Chatfield, C., Johnson , T. (2010). Crear una lista de tareas.

En Project
2010: paso a paso (pp.49-85) (533p.). Madrid: Anaya Multimedia. (C20777)

2. Crear una lista

de tareas

En este captulo aprender a:

1 Iniciar Microsoft Project Standard o Professional y guardar un nuevo plan de

proyecto.

1 Introducir los nombres de las tareas.

1 Calcular y registrar cunto debera durar una tarea.

1 Crear hitos para realizar el seguimiento de un momento importante.

1 Agtupar las tareas en fases.

1 Crear relaciones entre tareas vinculndolas entre s.

1 Modificar la programacin de una tarea de manual a automtica.

1 Establecer das no laborables en un plan de proyecto.

1 Comprobar la duracin global de un plan de proyecto.

1 Registrar detalles de tareas e insertar un hipervnculo a contenido Web.

Las tareas son los elementos bsicos que componen un proyecto. Representan el tra
bajo que debe realizarse para conseguir los objetivos que se han marcado. Describen
el trabajo del proyecto en trminos de orden cronolgico, duracin y necesidad de
recursos. En Project, se contemplan numerosos tipos entre las que se incluyen tareas
de resumen, subtareas e hitos (todas ellas se describen en este captulo). En ttminos
generales, lo que en Project llamamos tareas tambin se conoce como actividades
o paquetes de trabajo.

En este captulo, trataremos sobre la programacin de tareas de dos formas

diferentes:
50 Project 201 O. Paso a paso

Introducir tareas que se programen manualmente: Con el propsito de re

gistrar rpidamente algunos detalles sin programar las tareas realmente.
Trabajar con tareas programadas automticamente: Con el propsito de
sacar partido al valioso motor de programacin que ofrece Project.

Crear un nuevo plan de proyecto

Un plan de proyecto es fundamentalmente un modelo terico construido con el ob

jetivo de anticipar determinados aspectos de un proyecto real, es decir, aquello que
suponemos que ocurrir o aquello que esperamos que ocurra (lo ideal es que la situa
cin real no difiera mucho de la situacin hipottica). Este modelo se concentra en
algunos, aunque no en todos, los aspectos del proyecto real: tareas, recursos, marcos
temporales y, posiblemente, sus costes asociados. Cabe destacar que a lo largo de
este libro nos refereriremos a los tipos de documentos con los que trabaj a Project
como planes de proyecto y no como documentos o programaciones.
Como podra esperarse, Project hace especial hincapi en el tiempo. Es posible que,
en algunas ocasiones, conozca la fecha de comienzo de un proyecto, la fecha de fi
nalizacin o bien ambas. Sin embargo, cuando trabaja con Project, slo especifica
una fecha: la de comienzo o la de finalizacin. A qu se debe? Una vez introducida
la fecha inicial? final de un proyecto, as como la duracin de las distintas tareas,
Project calcular automticamente la fecha que falta. Recuerde que Project no es
una simple utilidad esttica donde almacenar informacin de un plan de proyecto,
sino una herramienta de planificacin activa.
La mayora de los proyectos deberan planiftcarse partiendo de una fecha de inicio
aunque conozca la fecha tope. Programar desde la fecha inicial implica que todas
las tareas comienzan lo antes posible y proporciona mayor flexibilidad de planifica
cin. En este captulo, comprobar dicha flexibilidad cuando trabaje con un proyecto
programado a partir de la fecha de inicio.

Gestin de proyectos: El proyecto

forma parte de un todo mayor

Puede que los planes de proyecto que lleve a cabo no contemplen algunos
aspectos importantes del proyecto real. No obstante, depender en ltima ins
tancia de sus necesidades y de la informacin que tenga a su disposicin. Por
ejemplo, empresas que cuentan con un procedimiento formal de gestin de
captulo 2. Crear una lista de tareas 51

cambios llevan a cabo numerosos proyectos de gran envergadura. Antes de

permitir un cambio significativo en el alcance de un proyecto, es necesario
evaluarlo y que el personal encargado de gestionar e implementar el proyecto
lo apruebe. Aunque se trate de una actividad de gestin de proyectos de gran
impotiancia, no es algo que se haga directamente en Project.

Ahora que est familiarizado con los componentes principales de la interfaz de

Project, es el momento de crear el plan de proyecto que utilizar en este captulo.
Interpretar el papel de jefe del proyecto en la Editorial Lucerne especializada en li
teratura infantil. Lucerne est a punto de publicar un nuevo libro muy importante y le
han pedido que desarrolle un plan de proyecto para su lanzamiento. En este ejercicio,
crear un nuevo plan de proyecto, establecer su fecha de inicio y lo guardar.

ASEGRESE de iniciar el programa Microsoft Project 201 O si no est ejecutndose ya.

l. Haga clic en la ficha Archivo. Project activa la vista Backstage.
2. Haga clic en la ficha Nuevo. Como puede observar en la figura 2.1 , Project
muestra las opciones para crear un nuevo plan de proyecto.

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H::"<:!'_-.-- -io .

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A,Joa _ '-"'f'"'l.d>l dt &.: dthrtll.
W:ttt>te !illltPoil\t
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. -$- --;----

Figura 2.1. Opciones para crear un nuevo plan de proyecto.

Entre estas opciones, se incluye el uso de plantillas instaladas en Project o planti

llas disponibles en Internet. En este ejercicio, crearemos un proyecto en blanco.
52 Project 201 O. Paso a paso

3. Asegrese de que en Plantillas disponibles est seleccionado Proyecto en

blanco y haga clic en el botn Crear que aparece en el lado derecho de la vista
Backstage.
Project crea un nuevo plan de proyecto. Puede que aparezca una breve nota que
le recuerde que las tareas nuevas se crean en modo Programada manualmente.
Esta informacin tambin permanecer visible en la bana de estado.
Observe la delgada lnea vertical de color naranja que aparece en la patie del
diagrama de la vista Diagrama de Gantt. Indica la fecha actual. Cuando se crea
un nuevo plan de proyecto, Project establece la fecha de comienzo en la fecha
actual. A continuacin, modificaremos la fecha de comienzo del proyecto.
4. En el grupo Propiedades de la ficha Proyecto, haga clic en la opcin Informacin
del proyecto. Acto seguido, aparece el cuadro de dilogo Informacin del pro
yecto (vase la figura 2.2).

Figura 2.2. Cuadro de dilogo Informacin del proyecto.

Advertencia: Si est utilizando Project Professional en lugar de Project

Standard, Informacin del proyecto y otros cuadros de dilogo presentarn
opciones adicionales relativas a Project Server. En este libro, no utilizaremos
Project Server, de modo que puede ignorarlas.
 a lista de tareas 53
Captulo 2. Crear un

5. En el cuadro Fecha de comienzo, escriba 2/1/12 o haga clic en la fecha para

que aparezca el calendario y seleccione 2 de enero de 201 2.

Truco: En el calendario, puede acceder a cualquier mes y seleccionar la

fecha que prefiera. Otra opcin es hacer clic en Hoy para elegir rpidamente
la fecha actual.

6. Haga clic en Aceptar para establecer la fecha de comienzo y cenar el cuadro

de dilogo Informacin del proyecto.

7. En la ficha Archivo, haga clic en Guardar. Debido a que el plan de proyecto

no se ha guardado previamente, se abre el cuadro de dilogo Guardar como.

8. Cree la carpeta Captulo_02 dentro de la carpeta Project 2010. Paso

a paso en su disco duro. Esto depender de donde haya creado su carpeta de
archivos de ejemplo.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Tareas simples.
10. Haga clic en Guardar para cenar el cuadro de dilogo Guardar como.

