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SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
PD03 AUDITORAS INTERNAS.
JAN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO:
AUDITORAS INTERNAS.
CDIGO: PD 03
FECHA: 17/02/2015
REVISIN: 04
UNIVERSIDAD DE JAN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
PD03 AUDITORAS INTERNAS.
JAN
Control de documentacin.
PORTADA.
CONTROL DE DOCUMENTACIN.
HISTORIAL DE MODIFICACIONES.
1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.
2.- REFERENCIAS.
3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES.
4.- DESARROLLO.
4.1. RESPONSABILIDADES.
4.2. PLANIFICACIN DEL PLAN DE AUDITORA INTERNA.
4.3. EQUIPO AUDITOR.
4.4. PROGRAMA DE AUDITORAS.
4.5. REALIZACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.
4.6. ACTIVIDADES DE CIERRE DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.
4.7. INFORMES DE AUDITORA.
4.8. PROTOCOLO DE AUDITORA INTERNA.
5.- REGISTROS.
El procedimiento PD 03 tiene por objeto establecer el proceso a seguir por el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAN (SIGC-SUA) para la
planificacin, la realizacin y seguimiento de auditoras internas.
Las auditoras internas se utilizan para determinar el grado de conformidad del SIGC-SUA respecto:
Las Auditoras internas de calidad tienen como finalidad principal evaluar sistemticamente la eficacia del SIGC-
SUA e identificar las oportunidades para la mejora continua.
2.- REFERENCIAS.
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los fundamentos, los
trminos y las definiciones incluidos en la Norma:
Este Procedimiento Documentado est referido a las auditoras denominadas de primera parte realizadas
con fines internos por la Universidad de Jan. Las auditoras de tercera parte que puedan realizarse por
organizaciones externas independientes y acreditadas no se regulan en este Procedimiento, sometindose a
las normas de referencia indicadas en el apartado anterior.
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
PD03 AUDITORAS INTERNAS.
JAN
A efectos de la organizacin interna de las auditoras del SIGC-SUA se utiliza de forma adaptada algunos
trminos que a continuacin se definen:
Se utiliza el trmino Plan de Auditora Interna como el documento de planificacin del conjunto de las
auditoras internas que se realiza durante un ciclo de gestin de la calidad del sistema cuya temporalidad,
normalmente, es anual. Como documento de planificacin es aprobado por el Comit de Calidad.
Por auditora interna se entiende el proceso sistemtico, independiente y documentado realizado por la
Universidad de Jan para obtener evidencias (cualquier informacin cualitativa o cuantitativa) y evaluarlas
de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los requisitos utilizados como
referencia.
Por auditor interno se entiende la persona de la Universidad de Jan que cumple con los requisitos
establecidos en este Procedimiento para realizar las actividades de auditora de los respectivos programas.
Por auditor jefe se entiende la persona de la Universidad de Jan calificada a nivel interno con dicha
expresin, que cumple con los requisitos establecidos en este Procedimiento para dirigir un programa de
auditora interna anual.
El trmino equipo auditor hace referencia al conjunto de auditores dirigidos por un auditor jefe para ejecutar
un programa de auditora interna anual.
Otros trminos incluidos en este Procedimiento han de entenderse de acuerdo con las definiciones que los
acompaan y, en su defecto, por las definiciones establecidas en la Norma ISO-9000:2005: Sistemas de Gestin
de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
4.- DESARROLLO.
4.1. RESPONSABILIDADES.
Aprobacin del Plan de Auditora Interna: es responsabilidad del Comit de Calidad del SIGC-SUA.
2. Los programas de auditoras que desarrollen el Plan de Auditora Interna aprobado por el Comit de
Calidad, sern elaborados por la Coordinacin Tcnica del SIGC-SUA (Servicio de Planificacin y
Evaluacin) y autorizados por Vicerrector Responsable de Calidad.
4. Las conclusiones de las auditoras internas incorporadas en el informe de auditora sern conocidas por
el Comit de Calidad del SIGC-SUA, sin perjuicio, de que se estime por el Gerente o el Responsable de
Calidad otros mecanismos adicionales de difusin y explicacin de las conclusiones referidas.
