REPBLICA DEL ECUADOR

MINISTERIO DE FINANZAS

INSTRUCTIVO PARA ADMINISTRACIN

DE USUARIOS Y FUNCIONES EN EL SISTEMA
eSIGEF

APLICABLE PARA ADMINISTRADORES

INFORMTICOS Y FINANCIEROS DE LAS UDAF'S
RUP-DS-018
RUP-DS-018

INSTRUCTIVO PARA ADMINISTRACIN DE USUARIOS Y FUNCIONES EN EL

SISTEMA eSIGEF

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o

transmisin electrnica o mecnica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de
almacenamiento y recuperacin de informacin, sin autorizacin escrita del Ministerio de Finanzas.

DERECHOS RESERVADOS Copyright 2015 Tercera edicin

Documento propiedad de: Ministerio de Finanzas

Cubierta: Ministerio de Finanzas
Composicin y diagramacin: Ministerio de Finanzas
Estructuracin: Ministerio de Finanzas
Autor: Bernardino Chancusig

Fecha: 11/04/2007
1ra Impresin por: Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico

Fecha: 02/04/2009
2da Impresin por: Ministerio de Finanzas

Fecha: 02-04-2015
3ra Impresin por: Ministerio de Finanzas

Fecha: 05/05/2010
Revisado por: Ministerio de Finanzas
Alex Cevallos Acosta
Nubia Pazmio Vargas
Ana Tern

Fecha: 02/04/2009
Modificado por: Ministerio de Finanzas
Ana Tern

Fecha: 05/05/2010
Modificado por: Ministerio de Finanzas
Nubia Pazmio
Ana Tern

Fecha: 02/04/2015
Modificado por: Ministerio de Finanzas
Elizabeth Flores
Christian Villota
1. INTRODUCCION: .................................................................................................................... 4

2. ACCESO AL SISTEMA: ......................................................................................................... 4

3. CREACIN DE USUARIOS ................................................................................................... 5

4. ACTIVACIN DE USUARIOS ............................................................................................. 10

5. RESETEO DE CLAVE .......................................................................................................... 12

6. DESACTIVACIN DEL USUARIO ..................................................................................... 13

7. MODIFICACIN DE DATOS DEL USUARIO ................................................................... 15

8. ADMINISTRACIN DE FUNCIONES DE USUARIOS ................................................... 17

9. DESACTIVACION DE FUNCIONES ................................................................................. 22

10. REPORTE DE USUARIOS ................................................................................................... 24

1. INTRODUCCION:

Enmarcados en los procesos del nuevo sistema de administracin financiera eSIGEF, este
documento pretende ser una gua para los funcionarios Administradores Financiero/Informtico del
sistema eSIGEF, en todos los procesos inherentes con la administracin de los usuarios
operadores de las EOD's. que se encuentran autorizados para operar en los diferentes Sistemas
Financieros Pblicos SINFIP.

Para una correcta administracin de los usuarios operadores de los SINFIP, el Ministerio de
Finanzas establece la obligatoriedad de nombrar dos funcionarios nombrados por la mxima
autoridad para que desempear los cargos de Administrador Financiero y Administrador
Informtico de forma independiente.

En este contexto, todas las actividades inmersas en la administracin de usuarios operadores

conllevan tareas y responsabilidades compartidas entre los dos Administradores Informtico y
Administrador Financiero.

En el desarrollo del presente documento, se realiza la especificacin del responsable

(Administrador Financiero/Informtico) por cada tarea en el proceso de administracin de usuarios.

2. ACCESO AL SISTEMA:

Para acceder al sistema es necesario contar con un explorador o browser, el sistema eSIGEF est
diseado para operar correctamente con:

Microsoft Internet Explorer

La direccin URL para acceder al eSIGEF es:

https://esigef.finanzas.gob.ec/eSIGEF/login/frmLogineSIGEF.aspx

Cada usuario del sistema tendr diferentes accesos segn las funciones asignadas por el usuario
Administrador del eSIGEF.

