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Bibliotecas. Vol. XX, No.1y No. 2. Enero-Diciembre, 2002 pp.

19- 34

GESTIN DE LA INFORMACIN EN LAS


ORGANIZACIONES

Karla Rodrguez Salas

Resumen

L
as grandes tendencias que marcan la gestin de empresas u
organizaciones llevan implcito un aspecto fundamental, que en
muchas ocasiones no se considera o se deja de lado, como lo es la
informacin, sus sistemas y proceso de gestin.

Este artculo busca presentar el modelo de gestin de informacin en


las organizaciones, su interaccin con los distintos recursos
empresariales, los entes que se involucran en esta gestin y sus
responsables, para finalmente presentar cul debe ser el rol de los
profesionales en gestin de informacin en los procesos que se
mencionan.
Con ello no se pretende profundizar o delimitar cada una de las
funciones que conllevan ese proceso de gestin, como tampoco definir
los tpicos que deben ser incorporados, pero s se pretende propiciar
una rica discusin en fundamentos y teoras en lo que respecta a la
gestin de la informacin en las organizaciones, considerando la
evolucin histrica de este tema.

Introduccin

Desde que surge la teora de la organizacin, el papel de la


informacin y de la comunicacin se ha acentuado. La informacin
empieza a considerarse como una reserva de conocimientos disponibles
sin limitaciones en su uso, gracias al aporte de las nuevas tecnologas
que hacen que cada da sea ms accesible al usuario. Contrastndolo
con la actualidad, la informacin empieza a considerarse adems, como
un recurso econmico y esto, porque, una vez procesada y utilizada
racionalmente, adquiere se valor. Extraer el valor de la informacin es
un gran reto que empiezan a adoptar las organizaciones que buscan la
competitividad y el liderazgo en su campo.

Ahora bien, qu entendemos por el trmino organizacin?. Una


organizacin es un sistema conformado por: personas, recursos
materiales e informacin, siendo el ltimo, un aspecto fundamental que

Acadmica de la Escuela de Bibliotecologa, Documentacin e Informacin de la


Universidad Nacional
** Revisado por MILS. Luca Chacn Alvarado, Vicedecana, Facultad de Filosofa y
Letras, Universidad Nacional
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permite la supervivencia de los mismos, entre ellas, las empresas,


universidades, organizaciones pblicas, bibliotecas, y en stas, se
desarrollan las actividades de informacin, que tradicionalmente se han
ejecutado en departamentos o secciones destinados a ejercer sus
funciones especficas, o sea, en el interior de las organizaciones, en
mbitos especializados llamados unidades de informacin, que efectan
procesos de recopilacin, procesamiento y servicios de informacin.
Esta forma de realizar el trabajo dentro de las organizaciones obedece a
un paradigma que en la actualidad se est superando.

Una de las manifestaciones ms evidentes de los cambios que se


estn experimentando y denominados cambios globales ha sido, el
surgimiento de un nuevo paradigma organizacional, que busca nuevas
formas de organizacin en donde ya no se encuentra el mismo espacio
fsico donde ejercer las funciones, sino que se abre el espacio de
interaccin con especialistas de otras profesiones y dedicados a otras
funciones.

Consecuentemente, el entorno organizacional en el que los


profesionales de informacin ejercan sus funciones est cambiando.
Las organizaciones estn experimentando cambios profundos y
desplegando esfuerzos notables por adoptar nuevas formas de
organizacin de sus estructuras. La visin administrativa que conceba
una seccin, un departamento, una biblioteca, una unidad, etc., con
objetivos y procedimientos diferentes, hoy en da no tiene la misma
vigencia.

El surgimiento del nuevo paradigma de los sistemas de informacin


se compone de dos elementos bsicos: el primero sita al usuario como
eje fundamental de los sistemas de informacin, condicionando de este
modo, las acciones de diseo y operacin de los mismos; y el segundo
seala que, en este nuevo paradigma, se visualiza a los procesos
productivos informacionales, como procesos de agregacin de valor a la
informacin.

Esta nueva tendencia implica el desarrollo de un proceso de


modernizacin del rea de la informacin que no slo requiere de la
introduccin de nuevas tecnologas de punta y la adecuacin de los
profesionales de la informacin a las mismas, sino de una vinculacin
de los mismos a otros procesos globales y prioritarios de carcter
econmico y poltico.