Introducir nombres de tarea

Como se mencion anteriormente, las tareas representan el trabajo requerido para

cumplir las metas de un proyecto. Por esta razn, es importante ser sistemtico a la
hora de establecer los nombres de las tareas del plan de proyecto.
Los nombres de las tareas deberan ser fcilmente reconocibles y coherentes tanto
para las personas que las llevarn a cabo como para otros miembros del equipo que
estn en contacto con sus nombres. A continuacin, se incluyen algunas recomen
daciones para crear buenos nombres de tarea:

Verbos identificativos: Utilizar verbos que describan la tarea a realizar, como

"Editar manuscrito".
Evitar la redundancia: Si las tareas se van a organizar en fases, no repita deta
lles del nombre de la tarea de resumen en el nombre de la subtarea a menos que
quede ms claro.
No incluir nombres de recurso: Si se van a asignar recursos a las tareas, no
incluya los nombres de los recursos en los nombres de las tareas.
54 Project 201 O. Paso a paso

Tenga en cuenta que siempre estar a tiempo de modificar los nombres de las ta
reas. De modo que no tiene que preocuparse de encontrar el nombre exacto cuando
empiece a crear el plan de proyecto. Su meta debe ser utilizar frases concisas y des
criptivas que dejen claro el trabajo que debe realizarse y que sean coherentes tanto
para el jefe de proyecto como para el equipo que realizar las tareas.
Este ejercicio consiste en introducir algunas tareas iniciales necesarias para los dis
tintos momentos del lanzamiento del libro.

l . Haga clic en la celda que aparece justo debajo del ttulo de la columna Nombre
de tarea.
2. Escriba Asignar miembros del equipo de lanzamiento y pulse Intro. A esta
tarea se le da un nmero de identificacin. Cada tarea tiene un nmero de identi
ficacin exclusivo, pero esto no implica necesariamente que represente el orden
en el que se realizarn las tareas. Su pantalla debera presentar un aspecto similar
al que se observa en la figura 2.3.

Los indicadores que aparecen en esta columna le informan del tipo

de asignado a una tarea: automtica o manual

Figura 2.3. Introducir nombres de tareas.

Debido a que se trata de una tarea programada manualmente (como indica la co

lumna Modo de), no aparece ni la duracin ni los valores de datos y la tarea no
tiene una barra que la represente en la parte del diagrama de la vista Diagrama
de Gantt. Ms adelante, introducir tareas programadas automticamente que
captulo 2. Crear una
lista de tareas 55

siempre incluyen la duracin y las fechas de comienzo y fin. Considere las ta

reas programadas manualmente como un marcador de posicin que puede crear
en cualquier momento sin que la programacin de las dems tareas se vea afec
tada. Quizs por el momento slo sepa el nombre de una tarea y con eso basta.
Conforme vaya decidiendo ms detalles de la tarea, como la fecha de realizacin,
puede aadirlos al plan de proyecto.
3. Introduzca los siguientes nombres de tarea, pulsando Intro despus de cada
nombre de tarea:
Diseftar y pedir el material de marketing

Publicar fase de lanzamiento

Distribuir copias por adelantado

Coordinar artculos de la revista

Lanzar el portal Web del libro

Su pantalla debera presentar un aspecto similar al que se puede observar en

la figura 2.4.

Plantflcadn completada

Publicar fase de
lanzamiento

Distribuir coplas por

adelantado

Coordinar artfculos de la
reviSta

Lanzar el portal Webdel

libro

Figura 2.4. Introducir nombres de tareas.

56 Project 2010. Paso a paso

Gestin de proyectos: Definir las tareas

para lograr los resultados esperados

Los proyectos se plantean para conseguir un objetivo final: la razn que motiv
su creacin. Lo que se denomina resultado del proyecto. El resultado puede
ser un producto tangible, un nuevo libro, un servicio o evento, como la fiesta
de lanzamiento de un producto. Definir las tareas apropiadas para lograr el
resultado correcto es una habilidad fundamental para un jefe de proyecto. Las
listas de tareas que se crean en Project deberan describir exclusivamente el
trabajo necesario para completar el proyecto con el xito esperado.
Al desarrollar las listas de tareas, puede resultar de gran utilidad distinguir
entre el alcance del producto y el alcance del proyecto. El alcance del pro
ducto describe la calidad, las caractersticas y las funciones del resultado del
proyecto. En el ejemplo que utilizamos en la Parte 1 de este libro, el resultado
es un nuevo libro para nios y el alcance del producto abarca el nmero de
pginas y las ilustraciones. Por otro lado, el alcance del proyecto describe el
trabajo que se requiere para entregar el producto o servicio en cuestin. En
este contexto, el alcance del proyecto abarca tareas especficas para disear
la campaa de publicidad y revisar previamente el libro.

Estimar duraciones

En esta seccin, comenzamos a trabajar con la duracin de tareas, es decir, la can

tidad de tiempo que se estima necesario para completar una tarea. Project puede
trabajar con tareas cuya duracin oscila entre minutos y meses. Con toda probabili
dad, ser el alcance del proyecto el que determine la medida de la duracin (horas,
das o semanas).
Supongamos que un proyecto tiene un calendario cuya jornada laboral es, de lunes
a viernes, de 9:00 a 1 9:00, con dos horas de intervalo para la comida, lo que deja
as las tardes y los fmes de semana como tiempo no laborable. Si calcula que una
tarea requerir 1 6 horas de trabajo, le puede asignar una duracin de dos das labo
rables, de forma que el trabajo se distribuya en dos jornadas de 8 horas. Imagine que
la tarea se inicia a las 9:00 de un viernes; siguiendo esta lgica, no se completara
hasta las 1 9:00 del lunes siguiente. Debido a que sbado y domingo se han definido
como das no laborables, no se programar la realizacin de ninguna tarea para el
fin de semana.
c aptulo 2. Crear una lista de tareas 57

Truco: Project determina la duracin global de un proyecto calculando la di

ferencia entre la primera fecha de inicio y la ltima fecha de finalizacin de
las tareas que lo componen. La duracin del proyecto tambin se ve afectada
por otros factores, como las dependencias entre tareas, que se discutirn ms
adelante en este mismo captulo. La duracin de una tarea no tiene que co
rresponderse necesariamente con el tiempo transcurrido entre su comienzo y
su final, ya que Project distingue entre horas laborables y no laborables.

Cuando trabaje con Project, puede utilizar abreviaturas para indicar las duraciones,
como se indica en la tabla 2.1 .

Tabla 2.1. Abreviaturas para indicar las unidades de tiempo.

m min minuto

h hora hora

d da da

S sem semana

me ms mes

Las tareas programadas automticamente siempre tienen la misma duracin (un

da) de forma predetem1inada. Sin embargo, las tareas programadas manualmente,
no tienen ninguna duracin en principio. La duracin de una tarea es esencial para
que Project la programe por lo que resulta coherente que las tareas programadas
manualmente no requieran que se introduzca una duracin, ya que no las programa
Project. No obstante, puede introducir valores de duracin para las tareas progra
madas manualmente, como ver en la siguiente seccin.
En el caso de las tareas programadas manualmente, puede introducir valores de du
racin con regularidad utilizando las abreviaturas que se mencionaron anteriormente,
por ejemplo 3d en lugar de 3 das. Tambin puede introducir valores de texto, como
"Comprobar con Bob". Dichos valores de texto se sustituyen por la duracin prede
terminada, es decir, un da cuando una tarea de programacin manual se convietie
en una de programacin automtica.
Project utiliza valores estndar para los minutos y las horas: un minuto equivale a
60 segundos y una hora equivale a 60 minutos. Sin embargo, en el caso de duracio
nes de semanas, das y meses puede establecer valores predeterminados de Project
58 Project 201 O. Paso a paso

(por ejemplo, 20 das por mes) o disear los suyos propios. Para ello, haga clic en
Opciones de Project que se encuentra en la ficha Archivo y, en el cuadro de di
logo Opciones de Project, seleccione la ficha Programacin, como aparece en
la figura 2.5.

