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MANUAL DE
PROCESO Y
PROCEDIMIENTOS
MEDIOS
AUDIOVISUALES
NOMBRE: ALFONSO ARANGO NOMBRE: GERMAN FERNANDO GALVIS NOMBRE: JUAN CARLOS BOTERO M.
CARGO: JEFE CEMAV CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: 01/07/2010 FECHA: 01/07/2010 FECHA: 01/07/2010
ELABORO REVISO APROBO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MEDIOS AUDIOVISUALES
INDICE GENERAL
1. GENERALIDADES _______________________________________________________________ 4
1.1 INTRODUCCION ________________________________________________________________ 4
1.2 NATURALEZA __________________________________________________________________ 4
1.3 ALCANCE ______________________________________________________________________ 4
1.4 ESTRUCTURA INTERNA _________________________________________________________ 4
1.5 MISION ________________________________________________________________________ 5
1.6 VISION _________________________________________________________________________ 5
1.7 OBJETIVOS DEL CEMAV ________________________________________________________ 5
1.8 SERVICIOS DEL CEMAV ________________________________________________________ 6
1.9 OBJETIVO DEL MANUAL ________________________________________________________ 6
1.10 METODOLOGIA _________________________________________________________________ 6
1.11 SIMBOLOGIA ___________________________________________________________________ 7
2. PROCESOS CEMAV______________________________________________________________ 7
2.1 PROCEDIMIENTO USO Y PRESTAMO DE SALAS, AUDITORIOS Y EQUIPOS
AUDIOVISUALES: _______________________________________________________________ 7
2.1.1 PROPOSITO_____________________________________________________________7
2.1.2 RESPONSABILIDADES____________________________________________________7
2.1.3 POLITICAS Y LINEAMIENTOS_______________________________________________8
2.1.4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: ________________________________________________ 9
2.1.5 FLUJOGRAMA: _________________________________________________________________ 9
2.2 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE MEDIOS AUDIOVISUALES: ________________ 9
2.2.1 PROPOSITO ____________________________________________________________________ 9
2.2.2 RESPONSABILIDADES____________________________________________________10
2.2.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES MANTENIMIENTO: ______________________________ 10
2.2.4 FLUJOGRAMA: ________________________________________________________________ 11
2.3 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS MEDIOS
AUDIOVISUALES ______________________________________________________________ 12
2.3.1 PROPOSITO ___________________________________________________________________ 12
2.3.2 RESPONSABILIDADES _________________________________________________________ 12
2.3.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: _______________________________________________ 12
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3. DEFINICIONES ________________________________________________________________
4. CONTROL DE CAMBIOS________________________________________________________ 16
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1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
Siendo la Comunicacin un factor determinante el desarrollo de todas las sociedades, organizaciones, culturas,
gobiernos y la educacin, as como los medios de carcter audiovisual son una herramienta que posibilita el flujo
de informacin, permitiendo la integracin de los sentidos de las personas cada vez ms agudizados al recambio
tecnolgico acelerado y en cumplimento a una misin integradora; el cmo se comunica? debe ser encausado
mediante tecnologa digital y actualizada de manera que responda objetivamente a las necesidades de los
usuarios.
Este manual hace parte de los mecanismos de modernizacin adoptados por el Centro de medios Audiovisuales
de la Universidad la Gran Colombia con el fin de mejorar su desempeo y atender de manera ms eficaz las
necesidades de los estudiantes y docentes como usuarios del sistema; puesto que se lleva a cabo la
documentacin de los procesos y procedimientos, ejecutados al interior de la dependencia.
Mediante la estandarizacin de los procesos se pretende lograr supervisin y control que permita un mayor
direccionamiento de la dependencia hacia el logro de los objetivos institucionales y la poltica de calidad
establecida por la universidad.
1.2 NATURALEZA
El CEMAV, es el centro de recursos tecnolgicos de la Universidad la Gran Colombia, los cuales apoyan la
docencia y el aprendizaje, mediante la facilitacin de material audiovisual, salas auditorios u equipo
audiovisual, propendiendo al direccionamiento institucional.
