CARACAS MARZO 2017

PAQUETES ADMINISTRATIVOS

Integrates:
Manuela Almenar
Carlos Briceno
 INTRODUCCION

Cuando hablamos de paquetes Informticos nos referimos diversos software de

aplicacin diseados para atender necesidades sectoriales, de un tipo de negocio, etc. Un paquete
integrado contiene un conjunto de programas para atender diversas necesidades.
Su utilidad radica en que los usuarios puedan realizar diversos trabajos, se diferencian
principalmente de los sistemas operativos por las utilidades y por los lenguajes de programacin
que utilizan, as mismo sirven en la automatizacin de tareas complicadas como la contabilidad,
diseo grfico, finanzas, la administracin etc.,
Se caracterizan por que Tienen un Interfaz con el que nos sentimos ms cmodos
trabajando, Se crean de manera que las aplicaciones pueden intercambiar ficheros sin dificultad y
sin prdida de informacin, Se pueden generar archivos en una aplicacin que ser insertado
dentro de otra y que puede ser modificado con la aplicacin que lo cre, Algunas de las
herramientas son compartidas por todas las aplicaciones.
Su importancia reside en que permite obtener el mayor rendimiento de sus operaciones,
con el uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable, el establecimiento
de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situacin real de la
empresa, en funcin de plantear una efectiva toma de decisiones.
El rea de Informtica es la responsable de proporcionar los servicios de informacin
dentro de las organizaciones, su objetivo fundamental es generar informacin para todos los
niveles mediante el procesamiento de datos.
Para lograr tal objetivo, la funcin de informtica requiere de un adecuado proceso
administrativo para funcionar con oportunidad, efectividad y eficiencia; para disear una
estructura orgnica que contemple todas las funciones a ofrecer, aunque para estar en
condiciones de hacerlo, es necesario considerar otros factores como: tamao de la organizacin,
estructura general, complejidad de la organizacin en la cual se encuentra el rea de Informtica,
caractersticas del equipo, software del que se dispone y modo de procesamiento.
Esencialmente, la funcin de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el
logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo
responsabilidad de los administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para
asegurar que las organizaciones logren sus propsitos.
 SISTMAS INFORMATICOS

Puede ser definido como un sistema de informacin que basa la parte fundamental de su
procesamiento, en el empleo de la computacin, como cualquier sistema, es un conjunto de
funciones interrelacionadas, hardware, software y de Recurso Humano. Un sistema informtico
normal emplea un sistema que usa dispositivos que se usan para programar y almacenar
programas y datos.
Si adems de la informacin, es capaz de almacenar y difundir los conocimientos que se generan
sobre cierta temtica, tanto dentro, como en el entorno de la entidad, entonces est en presencia
de un sistema de gestin de informacin y conocimientos. Como utilizador final emplea esa
informacin en dos actividades fundamentales: la toma de decisiones y el control.

INICIOS DE UN SISTEMA INFORMTICO

La actividad de un sistema comienza cuando en la entidad donde se utiliza, se efecta un

determinado hecho econmico (compra, venta, pago, cobro), administrativo (orden o directiva,
actividad de control), productivo o de otra naturaleza, que genera datos primarios que deben ser
captados, en un formulario o directamente en una computadora, pueden ser datos adquiridos, si
vienen del entorno ya sea Internet u otra entidad, en ambos casos la participacin humana es
imprescindible por lo que de debe organizar mediante procedimientos racionales y estructurales a
fin de evitar errores.

Estos datos primarios que ya pueden llamarse informacin primaria por cuanto han sido objeto
de operaciones que los han modificado fsicamente, son transmitidos por diferentes canales para
su inclusin en el sistema de informacin de la entidad, donde son modificados, almacenados en
bases de datos, asociados con otros datos y utilizados en clculos de variado tipo. Estas
actividades son realizadas por la parte informtica del sistema.

