PROFESOR PATROCINANTE:

ING. LUIS ALBERTO DAZ GUAJARDO

ESCUELA DE INGENIERA CIVIL INDUSTRIAL

PROPUESTA DE MEJORA AL MODELO DE GESTIN DE

INVENTARIOS Y ABASTECIMIENTO PARA EL REA DE
ABASTECIMIENTO, FARMACIA Y BODEGA DEL HOSPITAL BASE DE
PUERTO MONTT

Trabajo de Titulacin
para optar
al ttulo de Ingeniero Civil Industrial

LUIS ANDRS MARTNEZ WINTER

PUERTO MONTT CHILE
2013
 I

DEDICATORIA

Quisiera dedicarles el presente trabajo de titulacin a mis padres Ins y Carlos, quienes han dado todo
por m, me han tenido fe y me han acompaado desde siempre, han sido mi motivacin y mi ejemplo a
seguir. De igual forma quisiera dedicarle este trabajo a mi polola Jenifer, que me ha acompaado durante
ms de 3 aos, y que me sigui hasta el otro lado del mundo cuando me toc estudiar en el extranjero,
en un gesto de amor tan hermoso que nunca olvidar.

Tambin quiero hacer presentes a mis tos, Marcela y Pedro, quienes me acogieron en su hogar durante
todo el transcurso de mi carrera y que fueron un apoyo fundamental para que concluya mis estudios,
estando siempre conmigo cuando lo necesit.

Finalmente, quiero dedicar este trabajo a los profesores y amigos que conoc en la universidad, quienes
contribuyeron a que el transcurso de la carrera fuera algo agradable, combinando la alegra y el
entusiasmo con la seriedad, el compromiso y la exigencia, especialmente al Mon, el Mak y el Cue,
amigos con los que compart gran parte de la carrera y que estuvieron presentes durante todo este
proceso educativo en la universidad.
 II

AGRADECIMIENTO

Quisiera expresar mi gratitud primeramente a mi profesor gua, el Sr. Luis Daz, por toda la ayuda
brindada, su dedicacin y tiempo al ayudarme a revisar y mejorar mi trabajo, por la orientacin que me
brind durante todo este proceso, que me ayud a concluir con xito el presente informe.

Por otra parte quiero agradecer al Hospital Base de Puerto Montt, por abrirme sus puestas y darme la
oportunidad de desarrollar mi tesis, especialmente al departamento de Abastecimiento, Farmacia y
bodega, donde tuve el apoyo necesario para poder realizar este trabajo. Aqu quiero destacar
principalmente a la Sra. Jennifer Salgado, Sra. Nancy Villegas, Srta. Soraya Lagreze, Srta. Sandra
Morales, el Sr. Ral Correa, y el Sr. Jos Calisto, quienes dedicaron parte de su valioso tiempo para que
pueda obtener la informacin que requera, y quienes mostraron una excelente disposicin cuando
solicit su ayuda, haciendo de esta una experiencia grata y enriquecedora.
 III

SUMARIO

El presente estudio se desarrollar dentro del Hospital Base de Puerto Montt, cuyo objetivo fue presentar
una propuesta que signifique una mejora en el sistema de Abastecimiento, Farmacia y Bodega,
puntualmente en lo que respecta a la gestin de compras y el control de inventarios.

Tomando en cuenta que gran parte de los costos operacionales de una organizacin pasan por la cadena
de suministro, se decidi realizar un estudio para establecer de qu forma eran gestionadas las compras
y los inventarios, para as poder establecer cambios que agilicen los procesos implicados y mejoren el
desempeo a travs de la reduccin de costos, reduccin de tiempos y reduccin de inventarios en
bodega.

Para poder llevar a cabo este estudio, se realizar previamente un levantamiento de informacin, con el
propsito de acotar el problema, el cual contemplar los resultados de las visitas al Hospital, revisin de
manuales de procedimientos y revisin de informacin externa, con lo cual se pudo contextualizar e
identificar con mayor precisin las caractersticas del problema estudiado.

Una vez que el problema est claramente definido, se proceder a realizar un diagnstico que mostrar la
situacin en la que se encontraba el Hospital, lo que contemplar una evaluacin de los procesos, las
comunicaciones entre sus departamentos y el sistema informtico que se utiliza.

Posteriormente, con los resultados obtenidos del levantamiento de informacin y del diagnstico, se
realizar una propuesta preliminar que modific los procesos necesarios de modificar para obtener
mejores resultados, la cual fue revisada por la directiva del Hospital

Finalmente se trabaj sobre la base de la propuesta preliminar sobre la cual se elabor el modelo de
gestin de compras y control de inventarios, el que contempl la adicin de informacin para la toma de
decisiones como indicadores de gestin, incorporacin de datos histricos, adicin de categoras,
atributos y una propuesta de interfaz.
 VI

NDICE Pgina
1. ANTECEDENTES GENERALES ...................................................................................... 1
1.1 Introduccin .................................................................................................................. 1
1.2 Objetivos del Estudio.................................................................................................. 2
1.2.1 Objetivo General ................................................................................................... 2
1.2.2 Objetivos Especficos.......................................................................................... 2
1.3 Descripcin de la Organizacin ............................................................................... 3
1.3.1 Servicio de Salud del Reloncav ....................................................................... 3
1.3.2 Tipos de Hospitales ............................................................................................. 3
1.3.3 Hospital Base de Puerto Montt (HBPM).......................................................... 4
1.3.4 Misin del Hospital ............................................................................................... 4
1.3.5 Visin del Hospital ............................................................................................... 5
1.3.6 Organigrama del Hospital .................................................................................. 5
1.3.7 Centro de Responsabilidad ............................................................................... 5
1.3.8 Centro de Responsabilidad de Abastecimiento, Farmacia y Bodega .... 6
1.4 Planteamiento del Problema ..................................................................................... 7
1.5 Supuestos y Restricciones ....................................................................................... 8
2. MARCO TERICO ............................................................................................................... 9
2.1 Modelo ............................................................................................................................ 9
2.2 Gestin............................................................................................................................ 9
2.2.1 Inventarios ............................................................................................................ 10
2.2.2 Indicadores de Gestin ..................................................................................... 11
2.2.3 Gestin de Inventarios ...................................................................................... 12
2.3 Sistema ......................................................................................................................... 12
2.3.1 Sistema de Gestin Informtico ..................................................................... 12
2.4 Gestin por Procesos ............................................................................................... 13
2.4.1 Modelamiento de procesos.............................................................................. 13
2.5 Categorizacin ABC .................................................................................................. 13
2.6 TOC ................................................................................................................................ 14
2.6.1 Sistemas Push: ................................................................................................... 14
2.6.2 Sistemas Pull: ...................................................................................................... 15
2.6.3 Enfoque DBR ....................................................................................................... 15
 VI

