TALLER ADQUISICIN 1.

1. Que es el proceso de adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos

2. Cul es el objetivo de la adquisicin
Rta: Objetivo general Adquirir los medicamentos y dispositivos mdicos que han sido incluidos en el plan de
compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfaccin de las necesidades de los usuarios, beneficiarios
o destinatarios de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud.

3. Describa las modalidades para realizar adquisicin y defina cada una de ellas
Rta:
La distribucin o dispensacin de medicamentos y dispositivos mdicos a los pacientes requieren de la
adquisicin de los mismos.

Modalidades de compra: Se plantean dos modalidades de compra: los concursos de proveedores y las compras
directas.

Concursos de proveedores
Los proveedores son convocados a presentar sus propuestas en un certamen en el cual las reglas de juego estn
previamente fijadas; por las caractersticas de su apertura pueden ser abiertos o selectivos.

Concursos abiertos: Se convocan pblicamente a los proveedores a presentar ofertas, las cuales deben someterse a
exigencias sealadas en los pliegos de condiciones. Tambin se les conocen como licitaciones pblicas y pueden tener
carcter nacional o internacional. Se puede obtener una amplia participacin de oferentes y precios muy favorables.
Implica un buen nmero de pasos, realizados por diferentes reas de la institucin (administrativa, mdica, jurdica,
financiera) y demanda un compromiso serio de todas ellas y una programacin exigente.

Concursos selectivos: Los fabricantes son escogidos entre los inscritos en el krdex de proveedores e invitados a
presentar sus cotizaciones. La oferta es limitada, los precios pueden no ser tan bajos, pero la agilidad administrativa es
mayor.

Concursos consolidados: Esta modalidad se presenta cuando diferentes instituciones del sistema de salud de un pas
o regin (sector oficial, sector de la seguridad social, etc.) o los sistemas de salud de diferentes pases se unen para
hacer adquisiciones conjuntas, invitando a los proveedores a someter sus ofertas, una vez sumadas sus necesidades de
productos hospitalarios. Las ventajas de los concursos consolidados son muchas: Mayor nmero de oferentes, bajos
precios, grandes posibilidades de aplicacin de programas de calidad. Exige una gil y oportuna coordinacin
intersectorial, simplificacin administrativa, una legislacin adecuada y un proceso sistematizado.

Compras directas En este caso no opera la participacin colectiva de proveedores. La Institucin Prestadora de
Servicios de Salud pide tres cotizaciones directamente a fabricantes o distribuidores inscritos en el krdex de
proveedores y con uno de ellos realiza la negociacin.

4. En que consiste el comit de compras, cules son sus integrantes y funciones

Rta: El Comit de Compras

Las decisiones de compras deben ser tomadas por una instancia colectiva y tcnicamente capacitada. Se debe
conformar un comit responsable de la evaluacin de los oferentes de los productos, de la realizacin de las
adquisiciones con base en las cotizaciones vigentes y de acuerdo con las necesidades reales programadas para el
perodo, y de construir un krdex de proveedores.

El Comit de Compras debe seguir las polticas tcnicas y comerciales de adquisicin. Debe trabajar sobre la base del
listado de medicamentos y dispositivos mdicos adoptado por la institucin y no salirse de los proveedores oficialmente
seleccionados. Contando con un plan anual de necesidades, es funcin del comit de compras aprobar el programa de
compras y realizar oportunamente los procesos de adquisicin, garantizando que nunca los productos lleguen a agotarse
o deban adquirirse por procedimientos apresurados. Los principios de la negociacin son transparencia, economa e
igualdad de oportunidades.
Reunin del Comit de Compras

Verificacin del qurum.

Lectura del acta anterior: Productos que deban adquirirse, propuestas aprobadas, precios, cantidades, valores
totales (incluyendo forma de pago) y plazo de entrega.
Informe detallado de ejecucin de compras.
Presentacin de necesidades actuales y propuestas de adquisicin.
Adjudicacin: Proveedor, cantidad, precio, forma de pago, plazo de entrega.
Proposiciones y varios: Proposicin de nuevos proveedores, nuevos precios, informes de calidad, etc.

Qu hace el Comit de Compras?