Despus de estas actividades las informaciones ya estn en condiciones de ser consultadas,

pueden definirse como informaciones de resultado o salida y de esta consulta, el ser humano
tomar decisiones o controlar determinada actividad de la entidad
 TIPOS DE SISTEMAS INFORMTICOS

Esta clasificacin de sistemas informticos se limita a las aplicaciones de gestin econmica,

financiera y contable, con un grupo de sistemas, no necesariamente excluyentes, por lo que
puede ser posible que ms de un sistema concreto pueda ser clasificado en ms de un grupo.

SISTEMAS DE PROCESAMIENTO BSICO DE LA INFORMACIN. Son aquellos

en que las computadoras se limitan a realizar las operaciones de procesamiento fsico de la
informacin. Las personas que integran el sistema, asumen todas las labores de generacin de la
informacin primaria y de anlisis de informacin de resultados.

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Estos se dedican al proceso fsico de

los datos relacionados con ciertas transacciones rutinarias y aisladas en el trabajo habitual de
las entidades socioeconmicas, tales como el control de inventarios, control de activos fijos o
la nmina de sueldos o salarios, explotan poco las posibilidades de las mquinas y el
software actual.

Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS). Incluye el empleo de procesadores de

texto, hojas electrnicas de datos, preparadores de exposiciones, calendarizacin,
comunicacin mediante correos electrnicos, videoconferencias, implican la bsqueda y
captacin de operaciones y en muchos casos, la preparacin de decisiones para ejecutivos y
directivos. Pueden solucionar tareas tpicas de las oficinas, como la programacin y control
de actividades mediante agendas electrnicas individuales y colectivas, registro y control de
acuerdos y directrices, escritura y conformacin de textos en informes, folletos, creacin,
actualizacin y consulta de bases de datos relacionadas con clientes y vendedores.

Sistemas de informacin para la direccin (MIS). Estos sistemas han abarcado los TPS,
integrando las mismas mediante sistemas de bases de datos, y almacenes de datos, de forma
tal que el sistema puede reflejar la realidad compleja de una entidad socioeconmica, con
todos sus subsistemas y relaciones informativas. Se orientan, sobre todo, a proporcionar
informacin para la toma de decisiones y el control, por lo que puede asegurarse que el rol de
la computadora en estos sistemas es relativamente pasivo.
Los MIS actuales abarcan una gran cantidad de funciones y tareas, tiene enormes y complejos
sistemas de bases de datos. Logran con una simple entrada de informacin primaria que se
desencadenen todas las operaciones que esa entrada genera, sin que los usuarios-operadores
tengan que intervenir en nada ms que la entrada inicial. Ejemplo de este son los software
Mnica , el Visual conta y Versat Sarasola y Atenas para la contabilidad.

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES.

Se apoyan en los MIS, los que crean y actualizan las bases de datos, que los primeros utilizan.
Los DSS se destinan a la toma de decisiones, estn hechos para apoyar el trabajo individual o
para las decisiones en grupo, apoyan mucho en la llamada investigacin de operaciones o los
mtodos cuantitativo de la toma de decisiones, tcnicas matemticas para apoyar el trabajo del
ser humano en las llamadas decisiones bien estructuradas, dbilmente estructuradas y no
estructuradas, las cuales por su complejidad pueden tener errores al ser analizadas por el ser
humano con mtodos tradicionales (intuicin, experiencia). Ejemplo de estas decisiones son el
empleo de tcnicas de ruta crtica para dirigir proyectos de construcciones. La utilizacin de la
programacin lineal para dirigir la alimentacin ptima en nutrientes, pero al costo ms bajo
posible de ganando. Un tipo muy importante de DSS son los sistemas empresariales de
planeacin de recursos (ERP).

Sistema de apoyo a las decisiones individuales

Sistema de apoyo a las decisiones en grupo

Los DSS como ya se explic pueden ser para el trabajo individual o grupal. Hay ocasiones en
que varias personas ms o menos distantes requieren usar e interactuar con la misma informacin
a travs del sistema informtico (grupal), este tipo de sistema est dirigido virtualmente a un
grupo de personas, las cuales deben resolver un problema complejo, el cual incluir votaciones,
llenado de cuestionarios, creacin de escenarios y simulaciones, que despus sern conocidos por
todos.

