Captulo 2

Iniciando el proyecto
Introduccin
Segn lo que se aprendi en el captulo anterior, los proyectos se manejan
mediante procesos, Tambin se aprendi que un proceso est compuesto de
una entrada, herramientas y tcnicas, y una salida.
En este captulo se estudiar la manera en la que se inicia un proyecto,
mediante la exploracin de tres puntos clave, los orgenes y seleccin de
proyectos, desarrollar el esquema del proyecto e identificar los grupos de
inters.
Iniciando un proyecto: Big Picture
Iniciar un proyecto significa definir el proyecto, obtener la aprobacin para
empezarlo, e identificar y analizar los grupos de inters del proyecto.
Durante esta etapa el alcance inicial del proyecto es definido, se asignan los
recursos iniciales, el administrador del proyecto es asignado, y los grupos de
inters son identificados. Se siguen algunos pasos durante esta etapa:

Definir los objetivos del proyecto.

Especificar el producto, servicio o resultado que se obtendr del
proyecto.
Definir los criterios de xito, los cuales debern ser mejorados
durante el planeamiento.
Asignar los recursos iniciales.
Asignar un administrador del proyecto.
Autorizar el proyecto.

Orgenes de los Proyectos

Los proyectos normalmente se originan de fuentes externar al proyecto,
tales como patrocinadores, oficina de administracin del proyecto, o el
comit de gua de portafolios, internamente o externamente. Un proyecto
puede originarse por una o ms de las razones listadas a continuacin:

Requerimientos legales/negocio: Esta categora incluye proyectos

basados en necesidades de un negocio o un requerimiento legal.
Oportunidades: Los proyectos originados dentro de esta categora
pueden ser los siguientes:
o Aquellos basados en la demanda de mercado.
o Aquellos basados en un requerimiento de cliente.
Problemas: Los proyectos tambin son autorizados para ofrecer
soluciones a ciertos problemas en una compaa o una ciudad o para
lidiar con una necesidad social en una sociedad.
Impacto ecolgico: Por ejemplo, una compaa hace un proyecto
para disminuir el impacto ecolgico que sus manufacturas producen
en el ambiente.
Necesidades sociales: Son normalmente iniciados por el gobierno o
relacionados para satisfacer necesidades sociales, tales como un
 proyecto para proveer acceso a internet en una comunidad no
privilegiada.

Entendiendo la seleccin de proyectos

La motivacin real detrs de la seleccin de un proyecto es la estrategia de
negocios de la organizacin. Dicho eso, un proyecto puede ser seleccionado
usando uno o ms mtodos de seleccin de proyectos que se dividen en
tres categoras:
Mtodos de medicin de beneficios
Estos mtodos usan enfoques comparativos para relacionar y comparar los
beneficios obtenidos de los proyectos candidatos, para poder elegir el
proyecto con los mximos beneficios.
Modelos de puntacin
Estos modelos evalan los proyectos usando un conjunto de criterios
con un peso asignado a cada criterio. Se puede asignar diferentes
pesos a diferentes criterios para representar el grado variado de
importancia que se le da a los distintos criterios. Todos los proyectos
son evaluados mediante este conjunto de criterios, y el proyecto con
el mximo puntaje es seleccionado.
Contribuciones beneficiosas
Estos mtodos estn basados en comparar las contribuciones de los
diferentes proyectos. Estas contribuciones pueden ser estimadas
ejecutando un anlisis costo-beneficio, el cual tpicamente calcula los
costos, ahorros y remuneraciones de los proyectos.
Modelos econmicos
Es usado para estimar la eficiencia econmica de un proyecto,
envuelve un conjunto de clculos para proveer informacin financiera
detallada acerca del proyecto.

Ratio costo beneficio

Flujo de efectivo
Tasa de retorno interno
Valor presenta y valor presente neto
Costo de oportunidad
Flujo de dinero descontado
Ganancias de inversin

Mtodos de optimizacin
Se enfocan en predecir el xito de un proyecto. Estos mtodos son basados
en complejos modelos matemticos que usan formulas y algoritmos para
predecir. Los siguientes tipos de algoritmos son usados por estos modelos:

Linear
No linear
 Dinmicos
Enteros
Programacin de objetivo mltiple

Seleccin experta
Es una de las tcnicas usadas para lograr varias tareas en administracin de
proyectos, incluyendo la seleccin del proyecto. Se refiere a tomar
decisiones considerando consejos expertos de uno o ms recursos de los
sealados a continuacin:

Administrador en jefe
Una unidad especializada dentro de la organizacin
Los grupos de inters
Consultores
Asociaciones tcnicas y profesionales
Grupos industriales
Oficina de administracin de proyectos

Desarrollando esquema de proyecto

Es un documento que describe los requerimientos iniciales para satisfaces
las necesidades y expectativas de los grupos de inters, y tambin autoriza
formalmente el proyecto. Incluye las necesidades de negocio y el nuevo
producto o servicio que resultar de realizar el proyecto para satisfaces esas
necesidades.
Los elementos que se pueden necesitar para desarrollar el esquema del
proyecto son los siguientes:

Casos de negocio
Factores ambientales de la empresa
Procesos organizacionales
Contratos

Identificando la o las personas de inters del proyecto

Identificarlos puede resultar una tarea difcil, pero los que van incluidos por
defecto son el administrador del proyecto, administrador de programa,
administrador de portafolio, clientes y usuarios, patrocinadores, oficina de
administracin del proyecto, equipo del proyecto, vendedores y socios de
negocios. Adicionales a estos grupos de inters claves pueden haber otros
un poco menos importantes dependiendo de la empresa en donde se
ejecutar el proyecto.
Para identificarlos se siguen los siguientes procesos:

Identificar individuos y organizaciones que influenciarn el proyecto y

sern impactados por el proyecto.
Documentar informacin relevante acerca de los individuos y
organizaciones acerca de sus intereses y dems.
 Documentar como esos individuos y organizaciones pueden
influenciar en el proyecto y como ellos sern impactados por su
ejecucin.
Determinar sus niveles de importancia.

Entradas para identificar grupos de inters

Esquema del proyecto

Documentos de actividades
Factores de ambiente empresariales
Activos organizacionales

Herramientas y tcnicas para identificar grupos de inters

Consejos expertos
Anlisis de grupos de inters

Grupos de inters resultantes

La informacin recaudad se documenta en un registro llamado Registro de
grupos de inters, este documento incluye lo siguiente:

Identificacin
Requerimientos y expectativas
Clasificaciones

Anlisis de grupos de inters

Se analiza la informacin adquirida de los grupos de inters. Hay tres pasos
para realizar este proceso:

Identificar
Suponer
Clasificar

Estrategia de administracin de grupos de inters

Incluye los siguientes elementos:

Grupos de inters claves

Como administrar grupos de inters
Como administrar individuos de inters
Analizar el nivel de influencia de cada uno

Obteniendo la aprobacin del esquema del proyecto

El resultado ms importante de la iniciacin del proyecto es la aprobacin
del esquema del proyecto. En otras palabras un proyecto es iniciado
despus de la aprobacin por parte de una persona apropiada en la
organizacin.
Con la aprobacin del esquema del proyecto, el proyecto queda oficialmente
autorizado, el administrador del proyecto es asignado, y su nivel de
autoridad es determinado.