ABRIL

2015

UNIDAD DE ADMINISTRACIN
DOCUMENTARIA Y ARCHIVO

DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES

MANUEL CHINCHAY
INDICE

1.-Digitalizacion
1.2.- Por Que Digitalizar
1.3.- Criterios Para Digitalizar
2.-Procedimiento De Digitalizacin
2.1.-Recepcion De Expedientes
2.2.-Revision De Expedientes
2.3.-Preparacion De Expedientes
2.4.-Captura De Imgenes De Expedientes
2.5.-Diconformidad De Expedientes
3.- Ingreso Al Sistema
3.1 Bsqueda De Expediente Escaneado
Por Nombre Del Documento
Cdigo Del Documento
3.2.- Listado De documento Digitalizados
3.3.- Escner Documentos
3.4.- Grabado
4.- Expediente Nuevo
Tipo De Documento
Cdigo
Nombre Del Petitorio
Fecha De Formulacin
4.1.-Guardar Y Escanear
DIGITALIZACIN

La digitalizacin de Imgenes
Documentarias es la conversin de
la informacin plasmada en papel,
a imgenes electrnicas sin
alterar su originalidad.

Los usuarios acceden a travs de

las pantallas de visualizacin
ubicadas en el mdulo de atencin
al pblico o en la pgina web de
la institucin (expedientes de
titulacin).

Los expedientes se encuentran

digitalizados, lo que permite
conservar el documento por mayor
tiempo.
POR QUE DIGITALIZAR?

Disminuye el costo de impresin y

fotocopiado.

Protege la informacin. Agiliza el servicio al usuario.

Permite la Mayor
visualizacin productividad
On Line. al personal

Sistematiza y automatiza los Permite un acceso rpido y fcil

procesos a la informacin

Acceder a la informacin de
manera simultnea desde
diferentes lugares
PROCESO DE DIGITALIZACIN

PREPARACIN
RECEPCION VERIFICACION
DE DISCONFORMIDAD DE
DE DE
EXPEDIENTES EXPEDIENTES
EXPEDIENTE EXPEDIENTES

SEGN EL PROCEDIMIENTO:
Registro de
Informacin. SE CAPTURA DE
Archivo Central DEVUELVEN CONTROL DE IMGENES DE
Unidad Tcnica LOS CALIDAD LOS
Operativa EXPEDIENTES EXPEDIENTES
Unidad Tcnica A :
Normativa
UADA - Consentimientos

SERVICIO A LOS
USUARIOS
INTERNOS -
EXTERNOS
RECEPCION DE EXPEDIENTES E IMAGENES

El encargado de Digitalizacin
recepcionar los Expedientes de los
diferentes Gobiernos Regionales en forma
Fsica y Virtual registrndolo en el
sistema del SIDEMCAT.

Asimismo el reporte SGC F-039 del cargo,

queda archivado en el propio sistema.
REVISION DE EXPEDIENTES

La correlatividad de la foliacin en
orden correlativo..

La verificacin del ultimo Folio

registrado al momento de ser
digitalizado.
REVISION DE EXPEDIENTES

Limpiar los documentos de elementos

externos.

Quitar grapas ,clips ,fastenes

Retocar las hojas en mal estado

Desdoblar los documentos

CAPTURA DE IMAGENES

A travs de Scanner con resoluciones adecuadas.

 DISCONFORMIDAD DEL EXPEDIENTE

Se registra en el modulo de Digitalizacin-Registro de

Sucesos del expediente, error de foliacin, o omisin,
comunicndole al Jefe inmediato con copia al Gob.
Regional correspondiente.

El Jefe del rea de UADA, comunicara o devolver va

memo el expediente al Gob. Correspondiente para su
regularizacin o subsanacin segn sea el caso.

En el caso de Imgenes no visibles solo Va Correo

Electrnico se subsana la omisin.
INGRESO AL SISTEMA DE DIGITALIZACION

http://intranet2.ingemmet.gob.pe:85/DigitalWebApp/Login.aspx
INGRESO AL SISTEMA DE DIGITALIZACION

Para acceder al sistema digitar:

Nombre de Usuario
Contrasea
BUSQUEDA DE EXPEDIENTE

A.-Se procede hacerla bsqueda del expediente a digitalizar a travs:

Cdigo o Nombre
BUSQUEDA DE EXPEDIENTE

Mostrar la lista de los documentos digitalizados

DEMOSTRACION

Ruta para hacer el caso practico.

http://intranet2.ingemmet.gob.pe:85/DigitalWebApp/Login.aspx
INCONVENIENTES

PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA REMISIN DE LOS EXPEDIENTES POR LAS DREMS

(Fsico-Virtual)

Las Imgenes que se remiten estn en JPG,GIF Y PDF (No

es la adecuada).

Existe Error de Foliacin y en otros casos llegan sin

foliar los expedientes.

En algunos casos los recibos de Derechos de Vigencia y

tramite no son visibles.
 CONCLUSIONES

La digitalizacin es una herramienta muy til dentro de un Sistema

de Gestin Documental.
Para llevar cabo la digitalizacin es necesario realizar un estudio
previo que nos permita saber:
Que es lo que vamos a digitalizar (tipos de documentos, tamaos,
etc.)
Como lo vamos a digitalizar (resolucin, formato, calidad ,etc.)
Para que vamos a digitalizar (acceso mas rpido, archivado
menos costoso, etc.)
Los principales beneficios de la digitalizacin son:
Acceso mucho mas rpido a la documentacin.
Ahorro de espacio fsico en las oficinas.
Copia de la documentacin original, inalterable a lo largo del
tiempo.
La digitalizacin es un proceso costoso y complicado ya que
requiere de una buena tecnologa: software y hardware
RECOMENDACIONES

Remitir las Imgenes en un archivo de tipo extensin TIF.

Verificar la correlatividad de la foliacin siguiendo una
secuencia.
La foliacin debe ser legible con nmeros y letras ( con
lapicero tinta negra)
Enviar las Imgenes en configuracin simple.
En caso de re-foliacin tachar lo anterior para evitar
confusin
Los comprobantes de pagos por Derecho de Vigencia y tramite,
deben ser escaneados con mayor resolucin, color, contraste
y brillo, para que estas sean visibles en el momento de
colgar las imgenes en el sistema
GRACIAS