MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

Definicin

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento tcnico

normativo de gestin institucional donde se describe y establece la funcin
bsica, las funciones especficas, las relaciones de autoridad, dependencia y
coordinacin, as como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo

El MOF es un documento de gestin institucional, que describe las funciones

especficas a nivel de cargo, desarrolladas a partir de las funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y de los
cargos considerados en el Cuadro para la Asignacin de Personal (CAP)

El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende:

Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos,

responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para
poder desempearlo adecuadamente.

Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto.

CARACTERSTICAS:

El MOF debe guardar concordancia y coherencia con la Ley Orgnica, ROF y

el CAP.

El MOF no debe contener las funciones que ya estn establecidas en el ROF.

El MOF debe estar referido a las funciones y responsabilidades

correspondiente a cada uno de los cargos que se encuentren habilitados para

cumplir con los objetivos de la entidad.

El MOF no es un medio para crear nuevas Unidades o rea distintas en el

ROF o para crear cargos al margen de las establecidas en el CAP.

 El lenguaje utilizado en la formulacin del MOF debe ser claro, sencillo y

breve y estar redactado el verbo en modo infinitivo. (Ejemplo: Supervisar)

El tamao de la letra deber facilitar su lectura y comprensin, asimismo, la

numeracin de las pginas y de los cargos ser correlativo y correspondiente a

cada unidad.

El MOF debe ser impreso en hojas de tamao DIN A-4, segn norma del

Instituto Nacional de Normas Tcnicas y Certificacin (ITINTEC)

Utilidad del MOF:

1. Determina las funciones especficas de los cargos o puestos de trabajo,

cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales
de las unidades orgnicas de cada dependencia, as como las
responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en
concordancia con el marco legal y normativo correspondiente.

2. Proporciona informacin a los directivos y personal sobre sus funciones

y ubicacin en la estructura orgnica de la entidad.

3. Ayuda a la simplificacin administrativa, proporcionando informacin

sobre las funciones que les corresponde desempear al personal, al ocupar los
cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en
el flujo de procedimientos.

4. Facilita el proceso de induccin y adiestramiento del personal nuevo y

de orientacin al personal en servicio, permitindoles conocer con claridad las
funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido
asignados, as como la aplicacin de programas de capacitacin.

Qu se necesita para elaborar un MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los

lderes como promotores.
 Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las
decisiones referentes a estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como
externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se
podr realizar el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del
cronograma y para que el plan estratgico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los
cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en
la intranet institucional.

ELEMENTOS DEL MOF (ESQUEMA GENERAL)

Cartula de identificacin

ndice

Captulo I Objetivo y alcance del MOF

Captulo II Base legal

Captulo III Criterios del Diseo

Captulo IV Estructura Orgnica y Organigramas estructural y Funcional

Captulo V Cuadro Orgnico de cargos

Captulo VI Descripcin de Funciones de los cargos

A continuacin se describe el contenido de cada una de las partes del esquema

del MOF:

1. Cartula de Identificacin

Deber contener el nombre de la Unidad orgnica de segundo nivel

organizacional, la denominacin del manual, lugar y fecha de aprobacin y el
nmero de la resolucin aprobatoria. Tambin se podr incluir la fecha de
actualizacin cuando fuera el caso.

2. ndice

Describe la relacin clasificada de captulos que contiene el manual, sealando

su respectiva ubicacin por el nmero de pgina.

3. Objetivo del Manual

Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs de la aplicacin del

contenido del manual

4. Alcance

Se define el campo de aplicacin del MOF.

5. Base Legal

Se sealan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestin

referidos a la organizacin.

6. Criterios del diseo

Se describe en forma resumida los criterios de la administracin y de las

normas sobre modernizacin del estado que son aplicables en la elaboracin
de MOF, cmo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando,
sistematizacin, especializacin, integracin, interrelacin de los cargos y de
sus funciones con los procedimientos y criterios de medicin y evaluacin.

7. Estructura orgnica y organigramas estructural y funcional

Se describe la conformacin de la unidad orgnica del segundo nivel

organizacional segn el ROF aprobado, que debe ser acompaado de un
organigrama de tipo estructural, que lo represente grficamente, considerando
el nivel de direccin del cual depende y las unidades orgnicas hasta el tercer
nivel organizacional sobre las que tiene mando o direccin, a efectos de tener
una visin general sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general
de la entidad. Tambin se podr incluir un organigrama de tipo funcional donde
se podrn graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza
temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo
permanente

8. Cuadro Orgnico de Cargos

Trascripcin del CAP aprobado y vigente de la unidad orgnica de segundo

nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente del rgano de
direccin de la entidad indicando el cdigo, la denominacin del cargo, y los
cargos de cada unidad orgnica que conforma el citado rgano.