5. Las correcciones y acciones correctivas necesarias que se deriven de las no conformidades identificadas
en las conclusiones de las auditoras internas se realizarn conforme a los procedimientos PD04 Control
y Tratamiento de No Conformidades y PD05 Acciones Correctivas de este Manual de Procedimientos
Documentados, y segn el sistema de responsabilidades y participacin establecido al respecto en el
Manual de Calidad.
1. El Plan de Auditora Interna tendr carcter anual y ser aprobado por el Comit de Calidad tras la
Revisin y Mejora del SIGC-SUA y, en su caso, de la realizacin de la auditora de seguimiento de la
certificacin del sistema.
4. La auditora interna anual est referida a la planificacin de la realizacin de una auditora global del
SIGC-SUA, que se realizar con carcter previo al proceso de revisin y mejora del sistema que se
establece en el Proceso Estratgico PE01.
6. Durante la vigencia del Plan de Auditora Interna la Direccin o el Comit de Calidad podr instar a la
Coordinacin Tcnica la ampliacin de los programas de auditoras.
7. La Coordinacin Tcnica podr proponer al Vicerrector Responsable de Calidad para que autorice la
ampliacin de los programas de auditora cuando se d alguna de las siguientes circunstancias:
1. De acuerdo con las previsiones establecidas en el Plan de Auditora Interna, tras su aprobacin, la
Coordinacin Tcnica asignar al auditor o equipos de auditora para los distintos programas.
Esta asignacin puede venir determinada segn la cumplimentacin de las fichas de verificacin y cierre
de los informes de No conformidades, en cuyo caso, se habr indicado en la propuesta del Plan de
Auditora Interna.
las actividades a auditar, por lo que los auditores internos asignados no podrn auditar procesos o
actividades que estn relacionados directamente con las responsabilidades y funciones que
habitualmente desarrollan.
4. Para poder ser asignado auditor calificado como auditor jefe se tendr que cumplir los siguientes
requisitos:
5. Para poder ser asignado auditor interno se tendr que cumplir los siguientes requisitos:
6. El proceso de asignacin y el desempeo de los auditores jefes y auditores internos podr ser sometido
a proceso de evaluacin cuando as lo estime el Responsable de Calidad del SIGC-SUA.
7. La Coordinacin Tcnica llevar un registro de los auditores jefes e internos de la Universidad de Jan.
1. Los programas de auditoras se realizarn de acuerdo con el Plan de Auditora Interna y se especificar:
1. Los programas de auditora se realizarn por el auditor o equipos de auditoras segn la planificacin
establecida y las responsabilidades asignadas.
2. Las modificaciones de la fecha planificada para la realizacin de las actividades por causas sobrevenidas
sern resueltas por la Coordinacin Tcnica con el responsable de la Unidad, en el caso de los programas
de auditoras internas de seguimiento, y por el auditor jefe, en el caso de la auditora interna anual.
3. El auditor jefe del programa de auditora interna anual coordinar las actividades a realizar por los
auditores internos.
4. Al inicio de las actividades de auditora el auditor interno confirmar con los responsables de las
Unidades los trminos establecidos en el programa de auditora.
6. Las evidencias que se obtengan respecto a las actividades de auditora deber ser registrada con la
informacin precisa y verificable, correspondiendo al auditor determinar los hallazgos de conformidad o
no conformidad de acuerdo con el contraste de los criterios de auditora y mtodos de verificacin.
1. Tras la realizacin de un programa de auditora interna de seguimiento, los auditores comunicarn a los
responsables de las Unidades auditadas el resultado de la auditora sobre la verificacin y cierre del plan
de acciones correctivas o preventivas de una no conformidad (segn corresponda con la naturaleza de la
no conformidad), as como a la Coordinacin Tcnica.
Los responsables de la Unidad cuando tengan una opinin divergente sobre el resultado comunicado por
el auditor, podrn remitir a la Coordinacin Tcnica sus correspondientes alegaciones.