Fijando una jornada de 8 horas diarias, introducir una tarea

con una duracin de 2 das (2 d) es lo mismo que
ntro<JUclr una tarea de 16 horas (16 h)

Op<i<""I<"'""'''IP<"'. Hit OJt(O:_ ---- _

ltunH L11:J
fl o O<nlooml<,q, en: EJ

Idioma

PI"''"'""" Se asigna e1te horario a lu t:mu tuando e esaibe UM fecha de

tomlcnzo de fim!iud6n In espcdncu el horarlo de tratnjo. SI
Hora"oomi<o<O
o
Hora de fin '"''''1o'""" umbla utt configuradn, u corr<cnlcnte Mcula colnddir con el

c_
oluldii'IO ddproyectomediante el comandG (amblar olcndulll
lormdt hbo1al: __ -J< laboral de la fidn Proyt.do tn h (lnta.

-
2Pti()ClS d pro'g{.idt tJtc-proJHto: -_
_
[@ Proyccto 1 ___ J:j
Hums tmuaeadu: jP1o gram1da manualmente l:r.l
Tmupragramadu ,!UtomitimMntcpragumtdl!pm el: [hdide comienzo cWproycct
Mo1trar durtd6n en:
=-:I!J
Mmtnrtnba)otn:

Iipo de tarupredtttrmlndo:
@"@
O 11 tmu nutvll trUn <ondldonadupor (i) trlllu hrtu lftmpre reJpthn fu ftd11l de rerbi<d6n<D
t l u fumo
&} Motmlu hrtHpr o gramachJ qut teno;!n durdonu
E] 'tinrulu automticam!flte hl trea1 Q) ertlmadar
lnmhdu odup!mdu

Fijando una semana laboral 40 horas, Fijando un total de 20 dlas al mes,

introducir una tarea con una duracin introducir una tarea con una duracin de 1mes (1 ms)
de 3 semanas (3 s) es lo mismo que es lo mismo que introducir una tarea de 160 horas
introducir una tarea de 120 horas (120 h) (160 h), 8 horas diarias y 20 das al mes
Figura 2.5. Ficha Programacin del cuadro de dilogo Opciones de Project.

En los ejercicios de este captulo, se usarn los siguientes valores predeterminados:

8 horas al da, 40 horas semanales y 20 das al mes.
En este ejercicio, introduzca varios valores de duracin para las tareas creadas
anteriormente.

l. Haga clic en la celda situada bajo el encabezado Duracin de l segunda tarea,

Disear y pedir el material de marketing. De este modo, seleccionar el campo
Duracin de la tarea 2.
 Crear una lista de tareas 59
captulo 2.

2. Escriba ld y pulse la tecla Intro. Aparecer el valor 1 da en el campo Duracin.

Project dibuja una ban-a de Gantt que representa a la tarea en cuestin y se inicia
en la fecha de comienzo previamente establecida (vase la figura 2.6).

Publicar tase de
lanzamient
---- - -
o -- .
-
Distribuir ooplas por
adelantado- - -- - ' -
Coo rd inar art fwlos de la i

- revista
; lanzarel portai Webdel
libro

' .
'

Figura 2.6. Introducir la duracin de las tareas.

Hasta que no se vinculen las tareas o se introduzca una fecha especfica de co

mienzo o fin, Project configurar todas las tareas nuevas que incluyan un valor
de duracin para que se inicien en la fecha de comienzo del proyecto indepen
dientemente del tipo de programacin de la tarea: manual o automtica.

3. Introduzca las duraciones que se indican en la tabla 2.2 para el resto de las
tareas.

Tabla 2.2. Duraciones para cada una de las tareas del plan de proyecto.

2 Disear y pedir el material Comprobar con el equipo de

de marketing. marketing.

3 Publicar fase de lanzamiento. (pulse lntro para ignorar esta

tarea de momento).

4 Distribuir copias por adelantado. 2d

En el caso de la tarea nmero 5, Coordinar artculos de la revista, introducir

las fechas de inicio y fin para que Project calcule la duracin.
60 Project 201 O. Paso a paso

4. En el campo Comienzo (y no en el de Duracin) de la tarea 5, escriba o selec

cione 16/01/12 y pulse la tecla Tab.
5. En el campo Fin de la misma tarea, escriba o seleccione 24/1/12 y pulse Intro.
Project calcula una duracin de 7 das. Tenga en cuenta que siete das de trabajo
significa lo siguiente: la primera semana, de lunes a viernes y lunes y martes de
la siguiente. Project tambin dibuja la barra mostrando los das laborables y los
no laborables (el fin de semana), como puede apreciar en la figura 2.7.

En este caso Sbado y Domingo estn en gris

equi:tadelnumtnl.a
DeAJI'- p;difeJ m-itell
) d<>miD:eting ;'C''C'''''
' Pifl-coofl(petld!
__

Publtearfmde
hnamiHo
Olstrlrtcy.>!aspor
adelan\aOO
toor6rutmWoHle:h

Figura 2.7. El plan de proyecto despus de haber asignado

duraciones a las tareas que lo componen.

6. En el caso de la tarea 6, Lanzar el portal Web del libro, supongamos que to

dava no sabe ni la duracin ni las fechas de comienzo y fin, pero an as quiere
registrar los datos que conoce.
7. En el campo Comienzo de la tarea 6, escriba Unas dos semanas antes de que
el lanzamiento se complete y pulse Intro.

Como en el caso del valor de duracin de una tarea programada manualmente,

tambin puede introducir una cadena de texto en las celdas de Comienzo y Fin.
Cuando la tarea pase a programarse automticamente, las cadenas de texto sern
reemplazadas por fechas especficas.
 una lista de tareas 61
captulo 2. Crear

Gestin de proyectos: Cmo asignar

duraciones precisas a las tareas?

A la hora de estimar la duracin de una tarea, debera tener en cuenta dos re

glas generales:

La duracin global del proyecto: Se relaciona generalmente con la du

racin de las tareas: los proyectos largos suelen estar formados por tareas
de mayor duracin que las de los proyectos cortos.
El progreso real: A la hora de contrastar el progreso real con el plan de
proyecto, ha de tener en cuenta el nivel de detalle que se desea aplicar
a las tareas del proyecto. Si un proyecto se extiende a lo largo de varios
aos, puede que no resulte prctico o que no sea posible comprobar las
tareas que se miden en minutos u horas. Por lo general, las duraciones de
las tareas deberan medirse con un nivel de detalle que sea relevante para
el proyecto, pero no ms all.

En este libro, se proporcionan las duraciones de los proyectos con los que
se trabajar. Sin embargo, en el caso de un proyecto real, a menudo deber
calcular la duracin de cada una de las tareas. A continuacin, aparecen al
gunas fuentes de informacin que le resultarn de gran utilidad para realizar
dichos clculos:

Informacin histrica de proyectos anteriores con caractersticas

similares.
Estimaciones de las personas que vayan a realizar las tareas en cuestin.
Opiniones de expertos que hayan gestionado procesos similares.
Estndares de organizaciones profesionales o industriales que emprendan
proyectos similares.

En el caso de proyectos complejos, se suelen combinar estas y otras estrate

gias para calcular la duracin de las tareas. Dado que una estimacin inexac
ta de la duracin de las tareas es uno de los mayores riesgos que presenta un
proyecto, si realiza los clculos adecuados, el esfuerzo y el tiempo dedicado
a ello le sern recompensados.
Una regla general que debera tener en cuenta es la llamada "Regla del 8/ 80".
Esta regla sugiere que las tareas de duracin comprendida entre ocho horas
(es decir, un da laborable), y ochenta horas (diez jamadas, o dos semanas
62 Project 2010. Paso a paso

laborables) tienen una duracin adecuada para su gestin. Las tareas de du

racin inferior a un da pueden ser demasiado especficas, y las que exceden
de dos semanas pueden ser demasiado largas para gestionarlas debidamen
te. En determinadas circunstancias, encontrar muchas razones de peso para
romper esta regla pero, salvo excepciones justificadas, merece la pena tenerla
en cuenta.

