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EMPRESA:AMAL
AMAL PRODUCTOS, C.A.
Autor
utora:
Mejas, U. Militza, L.
15.528.667
C.I:15.528.667
2
REPBLICA BOLIVARIA A DE VE EZUELA
U IVERSIDAD JOS A TO IO PEZ
FACULTAD DE CIE CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO TADURIA PBLICA
CARRERA CO TADURIA PBLICA
Tutor Acadmico
_______________________________
Tutor Empresarial
________________________________
Autor:
Militza L, Mejas U.
C.I:
C.I:15.528.667
3
DEDICATORIA
Dedico este informe y toda mi carrera universitaria a Dios por ser quien ha estado
a mi lado en todo momento dndome las fuerzas necesarias y sobre todo salud, para
continuar luchando da tras da y seguir rompiendo barreras que se me presenten.
A mi madre, por darme la vida y guiarme por el sendero adecuado con sus sabios
consejos.
A mi padre, por ser el pilar fundamental de lo que soy hoy; nunca tendr como
pagarte por los valores y principios enseados. No sabes como me gustara que
estuvieras conmigo compartiendo esta felicidad inmensa, aunque se que desde el
cielo esta orgulloso y feliz ofreciendo su bendicin.
A ti Armando por ser el apoyo moral y espiritual cuando mas lo necesite, por
aguantarme tanto en esos momentos difciles, gracias por tanta comprensin.
A todos los profesores que siempre han estado all dispuestos a ayudarnos y
ensearnos sus conocimientos para hacer de nosotros profesionales con xito.
Militza Meja
iv
AGRADECIMIE TOS
Es por eso que quiero agradecerle a l en primer lugar, por ser tan maravilloso, por
darme la fuerza que tanto necesitaba, guiarme siempre en buen camino y por haber
puesto en mi camino tanta gente maravillosa.
A todas aquellas personas que de alguna u otra manera contribuyeron a que este
sueo se materialice.
Militza Mejas
v
DICE GE ERAL
CO TE IDO pp.
CONSTANCIA DE ACEPTACION iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTOS v
INDICE DE CUADROS viii
INDICE DE GRAFICOS x
INDICE DE FIGURAS xii
INTRODUCCIN 1
CAPTULO
I LA EMPRESA
1.1. Ubicacin de la Empresa 3
1.2. Resea Histrica 3
1.3 Misin 4
1.4 Visin 4
1.5 Valores 4
1.6 Objetivos de la Empresa 5
1.7 Estructura Organizacional 5
1.8Descripcin del Departamento de Contabilidad 8
1.9 Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad 8
II EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del problema 10
2.1.1 Formulacin del problema 12
vi
2.2 Objetivos de la investigacin 12
2.2.1. Objetivo general 12
2.2.2 Objetivo especfico 12
2.3 Justificacin 12
2.4 Alcance de la Investigacin 14
III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 15
3.2. Bases tericas 18
3.3 Definicin de Trminos Bsicos 37
IV FASES METODOLGICAS 40
4.1 Fases Metodolgicas 39
41
4
V ANLISIS DE LOS RESULTADOS 4
Fase I. Diagnstico de la situacin actual del proceso de almacn- 4
43
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. 5
Fase II. Descripcin de las debilidades y fortalezas del proceso de 5
61
almacn-inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. 5
Fase III. Diseo de Estrategias de Control Interno para optimizar
el proceso de Almacn-Inventarios de la empresa Amal 63
Productos, C.A.
CONCLUSIONES 78
RECOMENDACIONES 80
8
REFERENCIAS 825
ANEXOS 859
A-Cuestionario 869
vii
DICE DE CUADROS
CUADRO pp
1 Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe en la empresa 43
viii
13 Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario 55
18 Fortalezas y Debilidades 61
ix
DICE DE GRFICOS
GRFICOS pp
1 Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe en la empresa 43
x
13 Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario 55
xi
DICE DE FIGURAS
FIGURA pp.
xii
I TRODUCCI
1
Captulo IV: Fases Metodolgicas: Aqu se muestra el tipo de investigacin y
las fases metodolgicas a llevar a cabo en funcin de lograr los Objetivos Planteados.
