Como melhorar sua participao nas reunies

por Reinaldo Polito

Ah, pelo amor de Deus, essa no era a hora de marcar mais uma reunio. Ser que esses cabeas
de vento no sabem que estou atolado de trabalho e sem tempo nem para respirar?

Essas reaes de indignao talvez no sejam to incomuns nas empresas e provvel at que
ocorram com mais freqncia do que imaginamos.
Nem sempre as reunies so bem planejadas e por falta de orientao adequada chegam a ser
lideradas de maneira incompetente.
Assuntos que poderiam ser resolvidos com dois ou trs telefonemas, com alguns e-mails, ou at
com rpidas conversas de corredor, acabam paralisando o trabalho de profissionais importantes,
para que participem de reunies.

Reunies bem planejadas e corretamente conduzidas podem dar excelente resultado. Vejamos os
cuidados que precisam ser tomados para que esses encontros sejam sempre produtivos.

Comece fazendo uma pauta

Quando pensar em fazer uma reunio reflita bem para se certificar de que ela realmente
necessria.
Se chegar concluso de que a reunio precisa mesmo ser feita, analise todos os assuntos que
pretende discutir e estabelea uma pauta considerando os temas que tenham prioridade.
Parece bvio demais, entretanto, grande parte das reunies no funciona bem por no haver
pauta.
Planeje o tempo que pretende consumir com cada um dos tpicos para ter noo do horrio de
encerramento.
Assim, se um item se alongar mais do que o previsto, poder compensar, reduzindo ou at
eliminando os que ainda no foram discutidos.

Organize as etapas da reunio

Cada etapa da reunio deve ser planejada para facilitar a atuao dos participantes, permitir a
troca de informaes, orientar as decises e afastar possveis dvidas ou divergncias.

A reunio pode ser dividida em quatro etapas e assim atingir melhores resultados.

1) Proposio
O lder dever fazer uma breve apresentao onde indicar de maneira clara qual o
problema a ser discutido, qual o objetivo a ser alcanado, detalhes ou informaes j
apuradas, enfim tudo que servir para facilitar a participao eficiente do grupo e a
conquista dos resultados pretendidos.
2) Discusso da matria
Depois de fazer a exposio inicial, o grupo comea a discusso do assunto, aprofundando
o problema levantado e sugerindo solues.
3) Decises
Durante os debates algumas sugestes so derrotadas pelos argumentos contrrios,
enquanto outras resistem aos ataques e mostram a sua consistncia. com base nessas
sugestes que as decises comeam a ser elaboradas.
4) Recapitulao
a ltima parte da reunio e uma das mais importantes, pois ao recapitular cada uma das
decises tomadas alguns equvocos ou dvidas podem ser eliminados.
Se alguma dvida resistir na fase da recapitulao conveniente voltar a discusso do tema at
que seja esclarecido.
Saiba como liderar uma reunio
Da boa atuao do lder quase sempre depender o sucesso de uma reunio. Ao liderar uma
reunio voc dever perseguir sempre os seguintes objetivos:
Motivar a participao de todas as pessoas
Acompanhar atentamente o pensamento do grupo
Fornecer informaes para que a discusso tenha continuidade
Manter o tema da discusso dentro dos limites dos problemas levantados e dos objetivos
perseguidos
Manter a descontrao
Propiciar um comportamento informal, sem cair na vulgaridade
Evitar e suplantar as situaes delicadas
Usar com propriedade a presena de esprito
Fazer perguntas que estimulem o desenvolvimento e a concatenao das idias do grupo
Ser pontual para comear e concluir a reunio
Evitar opinies pessoais
Manter a calma, a cordialidade e a tolerncia
Reconhecer a importncia de cada participante

