TALLER

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

APRENDIZ
BRAHYAN FERNEY SILVA FLOREZ

FICHA:
1362752

TC. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA CIDM

AO
2.017
Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de
correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificacin de las
comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca.

- Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el

material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad
que seleccion, los siguientes aspectos:

1. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un

documento?

El artculo 21 del ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia seala

que las entidades deberian elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes en cuyas
aplicaciones deberan observarse los principios y los procesos archivsticos.
PROCESO DE DISTRIBUCION DEDOCUMENTO
RECEPCION Clasificacin Apertura Revisin Radicacin Registro
Reparto DEPENDENCIA.
RECEPCIN: Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de
diferentes entidades y diversos medios, tanto fsico o directo, as como de modo
magntico o indirecto. Ah se deben verificar que estn completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
CLASIFICACIN: Consiste en separar lo documentos recibidos en los siguientes
grupos:
- Comunicaciones Oficiales: Segn el artculo 2 del acuerdo 060/2001 del
Archivo General de la Nacin: son todas aquellas comunicaciones recibidas
o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado. Este grupo se denomina
documentos radicables.
- Comunicaciones personales: Segn el artculo 2 del acuerdo 060/2001 del
Archivo General de la Nacin: son todas las comunicaciones de carcter
privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del
funcionario. stas no generan trmites para las instituciones. Es importante
anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohbe el trmite de
comunicaciones personales.
- Documentos contables
- Folletos, Revistas y Publicaciones
- Propaganda
Estos ltimos grupos reciben el nombre de Documentos no Radicables.
APERTURA: Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las
comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus
anexos.
REVISIN: Articulo 10 de acuerdo060-2001: Las comunicaciones oficiales que
ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisin de anexos, del
destinatario, de los datos de procedencia y verificacin del asunto para poder
contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar
su respectiva radicacin
RADICACIN: Es ubicar. Decimos por ejemplo: que una persona est radicada en
Bucaramanga cuando vive en Bucaramanga, o en Bogot cuando vive en Bogot.
Para efecto de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.
Segn el artculo 2 del acuerdo 060-2001: Radicacin es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envi,
con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento
que establezca la ley.
RESGISTRO: Una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se procede el
registro que consiste en la anotacin de los datos ms significativos de la
comunicacin en un formato de registro para su control y tramite dentro de la
entidad.
DISTRIBUCIN O REPARTO: Una vez registradas las comunicaciones oficiales,
se procede al reparto y distribucin de las mismas, a las oficinas que deben
atenderlas o tramitarlas.

2 .Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

Las comunicaciones en la organizacin (TATIAGO Accesorios, Marroquinera y

Calzado). Considero que se generas de las dos formas. Explico l porque:

Comunicaciones externas: Son las que cruzan entre las entidades o instituciones
y entre estas y personas naturales o viceversa.
La organizacin cruza documentos e informacin de pedidos de bolsos, accesorios
y calzado entre entidades y de igual manera las cruza con personas naturales, es
decir: cruzamos informaciones con dems organizaciones y de igual manera
cruzamos informacin para personas naturales. En cuanto a tipos de cueros,
modelos, referencias y pedidos.
Comunicaciones internas: Son las que se cruzan con las dependencias de la
misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella, el
cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instruccin.
En mi cargo como auxiliar administrativo, mi desempeo es en cumplir instrucciones
de mi jefe diariamente, para esto necesitamos ponernos de acuerdo, en cuanto a lo
que a m me concierne toda la parte de marroquinera y a la otra auxiliar lo que es
calzado y accesorios, todos los das cumplimos lineamientos exactos para que de
esta forma salga diariamente lo pactado, y se pueda despachar todo los pedidos,
para esto debemos cumplir con tres requisitos esenciales, modelo del bolso y
zapatos, verificacin del pedido del cliente que sea de esa manera y que se pueda
despachar en el tiempo estipulado o pactado, para esto se cruza demasiada
informacin se filtran imgenes y se proceden a las decisiones que hacen que todo
salga tal cual lo pactado.

3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa

determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?

NOMBRE DE LA ENTIDAD: (TATIAGO Accesorios, Marroquinera y Calzado).

La organizacin en particular considero que maneja un proceso de distribucin de
documento establecido por el Artculo 21 del ttulo quinto de la ley general de
archivos de Colombia.
Proceso de distribucin de documento
Recepcin: Llega a la recepcin todo documento, formato o pedido para
poder ejercer en estos los lineamientos correspondientes.
Clasificacin: En este se clasifica la dependencia a la que corresponde
como ejemplo: recepcin, auxiliar de marroquinera o auxiliar de accesorios
y calzado o netamente corresponde al jefe.
Apertura: Se hace apertura del documento para poder desarrollarlo con los
lineamientos planteados en el mismo como ejemplo: tipo de cuero,
referencias y colores.
Revisin: Revisin de que se est llevando a cabo los lineamientos y que se
pueda llegar a obtener lo pactado con el cliente en el tiempo adecuado.
Radicacin: Ubicarlo.
Registro: Se hace el registro de lo que se desarroll en los lineamientos
pactados.
Reparto: Se hace el reparto a los encargados de cada una de las reas a las
que debe ser entregada.
Dependencia.

4. Identifique los diferentes recursos tecnolgicos que maneja la entidad en

la produccin y trmite de los documentos.

En los recursos tecnolgicos en la empresa de (TATIAGO Accesorios,

Marroquinera y Calzado) se utilizan diferentes tipos de recursos tecnolgicos como
lo son:

(2) Dos computadores de escritorio

(1) Computador porttil
(1) Impresora conectada a los 3 computadores
Adems el personal administrativo, tiene cada uno (1) celular para estar en
contacto para las labores de logstica y produccin de mercanca.
La empresa dispone su propio software para hacer la facturacin.
5. Realiza consulta en internet sobre recursos tecnolgicos (fax, correo
electrnico, reloj radicado, servicio al ciudadano, servicios postales 472,
utilizados para el recibo y despacho de documentos, apyese de videos
tutoriales, pginas de entidades pblicas que brinden servicio al ciudadano y
la pgina de servicios postales 472

Recursos tecnolgicos

Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la

coordinacin de los otros recursos:

Sistema de produccin, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistema

administrativo, etc.
Frmulas, patentes, etc.
Adquisicin de tecnologa.
Desarrollo de tecnologa propia.
Capacitacin y desarrollo de personal.

4-72 por ser la empresa oficial de correos de Colombia est obligada a

llegar a todo el territorio nacional a travs del Servicio Postal Universal
(SPU), se llega a 1.425 destinos nacionales cubriendo todos los
departamentos, municipios, veredas y corregimientos. A nivel
Internacional llegamos a 193 pases alrededor del mundo

Tanto a nivel nacional como Internacional, a travs de nuestra amplia

red, se pueden hacer todo tipo de envos desde un sobre con documentos,
todo tipo de paquetera y mercancas, hasta carga a nivel nacional. Todo
lo anterior siempre y cuando no sean artculos de prohibida circulacin,
cumplan con el debido empaque y embalaje y los requisitos que exija la
ley.

NOTA: Para los envos al exterior se deben tener en cuenta las

restricciones, restricciones aduaneras y de peso del pas de destino. Las,
tanto en la salida de Colombia como en el ingreso en el exterior.

6. Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin

obtenida en esta actividad.