El comit de compras de la institucin es el encargado de aplicar la poltica de compra de la institucin.

Poltica de compras

La poltica de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Relacin a largo plazo con los proveedores.

Responsabilidades durante el proceso.
Niveles de inventario.
Tiempo para el cual se efecta la compra.
Modalidad de la compra (licitacin, compra directa, subastas, etc.).
Los medicamentos y dispositivos mdicos a comprar deben corresponder al listado bsico de la institucin.
Cundo y cmo comprar fuera del listado bsico (urgencia evidente).
Manejo de donaciones.

2. Funciones del comit

Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluacin de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios
definidos para recomendar la adjudicacin del contrato o la contratacin directa.
Solicitar al director tcnico del servicio farmacutico el concepto tcnico para la adquisicin de los medicamentos
y dispositivos mdicos.
Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificacin
Realizar la adquisicin a travs del estatuto de contratacin pblica o de la normatividad vigente para la
contratacin privada o comercial segn el caso.
Aplicar la poltica de regulacin de precios de medicamentos, la cual se resume en la Circular nmero 04 de
2006 de la Comisin Nacional de Precios de Medicamentos.

El Comit de Compras debe estar presidido por el gerente de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud y el
administrador. Las adquisiciones que se acuerden deben tener respaldo en el plan financiero de la institucin. Por lo
tanto, es importante tambin la participacin del administrador, para garantizar el enlace con la parte administrativa y
financiera. Es importante una composicin interdisciplinaria, por ejemplo, el jefe del Servicio farmacutico y los
responsables de cada rea (laboratorio, rayos x, odontologa) pueden participar en el Comit de Compras cuando vayan
a adquirirse productos de su rea.

El jefe de recursos fsicos, con base en los reportes del director del Servicio farmacutico, sustentar ante el Comit el
estado del inventario discriminado por cada uno de los centros de costo y el anlisis de cumplimiento del programa de
compras; presentar un informe de existencias y un informe de utilizacin de productos durante el perodo respectivo.
Presentar luego el programa de adquisiciones para el siguiente perodo en el que se incluyan:

Cantidades que deben adquirirse por cada tem del listado institucional.
Propuestas vigentes por proveedor para cada uno de ellas con el respectivo cuadro comparativo global de los
proveedores.
Costo de la propuesta con precios totales y fechas de pago.

Cuando la Institucin Prestadora de Servicios de Salud participa en procesos de negociacin conjunta, el trabajo del
comit se agiliza notoriamente, al contar durante la vigencia del proceso, con cotizaciones y proveedores seleccionados
respaldados por las evaluaciones tcnicas y financieras realizadas de forma centralizada de acuerdo con los principios
de transparencia, economa, responsabilidad y seleccin objetiva.
Todo Comit de Compras debe dejar como constancia, un acta firmada por los asistentes, en donde se consignan las
determinaciones tomadas: Necesidades, oferentes, decisin de adquisicin segn cantidades, precios unitarios,
proveedores y forma de pago. El acta se revisar en la siguiente reunin, para informar acerca de su ejecucin o
cumplimiento.

5. Que significa la prevalencia del conocimiento tcnico en la adquisicin a la que hace alusin la resolucin 1403
de 2007.

Rta: Prevalencia del conocimiento tcnico

El criterio tcnico del director del servicio farmacutico prevalecer cuando se presenten diferencias de criterios entre el
responsable de las compras y el responsable del servicio farmacutico, respecto a la calidad, recepcin y
almacenamiento, distribucin, uso adecuado, devolucin al proveedor por fecha prxima de vencimiento, ofrecimiento,
aceptacin y/o rechazo de donaciones, destruccin o desnaturalizacin de medicamentos y dispositivos mdicos.

6. Describa los siguientes conceptos y sus frmulas: nivel mnimo de existencias, nivel mximo de existencias,
punto de reposicin, tiempo de reposicin, existencias, cantidad a pedir, consumo promedio mensual.
Rta:

Elaboracin del plan de compras.

Plan de compras
Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboracin de un adecuado plan de compras,
que se ajuste a las necesidades de la IPS para la atencin de sus usuarios.

Consumo promedio (CPM)

Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo mdico que se consume en un periodo de un mes. Se toma la
informacin de los consumos obtenidos en la estimacin de las necesidades, ya sea por consumo histrico o perfil
epidemiolgico.