2
CAPITULO I
LA EMPRESA
La empresa tiene como objeto la venta y distribucin al mayor y detal de lnea blanca,
audio y video, muebles, colchones, lencera y enseres del hogar y oficina con el fin de
ofrecer mayor variedad a sus clientes.
3
Sus clientes estn conformados por pblico en general, empresas jurdicas y
gubernamentales, revendedores y cajas de ahorros de diversas empresas tales como
Ford Motors de Venezuela C.A, Papeles Venezolanos C.A., Firestone C.A., Cartones
Nacionales, Grupo Polar, entre otros.
1.3 Misin
1.4 Visin
1.5 Valores
4
Mejora continua: Buscar constantemente mejorar los procesos, recursos y
procedimientos, a fin de satisfacer y superar las expectativas de los clientes
externos e internos.
Comunicacin Asertiva: La informacin requerida es comunicada de manera
efectiva lo que permite establecer vnculos satisfactorios y eficientes.
5
minoritario, la direccin general se encuentra bajo la tutela y mando de los dos
accionistas; quienes estn encargados de definir estrategias de la empresa y hacer
cumplir su realizacin, cumplir y velar por el cumplimiento de los objetivos,
representar administrativa y judicialmente la empresa, dictar y hacer cumplir los
reglamentos, aprobar y conducir los planes y programas; para una buena marcha de la
empresa.
6
Figura 1 .Organigrama
Organigrama General
Genera de la empresa Amal Productos, C.A.
7
1.8 Descripcin del Departamento de Contabilidad
3. Analista Contable: Realiza las actividades diarias, tales como registro, manejo y
actualizacin de las operaciones normales de la empresa en el libro de compras
y ventas, registrar los cheques emitidos, depsitos, tarjetas de dbito y crdito,
clculo de retenciones de impuesto sobre la renta, archivo de documentos, entre
otras.
8
Figura 2
Gerencia de Administracin
Coordinador de Contabilidad
Analista Contable
(rea de Desarrollo de las
Pasantas)
9
CAPITULO II
EL PROBLEMA
10
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para su mejoramiento.
En este sentido, las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratgica
orientada hacia el xito en el futuro que permita cada da cumplir con las funciones
del departamento de almacn en el cual registran todas las mercancas que estn en
existencia, adems maneja el flujo interno preciso de informacin.
11
controlar los sobrantes y faltantes de inventario evitando as que la gerencia y la
administracin tengan deficiencias en sus registros.
12
ms susceptibles a manipulaciones, lo que puede traer como consecuencia perdidas
no justificadas en los mismos o atrasos en las operaciones normales de una empresa,
razn por la cual requieren de una atencin muy especial ya que de su buena y sana
administracin depende en gran medida el xito de cualquier organizacin.
13
2.4 Alcance
14
CAPITULO III
15
para facilitar el control interno del inventario para la toma fsica o cualquier otra
medida de control.
Su aporte a la investigacin, es que destaca la importancia que tiene la
comunicacin entre los departamentos que tienen relacin con el inventario, esto
quiere decir que el tener un sistema de control no garantiza el xito en los procesos
que se llevan a cabo, es un conjunto de elementos lo que garantiza la eficiencia en las
actividades que realizan a diario las organizaciones de hoy en da.
Adolfo Villegas (2009). En su trabajo de grado titulado, Evaluacin del control
interno de los inventarios comerciales presentado en la Universidad de Carabobo,
para optar al ttulo de Licenciado en Contadura, este hace referencia a la auditoria de
inventario, planteando que un adecuado control interno sobre las compras requiere
que los pedidos estn autorizados y aprobados. Adems deber existir una separacin
de tareas entre quienes hagan los pedidos y quienes reciban, embarquen o
contabilicen tales operaciones, por otra parte destacan que los inventarios deben ser
contados y comparados con la contabilidad y de esta manera determinar si existen
diferencias.
Su relacin con la presente investigacin, es que aportaron algunas orientaciones
sobre los elementos que se deben incorporar en un adecuado sistema de control
interno, entre los cuales se pueden destacar: definicin de funciones y fijaciones de
responsabilidades en todas las reas y personas relacionadas con el manejo y
administracin de inventario de mercanca, disear los procedimientos para la toma
fsica de la existencia de mercanca y uso de formatos donde queden registrados cada
una de las operaciones que se realicen con el inventario.