Introducir un hito

Adems de comprobar que las tareas se han realizado, puede que quiera realizar un
seguimiento de algn momento importante del proyecto, como, por ejemplo, que
se haya completado una de las fases principales del proyecto. Para ello, crearemos
un hito.
Los hitos son momentos importantes que o se alcanzan dentro del proyecto (por
ejemplo, la realizacin de una fase del trabajo) o vienen impuestos desde fuera
(como podra ser la fecha lmite para solicitar financiacin). Ya que los hitos no
suelen implicar ningn tipo de trabajo en s, se representan como tareas de dura-
. '
cwn cero.
En el siguiente ejercicio, introduciremos un hito para nuestro proyecto.

l. Haga clic sobre el nombre de la tarea 3, Publicar fase de lanzamiento.

2. En el gmpo Insertar de la ficha Tarea, haga clic en Hito. Project insertar una
fila para la nueva tarea y volver a numerar las tareas posteriores. La tarea apa
rece con el nombre de <Hito Nuevo> 11 y tendr una duracin de cero. Al igual
11

que cualquier tarea nueva, el hito se programa para que comience en la fecha de
inicio del proyecto, es decir, el 2 de enero.
3. Escriba Planificacin finalizada y pulse Intro. De este modo, ha aadido un
hito al plan de proyecto.

Truco: Cualquier tarea puede marcarse tambin como hito, independiente

mente de su duracin. Haga doble clic sobre el nombre de la tarea para abrir el
cuadro de dilogo Informacin de la tarea, haga clic sobre la ficha Avanzado
y active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito.
 una lista de tareas 63
Captulo 2. Crear

En el diagrama de Gantt, el hito apa1ece con la forma de un diamante

Figura 2.8. Introducir un hito en el plan de proyecto.

Agrupar las tareas en fases

Por lo general, resulta muy til agrupar en fases grupos de tareas estrechamente re
lacionadas. A la hora de revisar un plan de proyecto, el hecho de ver las tareas agru
padas en fases ayuda a diferenciar entre bloques globales y elementos detallados
de trabajo. Por ejemplo, es comn dividir el proyecto de publicacin de un libro en
las siguientes fases: Edicin, Diseo y Produccin. Puede crear fases aumentando
y disminuyendo el nivel de sangra de las tareas. En Project, las fases se represen
tan como tareas de resumen y las tareas que aparecen sangradas debajo reciben el
nombre de subtareas. Cuando una tarea de resumen se programa manualmente, su
duracin se calcula basndose en las subtareas, igual que la duracin de una tarea
de resumen programada automticamente. Sin embargo, puede editar la duracin
de una tarea manualmente programada y Project realizar el seguimiento tanto de
la duracin manual que ha introducido como de la duracin calculada.
Project calcula la duracin de la tarea de resumen como el intervalo de tiempo trans
currido entre la primera fecha de inicio y la ltima fecha de finalizacin de las sub
tareas que la componen. Si edita directamente la duracin de una tarea de resumen
programada automticamente o sus fechas de inicio y fin, se convertir en una tarea
programa manualmente.
64 Project 2010. Paso a paso

Gestin de proyectos: planificacin "de arriba

abajo" y "de abajo a arriba"

Las tcnicas ms utilizadas para definir tareas y fases son la planificacin "de
arriba abajo" y "de abajo a atriba":

Planificacin de arriba a abajo: Se definen previamente las fases o

productos globales del proyecto, antes de detallar las tareas concretas
necesarias para completar dichas fases. Los proyectos complejos pueden
estar compuestos por fases a distintos niveles. Este enfoque trabaja de lo
general a lo patticular.
Planificacin de abajo a arriba: Defme el mayor nmero posible de ta
reas concretas, antes de organizarlas en bloques lgicos, llamados fases
o tareas de resumen. Este enfoque trabaja de lo particular a lo general.

En la mayor parte de los proyectos complejos, la creacin de tareas y fases

precisas requiere una combinacin de ambas tcnicas de planificacin: de
aniba a abajo y de abajo a arriba. Lo ms normal es que el jefe de proyecto
comience el proyecto definiendo una serie de fases globales (de aniba a abajo)
para que, posteriormente, sean los recursos los que proporcionen las tareas
concretas que compondrn cada fase (de abajo a arriba).

En el siguiente ejercicio, organizaremos el plan de lanzamiento del nuevo libro en

dos fases.

1 . Seleccione los nombres de las tareas 5 a 7. stas son las tareas que quiere con
vertir en subtareas de Publicar fase de lanzamiento, como puede apreciar en
la figura 2.9.
2. En el grupo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en Aplicar sangra.
La tarea 4 pasa a ser una tarea de resumen. O, visto de otro modo, las tareas 5 a
7 se han convertido en subtareas. De cualquier modo, el plan de proyecto ahora
incluye una tarea de resumen.
Observe el efecto que produce en la programacin la creacin de una tarea de
resumen. Debido a que la tarea nmero 6 ya tena unas fechas de comienzo y
fin especficas, Project establece la fecha de inicio de la tarea de resumen (y, por
consiguiente, las subtareas con duracin) en la misma fecha, el 16 de enero. A
continuacin, crear otra tarea de resumen de un modo diferente.
 una lista de tareas 65
captulo 2. Crear

> 01/01

Figura 2.9. Seleccionar las subtareas de una tarea de resumen.

3. Seleccione el nombre de la tarea nmero 1 , Asignar miembros del equipo de

lanzamiento.
4. En el gmpo Insertar de la ficha Tarea, haga clic en la opcin Resumen. Project
inserta una fila para una nueva tarea, aplica la sangra correspondiente a las tareas
posteriores y vuelve a numerarlas. Se le asigna el nombre de "<Nueva tarea
de resumen>".
5. Con el nombre de la nueva tarea de resumen seleccionado, escriba Fase de
planificacin y pulse Intro.

6. Seleccione los nombres de las tareas 3 y 4. Aplicar la sangra correspondiente

a las tareas que aparecen debajo de la tarea de resumen nmero l.
7. En el gmpo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en Aplicar sangra.
Ahora, el plan de proyecto ha quedado organizado en dos fases, como puede ver
en la figura 2.1 O.

Vincular tareas

La mayora de los proyectos exigen que las tareas se realicen en un orden especfico.
Por ejemplo, la tarea de escribir el captulo de un libro debe producirse con ante
rioridad a la tarea de edicin. Estas dos tareas tienen una relacin (tambin llamada
vnculo o dependencia) de "fin a comienzo", con las siguientes implicaciones:
66 Project 2010. Paso a paso

.hmU/01/ll

Coordrv irfutcdela:7diu lun!G/at/12

__ j _ rev'llta
l.mmePi ortolWebi
hbfo

Fig ura 2.1O. Creacin de una segunda tarea de resumen.

Relacin fin a comienzo: La segunda tarea debe ocurrir despus de la primera

formando as una secuencia.
Relacin fin a comienzo: La segunda tarea puede realizarse nica y exclu
sivamente si la primera tarea ha sido realizada, lo que defme la relacin de
dependencia.

En Project, la primera tarea (escribir un captulo) se denomina "predecesora", ya que

antecede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea (editar un captulo), se
denomina "sucesora" porque sucede a las tareas de las que depende. Cualquier tarea
puede ser predecesora de una o ms sucesoras. Del mismo modo, cualquier tarea
puede ser sucesora de una o ms tareas predecesoras.
Aunque pueda parecerle complicado en un principio, las tareas slo pueden entablar
cuatro tipos de relaciones entre s, como puede apreciar en la tabla 2.3.

Tabla 2.3. Tipos de relaciones entre tareas.