2.7 Levantamiento de Informacin .............................................................................. 16

2.7.1 Encuesta ............................................................................................................... 16
2.7.2 Entrevista .............................................................................................................. 18
2.7.3 Muestreo ............................................................................................................... 18
2.7.4 Lenguaje de Modelamiento Unificado UML ................................................. 19
2.7.5 Modelo de Casos de Uso .................................................................................. 19
2.7.6 Estructura de los Casos de Uso ..................................................................... 20
2.8 Integracin de Conceptos: ...................................................................................... 20
3. DISEO METODOLGICO ............................................................................................. 22
3.1 Anlisis del Problema:.............................................................................................. 23
3.1.1 Definicin del rea de Estudio: ...................................................................... 23
3.2 Desarrollo de una Propuesta de Trabajo............................................................. 23
3.3 Bsqueda de Informacin ....................................................................................... 24
3.3.1 Entrevistas con el personal ............................................................................. 24
3.3.2 Reuniones con la directiva del Hospital ....................................................... 24
3.3.3 Realizacin de una Encuesta .......................................................................... 24
3.3.4 Revisin de Manuales de Procedimientos .................................................. 25
3.4 Procesamiento de Informacin .............................................................................. 25
3.5 Desarrollo de un diagnstico ................................................................................. 25
3.6 Elaboracin de la Propuesta Inicial ...................................................................... 25
3.7 Retroalimentacin...................................................................................................... 25
3.8 Elaboracin de la Propuesta Final ........................................................................ 26
4. RESULTADOS .................................................................................................................... 27
4.1 Anlisis ......................................................................................................................... 27
4.1.1 Anlisis del Problema: ...................................................................................... 27
4.1.2 Definicin del rea de estudio: ....................................................................... 27
4.1.3 Desarrollo de una propuesta de trabajo: ..................................................... 27
4.2 Levantamiento de Informacin .............................................................................. 28
4.2.1 Bsqueda de Informacin ................................................................................ 28
4.2.2 Procesamiento de Informacin ....................................................................... 30
4.2.3 Diagnstico: ......................................................................................................... 30
Procesos: ..................................................................................................................... 30
Comunicaciones: ....................................................................................................... 31
Sistema Informtico: ................................................................................................. 33
 VI

Atributos del sistema informtico: ........................................................................... 33

Desempeo del sistema informtico: ...................................................................... 34
4.3 Elaboracin de la Propuesta ...................................................................................... 36
4.3.1 Elaboracin de la Propuesta Inicial ............................................................... 36
Abastecimiento: ................................................................................................................ 37
Farmacia: ............................................................................................................................ 41
Bodega: ............................................................................................................................... 44
4.3.2 Retroalimentacin .............................................................................................. 50
4.3.3 Elaboracin de la Propuesta Final ................................................................. 50
Modelo de Gestin de Compras ................................................................................... 50
Modelo de Control de Inventarios ................................................................................ 55
5. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 64
6. RECOMENDACIONES...................................................................................................... 66
7. BIBLIOGRAFA .................................................................................................................. 67
8. LINKOGRAFA ................................................................................................................... 68
9. ANEXOS .............................................................................................................................. 70
ANEXO A: Notacin BPMN................................................................................................. 70
ANEXO B: Proceso de Compra del HBPM:.................................................................... 71
ANEXO C: Informacin Procesada del Insumo Povidona: ...................................... 72
ANEXO D: Comparativa Situacin Actual y Situaciones Propuestas: ................... 73
 VII

NDICE DE TABLAS Pgina

Tabla 4.1: Ponderacin beneficios de un sistema informtico 32

Tabla 4.2: Ponderacin de atributos a mejorar del sistema Orden 34
Tabla 4.3: Caso de Uso Elaboracin del Plan Anual de Compra 38
Tabla 4.4: Caso de Uso Compra de Insumos 38
Tabla 4.5: Caso de Uso Consolidar Pedidos 39
Tabla 4.6: Caso de Uso Gestin de Contratos 40
Tabla 4.7: Caso de Uso Autorizar Pedidos 41
Tabla 4.8: Caso de Uso Ejecutar Pedidos 42
Tabla 4.9: Caso de Uso Elaboracin del Presupuesto del Plan Anual de Compras 42
Tabla 4.10: Caso de Uso Prestar 45
Tabla 4.11: Caso de Uso Pedir Prestado 46
Tabla 4.12: Caso de Uso Recepcin por Proveedor 46
Tabla 4.13: Caso de Uso Recepcin de Donaciones 47
Tabla 4.14: Caso de Uso Recepcin por Guas de Reexpedicin 47
Tabla 4.15: Caso de Uso Transferir 48
Tabla 4.16: Caso de Uso Despacho de Pedidos 48
Tabla 4.17: Caso de Uso Reposicin de Armarios Digitales 49
Tabla 4.18: Informacin cuantitativa sistema Orden 59
Tabla 4.19: Informacin Cualitativa sistema Orden 59
Tabla 4.20: Informacin cuantitativa modelo propuesto 60
Tabla 4.21: Informacin cualitativa y aadida modelo propuesto 60
 VIII

NDICE DE FIGURAS Pgina

Figura 1.1 : Organigrama Hospital de Puerto Montt 5

Figura 2.1 : Desarrollo del Modelado 9
Figura 2.2 : Filosofa del manejo de los inventarios 15
Figura 2.3 : Recopilacin de informacin a travs de encuestas 16
Figura 3.1 : Estructura del Diseo Metodolgico 21
Figura 4.1 : Evaluacin de la comunicacin entre departamentos del HBPM 32
Figura 4.2 : Valoracin de atributos del sistema Orden 33
Figura 4.3 : Desempeo del sistema Orden 35
Figura 4.4 : Adaptacin a necesidades del sistema Orden 35
Figura 4.5 : Modelo UML del rea de Abastecimiento - Jefe de Abastecimiento 37
Figura 4.6 : Modelo UML del rea de Abastecimiento - Unidades Compradoras 37
Figura 4.7 : Modelo UML del rea de Abastecimiento - Gestor de Contratos 37
Figura 4.8 : Modelo UML del rea de Farmacia - Encargado de CR 41
Figura 4.9 : Modelo UML del rea de Farmacia - Encargado de CC 41
Figura 4.10 : Modelo UML del rea de Bodega - Unidades Compradoras 44
Figura 4.11 : Modelo UML del rea de Bodega - Jefe de Bodega 44
Figura 4.12 : Modelo UML del rea de Bodega - Funcionarios de Bodega 45
Figura 4.13 : Modelo UML del rea de Bodega - Encargado de Bodega General 45
Figura 4.14 : Propuesta de interfaz bsica de compra 54
Figura 4.15 : Consumo vs entradas de Povidona 61
Figura 4.16 : Propuesta de Interfaz Control de Proveedores 63
1. ANTECEDENTES GENERALES

1.1 Introduccin

El sistema de salud chileno ha experimentado grandes reformas en el ltimo tiempo, en lo que respecta a
los procesos involucrados en la gestin y la toma de decisiones. Estos cambios tienen por objeto la
mejora continua del servicio de salud brindado a la comunidad, buscando alcanzar niveles de servicio
ms altos, sumando la complejidad no menor de desarrollar redes que permitan aumentar la cobertura
para poder llegar cada vez a una mayor poblacin. El Hospital Base de Puerto Montt no es la excepcin.
La historia del Hospital Base de Puerto Montt (de aqu en adelante HBPM) se remonta al ao 1972, y
desde entonces ha funcionado ininterrumpidamente hasta la actualidad, creciendo paulatinamente para
mejorar su nivel de servicio y se encuentra prximo a trasladarse a sus nuevas y modernas
dependencias. Como es de suponer, un hospital de esta envergadura cuenta con una gran cantidad de
subdivisiones, lo que incrementa el nivel de complejidad de la red en s, abriendo la brecha para la
aparicin de efectos indeseados que se deben corregir.