Ros Y. (2009) lleva por ttulo Manual de formularios y procedimientos de
compra de materia prima requeridas en la Planta Elctrica CADAFE Para
optar el ttulo de Licenciada en Administracin Comercial, realizo su informe de
pasantas, en la ciudad de Valencia Estado Carabobo, presentado ante la Universidad
de Carabobo, cuyo objetivo es procesar adecuadamente la informacin requerida en
el rea de compras y de esta manera, permitir a la empresa llevar a cabo de manera
16
ordenada los procedimientos requeridos para la ejecucin de las actividades
utilizando como tcnica para la recoleccin de datos, se aplic un cuestionario a una
muestra compuesta de 20 personas, de 10 preguntas.
17
comparacin con el inventario segn libros, para poder realizar ajustes a que hubiere
lugar por los sobrantes o faltantes que se logren detectar, a su vez recomienda realizar
conteos fsicos peridicamente.
La investigacin es un aporte a la presente, ya que destaca la necesidad de
controlar las entradas y salidas de mercancas y la importancia que tiene el control
interno para una organizacin, mediante normas y procedimientos que regulen las
operaciones y resaltar la necesidad de realizar comparaciones entre el conteo fsico y
el inventario en libros.
Las bases tericas del estudio se dirigen a caracterizar los aspectos tericos
relacionados con los controles internos del proceso almacn- inventarios de una
organizacin, y la forma de evaluarlos, as como lo relacionado con las normas y
riesgos. Adems una breve definicin de los trminos bsicos utilizados en el estudio,
en funcin al anlisis de los diferentes puntos de vistas expuestos por diversos autores
del rea.
3.2.1. Estrategias
Mintzberg (1989), lo define como un plan, un patrn, posicin y perspectiva. La
estrategia es un plan que integra las principales metas y polticas de una organizacin
y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar, adems ayuda a
poner en orden y asignar los recursos con el fin de lograr una situacin viable y
original, as como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones
imprevistas de los oponentes inteligentes. Una primera forma de clasificar las
estrategias es por su origen en:
-Emergentes (o implcitas o no planeadas): Son estrategias que surgen de manera
casual, desde cualquier nivel de la organizacin, y que muchas veces nicamente el
dueo las conoce y que se van adecuando con el tiempo.
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- Intentadas (o explicitas o no planeadas):Surgen a travs de un proceso sistemtico
y analtico desarrollado desde el ms alto nivel de la organizacin. Las estrategias son
conocidas y aceptadas por los miembros de esta.
Mintzberg (1989), la clasifica segn su desarrollo genrico de la siguiente manera:
A) Crecer: Se aplican en la creacin de opciones para negocios adicionales: Cuando
hay oportunidades que encajan con las fortalezas. Estas pueden ser: adquisicin,
fusin o alianza estratgica.
b) Consolidar: Es un intento dinmico por mantener la actual capacidad de
generacin de riqueza, mantener la participacin en el mercado y optimizar la
operacin de la empresa.
e) Vegetar: Tiene como significado no reaccionar a los cambios del entorno. Estas
estrategias pueden desembocar en una estrategia de liquidacin.
Stapleton (1992), clasifica las estrategias segn el nivel de la organizacin del que
surgen y aplican:
b) A Nivel de Negocio: Cuando una empresa est integrada por varios negocios,
unidades de negocio o empresa, en ocasiones se opta por desarrollar planes
estratgicos para cada uno de estos.
19
c) A Nivel Global: Es cuando el plan estratgico se realiza a nivel de toda la
organizacin.
3.2.2 Control
Cepeda, G. (2001:p.101) establece que el propsito de control es, en esencia,
preservar la existencia de cualquier organizacin y apoyar su desarrollo; su objetivo
es contribuir con los resultados esperados.
La funcin administrativa de control consiste en evaluar y corregir el desempeo
de los trabajadores para asegurar que todos los objetivos y planes de la organizacin
se estn llevando a cabo.