Los resultados de la auditora y, en su caso, las alegaciones del responsable de la Unidad sern
comunicadas por la Coordinacin Tcnica al representante en el Comit de Calidad del correspondiente
proceso, as como al Responsable de los Procesos Claves o al Responsable de Calidad, segn proceda.
Los resultados de auditora que impidan el cierre de un plan de acciones correctivas o preventivas dar
lugar a que se tramite dicho resultado de acuerdo con los Procedimientos PD04 Control y Tratamiento
de No Conformidades, PD05 Acciones Correctivas y PD06 Acciones Preventivas.
2. Tras la realizacin de un programa de auditora interna anual, los auditores comunicarn a los
responsables de las Unidades auditadas y al auditor jefe el resultado provisional de la auditora.
Los responsables de la Unidad cuando tengan una opinin divergente sobre el resultado comunicado por
el auditor, podrn remitir al auditor jefe del programa sus correspondientes alegaciones.
Los resultados definitivos de la auditora y las alegaciones de los responsables de la Unidad sern
comunicados por el auditor jefe a los responsables de la Unidad, al representante en el Comit de
Calidad del correspondiente proceso, al Responsable de los Procesos Claves y al Responsable de Calidad.
3. Los resultados de auditora que incluyan la identificacin de No conformidades dar lugar a que se
tramite dicho resultado de acuerdo con los Procedimientos PD04 Control y Tratamiento de No
Conformidades, PD05 Acciones Correctivas y PD06 Acciones Preventivas.
1. Tras las actividades de cierre de un programa de auditora interna de seguimiento los auditores
cumplimentarn las correspondientes fichas de verificacin y cierre, de acuerdo con los formatos de
registros especificados en los Procedimientos PD04 Control y Tratamiento de No Conformidades, PD05
Acciones Correctivas y PD06 Acciones Preventivas.
2. Tras las actividades de cierre de un programa de auditora interna anual el auditor jefe elaborar un
informe de auditora que incluir, al menos la siguiente informacin:
a) Agrupacin de todos los resultados de la auditora interna anual, incluidas las alegaciones
que se mantengan de las Unidades/Equipos de Proceso.
b) Los informes de no conformidad, planes de acciones correctivas y de verificacin para cada
una de las no conformidades identificadas en el resultado de la auditora.
c) La valoracin de las actividades de cierre del programa de auditora interna de seguimiento.
d) La valoracin de las actividades de cierre de no conformidades y planes de acciones
correctivas derivadas de la auditora externas de seguimiento del SIGC-SUA.
e) La identificacin punto fuertes, evoluciones positivas y reas de mejora.
f) Valoracin del desarrollo de los programas de auditora interna.
3. El informe de auditora ser remitido y presentado al Comit de Calidad del SIGC-SUA para su
conocimiento y valoracin, sin perjuicio, de que se estime por el Gerente o el Responsable de Calidad
otros mecanismos adicionales de difusin.
4. El informe de auditora formar parte de los informes remitidos al Consejo de Direccin a efectos del
proceso de Revisin y Mejora del SIGC-SUA.
1. ANTECEDENTES.
2. OBJETIVOS.
3. ALCANCE.
Control de la documentacin.
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma:
1. ANTECEDENTES
El presente documento se realiza en cumplimiento de punto 8.3 del Acta de Revisin y Mejora del SIGC-
SUA, sobre las consideraciones y acuerdos del Consejo de Direccin sobre las propuestas del Comit de
Calidad: planificar el programa de auditora de seguimiento para el mes de septiembre, realizar un
protocolo interno para la colaboracin de auditores en las Auditoras.
2. OBJETIVOS
El Protocolo interno para la colaboracin de auditores en las Auditoras Internas tiene como objetivos: 1.
Disponer de una gua que sistematice la ejecucin de los Programas de Auditora Interna. 2. Facilitar la
colaboracin de los auditores internos y la coordinacin de los equipos de auditora. 3. Contribuir a la
consecucin de la eficacia y eficiencia de los Programas de Auditora Interna.
3. ALCANCE
Este Protocolo de colaboracin se aplica en la ejecucin de los programas de auditora interna que
desarrolla el Plan Anual de Auditora interna del SIGC-SUA, que aprueba el Comit de Calidad. Y se ha
conformado de acuerdo con el Procedimiento Documentado 03: Auditoras Internas del SIGC-SUA y la
Norma ISO 19011:2011 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin.