Es imprescindible que los sistemas hospitalarios avancen hacia una gestin integrada, donde la gestin
administrativa y mdica funcione en conjunto de manera sistemtica y eficiente, logrando de esta manera
cumplir con las metas de una manera eficaz en base a una gestin por procesos. sta visin hace que la
gestin de los hospitales sea algo sumamente importante, donde se pase de tomar decisiones basadas
en la experiencia, a tomar decisiones sujetas a criterios y normas establecidos basadas en la informacin,
para de esta manera poder asegurar que stas cumplen de manera eficiente con los objetivos del
Hospital.

Los principales egresos que tiene el Hospital Base de Puerto Montt son los que involucran el
aprovisionamiento de insumos, siendo los encargados de esto las unidades de Abastecimiento, Farmacia
y Bodega (de aqu en adelante AFyB). Estas unidades realizan principalmente la compra de insumos, el
anlisis de requerimientos y el manejo de inventarios respectivamente, por lo cual su trabajo es
fundamental en lo que respecta al manejo presupuestario del HBPM, donde actualmente existen
discordancias entre el sistema de registros y las existencias reales, que derivan en la prdida de
mercaderas, sobre stock, vencimiento de medicamentos y diversos tipos de mermas. En este mbito,
este trabajo realiza un estudio con el fin de proponer un modelo que ayude a la toma de decisiones en la
gestin de compras y el control de inventarios. Para lograr dicho objetivo se agruparn un conjunto de
herramientas que permitirn dar una solucin integral al problema planteado, a travs de un modelo que
aporte con un marco sistemtico en el cual fundamentar las decisiones.

1
1.2 Objetivos del Estudio

1.2.1 Objetivo General

Disear, elaborar y proponer una mejora al sistema de informacin del HBPM que permita a travs de un
sistema informtico realizar la gestin de compras y el control de inventarios, mediante el levantamiento
de informacin y el anlisis de los requerimientos en el rea de AFyB.

1.2.2 Objetivos Especficos

i. Realizar un diagnstico del sistema informtico actual.

ii. Establecer los principales atributos requeridos para el sistema informtico.

iii. Esquematizar la interaccin de los distintos usuarios con el sistema informtico.

iv. Mejorar los procesos involucrados en la adquisicin y manejo de bienes.

v. Proponer un modelo que considere el consumo de medicamentos y los diversos insumos para
realizar proyecciones de compra.

2
1.3 Descripcin de la Organizacin

1.3.1 Servicio de Salud del Reloncav

Servicio de Salud del Reloncav consiste en un conjunto de centros asistenciales que abarcan las
provincias de Llanquihue y Palena. El Servicio de Salud es el encargado de la organizacin, planificacin,
coordinacin y control de los establecimientos asistenciales a su cargo, en cumplimiento con las normas
establecidas por el ministerio de salud (Servicio de Salud del Reloncav. 2013).

2
La red de salud del Servicio de Salud del Reloncav conforma una superficie de 30.178 km , hacindolo el
ms extenso de la regin. sta red est conformada por todos los establecimientos de salud pblica de
dichas provincias, los cuales son coordinados para poder dar solucin a los problemas de salud de sus
beneficiarios.

El servicio de salud cuenta con diversos tipos de establecimientos para distintos tipos de necesidades:
Nivel primario: abarca los CES (Centros de Salud) CESFAM (centros de salud familiar), CECOSF
(Centros Comunitarios de Salud Familiar), SAPUS (Servicios de Atencin Primaria de Urgencia),
Centros de Salud Rural y Postas de Salud Rural.
Nivel Secundario: Este nivel corresponde a las especialidades (UCAE: Unidad Consultorio Adosado
de Especialidades), que se ubica en el Hospital Base de Puerto Montt. Por otro lado tambin existen
consultoras de especialidades en hospitales de menor complejidad, los cuales son mdicos que
salen a comunas a atender a otros pacientes que as lo requieran, especialmente en las reas de
ginecologa y obstetricia, cardiovascular, broncopulmonar y psiquiatra.
Nivel terciario: a este nivel corresponden las hospitalizaciones, que pueden ser en establecimientos
hospitalarios en sus diferentes complejidades (alta, mediana y baja complejidad).
Atencin de urgencia: sta rea corresponde bsicamente al SAMU, el cual se encarga de
coordinar el traslado de pacientes a nivel local, y de ser necesario a establecimientos a otras
localidades para tratar a pacientes de extrema gravedad que la red local no pueda resolver.
Suprared: Son los establecimientos asistenciales en otras regiones del pas donde son derivados
los pacientes para completar los estudios de diagnstico y tratamiento en hospitales de Valdivia,
Temuco, Concepcin y Santiago.

1.3.2 Tipos de Hospitales

Los hospitales de baja complejidad (Servicio de Salud del Maule. 2009) corresponden a
establecimientos orientados hacia la familia y la comunidad, y son responsables de la provisin de
cuidados bsicos en salud para su poblacin beneficiaria, mediante actividades de promocin,

3
 prevencin, curacin, rehabilitacin y cuidados paliativos, a travs de todo el ciclo salud-
enfermedad.
Los hospitales de mediana complejidad (Servicio de Salud del Maule. 2009) son establecimientos
de salud responsable de la provisin de atenciones mdicas generales y de especialidad y cuidados
de enfermera a su poblacin beneficiaria y desarrolla actividades integrales de promocin,
prevencin, curacin, rehabilitacin y cuidados paliativos, a lo largo del proceso salud - enfermedad
y ciclo vital de las personas.
Los hospitales de alta complejidad (Servicio de Salud del Maule. 2009) son establecimientos de
salud responsables de la provisin de atenciones mdicas y cuidados de enfermera bsicos,
intermedios e intensivos a su poblacin beneficiaria y desarrolla para ello, actividades integrales de
promocin, prevencin, curacin, rehabilitacin y cuidados paliativos, a lo largo del proceso salud-
enfermedad y ciclo vital de las personas.