3.2.3 Control Interno
En las organizaciones se ha incrementado en los ltimos aos la necesidad de
tener buenos controles internos que les permitan medir la eficiencia y productividad
de sus operaciones administrativas y contables, en especial si se centran en las
actividades bsicas que realizan para ser ms competitivas. Es por esta razn que
Mantilla, S (2005 P.74), define el control Interno como un proceso, ejecutado por el
consejo de directores, la administracin y otro personal de una entidad, diseado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos
De igual forma Millan, (2008,), ha definido el control interno bajo los
siguientes trminos:
20
Consiste en una divisin e integracin de los procedimientos en
tal grado que las actividades de los distintos miembros de una
organizacin estn tan relacionadas entre s que sea de presumir
que los errores de contabilidad y las omisiones sean descubiertos
automticamente y que para cometer y ocultar un fraude sea
necesario la colisin de dos o ms personas (P.214).
21
Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente.
Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables.
Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Evaluar la eficiencia de las operaciones. Hernndez W. y Ortiz N. (2007), sealan
los dos primeros objetivos conducen hacia los objetivos especficos del control, que
son los siguientes:
De lo anterior depende que una empresa o institucin debe regirse por objetivos,
ya que ellos proporcionan un sentido de direccin claro, sin ellos los individuos al
igual que las organizaciones tienden a la confusin, de la misma manera ayudan a la
evaluacin del progreso obtenido pues un objetivo claramente establecido, medible y
con una fecha especfica, fcilmente se convierte en un estndar de desempeo que
permite a los individuos evaluar sus progresos. Por lo tanto, los objetivos son una
parte esencial del control.
22
3.2.6 Caractersticas del Control Interno:
El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (1994), a travs de su Manual de
Normas y Procedimientos de Auditoria identifica las caractersticas del Control
Interno:
Adecuada divisin de las responsabilidades y funciones.
Suficientes registros y autorizaciones que proporcin en un control contable
razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos.
Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los
departamentos de la organizacin.
Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde.
23
actividades diarias de la organizacin y que tienen como objetivo principal asegurar
el cumplimiento por parte del personal de las polticas diseadas por la
administracin.
Ambiente de control
24
1. Integridad y Valores ticos
El Directorio est integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o
externas a la organizacin, cuyas funciones son las de proveer autoridad, orientacin,
vigilancia y supervisin a la gerencia. El Directorio tiene autoridad para ciertas
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decisiones claves, como son la fijacin de objetivos al nivel de la entidad y la
planificacin estratgica, y a travs de la vigilancia que realiza, se involucra
fuertemente en el Control Interno.
26
manejar riesgos especficos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el
entorno de la Organizacin como en el interior de la misma.
El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin(COSO)
(1992) categoriza los objetivos de la evaluacin de riesgos as: A pesar de la
diversidad de objetivos, pueden establecer ciertas categoras principales:
1. Objetivos de operaciones: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las
operaciones de la entidad.
2. Objetivos de informacin financiera: Hacen referencia a la preparacin de
estados financieros publicados que sean confiables.
3. Objetivos de cumplimiento: Estos objetivos hacen referencia a la adhesin a las
leyes y regulaciones a las cuales la entidad est sujeta. La evaluacin del riesgo debe
ser un proceso continuo, una actividad bsica de la organizacin, como la evaluacin
continua de la utilizacin de los sistemas de informacin o la mejora continua de los
procesos, orientados al futuro, permitiendo a la direccin prever los nuevos riesgos y
adoptar las medidas oportunas para minimizar o eliminar el impacto de los mismos en
el logro de los resultados esperados.
Actividades de control
Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la directiva administrativa. Tales
actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad. Ejemplo de
estas actividades son aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin,
revisin de indicadores de rendimiento.
27
iniciativas principales se rastrean tales como arremetidas de mercadeo,
mejoramiento de procesos de produccin y programas para contener o reducir
costos a fin de medir la extensin en la cual los objetivos estn siendo logrados.
2. Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores
dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeo.
3. Procedimiento de informacin: Se implementa una variedad de controles para
verificar que estn completos y autorizacin de las transacciones. Los datos que
ingresan estn sujetos a chequeos o acotejarse con los archivos de control.
4. Controles fsicos: Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran
fsicamente en forma peridica son contados y comparados con las cantidades
presentadas en los registros de control.
5. Indicadores de desempeo: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos
de datos operacionales o financieros adems de analizar las interrelaciones e
investigar y corregir las acciones, sirven como actividades de control.
