Mantenimiento

y Mejora Continua
al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

Mdulo 2
Organizacin del SG-SST
Sonia H. Alvarez T.
Pontificia Universidad Javeriana
Instituto de Salud Pblica - SSRP
Liberty Seguros - ARL
 Mantenimiento
y Mejora Continua
al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo 2.5. DOCUMENTACIN
Una empresa debera crear, mantener y controlar informacin documentada,
suficiente, de manera que asegure un SG-SST conveniente, adecuado y eficaz.
Teniendo en cuenta que el enfoque debera centrarse en las necesidades de
seguridad y salud en el trabajo y no en un complejo archivo documental.

La informacin en materia de seguridad y salud en el trabajo estara en

funcin del tamao de la empresa, el tipo de actividades que realiza, la
complejidad de los procesos, la necesidad de demostrar el cumplimiento de
requisitos y las competencias de las personas (3).

La documentacin del SG-SST debera crearse, actualizarse y controlarse (1).

La informacin documentada de origen externo, que la organizacin

determine como necesaria para la operacin del SG-SST, debera
identificarse, segn sea apropiado, y controlarse (1).

Los trabajadores deberan tener derecho a revisar la informacin de

seguridad y salud en el trabajo, a reserva que se respeten los requisitos de
confidencialidad (2).

SG-SST
DOCUMENTACIN

ENTRADAS SALIDAS
Contexto en la empresa Definir, establecer y mantener Documentos exigidos
los documentos requeridos por por el SG-SST
Liderazgo de la Alta el sistema de gestin de
Direccin seguridad y salud en el trabajo Control de la informa-
cin documentada del
Poltica de seguridad y SG-SST
salud en el trabajo

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 Consideraciones:
Es importante que la documentacin se mantenga en el mnimo requerido
Mantenimiento por eficacia y eficiencia.
y Mejora Continua
al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
Necesariamente la informacin documentada ser legible, trazable e
identificable.

La empresa podra crear informacin adicional a la requerida por los

requisitos legales y otros, por transparencia, continuidad, coherencia,
incluso para facilitar las auditoras.

La informacin relativa a la seguridad y salud en el trabajo debera estar

redactada con claridad y presentada de tal manera que sea comprensible
para quienes la van a utilizar.

Como parte de la alineacin con otros sistemas de gestin, tener presente

que las versiones de normas tcnicas anteriores a 2015 se referan a
procedimientos, procedimientos documentados y registros. Los estndares
posteriores hacen referencia a informacin documentada.

No est dems contemplar los pasos de la documentacin, a saber: elaborar,

aprobar, emitir, revisar, actualizar, garantizar disponibilidad de versiones
vigentes en los lugares de uso y asegurar la gestin del cambio.

Tambin considerar los pasos del control documental, tales como:

almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin final.

La informacin del SG-SST podra difundirse y ponerse a disposicin de las

partes interesadas, en los apartes que les competa.

El acceso a la informacin documentada podra implicar una decisin de

permiso a considerar.

La documentacin de seguridad y salud en el trabajo se puede integrar con

la informacin documentada de otros sistemas de gestin de la empresa.

Las tendencias de normas tcnicas internacionales indican que ya no es

necesario presentar la informacin documentada en un manual.

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 El siguiente cuadro le ayuda a identificar el estado actual para definir las
acciones de mejora:

Elemento Base Implementacin Mejora

Mantenimiento La empresa Se tiene la informacin El empleador, los
y Mejora Continua
cuenta con los documentada suficiente trabajadores y las partes
al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo

documentos para la eficacia del interesadas pertinentes

requeridos por la SG-SST. cuentan con un sistema de
Documentacin
reglamentacin gestin documentado que
vigente en SST. permite la mejora
continua de la SST.

Actividad 5.
Verificacin de la informacin documentada

Ayuda para inspeccin,

vigilancia y control:
DOCUMENTACIN REQUERIDA POR EL SG SST
DE ACUERDO CON LA LEGISLACIN VIGENTE
El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes
documentos en relacin con el sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo:
La poltica y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo, firmados por el
empleador.
Las responsabilidades asignadas para la implementacin y mejora continua del Sistema de Gestin de la
Todos los derechos reservados Seguridad y Salud en el Trabajo.
 La matriz legal.
La identificacin anual de peligros y evaluacin y valoracin de los riesgos.
La identificacin de las amenazas junto con la evaluacin de la vulnerabilidad y sus correspondientes
planes de prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias.
Mantenimiento Los perfiles por cargo, la descripcin socio demogrfica y el diagnstico de las condiciones de salud de
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al Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
la poblacin trabajadora.
Los soportes de la convocatoria, eleccin y conformacin del Comit Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegacin del Viga de Seguridad y Salud en el Trabajo y los
soportes de sus actuaciones.
El Plan de Trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo, firmado por el empleador y el responsable
del SG-SST.
El Programa de Capacitacin Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo, as los soportes de induccin,
reinduccin y capacitaciones de los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misin.
Los programas de vigilancia epidemiolgica de la salud de los trabajadores.
Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.
Los registros de entrega de equipos y elementos de proteccin personal.
Los registros de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas tcnicas cuando aplique y dems
instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.
Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Los registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos ejecutadas.
Las evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

(Tomado del DURST. Decreto 1072 de 2015. Libro 2, Parte 2, Ttulo 4, Captulo 6. SGSST. Artculo 2.2.4.6.12)

Actividad 6.
Clasificacin de las actividades en la Organizacin del SG-SST

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