Professional Documents
Culture Documents
www.icfesinteractivo.com
la Educacin.
Versin R9-V1
1 INTRODUCCIN ........................................................................... 7
2 GESTIONAR INSCRIPCIN ............................................................. 9
Trmino Descripcin
MEN Ministerio de Educacin Nacional.
Directorio nico de Instituciones
DUE educativas del MEN
El sistema integrado de matrcula
SIMAT es una herramienta que
permite organizar y controlar el
SIMAT proceso de matrcula en todas sus
etapas, as como tener una fuente
de informacin confiable y disponible
para la toma de decisiones.
PERFIL Tambin llamado Rol
PRE INSCRITO Estudiante ya ha diligenciado el
formulario, y pendiente de realizar el
pago del examen.
INSCRITO Estudiante que diligenci la
inscripcin, realiz el pago y tiene el
nmero de registro.
PERSONA NATURAL Usuario de evaluacin que no es
estudiante de una institucin de
educacin media.
PAGO AGRUPADO
Permite que el colegio recaude el
valor de la inscripcin de todos los
estudiantes y realice una sola
consignacin a favor del Icfes en la
Entidad bancaria autorizada,
asumiendo la responsabilidad de
que la consignacin se realice
oportunamente.
Pgina 6 de 116
1 Introduccin
i) Autenticacin
ii) Pre Inscripcin
iii) Pago
iv) Verificacin de la inscripcin.
Pgina 8 de 116
2 Gestionar inscripcin
En el men principal seleccione la opcin GESTIONAR INSCRIPCIN. En la
seccin de cada examen, el sistema le desplegar una serie de pestaas con
las cuales puede verificar en qu etapa del proceso de inscripcin se encuentra
cada uno de sus estudiantes: matricula SIMAT, Aspirantes, Pre Inscritos, o
inscritos. Tambin podr verificar los casos reportados como privados de la
libertad y/o como discapacitados.
Ver. Manual del usuario Saber 11- Pre saber 11 Cmo crear Usuario
Icfes en Instituciones educativas? Nueva Sede Jornada
Pgina 9 de 116
Pestaas de la Inscripcin:
Pgina 10 de 116
2.1 MATRICULA SIMAT
En esta pestaa, las instituciones educativas que cuenten con la carga offline
se les pre carga el listado de MATRCULA SIMAT donde vern los nombres y
documentos de identidad. La Institucin educativa podr realizar las siguientes
acciones sobre esta lista:
Avance Inscripcin
Retiro de estudiantes (masivo)
Retirar estudiantes (uno a uno)
Validar SIMAT (masivo)
Pasar a lista de aspirantes (uno a uno)
Corregir Documento
Corregir Nombres
Consulta de movimientos de recaudo
Pgina 11 de 116
2.1.1 Avance Inscripcin
Pgina 12 de 116
El sistema le solicitar diligenciar la siguiente informacin:
Fecha de Nacimiento
Correo electrnico
Gnero
Pgina 13 de 116
A continuacin de clic en el botn GUARDAR. El sistema le mostrar un
mensaje confirmando la adicin del estudiante a la lista de ASPIRANTES. De
clic en ACEPTAR.
Pgina 14 de 116
2.1.3 Validaciones del sistema
Pgina 16 de 116
Si no se encuentra en el SIMAT, slo debe hacer clic en el botn RETIRAR de
la LISTA DE ASPIRANTES.
Pgina 17 de 116
Seleccione los estudiantes que desea retirar, y a continuacin seleccione la
opcin Retirar estudiantes en el panel superior. A continuacin el sistema le
presentara el siguiente mensaje, confirme el motivo del retiro de los
estudiantes y de clic en Retirar.
Pgina 18 de 116
Los motivos de retiro son los siguientes:
Pgina 19 de 116
Seleccione los estudiantes que desea pasar a la lista de aspirantes, y a
continuacin seleccione la opcin Validar SIMAT en el panel superior. A
continuacin el sistema le presentara el siguiente mensaje, confirme el
mensaje y de clic en Aceptar.