9. Descripcin de funciones de los cargos

En este captulo se describen las funciones especficas de los cargos en el formato

"Ficha de descripcin de funciones de los cargos o puestos de trabajo" (F-ORG 02-
08), en el orden establecido en el cuadro orgnico de cargos. En los casos que se
hayan conformado equipos de trabajo se ordenar la presentacin de los citados
formatos agrupados por equipos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

VENTAJAS:

Presentar una visin conjunto de la unidad administrativa.

Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para
evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al
personal y proporcionarla uniformidad.
Permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecucin de las funciones,
evitando la repeticin de instrucciones y directrices.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar
medidas de modernizacin administrativa.
Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.
Ser un instrumento til de orientaciones informacin sobre las funciones
o atribuciones asignadas a las unidades responsables.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
travs del tiempo.
 Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepcin

DESVENTAJAS

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y
rigidez.
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo
de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Muy sinttica carece de utilidad, muy detallada los convierte en
complicados.

Manual de organizacin y funciones (MOF) unjfsc

1. UNIDAD ORGANICA: ASAMBLEA UNIVERSITARIA

2. FINALIDAD:
3. FUNCIONES:

aprobar polticas de desarrollo universitario

reformar el estatuto de la universidad con la aprobacin de por lo
menos dos tercios del nmero de sus miembros, y remitir el
nuevo estatuto a la SUNEDU.
 Velar por el adecuado cumplimiento de los instrumentos de
planeamiento de la universidad por el consejo universitario.
Declarar la revocatoria y vacancia del rector y vicerrectores de
acuerdo a las causales expresamente sealadas en el artculo
265 del estatuto, y a travs de la votacin calificada de por lo
menos dos tercios del nmero de sus miembros.
Elegir a los integrantes del comit electoral universitario y de los
tribunales de honor universitario.
Designar anualmente, entre sus miembros a los integrantes de la
comisin permanente, que es la encargada de fiscalizar la gestin
de la unidad. Los resultados de dicha fiscalizacin de informan a
la contralora general de la repblica y a la SUNEDU.
Evaluar y aprobar la Memoria Anual, el informe semestral de
gestin del Rector y el informe de rendicin de cuentas del
Presupuesto Anual ejecutado.
Acordar la constitucin, fusin, reorganizacin, separacin y
supresin de Facultades, Unidades de Postgrado, Escuelas
Profesionales, Departamentos Acadmicos, Institutos de
Investigacin
Declarar en receso temporal a la Universidad o a cualquiera de
sus Unidades acadmicas (Facultades, Escuelas Profesionales,
Escuela de Postgrado, Unidades de Postgrado, Instituto
Tecnolgico y Centro Pre universitario), cuando las z lo requieran,
con cargo a informar a la SUNEDU.
Aprobar el Plan Estratgico de la Universidad.
Crear y ratificar sedes oficiales de la Universidad en el mbito
regional y nacional.
opinar sobre temas de inters regional, nacional e internacional.
Resolver en ltima instancia las situaciones de la Universidad,
siempre que no competencia de otros organismos.
Otras funciones que se deriven de la Constitucin Poltica y otras
normas legales vigentes.
 PERSONAL ASIGNADO:

CARGO: DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIN

Funciones especficas:

a) Planear y proponer polticas institucionales relacionadas a la gestin

administrativa de las reas de recursos humanos, bienestar universitario,
logstica, servicios generales, patrimonio economa y contabilidad de la
Universidad.

b) Planificar, organizar, conducir y evaluar las actividades de las dependencias

administrativas, funcin a los requerimientos de la Universidad.

c) Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la ejecucin del presupuesto

institucional.

d) Coordinar con el Rector, la organizacin de las oficinas administrativas de

apoyo asesoramiento.

e) Coordinar, ejecutar y supervisar las polticas y estrategias relacionadas con

la informacin de sistemas administrativos, en funcin a los servicios
acadmicos y productivos de la Universidad.

f) Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de las oficinas administrativas a

su cargo.

g) Proceder a travs de sus instancias, con el oportuno cumplimiento de las

remuneraciones dems beneficios del personal docente y administrativo
nombrado y contratado.

h) Dirigir, coordinar y supervisar el control patrimonial y el plan de seguridad y

su ejecucin Universidad.

i) Coordinar, gestionar ejecutar y evaluar el cumplimiento del Presupuesto de la

Universidad.
j) Supervisar y controlar que las actividades programadas por todas las
dependencias de Direccin General de Administracin sean implementadas y
ejecutadas correcta oportunamente.

k) Supervisar y controlar el trabajo efectivo de los servicios de seguridad y

vigilancia.