Fin a La fecha de finaliza- El captulo de un libro

comienzo
(FC).
cin de la predecesora.
determina la fecha de
- debe escribirse antes de
editarse.
inicio de la sucesora
Comienzo a La fecha de inicio de Encargarla preimpresin
comienzo la predecesora deter- L._ y el papel estn ntima
(CC). mina la fecha de inicio mente relacionados y
de la sucesora. deberan ocurrir simult
neamente.
captulo 2.
Crear una lista de tareas 67

Fin a fin La fecha de finaliza- Las tareas que requieran

(FF ). cin de la predece-
sora determina la
-= un equipo determinado
deben finalizar cuando
fecha de finalizacin finalice el alquiler del
de la sucesora. equipo.

Comienzo La fecha de inicio de El momento en el que se

a fin (CF ). la predecesora de-
termina la fecha de
,..s- dispone de un laboratorio
de edicin determina
finalizacin de la cundo deben haber fi-
sucesora. nalizado las tareas de
pre-edicin.

Truco: Puede ajustar las relaciones de programacin entre tareas predece

soras y sucesoras con un perodo de adelanto o retraso. Por ejemplo, puede
establecer una demora de dos das entre el final de una tarea predecesora y el
comienzo de su tarea sucesora.

La representacin de las relaciones entre tareas y la gestin de cambios en las fe

chas de inicio y fin programadas es una de las reas donde utilizar un motor de pla
nificacin como Project le resultar de gran utilidad. Por ejemplo, puede modificar
las duraciones de las tareas, o bien afiadir y eliminar relaciones existentes entre
un conjunto de tareas vinculadas y Project volver a planificar las tareas restantes
segn corresponda.
En Project, las relaciones entre tareas se presentan de diversas fotmas entre las que
se incluyen las siguientes:

En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de red, las relaciones entre ta

reas se representan como lneas que conectan las tareas.
En las tablas, como Entrada, el identificador de la predecesora aparece en el
campo Predecesoras de sus tareas sucesoras. Recuerde que es posible que tenga
que arrastrar la barra divisora vertical pan! ver la columna Predecesoras.

Las relaciones entre tareas pueden crearse afiadiendo vnculos entre ellas. En el si
guiente ejercicio, utilizar distintos mtodos para afiadir vnculos entre varias tareas,
con los que crear relaciones de tipo fin a comienzo.
68 Project 2010. Paso a paso

En primer lugar, crearemos una dependencia fin a comienzo entre dos tareas, tal
como se describe a continuacin.

l. Seleccione los nombres de las tareas 2 y 3.

2. En el grupo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en Vincular tareas.
Las tareas 2 y 3 estn vinculadas por una relacin fin a comienzo. Observe que
anteriormente la tarea 3 no tena fecha de inicio y fin, pero establecindola como
una sucesora de la tarea 2, Project tiene suficiente informacin para marcar la
fecha de comienzo: el 3 de enero, da siguiente a la finalizacin de la tarea 2.
Ha observado el resaltado azul claro que ha aparecido en algunos de los campos
de Duracin, Comienzo y Fin al vincular las tareas? Project resalta los valores
que se ven afectados despus de realzar una modificacin en el proyecto como
puede apreciar en la figura 2.11.

El resaltado diferente indica los valores que se ven afectados La lnea de vnculos indica
despus de realizar una proyecto una relacin tareas

? 02/01

O!stlihulr roplas por 2 dfas

adelantado

-;. - - - -;dn;, ;;tl;;!.;s d;!a-:-7 di;s

re't'lsta
-

- ;f
tamareJ portal Webde!
libro

Figura 2.11. Ejemplo de vinculacin d e tareas.

Truco: Para desvincular tareas, seleccione las que desee deslgar y, en el

grupo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en la opcin Desvincular
tareas.

A continuacin, vincular las tareas 3 y 4 utilizando medios diferentes.

3. Seleccione a continuacin el nombre de la tarea nmero 4, Planificacin
completada.
 ar una lista de tareas 69
Captulo 2. Cre

4. En el grupo Propiedades de la ficha Tarea, haga clic en Informacin. Acto

seguido, se abre el cuadro de dilogo Informacin de la tarea.

s. Haga clic en la ficha Predecesoras.

6. Haga clic en la celda vaca que aparece justo debajo del ttulo de la columna
Nombre de tarea y, posteriotmente, en la flecha que mostrar las opciones
posibles.
7. En la lista Nombre de tarea, haga clic en Disear y pedir el material de
marketing.
8. Haga clic en Aceptar para cenar el cuadro de dilogo 1 nformacin de la tarea
(vase la figura 2. 12).

n
1
.

i'
8'P ' O di<>5
de lanzamiento '7 dfat
Distribuir coplas por :2 dlas
rme 0!1/0l/12 n11 04/01112 04(01

adelantado

Coordinar artfcutos de la !1 dfas 24/01/11

relsta

', ''"""'portal Webdei

libro

Figura 2.12. Las tareas 3 y 4 estn vinculadas con una relacin fin a comienzo.

Las tareas 3 y 4 estn vinculadas con una relacin fin a comienzo.

Truco: Tenga en cuenta que una tarea puede tener varias predecesoras. Una
forma de especificar tareas predecesoras adicionales es afiadirlas a la ficha
Predecesoras del cuadro de dilogo Informacin de la tarea. En el caso de
relaciones fin a comienzo (el tipo de vnculo predeterminado), ser la prede
cesora que tenga la fecha de finalizacin posterior la que detetmine la fecha
de comienzo de la tarea sucesora.

A continuacin, vincular todas las subtareas a Publicar fase de lanzamiento

con una nica accin.
9. Seleccione los nombres de las tareas 6 a 8.
70 Project 2010. Paso a paso

1 O. En el grupo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en Vincular tareas. De

este modo, se han vinculado las tareas seleccionadas, como puede observar en
la figura 2.13.

: !

Figura 2.13. Se han vinculado las tareas seleccionadas.

Truco: Para seleccionar tareas no correlativas, seleccione la primera tarea,

pulse la tecla Control y seleccione la segunda tarea.

Hay muchas opciones para vincular tareas y explicaremos una va ms para vin
cular las dos fases del plan de lanzamiento de un nuevo libro.
1 1. En la parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt, site el cursor en la
barra de Gantt que representa a la tarea 1 , Fase de planificacin, haga clic
sobre ella y mueva el cursor hasta la tarea 5, Publicar fase de lanzamiento.
Cuando el cursor est sobre la tarea 5, observe la lnea de vnculos y el icono
que aparecen (vase figura 2.14).
Cuando el cursor est sobre la tarea en cuestin, ha creado una relacin entre
tareas y, por lo tanto, ya puede soltarlo.
Las tareas de resumen 1 y 5 estn vinculadas por una relacin fin a comienzo,
como puede apreciar en la figura 2.15.
Por el momento, ha utilizado 3 tcnicas para vincular tareas. No obstante, cuando
est ms familiarizado con Project, es probable que se decante por una u otra.

Truco: Dos tareas de resumen pueden vincularse directamente (como acaba

de hacer), o bien relacionando la ltima tarea de la primera fase con la pri
mera tarea de la segunda fase. El resultado en la planificacin no vara. Sin
embargo, siempre es preferible vincular las tareas de resumen para enfatizar la
 Crear una lista de tareas 71
captulo 2.

naturaleza secuencial de las fases. Por otra parte, cabe destacar que una tarea
de resumen no puede vincularse a una de las subtareas que la componen, ya
que se producira un problema de programacin cclica. Como consecuencia
de ello, Project no pe1mite que se lleve a cabo dicha accin.

Este mensaje puede ayudarle El cursor cambia para indicar

a vincular tareas usando el cursor qu tareas se vinculando

,f .mi0/01/11 ; m! 04/_01(11 f
:vle27/fll/l2
;
o; :runt6iot/12
--,;- :-un-ti/oli ;mt7foin .
adehnhd.J
;. C".oOOi;;;t"OJ;d-h i7dia; - m-i;Woliu 'ueU/01/12 .

re\sta .