Al ingresar al URL indicado, se debe ingresar el nombre del usuario y clave de acceso, estos
identificadores son proporcionados por el Ministerio de Finanzas a los Administradores
Informticos/Financieros de las UDAF's.
Para acceder al sistema, debemos ingresar los datos requeridos en la pantalla, ingresamos el id
del usuario y la clave, a continuacin presionamos el botn Ingresar

3. CREACIN DE USUARIOS

La creacin de usuarios es el proceso mediante el cual, se le otorga un identificador y clave a un

funcionario para que este pueda operar en los Sistemas Financieros que el Ministerio de
Finanzas proporciona a las Entidades del Estado no Financieras

Para realizar la creacin de usuarios en el sistema eSIGEF, el Administrador Informtico, debe

ingresar al sistema y seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Elija la pestaa de Administracin y Seguridad

Paso 2: Seleccione la opcin Catlogo de Usuarios

Paso 3: A continuacin, se desplegar el listado de todos los usuarios con estado ACTIVO.
Paso 4: Presione el botn Crear.

Paso 5: Ingresamos el nmero de cdula, y el sistema realizar la verificacin que el funcionario

al cual se desea entregar un usuario, pertenezca al distributivo de la entidad.

Si la validacin es correcta podemos procesar la creacin

Paso 6: Ingrese los datos requeridos del usuario, como se muestra en la siguiente figura.

Paso 7: Presione el botn CREAR que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla.

Es posible que al momento de crear el usuario el sistema despliegue un mensaje de error, el

problema es causado debido la duplicidad del identificador nico, es decir el campo USUARIO
Se recomienda definir sus propios estndares para la creacin del usuario de su entidad, para
poder reducir la posibilidad de duplicacin de usuarios.

A continuacin, mencionamos varias reglas que podra aplicar para definir el ID del USUARIO

Tamao: al menos 8 dgitos.

Estructura: Primera letra del primer nombre, primer apellido completo.
Tambin podramos agregar el cdigo de la Entidad
Utilice la inicial del segundo apellido para los casos de duplicacin de nombres
Ejemplos:

Nombre de la Persona: Gloria Esthela Alvarado Guzmn

Usuario: GALVARADO o tambin podramos colocar GALVARADO140
Al cumplir con los requerimientos de informacin, presionamos el botn y el sistema
desplegar la confirmacin de creacin

Todos los usuarios creados NO podrn acceder al sistema si no estn ACTIVADOS, dicha
activacin debe realizar el Administrador Financiero de la entidad.

4. ACTIVACIN DE USUARIOS

El proceso de activacin de usuarios se aplica para permitir la operatividad del usuario creado,
es decir le permite cambiar del estado del usuario CREADO O DESACTIVADOS al estado
ACTIVADO. Este privilegio se encuentra disponible para uso del ADMINISTRADOR FINANCIERO
de la entidad.

Para realizar la activacin de un usuario, el Administrador Financiero del sistema debe seguir el
siguiente procedimiento:

Paso 1. Por medio de los filtros, realizamos la bsqueda del usuario que se requiere activar y
aplicamos los criterios de bsqueda
Paso 2: Una vez que se haya identificado el usuario a activar, se selecciona el usuario y

presionar el botn de Activar Usuario ,

Paso 3: A continuacin se desplegar la pantalla con la informacin de usuario y Presionar

nuevamente el botn ubicado en la parte inferior de la pantalla, para procesar la

activacin.
Si la activacin es exitosa el sistema desplegar el siguiente mensaje

5. RESETEO DE CLAVE

La opcin de realizar el reseteo de una contrasea se encuentra a cargo del ADMINISTRADOR

INFORMTICO de la entidad, esta opcin puede ser requerida en los siguientes casos:

La primera vez que se va a entregar un usuario y contrasea al funcionario

Cuando un funcionario no recuerda la contrasea que tenia actualmente y requiere se
le asigne una contrasea por defecto

Para realizar este proceso se debe realizar el siguiente proceso:

Paso 1: Seguimos por la siguiente ruta: Administracin y Seguridad Catlogos de Usuarios. Por
medio de los "filtros" ubicamos al usuario que se desea resetear la contrasea, y aplicamos los
criterios de bsqueda.
Paso 2: Presionar el botn Reiniciar Clave , ubicado en la barra de botones.

