Los costos departamentales (fijos y variables) y la utilidad

Los costos y gastos departamentales: estimando la posible utilidad departamental

Para producir algo hay que destruir los insumos. Para producir un plato de alimentos hay
que macerar las materias primas, cortarlas, quemar gas de una cocina (o electricidad),
desgastar los equipos como batidoras, ollas, etc. perder horas hombres de trabajo que se
pudieron utilizar en otra actividad. Entonces, el valor de los factores de la produccin que
se destruyen o que cambian para producir algo es el costo de producir ese algo. Y no
estamos hablando aqu slo de destruccin fsica de bienes, sino que al usarse un insumo
con una finalidad se deja de usar en otra finalidad.

Mientras las materias primas que se compran permanecen en el almacn del hotel sin ser
usadas se ha hecho un gasto contable, pero no ha surgido an un costo. Surge el costo
cuando esas materias primas se sacan del almacn y se incorporan para hacer otro bien y
servicio (un plato alimenticio). Para que exista un coste los insumos o factores de la
produccin deben ser destruidos para hacer otros bienes y servicios, mientras esto no
suceda slo ha existido un gasto contable.

Los costos pueden permanecer constantes a corto plazo, aunque se produzca mucho o poco.
Estos costos se les califica como COSTOS FIJOS. Otros costos, en cambio, pueden ser
ajustados rpidamente al volumen de produccin aumentando cuando a corto plazo se desea
producir ms o disminuyendo cuando se desea producir menos. Son los llamados COSTOS
VARIABLES.
Es conveniente hacer algunas precisiones sobre la clasificacin de costos en fijos y
variable. Un ejemplo puede ser la depreciacin; ella se puede deber al desgaste segn las
horas que trabaje un equipo, al envejecimiento biolgico, a la inclemencia del tiempo, al
envejecimiento tcnico (obsolescencia),al surgir en el mercado nuevos modelos de equipos,
nuevos sistemas constructivos; al envejecimiento sociolgico (obsolescencia), al cambiar
las modas, lo cual anticuan ciertas formas de capital, como el cambio en los estilos de la
decoracin de interiores; al surgir economas externas, cuando, por ejemplo, un campo de
golf se riega con unos pozos, pero surge entonces una aduccin por tuberas, lo cual pudiera
abaratar el proceso de riesgo. Los pozos experimentan una depreciacin a causa de la
economa externa engendrada por el sistema de aduccin por tuberas.

El problema que se plantea ahora es preguntarse : es la depreciacin un costo fijo o un

costo variable? . No hay duda que es un costo variable debido al desgaste fsico por un uso
intenso de una maquinaria y las horas de trabajo de esas mquinas; si se disminuye el
volumen de produccin, disminuye las horas de trabajo de las mquinas y disminuye la
depreciacin. Pero como la obsolescencia de los equipos es un costo fijo , ya que los
equipos se anticuan bien sea que trabajen o no trabajen. En resumen: la depreciacin es casi
siempre un costo fijo, salvo en el caso poco frecuente que un equipo se someta a un fuerzo
inusitado que haya que desecharla por vieja, slo en ese caso la depreciacin se considera
como un costo variable.

La depreciacin de un equipo puede ser igual cada ao. si el valor del equipo es de
1.000.000 , se deprecia en forma lineal en 100,000 al ao durante 10 aos (10% de
depreciacin). Pero puede existir un mtodo de depreciacin acelerada donde las cuotas de
depreciacin son elevadas al comienzo y van bajando en cada ao, dejando un valor
residual al final. Este mtodo es ventajoso a efectos fiscales para las empresas que tienen un
perodo infantil o de dificultad durante sus primeros 5 aos. La deprecacin por cuotas
decrecientes, surge porque se aplica el 10% al valor del equipo a principio de cada ao,
para que al final del ao quede un valor residual. O sea: 1.000.000 al principio del ao uno,
se aplica el 10% que es igual a 100.000 y al restar del milln quedaran 900.000 a los cuales
se vuelve a calcular el 10% o sea 90.000, quedando entonces 810.000 como valor por
depreciar, etc. Si en un pas existe una elevada inflacin, el sistema de depreciacin
acelerada es conveniente, si la legislacin lo permite.