1.3.3 Hospital Base de Puerto Montt (HBPM)

El HBPM es el establecimiento de mayor complejidad del Servicio de Salud Del Reloncav (Servicio de
2
Salud Del Reloncav. 2013). Este cuenta con una infraestructura de aproximadamente 26.000 [m ] lo cual
le permite tener una dotacin de 418 camas. Atiende a los beneficiarios del sistema pblico de salud de
las provincias de Llanquihue y Palena, as como a los que son derivados de la Macro - Red provenientes
de la provincia de Chilo y de la XI y XII regiones. En l trabajan cerca de 1.500 funcionarios. Este
hospital alberga unidades de gran demanda y complejidad tecnolgica como: Unidad de Emergencia,
Pabelln Central, Unidades de Cuidado Intensivo, Neonatologa, Partos y Esterilizacin. Su mayor
desarrollo es en el rea Neuroquirrgica, y tambin cuenta con fuertes avances en la integracin con
Universidades y Centros de Estudios Superiores, con el fin de transformarse en el corto plazo en un
establecimiento docente asistencial (HBPM. 2013), que cuente con los recursos humanos y tecnologas
para cumplir las complejas necesidades de salud de sus beneficiarios.

El HBPM se encuentra cercano a trasladarse a sus nuevas dependencias, las cuales cuentan con una
superficie de 111.394 m2, lo cual se estima beneficiar a una poblacin aproximada de 500 mil personas.
Estas dependencias constarn adems de 15 pabellones (actualmente 7) y 107 camas adicionales
(Servicio de Salud Del Reloncav. 2013).

1.3.4 Misin del Hospital

Somos un equipo de salud altamente calificado y comprometido, al servicio de nuestra comunidad.

Nuestro propsito es brindar atencin de alta complejidad, eficiente, oportuna y de calidad, en un marco
de respeto, equidad y participacin social (HBPM 2013)

4
1.3.5 Visin del Hospital

Ser un complejo hospitalario, docente asistencial, autogestionado en red, que cuente con los recursos
necesarios para dar respuesta oportuna a las necesidades de salud de nuestra poblacin, con especial
nfasis en la atencin ambulatoria y la especialidad Neuroquirrgica (HBPM 2013)

1.3.6 Organigrama del Hospital

Figura 1.1: Organigrama del HBPM

Fuente: HBPM 2013

1.3.7 Centro de Responsabilidad

Los Centros de Responsabilidad nacieron de la necesidad de modernizar la gestin de los hospitales de

mayor complejidad (HBPM. 2009). stos Centros de Responsabilidad son unidades organizacionales

5
dirigidas por un responsable al cual se le ha delegado un determinado nivel de decisin sobre el uso de
recursos para el logro de los objetivos del Centro de Responsabilidad, los cuales agrupan una serie de
centros de costo, acorde a similitudes en relacin a clientes, procesos clnicos, productos intermedios y
finales, lo cual da como resultado 16 centros de responsabilidad dentro del HBPM.

1.3.8 Centro de Responsabilidad de Abastecimiento, Farmacia y Bodega

El Centro de Responsabilidad de AFyB es el encargado de realizar las adquisiciones de los distintos

servicios del HBPM, desde el momento que se genera el requerimiento hasta que la necesidad es
satisfecha. Cada centro de costo tiene su respectiva funcin:

Abastecimiento: La unidad de abastecimiento lleva el Registro de Proveedores de bienes y

servicios, y su principal funcin es establecer los mecanismos de gestin adecuados para optimizar
los recursos y gastos en insumos, sean stos de carcter clnico o no clnico, acorde a la ley de
compras pblicas (HBPM 2013).

Farmacia: Es el encargado de la definicin y actualizacin del arsenal farmacolgico del hospital, y

su principal funcin es asesorar al Director en las materias relativas al uso y manejo de
medicamentos, actualizar las normas y procedimientos para la gestin de suministros de
medicamentos, analizar informes de auditoras de recetas y proponer las medidas que correspondan
(HBPM 2013).

Bodega: El rea de bodega es la encargada de la recepcin y almacenamiento de las adquisiciones

del hospital. Sus principales objetivos son realizar un manejo eficiente del espacio que permita
proveer de insumos de manera eficiente a los distintos Centros de Responsabilidad del hospital, as
como velar por la pertinencia logstica de las adquisiciones acorde al espacio disponible. La bodega
est dividida en 3 secciones acorde al tipo de insumos que se manejan, estas son Economato
(artculos de oficina, de aseo, muebles e insumos no clnicos), Adquisiciones Mdicas (insumos
mdicos y clnicos) y General de Frmacos (frmacos, sueros, detergentes enzimticos y jabones)
(HBPM 2013).

6
1.4 Planteamiento del Problema

En la actualidad, el HBPM ha experimentado fuertes crecimientos, especialmente en el rea

neuroquirrgica y neonatologa, que son sus especialidades. Fruto de este crecimiento y del aumento de
la poblacin es que se encuentra ad portas de trasladarse a sus nuevas y modernas instalaciones que
sern abiertas a inicios del ao 2014. Como es de suponer, todo crecimiento implica una serie de
cambios que derivan en desviaciones de diversa ndole que deben de ser abordadas. Una de estas
desviaciones dentro del Hospital Base de Puerto Montt es el sistema que utilizan para la gestin de
compras y control de inventarios, el cual no satisface las necesidades de tener informacin oportuna,
completa y confiable, ya que sta no es un fiel reflejo de la realidad . Esto se puede apreciar claramente
en el departamento de AFyB, donde se pueden apreciar productos que no figuran en las existencias as
como tambin productos que se encuentran en el sistema informtico pero que ya han sido consumidos.
Por esta razn, se desea realizar una intervencin dentro del departamento de AFyB para sugerir
modificaciones que ayuden a mejorar la gestin de compras y el control de inventarios.

Para poder llevar a cabo dicha intervencin, se proceder en primera instancia a la recopilacin de
informacin, a travs de documentos, trato directo con el personal y herramientas como encuestas, con el
fin de acotar el problema y establecer con mayor detalle el rea y el enfoque que se le dar a la
investigacin. Posteriormente, teniendo claros los requerimientos, se procesar la informacin para poder
realizar un diagnstico que indique ms claramente las fortalezas y debilidades del sistema informtico y
de los procesos que se llevan a cabo en l, para finalmente realizar una propuesta que pueda ayudar a
solucionar ya sea total o parcialmente los problemas asociados a la gestin de compras y el control de
inventarios del rea de AFyB del HBPM.

Al concluir este estudio, se desea realizar una propuesta que logre mejoras al modelo utilizado por el
HBPM, de tal manera de impulsar avances en materia de reduccin de costos y tiempos, con lo cual se
espera contribuir de manera positiva al hospital regional, aminorando la carga laboral de los funcionarios,
normalizando los procesos, y estableciendo los parmetros que podran significar la renovacin de su
sistema informtico, lo cual se espera que a su vez aumente la productividad y mejore el desempeo
general del HBPM.