Paso 3: Se mostrar los datos del funcionario y presionar nuevamente el botn Reiniciar Clave
ubicado en la parte inferior de la pantalla.

6. DESACTIVACIN DEL USUARIO

La funcionalidad para realizar la desactivacin de usuarios, se encuentra asignado al

ADMINISTRADOR INFORMTICO de la entidad.

Para realizar la desactivacin del usuario, el Administrador Informtico del sistema debe seguir
el siguiente procedimiento:

Paso 1. Por medio de los filtros, realizamos la bsqueda del usuario que se requiere
desactivar y aplicamos los criterios de bsqueda
Paso 2: Una vez que se haya identificado el usuario a desactivar, se selecciona el usuario y

presionar el botn de desactivar Usuario ,

Paso 3: A continuacin se desplegar la pantalla con la informacin de usuario y Presionar el

botn , ubicado en la parte inferior de la pantalla y se procesa la desactivacin

Si la desactivacin es exitosa el sistema desplegar el siguiente mensaje

7. MODIFICACIN DE DATOS DEL USUARIO

La funcionalidad para realizar las modificaciones de los datos registrados de un usuario, es

responsabilidad del ADMINISTRADOR INFORMTICO de la entidad. Para realizar la
modificacin de un usuario el Administrador Informtico del sistema debe seguir el siguiente
procedimiento:

Paso 1. Por la siguiente ruta: Administracin y Seguridad Catlogos de Usuarios, realizamos

la bsqueda por medio de los filtros disponibles como se muestra a continuacin.

Paso 2: Una vez que se haya seleccionado el usuario, presionamos el cono modificar
Paso 3: Se presentar el formulario con los datos del usuarios y procedemos a realizar las
modificaciones requeridas, posterior a lo cual se realiza la grabacin de las mismas presionando

el icono MODIFICAR

Se debe observar que los nicos datos que pueden ser modificados son los que la herramienta
muestra como activados es decir se pueden digitar.
8. ADMINISTRACIN DE FUNCIONES DE USUARIOS

La asignacin de funciones permite a los Administradores Informticos y Financieros, brindar o

restringir los accesos de usuarios creados a los SINFIP, con la finalidad que solo puedan operar
sobre los mdulos autorizados de competencia.

Un usuario puede tener asignadas una o varias funciones siempre y cuando cumpla con lo
dispuesto en el Acuerdo Ministerial 163 y no caiga en incompatibilidad de funciones (Revisar
Acuerdo Ministerial 163 en http://www.finanzas.gob.ec/acuerdo-163/)

La asignacin de funciones incluye dos procesos:

Asignacin de Funciones: este proceso es responsabilidad del Administrador

Informtico, quien realiza solo la asignacin de las funciones a los usuarios. Estas
funciones asignadas se encontrarn en DESACTIVADO.

Activacin de Funciones: este proceso es responsabilidad del Administrador Financiero

quien realiza la validacin de las funciones asignadas (Acuerdo 163), y si las funciones
asignadas no cae en incompatibilidad se realiza la activacin de las funciones.

Cada usuario puede tener una o ms funciones asignadas segn el rol que desempea en la
institucin, y de acuerdo al tipo de organizacin o clasificacin a la que corresponde la
institucin. Para mayor detalle de las funciones disponibles revisar el documento Instructivo para
Asignacin de Funciones a Usuarios, publicado en el sitio del eSIGEF seccin AYUDA.
(https://esigef.finanzas.gob.ec/eSIGEF/menu/ayuda.htm)

Asignacin de Funciones: el proceso es responsabilidad del Administrador Informtico y debe

seguir el siguiente procedimiento:

Paso 1: Por la siguiente ruta: Administracin y Seguridad Catlogos de Usuarios, realizamos

la bsqueda por medio de los filtros disponibles como se muestra a continuacin.
Paso 2: Una vez que se haya identificado el usuario al cual se desea asignar nuevas funciones,

se selecciona y se presiona el botn FUNCIONES ,

Paso 3: A continuacin se desplegar la pantalla para agregar funciones, presionamos el botn

Crear , ubicado en la barra de botones.

