Tutoria 1 Seguimiento y Control de Proyectos 2017-I

Agenda
1 2 3
Control
Recomenda
Project Integrado
ciones
Charter de Cambios
Project Charter / Acta de Constitucin de Proyecto
Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

reas de Grupo del Proceso
Grupo del Proceso Grupo del Proceso Grupo del Proceso Grupo del Proceso
Conocimiento de Seguimiento y
de Iniciacin de Planificacin de Ejecucin de Cierre
Control
Desarrollar el Acta de
Desarrollar el Plan para Dirigir y Gestionar el Monitorear y Controlar
Constitucin del Cerrar el Proyecto o Fase
la Direccin del Proyecto Trabajo del Proyecto el Trabajo del Proyecto
Gestin de la Integracin Proyecto
del Proyecto
Realizar el Control
Integrado de Cambios

Control
del Proyecto
Realizar el Control
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto es el proceso de desarrollar un

documento que autoriza formalmente la existencia del proyecto y confiere al director
de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organizacin a las actividades
del proyecto1.
ENTRADAS TCNICAS Y HERRAMIENTAS SALIDAS
01. Enunciado del Trabajo del Proyecto

02. Caso de Negocio
01. Juicio de Expertos 01. Acta de Constitucin del
03. Acuerdos
02. Tcnicas de Facilitacin Proyecto
04. Factores Ambientales de la Empresa
05. Activos de los Procesos de la Organizacin
1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

La creacin de un
registro formal del
proyecto
El establecimiento de
una forma directa para
Un inicio y lmites del que la direccin general
proyecto bien definidos acepte formalmente y se
comprometa con el
proyecto
Beneficios

Aspectos a tener en cuenta

1. El Project Charter establece una relacin de colaboracin entre la organizacin ejecutora y la
organizacin solicitante.
2. Para proyectos externos se opta por establecer este acuerdo a travs de un contrato formal.
3. En este caso el equipo de proyecto hace el papel de vendedor que responde a las condiciones de la
oferta de un comprador externo.
4. El proyecto se inicia formalmente con la aprobacin del acta de constitucin del proyecto.
5. Se asigna el director del proyecto preferiblemente durante la elaboracin del Project Charter y
siempre antes de comenzar la planificacin.
6. La entidad patrocinadora es la encargada de redactar el Project Charter.
7. Es recomendable que el director de proyecto participe en la elaboracin del Project Charter para
que adquiera el conocimiento de los requisitos fundamentales del proyecto.


8. Los proyectos son iniciados por:
Una entidad externa a los mismos
Un patrocinador
Un programa o persona de la PMO
El presidente de un rgano de gobierno del portafolio
Un representante autorizado de un rgano de gobierno del portafolio
9. El patrocinador debe encontrarse en un nivel adecuado para obtener la financiacin y
comprometer los recursos para el mismo.


10. Los proyectos se inician como consecuencia de necesidades internas de la empresa o de influencias
externa.
11. A partir de estas necesidades se realizan un anlisis de dicha necesidad, un estudio de viabilidad,
un caso de negocio o la descripcin que abordar el proyecto.
12. La elaboracin del Project Charter confirma la alineacin del proyecto con la estrategia y el trabajo
en curso de la organizacin.
13. El Project Charter no se considera un contrato porque no existen consideraciones, compromisos o
intercambios monetarios en su creacin.


02. Caso de Negocio
03. Acuerdos
Enunciado del Trabajo del

Caso de Negocio Acuerdos
Proyecto
Demanda del mercado Contratos
Necesidad de negocio Memorandos de entendimiento
Necesidades de la organizacin
ANS o SLA
Solicitud del cliente
Cartas de acuerdo
Descripcin del alcance del producto Avance tecnolgico
Declaracin de intencin
Requisito legal
Acuerdos verbales
Impacto ecolgico Correos electrnicos
Plan estratgico
Necesidad social Acuerdos escritos


02. Caso de Negocio
03. Acuerdos
Activos de los Procesos de la

Factores Ambientales de la Empresa
Organizacin
Estndares gubernamentales Procesos estndar de la organizacin, polticas y definiciones de
procesos
Estndares de la industria
Plantillas
Reglamentos
Cultura
Informacin histrica
Estructura organizacional
Condiciones del mercado Base de conocimientos de lecciones aprendidas


02. Caso de Negocio
03. Acuerdos
Juicio de Expertos Tcnicas de Facilitacin

Otras unidades dentro de la organizacin
Lluvia de ideas
Consultores
Interesados Resolucin de conflictos
Asociaciones profesionales y tcnicas
Grupos industriales Solucin de problemas
Expertos
Reuniones
PMO