;. hmarportiiWebdel [llh
_ __
_ -

:vle27/0I/U
libro

Figura 2.14. Vincular tareas usando el cursor.

1
equipo de lanwnlento
- ti; Otseilo(ypedirelate;l n:;;;,""' :moOl/Ol/!2
demarklng >Mtl;o :
;/' -p;nifiC:w.6n-p1t;d3 -Odias mi!O<{OI_12
- - Pbr-fue cr;bn-;mlento 10 db,-
:1' OiWIWrropra;p 2dlu
adel;;nUOO
/> Connrti.:UMdela 7dia; ue26/0l/12

t - tllli-otelp0rt.iwebdei t dra :v1e17/0l{12

libro

Figura 2.15. Las tareas de resumen 1 y 5 estn vinculadas

por una relacin fin a comienzo.

Para finalizar este ejercicio, introduzca un valor de duracin especfico para la

tarea 3. El equipo de marketing ha elaborado un informe donde se calcula que
la duracin de la tarea 3 debera ser de dos semanas.
1 2. Seguidamente, en el campo Duracin de la tarea 3, escriba 2 sem y pulse
Intro (vase la figura 2. 1 6). Observe cmo la nueva duracin de la tarea 3 ha
provocado que la duracin de la tarea de resumen se incremente. Sin embargo,
no afecta la programacin del hito de la tarea 4. Cul es la causa? Recuerde
72 Project 201 O. Paso a paso

que esta tarea todava est programada manualmente. Puede hacer que Project
ajuste las fechas de inicio y fin de esta tarea aunque siga estando programada
manualmente.

El subrayado rojo indica un posible problema de programacin

. -

Oi>tribulrwplaspor
ade!m
Co&.nMartlcUosdli 7diu jue2S/Ol/11
red ;t
LMurel portal Web del
libro
:t(!:a -Yle27/0l/1? 1

Figura 2.16. Cambiar la duracin de una tarea.

13. Seleccione el nombre de la tarea 4.

14. A continuacin en el grupo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en
Respetar vnculos (.Project vuelve a programar la tarea 4 para que comience
cuando se complete su predecesora, es decir, la tarea 3 (vase la figura 2.17).

PJlgmrmtambrosde!
podelannmteo
-ped<-;1 aterill '2sa;;,_--
ot!ei\l.ry --- .<OJiol/il
'

Oistrtbulrooplas por
;;dehntMa
OJOldlnuartlcuto;defa ;Jdiu 'ueXf(n
felna
- ture/;talWe&de/ ;tdJ 'rle.l?/111/U
libro

Figura 2.17. Project vuelve a programar la tarea 4.

Quizs haya observado que el comienzo de la tarea de resumen Publicar fase

de lanzamiento no respeta el vnculo con su predecesora, la tarea de resumen
Fase de planificacin. Hacer clic en el botn Respetar vnculos con la tarea
de resumen Publicar fase de lanzamiento seleccionada no provoca que se
vuelva a programar, como ocurri con la tarea 4. Esto se debe a que las fechas
de inicio y fin de la tarea de resumen se rigen por las fechas de inicio y fin de
sus subtareas que, en este caso, estn programadas manualmente. Este tema se
trata en la siguiente seccin de este libro, cambiando de programacin manual
a programacin automtica.
 Crear una lista de tareas 73
captulo 2.

ca mbiar tareas de una programacin

manual a una automtica
Hasta ahora, hemos trabajado con tareas programadas manualmente en el proyecto
del nuevo libro. Este tipo de tareas le permite centrarse en la recopilacin de deta
lles bsicos, como nombre y secuencia, sin tener en cuenta la complejidad del va
lioso motor de programacin de Project. No obstante, cuando el plan de proyecto
sea ms detallado, estar listo para cambiar algunas o todas las tareas a programa
cin automtica y establecer este tipo de programacin como predeterminada para
las nuevas tareas.
En este ejercicio, cambiar algunas tareas y, posteriormente, todo el plan de proyecto
a programacin automtica.

1. Seleccione los nombres de las tareas 2 a 4. Actualmente, estas tareas estn con
figuradas para que se programen manualmente, como muestra el indicador re
presentado por una chincheta que aparece en la columna Modo de.
2. En el grupo Tareas de la ficha Tarea, haga clic en la opcin Autoprogramar.
Project modifica estas tareas para que se programen automticamente (vase la
figura 2.18).

Los indicadores de la columna Modo de le El formato de las barras que representan las tareas
indican que las tareas estn programadas programadas automticamente es diferente al de
las programadas de forma manual

COIXdin.,.artkcsdela ;rnl 18/0V12

1
le 27/01/11
reflsta
lanmetportWr;bdel '
libro
'rle27/0I/U .

Figura 2.18. Las tareas se programan automticamente.

Project cambia los iconos de la columna Modo de y el formato de las ba

rras Gantt de las tareas para indicar que han pasado a ser tareas programadas
automticamente.
3. A continuacin, seleccione el nombre de la tare nmeo 6, Distribuir copias por
adelantado.
74 Project 201 O. Paso a paso

4. En el gmpo Tareas de la ficha Tarea, haga clic seguidamente sobre la opcin

Autoprogramar.

En esta ocasin, la tarea 6 se ha vuelto a programar para que comience ms tarde.

A qu se debe esta modificacin? Recuerde la dependencia establecida entre
las dos tareas de resumen. Dicha dependencia estableca que Publicar fase de
lanzamiento debera empezar una vez que se completara Fase de planificacin.
Sin embargo, debido a que la tarea 6 y el resto de las subtareas de Fase de
planificacin se programaron manualmente, Project no vuelve a programarlas
para tener en cuenta esta dependencia. No obstante, en cuanto establezca la tarea
6 como programada automticamente, Project las volver a programar y ajustar
tambin la fecha de comienzo de la tarea de resumen.
Las tareas 7 y 8 siguen estando programadas manualmente (vase la figura
2.19) por lo que Project las mantiene al margen. Ms adelante modificar dichas
tareas.

Figura 2.19. Las tareas 7 y 8 estn programadas manualmente.

5. Seleccione los nombres de las tareas 7 y 8.

6. En el grupo Tareas de la ficha Tarea, haga clic en la opcin Autoprogramar.
Project vuelve a programar las tareas que quedaban. Como consecuencia, se
ampla la duracin de Publicar fase de lanzamiento y, como consecuencia,
del proyecto en su conjunto (vase la figura 2.20).
Observe que Project asigna una duracin de un da a la tarea 8, donde previa
mente apareca una nota de texto. Esto se debe a que Project requiere un valor de
tiempo numrico en el campo Duracin de las tareas programadas automtica
mente. Si aparece una interrogacin al lado del valor de la duracin quiere decir
que se trata de una duracin estimada que no tiene efecto en la programacin
de la tarea. Este plan de proyecto est configurado para que las tareas nuevas se
programen manualmente.
Captulo 2. Crear una
lista de tareas 75

Figura 2.20. Todas las tareas estn programadas automticamente.

Puede mantener esta configuracin y cambiar el tipo de programacin de algu

nas tareas especficas. No obstante, este plan de proyecto est lo suficientemente
desarrollado como para pasar a una programacin automtica y, posteriormen
te, establecer una programacin manual para tareas determinadas si resultara
necesano.
7. En el grupo Tareas de la ficha Tarea, haga clic en la opcin Modo y en
Autoprogramar.

Truco: Tambin puede cambiar el modo de programacin haciendo clic en

Nuevas tareas en la barra de estado y seleccionando la opcin correspon
diente (vase la figura 2.2 1 ).

P:ogramda automticamente: Microsoft Ptoject calru! IH fechas de las tareas.

Programad manualmente: hs fechas de hs t.mas no H actuaHzan automUicamente,

Figura 2.21. Cambiar el modo de programacin en la barra de estado.