Pgina 20 de 116
Al finalizar el proceso, el sistema le confirmara la validacin de SIMAT con
resultados sobre el proceso si fue exitoso o errneo. Para finalizar de clic en
Aceptar.
Pgina 21 de 116
2.2 ASPIRANTES
Pgina 23 de 116
El sistema confirmara que desea agregar un estudiante, como se muestra a
continuacin:
Pgina 24 de 116
El sistema le confirmara la informacin que la persona ha sido adicionada en la
lista de ASPIRANTES
Pgina 25 de 116
Para este caso seleccione los estudiantes que requiere realizarle el proceso y
luego seleccione la opcin ASIGNAR CIUDAD MASIVA.
Departamento
Municipio
Zona
Pgina 26 de 116
2.2.3 Avance Inscripcin
Pgina 27 de 116
2.2.4 Carga Masiva de estudiantes
Pgina 28 de 116
Al aceptar los trminos y condiciones de uso y las responsabilidades derivadas,
de clic en Cerrar.
Pgina 29 de 116
Abra la plantilla y diligencie los campos solicitados.
Pgina 30 de 116
Luego, seleccione el archivo que ha guardado en su sistema local y haga clic
en el ICONO DE CARGAR ARCHIVO.
Cuando haya finalizado el sistema del proceso de carga del archivo, el sistema
le notificara que el archivo ha sido cargado correctamente. El sistema le
mostrara el siguiente mensaje informativo donde notificara que est realizando
la validacin del archivo. El sistema le proporcionara un Identificador el cual
podr consultar para ver el estado del proceso de cargue de la plantilla
Pgina 31 de 116
Cuando se haya cargado el archivo como adjunto, el sistema asignar un ID al
proceso, a manera de consecutivo para identificar la fecha y hora de carga de
cada archivo, as como el estado del proceso:
Pgina 32 de 116
Si en el momento de la validacin del archivo que se est
cargando, el sistema detecta que los datos de identificacin ya
aparecen en la base de datos del Icfes, los marcar con estado
PENDIENTE POR VALIDAR, para que la Institucin educativa
confirme la identidad del aspirante. Si el estudiante ya se
encuentra inscrito para el examen, el sistema mostrar si fue
registrado por la misma Institucin educativa o por otra
institucin.
Pgina 33 de 116
Haciendo clic en el NMERO DE IDENTIFICADOR (ID) podr realizar la
consulta y ver el estado de cada registro.
Pgina 34 de 116
Datos Inconsistentes: Cantidad de registros en que no cumplen con
especificaciones de formato.
Pgina 35 de 116
Ver numeral 6 Consultar movimientos de recaudo.
Pgina 36 de 116
2.2.8 Pre Inscribir
Pgina 37 de 116
la prueba. y si tiene algn tipo de discapacidad. Para mayor detalle ver 3
Reportar estudiante con discapacidad.
Pgina 38 de 116
2.2.8.2 Autorizacin representante legal
Pgina 40 de 116
Su estudiante es mayor de edad
Pgina 41 de 116
Sin embargo, el ICFES solicita su autorizacin con el fin de entregarla a
terceros que otorguen estmulos o incentivos a los estudiantes con
mejores resultados.
Como titular del dato personal, usted podr ejercer sus derechos a
conocer, actualizar, rectificar, modificar, acceder o solicitar la supresin
de un dato, revocar la autorizacin otorgada, mediante comunicacin a
travs del Mdulo de Atencin Electrnica del ICFES o por escrito dirigido
a la Calle 26 No. 69 - 76, Edificio Elemento, Torre 2, Piso 15, sin que
afecte el cumplimiento de las funciones legales de la entidad.
Pgina 42 de 116
Autoriza la entrega de su informacin a terceros (Personas naturales o
jurdicas, entidades pblicas o privadas) que otorgan estmulos o incentivos a
los estudiantes con mejores resultados?
Responda SI o NO
Pgina 43 de 116
2.2.8.4 Informacin Personal
Pgina 44 de 116
Al finalizar, de clic en Siguiente
Pgina 45 de 116
2.2.8.5 Resumen de la Pre Inscripcin
Pgina 46 de 116
Despus de registrar la informacin solicitada el sistema le muestra un
resumen de la inscripcin. Si la informacin requiere alguna modificacin
oprima CORREGIR DATOS, si por el contrario se encuentra correcta oprima
PRE INSCRIBIRSE.