Y otra como el sistema Scheduling en que es tpico el trabajo individual (en sentido relativo:
puede ser informacin que se utilice por un grupo de personas pero que la reciben y pueden
utilizarla en una terminal de una red de computacin)
 SISTEMAS BASADOS EN LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL.

La inteligencia artificial, es una rama de la ciencia de la computacin que busca emular las
capacidades intelectuales del ser humano, mediante el empleo de software especializado y las
computadoras. Abarca muchos campos, entre los que se encuentra la robtica, la solucin general
de problemas, identificacin y reconocimiento de patrones visuales, auditivos y digitales, la
simulacin del movimiento, el anlisis y la sntesis del lenguaje natural y la potenciacin del
conocimiento humano. Representan un paso adelante en relacin con los anteriores MIS y DDS,
pueden asumir actividades ms humanas, ms activas en los procesos de direccin, pues tiene
incorporados muchos elementos que los hacen actuar similarmente como lo hara un humano.

Sistemas de expertos o basados en las reglas de conocimientos. Se basan en disponer del

conocimiento de uno o ms expertos humanos, por lo general en forma de reglas de
produccin, expresadas en forma de IF (condicin), THEN(accin), ELSE (accin
alternativa), SI (condicin), entonces ejecutar a (accin) y en caso contrario ejecutar la
(accin alternativa), para la solucin de un problema concreto determinado.

Los sistemas de expertos, como comnmente se les conoce, tiene una base de datos especial
donde se almacenan los conocimientos de los expertos humanos. Esta se llama base de
conocimientos, su confeccin y llenado se apoya en una tecnologa llamada ingeniera del
conocimiento, a medio camino entre la informtica y la tecnologa. Adems estos sistemas
cuentan con programas especializados en inteligencia artificial conocidos como motores de
inferencia, mediante los cuales revisan las bases de conocimientos y ejecutan las operaciones
inteligentes para solucionar los problemas que se les plantea.

Estos sistemas son criticados por: las bases de conocimientos son difcil de cumplimentar. En la
medida en que la base de datos se llena de conocimientos lejos de ser ms rpido se ralentiza.

Sistemas de razonamiento basado en casos (RBC). Se basan en la analoga como forma

de representacin del conocimiento, se fundamentan en la aparente forma humana de
razonar, usan las experiencias pasadas para afrontar problemas nuevos, consecuentemente
 aplican tcnicas de intuicin y permiten el aprendizaje. Su base terica se apoya en el campo
del razonamiento aproximado

Sistemas de redes neuronales artificiales (RNA). Busca simular la forma en que

supuestamente trabajan las neuronas naturales en el cerebro humano. Cada sistema est
compuesto de muchas neuronas artificiales, las cuales al asociarse entre si, mediante
determinadas arquitecturas pueden realizar trabajos complejos con asombrosa calidad. Su
mayor virtud es que logran trabajar adecuadamente aunque la informacin de entrada que
reciban tenga cierto grado de errores o sea hasta cierto punto incompleto. Pero la asociacin
de esas neuronas artificiales hace que trabajos simples se conviertan en actividades muy
complejas que se realizan con xito. Ejemplo: diseo de un RNA para realizar evaluaciones
del sistema de control interno en determinadas entidades.

Sistemas basados en algoritmos genticos (GA). Conjunto de mtodos que se apoyan,

como su nombre lo indica, en la emulacin de la forma de desarrollo gentico de los
animales y las plantas, estos son entre s mismos una tcnica de aprendizaje automtico,
aspiran a permitir que las computadoras aprendan por s mismas, para algunos
especialistas son solo una familia de mtodos de bsqueda adaptativa de soluciones.

Comienzan con una coleccin de datos o patrones generados aleatoriamente y evolucionan

posteriormente hacia una solucin ptima o al menos satisfactoria, mediante la adaptacin de los
datos iniciales o los patrones, con el empleo de operaciones equivalentes.

La solucin que proporcionan no es necesariamente ptima, pero puede estar muy cerca de ese
criterio. Estos algoritmos se utilizan cada da ms en aplicaciones de gestin econmica,
financiera, contable y de auditora

SISTEMAS BASADOS EN TCNICAS WEB.