Tiempo de reposicin (TR)

Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales varan de acuerdo a la
modalidad de compra y de los proveedores seleccionados. En algunos sistemas de salud este periodo se duplica por los
trmites administrativos. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se
recibe el medicamento en la respectiva dependencia.

Debe establecerse en fraccin de tiempo, expresado en meses.

Ejemplo:

TR: 25 das. Fraccin de tiempo = 25 das/30 das = 0.83 meses

Nivel mnimo existencias (NmE)

Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario que pueden generar
demanda insatisfecha.

NmE= CPM x TR (expresado en meses).

Punto de reposicin (PR)

Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra.
Es la relacin entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio mes (CPM) de un periodo en el
cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.

PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.

Nivel mximo de existencia (NME)

Representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los recursos de la institucin. Para calcularlo
se cuenta con el nivel mnimo de existencia (NmE), el consumo promedio (CPM) y el nmero de meses estimado para la
compra.
NME= CPM + (NmE x nmero de meses estimado para la compra).

Cantidad a comprar
Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo mdico para cubrir las necesidades del periodo.

Cantidad a comprar = (NME NmE) + (PR E).

Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el consumo de dichos insumos
es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil epidemiolgico de la poblacin atendida.

Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.

Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de Excel, es importante conocer las frmulas que se
manejan para hacer los diferentes clculos y determinar si es necesario hacer algn cambio cuando se requiera,
logrando un ajuste a las necesidades reales.

Mtodo de estimacin de necesidades

Para definir el mtodo de estimacin de necesidades, la IPS deber tener en cuenta los lineamientos establecidos por el
Comit de Farmacia y Teraputica.

Dentro de los mtodos mas frecuentes estn los siguientes:

Perfil epidemiolgico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y protocolos
de tratamiento.

El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de aparicin en la poblacin e indicadores de
prevalencia o incidencia (nmero total de casos presentados), informacin que se puede tomar de diferentes fuentes
como: registros diarios de consulta, historias clnicas, egresos hospitalarios, certificados de defuncin.
De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las cuales se confrontan con las guas o
protocolos de tratamiento para definir los medicamentos ms indicados para tratarlas.

Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento especfico para cada morbilidad y por grupo etreo por un
periodo mnimo de un ao.

Consumo histrico
Es el registro histrico de las cantidades despachadas y registradas en la frmula mdica en promedio (cada mes,
semana, da). Este promedio se hace teniendo en cuenta la informacin de un periodo (ltimos tres, seis o doce meses),
se actualiza peridicamente (semanalmente, mensualmente). Adems, sirve para calcular otros parmetros de control,
como niveles mnimos y mximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para
comprar.

Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y muchas veces se presentan
agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto ocurre slo se tiene en cuenta los periodos con
existencia.

Ejemplo: El medicamento Acetaminofn 500 mg tabletas presenta el siguiente consumo durante 6 meses:

Observe la diferencia del CPM del medicamento Acetaminofn tabletas en dos (2) situaciones diferentes.

Consumo ajustado
Este mtodo slo se utiliza cuando no se cuenta con informacin, por lo que es necesario tomar la informacin de una
regin similar demogrficamente, as como en factores ambientales y culturales. Con esta informacin se toma la
decisin de cuantificar por perfil de morbilidad o por el histrico.

7. Como se realiza la programacin de necesidades de medicamentos y dispositivos mdicos, por el mtodo de

consumos histricos, herramientas para realizar clculos y dems.
Rta: Programacin y mtodo de estimacin de necesidades

El Servicio farmacutico determinar la cantidad de medicamentos y dispositivos mdicos que requiere para cierto
perodo, teniendo en cuenta: el perfil epidemiolgico de la institucin, la poblacin usuaria y/o consumo histrico,
comparado con la definicin de necesidades determinadas por los servicios y la oferta de servicios y el presupuesto
disponible.

Metodolgicamente, la programacin se desarrolla en dos pasos: el plan de necesidades y el programa de compras. Con
el primero se determinan las necesidades totales de la institucin para la prestacin de los servicios durante un periodo
determinado, con base en el listado institucional de de medicamentos y dispositivos mdicos aprobado. En el segundo se
valoriza el plan y se define, con base en la disponibilidad real de recursos financieros, la programacin para la futura
adquisicin de los productos.