6. Segregacin de responsabilidades: Las diferentes responsabilidades se
dividen, o segregan, entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o
de acciones inapropiadas. Las actividades de control se ejecutan en todos los
niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, conociendo
los riesgos, se disponen los controles, los cuales ayudan a evitar o minimizar los
riegos, para ello se deben establecer y ajustar polticas y procedimientos que
ayuden a alcanzar una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma
eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecucin de los objetivos de la unidad.
Informacin y Comunicacin
Establece la manera en que se debe identificar y comunicar la informacin
pertinente a los empleados de la organizacin dentro de un lapso razonable, para que
respondan de manera eficiente con las responsabilidades asignadas. Los sistemas
producen reportes conteniendo informacin operacional, financiera y de
cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organizacin. Dichos sistemas
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no slo manejan datos generados internamente, sino tambin informacin sobre
acontecimientos externos, actividades y condiciones relevantes para la toma de
decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros.
Todo el personal debe recibir y entender el mensaje de la alta direccin, de que las
obligaciones en materia de control, ya que si no se conoce el sistema de control, los
cometidos especficos y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan
problemas. As como es necesario que todos los empleados conozcan el papel que les
corresponde desempear en la organizacin (funciones y responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben
manejar para orientar sus acciones en armona con los dems, hacia el mejor logro de
los objetivos.
29
actitud que asume la direccin en el trato con sus subordinados. Una entidad
con una historia basada en la integridad y una slida cultura de control no
tendr dificultades de comunicacin.
Supervisin o monitoreo
Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del
sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o
evaluaciones peridicas. Estas actividades incluyen tanto las actividades normales de
direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realizacin de sus funciones. Es necesario supervisar continuamente los controles
internos para asegurar que el proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy
importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles
que una vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a
la direccin la razonable seguridad que ofrecan antes. Las actividades de monitoreo
permanentes incluyen actividades de supervisin realizadas de forma continua,
directamente por las distintas estructuras de direccin.
3.2.9 Limitaciones del Control Interno
El control interno sirve para proteger a la empresa o institucin de fraudes y
asegurar la confiabilidad de los datos contables, pero tambin es cierto que existen
limitaciones en cualquier sistema de control interno, como lo son errores que pueden
cometerse en la ejecucin de los procedimientos de control, como resultado de
descuidos, incomprensin de las instrucciones, o de otros factores humanos.
Segn Gmez, G (2001) establece una serie de limitaciones del control interno:
30
Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin.
3.2.10 Inventario
El inventario es una relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o
empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante
que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn.
Segn Millar (2000 P.580) establece que los inventarios es algunos de los
problemas de contabilidad ms difciles, tanto en teora como en la prctica.
As mismo la contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercanca, porque la venta del inventario es el
corazn de la organizacin. El inventario es por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventario, llamados costos de mercancas
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Es de hacer notar que las empresas dedicadas a la compra y venta de mercanca,
por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios,
lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares
relacionadas con esos controles.
Es importante destacar que los inventarios son importantes para los fabricantes en
general, vara ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin
de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:
31
aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en
un producto terminado.
32
3.2.11 Control Interno de los Inventarios
Segn Catacora, F (2001) El control de los inventarios implica
un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a
travs de las entradas y salidas de inventario. Para el proceso
administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se
implantan controles que son instrumentados a travs de
formularios que controlan las cantidades que son recibidas o
despachadas a travs de las operaciones de ingreso y de salida
(P.280)
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios segn Guajardo
C. (1995), incluyen:
33
acumulaciones de existencias, deterioros, cada en desuso de artculos y perdidas
fraudulentas por hurto o malversacin.
Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de una empresa
se basan en una distribucin global de las funciones de compra, recepcin,
almacenamiento, tesorera y contabilidad. Consisten en ejercer unas medidas de
proteccin fsica y en mantener una contabilizacin eficaz. Puede que estos controles
no sirvan para impedir todos los fraudes posibles pero, por lo general, deberan
detectarlos antes de que se ocasionen unas prdidas demasiado grandes.
34
de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta
de artculos o mercancas.
Es gracias a ellos que se realizan las operaciones y actividades necesarias para
suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas de uso y con
oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones
de capitales por sobre existencias.