El auge en el mundo de uno de los servicios de la Internet, el World Wide Web (W.W.W) ha
hecho que surgiera una nueva modalidad de sistemas a partir de la tecnologa WEB, y en el
concepto de hipertexto e hipermedia.

Intranets
 Sitios WEBs de orientacin externa

La Intranets surge de la utilizacin de la WEB en la gestin interna de la entidad. Una intranets

es una red particular, basada en redes de comunicacin de rea local o en redes de rea amplia,
que utiliza tecnologa estndar y servicios o productos que se pueden encontrar o han sido
desarrollados para Internet. Una Intranet puede tener o no conexin con Internet y en caso de
tenerla puede filtrar los accesos no deseados con los llamados cortafuegos. La Intranets deber
estar entrelazada con los sistemas empresariales, como los MIS, los DDS y los ERP, en estos
casos los usuarios-operadores de sus recursos sern los mismos funcionarios y especialistas que
utilizan los sistemas de gestin empresarial mencionados. De esta forma el flujo
de nformacin se simplificar notablemente realizndose a travs de la red y reduciendo al
mnimo la cantidad de documentos soportados sobre el papel que se muevan dentro de la entidad.

Los sistemas basados en la WEB, pueden ser tambin de uso externo, o sea, para comunicar
informacin al entorno de la entidad (clientes, suministradores, niveles superiores, agencias
gubernamentales, pblico en general y otras entidades polticas o administrativas de control). En
estos casos la informacin que aparecer en el sitio WEB estar acorde con la misin y los
objetivos de la entidad.

Ejemplo: un sitio de una universidad dar informacin sobre la instruccin, los cursos que
imparten, las facultades, las escuelas y centros de investigacin que la componen, sobre el
claustro de profesores que la integran. En estos casos el receptor-objeto del sitio WEB es alguien
situado fuera de las fronteras del sistema socioeconmico, o sea, la entidad.

SISTEMAS DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO.

Es conocido que el conocimiento est asociado a la informacin, pero es mucho ms, el

conocimiento es, desde la perspectiva de la ciencia de la direccin, la capacidad de solucionar
problemas, el saber qu hacer, cmo hacerlo, dnde hacerlo, y para qu hacerlo.

Este conocimiento da una ventaja competitiva a las entidades que lo poseen, por lo tanto debe ser
protegido, pero tambin debe ser conservado y difundido entre los miembros de una entidad,
para que la pericia de unos pase a ser patrimonio de otros. En esto consiste la gestin del
conocimiento.
Los sistemas que se encargan de esa gestin, o sea, deteccin, adquisicin, conservacin y
difusin del conocimiento son los sistemas de gestin del conocimiento.Dos tipos de sistemas
que utilizan las entidades socioeconmicas son:

Sistemas de informacin de marketing (SIM)

Sistemas de gestin de relaciones (e-CRM).

Los sistemas de informacin de marketing se destinan a gestionar toda la informacin con el

mercado, la gestin de clientes potenciales y reales, los estudios de mercado, el anlisis del
impacto de las polticas de promocin, el monitoreo y anlisis de los competidores, el anlisis de
los precios, el estudio de las tendencias de consumo, los estudios macroeconmicos de
tendencias demogrficas, etc. Estn muy vinculados a Internet.

Los sistemas de gestin de relaciones son sistemas muy asociados a los SIM y a la gestin
comercial, pues se utilizan para propiciar una adecuada relacin con los clientes de la entidad. Se
utilizan prcticamente en todo el ciclo de relaciones con el cliente. Pueden emplearse para
definir: provisiones de ventas, registros de visitas de gestin al cliente, contactos realizados en
ferias y congresos, volmenes de compras anteriores, intenciones de compra anterior o
satisfechas, comportamiento de pago, bancos con los que trabaja, oportunidades de negocio,
acciones directas de marketing que ha recibido.

