C MO ORGANIZA R UN CONGRESO ?

ATP Internacional
Organizador Profesional de Congresos -OPC

Arquitectura de los Congresos

Un congreso pretende dar a conocer, desde la
perspectiva de sus ponencias, conferencistas y
debates, una serie de datos que faciliten no slo
informacin sino un contenido real sobre el tema
central del congreso.

Veremos que a un congreso pueden asistir varios

cientos de personas, reunidas en un auditorio y
hotel, por lo que ya nos da una idea de su
globalidad. congreso ms adelante.

Las bases
When you createde la construccin
a newsletter, first determine the Establecer el presupuesto:
audience. This could be anyone who might benefit
Definir
from it,asuch
qu as
pblico
thoseva dirigido: in a product.
interested Tenemos que establecer un presupuesto accesible
para que en base a este podamos organizar el
Hay
You que definir a aqu
can compile tipo de
mailing listpersonas va dirigido
from business reply congreso, ver si ser necesario solicitar
el congreso, porque de esto depender los
cards, customer information sheets, business patrocinadores y si se cobrar la inscripcin al
servicios que seatofrecern,
cards collected los temas
trade shows, que se van a
or membership congreso y que tanto se va a cobrar por cada
abordar,
lists. Youlas actividades
might considerque habr, ena pocas
purchasing mailing list participante.
palabras de esto that
from a company depender
serves el curso
your quecustomer.
target tomar el
congreso. Fecha y lugar del Congreso:
Next, establish how much time and money you
Tema y nombre
can spend delnewsletter.
on your Congreso: These factors help Por lo general planearemos un congreso con la
determine the length of your newsletter and how suficiente antelacin como para poder prever
Lo primeroyou
frequently quewill
debemos
publishevaluar
it. es el tema. En la dnde conviene celebrarlo, debemos intentar que
actualidad en los encuentros de este tipo se el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afn
abordan todo tipo de temticas. al acto que aborda. Adems de preparar todo el
material (Cronograma de actividades, planilla de
Fijar los objetivos: inscripciones, etc.) para mandar a los posibles
asistentes con la mayor antelacin posible.
Se tienen que fijar los objetivos que tendr el
congreso, porque es la razn de ser del congreso A la hora de escoger la fecha, sera interesante no
y nos ayudar a guiarnos en la organizacin, ceirse a una sola sino jugar con dos o tres
adems al final se tienen que evaluar si se posibilidades, previendo que los disertantes no
cumplieron los objetivos o que fue lo que falt, siempre estn disponibles.
esto nos servir de retroalimentacin para otro
Pagina 2 Cmo organizar un Congreso?

Seleccin de la Sede

Seleccionar la sede de un congreso conlleva Accesos y complementos: Debemos contar con

realizar una serie de anlisis, de modo que facilite un saln o recinto de congresos que sea
el proceso de su ejecucin. Algunos puntos a cntrico o de fcil acceso, que disponga de
considerar son: estacionamiento propio o cercano.

Definir lista de invitados e identificar los VIPs:

Debemos prever cuanto pblico asistir al evento,
de manera que podamos calcular qu capacidad
debe tener el auditorio.

Mobiliario: Debemos tener en cuenta si los

asientos son los adecuados, si disponemos de una
mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos
comprobar que la decoracin sea la adecuada.
Planificar el congreso requiere de tiempo y pericia,
trabajo en equipo y contar con los recursos
Servicios tcnicos: Si precisamos realizar una serie
necesarios. El periodo de planificacin de un congreso
de conferencias, pasar diapositivas, videos o se estima en 4,344 horas/ hombre.
proyeccin de datos, es muy importante saber con
qu cuenta la sala, para su contratacin o no.