Paso 4: Se selecciona la funcin a asignarse al usuario segn el rol autorizado, y a continuacin

presionamos el botn

Si se desea asociar otra funcin al mismo usuario, realice nuevamente el paso 4.

Al finalizar presione el botn salir .

Paso 5: A continuacin, el sistema nos mostrar la pantalla con la funcin o funciones asignadas
en estado DESACTIVADAS.
Activacin de Funciones: el proceso es responsabilidad del Administrador Financiero y debe
seguir el siguiente procedimiento:

Paso 1: Por la siguiente ruta: Administracin y Seguridad Catlogos de Usuarios, realizamos

la bsqueda por medio de los filtros disponibles como se muestra a continuacin.

Paso 2: Una vez que se haya identificado el usuario al cual se desea activar las funciones que
previamente fueron asignadas por el Administrador Informtico, se selecciona y se presiona el

botn FUNCIONES ,
Paso 3: Se desplegar la pantalla con todas las funciones en estado ACTIVADAS y
DESACTIVADAS que hayan sido asignadas al usuario.

Posteriormente a la revisin del Acuerdo 163, donde emite las directrices para el control de
incompatibilidad de funciones, el Administrador Financiero debe seleccionar la funcin que

desea activar y presionar el botn

Segunda Pantalla:

Si se desea activar otra funcin al mismo usuario, realice nuevamente el Paso 3.

Al finalizar presione el botn salir .

9. DESACTIVACION DE FUNCIONES

El proceso es desactivacin de funciones, es responsabilidad del Administrador Informtico y

debe seguir el siguiente procedimiento:

Paso 1: Por la siguiente ruta: Administracin y Seguridad Catlogos de Usuarios, realizamos

la bsqueda por medio de los filtros disponibles como se muestra a continuacin.

Paso 2: Una vez que se haya identificado el usuario al cual se desea desactivar las funciones que
tenia asignadas, el Administrador debe seleccionar el usuario y presionar el botn FUNCIONES

Paso 3: Se desplegar la pantalla con todas las funciones en estado ACTIVADAS y

DESACTIVADAS que hayan sido asignadas al usuario.

Se debe realizar la seleccin de la funcin que se desea desactivar y presionar el botn

Segunda Pantalla:

Si se desea desactivar otra funcin al mismo usuario, realice nuevamente el Paso 3.

Al finalizar presione el botn salir .

10. REPORTE DE USUARIOS

Los Administradores Informticos y Financieros pueden obtener un reporte de los usuarios que
tienen a su cargo, como tambin de las funciones asignadas en el Sistema de Administracin
Financiera eSIGEF. Dicho reporte puede ayudar a que los Administradores tengan una base
actualizada de los usuarios que pueden operar en el eSIGEF dentro de la institucin y poder
revisar el cumplimiento del Acuerdo 163 para su entidad.

A continuacin se detalla el procedimiento:

Paso 1: La ruta para obtener el reporte es el siguiente:

Dentro de los reportes se puede seleccionar los tems a buscar como son: Estado

(ACTIVADO, DESACTIVADO, CREADO), Funcin, Grupo, Unidad Administrativa y Usuario.

Paso 2: Para la bsqueda se tienen los siguientes elementos de filtrado para la obtencin del
reporte:

Dentro de Estado se puede colocar: ACTIVADO, DESACTIVADO, CREADO

Paso 3: Seleccionamos el criterio de bsqueda deseado y presionamos el botn AGREGAR

Dentro de Estado se puede colocar: ACTIVADO, DESACTIVADO, CREADO

Adicionalmente se puede sacar el reporte detallando con varios criterios de bsqueda, como
se muestra a continuacin:

Bsqueda por usuario y funcin.

Paso 3: Se debe selecciona el formato requerido para el reporte: PDF, Excel o Archivo Plano
(TXT) y presionamos el botn CONTINUAR.