Plan de necesidades
El plan de necesidades define los requerimientos para un ao mediante el establecimiento de las cantidades necesarias
de cada producto para un perodo base (normalmente un mes), proyectadas para un ao.

Programa de compras

Como resultado de la elaboracin del plan de necesidades se ha definido qu se necesita, en qu cantidad, cundo y
para cunto tiempo.

El siguiente paso consiste en tomar el plan de necesidades, valorizarlo con el precio de cada producto y elaborar el
Programa de Compras. Este proceso debe hacerse en concertacin con el rea administrativa y financiera de la
Institucin Prestadora de Servicios de Salud: el rea tcnica define sus estimativos de necesidades y el rea financiera
asigna los recursos disponibles para su adquisicin.
Se hacen ajustes al programa de compras con base en las existencias en inventario al inicio del periodo y las
adquisiciones en trmite o entregas pendientes. En algunas entidades se calcula, adicionalmente un mes extra en
previsin de eventualidades o casos fortuitos.

Con el presupuesto elaborado se puede establecer, mes por mes, el costo de las adquisiciones programadas. Esta
actividad debe concertarse con la administracin de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, de forma que se
incluyan en el presupuesto los recursos necesarios para efectuar tales adquisiciones en el momento indicado.

La concertacin del plan propuesto por el rea tcnica con el rea financiera puede no ser aceptada en su totalidad por
no encajar adecuadamente en la programacin de recursos definida en el presupuesto anual de la entidad. En este caso
debe hacerse un ajuste en el Comit de Farmacia y Teraputica, que analizar en forma cuidadosa cules son los rubros
cuyo recorte producira el menor traumatismo a la prestacin de los servicios. Para ello es til revisar la clasificacin de
los productos de acuerdo a la clasificacin VEN y a la clasificacin ABC.

Los presupuestos de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud deben ser tan flexibles como las estrategias de
contratacin con Entidades Administradoras de Planes de Beneficio EAPB- lo exijan. Si se han firmado nuevos
contratos de prestacin de servicios, los requerimientos de productos derivados de esta ampliacin de cobertura tienen
que incorporarse en forma oportuna a los planes de necesidades y programas de compra de productos, sin llegar a
disponibilidades insuficientes sorpresivamente por necesidades imprevistas.

El Programa de Compras debe discriminar para cada producto, mes por mes:
o Descripcin tcnica
o Unidad de medida
o Consumo total ao anterior
o Existencias al inicio del perodo (inventario a 31 de diciembre ao anterior)
o Consumo promedio mensual o si se puede por estacionalidad epidemiolgica
o Consumo total ao programado
o Necesidades totales del ao (lo que se va a adquirir realmente en el ao programado)
o Valor unitario por unidad de medida (segn precios ajustados con referencia a la ltima negociacin
conjunta)
o Valor total

8. Cules son los criterios para priorizar las compras: Describa y especifique que significa la clasificacin ABC y
VEN
Rta:

Criterio asistencial: clasificacin VEN

No todos los productos hospitalarios tienen igual importancia para la atencin de los pacientes en la institucin. Algunos
de ellos son imprescindibles para garantizar una mnima calidad en la atencin, de otros productos depende la vida de
los pacientes y otros son condicin indispensable para la prestacin de servicios complementarios. Por este motivo, se
deben clasificar todos los productos de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud de acuerdo con su importancia
para la atencin al paciente.

Estos indicadores de prioridad se establecen con la clasificacin VEN. Los Productos clasificados como V son los
considerados como vitales-esenciales, de los cuales depender la vida de muchos pacientes que ingresen a la
institucin. Los productos E o esenciales, son productos de importancia, que no deben faltar en la institucin pero no son
tan definitivos como los anteriores. El tercer grupo, N, son los productos no tan esenciales, que representaran, dentro del
listado institucional, los de menor prioridad. Al frente de cada producto del listado se coloca una de las tres letras, para
que posteriormente sea un criterio que en un momento de restriccin presupuestal ayude a tomar decisiones de
adquisicin. Para la elaboracin de esta clasificacin, se deber contar con la participacin de toda la comunidad
cientfica de la institucin y deber ser ratificada por el Comit de Farmacia y Teraputica.