3.2.14 Principios Bsicos del Almacn
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (Entradas y salidas) y a programacin de y control
de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre
comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al
almacn.
35
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones
de operacin.
Cada uno de los principios mencionados es de gran importancia para que un
almacn cumpla con los objetivos establecidos y mantenga un nivel razonable de
control interno, que le permita un buen desenvolvimiento en sus operaciones y
actividades diarias.
36
3.3. Definicin de Trminos Bsicos
Activo: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre lo que tienen
propiedad.
Almacenamiento: Accin y resultado de poner o guardar las cosas en un almacn.
Almacenista: Personal encargado de la colocacin y acomodo de los materiales
dispuesto para almacenaje.
Auditoria: Examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente aplicado a una
organizacin por un auditor completo.
Componentes del Control Interno: Gua de accin a los fines de enviar fallas o
debilidades que puedan ser reportados en el informe de evaluacin del sistema
financiero (Declaracin sobre Normas de Auditoria N 78, SAS78).
Controles: Planes de organizacin, mtodos y procedimientos cuya misin es la
salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa.
Cuestionario: Instrumento de investigacin, el cual se utiliza de modo preferente en
el desarrollo de una investigacin.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos
planteados.
Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograrlos
objetivos.
Entrega: Accin y efecto de entregar.
Evaluacin: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se
estn logrando y as detectar las fallas que se presenten en los procesos como una
medida para la bsqueda de posibles soluciones.
Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la informacin
sobre las transacciones de inventario de una compaa o institucin con el fin de
realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los
bienes que se encuentran en los almacenes.
Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales, o puede ser, usado con
algn fin especfico.
37
Mercanca: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre.
ormas: Reglas u ordenacin del comportamiento humano dictado por la autoridad
competente del caso.
Polticas: Proceso y actividad orientada, ideolgicamente, a la toma de decisiones de
un grupo para la consecucin de unos objetivos.
Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuacin para la realizacin de
un fin.
Recepcin: El flujo rpido del material que entra al almacn.
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre s.
Sistema de Control Interno: Elementos organizacionales interrelacionados e
interdependientes, buscan sinergias y armnicamente alcanzar los objetivos y
polticas.
Stock: Conjunto de mercancas en depsito o reserva.
Suministros: Materiales de cada organizacin o empresa obtenidos por medio de sus
respectivos proveedores.
38
CAPTULO IV
FASES METODOLGICAS
39
es definido por Hernndez, Fernndez y Baptista (2006), en los siguientes trminos:
Tal vez sea el instrumento ms utilizado para recolectar los datos, consiste en un
conjunto de preguntas respecto de una o ms variables a medir. (P.310).
La poblacin estuvo constituida por ochenta y cinco (85) personas, los cuales son
empleados directos de la empresa.
40
presentan en el rea; y la falta de uniformidad en los procedimientos, as como la
efectividad de sus procesos.
En esta fase se procede a disear estrategias que deben poseer todos los atributos
necesarios para que su uso pueda mejorar el desarrollo de las actividades
administrativas y contables en el departamento, de manera que se logre optimizar el
control interno a su vez cubrir las expectativas de la empresa.
41
CAPITULO V
Tal como lo refiere Mndez (1995), El propsito del anlisis es resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las
interrogantes de investigacin (P. 127). Asimismo, se permiti visualizar las
debilidades y fortalezas para el proceso de control interno en el inventario de
insumos, para as desarrollar el segundo objetivo especfico de esta investigacin, y
de esta manera analizar los procesos de control interno y como ltimo objetivo
especfico de esta investigacin, se emiten conclusiones acerca de la situacin actual
del control interno para el proceso de Almacn Inventarios de la Empresa Amal
Productos, C.A.
42
FASE I: Diagnostico de la situacin actual del proceso de almacn-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
43
tems 2 Existe una tarjeta kardex para cada tipo de mercancas?
De las personas encuestadas el 29% seal que existe una tarjeta kardex para
cada tipo de mercancas, mientras que el 71% restante seal lo contrario. A travs de
este resultado se puede indicar que no todas las personas han observado la existencia
de la tarjeta kardex, por lo que se puede inferir que no se encuentran ubicadas en el
sitio que les corresponde de acuerdo a cada mercanca, lo que dificulta su llenado y
control de las cantidades que se encuentran en el almacn.
