LA PRE-CONVENCION Y CLASIFICACION DE LOS COMITES

Se deber siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el

mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunin, magnitud,
destino, duracin, tipo de evento y programas que lo integran se
determinar el tamao del comit organizador. Es un factor primordial para
el xito del evento y de su coordinacin depender el desarrollo de la
reunin. Todos los detalles deben planearse con anticipacin y cada comit
deber enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros
comits a fin de lograr que la reunin se lleve a cabo sin problemas,
detalles o contratiempos. (Hernandez, 2015)

Funciones y obligaciones de cada comit

El comit organizador es un organismo de trabajo y de accin, es el que

ejecutar y pondr en movimiento el plan elaborado con anticipacin.
(Hernandez, 2015)

Presidencia: es ocupada por los ms altos ejecutivos de la empresa u

organizacin con amplios conocimientos administrativos y experiencia en
este tipo de eventos. Atiende las decisiones respecto a la integracin de su
equipo de trabajo. (Hernandez, 2015)

Vicepresidente ejecutivo: llamado tambin coordinador general, fungir

como OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente
para dirigir y tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo
que se informar de su contratacin al presidente y al comit organizador
del evento. (Hernandez, 2015)

Vicepresidente de finanzas: tambin llamado tesorero o contralor, debe

tener amplios conocimientos de finanzas y contabilidad para realizar el
control financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros
miembros del comit organizador. (Hernandez, 2015)

Presidente de comit: llamado gerente o vicepresidente, es una persona

cuya habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente
las responsabilidades que asume cada comit, la integracin de esos
comits debe ser prerrogativa del OPR. (Hernandez, 2015)

Gerentes de subcomit: es el encargado de atender reas especficas,

pero interrelacionadas dentro del funciograma del comit correspondiente.
La designacin es hecha por el responsable de cada comit. (Hernandez,
2015)

Coordinacin de comits.
Es fundamental la buena coordinacin de los comits para alcanzar todos
los objetivos, para el logro de los mismos, la comunicacin ser
fundamental. Para este fin se deben programar en fechas predeterminadas
las reuniones generales a las cuales debern asistir los responsables de
cada comit para llevar a cabo una orden del da elaborando minutas e
informes de progreso. (Hernandez, 2015)

Clasificacin de comits

Comit organizador: de acuerdo a lo planeado en la organizacin se

designar la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de
comit, gerente de subcomit. (Hernandez, 2015)

Comit de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio

que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero
por lo general no desempean un papel en la organizacin del evento.
(Hernandez, 2015)

Comit de finanzas: manejar todo el aspecto econmico. (Hernandez,

2015)

Comit de programa: se encarga de organizar e informar la serie de

actividades que se llevarn a cabo. (Hernandez, 2015)

Comit de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusin del

evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos
importantes. (Hernandez, 2015)

Comit de alojamiento: su funcin es lograr que los participantes cuenten

con una habitacin de acuerdo a sus necesidades. (Hernandez, 2015)

Comit de festejos: tiene a su cargo la celebracin de actividades

artsticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convencin.
(Hernandez, 2015)

Comit de registro: su funcin es lograr que el registro de los

participantes sea fcil, correcto, cmodo y rpido. (Hernandez, 2015)

Comit de recepcin y hospitalidad: su papel ser el de anfitrin de los

asistentes en todos los eventos de la reunin. (Hernandez, 2015)

Comit de transporte: se encarga del traslado e informacin de los

detalles del viaje. (Hernandez, 2015)
Comit de exposicin: realizar los trmites para la obtencin del espacio
para las exhibiciones y la informacin de los detalles a los expositores.
(Hernandez, 2015)

Comit de servicios generales: verificar los detalles de los servicios

para llevar a cabo los eventos. (Hernandez, 2015)

Comit de ornato y rotulacin: se encarga de los anuncios, rtulos y

decoracin de los eventos. (Hernandez, 2015)

Bibliografa
Hernandez, I. (enero de 2015). PROTCOLO.ORG. Obtenido de
PROTCOLO.ORG:
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el_comite_organizador_
composicion_funciones_tipos_de_comites.html