7
1.5 Supuestos y Restricciones

La solucin al problema propuesto est sujeta a una serie de condiciones, las cuales deben de ser
cumplidas para que el modelo sea til. Dichas condiciones son las siguientes:

A nivel de tesis, la metodologa y los datos considerados al momento de disear el modelo,

consideran la realidad del HBPM y no el de la situacin nacional, por lo que no considera una
extrapolacin a otros establecimientos asistenciales
El presente trabajo considera el levantamiento de los procesos que se ejecutan dentro del HBPM,
los que no son necesariamente los mismos para otro tipo de hospitales.
Al tratarse del diseo de un modelo, a este nivel de detalle no se consideran las limitantes legales
para integrar los procesos ni los sistemas analizados, lo cual si puede resultar interesante a un
nivel de trabajo ms especfico.
El HBPM utiliza un modelo de inventario que se asemeja ms al de periodo fijo, sin embargo, no
resulta ser tan estricto en ese sentido, por lo que da pie a realizar las modificaciones propuestas.

8
2. MARCO TERICO

2.1 Modelo

Un modelo es bsicamente una abstraccin de la realidad que busca dar una explicacin a los escenarios
complejos dentro de una organizacin. La RAE (2013) lo define como un esquema terico, generalmente
en forma matemtica de un sistema o una realidad compleja, que se elabora para facilitar su comprensin
y el estudio de su comportamiento. Otros autores sealan que es una representacin abstracta de
fenmenos, sistemas o procesos con el fin de predecirlos. En ambos casos se coincide en que es una
abstraccin de la realidad para posteriormente comprenderla mejor.
Las principales utilidades de un modelo o del modelamiento son reducir la complejidad y hacer
predicciones, lo cual ayuda de manera significativa a realizar la gestin dentro de las organizaciones,
aunque esto no garantiza el xito de ella. Los modelos deben ser validados a travs de los resultados
para corregir las desviaciones, realizando ajustes que lo adapten mejor a la realidad.

Retroalimentacin
activa
Elaboracin del
modelo

Organizacin de la
informacin

Anlisis de
informacin

Observacin y
medicin

Figura 2.1: Desarrollo del Modelado

Fuente: Elaboracin Propia
2.2 Gestin

En trminos generales, el trmino gestin se asocia al cumplimiento de ciertos objetivos marcados

(Salgado 2012), de esta manera la gestin comprenden todas las acciones que se realizan para lograr los
objetivos de una empresa en un tiempo determinado. stas acciones son agrupadas en dentro de cuatro

9
categoras: planeacin, organizacin, direccin y control. Todas y cada una de ellas son fundamentales
para poder cumplir con los objetivos de la empresa, a travs de la gestin. Por lo tanto, se entender
como gestin como conducir a la empresa hacia los objetivos dentro de un tiempo determinado,
planificando las actividades, organizando los recursos para realizarlas dirigiendo a las personas y
controlando que los objetivos se cumplan para, de ser necesario, realizar las correcciones pertinentes.

2.2.1 Inventarios

Los inventarios son la cantidad de bienes o activos fijos (muebles o inmuebles) que una empresa
mantiene en sus existencias en un momento determinado en espera de ser vendidos o utilizados en el
proceso productivo. Otra definicin sugiere que es todo el dinero que el sistema invierte en la compra de
cosas que el sistema pretende vender (Goldratt 1994) y algunos autores lo definen de manera ms
simple como las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organizacin (Chase 2009), vale
decir que se trata de un bien que la empresa pretende utilizar.

Las razones por las cuales las empresas mantienen inventarios estn relacionadas principalmente por la
reduccin de costos, los cuales pueden ser de diversa ndole, segn Chase, los costos asociados al
inventario son los siguientes:

Costo de mantenimiento: Costos de manejo de los inventarios como almacenamiento, daos,

obsolescencia y depreciacin.
Costos de configuracin: Estos costos estn asociados a los cambios que se deben de realizar en
la configuracin de equipos, papeleo y material al cambiar de un producto a otro.
Costos de pedidos: Son los costos administrativos que implican el preparar la orden de compra o
produccin.
Costos de faltantes: El costo de faltantes es el que se produce al haber un quiebre de stock, lo que
genera cancelacin de rdenes o esperas por falta de materia prima.

Los inventarios existen de diversos tipos, entre los cuales estn:

Materia prima: Elementos que se utilizan para la elaboracin de los bienes.

Productos en proceso: Productos que se encuentran en la etapa de fabricacin.
Productos terminados: Productos que se encuentran listos para su comercializacin.
Materiales y suministros: Son los elementos que participan en la elaboracin del bien pero que no
forman parte de ste (herramientas).

10
2.2.2 Indicadores de Gestin

Los indicadores de gestin son ratios o medidas que permiten conocer informacin para poder
administrar un proceso. stos son necesarios para poder medir el desempeo y realizar gestin, pues lo
que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar (Soto 2012). Los
indicadores de gestin deben poseer ciertas caractersticas para que resulten de utilidad. Dichas
caractersticas son:
a) Nace a partir de un objetivo establecido: El indicador se crea para cumplir un propsito.
b) Relevante: Que aporte informacin til.
c) Claramente definido: Que sea sencillo en su formulacin e interpretacin.
d) Medible: El indicador debe ser cuantificable para de esta manera poder interpretarlo.
e) Comparable: Que se pueda comparar con indicadores de otras organizaciones similares o de la
industria.
f) Que aporte valor o genere ahorros: El indicador debe servir para mejorar el desempeo de la
organizacin.
g) Costo Efectivo: Que no implique incurrir en costos para obtenerlo.

Dentro de los indicadores de gestin se definirn los siguientes, los cuales sern utilizados ms adelante:
Rotacin de inventario: El indicador de rotacin establece que porcentaje de los inventarios es
realizado en un periodo determinado, por lo que se define como:

100%
+
Entregas a tiempo: El indicador de entregas a tiempo se establece para controlar la puntualidad
de las entregas, para poder establecer un control de los proveedores. El indicador de entregas a
tiempo se define como:

100%

Entregas correctas: Una entrega puede estar a tiempo pero no necesariamente estar
completas, por lo cual se utiliza este indicador para llevar un control ms minucioso. Se define
como:

100%

11
 Atrasos: En el caso del control de atraso, tambin se establece para tener un control de los
proveedores, y corresponde a:

100%

Devoluciones: Los rechazos corresponden a aquellos pedidos que no satisfacen a lo solicitado
por el cliente, por lo cual son rechazados. El indicador de rechazos se define como:

100%

2.2.3 Gestin de Inventarios

La gestin de inventarios es el control de la cantidad de bienes o artculos que se encuentran en las

dependencias de la empresa y las acciones destinadas a reducir los costos que se originan por el
almacenamiento de existencias. Chase (2009) indica que tambin puede ser tratado como el conjunto de
polticas y controles que vigilan los niveles de inventario y determinan aquellos a mantener, el momento
en que es necesario reabastecerlo y qu tan grandes deben ser los pedidos. Otra definicin ms sucinta
indica que es simplemente la planificacin y el control de inventarios (Ritzman 1999). Se entender
como la gestin de inventarios a las polticas que se establecen para determinar los niveles de inventario
que una empresa debe mantener para que sea costo eficiente.