Saiba qual deve ser a sua atitude como participante da reunio

Sabendo agir de forma correta como participante de uma reunio ter maiores chances de fazer
com que suas opinies prevaleam e de projetar uma imagem bastante positiva.
Quando for questionado, responda de maneira firme, convicta e segura.
Fale com voz pausada e audvel
Quando seus conhecimentos e experincia puderem ajudar, pea a palavra sem hesitar
No responda perguntas dirigidas a outros participantes, salvo quando no forem
respondidas, e tenha certeza de estar colaborando com a sua interveno
Restrinja-se a conversar sobre o tema abordado, mesmo assim evite os dilogos paralelos
Ao falar, olhe para todos os participantes; quando ouvir, olhe para quem fala
No crie antipatias ridicularizando os colegas ou usando ironias desnecessrias
Se precisar refutar, cuidado para no magoar os grupos participantes, "use diplomacia",
entendendo o ponto de vista contrrio
No fale sozinho, d oportunidade aos outros.

Saiba como resolver as situaes mais delicadas numa reunio

Como tratar o tipo desinteressado
o participante que fica alheio reunio; senta-se num ponto afastado e ocupa-se com objetos ou
tarefas (como ler revistas, jornais, rabiscar papis) numa demonstrao de desinteresse pelo que
est sendo tratado.
Neste caso, para contornar o problema, levante uma questo dando um prazo para que ele medite
e sugira uma reposta.
Como evitar as conversas paralelas
a situao em que, durante a reunio, o participante conversa com os companheiros que esto a
sua direita ou esquerda, normalmente tratando de assuntos no pertinentes aos objetivos
pretendidos.
A soluo provocar uma pausa para que o rudo da conversa sobressaia no ambiente de tal
maneira que as pessoas que esto conversando faam silncio, por se sentirem incomodadas.
Se este recurso no funcionar, pea que a pessoa d a opinio em voz alta para que todos possam
participar.
Como controlar o tipo monopolizador
a pessoa que sempre tem uma histria ou um caso para contar; d opinio (extensa) sobre todos
os assuntos; fala alto e ri ruidosamente.
 um tipo difcil de tratar e para controla-lo preciso personalidade forte e ateno redobrada.
Uma alternativa procurar conversar com o participante antes da reunio e explicar delicadamente
que o seu comportamento prejudica o andamento dos trabalhos e a participao dos demais
componentes do grupo.
Se no adiantar, durante a reunio pea que s fale quando chegar a vez, interrompendo-o sempre
que se manifestar fora de hora.
Como motivar o tipo calado
Age assim porque tmido ou no tem convico sobre a importncia da sua presena.
Para ajuda-lo a participar mais ativamente, sempre que puder pea sua opinio sobre assuntos
ligados a sua rea ou sugestes dadas por outros participantes, faa-o com delicadeza, mas
tambm com firmeza.
Como neutralizar o tipo pessimista
Para ele nada dar resultado, todas as solues so inviveis, ningum consegue achar o
caminho, v tudo pelo lado negativo.
Se pedir a ele para explicar porque no concorda, capaz de arrumar bons exemplos
comparativos que justifiquem seu pessimismo.
A sada pedir que durante um determinado tempo oua e anote as sugestes sem emitir opinio.
Como evitar a ao do tipo protetor
o participante que est sempre querendo explicar melhor o que o colega acabou de dizer. Por
exemplo: O que o Joo quis dizer na verdade que...
Inicialmente pea que termine de ouvir a opinio do colega, em seguida, depois que ele der sua
verso sobre a fala, pergunte a quem deu a opinio se aquela explicao estava correta, se era
aquilo mesmo que pretendeu dizer.

Reinaldo Polito
Revista Vencer n 06

Bibliografia recomendada para este tema:

DOYLE, Michael e David Straus

Reunies podem funcionar (How to make meetings work)
Traduo Maria Julieta C. A. Penteado
Rio de Janeiro - Summus Editorial Ltda.

TIMM, Paul R. e James A. Stead

Communication Skills for Business and Professions New Jersey
Prentice Hall - 1996