Plataforma Educativa UNIDEG Recursos

Materia: Presupuestos
Mdulo: 2
PRESUPUESTOS POR AREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
CRISTBAL DEL RO GONZLEZ.

CONCEPTO

El Presupuesto por Niveles y reas de Responsabilidad es una tcnica bsicamente de planeacin,

direccin y control, sin faltar la previsin, la coordinacin, y la organizacin, respecto a la
predeterminacin de cifras financieras, de condiciones de operacin y de resultados, encaminados a
cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y los niveles en que se divide una
entidad.

Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una gua de accin para quien asume la
responsabilidad de una funcin.

Expresa el costo pronosticado de las funciones del funcionario o empleado, evidencia los mritos de
su accin, su contribucin por incrementar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia,
alcanzar o lograr los objetivos institucionales, departamentales, o especficos como reducir costos o
incrementar los ingresos.

CARACTERSTICAS

Motiva, pues permite que los empleados participen en la fijacin de los objetivos del
presupuesto, y por lo tanto, de su rea hacindolos reducir, incrementar la productividad,
los ingresos y subsanar anomalas funcionales y organizacionales, as como alcanzar los
objetivos del presupuesto, que estn basados en las finalidades de la entidad.
Ejerce control positivo, as como comunicacin con y entre los empleados.
Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al
reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.
Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.
Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las toman, adems de encausarlos en este
sentido.
Retroalimenta e informa acerca de la actualizacin de los encargados de rea.

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Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.
Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas no
organiza.
Anticipa informacin de actuacin: peridica y oportuna.
Mide y controla:
La efectividad de las utilidades.
La eficiencia de las ventas.
La productividad.
La eficiencia de cada departamento y su personal.
El tiempo perdido y los descuidos.
El material o los productos desperdiciados.
La rotacin y el ausentismo del personal.
El nmero de accidentes.
El nivel de cooperacin interdepartamental.
Los gastos innecesarios.
Promueve la eficiencia.
Obtiene variaciones o desviaciones oportunamente.
Ayuda a la administracin en la toma de decisiones, a actuar por excepciones.

OBJETIVOS DEL PRESUPUETO POR REAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Pronosticar cifras, condiciones de operacin y resultados, en trminos de responsabilidad.

Medir y promover la eficiencia.
Motivar al personal al mejor desempeo.
Hacer ver mritos y fallas.
Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados).
Guiar en su funcin a los responsables de reas y nivel.
Coordinar funciones, niveles y reas.
Controlar los ingresos y los costos.
Apoyar y dar elementos suficientes a la direccin, en la toma de decisiones, adems de la
previsin, la planeacin, la organizacin, la coordinacin y la integracin, la direccin y el
control.
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REQUISITOS

Organizacionales

A) Divisin funcional: Se deber seccionar el presupuesto en tantas partes como responsables

en funcin haya, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el
cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada rea y nivel de responsabilidad, sean
controlados por un presupuesto especfico. Se pueden mencionar principalmente 4 niveles
jerrquicos:
1er. NIVEL: Gerencia General.- Responsable de todas las operaciones de los dems niveles y
reas, as como de la suya, independientemente de coordinarlas para alcanzar los objetivos
institucionales y los resultados propuestos.
2 NIVEL: Gerentes Funcionales.- Responsables de las actividades de su rea, para lograr
objetivos divisionales.
3er. NIVEL: Jefes Departamentales.- Cumplirn con los objetivos de cada uno de sus
departamentos, as como coordinar su actividad.
4 NIVEL: Supervisores.- Se encargarn de actividades especficas, para que se desarrollen
con la mayor eficiencia posible.
B) Autoridad: A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para
actuar, adems de la que se tendrn que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se
ejerza. Adems, cuando se delega autoridad, se debe contraer igual grado de
responsabilidad y de confianza, pues no es lgico y adecuado dar poca autoridad y mucha
responsabilidad, sin confianza al funcionario.
C) Responsabilidad: Es responsabilidad de todas las reas, alcanzar los objetivos
institucionales. Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darn el parmetro
que indica en qu grado se ha cumplido con las responsabilidades, ya que los presupuestos
marcan un ideal para alcanzar.
La responsabilidad debe estar perfectamente definida, para que los funcionarios conozcan
ante quin son responsables y quines lo son ante ellos, adems de la interdependencia
estructural de su funcin y de los presupuestos parciales que elaboran.

Operacionales

Es indispensable:

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A) Que en la entidad funcione el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad, y que se
tenga un catlogo de cuentas que identifique los ingresos y costos con las unidades de
responsabilidad, que a cada rea y nivel se le haya asignado adems de una cuenta de
control.
B) Que exista un manual e instructivo del control presupuestal que presente las polticas, las
operaciones, las responsabilidades y la autoridad del personal, e indique las formas y los
procedimientos estandarizados para elaborar los presupuestos.
C) Que se tenga la metodologa de informacin, para realizar estadsticas.
D) Que se cuente con la experiencia de presupuesto tradicional.
E) Que se elaboren los presupuestos parciales, por tantas reas y niveles de responsabilidad
que existan.
F) Que los informes sean los necesarios, con los datos indispensables, que se realicen con
periodicidad oportuna.
G) Que haya flexibilidad en la formulacin y la ejecucin de los presupuestos por reas y
niveles de responsabilidad.