A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el

nmero de micrfonos que precisaremos y si
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deben ser inalmbricos. Otro dato a tener en Sistema de Gestin de Eventos
cuenta es la iluminacin de lugar.
Nuestro ms novedoso

Salas Anexas: Siempre es importante disponer de

otra sala en la que podamos recibir a los ponentes CONTACTENOS HOY MISMO
o efectuar algn tipo de preparacin de sus
Costa Rica Estados Unidos
conferencias.
Tel: +506 2225.3737 Tel: +1 305.831.1818
Por otra parte tambin puede ser necesario contar Fax: +506 2524.2906 Tel: +1 305.831.4840
con una segunda sala anexa para ruedas de
prensa, presentaciones o donde se servir un info@atpinternacional.com
coffee break o ccktel.
www.atpinternacional.com
La seleccin de la sede es el
proceso ms importante para
alcanzar el xito del congreso
Cmo organizar un Congreso? Pagina 3

Detalles diferenciadores

Los detalles marcarn la diferencia, es necesario Establecer poltica de promocin y de comunicacin:

considerar cada uno de ellos, de modo que el
invitado se lleve la mejor impresin del Congreso.
Definir la poltica de registro: Se debe de organizar
de qu manera se inscribirn las personas que
quieran participar en el congreso.
Definir programa y agenda: Se debe de definir el
programa que se manejar, es decir, los temas que
se abordarn, quienes se recomiendan para impartir
cada conferencia y programar una agenda de las
actividades que se van a otorgar.
Definir la imagen del evento: Se debe de escoger un
logotipo, slogan del congreso, porque de esto
depender que tanto llame la atencin de todas
aquellas personas invitadas al congreso.
Se debern escoger por medio de que medios de
comunicacin se va a hacer publicidad el congreso y
contratarlos.
Definir y preparar el material promocional: Se
deber escoger y redactar el material promocional o
escoger a una agencia publicitaria para que lo haga.
Preparar la papelera y material empleada durante el
evento: Se debe de escoger que se les va a entregar
a cada disertante del evento, as como el diseo de
cada una y de los reconocimientos que se van a
entregar.

Invitaciones y convocatoria
Se escoger quien ser el encargado (a) del evento
quien se encargar de entregar las invitaciones
convocando a todos y cada uno de los invitados al
acto en cuestin. O bien en el programa podemos
advertir que durante el desarrollo del congreso
habr una serie de actividades paralelas.

de conferencias o debates se debe pasar por escrito

Contactar a los diferentes disertantes que
y comenzar a preparar un programa, mientras
deseamos asistan al congreso.
paralelamente se confirma a todos y cada uno de
los ponentes por telfono o e-mail, el da y la hora
Hacer un listado en el que incluiremos a todas
de su conferencia.
las personas que podran estar interesadas en la
convocatoria.
Al margen de estas conversaciones se le debe
enviar por correo a los conferencistas las
Hacer la convocatoria, comentando las fechas
credenciales del congreso que oportunamente le
aproximadas y el tema de la conferencia.
har llegar junto con las reservas del hotel y los
pasajes de traslado a la ciudad.
Cuando ya se tiene establecido todo el programa
 Pagina 4 Cmo organizar un Congreso?

Servicio de hospedaje y transportacin

Para el alojamiento y entretenimiento, tanto para atencin de los acompaantes de disertantes y de

los disertantes como para los asistentes al
congreso, se deber tener en cuenta el hospedaje,
por lo que aconsejamos que ste se encuentre
cerca del lugar donde se desarrollen las
actividades, de no ser as, se deber prever los
traslados hasta el recinto.
Por lo que se refiere al entretenimiento, es
recomendable que tras las conferencias, los
disertantes y asistentes al congreso sean invitados
a asistir a algn espectculo o acto que sirva para
distender el ambiente y favorecer las relaciones
interpersonales.
Otro punto que no se debe descuidar es la
asistentes a los cuales se les debe ofrecer un programa
paralelo que contemple, por ejemplo, un Tour por la
ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos,
espectculos, etc.
Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su
tarifa. Por lo que debemos prever el resto de las
comidas ya que no todos poseen restaurante en el
mismo.
A su vez los das de jornadas con gran cantidad de
horas de conferencias es importante ofrecer coffee
break a los asistentes, como as tambin cena de
bienvenida y final de congreso.