Para lograrlo, es preciso que los encargados de las unidades de


informacin dispongan de nuevas visiones y perspectivas
conjuntamente con capacidades renovadas para el ejercicio de un
liderazgo adecuado a la realidad.

Es necesario iniciar en los directivos de las diversas instituciones, un


proceso que provea los elementos necesarios para que las unidades
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definan nuevas polticas de insercin y articulacin en un mercado cada


vez ms denso y competitivo de productos y servicios de informacin.

Gestin de la Informacin

Desde esta perspectiva la gestin de informacin surge como un


nuevo concepto dentro del campo de la ciencia de la informacin,
orientado al manejo de la inteligencia corporativa de una organizacin,
que permite la estructuracin interna a las organizaciones y les permite
reaccionar ante los cambios de su entorno apoyndose en el uso de la
informacin y de los recursos de informacin disponibles.

Esta situacin nos lleva a las concepciones ms recientes defendidas


por la Gestin de la Informacin (GI), en el sentido de que las
organizaciones deben ser consideradas fundamentalmente como
sistemas de informacin.

Algunos autores coinciden en que la Gestin de Informacin, plantea


que "gerencia es todo lo que se refiere a la obtencin de la informacin
adecuada, para la persona adecuada, a su precio adecuado, en el
tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisin adecuada".

Su objetivo es el de incrementar los niveles de eficiencia y efectividad


dentro de una organizacin. Este proceso se conduce a travs de la
integracin adecuada de los recursos humanos, las polticas, las
actividades y procedimientos, el hardware, el software y los datos.

Owen (1989), denomina la Gestin de la Informacin como una triple


hlice. En primer lugar lo importante de la informacin es su contenido
y no tanto su soporte, en segundo lugar considera que los gastos para
sistemas y tecnologas de la informacin son un gasto para recursos y
no deben ser considerados como gastos generales de funcionamiento, y
la tercera parte de la filosofa de la Gestin de la Informacin es la
exacta coordinacin del recurso dentro de la propia organizacin, ya
que en la actualidad este recurso est muy disperso en diversas
empresas.

Los elementos involucrados con la gestin de informacin se pueden


resumir en tres:

1. Los que competen a la informacin como fuente/recurso


(procesos productivos al interior de las organizaciones)
2. Los relacionados con el usuario de productos y servicios de
informacin
3. Los que conforman el canal de comunicacin entre el usuario y la
fuente.
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Paez Urdaneta (1992), afirma que el concepto de Gestin de Recursos


de Informacin, se define como el manejo de la inteligencia corporativa
de una organizacin a objeto de incrementar sus niveles de eficacia,
eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas.

Otra definicin se refiere a que: "La Gestin de Recursos de


Informacin, es la gerencia (planeamiento, organizacin, operaciones y
control) de los recursos (humanos y fsicos) que tienen que ver con el
apoyo a sistemas (desarrollo, mejora, mantenimiento) y servicios
(procesamiento, transformacin, distribucin, almacenamiento y
recuperacin) de la informacin (datos, textos, imagen) para una
organizacin.

En cuanto al Gestor de Recursos de Informacin, parte del supuesto


del reconocimiento de que la informacin es un recurso, un valor que
debe ser gerenciado como cualquier otro, pues entre las caractersticas
similares tenemos:

Adquirida a un costo, a un precio


Tiene caractersticas especficas y medibles
El valor que tiene la informacin es difcil de definir ya que en
algunos casos la informacin tiene extrema importancia y en
otros esta misma informacin no informa de nada.
Control del costo de la informacin,
Posee un ciclo de vida,
Capacidad de ser procesada y refinada, entre otras.

Para Elizabeth Adams (2002), "la Gestin de Recursos de


Informacin es una funcin de alta direccin, para desarrollar una serie
de polticas, programas y procedimientos para planificar, gestionar y
controlar eficaz y efectivamente las necesidades de informacin y los
recursos de soporte del manejo de la informacin". En esta tarea
directiva, los componentes que participan y las reas en que debe
operar la persona responsable de la misma son:

1. Recursos informativos: es decir, identificacin, valoracin y


uso de los mismos, no slo internos sino tambin externos.
2. Tecnologa adecuada: para recoger, almacenar, recuperar
y/o difundir la informacin.
3. Gestin: planificacin general, recursos humanos,
comunicacin, contabilidad y marketing.