No debe dejar de mencionarse a los sistemas de fabricacin integrados CIM, los cuales
representan un nivel superior de integracin de los sistemas informticos, requieren de alta
tecnologa informtica, pero tambin de una cultura proclive a esas soluciones evolucionadas y
una organizacin madura y preparada para asimilar esos sistemas.

Prcticamente todas las funciones de una empresa industrial, comercial, de servicios, agrcola,
etc., pueden ser cubiertas por aplicaciones informticas especializadas, pero entre s puede haber
un intercambio de informacin que justifique y convierta en realidad el concepto de sistema y el
de la organizacin como sistema.

Etapas en el desarrollo informtico de las entidades

La utilizacin de las Nuevas tecnologas de la Informacin y las comunicaciones demuestran que
la misma no es solo un problema tcnico y econmico sino que introducir la informtica y las
comunicaciones y avanzar en su desarrollo, es, ante todo, un problema que est en funcin de
tres variables altamente relacionadas entre s:

La necesidad de informatizar para hacer que la entidad cumpla con su misin y pueda
alcanzar la visin de s misma que se plantea. Sin la necesidad del desarrollo no habr
resultado.

El grado de madurez que alcance en su gestin y el nivel tcnico de su equipo directivo y

de su capital humano en general. Si ese capital humano no logra asimilar el conocimiento
necesario, nunca se pasar del empleo elemental de los recursos informticos.

El desarrollo de una cultura proclive al cambio y a la introduccin de esa tecnologa. Sin

la disposicin a evolucionar, a modificar los hbitos y las rutinas de trabajo, para lograr
mejores formas y mtodos de hacer, no habr asimilacin de tecnologa compleja.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El conjunto de componentes que interactan entre s y se encuentran interrelacionados recibe el

nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello vinculado a la administracin (el
acto de administrar: organizar o gestionar recursos).

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SAINT

La carta de presentacin de Saint son sus 25 aos en el mercado. Si un software de sistema

administrativo tiene tanta trayectoria, es porque se la ha ganado. El software desarrollado por
esta empresa ofrece una versatilidad en cuanto al manejo de base de datos y a precios accesibles.
Lo bueno de Saint es que te da la opcin de adquirir sus productos que van desde
un CRM (Customer Relationship Management), hasta un servicio administrativo para manejar el
flujo de informacin dentro de tu empresa.

PROFIT PLUS 2KDOCE

Si bien Softech (la empresa dedicada a desarrollar las soluciones Profit) tiene un catlogo
bastante amplio de software dedicados a la administracin de empresas, nosotros decidimos
enfocarnos en su Profit Plus 2KDoce. Este es el que ms se puede parecer a tus necesidades
como dueo o encargado de un negocio, ya que ofrece soluciones de automatizacin de procesos
de ventas, cobros e impresin de facturas fiscales y convencionales.

Resaltamos, de este software, su facilidad en el manejo de consultas generales e individuales de

artculos, el manejo de mltiples formas de pago, entre otras.

POS&TOUCH

Software Intuitivo. Control de Inventario. Conocimiento de tus ganancias. Slo con esas 3 frases
podrs saber que Pos&Touch no se queda atrs en cuanto a necesidades que cumple todo Sistema
Administrativo. La peticin de un demo previo a su utilizacin nos parece una de las estrategias
ms llamativas que nos ofrece esta empresa para captar su clientela

Pos&Touch, a diferencia de muchos que no lo mencionan, te garantiza la continuidad de tu

trabajo porque su funcionamiento no depende del estado de conectividad de tu punto de venta

Su slogan reza El poder de un sistema adaptado a la sencillez de una mquina registradora.

VALERY SYSTEMS

Cuando un Sistema Administrativo te ofrece tantas bondades como Valery Systems, es difcil
saber por dnde empezar a explicarte cmo puede beneficiarte, pero haremos nuestro mejor
intento para sintetizarte con lo ms importante que Valery Systems tiene.
Lo primero que debes saber es que Valery tiene distintos softwares:

Software para Puntos de Venta

Software Administrativo

Software Corporativo

Software Administrativo Web

Software de Contabilidad

Software para Nmina

Cada uno posee sus caractersticas que se adaptan, sin duda, a cualquier PyME que ests
manejando. As es: otro ms que cumple las expectativas y funciona bajo la filosofa de no
todos los negocios son iguales.