Pgina 47 de 116
Correo de confirmacin de la Pre inscripcin
Pgina 48 de 116
2.2.10 Retirar estudiantes
Identidad No corresponde
Agregar
Pgina 49 de 116
2.2.11.1Identidad no corresponde
Pgina 50 de 116
Usted podr continuar con el proceso, el Icfes validara la informacin
ingresada cualquier inconsistencia le ser informada antes de la
publicacin
Pgina 51 de 116
De clic en Seleccionar archivo y luego busque el archivo a adjuntar.
Pgina 52 de 116
El sistema le mostrara el nombre del archivo cargado, para finalizar de clic en
Aceptar.
2.2.11.2Agregar
Pgina 53 de 116
2.3 PRE INSCRITOS
Avance Inscripcin
Consultar movimientos de recaudo
Privados de la libertad
Referencia Grupo
Cambio de examen
Cambio de municipio
Ver detalle pago
Pgina 54 de 116
2.3.1 Avance Inscripcin
Pgina 56 de 116
Se pueden generar cuantas referencias de pago se requieran,
hasta que la Institucin complete la inscripcin de todos los
estudiantes de la lista a inscribir. Para poder realizar esta
actividad, la informacin de los estudiantes seleccionados debe
haber sido registrada completamente en el formulario de
inscripcin, ya sea por el estudiante o por la institucin.
Pgina 57 de 116
Luego se visualizan los estudiantes que han sido seleccionados y han quedado
agrupados en la referencia de pago institucional con el icono que se visualiza a
continuacin.
Pgina 58 de 116
Si el saldo a favor cubre todo el valor a pagar de la referencia el registro del
pago ser efectuado automticamente. La informacin de saldos y
movimientos quedar actualizada para su respectiva consulta y el estado de
los estudiantes de la lista INSCRITOS.
Pgina 59 de 116
1
3 4
Pgina 60 de 116
MOVIMIENTOS. El ingreso se encuentra descrito en el punto 6 Consultar
movimientos de recaudo. Al ingresar deber seleccionar en acciones el
PAGO DE REFERENCIA AGRUPADA.
Pgina 61 de 116
2.3.4.4 Formato de instructivo de pago en banco
1
1
1
3 2
4
5
Pgina 62 de 116
1. Instructivo de pago
2. Numero de Referencia de pago
3. Cdigo de Barras
4. Comprobante para el Banco
5. Valor a Pagar
6. Corte Aqu
7. Valor a Pagar
8. Comprobante para la Institucin Educativa
Pgina 63 de 116
Para los pagos en lnea, el sistema no generar un instructivo de pago.
Solo deber ingresar los datos de la cuenta desde la cual se va a
debitar el valor. (No se aceptan pagos tarjeta de crdito).
Pgina 64 de 116
2.3.5 Cambio de examen
Pgina 65 de 116
Para continuar con el proceso se debe dar clic en el botn MODIFICAR. A
continuacin se despliegan los datos del inscrito, se le muestra la ciudad de
preferencia donde presentar el examen, y se le solicita confirmar el
departamento, municipio y zona.
Pgina 66 de 116
Para finalizar el proceso se debe dar clic en el botn ACTUALIZAR.
Tenga presente que solo podr modificar una sola vez la ciudad
de presentacin. Para llevar a cabo exmenes en un municipio
se requiere como mnimo la inscripcin de 20 personas. De no
contar con este nmero, los inscritos sern citados en los
municipios o ciudades capitales ms cercanos.