Como se puede observar, tanto las definiciones de Gestin de


Informacin y de Gestin de Recursos de Informacin, manifiestan el
reconocimiento de la informacin como el punto clave, decisivo para el
mejor desempeo de cualquier organizacin con o sin fines de lucro.

De lo anterior se puede inferir que la Gestin de Informacin es ms


general, y est vinculada con la generacin y aplicacin de estrategias,
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polticas y teniendo en cuenta, la cultura organizacional, para lograr un


uso efectivo, racional y eficiente de la informacin. En cuanto a la
Gestin de Recursos de Informacin, sta se lleva a cabo mediante la
planificacin, organizacin, ejecucin y control de los recursos
humanos y fsicos, responsables de crear, explotar y desarrollar el
sistema de informacin integral, que permita el manejo de la
informacin organizacional en funcin de la consecucin de los
objetivos de la organizacin.

Obviamente, es fundamental entender que lo que se debe gestionar,


gerenciar es la informacin y no la tecnologa. El conocimiento y la
inteligencia potenciados por la informacin son lo importante, el soporte
que contenga, es menos importante.

El obtener un resultado de las tecnologas de la informacin


depender de cun inteligentemente se gestionen. Y parte de esa
inteligencia consiste en pasar a entender que la funcin de las
tecnologas de informacin es gestionar mejor la informacin, para
convertirla en conocimiento, personal u organizacional. Pero, para
conseguirlo, tenemos primero que entender que transferir informacin
es muy poco til, y que la clave est en que los sistemas de informacin
nos permitan intercambiar informacin o sea transaccionarla.

Desde que surge la Gestin de Informacin, se ha pasado por


diferentes fases que coinciden con diferentes momentos en el desarrollo
de las organizaciones. Estas son:

1. Gerencia del trabajo impreso: hacia fines del siglo pasado y hasta
la dcada del 50, donde cumple con una funcin supervisora, de
apoyo, una actividad no priorizada.

2. Gerencia de la tecnologa automatizada: desde los aos 60 hasta


la dcada del 70, donde su objetivo era lograr una mayor
eficiencia tcnica y control fsico de las nuevas tecnologas,
especialmente en el nivel medio de la organizacin. Todava la GI
es fragmentada y no coordinada.

3. Gerencia de los recursos de informacin corporativos: mediados


de los 70 y hasta la dcada del 80; constituye una funcin de
apoyo en el nivel mximo de la organizacin. En esta etapa, los
objetivos estratgicos se centran en el tratamiento de la
informacin como recurso clave de la organizacin, recurso que
se puede tratar como otro recurso estratgico Desde esta ptica,
eleva la posicin de los gerentes de recursos de informacin
dentro de la misma organizacin.

4. Gerencia del conocimiento y anlisis comercial-competitivo: fines


de los 80 y aos 90. En este punto, el objetivo es lograr ventajas
competitivas en unidades de negocios y estrategia competitiva. Se
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centra en el contenido de la informacin como tal y cmo es


utilizada y valorada en la organizacin y cmo sta colabora en el
crecimiento de la organizacin.

5. Gerencia estratgica de la informacin: dcada del 90. Su objetivo


se ubica en la direccin y la estrategia corporativa, poniendo
nfasis en la calidad de la toma de decisiones y en el uso de la
informacin necesaria para perfeccionar el funcionamiento
general de la organizacin.

Ms all de lo anteriormente dicho, no existen definiciones


sistematizadas de gerencia de informacin y de gerencia de recursos de
informacin. Pero si podemos decir que la Gestin de Recursos de
Informacin es un tema emergente, cuya metodologa y estrategias
estn en un cambio constante. Su desarrollo y comprensin es vital
para lograr alcanzar una visin estratgica del impacto de los recursos
de informacin y la tecnologa utilizada, para un eficaz desempeo de
las organizaciones.

