivo de reducirlos, si es el caso. margen esperado o son los adecuados.

Por tanto, este objetivo se logra suministrando En tal sentido, las decisiones en cuanto Es importante resaltar que los precios estn
informacin relacionada con los costos a a reducciones de costos pudieran estar influidos por una serie de factores, tales como:
la gerencia, de tal forma que sta pueda relacionadas con emplear materiales la competencia y sus productos y precios, las
tomar decisiones que reduzcan los costos de sustitutivos, modificar el diseo del producto disposiciones gubernamentales y los costos
fabricacin y aumenten los volmenes de venta. o servicio de tal forma que se requieran de produccin. Es as que en la medida que la
menores cantidades de recursos o menos empresa cuente con un sistema de costos, se
A continuacin se mencionan algunas de las mano de obra, instalar nueva tecnologa que podrn determinar, rpida y eficientemente,
razones por las cuales es recomendable que permita ser ms eficiente en el proceso de los costos, pudindose realizar cambios o
una organizacin cuente con una estructura de fabricacin o generacin del servicio, reducir modificaciones necesarias a los precios de
costos y un sistema de costos que contribuya al las prdidas o mermas como consecuencia venta, siempre que la competencia y otros
xito de las operaciones del negocio: del anlisis de los procesos de fabricacin y factores lo permitan.
generacin del servicio y en particular en la
- Facilita la identificacin y cuantificacin cadena de suministros que tiene en cuenta los Adicionalmente, el estudio o examen
precisa de los costos de los materiales, mano proveedores y los precios de compra, entre comparativo de los costos unitarios de un
de obra, la carga fabril y gastos generales en otros. producto o servicio en particular, durante un
la fabricacin de productos o generacin de mismo perodo, permitira a la organizacin
servicios. Este anlisis se conoce como control de tomar decisiones.
costos, y se lleva a cabo con mayor eficiencia
cuando se emplean presupuestos y costos
determinados con fines comparativos.
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Sistema de costos (cont.)


Un sistema de costos efectivo facilita la operarios de los equipos, as como la eficiencia utilidad y rentabilidad, qu productos deben
elaboracin de reportes e informes mediante o ineficiencia de los equipos, los equipos ser eliminados, cules territorios o regiones
los cuales la gerencia puede tomar decisiones inactivos o daados, ayudan a determinar o no estn logrando las metas o volmenes de
con certeza y exactitud. Entre los objetivos localizar zonas especficas para reducir costos ventas y cules deben ser desarrollados an
especficos de estos reportes e informes, se e identificar responsabilidades en cuanto a las mas, as como cuales mtodos de distribucin
encuentran los siguientes: ineficiencias. que deben ser aplicados con base a las
ganancias.
- Las comparaciones peridicas de los - La informacin contenida en los reportes o
componentes de costos, tales como informes relacionados con las operaciones de - Los informes de rentabilidad, ya sea por
materiales, mano de obra y los costos la fbrica y la maquinaria, pueden ayudar a productos/servicios, departamentos o zonas
indirectos por productos/servicios o decidir si se debe aumentar la capacidad de la geogrficas permite la toma de decisiones
departamentos, facilitarn a la gerencia o fbrica o utilizar varios turnos de trabajadores estratgicas para la promocin, eliminacin,
administracin llevar un control ms efectivo o en su defecto disminuir estos turnos, o si creacin o modificacin de productos o
y eficiente sobre la reduccin de los costos con existe una sobre capacidad instalada o equipos servicios.
el fin de eliminar ineficiencias. inactivos, entonces podra decidirse venderlos
o usarlos para producir nuevos artculos.
- La informacin contenida en informes o
reportes sobre los productos daados, los - Los informes o reportes sobre los costos de
desperdicios, la insatisfaccin de clientes por distribucin pueden ser utilizados con el
servicios prestados, los trabajos defectuosos, objeto de determinar cules de los productos
ineficiencia en los procesos, el tiempo deben ser mercadeados por la organizacin
perdido, la eficiencia o ineficiencia de los de ventas debido a su mayor margen de
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Influencia gubernamental en la
contabilidad de costos
El 14 de julio de septiembre de 2011, se public
en la Gaceta Oficial, el Decreto con Rango, Valor
y Fuerza de Ley de Costos y Precios Justos.

Este Decreto Ley expone, entre la exposicin de


motivos, criterios que apuntan a los monopolios
de la economa como el factor determinante
que origina la acumulacin de capitales y como
consecuencia el alza constante de los precios,
sin razones ms que la explotacin directa e
indirecta del pueblo.

Adems, indica que las prcticas especulativas


producen niveles de inflacin exagerados, los
cuales terminan erosionando no solo el poder
adquisitivo de la poblacin, sino el potencial de
las pequeas y medianas empresas, impidiendo
el desarrollo econmico de alternativas
productivas y de un nmero mayor de iniciativas
empresariales.
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del uso de la informacin contenida en el presente documento. Las
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