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INGENIERA COMERCIAL
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Tacna Per
2014
Contenido
Introduccin.......................................................................................................... 6
Hoy en da, si bien han aparecido nuevas formas de comunicarse como el internet
o los mviles, en las empresas an se usan los llamados documentos
administrativos, para comunicarse internamente o externamente con otras
empresas.
Dentro del estudio de cualquier empresario o de una persona que estudie ciencias
empresariales, se encuentra este tema, debido a su gran importancia y al hecho
de que si no saben los documentos administrativos, no podrn llegar a ser unos
empresarios que se respeten y de mucho xito.
Definicin
Una carta pasa a ser formal cuando se escribe a una persona ajena, a una
autoridad, o a un medio de comunicacin, por ejemplo, o bien, cuando el tema que
se trata requiere formalidad. (Portal Educativo)
Objetivo
Las cartas formales son consideradas textos informativos, porque la entrega de
informacin es lo que las justifica: se escribe una carta formal para ello. Sin
embargo, tambin pueden expresar opiniones o sentimientos. (Portal Educativo)
Utilidad
Una carta pasa a ser formal cuando se escribe a una persona ajena, a una
autoridad, o a un medio de comunicacin, por ejemplo, o bien, cuando el tema que
se trata requiere formalidad.
Por ejemplo, aunque un seor sea amigo de su jefe, y se lleven muy bien, si el
seor va a renunciar a su trabajo, debe comunicrselo a su jefe por medio de una
carta formal.
Partes
Fecha: es lo primero que se escribe, y puede ir en el margen derecho o en el
izquierdo. Junto a la fecha se escribe tambin el lugar desde donde se enva la
carta. No es necesario incluir el nombre del da de la semana.
Definicin
El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial,
protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes
entidades pblicas o privadas como: ministerios, embajadas, municipios,
colegios, profesionales, sindicatos y oficinas del gobierno, entre otras
Objetivo
Su objetivo en s es de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta
jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal
de la institucin que lo emita.
Utilidad
Este tipo de documento sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,
informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de
felicitacin, colaboracin o agradecimiento.
Partes
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.
Nombre de Ao
Es la denominacin que se le da al ao actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da,
el mes y el ao en curso.
Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la
palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe:
el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra asunto, seguida de
dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto,
que se explicar en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la
numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo
del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de
la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,
y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Anexos
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio,
como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas
y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Definicin
El memorando, conocido originalmente como memorndum, es un documento
escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El
objetivo de este documento es el traspaso de informacin de manera breve. Se
define como un comunicado rpido, formal pero sin la necesidad de una firma,
que trata de algn asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y
resumida. Tambin es utilizado para la transmisin de informacin entre los
departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Se
considera una manera eficaz y rpida de pedir o suministrar la informacin, por
lo que en muchos sectores como en los servicios pblicos, ha logrado sustituir
otros documentos como las notas.
Objetivo
El objetivo de un memorndum es hacer funcionar los archivos o programas
con una calidad especial ya que esta calidad te permite seleccionar opciones de
como tu punto de vista puede interactuar con otros, al igual que los
participantes revisen los conceptos fundamentales de lo que se va a tratar
sobre el memorndum de planeamiento para su correcta interpretacin y
aplicacin.
Utilidad
El memorando sirve para dar un recordatorio sobre una actividad o tema
concreto, concerniente a la persona o institucin a la cual est dirigido. Sirve
casi siempre para la comunicacin interna y slo rara vez se enva a los clientes
o al pblico.
Partes
Lugar y fecha. Asunto.
Cdigo. Texto.
Destinatario. Antefirma.
Objetivo
El objetivo principal es comunicar informacin dirigida, generalmente as
personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. Adems nos ayuda a
poseer una estructura predominante enunciativa la cual el autor interpreta todos
estos datos para llegar a algunas conclusiones y recomendaciones las cuales
debe sustentar.
Clases
Informe Expositivo: Narra un hecho o una secuencia de hechos sin anlisis ni
interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni
recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que
ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe
expositivo puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realizacin de
una actividad que implique visitas a una empresa, centro de produccin,
entrevistas, etc.