VEN
Se proporciona a cada servidor pblico del servicio farmacutico o de la divisin administrativa que haga las
adquisiciones una caja de control operada manualmente estas contienen tarjetas de tres colores para representar la
clasificacin VEN (vital, Esencial, No esencial) de los medicamentos.

Se debe asignar mayor prioridad a los medicamentos que salvan vidas.

Este sistema de control se diseo para un programa grande de abastecimientos en un pas de Asia central. Tres carteles
se colocaron en la oficina de adquisiciones, uno para compras domsticas, uno para compras en el exterior y uno para
donaciones.

La gran variedad de proveedores aumenta el potencial para (1) precios menores, (2) proveedores ms confiables, (3)
obtencin de medicamentos y dosificaciones poco comunes pero necesarias, y (4) disponibilidad de productos de
emergencia. Proveedores nuevos se evalan por:

La recopilacin informal de informacin.

Las compras de prueba.
El registro formal (esta es la forma ms objetiva, completa y eficaz, pero puede disuadir nuevos proveedores.
Se debe controlar la actuacin de los proveedores una vez estn operando, usando un archivo de proveedores y uno de
productos.

El funcionario o comit que evalen a los proveedores debe contar con experiencia tcnica, actuar con prontitud, y ser
confiables.
La seleccin de un proveedor para la compra de un medicamento en particular debe realizarse comparando entre los
proveedores que sean aceptables.
Los proveedores extranjeros son representados por agentes locales en los pases en desarrollo. Los pro y los contras de
hacer compras a travs de agentes locales deben ser consideradas, a medida que la oficina de adquisiciones formule
una poltica relacionada a su participacin.

Criterio econmico: clasificacin ABC

El criterio econmico tiene un peso definitivo en las decisiones de adquisicin. Se debe tener claridad de cmo repartir el
presupuesto de compras, para dar ms importancia a aquellos productos que representen un mayor porcentaje del gasto.
Si en un producto representa el 10% del presupuesto de compras, ser mucho ms importante hacer una buena
adquisicin de ese producto, mientras que para la adquisicin de un producto que representa un gasto totalmente
marginal, no se necesita hacer grandes esfuerzos.

El sistema ms til para definir prioridades de acuerdo con el criterio econmico es el llamado ABC: de acuerdo con esta
metodologa se clasifican los productos de acuerdo con el peso econmico que cada uno tiene en la canasta de
adquisiciones de la institucin.

Los productos que representan por lo menos el 75% o el 80% del valor de las adquisiciones se clasifican como productos
A. Un segundo grupo, pueden representar un 15% o 17% ms de las adquisiciones, para ajustar as entre el 90% o el
97%: estos sern los productos clasificados como B. El resto, los productos C, no representan entre todos ms del 3% a
10% del valor de las adquisiciones, debiendo por lo tanto recibir menos atencin que los dos grupos anteriores.

Se establece por norma general, aunque vara de entidad en entidad, productos A hasta el 80%, B hasta el 95% y C el
5% restante.

Ajuste mensual segn frecuencias y consumos de perodos anteriores

Una actividad peridica que debe realizar el rea de recursos fsicos de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud
es ajustar el programa de compras al comportamiento de los consumos de los meses anteriores.
A pesar que se tengan todas las previsiones, jams habr una programacin perfecta. Por este motivo es necesario
monitorear el comportamiento de la demanda de cada uno de los productos previstos, para convertir el presupuesto en el
programa de compras. Existen dos motivos de error en el clculo de las cantidades estimadas: mal clculo de las
frecuencias de algunos acontecimientos o mal clculo de las necesidades de productos en algunas intervenciones.

Se pueden presentar cambios en la programacin de las compras por contingencias, presencia de picos epidemiolgicos
a destiempo segn sus tendencias habituales, incidencia de patologas reemergentes y emergentes y desarrollos
institucionales no planeados como la ampliacin rpida de servicios existentes o nuevos servicios por contrataciones
adicionales que obligan a variar la forma de dispensacin de medicamentos, por ejemplo servicios domiciliarios u hospital
da por las presentaciones que en ellos se manejan.