2.3 Sistema

Una de las definiciones ms claras de lo que es un sistema es la aportada por la teora de sistemas
misma, la cual dice que es un complejo de componentes que interactan (Bertalanffy. 1969), sin
embargo es necesario agregar que dicha interaccin se realiza para lograr un fin determinado, como bien
lo describe la RAE (2013) conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a
determinado objeto. Los sistemas pueden ser de carcter fsico (como el sistema solar) o abstracto (un
software) y pueden existir dentro de otros sistemas. Los sistemas tienen fronteras que lo diferencian del
ambiente, no obstante, dependiendo de la relacin que tengan con su entorno pueden ser de carcter
abierto (existe relacin con el entorno) o cerrado (no existe relacin con el entorno).

2.3.1 Sistema de Gestin Informtico

Un sistema de gestin informtico es un sistema que permite realizar la gestin a travs de una
plataforma informtica. Dicho de otra manera, es un conjunto de partes interrelacionadas con el fin de
cumplir los objetivos especificados, facilitando la planeacin, organizacin, direccin y control de la

12
organizacin a travs de una plataforma informtica. Dichas caractersticas sugieren un sistema que
pueda responder a las preguntas cuya respuesta requiera de la utilizacin de un procedimiento para la
toma de decisiones (Goldratt 1994). Est compuesto por el hardware (o sistema fsico), el software (o
sistema lgico) y los usuarios que lo utilizan. Su principal objetivo es el procesamiento de datos, para as
transformarlos en informacin til que ayude a la organizacin en toma de decisiones.

2.4 Gestin por Procesos

La gestin por procesos es una metodologa de gestin mediante la cual se persigue mejorar el
desempeo de la organizacin a travs de la gestin de los procesos de negocio. Esta metodologa se
orienta a desarrollar la misin de la organizacin mediante la satisfaccin de las expectativas de sus
clientes, proveedores, empleados y la sociedad en lugar de centrarse en aspectos estructurales (Mallar
2010). Cualquier actividad puede considerarse un proceso (Ministerio del Fomento 2005). La gestin por
procesos ha sido popularizada por la Certificacin de Sistemas de Gestin de la Calidad con base en la
ISO 9001:2000 (Pires 2005), por lo cual hoy es ampliamente utilizada por todo tipo de organizaciones. La
gestin por procesos dentro de una organizacin implica conocer los distintos procesos que son llevados
a cabo en sta y la interaccin que tienen entre s, para poder as aumentar el rendimiento de ella, al
evitar malgastar recursos y esfuerzos intiles.

2.4.1 Modelamiento de procesos

Para poder llevar a cabo una gestin por procesos se hace necesario un conocimiento de ellos, para lo
cual se utiliza el modelamiento de procesos. Dicho modelamiento de procesos busca establecer de
manera ms sencilla la forma en que cada uno de los procesos debe de ser realizado. El modelamiento
de procesos se realiza generalmente a travs de un anlisis, para posteriormente efectuar una
representacin grfica que facilite su comprensin. Para este efecto existen herramientas que permiten
llevar a cabo un modelado a travs de un lenguaje estndar, como lo es la Notacin y Modelo de
Procesos de Negocio (BPMN: Business Process Model and Notation). La principal ventaja del uso de este
lenguaje radica en su carcter de estndar, lo que facilita su entendimiento.

2.5 Categorizacin ABC

La categorizacin ABC es un mtodo que clasifica a los inventarios, proveedores o lo que se desee medir
en rangos para poder as definir la mejor estrategia para la empresa, ya que permite identificar por
ejemplo, los artculos que tienen una mayor incidencia en la actividad de la empresa. Este criterio est
basado en la ley de Pareto del 80/20 que dice que aproximadamente el 80 por ciento del costo est
representado por un 20 por ciento de los artculos, aunque esto vara en distintos rangos acorde al criterio
que se utilice. Esta herramienta puede definir los inventarios acorde a costo, frecuencia de uso, valor

13
monetario, riesgo o aportacin a las utilidades. El inconveniente que tiene la categorizacin ABC es que
es una evaluacin monocriterio, por lo que por s sola no representa una solucin completa a
determinado problema, lo que hace necesario que se utilice en conjunto con otras herramientas que
permitan una solucin ms integral.

En este modelo se definen 3 tipos de artculos:

Tipo A: Son los artculos que tienen un mayor valor y que requieren un mayor control. Generalmente
corresponden al 20 por ciento de los artculos cuyo valor se estima entre el 70 80 por ciento del
costo (Morn 2005).
Tipo B: Son artculos de menor valor y que requieren de un control normal. stos suelen representar
de un 20 al 30 por ciento de los artculos con un 15 por ciento del costo (Morn 2005).
Tipo C: Son los artculos de poco valor y que requieren de control simple, y que generalmente no
superan del 5 por ciento del costo total de los bienes pero representan un 50 por ciento de stos
(Morn 2005).

2.6 TOC

El TOC (Theory of Constraints) es un concepto que se ide para administrar ambientes industriales, con
el objetivo de aumentar las ganancias de las compaas en el corto y largo plazo (Cimatic 2001), el cual
se alcanza aumentando el throughput (ingreso de dinero a travs de las ventas) y reduciendo los
inventarios con los gastos operativos. Esto se logra mediante la previa identificacin de las restricciones
y los cuellos de botella del sistema ya que los eslabones ms dbiles y las restricciones son las que
determinan el desempeo total de la empresa (Goldratt 1994).
El TOC establece cinco etapas para el diseo de estrategias mediante un diagnstico que contempla:
1) Identificar restricciones del sistema.
2) Decidir como explotar las restricciones del sistema.
3) Subordinar el sistema a la restriccin anterior.
4) Elevar las restricciones del sistema.
5) Si con los pasos anteriores se llegase a romper una restriccin, volver al paso uno sin que la
inercia cause una restriccin al sistema.

2.6.1 Sistemas Push:

El trmino push es un vocablo ingls que significa empujar. Un sistema push trabaja con pronsticos
de venta o de consumo, donde se realiza el reaprovisionamiento basado en las necesidades
proyectadas (Ballou 2004), con lo que se busca lograr economas de escala. Bajo esta perspectiva la
produccin debe ir al ritmo del reaprovisionamiento para no colapsar la cadena productiva.

14
2.6.2 Sistemas Pull:

La palabra pull es un trmino ingls que significa jalar. Es un mtodo de manejo de inventarios basado
en la demanda, donde el pronstico de la demanda y la determinacin de las cantidades de
reaprovisionamiento se realizan tomando en consideracin las condiciones locales (Ballou 2004), por lo
que bajo esta perspectiva, lo que se busca es eliminar el sobre stock o compras innecesarias, ajustando
el abastecimiento de insumos al ritmo de la produccin, minimizando de esta manera el gasto
operacional, los inventarios y los desperdicios.