Para ver en accin la programacin automtica, aadiremos una nueva tarea al

plan de proyecto.
8. En el campo Nombre de tarea, debajo de la tarea 8, escriba Lanzar programas
en medios sociales y pulse Intro. Project aade la nueva tarea al plan de proyec
to. Est establecido de forma predeterminada que no se vincule a ninguna otra
tarea y se programa para que comience en la misma fecha de comienzo que su
tarea de resumen. Para finalizar este ejercicio, la vincularemos a otra tarea.
9. Seleccione los nombres de las tareas 8 y 9.
76 Project 201 O. Paso a paso

1 0. En el gmpo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en la opcin Vincular

tareas.

Project vincula las dos tareas (vase la figura 2.22). Observe que la duracin de
la tarea de resumen Publicar fase de lanzamiento se ha actualizado autom
ticamente de 1 0 a 1 1 das.

Olseuypedirel matet1al :1 sem. lunH/01/11

dem;itellng
. PIV1Hiud6nrompletad1 ! .l\11'116/01/11
E!bilrhi-ta!!\ diad-
:adiils

- ,_::_g :mi)_1jnlil? !
-
_

m la/01/11
_

OlstnWrccpiJspor ,21fils
- - - ' - QI'lU-- .
COOfoin<r ;rfu.o!as !k la )din
_ _ __,

re-;l!til

Figura 2.22. Project actualiza los datos automticamente.

Determinar los das no laborables

El objetivo de este ejercicio es presentar los calendarios, ya que constituyen el

medio principal para controlar cundo pueden programarse tareas y recursos. Se
presentarn distintos tipos de calendarios. No obstante, este captulo se centra en el
calendario de proyecto.
El calendario de proyecto define los perodos laborables y no laborables para la rea
lizacin de las tareas. Project incluye una gran variedad de calendarios, conocidos
como calendarios base, que pueden utilizarse como calendarios de un plan de pro
yecto. El calendario del proyecto se selecciona en el cuadro de dilogo I nformacin
del proyecto. Imagine que se trata de la representacin grfica de las horas labora
bles de una empresa. Puede hacer referencia a la semana laboral, es decir, al perodo
compredido entre lunes y viernes, de 9:00 a 1 9:00, con un intervalo de dos horas
para comer. Como cabe esperar, una empresa o unos recursos concretos pueden es
tablecer excepciones como vacaciones o das libres.
Este ejercicio consiste en crear una excepcin en el calendario laboral.

l . S i es necesario, desplace la parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt

hasta que aparezca la semana del 1 5 de enero, como muestra la figura 2.23.
 lista de tareas 77
captulo 2. Crear una

Figura 2.23. Semana del 1 5 de enero de 2012.

Suponga que quiere indicar que el jueves, 19 de enero, es un da no laborable

en la empresa.
2. En el grupo Propiedades de la ficha Proyecto, haga clic en la opcin Cambiar
tiempo de trabajo. De este modo, se abre el cuadro de dilogo Cambiar ca
lendario laboral (vase la figura 2.24).

: .
H--------t---+-- ( :
i.-I=====+===I=L-
,

1
Figura 2.24. Cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

3. Haga clic en la flecha del cuadro Para calendario: La lista que aparece contiene
los tres calendarios bsicos que incluye Project:
78 Project 201 O. Paso a paso

24 horas: No tiene horas no laborables.

Turno de noche: Como su nombre indica, determina la programacin de un
turno de noche, de lunes a viemes, desde las 24:00 hasta las 8:00, con dos
horas de intervalo para comer.
Estndar: Jornada de trabajo habitual, de lunes a viernes, de 9:00 a 1 9:00,
con dos horas para comer.
Slo puede utilizar uno de estos calendarios base como calendario del proyec
to. En nuestro caso, utilizaremos el calendario base Estndar por lo que debe
seleccionarlo. Supongamos que toda la plantilla estar en una jamada de con
fraternizacin el da 1 9 de enero por lo que no debera programarse ningn tra
bajo para esa fecha. Establezca una excepcin en el calendario para la fecha en
cuestin.
4. En el campo Nombre de la ficha Excepciones (parte inferior del cuadro de
dilogo) escriba Personal en jornada de confraternizacin y acto seguido haga
clic sobre el campo Comienzo.
5. En el campo Comienzo, escriba 19/1/12 y pulse Intro. Otra opcin sera seleccio
nar la fecha en cuestin en el calendario que aparece sobre la ficha Excepciones
o mediante el calendario desplegable del campo Comienzo.
El 1 9 de enero se ha establecido como da no laborable en el calendario laboral
del proyecto. En el cuadro de dilogo, la fecha aparece subrayada y coloreada
de verde para indicar que se trata de una excepcin, como se puede observar en
la figura 2.25.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Cambiar calendario la
boral. Para comprobar que la excepcin del calendario se ha realizado correcta
mente, desplace el grfico del diagrama de Gantt (la parte situada a la derecha),
hasta que el jueves, 1 9 de enero de 2012, est visible. La excepcin aparece
marcada en gris, lo que indica un perodo de tiempo no laborable como ocurre
en el caso de los fines de semana.

Truco: Si es necesario, puede programar tareas para que se realicen durante

tiempo laborable y no laborable. Para conseguirlo, asigne una duracin trans
currida a la tarea. Introduzca una duracin transcurrida seguida de la abrevia
tura dt. Por ejemplo, escriba 3dt para indicar una duracin transcurrida de 3
das. Puede utilizar una duracin transcurrida para una tarea que requiera un
perodo de espera en lugar de horas de trabajo n01males. Por ejemplo, un pro-
 Crear una lista de tareas 79
captulo 2.

yecto de construccin puede incluir tareas como Echar base de cemento y

Eliminar formas de base. La tarea Esperar a que el cemento se seque
debera contar con una duracin transcuttida porque el cemento tarda unos das
en secarse independientemente de que se trate de das laborables o no labora
bles. Si el cemento tarda 48 horas en secarse, puede introducir una duracin
transcuttida de 2dt, programar la tarea para el viernes a las 9:00h y esperar
a que se complete para el domingo a las 9:00. No obstante, en la mayora de
los casos, trabajar con duraciones no transcurridas en Project.

9:00'4 13:00 -
_ : .-ts:cq.!! t9:oo_

BasaOO eo:

Figura 2.25. Excepcin en el calendario laboral.

Comprobar la duracin del plan

Una vez llegados a este punto, puede resultar interesante conocer las expectativas
creadas en torno a la duracin del proyecto. Todava no ha introducido directamente
ni la duracin total ni la fecha de finalizacin pero Project ha calculado estos valo
res basndose en las duraciones de las tareas a nivel individual y en las relaciones
entre ellas. Un modo sencillo para visualizar la fecha de finalizacin prevista para
el proyecto es a travs del cuadro de dilogo Informacin del proyecto o la vista
Escala de tiempo.
80 Project 201 O. Paso a paso

En este ejercicio, comprobaremos la duracin total establecida y la fecha de fma.

lizacin planificada para el proyecto basada en las duraciones de las tareas a nivel
individual y en las relaciones entre ellas que se han introducido anteriormente.

l . En la vista Escala de tiempo que aparece sobre la vista Diagrama de Gantt '

observe las fechas de inicio y fin establecidas para el plan de proyecto, como
aparece en la figura 2.26.

En la vista Escala de tiempo puede ver ____ ----,

r-----
las fechas de inicio y fin del proyecto

Disei'i;rype&rel m>lal)sem.
- !_!ti-- _ _ _ _ _ _ _ __ _ , _,"-"'--.:ce
flaniflt!idntofnpleW:h aoos
U dlanramlent-:u dfi
OlrtrlWreoplas p ;2di1s
adehrdo

'l
l
Figura 2.26. La vista Escala de tiempo aparece sobre la vista Diagrama de Gantt.

Truco:Si no aparece la vista Escala de tiempo, en el grupo Vista en dos

paneles de la ficha Vista, marque la casilla de verificacin Escala de
tiempo.