02. Caso de Negocio
03. Acuerdos
Acta de Constitucin del Proyecto Acta de Constitucin del Proyecto

Propsito o Justificacin del Proyecto Cronograma de hitos
Objetivos medibles del proyecto y los criterios de xito asociados Presupuesto de alto nivel
Requisitos de alto nivel Lista de Interesados
Supuestos y Restricciones Requisitos de aprobacin del proyecto
Descripcin de alto nivel del proyecto y sus lmites Director asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad
Riesgos de alto nivel Nombre y nivel de autoridad del patrocinador

Organizaciones Vs Gerencia de Proyectos
MATRICIAL
FUNCIONAL PROYECTIZADA
DBIL EQUILIBRADA FUERTE
Rol del Director de Expeditor del Coordinador del Director del
Jefe del Proyecto Director del Proyecto
Proyectos Proyecto Proyecto Proyecto
Autoridad del Director de
Pequea o ninguna Limitada Baja o moderada Moderada o alta Practicamente total
Proyectos
% del personal asignado
Prcticamente
permanentemente al 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%
ninguna
proyecto
Participacin del Director
Tiempo parcial Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo Tiempo completo
del Proyecto
Quin controla el Gerente del

Gerente Funcional Gerente Funcional Mixta Gerente del Proyecto
presupuesto del proyecto Proyecto

Ejemplo de Supuesto
Un supuesto (Assumption) es una condicin, situacin o estado del proyecto o de su entorno, que se
asume como verdadera para la planificacin. Por ejemplo:
La documentacin del proyecto ser entregada en espaol
Los usuarios saben usar MS-Excel
Estar disponible para el proyecto un administrador de base de datos Oracle por lo menos 8 horas
semanales
Es muy importante acordar y documentar los supuestos del proyecto. El Acta de Constitucin del
Proyecto (Project Charter) es el mejor lugar para documentarlos.
En el momento de la planificacin del proyecto, se asumen estas afirmaciones como verdaderas y se

procede a desarrollar el cronograma.

Ejemplo de Restriccin
Las restricciones (constrains) son el estado, calidad o sentido de estar restringido a un determinado
curso de accin o inaccin. Una restriccin o limitacin aplicable, sea interna o externa al proyecto, que
afectar el desempeo del proyecto o de un proceso. Las restricciones vendrn dadas en temas como:
Fecha esperada de entrega del proyecto
Presupuesto mximo asignado al proyecto
Cantidad de recursos humanos y tcnicos disponibles
Requerimientos mnimos necesarios y esperados (Alcance)
Los limitantes bsicas de los proyectos dados por el tiempo, los recursos y el alcance, corresponden al
da a da de las negociaciones con clientes, proveedores, equipo y stakeholders.
Por lo anterior, es muy importante y mandatorio dejar las reglas e identificar las restricciones desde el
inicio del proyecto. El Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter) es el mejor lugar para
documentarlos.
Escenarios de Negociacin
Con los puntos anteriores se podrn negociar escenarios como:
Proyecto realizado por etapas (versionamiento)

Priorizacin de requerimientos
Negociacin para obtener disponibilidad de recurso humano clave
Propuestas de negociacin
La fecha es lo importante, entonces prioricemos los requerimientos y quiz tendremos que revisar
el presupuesto.
El proyecto debe estar totalmente completo, entonces revisemos la fecha para lograr cumplirlo.
El presupuesto es inamovible, entonces no toquemos los recursos pero seleccionemos los
requerimientos principales.
Control Integrado de Cambios

Control
del Proyecto
Realizar el Control
Es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los
mismo y gestionar los cambios a los entregables, los APOs, los documentos del
proyecto y el plan para la direccin del proyecto, as como comunicar las decisiones
correspondientes. Revisa todas las solicitudes de cambio a documentos del proyecto,
entregables, lneas base o plan para la direccin del proyecto y aprueba o rechaza los
cambios1.
01. Solicitudes de Cambio
01. Plan para la Direccin del Proyecto Aprobadas
01. Juicio de Expertos
02. Informes sobre el Desempeo del Trabajo 02. Registro de Cambios
02. Reuniones
03. Solicitudes de Cambio 03. Actualizaciones al Plan para la
03. Herramientas de Control de
04. Factores Ambientales de la Empresa Direccin del Proyecto
Cambios
05. Activos de los Procesos de la Organizacin 04. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Permite que los

cambios
documentados Reduce el riesgo del
dentro del proyecto proyecto
sean considerados de
un modo integrado.
Beneficios

Proceso Realizar
Cierre de la
solicitud de
solicitud
cambio
Aproba No Aproba No Informar el

cin cin del
cambio
Tcnica cambio
Si Si
Anlisis
Modificacin de Aplicacin del
cuantitativo del
la planificacin cambio
cambio