Recurso Humano
Todo congreso o acto necesitar de un equipo humano encargado de su gestin. Entre stos, los ms imprescindibles son:

Director de Congreso: Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicacin en reuniones peridicas con los
directores de cada subgrupo.

Jefe de Prensa: Que segn el volumen del evento, deber contar con un gabinete de prensa.

Jefe de Relaciones Humanas: Se encargar de la coordinacin de todas las personas que trabajarn en el evento, manteniendo un
clima de trabajo armnico. Tambin estar a disposicin de los asistentes y acompaantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro
como fuera del evento.

Presentador: Podr ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias as
como tambin hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.

Promocin: Se encarga de afiches, cartas de invitacin, publicaciones, anuncios del evento. Adems de conseguir auspiciantes
que sostengan el evento.

Economa: Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, as como mantener el evento dentro
del presupuesto. Tambin se encarga de la inscripcin de los participantes.

Protocolo: Se encarga de velar por la correcta imgen del evento, sto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar
por el orden el da del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargar de guiar al personal auxiliar de salas, y a la
seguridad contratada.

Seguridad: Deber velar por la seguridad de los asistentes.

Personal auxiliar de Salas: Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrfono a la
hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.
Cmo organizar un Congreso? Pagina 5

INCIANDO EL CONGRESO
Comenzaremos el congreso con una rueda de
prensa o con una cena de presentacin en la que
participarn todos los asistentes y los cargos
directivos del congreso.
Tras el acto anterior daremos inicio con una
inauguracin donde se podr hacer la presentacin
de los directivos y dar lectura al programa del
evento.
Un buen final y la despedida La finalizacin de un
congreso tiene la misma trascendencia que su
inicio, por ello una de las soluciones ms
adecuadas sera la de convocar a los medios de
comunicacin e invitarlos a un ccktel de
despedida, donde se suele hacer un balance del
evento y si ste tiene una periodicidad establecida,
hacer las invitaciones para el prximo evento.
En este momento se recomienda hacer entrega del
certificado de asistencia, tambin se podra dar
algn souvenir representativo de la Ciudad en
agradecimiento de la participacin en el acto. En la
medida de lo posible sera un buen gesto entregar
un pequeo detalle al acompaante.
Un ltimo detalle formal consistira en hacer llegar
por correo a cada asistente una carta firmada por el
director agradecindole nuevamente su
participacin.
Finalmente, si usted o su institucin desea dejar de
lado la organizacin del evento y slo cosechar los
frutos que de l vengan, es conveniente que
seleccione a un Organizador Profesional de
Congresos (OPC), el se encargar de todo.

ATP INTERNACIONAL
Su xito, nuestro xito, reza
nuestro lema, ya que sabemos
que sin el primero no se puede
dar el segundo. 20 aos de
experiencia nos respaldan para
saber cmo anticipar las
necesidades de nuestros clientes,
en relacin con el DISEO Y
LOGSTICA DE SU CONGRESO.
En ATP Internacional sabemos lo ATP Internacional
que viene adelante, y sea que Apartado Postal
piense en nuestra contratacin 1193-2150
para manejar completa o Moravia- San Jos
parcialmente su congreso, cuente 11401-2150 C.R.
con nuestro soporte integral,
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para ayudarlo a alcanzar el xito. +506 2225.3737
Tambin sabemos que el xito Fax:

depender en gran medida de la + 506 2524.2906

NUESTRO INTERS ES impresin que se lleve cada uno E-Mail:

QUE SU CONGRESO SE
PERPETU POR MUCHOS
AOS.
de los participantes del congreso. info@atpinternacional.com
Podemos brindarle el apoyo que
necesite en las cualquiera de las
reas de trabajo que
complementan la organizacin de
un congreso.