1.3 ALCANCE
Jefe de Centro de Medios Audiovisuales, Secretaria, Coordinadores y Auxiliares del Centro de Medios
Audiovisuales.
RECTORIA
VICERECTORIA VICERECTORIA
ADMINISTRATIVA ACADEMICA
JEFE CEMAV
COORDINADOR CEMAV
TURNO A B
1.5 MISION
Basado en los principios institucionales de nuestra Universidad Cristiana, Bolivariana, Hispanica y solidaria ,el
Centro de Medios Audiovisuales contribuye a la satisfaccin de las necesidades e intereses de recursos
educativos, tecnicos y logisticos de la comunidad universitaria.
Trabajar conjuntamente con la academia, patra el fortalecimiento de la educacion integral del profesional
grancolombiano.
1.6 VISION
Ser lider, eficiente y profesional en la prestacion de servicios y apoyo pedagogico como medio didactico por su
tecnologia y calidad, trabajo en equipo, excelente armonia con el P.E.I. para el logro de mejores practicas
pedaggicas procesos y resultados acadmicos.
Objetivo General
Objetivos Especficos
Velar por la actualizacin, mantenimiento y buen uso de los recursos audiovisuales disponibles en la
Universidad La Gran Colombia.
Capacitar a los usuarios en el uso de los recursos audiovisuales que posee la Universidad La Gran Colombia y
divulgar el material disponible.
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Servicio de prstamos y utilizacin de equipos audiovisuales (video, fotografa, proyectores, LCDs, televisores
de Plasma y sonido profesional)
Servicio de asistencia tcnica antes, durante y despus de los servicios de prstamos de auditorios con sus
equipos audiovisuales y de sonido.
Estandarizar las actividades y rutinas de trabajo que se desarrollan en los diferentes procesos al interior de la
dependencia, con el fin de optimizar y hacer ms eficientes las operaciones ejecutadas, fortaleciendo a su vez la
cultura de calidad y autocontrol, en los colaboradores.
Mejorar la eficiencia del CEMAV mediante el anlisis de la forma en que se realizan las operaciones,
necesidades de capacitacin o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento un mejor reconocimiento
dentro de la comunidad estudiantil.
1.10 METODOLOGIA
La elaboracin del manual de procesos y procedimientos del CEMAV se llevo a cabo mediante el desarrollo de
cuatro etapas bsicas:
Ajustes y validacin.
Esta etapa consisti en el anlisis de los aportes, sugeridos por los colaboradores, validndose los cambios
pertinentes a los procedimientos para su correspondiente implementacin, ya que los mismos colaboradores
conocen los procesos a cabalidad pues son quienes los llevan a cabo.
Jornada de socializacin
Fue necesario la organizacin de una jornada, donde se mostro el avance en la documentacin, para la
implementacin del proceso de calidad, se presentaron los diferentes diagramas de flujo y el documento final.
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1.11 SIMBOLOGIA
SIMBOLO DESCRIPCION
2 PROCESOS AUDIOVISUALES
2.1.1 PROPOSITO
Facilitar a los usuarios del CEMAV, el uso de salas, auditorios y equipos multimedia para la ejecucin de
seminarios, foros, reuniones, exposiciones y otros, a fin de apoyar el proceso de formacin, proporcionando
espacios adecuados y tecnologas, que no solo den comodidad a los asistentes y oradores, sino que tambin
enriquezcan el proceso acadmico a travs de la acumulacin de experiencias y ayuden a desarrollar mejor las
capacidades intelectuales de los estudiantes.
2.1.2 RESPONSABILIDADES
Una vez se ha recibido el requerimiento por parte del estudiante, docente o administrativo, se hace la
programacin del servicio solicitado de acuerdo al da, horario, evento y lugar de manera que pueda adecuarse
con antelacin los equipos, suministros y personal requerido para el cumplimiento de dicho servicio.
