Universidad del

Caribe

Facilitador
Jos A. Uribe

Sustentante
Oscar A. Cruz (2009-4168)

Materia
Diseo de Sistema

Fecha
 25-10-2011

Introduccin
El presente anlisis ha sido realizado a la farmacia Amaurys,
porque toda empresa que manipule entrada de efectivo, trato con
personas e interaccin con el mercado actual necesita estar en
constantes cambios que puedan beneficiar a su organizacin y a
tener un mejor manejo en el uso de datos e informacin.

El levantamiento realizado fue para la resolucin de problemas,

mejoras y nuevos cambios que favorezcan la organizacin en el
departamento de compra, ya que el mismo presentaba muchas
deficiencias y por lo cual la organizacin est teniendo perdidas.

Este proceso es totalmente manual y es la razn de que no se lleve

un arduo control en la entrada y salida de los medicamentos entre
otras cosas. Por lo que se ha de recurrir a un sistema
automatizado el cual le permitir a la organizacin tener mayor
control en todos sus productos y bajar hasta un 95% las perdidas.
Resea histrica

La farmacia Amaurys tuvo sus inicios en el ao 1979, siendo su

administrador y propietario en conjunto con su esposa el Dr.
Guido Brown y Margarita de Brown, luego de dos aos a cargo de
dicho negocio decidieron vender, siendo Bienvenido Alcntara y
su esposa la Lic. Mari Rosa Fernndez, dichos compradores son
dueos actuales desde el ao 1981 hasta la fecha.

La farmacia Amaurys est ubicada en san Pedro de Macors (Rep.

Dom) calle Jos rojas no.42 del sector de Placer Bonito con el
telfono 809-529-3672.

Actualmente la empresa tiene un dueo mayorista y un minorista,

siendo la Lic. Mari Rosa Fernndez la mayorista.
 Organigrama general

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Polticas de la empresa
Son reglamentos establecidos por la entidad para el buen
desempeo de la misma.

Puntualidad en el horario de trabajo de cada empleado.

La entidad trabaja de lunes a lunes.
Vestir adecuadamente.
Amabilidad en los servicios y agilidad en los procesos.
Conocimientos plenos de las responsabilidades que se le
asignan.

Visin
Ser una empresa orientada a satisfacer las necesidades de
calidad y servicios a la comunidad en general.

Misin
Estar siempre a la perspectiva, brindando productos con
buen servicio y calidad a precios accequibles satisfaciendo
las necesidades de los consumidores.

Valores
Responsabilidad, honestidad y empata es lo que forma
parte de nuestro compromiso con la sociedad.

Descripcin del sistema

El proceso de compras se realiza a travs de pedidos, en
donde llegan las hojas de diferentes laboratorios donde el
encargado de compras es la propietaria, tambin es realizado
por la licenciada y cajera del horario matutino, estos a su
vez se encargan de revisar semanalmente los medicamentos
faltantes para proceder a hacer los pedidos, las hojas de los
pedidos son recogidas por los vendedores a cargo de dicho
laboratorios todos los das jueves.

En caso de que el vendedor no pase a buscar su hoja se

llama directamente al laboratorio y por telfono se realiza el
pedido el cual llega de 3 a 4 das como mnimo, el pago del
mismo se realiza los jueves donde el vendedor va a buscar
el pedido y el cheque con el pago correspondiente a la
factura del pedido, el pago de la misma casi nunca cubre el
pago en total dependiendo de la cantidad que se deba si es
de 10,000 o menos se cubre el pago en una semana de
recibir el pedido siendo lo contrario se le paga de dos o tres
pago, estos pagos siempre depende del estado de ventas por
semanas debido a esto se le puede devolver la factura al
vendedor sin pagarla la cual vuelve en la prxima semana y
Este pago se realiza atreves de una cuenta en el banco de
reservas la cual se realiza nicamente de esta forma.
Otro descuento que se recibe en el pago de las facturas es
atreves de una nota de crdito en donde los medicamentos
por vencer son devueltos al laboratorio y este a su vez se
encarga de rebajar el monto por el producto vencido en la
factura actual o futuras facturas

Los laboratorios no aceptan pedidos si se les debe facturas

las cuentas deben estar saldadas en caso de que las facturas
se paguen en 15 das laborables se recibe un 10% de
descuento y en 30 das un5%.
El disponible para realizar compras se libera en el instante
(Pagos on line). En este proceso de compras los auxiliares
 no tienen ningn acceso a intervenir en hacer los pedidos
pero existe una hoja de anotacin en donde pueden ir
anotando los medicamentos faltantes.