Partes
Introduccin:
En ellas se presenta el problema y los objetivos buscados, se responde a las
preguntas Para qu? Por qu? y Con qu?
Desarrollo:
Presenta los procedimientos o metodologa utilizada para recopilar la
informacin (experimentos, entrevistas, cuestionarios, visitas de informacin,
etc.). En esta parte se responde a la pregunta Cmo?
Conclusin:
Aqu se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, grficos,
ilustraciones, etc., se responde a la pregunta Qu se encontr?
Quinto documento: La solicitud
Definicin
Proviene del latn sollicitudo, solicitud es una diligencia cuidadosa o un pedido.
El verbo solicitar, por su parte, hace referencia a pedir, pretender o buscar algo.
Objetivo
El objetivo de este tipo de documento es de peticin o como su mismo nombre
lo dice solicitar algo, puede ser material o talvez algn puesto de empleo
Utilidad
Partes
La parte considerativa, a los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.
Objetivo
Por lo tanto, se le puede sealar como un recurso, pedido que es usado por los
miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad.
Entre otras, mejoras de asfaltado, agua potable, luz elctrica, va de comunica-
cin, partidas para el mejoramiento urbano, etc.
Utilidad
Este documento, en nuestro medio se usa para peticin colectiva, tiene los
mismos caracteres que la solicitud.
Partes
Sumilla
Destinatario
Fecha
Se expone la fecha
Definicin
Orden por la que un juez convoca a una persona para que comparezca ante l en
una fecha y hora determinadas.
Objetivo
Derecho aviso dado a una persona para que se presente ante una autoridad
Modelos
Partes
Objetivo
El objetivo de una hoja de vida es pertenecer a una empresa de renombre
donde puedas aplicar tus conocimientos, habilidades y competencias laborales
para que as logres enriquecerte de la informacin necesaria al igual que la
experiencia para un buen desempeo personal y profesional y tambin
colaborar en el crecimiento y desarrollo de la empresa en la que prestes tu
servicio profesional.
Tipos
Natural exponiendo primero los datos ms antiguos y al final los ms
modernos.
Utilidad
Los CV sirven para resumir y presentar tu trayectoria profesional: tus objetivos,
tu experiencia y tu formacin profesionales. Los CV sirven para buscar empleo
y son necesarios para que puedas aplicar la mayora de las tcnicas de
bsqueda de empleo. Muestran, en una primera impresin, si eres un trabajador
adecuado para un determinado empleo u oferta de trabajo.
Partes
Datos personales: Nombre y apellidos, DNI, lugar y fecha de nacimiento,
direccin personal, nmero de telfono de contacto, direccin de correo
electrnico.
Objetivo
Utilidad
Por lo tanto, se le puede sealar como un recurso para dictar rdenes y tambin
para informar. El mensaje que transmite es especfico y de inters general para
todos sus destinatarios.
Partes
Objetivo
Es dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin.
Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente
para ese propsito.
Clases
Actas policiales
Actas notariales
Actas administrativas
Actas de nacimiento
Partes
Acuerdos tomados
Conclusiones
En el trabajo, pudimos aprender que los textos acadmicos no solo nos
ayudaran en nuestra vida estudiantil sino tambin en nuestra vida
profesional.
Gracias a los textos, podemos informar formalmente a los trabajadores o a
otras empresas, mensajes muy importantes.
El memorando es muy importante porque es un instrumento para
incrementar la productividad y eficiencia empresarial y es una comunicacin
de empleado a jefe o tambin a lo contrario es por eso que el memorando
es un documento muy importante.
Anexos
Ejemplos
1. La carta
Estimado Seor:
Atentamente:
------------------------------------------
Rodrigo Salazar Snchez
Gerente general de Vineria Debunnet
2. El oficio
MINISTERIO DE CULTURA
Seor
Arequipa
Hasta entonces.
------------------------
Ministro de cultura
c.c. Archivo
3. El Memorandum
PER D.F. a 11 de Julio de 2014
C. jefe de personal
Presente:
Hasta este momento no he recibido ninguna notificacin a ese respecto, as que hago el
presente memorndum, para obtener su pronta respuesta.