44
tems 3 Se encuentra clasificada la mercanca dentro del almacn?
45
tems 4 La mercanca se encuentra en el lugar que se ha destinado de
acuerdo a su tipo?
46
tems 5 La mercanca de menor circulacin se encuentra ubicada en los
lugares menos accesibles dentro del almacn?
47
tems 6Existe control de la documentacin que se maneja en el almacn?
48
tems 7 El registro contable relacionado con la existencias en la empresa,
se encuentran actualizado?
49
tems 8Se realizan inventarios peridicos de las mercancas existentes en
la empresa?
50
tems 9Existen discrepancias entre las cantidades de mercancas que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra fsicamente en la
empresa?
51
tems 10Se lleva un registro de las salidas de mercancas que se efectan
a diario en la empresa?
Cuadro 10 Registro de las salidas de mercancas que se efectan a diario
en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 04 57%
NO 03 43%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).
52
tems 11 Las salidas de mercancas coinciden con la facturacin de la
empresa?
Cuadro 11 Coincidencia de la salida de mercancas con la facturacin de
la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).
53
tems 12Las entradas de mercancas coinciden con la facturacin que envan los
proveedores?
54
tems 13Existe en la empresa un mtodo de valoracin del inventario?
Cuadro 13Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).
55
tems 14 Consideras que el manejo actual del inventario ha trado
prdidas monetarias para la empresa?
Cuadro 14 Prdidas monetarias por el manejo actual del inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).
56
tems 15La venta de mercancas se ha visto afectada por el manejo actual
del inventario?
Cuadro 15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancas
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).
57
tems 16 Consideras que existe desorganizacin en la empresa respecto
al manejo del inventario?
58
tems 17 Consideras que se debe implementar un control para el manejo
de inventario en la empresa?
Cuadro 17 Necesidad de implementar un control para el manejo de
inventario en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejas (2012).
59
Por otra parte, se evidencio a travs de la Observacin Directa mediante la lista
de cotejo que la empresa presenta en el departamento de Almacn-Inventario la
siguiente situacin:
LISTA DE COTEJO
ASPECTOS EVALUADOS SI O
Autor:Mejas (2012)
60
Fase II. Descripcin de las debilidades y fortalezas del proceso de almacn-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
Autor:Mejas (2012)
61
4.2.3 FASE III: Diseo de Estrategias de Control Interno para optimizar el
proceso de Almacn-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
A travs del diagnstico realizado y del anlisis de los factores internos que
afectan a la gestin de almacn inventarios de la empresa Amal Productos, C.A., se
desarrollan a continuacin las actividades de control interno:
62
Establece mtodos de trabajo, registro y control en el almacn.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.
63
AMAL PRODUCTOS , C.A.
HOJA DE CO TROL DE EXISTE CIAS
ombre
Cantidad Cantidad
Del Cdigo Fecha Existencia
Mxima Mnima
producto
64
Actividad de Control 3: Elaboracin de procedimientos que permitan
el control de entradas de mercanca al almacn de Amal Productos, C.A.
Con este procedimiento lo que se espera es regular las actividades que se deben
llevar a cabo para controlar las entradas de mercanca al almacn, de igual forma se
indica cul es el personal de la empresa involucrado en esta actividad. Por lo tanto, a
continuacin en el cuadro N 19 se muestra el procedimiento a seguir para lograr la
recepcin de mercancas en el almacn, posteriormente en la figura N 5 se indica el
diagrama que representa el procedimiento mostrado en el cuadro N 19.
65
Cuadro 19Procedimiento a seguir para lograr la recepcin de la mercanca
Responsable Actividad Procedimiento
Proveedor Llega al almacn
Entrega de la
Entrega la orden de compras y la factura la jefe de
documentacin
almacn
Recibe la factura y la coteja con la informacin
contenida en la orden de compras
Si no existe correspondencia
1. Le explica al proveedor los errores
encontrados y no recibe la mercanca
2. Elabora un informe sobre las causas de
devolucin de la mercanca y enva una
copia a compras.