XETUX

Soluciones como Xetux son extraas de conseguir en el mercado y ofrecen una amplia variedad
de bondades que a cualquier gestor de restaurantes podra interesarle. Desde un call center, hasta
la posibilidad de integrar tu punto de venta con tu iPad, Xetux tiene una excelente propuesta que
puede beneficiar a cualquiera que desee montar un restaurante.

ALOHA

Este Sistema Administrativo est especialmente diseado para restaurantes. Su lema principal es
ofrecer una experiencia excepcional a sus clientes. Otra marca que sabe que los restaurantes
pequeos no son iguales a los medianos y mucho menos a los grandes! Aloha conoce los
desafos que tienes que pasar a la hora de procesar las operaciones ms sencillas, hasta las ms
complejas.
Y lo mejor: se adapta a distintos hardware y software que ellos mismos ofrecen! As que si
tienes algn punto de venta especializado o cualquier dispositivo de procesos de pagos mviles,
este software es para ti.
 ALDELO

El Aldelos XERA POS (su software de punto de ventas) tambin est diseado para todo aquel
gerente o dueo de restaurante que desee tener, en un solo lugar, un punto de venta y gerencia,
integrados en un solo lugar. Su almacenamiento en la nube y su capacidad de movilidad de datos,
ofrece las caractersticas que creemos que son fundamentales para un Sistema Administrativo.

WINREST

Un software de manejo de restaurantes que maneje 3 ediciones que te ofrezca servicios

adaptados, cada uno, al tipo de restaurantes, puede sonar como algo interesante. Nos dimos
cuenta que su versin Lite est diseada para ambientes de servicio rpido; el Professional
se enfoca ms en ambientes ms exclusivos; y el Enterprise ofrece reportes y actualizaciones
rpidas y desde cualquier lugar (las necesidades actuales lo obligan a uno a estar en todos lados,
en cualquier momento).

a2

Esta compaa sabe que la pequea y mediana empresa venezolana podra estar, todava, en la
poca donde lo manual era lo que imperaba en todos los negocios la automatizacin, para
algunos locales, es algo que suean con tener, pero no saben cmo integrarlo a su negocio. Si
ests buscando un Sistema Administrativo que, adems de ofrecerte el comn denominador de
los actuales softwares, te ofrezca el control y automatizacin de vendedores, proveedores y
mucho ms, a2, entonces es lo que tu restaurant necesita justo ahora. Sin pensarlo.

MICROS

Se gan nuestro respeto instantneamente! MICROS ofrece diversas soluciones que van desde
la gestin de hoteles, hasta locales restaurantes. No solo eso los caracteriza, sino que cumplen
con las buenas prcticas de toda empresa dedicada a esto: busca que las compaas que buscan
sus servicios intenten innovar y transformar sus negocios, a travs del seguimiento de sus
clientes. Y de qu manera se logra esto?, pues con un excelente Sistema Adminstrativo.
 OASIS

Buscamos un software que tuviera como bandera principal su soporte al cliente y lo

encontramos. Su nombre es Oasis. Su mantenimiento preventivo para detectar fallos repetitivos y
mantener tu sistema actualizado y funcional al 100% es un punto fuerte para otorgar tu confianza
a este Sistema Administrativo. Otra cosa que nos encant de Oasis fue su adicin de
funcionalidades para mejorar la usabilidad y aplicabilidad de su software.

En lneas generales, el mejor Sistema Administrativo debera ser accesible y fcil de usar. Una de
las bondades que pueden agregarle un sper valor agregado sera que la marca que te ofrece el
Sistema, tenga un soporte al cliente que est activo las 24 horas del da, los 7 das de la semana.
El Sistema Administrativo y sus soluciones es lo que te ayudar a crecer como negocio y,
mientras ms fcil y sencillo sea ese proceso, podrs lograrlo de una manera ms ptima.
Si posees ms de un local, aqu te decimos las 5 cosas que debes saber si manejas varios puntos
de ventas en varias tiendas.