Responsabilidades:
Estructura documental:
.- La coordinacin general del proceso, asegurando que la ejecucin del proceso se ajusta al Plan-
Programa-Planificacin.
.- Dirimir las controversias de los resultados de auditoras entre los miembros del equipo.
.- Realizar las convocatorias de las reuniones de coordinacin del equipo y facilitar la documentacin
necesaria.
.-Elaborar el informe de auditora con las aportaciones del equipo auditor y las especificaciones y
criterios adoptados en el Programa.
.- Realizar las actividades de auditoras de acuerdo con los objetivos del programa, los criterios
generales de coordinacin y los especficos del equipo de auditora.
Comunicacin:
A. La Coordinacin Tcnica del SIGC-SUA comunicar a las Unidades la planificacin del Programa de
Auditora Interna, con un mes de antelacin a su previsin de inicio, resolviendo las
incompatibilidades temporales.
.-Documentacin del SIGC-SUA necesaria para el desarrollo de la auditora, (puede incluir informes
de auditora previas).
Coordinacin:
A. Se realizar una reunin inicial con todos los equipos de auditores para la explicacin general del
Programa. Esta reunin se realizar una semana antes del inicio del Programa.
A. El da de inicio de la actividad se reunir el equipo de auditora del proceso para ultimar los detalles y
comprobar el conocimiento de la distribucin de las actividades a realizar.
B. A la finalizacin de las actividades de auditora el coordinador, con la informacin aportada por los
auditores, realizar un somero resumen oral de los hallazgos ms significativos, sin que en ningn
caso, se extienda esta informacin a una calificacin previa de los resultados.
B. Tras la realizacin de las actividades de auditora en visita, el equipo auditor confrontar los
resultados y hallazgos de la auditora y se establecer el plazo para la emisin de lo correspondientes
informe.
Envos de Informes.
A. Los correspondientes informes parciales de los auditores sern remitidos al coordinador, que
proceder a elaborar el informe global. El coordinador habilitar los mecanismos para realizar las
consultas con los auditores cuando sean necesarios ajustes, modificaciones y aclaraciones.
Asimismo, el coordinador ser el responsable de solicitar la ampliacin de datos o informacin a las
Unidades que, en su caso, se proporcionar a los auditores.
B. El informe global ser remitido por el coordinador al auditor jefe, con copia a los auditores, y tras su
verificacin o aclaraciones necesarias, ste, lo remitir al responsable de las Unidades auditadas.
Este envo se realizar por Proceso/Unidad, siendo publicado en la pgina web el informe completo
de cada proceso clave.
A. Las alegaciones de los responsables de las Unidades sern gestionadas por el auditor jefe, con
conocimiento del coordinador y los auditores del correspondiente equipo. Su tramitacin se
realizar conforme al Procedimiento Documentado 03: Auditoras Internas del SIGC-SUA.
A. Los indicadores de seguimiento del proceso se realizarn de acuerdo con el sistema de informes
establecido en el Plan de Auditora.
B. La encuesta de satisfaccin de los auditores internos de las Unidades participantes se realizar tras la
finalizacin de los programas de auditora interna.
C. Se incorporar una encuesta de satisfaccin a los responsables de las Unidades y auditados sobre los
aspectos organizativos de la auditora y el nivel de comprensin de los informes, sin que, en ningn
caso, esta encuesta pueda incorporar valoracin de los resultados de auditora.
5.- REGISTROS
2. Le corresponde a la Coordinacin Tcnica disear los formatos de los registros de este Procedimiento
respetando la estructura o contenidos mnimos que se establecen en este Procedimiento, incluyndolos
como anexos. Asimismo, proceder a su comunicacin, explicacin y asistencia tcnica para su
cumplimentacin.
5. El sistema de codificacin del programa de auditora interna anual incluir la siguiente expresin:
7. Los registros generados con el Procedimiento Documentado Auditoras Internas son los indicados en la
siguiente tabla.
PD 03 Auditoras Internas.