Foro temtico 2

a. Cul considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su
respuesta

Como su nombre lo indica es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en los archivos de gestin, hasta su eliminacin o integracin a un
archivo permanente o histrico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases,
conformando archivos con caractersticas y condiciones especiales. La primera
corresponde a los archivos de Gestin o Activos La segunda a los archivos intermedios o
inactivos La tercera a los archivos histricos o permanentes Las etapas del ciclo vital de
los documentos son: Planeacin, produccin, correspondencia, distribucin, tramite,
organizacin de archivo, valoracin (TRD y TVD), transferencias documentales, recepcin
de transferencias, automatizacin, seleccin documental, implementacin de nuevas
tecnologas (microfilmacin o digitalizacin), eliminacin, depuracin, almacenamiento,
conservacin, consultas, disposicin final.

SUS FASES Y ETAPAS

- Recepcin: Se entiende por recepcin el proceso mediante el cual se reciben las

comunicaciones internas y externas de una entidad en razn a sus funciones. Dentro de
las actividades esta: recibo de los documentos.

- Distribucin: Es el proceso mediante el cual se clasifican las comunicaciones para ser

distribuidas a nivel interno, local, nacional e internacional segn sea la necesidad de la
entidad. Las actividades son: clasificar por destinatarios, por prioridades, por procesos o
productos; distribuir los documentos, diligenciamiento de documentos de control de
entrada y recoleccin de planillas de registro y radicacin.

- Consulta: Que los usuarios tengan acceso a los documentos que se encuentran en los
archivos de las entidades esto con algunas restricciones de confidencialidad. Dentro de las
actividades estn el evaluar la consulta o requerimiento para determinar su ubicacin a la
restriccin que pueda tener dicha solicitud, usar tcnicas que permitan la reproduccin
que propicie la preservacin del documento original, verificar en los inventarios manuales
o automatizados que existan en la entidad, conocer la ubicacin topogrfica, recuperar la
documentacin objeto de consulta, registrar en el control correspondiente la consulta,
facilitar o distribuir los documentos solicitados.

- Organizacin: Es el conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los

documentos. Las actividades de este proceso estn: clasificacin, ordenacin e
identificacin de unidades archivsticas; legajado en forma interna, automatizar
informacin bsica que permita la recuperacin, tener en cuenta la serie documental a la
que pertenecen y el nombre especifico de cada unidad archivstica.
 - Recuperacin: Realizar la bsqueda de los documentos que requiere el usuario ya sea en
un software o en inventarios manuales. Las actividades son: buscar el documento en el
software o inventario manual, realizar la bsqueda en los archivos fsicos.

- Disposicin Final: El AGN define la disposicin final como: seleccin de los documentos
con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin y corresponde al
producto de la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental. Las actividades son: la
aplicacin de la TRD revisando si se conserva o se elimina las unidades archivsticas que
estn aprobadas por el comit, si se eliminan se realiza el proceso correspondiente y si se
conservan se almacenan en un sitio apropiado para los documentos.

b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad
personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su
compaero regresa al cargo, Cmo cree que debe desempearse en el cargo si la
implementacin de las TRD al momento de la bsqueda de documentos es la adecuada?,
Sustente su respuesta.

Rta: El TRD es individual en cada empresa, y por tal motivo permite que se acople rpidamente a
las necesidades de la misma, y por tanto cualquier persona, adems del archivista, puede tener un
manejo ptimo de la informacin esto me ayudara a obtener la unificacin de criterios y la
normalizacin de procedimientos que abarquen la produccin de documentos, nmero de copias,
formatos y papelera a utilizar en cada trmite, manejo de correspondencia externa e interna,
lugar y tiempo de conservacin de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental.

c. Despus de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material
que selecciono en la actividad de contextualizacin, esto con el fin de compartir con sus
compaeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje.

- http://www.funcionpublica.gov.co/sisjur/home/Norma1.jsp?i=10553
- http://apolox.usbcali.edu.co/ArchivosWeb/adminDocumental/EL_COMITE_DE_ARCHIV
O.pdf
- https://es.wikipedia.org/wiki/Administrador_de_archivos
APORTE: Por documento entiende Toda expresin en lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informticos. Un documento de archivo es el testimonio material
de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal, que
puede ser utilizado como prueba o consulta.

La teora de las tres edades analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas:

Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los
documentos se encuentran en fase de circulacin y tramitacin de los asuntos iniciados. Aqu la
documentacin forma parte de los archivos de gestin, es de uso frecuente y se encuentra bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.

Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prcticamente la utilidad por la que fueron
creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de
consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio,
en el que el valor primario decrece en la misma proporcin en que aumenta el valor secundario.

Edad histrica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso ser nicamente
por su valor cultural o de investigacin. Su conservacin ser definitiva, en condiciones que
garanticen su integridad y transmisin a generaciones futuras.