Pgina 67 de 116
2.3.7 Privados de la libertad
Pgina 68 de 116
2.4 INSCRITOS
Avance Inscripcin
Consultar movimientos de recaudo
Descargar lista de inscritos
Privados de la libertad
Cambio de Municipio
Consultar Inscripcin
Corregir Nombres
Pgina 69 de 116
Corregir Documento
Ver detalle pago
Pgina 70 de 116
2.4.3 Descargar lista de inscritos
Tipo documento
Nmero de documento
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Nmero de registro
Departamento
Municipio
Zona
Pgina 71 de 116
2.4.4 Privados de la libertad
Pgina 72 de 116
Si desea puede descargar el resumen a un PDF a travs del icono
DESCARGAR
Pgina 73 de 116
3 Reportar estudiante con discapacidad
Si la Institucin educativa desea diligenciar el formulario de
discapacidades de sus estudiantes puede ingresar a travs de la lista
de aspirantes, seleccionando por cada aspirante la accin de
REGISTRAR DISCAPACIDAD.
Pgina 74 de 116
En este caso se debe especificar el tipo de discapacidad y el tipo de apoyo
requerido segn se ofrezca para presentar la prueba.
Pgina 75 de 116
Lea con detenimiento cada pregunta que se realiza, respondiendo Si o No
segn corresponda.
Pgina 76 de 116
Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):
Pgina 77 de 116
3.2 Discapacidad Invidente
La segunda pregunta es si la persona tiene la discapacidad Invidente
Pgina 78 de 116
Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):
Pgina 79 de 116
3.3 Discapacidad Sordo
La tercera pregunta es si es una persona con discapacidad sordo.
Pgina 80 de 116
En las pruebas Saber 11, Pre Saber y Validacin del Bachillerato, las personas
que presenten discapacidad auditiva y requieran intrprete, deben inscribirse
en las convocatorias generales pero presentarn una prueba por computador
diseada en coordinacin con el INSOR, en una fecha distinta. Quienes
requieran presentar las mencionadas pruebas en las fechas previstas para la
poblacin general, debern tener en cuenta que no habr disponibilidad de
intrprete.
Pgina 81 de 116
Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona
CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad Sndrome de Down.
Pgina 82 de 116
Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):
Pgina 83 de 116
Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el
apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.
Pgina 84 de 116
Al seleccionar SI en el cuadro de resumen se retorna a la lista de aspirantes
donde se ver reflejado el discapacitado, o al formulario de inscripcin,
segn desde donde se haya hecho el proceso de registro de la informacin.
Lista de Aspirantes:
Pgina 85 de 116
Pgina 86 de 116
4 Correccin de datos
Si desea presentar un examen para Pre Saber, Saber 11 por medio de una
Institucin Educativa y los datos como nombre o nmero de identificacin no
son correctos o completos, puede realizar modificaciones para los siguientes
casos:
Pgina 87 de 116
A continuacin podr reordenar, completar y hacer correcciones a sus nombres
y apellidos
Pgina 88 de 116
Al confirmar la accin, el sistema le notificara que los datos fueron actualizados
exitosamente.
Pgina 89 de 116
Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad con
informacin ya registrada en la base de datos del Icfes y se seleccion una de
las opciones de la lista de coincidencias, el sistema le solicitar actualizar datos
de la informacin bsica y lo agregar a la lista de aspirantes.
Pgina 91 de 116
El sistema le solicita adjuntar el documento de identidad escaneado como
soporte para el trmite de correccin.
Pgina 92 de 116
De clic en Seleccionar archivo y luego busque el archivo a adjuntar.
Pgina 93 de 116
Cuando se intente realizar una correccin de documento por ms de 2
dgitos el sistema mostrara un mensaje de advertencia donde notificara
que no es vlida la correccin y debe realizarse directamente en la
Unidad de Atencin al Ciudadano.
Pgina 94 de 116
Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y
el usuario selecciona uno de la lista el sistema realiza las validaciones, si
las cumple, pasa a actualizar datos de la informacin bsica.
Pgina 95 de 116
4.3.1 Identidad no corresponde
Pgina 96 de 116
Usted podr continuar con el proceso, el Icfes validara la informacin
ingresada cualquier inconsistencia le ser informada antes de la
publicacin
Pgina 97 de 116
De clic en Seleccionar archivo y luego busque el archivo a adjuntar.
Pgina 98 de 116
El sistema le mostrara el nombre del archivo cargado, para finalizar de clic en
Aceptar.
Pgina 99 de 116
4.3.2 Agregar
ASPIRANTES
PRE INSCRITOS
INSCRITOS