Los intereses del capital fijo a primera vista aparecen como costos fijos porque a corto
plazo no se pueden variar en funcin del volumen de la produccin. Pero los intereses del
capital circulante, parte de ellos son fijos y parte variables, pues existen parte de los
intereses que provienen de factores de la produccin fijos como la mano de obra fija, y
otros variable los que provienen de factores de la produccin variables como la materia
prima. En cuanto a los impuestos, el impuesto al valor agregado (IVA) sobre el precio de
compra es un costo variable, pero el impuesto sobre la renta es un impuesto fijo

Los costos de la actividad hotelera

Los costos se pueden clasificar en costos relacionados con los insumos intermedios, como
energa, agua, materias primas, materiales para mantenimiento, promocin y publicidad,
comunicacin, servicios personales, seguros, costo financiero; y los costos relacionados con
el valor agregado, como el costo del personal empleado.

Los costos hoteleros tambin se pueden analizar segn cada departamento. En efecto, en el
Departamento de habitaciones sonde por lo general la utilidad departamental es del 85%.
Entonces los costos pueden ser del 15% en total, repartidos de este modo: nmina, 8%,
otros gastos (suministros en la habitacin, insumos para el aseo, lavandera, decoracin,
lencera y otros) el 7%. Ahora bien, en el Departamento de Alimentos y Bebidas, donde es
probable que la utilidad operativa sea del 35%, entonces los costos se elevan al 65% , con
una fuerte incidencia del costo de venta (costo de hacer los alimentos y bebidas) con un
34% y del costo de la nmina con un 23% , dejando un 8% para otros gastos como
suministros, combustible en la cocina, decoracin, uniformes, lavandera, alquileres varios,
fletes. En cuanto a los departamentos menores, el de telecomunicaciones rinde una utilidad
departamental del 20% y por lo tanto sus costos son del 80% , con una incidencia del costo
de venta para proporcionar el servicio del 75% y un 5% para la nmina. El departamento de
lavandera produce una utilidad departamental del 50% y unos costos de venta del 50%.
Los servicios de recreacin (piscina, cancha de tenis) la utilidad departamental es del 68%
y sus costos del 32% con una alta incidencia en la nmina del 24% y los otros costos del
8%. El servicio de estacionamiento de autos produce una utilidad del 30% y sus costos son
del 70% con una incidencia alta de la nmina con un 60% y el 10% restante suministros y
uniformes.

Ahora bien si el total de costos departamentales en un hotel es de 32%, entonces la utilidad

departamental ser del 68%, pero an faltara por restar los gastos no distribuidos referidos
a los gastos de administracin, los gastos para tener un sistema digitalizado y los gastos
relativos a la actividad de recursos humanos, de mercadeo y de mantenimiento, as como
los gastos de agua, luz y energa. Todos estos cargos no distribuidos pueden corresponder
entre el 20% al 25% de los ingresos totales por ventas. Entonces esto dejara al hotel con
una utilidad antes de los cargos fijos del 43% ; luego al restar estos cargos fijos con un 8%
(impuestos ,gastos financieros, depreciaciones, seguros ) quedara una utilidad antes del
impuesto sobre la renta del 35% y si se aplica al final la erogacin por estos impuestos
debera quedar un 27% de utilidad operativa neta.
Costos fijos y variables en la hotelera

Es posible que los costos fijos sean iguales al 60% del total y los costos variables el 40%
del total. Otros analistas han encontrado en sus investigaciones locales que la distribucin
es 53% y 47% (Scheel, 2.000 : 268).

Del total de costos en el departamentos de habitaciones, una parte muy elevada son costos
fijos, slo los costos de suministros en la habitacin y los costos para lavandera y limpiarla
seran variables. En el departamento de alimentos y bebidas y lavandera si existe una
buena proporcin de costos variables, pues en la medida en que se venden ms habitaciones
seguramente se vendern ms comidas y bebidas as como lavandera, con sus costos
variables involucrados; no as en los otros departamentos como Administracin, sistemas,
recursos humanos, mercadeo, mantenimiento, telecomunicacin, recreacin y
estacionamiento de autos, todos son elevados costos fijos por la incidencia de la nmina,
prestaciones sociales, comidas a empleados, honorarios profesionales, seguros , alquileres
varios, seguridad y vigilancia, suministros de impresos, desarrollo de programas
digitalizados, alquileres varios y mantenimiento, gastos de telefona y fax, correo, gastos de
viajes y viticos y contratos. En cuanto a la luz, energa y agua, debe haber un consumo
bsico fijo y una parte variable relacionada con el incremento de las ventas.

Si se realizara un anlisis de los costos fijos es probable que el 52% sean costos de nmina
y el 48% restante sean otros costos fijos. A su vez, de los costos fijos totales el 22%
corresponden por lo general a la administracin general, el 20% al departamentos de
alimentos y bebidas , el 14% al departamento de habitaciones y el 15% a los departamentos
de mantenimiento y mercadeo, y un 4% a luz, agua y energa, quedando un 25% a los otros
departamentos, o sea : telecomunicaciones, recreacin, estacionamiento ,sistemas, recursos
humanos y otros cargos fijos varios.