1. El proceso de control integrado de cambios interviene desde el inicio hasta el final del proyecto.
2. Es responsabilidad del director del proyecto.
3. Los documentos del proyecto se mantienen actualizados por medio de una gestin rigurosa y
continua de cambios, ya sean rechazados o aprobados.
4. Los cambios aprobados se deben incorporar a la lnea base del proyecto.
5. Cualquier involucrado en el proyecto puede solicitar cambios.
6. Pueden requerir informacin sobre los impactos estimados en el tiempo y en el costo.
7. De ser necesario el proceso de control integrado de cambios incorporar un comit de control de
cambios, responsables de revisar, evaluar, aprobar, retrasar o rechazar los cambios del proyecto, as
como de registrar y comunicar dichas decisiones.
8. Algunas solicitudes de cambio pueden requerir la aprobacin del cliente o del patrocinador tras la
aprobacin del comit de cambios.
Sistema de Gestin de la Configuracin
El plan de gestin de la configuracin define los elementos que son configurables, los que requieren un control
formal de cambios y el proceso para controlar los cambios a estos elementos.
Sistema de Gestin de la Configuracin, es un conjunto de procedimientos formalmente documentados que se
utilizan para implementar la direccin y supervisin tcnica y administrativa para: identificar y documentar las
caractersticas funcionales y fsicas de un producto, resultado, servicio o componente; controlar cualquier cambios
a dichas caractersticas; registrar e informar cada cambio y su estado de implantacin ; y brindar apoyo a la
auditoria de productos, resultados o componentes para verificar que cumplen con los requisitos. Incluye la
documentacin, los sistemas de rastreo y los niveles necesarios de aprobacin, definidos para autorizar y controlar
los cambios. Tambin conocido como Sistema de Administracin de la Configuracin Sistema de Gerenciamiento
de la Configuracin.
Gestin de la Configuracin, es esencialmente algo muy similar a ejecucin, es la capacidad de hacer o realizar las
actividades que conducen al cumplimiento de los definido en el Plan de Gestin de la Configuracin.
Control de la Configuracin, es el proceso de realizar las acciones que aseguren que se estn cumpliendo con
todas las actividades tal y como fueron planificadas y a la vez corrigiendo cualquier desviacin significativa.
Accin Preventiva Accin Correctiva Reparacin de Defectos
Una directriz documentada para realizar una actividad que puede reducir la probabilidad de sufrir consecuencias
negativas asociadas con los riesgos del proyecto.
Caso: Para el proyecto Desarrollo de producto nuevo, es necesario contratar a un proveedor para la realizacin de
las piezas para muebles en Melamina Masisa. Existen dos riesgos identificados:
1. Incumplimiento de la fecha de entrega por parte de proveedor.
2. El entregable del proveedor no cumple con los estndares exigidos, descritos en las especificaciones tcnicas.
Ejemplo de Acciones Preventivas:

1. Comunicar al proveedor las clausulas de penalidad por da en caso de que no entregue el producto en la
fecha acordada.
2. Se acordar con el proveedor para realizar un entrenamiento rpido sobre los estndares de la poltica de
calidad de la compaa.
3. Se asignar dos personas responsables. Uno de compras, para que haga seguimiento a las entregas de los
componentes del proveedor y una de ingeniera para que despeje cualquier duda que tenga el proveedor
sobre las especificaciones tcnicas.
Directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder, de ese modo, alinear el desempeo futuro
previsto del trabajo del proyecto con el plan para la direccin del proyecto.
Caso: Para el proyecto Desarrollo de producto nuevo, es necesario contratar a un proveedor para la realizacin
de las piezas para muebles en Melamina Masisa. Al acercarse la fecha de entrega de los componentes se
materializaron dos riesgos:
1. Retraso en la fecha de entrega por parte de proveedor.
2. Las piezas fueron desarrolladas en otro material (MDF Masisa) que no pas las pruebas de acuerdo a las
especificaciones tcnicas.
Ejemplo de Acciones Correctivas:

1. Se coordinar con el proveedor para cambiar el material de las piezas, pasando a desarrollarse con
Melamina Masisa y se solicitar la nueva fecha de entrega.
2. Se ajustaran las nuevas fechas en el cronograma del proyecto.
3. Se coordinar una reunin con el cliente y con la cadena de abastecimiento para informarle que su producto
ser entregado 1 mes despus de lo acordado inicialmente.
La identificacin formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto, con una

recomendacin de reparar dicho defecto o reemplazar completamente el componente.
Caso: Para el proyecto Desarrollo de producto nuevo, es necesario contratar a un proveedor para la realizacin de
las piezas para muebles en Melamina Masisa. Al armar el productos con las piezas entregadas por el proveedor, se
detect el siguiente inconveniente:
1. Los huecos hechos para acoplar las llaves del lavamanos, son muy pequeos y no es posible instalarlas
Ejemplo de Reparacin de Defectos:

1. Se devuelven las piezas problema al proveedor con las medidas de los huecos ajustadas para que rectifique las
mismas.
2. Se corrige el documento de las especificaciones tcnicas con las nuevas medidas de los huecos.
3. Se documentan las causas por las cuales se gener el defecto en el componente.
Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control
Solicitudes
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Monitorear y Controlar el Trabajo
de Cambio
Proyecto del Proyecto
Aprobadas
Realizar el Control Integrado de
Cambios
Validar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar el Cronograma
Controlar los Costos
Solicitudes
Realizar el Aseguramiento de la
de Cambio Controlar la Calidad
Calidad Aprobadas
Gestionar el Equipo del Proyecto
Controlar las Comunicaciones
Controlar los Riesgos
Solicitudes
Planificar la Gestin de las
Efectuar las Adquisiciones
de Cambio Controlar las Adquisiciones
Adquisiciones Aprobadas
Gestionar el Compromiso de los Controlar el Compromiso de los

Interesados Interesados
Recomendaciones
Revisar las normas APA para aplicarlas en los dos documentos que deben realizar
Revisar y ajustar la lnea base del Project
Solo un integrante del grupo coloca el trabajo en el aula virtual.
Por los links de las entregas podemos revisar y retroalimentar todos los archivos. Otra opcin es por
el foro de solidaridad virtual
Bibliografa y Webgrafa
KERZNER, Harold, (2013). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and
Controlling; Editorial: WILEY. ISBN:1118022270
DEL PICO, Wayne J. (2013). Project Control: Integrating Cost and Schedule in Construction ; Editorial:
RS Means. ISBN: 1118139232
CHATFIELD Carl, JOHNSON D Timothy, (2013) Microsoft Project 2013 Step by Step (Step By Step
(Microsoft)), Editorial: Microsoft Press. ISBN: 735669112
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI (2013), The Standard for Program Management - Third
Edition. Newtown Square, Pennsylvania, USA: Project Management Institute
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2013), Gua de los fundamentos para la direccin de proyectos
PMBoK. Newton Square, Pennsylvania, 5 Edition.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2002) Practice Standard for Earned Value. Newton Square,
Pennsylvania, 2 Edition
Bibliografa y Webgrafa
http://www.pmi.org/info/default.aspx
http://www.projectconnections.com/
http://www.wiley.com/WileyCDA/Section/id-815698.html
http://www.pmmlearning.com/principal/project-management
http://www.projectmanagement.com/
Dudas

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Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto es el proceso de desarrollar un

ENTRADAS TCNICAS Y HERRAMIENTAS SALIDAS

01. Enunciado del Trabajo del Proyecto

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

Aspectos a tener en cuenta

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

Aspectos a tener en cuenta

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

Aspectos a tener en cuenta

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

01. Enunciado del Trabajo del Proyecto

Enunciado del Trabajo del

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

01. Enunciado del Trabajo del Proyecto

Activos de los Procesos de la

Condiciones del mercado Base de conocimientos de lecciones aprendidas

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

01. Enunciado del Trabajo del Proyecto

Juicio de Expertos Tcnicas de Facilitacin

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

01. Enunciado del Trabajo del Proyecto

Acta de Constitucin del Proyecto Acta de Constitucin del Proyecto

Requisitos de alto nivel Lista de Interesados

Supuestos y Restricciones Requisitos de aprobacin del proyecto

Riesgos de alto nivel Nombre y nivel de autoridad del patrocinador

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

Quin controla el Gerente del

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

En el momento de la planificacin del proyecto, se asumen estas afirmaciones como verdaderas y se

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

Proyecto realizado por etapas (versionamiento)

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

1 PMBOK - 5 Edition, 2013; p. 65

Permite que los

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Aproba No Aproba No Informar el

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Aspectos a tener en cuenta

Ejemplo de Acciones Preventivas:

Ejemplo de Acciones Correctivas:

La identificacin formalmente documentada de un defecto en un componente de un proyecto, con una

Ejemplo de Reparacin de Defectos:

Controlar los Costos

Gestionar el Equipo del Proyecto

Controlar las Comunicaciones

Controlar los Riesgos

Gestionar el Compromiso de los Controlar el Compromiso de los

Revisar y ajustar la lnea base del Project

Solo un integrante del grupo coloca el trabajo en el aula virtual.

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