- Auditorios: Establecer de acuerdo al tipo de evento a desarrollar, que tipo de auditorio es el ms adecuado,
teniendo en cuenta la cantidad de asistentes, tipo de evento (Clase, Seminario, Conferencia, etc.),
disponibilidad.
- Equipos: Determinar de acuerdo al servicio solicitado que tipo de equipos se van a usar, teniendo en cuenta
la ayuda multimedia solicitada (Video Proyector, Tablero, Televisor, CPU, DVD, VHS, etc.), requerimiento
de sonido (Amplificador, Micrfono, Grabadora, etc.), requerimiento fotogrfico y flmico (Cmara
fotogrfica, Video Cmara).
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- Personal: Determinar el funcionario del departamento ms idneo para prestar el soporte en el desarrollo del
servicio solicitado y si se requiere de dos o ms personas para el mismo.
El Centro de Medios Audiovisuales articulado a las dems unidades tanto administrativas como acadmicas,
Gestionar y fomentar la utilizacin, la adaptacin, la evaluacin, el mejoramiento y la innovacin de los
espacios, recursos, medios y material audiovisual. As mismo velar por la actualizacin, mantenimiento y buen
uso de los recursos audiovisuales disponibles en la Universidad La Gran Colombia.
La universidad cuenta con dos tipos de salas: a. Salas ctedra b. Auditorios institucionales.
Salas ctedra: Este tipo de salas especializadas prestan servicios de sonido, video beam LCD; las sillas y la
infraestructura es ms cmoda. Se utiliza en programaciones regulares de alto contenido multimedial a docentes
y personal administrativo ya que admite como mximo 50 personas.
Auditorios institucionales: Este tipo de escenario cuenta con proyectores de ltima generacin, sonido
profesional y gran capacidad. Se utiliza para eventos institucionales y reuniones en pleno de las reas
acadmicas y/o administrativas. Las reservas para las salas debe hacerse mnimo con siete das de antelacin.
- Se debe diligenciar completa y claramente el protocolo de servicios con el fin de hacer las previsiones
necesarias en elementos de apoyo y servicios conexos.
- Se prohbe ingresar alimentos y/o bebidas a los auditorios y salas ctedra.
- Se prohbe fumar .
- Se deben observar las normas de cortesa y comportamiento.
- El ingreso de los estudiantes a los escenarios es nicamente con el docente o funcionario responsable.
- Las reservas se levantarn luego de 15 minutos de espera.
- Las reservas de estudiantes y docentes se programan luego de la verificacin de la actualizacin de los
carnets de identificacin institucionales.
Del servicio de prstamos y utilizacin de equipos audiovisuales (video, fotografa, proyectores, LCDs,
televisores de Plasma y sonido profesional)
- Se debe programar con siete das de antelacin
- Se debe utilizar con orientacin de un funcionario del CEMAV
- Se debe tener precaucin y cuidado en su utilizacin
- Se deben observar normas de seguridad
- A los docentes y estudiantes se le presta el servicio con carnet vigente
- A los funcionarios y personal acadmico con memorando de servicios
Del servicio de asistencia tcnica antes, durante y despus de los servicios de prstamos de auditorios con sus
equipos audiovisuales y de sonido.
- Se debe solicitar el servicio de asistencia tcnica de forma verbal durante el evento.
- Los funcionarios CEMAV deben estar mximo 15 minutos antes para la prueba de sonido y presentaciones
multimediales.
- Los funcionarios CEMAV deben hacer diligenciar el formato de evaluacin hasta 24 horas despus de haber
prestado el servicio.
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2.1.5 FLUJOGRAMA:
CIRCULACION Y PRESTAMO
INICIO
RECEPCION DE LA
SOLICITUD
ANALISIS DE
SI
DISPONIBILIDAD
REPROGRAMACION NO DISPONIBILIDAD
DE CEMAV
SI
CONFIRMACION
DEL SERVICIO
PRESTACION DEL
SERVICIO
NO
EVALUACION
DEL SERVICIO
FIN
2.2.1 PROPOSITO
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Cconservar operable con el debido grado de eficiencia y eficacia, los equipos y espacios disponibles; asegurando
la disponibilidad planeada al menor costo dentro de las recomendaciones de garanta y uso de los fabricantes de
los equipos, las normas de seguridad , y la adecuada programacin de mantenimiento.