Figura 2.2: Filosofa del manejo de los inventarios.

Fuente: Logstica Administracin de la cadena de suministro, Ballou 2004

2.6.3 Enfoque DBR

El enfoque DBR (Drum Buffer Rope) es un enfoque que forma parte de la Teora de las Restricciones
(TOC), en el cual se busca conocer las restricciones del sistema o los recursos restriccin (Goldratt
1994) para as poder modelarlo y establecer polticas que ayuden al manejo de ste, a travs de una
explotacin eficiente de las limitaciones de l.

Drum (Tambor): El tambor es el elemento de la cadena que establece el ritmo de la produccin o el

aprovisionamiento, el cual obedece netamente a lo que son las restricciones del sistema (pasa a ser

15
 un cuello de botella). En consecuencia, el sistema debe adaptarse al tambor para evitar atascos que
perjudiquen su desempeo.
Buffer (Colchn): El buffer es el amortiguador que mantiene al sistema en funcionamiento al
sistema en caso de imprevistos, evitando que el tambor genere un quiebre de stock. Este buffer se
ubica en posiciones estratgicas con el fin de que el material llegue a los puntos crticos con cierta
anticipacin, desacoplando la limitacin respecto de las incertidumbres de los otros recursos
(TEOC 2007).
Rope (Cuerda): La cuerda es el elemento que une al cuello de botella con el inicio de la cadena, y
se encarga de mantener la comunicacin y el flujo de los materiales, evitando que se produzcan
materiales que no hagan falta (TEOC 2007), logrando de esta manera evitar las eficiencias locales
centrndose en la subordinacin y buscando la eficiencia global.

2.7 Levantamiento de Informacin

2.7.1 Encuesta

La encuesta es definida como el mtodo de investigacin capaz de dar respuestas a problemas tanto en
trminos descriptivos como de relacin de variables, tras la recogida de informacin sistemtica, segn
un diseo previamente establecido que asegure el rigor de la informacin obtenida"(Buenda et al, 1998),
otra definicin sugiere que la encuesta es una bsqueda sistemtica de informacin en la que el
investigador pregunta a los investigados sobre los datos que desea obtener, y posteriormente rene estos
datos individuales para obtener durante la evaluacin datos agregados.(De la Rada, 2001) . Con la unin
de ambas definiciones se puede hacer un diagrama de lo que es la encuesta:

Bsqueda de Diseo de la Recogida de Dar Respuesta al

Informacin Encuesta Informacin fenmeno en Estudio

Figura 2.3: Recopilacin de informacin a travs de encuestas

Fuente: Elaboracin Propia

No obstante, algunos autores clasifican las encuestas acorde a una serie de criterios los cuales se
muestran a continuacin (Universidad de Navarra, 2002):

a) Segn su Objetivo
Exploratorias: Encuesta que se utiliza como primera aproximacin al fenmeno en estudio.

16
 Descriptivas: Encuesta que se realiza para definir la realidad, dando respuesta a la naturaleza del
fenmeno.
Explicativas: Busca realizar asociaciones causa efecto entre los fenmenos.
Predictivas: Las encuestas predictivas buscan como su nombre lo dice predecir el comportamiento
de las variables en estudio.
Evaluativas: Son las que buscan evaluar el grado de ejecucin, cumplimiento o satisfaccin de la
poblacin.

b) Segn su Procedimiento de Administracin:

Personal: La que se realiza de manera presencial.
Telefnica: Encuesta que es realizada por telfono.
Postal: Encuesta que se enva por correo al encuestado.
Web: Encuesta que se realiza a travs de una plataforma web.

c) Segn su Dimensin Temporal:

Transversales o Sincrnicas: Buscan conocer el estado de las variables en un momento dado.
Longitudinales o Diacrnicas: Son estudios que se realizan en un periodo de tiempo y miden la
variacin de las variables.

d) Segn su Finalidad:
Poltico Sociales: Encuestas que se realizan para evaluar el comportamiento de los individuos en
temas del mbito social y/o poltico.
Comerciales : Encuestas que se realizan para indagar acerca de las preferencias comerciales de los
encuestados.
Con Fines Especficos: Todo tipo de encuesta que no pertenezca a los grupos anteriormente
mencionados.

De esta forma, acorde a los criterios anteriormente expuestos, la encuesta que se emplear para la
realizacin de este estudio ser de carcter Exploratorio, Personal, Transversal y con Fines Especficos.
Esto quiere decir que se aplicar para realizar una primera aproximacin al fenmeno en estudio, referida
a las opiniones personales de los encuestados, realizada va web, transversal para conocer el estado de
las variables en un momento dado y con fines especiales dado que se har un estudio dentro de una
institucin pblica para recopilar informacin de carcter administrativo.

17
2.7.2 Entrevista

La RAE (2013) define la entrevista como vista, concurrencia y conferencia de dos o ms personas en
lugar determinado, para tratar o resolver un negocio, otros autores la definen como reunin o encuentro
formal que puede tener propsitos especficos, sin embargo una definicin que se asemeja ms al
objetivo de este trabajo de titulacin es un intercambio directo entre un analista y un componente de la
organizacin con el fin de recopilar informacin acerca de un tema en particular. La entrevista puede ser
aplicada a todo nivel dentro de la empresa, lo que posibilita la obtencin de informacin de diversa ndole.

2.7.3 Muestreo

El muestreo es la seleccin de una pequea parte estadsticamente determinada, utilizada para inferir el
valor de una o varias caractersticas del conjunto (RAE 2013). Estos se efectan para realizar estudios de
una poblacin a travs de muestras que resultan ms fciles y econmicas de medir.

El muestreo de una poblacin puede realizarse de diversas maneras, las cuales se exponen a
continuacin:

Muestreo Dirigido: El muestreo dirigido es aquel en que los elementos de la muestra son
seleccionados por decisin personal, y generalmente se utiliza en encuestas exploratorias.
Muestreo Sistemtico: Los elementos son seleccionados de una manera ordenada (sin embargo
dicho orden es al azar). Cada elemento se selecciona en funcin del nmero deseado de la muestra.
Muestreo Aleatorio Simple: Es un tipo de muestreo en el cual cada elemento tiene la misma
probabilidad de ser seleccionado, con lo cual se obtiene una muestra objetiva cuyo error muestral
puede ser medido.
Muestreo Aleatorio Mltiple: Este tipo de muestreo selecciona una muestra inicial pequea, pero
en caso de que los resultados del estudio no sean consistentes se incluyen mas casos a la muestra
y se repiten los anlisis.
Muestreo Aleatorio Estratificado: Este tipo de muestreo se utiliza cuando hay sospechas de que la
poblacin a estudiar es de carcter heterogneo, por lo cual se divide en estratos y se seleccionan
los elementos de manera sistemtica en cada estrato.
Muestreo por Clsters: En este muestreo la poblacin se divide en clsters o grupos, para luego
seleccionar parte de los grupos para realizar el anlisis.