Cada vez son ms las distintas organizaciones que al ver aumentar


la competitividad, sienten la necesidad de incorporar innovaciones para
sobrevivir. Las ms "rpidas" comienzan a comprender el valor de la
gestin de la informacin para orientar globalmente sus negocios. Esto
significa un cambio estructural de todo el sistema informativo de la
institucin, una reestructuracin que permita percibir mejor las
variaciones del medio y dar, de este modo, respuestas acordes con el
momento. Esto significa que organizar cualquier tipo de institucin
como un sistema de informacin, no es slo incluir una innovacin,
sino adems, prepararla para que pueda estar siempre en "estado de
innovacin". La gestin de la informacin debe colaborar con todas las
innovaciones que la organizacin pretenda incorporar en forma rpida y
oportuna, y ella misma debe ser una innovacin.

Por lo tanto, la gerencia de informacin en las organizaciones


conforma un factor que no slo puede influir en el desarrollo de la
actividad sino tambin en la posicin que ocupe en la misma
institucin. En sntesis, el consumo de informacin contribuye a
aumentar la productividad, as como la competitividad, la eficiencia y
efectividad.

Sea cual sea el sistema de gestin de informacin que se implante,


siempre habr de reconocer, en primer lugar, los procedimientos por
medio de los cuales los trabajadores desarrollan sus tareas y construir
a partir de ah las soluciones tecnolgicas alrededor de los siguientes
procesos:

Produccinde Informacin: El tratamiento de textos es la


herramienta fundamental para la creacin de informacin y el
elemento principal de generacin de conocimiento, llegando
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algunos a incluir prestaciones altamente sofisticadas. A su lado


coexiste una amplia gama de herramientas de produccin de
informacin: software de autoedicin, los navegadores de Internet,
las hojas electrnicas o los sistemas de gestin de bases de
datos, etc. Puestas todas estas herramientas al servicio del
trabajador del conocimiento, generan nuevas salidas electrnicas
de informacin que en forma aislada o conjunta con otros
segmentos de informacin conforman un complejo producto
basado en el conocimiento.

Acceso y Distribucin de la Informacin: La informacin externa e


interna existe, por lo que la actuacin se centra tanto en la forma
de acceder a ella como en la manera de distribuirla. Para los
gestores de informacin, su principal preocupacin ser cmo
obtener la informacin y cmo distribuirla adecuadamente. Uno
de los aspectos ms importantes relativos al acceso a la
informacin es su formato, lo que produce la necesidad de
compatibilizar distintos tipos de plataformas, de sistemas
operativos, de gestores de bases de datos y de protocolos de
comunicaciones. Para ello se dispone de un considerable conjunto
de soluciones que permiten organizar recursos para la
distribucin y debate de la informacin.

Entornos push: Los agentes nos proporcionan informacin en


bloques, clasificando, midiendo y filtrando inmensas cantidades
de informacin. Constan de un sistema de indexacin de
informacin, que facilita la rpida bsqueda y recuperacin a un
amplio nmero de usuarios. Los ltimos desarrollos acomodan
las preferencias bsquedas a las necesidades de los trabajadores,
utilizando agentes inteligentes de bsqueda del conocimiento,
diseados para actuar en nombre de un usuario en la bsqueda:
qu han de buscar, dnde y cundo buscarla, cundo entregar los
resultados de la bsqueda y en qu formato y estructura
presentarlos, acercando la informacin directamente a los
usuarios cuando stos la necesitan, ms que cuando de forma
activa quieran buscarla.

El Mapa de la Informacin: Define los canales disponibles para su


utilizacin por usuarios individuales o por toda la organizacin.
Se configura como un esquema general que describe los
mecanismos disponibles para el proceso de la informacin y para
la formulacin del conocimiento. Para que un sistema de estas
caractersticas sea eficaz para el usuario, ha de ser fcilmente
accesible, flexible e intuitivo. El Mapa de Informacin asegura que
todos los usuarios conozcan lo que tienen a su disposicin;
contribuyendo a mejorar la agilidad en la comunicacin interna
en el seno de la organizacin o la facilidad para la toma de
decisiones.
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Los metadatos: Constituyen un conjunto de datos que facilitan la


definicin, clasificacin y localizacin de la informacin. En
esencia, estas funciones responden a cuestiones del tipo: quin
est haciendo qu con qu. Los metadatos facilitan informacin
interna de los usuarios, el tipo de informacin a la que acceden
ms comnmente, dnde y qu colecciones de datos estn siendo
frecuentados.