Firma
4. El informe
INFORME N 088/0005
DE : Jefe de R.R.H.H
Atentamente,
Rodrigo Salazar Snchez.
Jefe del Departamento de R.R.H.H
5. La solicitud
-------------------------
6. El Memorial
Seor
Gerente general
Ciudad.-
Los que suscriben, trabajadores del rea de produccin, nos dirigimos a Ud. Seor Gerente,
para manifestarle nuestra sorpresa por el anuncio del traslado del Director de esta rea, don Sergio
Valenzuela Wong, quien goza de la simpata de trabajadores del plantel, por su competencia
profesional, como por su caballerosidad.
Don Sergio Valenzuela Wong, ha desarrollado con eficiencia una magnfica labor empresarial
como Director, por ms de diez aos, esforzndose al lado de los trabajadores por dar a la empresa
solides y eficiencia, la cual se ha reflejado en todos estos aos por los excelentes datos que han
dejado las deferentes investigaciones.
Es por este motivo Seor Gerente, que elevamos este memorial para suplicarle tenga a bien
reconsiderar la disposicin que traslada al seor Sergio Valenzuela Wong y siga al frente de la
Direccin del rea de produccin.
POR TANTO:
---------------------
7. La citacin
(MEMBRETE)
CITACIN
Profesora de Matemtica
Rodrigo Marcelo Salazar Snchez tengo el agrado de dirigirme a Ud., por
encargo del Jefe del Departamento de Matemtica y Ciencias Aplicadas, con el
objeto de citarlo a la reunin de profesores, que se llevar a cabo el da Martes 22
del presente, a horas 12 m. en la oficina N 24.
Currculum Vitae
I DATOS PERSONALES
Nacionalidad : Peruano
Edad : 17 aos
Telfono : 421504
II ESTUDIOS REALIZADOS
IV REFERENCIAS:
ZOFRA TACNA
9. Circular
CIRCULAR N 01-2014-IPSS/ODP.
AL : Personal
Atentamente,
Archivo.
FGA/zpz
10. El acta
ACTA N 7 DE LA REUNIN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
EMPRESA ELKTRIKA
http://negocios.uncomo.com/articulo/como-hacer-un-buen-curriculum-vitae-
839.html. (s.f.). Recuperado el 22 de setiembre de 2014, de
http://negocios.uncomo.com/articulo/como-hacer-un-buen-curriculum-
vitae-839.html: http://negocios.uncomo.com/articulo/como-hacer-un-
buen-curriculum-vitae-839.html
http://www.trabajo.df.gob.mx/index.php/comunicacion/infografias/138-como-
hacer-tu-curriculum-vitae.html. (s.f.). Recuperado el 22 de setiembre de
2014, de
http://www.trabajo.df.gob.mx/index.php/comunicacion/infografias/138-
como-hacer-tu-curriculum-vitae.html:
http://www.trabajo.df.gob.mx/index.php/comunicacion/infografias/138-
como-hacer-tu-curriculum-vitae.html
http://www.monografias.com/trabajos82/los-documentos-administrativos/los-
documentos-administrativos.shtml
http://es.slideshare.net/sandysantibanezgarcia/el-oficio-28016211?related=1
http://www.monografias.com/trabajos102/gestion-y-prevencion-riesgos-
algunos-elementos-tener-cuenta/gestion-y-prevencion-riesgos-algunos-
elementos-tener-cuenta.shtml#introducca
http://udleditions.cast.org/es_craft_intro.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Acta_de_una_reuni%C3%B3n
http://www.ccamazonas.org.co/actual/component/content/article/183-14-
instructivo-para-la-elaboracion-de-actas-.html
http://www.marcelodena.com/blog/2013/07/como-hacer-un-acta-de-
reunion.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Acta
http://saludoraljorgezapata.blogspot.com/2012/02/pasos-para-elaborar-un-
acta.html
http://definicion.de/solicitud/
https://espanol.answers.yahoo.com/question/index?
qid=20111106164730AAN5XdW