2.2.2 RESPONSABILIDADES
El proceso inicia con la realizacin mensual de un comit de mantenimiento en el cual los coordinadores y
auxiliares del centro de medios audiovisuales CEMAV se renen y presentan un informe individual acerca del
estado de los auditorios, salas y dems espacios as como de los equipos y elementos que los componen, y de los
equipos que tienen a cargo. En esta reunin se evalan las necesidades de mantenimiento correctivo y se planean
las actividades de mantenimiento preventivo de todos los elementos antes mencionados.
- En cuanto al mantenimiento preventivo, las actividades son planeadas dentro de esta misma reunin junto
con los nombres de las personas encargadas y la programacin de fechas.
Las actividades de mantenimiento tanto preventivo como correctivo de las que se encargue el departamento
deben ser realizadas por las personas destinadas para tal fin y en las fechas establecidas.
Estas actividades son evaluadas y corregidas en la siguiente reunin mensual del comit de mantenimiento.
2.2.4 FLUJOGRAMA:
INICIO
VERIFICACION
DE EQUIPOS
PRESENTACION
EQUIPOS PARA DE INFORME
DAR DE BAJA
ANALISIS DE
REQUERIMIENTOS
PARA
MANTENIMIENTO
ACTA DE REUNIN
DETERMINACION
DE RECURSOS Y
PERSONAL
EJECUCION DEL
MANTENIMIENTO
EVALUACION DEL
MANTENIMIENTO
REALIZADO
FIN
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2.3.1 PROPOSITO
Gestionar la adquisicin y debida utilizacin de los diferentes medios audiovisuales, minimizando los tiempos
de desuso y fijando los estndares para facilitar el control, a travs de un esfuerzo coordinado de toda la
dependencia, que se oriente al alcance de objetivos.
2.3.2 RESPONSABILIDADES
El procedimiento se inicia desde el anlisis de necesidades el proceso de centro de medios audiovisuales. Este
anlisis se realiza en coordinacin del Jefe de centro de medios audiovisuales y su personal a cargo; y queda
registrado en el acta. Los elementos que se tienen en cuenta son:
2.3.4 FLUJOGRAMA:
INICIO
ANALISIS DE
NECESIDADES DE
MEDIOS
AUDIOVISUALES
SOLOICITUD DE GESTION DE
PEDIDO COMPRAS
RECEPCION Y
VERIFICACION
CREACION DE HOJA
DE VIDA
SEGUIMIENTO Y
ARCHIVO
FIN
2.4.1 PROPOSITO
Poseer un registro de las actividades documentadas, de manera que sean de fcil consulta, y puedan apoyar
actividades educativas posteriores.
2.4.2 RESPONSABILIDADES
Documentar eventos en medios digitales (video, fotografa) a solicitud del usuario, edicin y mantenimiento de
archivo de los contenidos recopilados de las diferentes actividades
2.4.5 FLUJOGRAMA:
USUARIO CEMAV
INICIO
IDENTIFICACIN
ENVIO DE DE LA
SOLICITUD NECESIDADES
TCNICAS
PRESTACION
DEL SERVICIO
VISUALIZACIN
DEL MATERIAL
FLMICO Y/O
FOTOGRFICO
DIGITALIZACIN
DEL MATERIAL
RECEPCION DE FLMICO Y/O
COPIAS FOTOGRFICO.
EVALUACION DEL
SERVICIO
ARCHIVO DE
MATERIAL Y
FIN
REGISTRO DE
EVALUACION
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3 DEFINICIONES.
- Mantenimiento: Accin eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales
como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la
posibilidad de racionalizar costos de operacin. El mantenimiento debe ser tanto peridico como
permanente, preventivo y correctivo.
4. CONTROL DE CAMBIOS:
No
FECHA DESCRIPCION
REV