La informacin procesada del mes anterior servir para ajustar los requerimientos del mes siguiente. De esta manera, si
las cantidades de un producto estn por encima de lo previsto inicialmente, no ser necesario adquirir; o, si los niveles
estn por debajo de lo previsto, ser necesario modificar el plan de compras para reponer anticipadamente sus
inventarios. En este proceso es indispensable establecer una estrecha y sistemtica interaccin entre los prescriptores, el
Servicio farmacutico y otros centros de costo (laboratorio clnico, apoyo diagnstico, etc.)

9. Como se realiza la programacin de necesidades de medicamentos y dispositivos mdicos, por el mtodo de

consumos histricos, herramientas para realizar clculos y dems.
Rta:

La programacin de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comit de compras.

El servicio farmacutico de la IPS o el establecimiento farmacutico determinar la cantidad de medicamentos y

dispositivos mdicos que requiere para cierto periodo teniendo en cuenta: la poblacin usuaria, consumo histrico, perfil
epidemiolgico comparado con la definicin de necesidades de los servicios, la oferta de servicios y el presupuesto
disponible. La programacin de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:

Definir perodo de anlisis y de proyeccin de necesidades.

Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos mdicos y priorizarlas por nivel de uso en cada
servicio.
Confrontar dichos clculos con los consumos histricos.
Analizar las causas que incidieron en la modificacin notable de los consumos, despus de comparar los literales
a) y c).
Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los
indicadores de punto de reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y tiempo de reposicin.
Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso econmico de cada medicamento dentro
del total (Clasificacin ABC/VEN de los medicamentos) o cualquier otro mtodo idneo para tal fin.
Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo con la modalidad de adquisicin,
las necesidades y el flujo de caja de la institucin. La programacin de necesidades ser evaluada
permanentemente y aprobada por el Comit de Compras.
 10. Que significa evaluacin de proveedores, mtodos para realizarla, formatos y herramientas para evaluar la
calidad del servicio y del producto.

Rta: Caractersticas del proceso

Como caractersticas fundamentales del proceso se contemplan las siguientes:

La interrelacin de los subprocesos con los dems procesos organizacionales, necesitando la articulacin de los
resultados de las dos lneas involucradas (administrativa y asistencial) para la conformacin del listado de medicamentos
y dispositivos mdicos de la institucin.

La seleccin y evaluacin de proveedores como clientes estratgicos de la organizacin, donde se debe contemplar
desarrollos empresariales de ellos como parmetros de seriedad y cumplimiento que garanticen los objetivos
corporativos.

En tercer lugar la toma de decisiones bajo incertidumbre, aunque se especifiquen los trminos para la comparabilidad de
las opciones, nunca se tendr la certeza de la forma como se desarrollarn las actividades en la prestacin real de los
servicios, lo que obliga a evaluaciones permanentes y reprogramaciones de conformidad como evoluciona la gestin de
la Institucin Prestadora de Servicios de Salud.

Otro aspecto es el manejo de indicadores de gestin y tcnico cientficos para la escogencia y seguimiento de las
decisiones. Finalmente la organizacin en procesos de evaluacin y de convocatorias pblicas con respaldo normativo y
operacional.

El formulario de inscripcin
La informacin general que debe contener un formulario de inscripcin contendr como mnimo:
Nombre o razn social del proveedor que se inscribe.
Representante: para la ciudad en la que se realiza la inscripcin.
Certificado de existencia y representacin legal de la cmara de comercio.
Lista completa de los productos que ofrece y condiciones de venta:
Vigencia de las listas de precios.
Registro sanitario oficial.
Certificado de buenas prcticas de manufactura (BPM).
Aspectos a tener en cuenta en la gestin de proveedores.

El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.

El comprador debe dar informacin clara sobre lo que desea.
El comprador y el proveedor son responsables de la garanta de la calidad.
El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de entrega y forma
de pago.
El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos.
Las partes deben acordar los medios de evaluacin.
Las partes deben conocer los procedimientos para la solucin de conflictos.
Las partes deben intercambiar la informacin necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.
Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales.
Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atencin a los intereses del consumidor.