Gastos Generales
Gastos generales es un trmino contable que se refiere a todos los gastos del negocio en
curso no incluidos o relacionados con la actividad productiva (mano de obra directa,
materiales directos o los gastos de terceros que se facturan directamente a los clientes).
Los gastos generales deben ser pagados de forma permanente, con independencia de que la
empresa tenga un volumen alto o bajo de actividad. Son importantes para determinar la
cantidad que una empresa debe cobrar por sus productos o servicios para obtener una
ganancia, formando parte as de los costos fijos.

Niveles de Administracin.

La coordinacin de varias personas para lograr un objetivo es conformada por una

organizacin, esto con la finalidad de lograr realizar las metas establecidas de una manera
rpida, con ms fcil.

El xito o fracaso de la organizacin depende de la eficiencia y eficacia con la que obtenga

y a la vez utilice sus recursos. El trabajo implicado en la combinacin y direccin de uso de
los recursos para lograr propsitos se denomina Administracin.(Hampton, 1984).
Funciones:

Evaluacin.- para saber en que estado esta la organizacin

Planeacin.- las metas propuestas
Organizacin. como se logran los objetivos
Direccin.- definir la forma de hacerse
Control.- evaluar si se esta realizando correctamente.

Existen tres
niveles en la
administraci
n de
organizacione
s que ayudan
a realizar un
buen control
en las
actividades a
desarrollar y
son las
siguientes:

Planeacin
estratgica en
las cuales intervienen el gerente general, director general o coordinador administrativo. El
control operativo ocupa el plano base de los tres planos administrativos, los gerentes
operacionales apoyan sus decisiones en una serie de reglas preestablecidas, las cuales al
implantarse de manera correcta, otorga resultados predecibles.

Los gerentes de operaciones supervisan los detalles operativos de la organizacin,

verificando que las tareas se ejecuten.

Administracin intermedia Constituye el segundo plano o intermedio de los tres niveles del
sistema administrativo. Los gerentes de mandos medios toman decisiones sobre la
planeacin y control a corto plazo y de la manera de asignar los recursos al cumplir con las
metas de la organizacin.

El dominio de toma de decisiones se caracteriza por tener el control operativo y estratgico

con fluctuaciones constantes.

Administracin estratgica Constituye el tercer nivel de la estructura administrativa los

gerentes de logstica, se ubican ms all de las fronteras de la organizacin en el tiempo o
en el espacio, en toma de decisiones y har a los gerentes de mandos intermedios o
prximos gerentes. Actan bajo un clima de gran incertidumbre en la toma de decisiones,
los gerentes de logstica definen a la organizacin como un todo, para ello la amplia imagen
es donde la empresa decide el desarrollo de nuevas lneas de productos, la separacin de
negocios no redituables, las adquisicin de otras compaas compatibles o simplemente la
decisin de venta de la empresa.
GASTOS DE VENTA

Expresin usada en el contexto de la administracin, organizacin de la Empresa, negocios

y gestin.

En ingls selling expenses.

Son las erogaciones que estn directamente relacionadas con la operacin de ventas. Como
ejemplo se citan: fletes, sueldos y Comisiones de vendedores.

Son los relacionados con la preparacin y almacenamiento de los artculos para la Venta, la
promocin de ventas, los Gastos en que se incurre al realizar las ventas y, si no se tiene un

Los originados por las ventas o que se hacen para el fomento de stas, tales como:
comisiones a agentes y sus Gastos de viajes, Costo de muestrarios y exposiciones, Gastos
de propaganda, Servicios de correo, telfono y telgrafo del rea de ventas, etc.

Gastos de mercadotecnia

Los gastos de mercadotecnia que producen un xito de ventas pueden ofrecer un alto
retorno de la inversin.

Los gastos de mercadotecnia que producen un xito de ventas pueden ofrecer un alto
retorno de la inversin.

Un gasto de mercadotecnia es "una cantidad de dinero que la empresa gasta en

mercadotecnia", segn Cambridge Dictionaries Online. Los gastos de mercadotecnia son
una consideracin importante para todas las empresas porque la mercadotecnia es una
funcin principal de negocio que crea un cliente para el negocio. Es muy importante para
los propietarios de negocios a entender la importancia de estos gastos, su definicin de
contabilidad, gestin de gastos de mercadotecnia y el tratamiento fiscal. Por lo general,
algunos de los gastos comunes de mercadotecnia incluyen los salarios de la mercadotecnia,
investigacin de mercados, promociones, relaciones pblicas y los gastos de publicidad.