Si existe correspondencia
Verificacin de la
Recibe la factura y procede a la revisin de la
mercanca
mercanca: donde verificar si la misma
cumple con las caractersticas que requiere la
Jefe de empresa.
Almacn Si todo est en orden, firma la factura y obtiene
una copia de ella
Si no est en orden, rechaza la mercanca que est
fuera de especificaciones y recibe la factura con
una nota indicando que es provisional por
inconformidad en algunos de los rubros.
Archiva la copia de la factura en la carpeta
correspondiente
Enva el original de la factura al departamento de
Gestin de los
contabilidad
documentos
Recibe la factura por parte del Jefe de Almacn
Le indica al auxiliar de almacn que ordene la
mercanca segn corresponda
Recibe la mercanca desembarcada de los
camiones
Introduce la mercanca en el almacn
Coloca la mercanca en el lugar destinado para tal
Auxiliar de Recepcin de la fin
Almacn Mercanca Llena las tarjetas kardex de cada mercanca,
indicando cul es la cantidad de productos que
entr.
Archiva la documentacin en las carpetas
asignadas para tal fin
Asistente de
Recepcin de Recibe las facturas y rdenes de compra por parte
Cuentas por
documentacin del jefe de almacn
Pagar
Autor: Mejas (2012)
66
Por su parte en la figura N 5 se muestra el diagrama de flujo que soporta a este
procedimiento.
67
Actividad de Control 4 ormas para el Almacenamiento de
Mercancas
1. La mercanca debe ser colocada en el lugar dentro del almacn que est
destinado para tal fin.
3. Debe existir una supervisin mensual del orden dentro del almacn.
68
Actividad de Control 5 Procedimientos para la Salida de Mercanca
del Almacn
7. Si existiese algn producto colocado por error en otro sitio, debe ubicarse
en los espacios destinados para la misma.
Procedimiento
69
Cuadro 20 Procedimiento para la salida de mercancas cuando el
producto no se encuentra dentro del almacn
Autor:Mejas (2012)
70
Por su parte en la figura N 6 se muestra el diagrama de flujo del
procedimiento a seguir para la salida de mercancas que no se encuentra dentro del
almacn
71
Por su parte a continuacin se muestra el procedimiento para la salida
de mercancas que se encuentran dentro del almacn
72
Figura 7: Procedimiento para la salida de mercancas cuando est dentro del
almacn
Autor: Mejas (2012)
73
Actividad de control 6: Procedimientos para realizar el conteo de la
mercanca:
Esta actividad tiene como propsito definir los pasos a seguir para realizar el
conteo fsico de la mercanca, sin embargo en primer lugar es conveniente sealar
cules son los parmetros que deben regir esta actividad.
Procedimiento
74
Cuadro 22 Procedimiento para el conteo de la mercanca
Recibe el comunicado
Autor:Mejas (2012)
75
Figura 8: Procedimiento para la contabilizacin de mercancas
Autor:Mejas (2012)
76
Con la finalidad de que se implemente adecuadamente las actividades de control
propuestas, se deben seguir los siguientes pasos relacionados con el control y la
comunicacin
77
CO CLUSIO ES
78
8. Se encontraron debilidades en el control de las salidas de productos en el
almacn, tales como registros de las salidas y facturacin de productos
dentro de la empresa.
79
RECOME DACIO ES
80
7. Semanalmente cotejar la informacin que se encuentra en el software de
inventarios, con la informacin fsica evidenciada a travs de las facturas y
las notas de salida del almacn.
8. Crear la cultura que toda la salida del almacn sea registrada en los
formatos destinados para tal fin, formatos que debe tener la firma del jefe de
almacn, el sello y la fecha de salida de esa mercanca del almacn.
81
REFERE CIAS
Bibliogrficas
82
Mantilla S. Control Interno.Estructura Conceptual Integrada. (2005) Ediciones
Ecor. Colombia.
83
Electrnicas:
Gmez, G. Control Interno. Una responsabilidad de todos los integrantes de la
organizacin empresarial. (2001)(Documento en Lnea).Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/ financiera/ artculos /no11/ control
interno.htm. (Consulta: 2008, Julio 10)
84
A EXOS
85
A EXO 1
CUESTIO ARIO
Items CRITERIO SI O
86
envan los proveedores?
87