Valoracin de proveedores
Es el proceso mediante el cual la institucin realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio como
de los productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas por el respeto, la confianza y el compromiso de
ambas partes de trabajar en equipo.

En este proceso se evalan los factores crticos para tener en cuenta en la prestacin del servicio, llevando un registro de
las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de acuerdo al
cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalan.

Ej: Cumplimiento en la entrega, atencin oportuna, calidad de los productos, descuentos por negociacin, etc.
Criterios para calificar proveedores
La informacin consignada en la inscripcin, ofrece informacin para asignar una calificacin al proveedor. Algunos
parmetros susceptibles de ser cuantificados son:
Capacidad mxima de contratacin.
Certificados de cumplimiento.
Recurso humano calificado.
Programa de aseguramiento de la calidad.
Buena infraestructura tecnolgica.
Capacidad instalada acorde a las metas de produccin.
Certificado de Buenas Prcticas de Elaboracin (BPE). Si se compran preparaciones magistrales elaboradas por un
establecimiento farmacutico autorizado.
Cuando la institucin tiene un rcord de relaciones comerciales con el proveedor puede calificar otros parmetros
referentes a la calidad del producto recibido, entendida como la calidad intrnseca del mismo, verificable mediante
anlisis de control de calidad, o por medio de procesos de recepcin tcnica y administrativa. Adems se evalan
aspectos como:
Tiempo de entrega.
Adherencia a las instrucciones de entrega.
Cumplimiento de especificaciones tcnicas y administrativas.
Entrega de documentos.
Atencin a reclamos.
Informe de agotados.
La inscripcin y calificacin de proveedores es el primer paso para llevar un programa de aseguramiento de la calidad
institucional, el cual tiene dos momentos: preventivo, que se asimila a ahorro de problemas, y correctivo referido a la
solucin de problemas.

11. Cules son las etapas que deben tenerse en cuenta para realizar el proceso de adquisicin
Rta:

12. Que indicadores pueden utilizarse para el proceso de adquisicin, especificar nombres, formulas e interpretacin
de los mismos
Rta:

En el proceso de adquisicin se plantean indicadores de gestin bsicos de eficacia, eficiencia y efectividad, para su
evaluacin y mejoramiento, los cules deben ser ajustados para cada institucin.

Indicador de eficiencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras. El objetivo de este indicador es medir la
ejecucin del plan de compras. La operacionabilidad del indicador es:

No. total de medicamentos adquiridos segn el plan de compras x 100

No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.

Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones correctivas claras identificando la causa.
Para este caso pueden darse las siguientes causas: Que las compras de la institucin no correspondan a lo solicitado, o
que no se presenten cotizaciones por parte de los proveedores. Para complementar el tema asista puntual a la tele clase,
no olvide realizar sus preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.
 Principios prcticos para efectuar buenas adquisiciones de productos farmacuticos
Gestin eficaz y transparente
1. Las diversas funciones relacionadas con las actividades de adquisicin deben estar separadas y encomendadas a
diferentes oficinas o comits.
2. Los procedimientos de adquisicin deben ser transparentes y atenerse a normas de procedimiento escritas.
3. Las actividades de adquisicin deben estar planificadas y sus resultados deben ser objeto de vigilancia y auditoras a
intervalos regulares.
Seleccin y cuantificacin de los medicamentos
4. Las actividades de adquisicin del sector pblico deberan limitarse a una lista nacional de medicamentos esenciales.
5. Los documentos de adquisicin deberan enumerar los medicamentos por su nombre genrico.
6. Las cantidades que figuren en el pedido deben estar basadas en una estimacin fiable de la necesidad real.
Financiacin y competencia
7. Deberan establecerse mecanismos para asegurar la financiacin fiable de las adquisiciones.
8. Las adquisiciones deberan efectuarse en las mayores cantidades posibles.
9. El sector pblico debe utilizar mtodos de adquisicin competitivos.
10. Los miembros de los grupos de compras deben respetar los contratos de suministro.
Seleccin de los proveedores y garanta de la calida
11. Se debe establecer un sistema de preseleccin y vigilancia de los proveedores.
12. Los procedimientos de adquisicin deben asegurar la calidad conforme a las normas internacionales.