La vista Escala de tiempo es una va muy til para ver una perspectiva general
del plan de proyecto. En este caso, nos centramos en las fechas de inicio y fin,
pero en captulos posteriores utilizaremos esta vista desde distintos enfoques.
A continuacin, veremos ms en profundidad la duracin del p lan de
proyecto.
2. En el grupo Propiedades de la ficha Proyecto, haga clic en l a opcin
Informacin del proyecto. De este modo, se abre el cuadro de dilogo
I nformacin del proyecto.
La fecha de finalizacin vuelve a aparecer: 1 /2/1 2. No puede editar la fecha
de finalizacin directamente debido a que este proyecto est configurado para
 una lista de tareas 81
captulo 2. Crear

programarse partiendo de la fecha de comienzo. Project calcula la fecha de

finalizacin basndose en el nmero total de das laborables necesarios para
completar las tareas a patiir de la fecha de comienzo del programa. Cualquier
cambio en la fecha de comienzo provocar que Project vuelva a calcular la fecha
de finalizacin.
A continuacin, examinaremos con ms detalle la informacin sobre la duracin
del proyecto.
3. Haga clic en Estadsticas (vase la figura 2.27).

Figura 2.27. Estadsticas del proyecto Tareas simples.

An no es necesario examinar con detalle todos estos valores, pero s debe pres
tarse atencin a la fecha de comienzo y finalizacin actuales. La duracin es el
nmero de das laborables en el calendario de proyecto comprendidos entre la
fecha de comienzo y la de finalizacin.

CIERRE el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto, para ello haga clic sobre el
botn cerrar.

Documentar las tareas

Puede almacenar infonnacin adicional sobre una tarea en una nota. Por ejemplo,
puede adjuntar una descripcin detallada de una tarea determinada y elegir un nom
bre lo ms breve posible para ella. Puede aadir todo este tipo de detalles en una
nota. De este modo, la infotmacin se conserva en el archivo de Project y puede
visualizarla o imprimirla fcilmente.
Existen tres tipos de notas: notas de tarea, notas de recursos y notas de asignacin. Las
notas se introducen y se revisan en la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin
de la tarea. Las notas de Project petmiten una amplia gama de posibilidades de
J2 Project 2010. Paso a paso

formato de texto. En una nota, pueden crearse hipervnculos o almacenar imgenes

grficas y otros tipos de archivos.
Los hipervnculos permiten conectar una tarea especfica con infmmacin adicional
que reside fuera del plan de proyecto: un archivo aparte, una posicin especfica
dentro de un archivo, una pgina de Internet o una pgina situada en su intranet.
En el siguiente ejercicio, introduciremos notas de tarea e hipervnculos para docu
mentar informacin relevante sobre varias tareas.

l. Seleccione el nombre de la tarea 6, Distribuir copias por adelantado.

2. En el gmpo Propiedades de la ficha Proyecto, haga clic en Notas de tarea s.

Truco: Otra opcin es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el
nombre de la tarea y, en el men contextua[ que aparece, seleccionar Notas
de tarea.

Project presentar el cuadro de dilogo Informacin de la tarea con la ficha

Notas seleccionada.
3. En el cuadro de texto Notas, escriba Obtener la lista de destinatarios del
publicista, como aparece en la figura 2.28.

;
tr
r f'
,'
' t
' '
' '"\f\"''' :
Y w
r5!r:t!;
-
:
(_""'"""
. "' """'""
.
.. . =:J

-'. !:E
. .
. !!'l...,.,.
. ; .

10 !!l[i]i!J lill !!] 1

Mrla llsta de destinatarios dd publicista. !

i
L_
. ---- .
. . -------- ------ ------

.l.,.,.. d .

Figura 2.28. Introducir notas asociadas a una tarea.

4. Haga clic sobre Aceptar. Aparecer el icono de una nota en la columna

Indicadores de la tarea 6.

5. Site el cursor sobre el icono de la nota.

captulo 2. Crear una
lista de tareas 83

El contenido de la nota aparece en una etiqueta emergente. En el caso de notas

que son demasiado grandes para utilizar este mtodo, puede hacer doble clic
sobre el icono para que aparezca todo su contenido.
Para finalizar este ejercicio, crearemos un hipervnculo.

6. Haga clic con el botn derecho del ratn en el nombre de la tarea 8, Lanzar el
portal Web del libro, y en Hipervnculo. Acto seguido se abre el cuadro de
dilogo Insertar hipervnculo.
7 . En la caja de texto Texto, escriba Afiadir al catlogo de primavera.
8. En la caja de texto Direccin, escriba http://www.lucernepublishing.com.
9. Haga clic en Aceptar.
Un icono de hipervnculo aparecer en la columna Indicadores. Situando el cur
sor sobre el icono, se presentar el texto descriptivo introducido anterimmente,
tal y como se muestra en la figura 2.29.

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Figura 2.29. Visualizando los hipervnculos insertados.

Para abrir la pgina Web en su navegador, haga clic con el botn derecho del
ratn en el icono de hipervnculo y, en el men contextua! que aparece, haga
clic en Hipervnculo y, posteriormente, en Abrir hipervnculo.
Para finalizar este ejercicio, registraremos alguna infmmacin en el plan de
proyecto. Como el resto de programas de Microsoft Office, Project realiza un
seguimiento de muchas propiedades de archivo. Entre ellas se encuentran las
estadsticas, como el nmero de veces que se ha revisado un archivo. Otras pro
piedades incluyen informacin de un plan de proyecto que quizs le resulte inte
resante, como el nombre del jefe de proyecto o palabras clave para realizar una
bsqueda de archivos. Project tambin utiliza propiedades en los encabezados
y pies de pgina cuando imprime.
Siguiendo estos pasos, introducir algunas propiedades que utilizaremos ms
adelante para imprimir entre otros propsitos.
84 Project 201 0. Paso a paso

1 0. Haga clic en la ficha Archivo. De este modo, aparece la vista Backstage.

Informacin es la ficha predeterminada. Observe la imagen en miniatura y
las estadsticas clave como la fecha de comienzo en el lado derecho de la vista
Backstage.
1 1. Haga clic en la opcin Informacin de proyecto que aparece justo debajo
de la flecha desplegable. En el men que aparece, haga clic en Propiedades
avanzadas (vase la figura 2.30).

Figura 2.30. Cuadro de dilogo Propiedades de Tareas simples.

Se abre el cuadro de dilogo Propiedades con la ficha Resumen

seleccionada.
12. En el cuadro Asunto, escriba Programacin del lanzamiento de un nuevo
libro.

13. En el cuadro Autor, escriba su nombre.

14. En el cuadro Organizacin, escriba Editorial Lucerne.
15. Seleccione la casilla de verificacin Guardar vista previa. La prxima vez que
aparezca el archivo en el cuadro de dilogo Abrir con la opcin Vista previa
seleccionada, estar acompaado de una imagen en miniatura donde podr ver
algunas de las tareas del plan de proyecto.
16. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.

CIERRE el archivo Tareas simples.

 una lista de tareas 85
captulo 2. Crear

? u n tos clave
Los aspectos fundamentales de las tareas de un plan de proyecto incluyen su
duracin y su orden de ejecucin.
Los vnculos o relaciones entre tareas provocan que la fecha de comienzo o fina
lizacin de una tarea afecte a la fecha de inicio o fin de otra. Una de las relaciones
ms comunes entre tareas es la relacin fin a comienzo en la que la realizacin
de una tarea provoca el inicio de otra.
En Project, las fases de una planificacin se representan como tareas de
resumen.
Las tareas se pueden programar de forma automtica o manual. En el caso de
tareas programadas manualmente, puede registrar todo tipo de informacin sobre
la duracin, el inicio o el fin de una tarea.
Utilice los calendarios que incluye Project para controlar para cundo se puede
programar el trabajo.
Es posible adjuntar detalles adicionales utilizando notas de tarea. Tambin puede
crear hipervnculos.