Con la integracin de toda esta serie de tecnologas en el seno de


una organizacin se obtienen una amplia serie de resultados. J. M.
Rodrguez (1999), nos los resume en:

Mejora de la calidad en productos y servicios.


Mejora de la atencin a los clientes.
Mejora de las relaciones con los proveedores.
Creacin de condiciones para mejorar el ambiente de trabajo.
Mejora de la comunicacin interpersonal.
Estimulacin de la participacin de los trabajadores.
Reduccin del nmero de procesos de gestin/produccin.
Simplificacin de los procesos de gestin/produccin.
Aumento de la eficiencia en el uso de los recursos.
Diseo de nuevas y mejores herramientas para la gestin de la
direccin

El profesional de la informacin en el proceso de gestin en las


organizaciones

Los biblioteclogos, documentalistas, ocupan una situacin


privilegiada para el manejo de la informacin, por sus conocimientos y
habilidades. Pero hay que tener siempre presente que, como gestores de
informacin se tienen funciones ineludibles que cumplir, sin perder de
vista, el tipo de institucin en la que se est, tales como:

Posicionar el rol del profesional como gestor de informacin,


consolidando polticas organizacionales internas coherentes,
eficientes y eficaces.
Gestionar la eficaz adquisicin, tratamiento, almacenamiento y
difusin de informacin dentro de la organizacin y en relacin
con su entorno.
Proponer tecnologas adecuadas para el tratamiento de la
informacin.
Armonizar los requerimientos de los distintos usuarios
Coordinar y supervisar el funcionamiento de los recursos
informticos.
Evaluar los productos y servicios de informacin utilizados por la
organizacin.
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Es indispensable para el profesional, establecer bases que faciliten el


flujo informacional, y por ende, el desarrollo de las funciones que le son
asignadas. Es decir, que los canales de comunicacin deben ser
conocidos y la lnea de comunicacin debe ser lo ms directa posible.

El responsable de la Gestin de Informacin tiene que enfrentarse


con situaciones ambiguas, diversas e inciertas, para lo cual deber
conocer bien las herramientas que tiene a su disposicin y, sobre todo,
tendr que ubicarse tambin en el papel del usuario y considerar sus
diferentes niveles de conocimiento.

Todo lo anterior sugiere otras reas prioritarias de la actividad del


especialista, para las cuales debe estar preparado. Una de esas reas es
la de desarrollar una funcin mucho ms directa orientada a la
satisfaccin de las necesidades reales de informacin. Dedicar, tal vez,
menos atencin a las actividades rutinarias tradicionales y enfrentarse
al reto que plantea la nueva tecnologa de la informacin, en el contexto
de la solucin de las variadas y cambiantes necesidades de los
diferentes grupos de usuarios (incluida la organizacin como un todo).

Para terminar este artculo es pertinente mencionar la frase que


indica que es posible que el problema de la gestin de la informacin
radique, simplemente, en que estamos midiendo mal la productividad
en el sector de los servicios, cuya importancia en el conjunto de las
economas modernas va aumentando (A. Cornella, 1994).

En fin la mayor informatizacin no lleva a mayor efectividad de los


servicios, sino que la distribucin acertada de los recursos informticos
y la informacin son el factor fundamental para llevar con xito un plan
de Gestin del Conocimiento en su apartado de Gestin de la
Informacin.

Conclusin:

Por lo tanto, la gestin de la informacin que demandan hoy en da


los individuos y las organizaciones, requiere de un reposicionamiento
del rol del profesional en informacin. Es necesario dar la importancia y
jerarqua necesaria en la organizacin, as como, fortalecer los vnculos
necesarios con otras reas del conocimiento para que a travs de esa
sinergia se enriquezca la capacidad y la gestin de la informacin que
demandan los clientes.

Referencias Bibliogrficas

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Bibliotecas. Vol. XX, No.1y No. 2. Enero-Diciembre, 2002 pp. 19- 34

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