I) Formular y actualizar de manera permanente su Reglamento Interno.

m) Presentar al Rectorado el informe anual de las actividades administrativas

realizadas debern estar contenidas en la Memoria Anual del Rectorado.

n) Otras funciones inherentes a su naturaleza que le asigne el Rector.

CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMISTRATIVO III ASESOR

Funciones especfica:

a) Formular alternativas de poltica en asuntos administrativos, relacionadas

con su especialidad.

b) Asesorar al Director General de Administracin formulando polticas

relacionadas con el desarrollo de los Sistemas Administrativos en concordancia
con los dispositivos legales vigentes.

c) Participar en comisiones y/o reuniones de trabajo.

d) Programar y dirigir estudios de investigaciones sobre reforma de mtodos,

procedimientos, normas directivas y otros relacionados con la especialidad.

e) Absolver consultas, emitir opiniones sobre proyectos, estudios de la

Universidad y proponer alternativas de ejecucin relacionado con asuntos
administrativos.

f) Coordinar y conducir la elaboracin de normas, procedimientos, reglamentos,

directivas y otros relacionados con la especialidad.

g) Otras que le asigne el Director General de Administracin relacionado con su

especialidad
CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

Funciones especfica:

a) Coordinar la aplicacin de los procesos del Sistema Administrativo

respectivo.

b) Coordinar y absolver consultas administrativas sobre el rea.

c) Apoyar en la formulacin y elaboracin del Plan Operativo de la Oficina.

d) Dirigir y controlar la programacin y ejecucin de actividades en apoyo al

Director General de Administracin.

e) Participar en labores de capacitacin o adiestramiento.

f) Representar a la entidad en reuniones y comisiones delegadas por el Director

General de Administracin.

g) Emitir informes relacionados a los procedimientos administrativos.

h) Otras que sean asignadas por el Jefe inmediato.

CARGO: TCNICO ADMINISTRATIVO III

Funciones especficas:

a) Recibir, clasificar y registrar la documentacin dirigida al Director General de

Administracin.

b) Derivar la documentacin recibida y generada en la Direccin Gral. de

Administracin a las Oficinas competentes.

c) Informar a los usuarios respecto a los expedientes en trmite.

d) Fotocopiar documentos para organizar el archivo de la Direccin Gral. de

Administracin.

e) Estudiar expedientes y emitir informes preliminares.

f) Apoyo en la elaboracin del Plan Operativo de la Oficina.

g) Redactar y procesar documentos acorde a las indicaciones del Director.

h) Organizar el archivo de la documentacin generada por el Director General
de Administracin.

i) Realizar otras funciones que le indique el Director General de Administracin

en el mbito de su competencia.
CARGO: SECRETARIA V

Funciones especfica:

a) Analizar y clasificar informacin as como, apoyar la ejecucin de procesos

tcnicos de un Sistema Administrativo.

b) Organizar y supervisar diariamente las actividades de apoyo administrativo y

secretarial.

c) Recepcionar, registrar, tramitar y archivar documentos que ingresen a la

Direccin General de

Administracin, as como redactar sus provedos y otros.

d) Redactar documentos que emite el Director Gral. de Administracin. As

como efectuar el seguimiento de dichos documentos.

e) Mantener actualizado los registros, fichas y documentacin de sistemas

administrativos segn mtodos tcnicos.

f) Preparar informes de cierta complejidad en el rea de su competencia as

como sus actividades.

g) Llevar los archivos de documentos administrativos (recibidos y/o emitidos)

de la Direccin General de Administracin, clasificndolas por direcciones.

h) Distribuir los documentos emitirlos por la Direccin a las Unidades Orgnicas

correspondientes oportunamente.

i) Reportar semanalmente la solicitud de viticos.

j) Reportar acciones de la comisin de adjudicaciones. (Pblicas, Selectivas,

Menor Cuanta).
k) Otras funciones que le sean asignadas por el Director General de
Administracin.

CARGO: OFICINISTA II

Funciones especfica:

a) Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia y

documentacin que ingresa y sale de la oficina.

b) Redactar comunicados, provedos, memorando, y otros documentos de

recibo.

c) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentacin que

ingresa y sale de la oficina.

d) Digitar oficios circulares, matrices para impresiones y otros documentos

similares.

e) Tomar registro de la correspondencia, dictmenes y otros.

f) Recepcionar mensajes por fax, elaborar inventarios sencillos, controlar el

stock de tiles y materiales similares.

g) Realizar otras funciones afines al cargo asignadas por su Jefe inmediato.

CARGO: CHOFER 1

Funciones especfica:

a) Conducir el vehculo asignado al Director de Administracin de la UNJFSC.

b) Efectuar e informar sobre las necesidades de mantenimiento y reparaciones

del vehculo a su cargo.

c) Apoyar en la entrega de documentos oficiales de la oficina del Director

General de Administracin.

d) Otra actividad que le asigne el Director.