Estudio de factibilidad
Despus del anlisis realizado recomiendo que se instale un
sistema automatizado para el fcil manejo de estado de los
medicamentos donde tendr la facilidad de encontrar con
ms rapidez los frmacos que hay existente y los que no
proporcionando de este modo el beneficio de saber su
vencimiento, cantidad rentable y ahorro de tiempo.
 Las alternativas a tomar en cuentas son:

Implementacin de nuevos equipos para el almacenamiento

de los datos.

Computadora: $ 35,000
CPU Dell Optiplex 9280 Core i3
Monitor Dell 19 pulgadas
Teclado
Mouse
UPS
Impresora
Escritorio

Disco Duro (Backups) 1tb

$7000
La implementacin de esta alternativa llevara a salvaguarda
los datos de la entidad con la seguridad que esta amerita y
agilizar los procesos.

Investigacin Preliminar
Entrevista
Despus de haber conversado con el Sr. bienvenido Alcntara
propietario minorista de la farmacia Amaurys he podido obtener
la siguiente informacin
Esta farmacia tuvo sus inicios en el ao 1979 y en ese entonces
sus propietarios eran el Dr. guido Brown y su esposa margarita
de Brown, despus de tres aos es donde se hace el traslado de
venta a la Lic. Mary sosa en conjunto con el sr bienvenido
Alcntara en el ao 1981, este me comentaba que desde entonces
tienen como objetivo crecer en el mercado para brindar un mejor
servicio a la comunidad, teniendo como objetivo principal
aumentar las ventas en un 20% y triplicar la produccin para fin
de ao, este mismo me haca saber que la farmacia estaba
organizada jerrquicamente de la siguiente forma Mary Sosa
(propietaria mayor), Bienvenido Alcntara (propietario
minorista), Tina Read (Lic. Farmacutica), Angelina Guzmn
(cajera), Rosa Prez y Olga Meja (auxiliares).

Entrevista 2:
Realizada a la Lic. Mary Sosa

1: Haciendo un enfoque en el departamento de compras,

como se realiza este proceso?

Se realiza atreves de pedidos, en donde cada semana llegan

las hojas de cada laboratorio para proceder a revisar los
medicamentos faltantes, en donde la cajera, la licenciada y
yo somos las nica personas que participamos en el proceso
compras .

2: A travs de quien o que medio llegan las hojas de los

pedidos a los laboratorios?

Atreves de los vendedores que depositan las hojas los das

lunes o martes para pasarlas a buscar los das jueves o
tambin se puede hacer atreves de la va telefnica.

3: Qu tiempo se tarda en realizar los pedidos de compras?

Se hacen pedidos semanales, todos los jueves si es

necesario.

4: hay un control fsico de las compras y como funciona?

Si, se mantienen siempre en constante chequeo para estar

seguro de lo que falte y no comprar siempre ms de los
mismo, a parte del chequeo y tambin en un cuaderno se
anotan los medicamentos que se estn terminando o los que
ya no quedan para cuando se va ha hacer el pedido, que no
funciona al 100 % por qu se olvida anotar algunos
faltantes.

5: qu condiciones hay para solicitar pedidos?

Los laboratorios no aceptan pedidos si se les debe factura,

las cuentas deben estar saldadas.

Entrevista 3:

Realizada a Marielis Guzmn (cajera)

Yo: hbleme de cmo funciona tanto para usted como para
los auxiliares el proceso que utilizan para procesar los
medicamentos faltantes tanto los que se van terminando
como los que ya se han acabado que facilidades y que
problemas les resulta este proceso que tienen de tomar ms
tiempo para anotar lo que se les acaba o venden.

MG: bueno es un poco incomodo anotar y atender a los

clientes a la vez porque muchas veces se nos olvida anotar
algo por que en ese momento tenemos que atender varios
clientes y no disponemos del momento para anotar, ya
cuando podemos hacerlo entonces quizs nos acordamos de
algunas cosas pero de otras no.

Yo: y para usted como cajera que implica todo este proceso
de anotacin ya que usted no despacha.

MG: ese es el punto, en mi caso solo anoto las ventas pero

muchas veces se me pasan algunas por lo mismo del tiempo
con los clientes, cuando vamos a proceder a buscar los
medicamento muchas veces no se tiene la exactitud. Si la
persona que anoto no est presente de que medicamento
exactamente falta porque aunque anoten muchas veces no
especifican los miligramos u otros inconvenientes, como el
nombre correcto ejemplo: si lo que se ha terminado es artran
de 1000 o de 800 y al no especificar hay que entonces ir a la
vitrina y revisar siempre es como hacer el trabajo dos veces.