18
2.7.4 Lenguaje de Modelamiento Unificado UML

El lenguaje UML es un lenguaje de modelado que permite la representacin conceptual y fsica de un

sistema (Mora 2002), de tal forma de describir mtodos o procesos. Este lenguaje de modelado es un
lenguaje grfico que ayuda a visualizar y documentar un sistema, lo cual es de gran ayuda como soporte
para la creacin de sistemas informticos. Gracias a que es un lenguaje estandarizado y grfico, el
usuario no requiere conocer el proceso para entender de que se trata, basta con conocer lenguaje para
lograr un entendimiento de lo que se habla.

2.7.5 Modelo de Casos de Uso

El modelo de casos de uso es una herramienta de modelado UML que se centra en describir como
alcanzar una nica meta de negocio (Junta de Andaluca. 2013) y documentan el comportamiento de
un sistema desde el punto de vista del usuario (Cceres 2006), por lo tanto, describe una caracterstica
del sistema relacionada con las funciones que ste puede realizar. Entre las caractersticas que debe
poseer un caso de uso estn:
i. Describir una tarea de negocio que sirva para las metas de ste.
ii. Tener un nivel apropiado de detalle.
iii. Ser bastante sencillo como para que un desarrollador lo elabore en un solo lanzamiento.

Los elementos que conforma un caso de uso son los siguientes:

Actor: Un actor es un algo o alguien que puede interaccionar con el sistema que se est
desarrollando(Mora 2002), vale decir, es un rol que realiza una labor frente al sistema y no un ente
en particular, por lo que no necesariamente tiene que ser una persona, tambin puede serlo un
sistema informtico o algn agente externo que interacte con el sistema.
Caso de Uso: Es una descripcin de un conjunto de secuencias de acciones que un sistema ejecuta
y que produce resultado observable de inters para un actor en particular. Son los requisitos
funcionales que indican qu es lo que har el sistema.
Tipo de Relacin (Document Information Retrieval Systems 2013) El tipo de relacin indica el
comportamiento que existe entre casos de uso, o entre los actores del sistema:
i. Asociacin: Este tipo de relacin indica la invocacin de un actor o caso de uso a otra
operacin.
ii. Dependencia: Este tipo de relacin se utiliza para cuando una clase depende de otra.
iii. Generalizacin: Este tipo de relacin es exclusiva de los casos de uso, donde pueden
ser de tipo Extends, cuando se quiere especificar ciertas variantes de un caso de uso lo
que conlleva que el comportamiento de dicho caso de uso ser diferente, o de tipo

19
 Uses, donde se desea especificar el comportamiento comn entre dos o ms casos de
uso.

Dentro del presente trabajo de ttulo se utilizar el modelo de casos de uso para poder sealar las
responsabilidades que tendr el sistema en cuanto a su funcionalidad. stos describirn que es lo que el
sistema debe hacer, pero no especifican necesariamente el cmo.

2.7.6 Estructura de los Casos de Uso

Segn Cceres (2006), los casos de usos pueden describirse de la siguiente forma:

Descripcin: La descripcin contempla un breve resumen del caso de uso, donde se menciona lo
que debe hacer dicho caso de uso.
Pre Condicin: La Pre- Condicin indica lo que debe cumplirse previamente antes de iniciar el
caso de uso, por lo cual, dicha condicin se asume como verdadera al momento de comenzar el
caso de uso.
Post Condicin: La Post Condicin indica lo que debe suceder una vez finalizado el caso de
uso, por lo cual el caso de uso se considera realizado satisfactoriamente una vez que dicha
condicin es cumplida.
Flujo Principal: El flujo principal es la secuencia que sigue el caso de uso al realizarse de manera
normal, de esta manera, es la secuencia que ms se repite al momento de realizar un determinado
caso de uso.
Flujo(s) Alternativo(s): El flujo alternativo es aquel que se ejecuta cuando existen ciertas
desviaciones dentro del sistema, lo cual hace que tenga que efectuarse un tratamiento particular
dados los escenarios que se puedan dar en un determinado caso de uso. Estos flujos debieran
satisfacer el resto de posibilidades tanto de xito como de fracaso del caso de uso, aunque en
ocasiones puede que el cumplimiento del caso de uso este ligado a requisitos de carcter no
funcional, lo cual debe registrarse en las observaciones.
Observaciones : Las observaciones es el espacio donde se especifica todo lo que no tiene que ver
directamente en el caso de uso pero que puede afectar su funcionamiento, como los requisitos no
funcionales que pueden ser necesarios en determinados casos.

2.8 Integracin de Conceptos:

A mediados del ao 2006, el Hospital Escuela de Burlington, Massachusetts, decidieron que deban
eliminar la burocracia al hacer pedidos y almacenar, y empezar a ahorrar a travs de la cadena de
suministro (Chase 2009). Tras dicho estudio, se generaron una serie de modificaciones que finalmente

20
cambiaron la cadena de suministro a una ms integrada y automatizada, lo cual gener importantes
ahorros. Bajo ese prisma, en el presente trabajo de titulacin se pretende realizar un estudio que muestre
de que manera est constituida la gestin de compras y el control de inventarios del HBPM para
posteriormente realizar modificaciones que ayuden a producir ahorros y minimizar los desperdicios. Para
lograrlo, se requiere el levantamiento de informacin, para lo cual la encuesta y la entrevista resultan
particularmente tiles, ya que permiten abarcar el amplio espectro de interrelaciones que existen dentro
del HBPM. La informacin obtenida requiere ser organizada de tal forma que resulte til para el objetivo
del estudio, para lo cual se presentar en forma de un diagnstico, el cual representar la realidad del
HBPM en funcin de sus procesos, su estructura y los diversos atributos que tiene el sistema utilizado por
el HBPM. En este sentido, el diagnstico se construir evaluando los procesos a travs de
categorizaciones ABC y filosofas como el TOC y control de gestin.

Una vez que se encuentre clarificada la realidad del HBPM, se requiere establecer cules sern los
cambios que se requieren para mejorar el desempeo. Primero que todo se espera realizar cambios en la
estructura o la forma en la cual se realizan los distintos procesos llevados a cabo dentro del HBPM. Es
aqu donde se plantea el uso de los modelos de Casos de Uso basados en UML y el modelamiento de
procesos a travs de BPMN los cuales muestran de manera esquemtica la estructura en la que se
sustenta cada uno de los procesos, brindando de esta manera los cimientos sobre los cuales se
construir la propuesta de mejora para el modelo de gestin de compras y control de inventarios del
HBPM.

21
3. DISEO METODOLGICO

La metodologa que se implement se basa bsicamente en 2 principios:

1. Requerimientos establecidos por el hospital.
2. Disponibilidad de recursos disponibles.

En la primera parte, el objetivo que persegua el HBPM era cambiar el sistema informtico que utilizaban
(Orden), por uno que se apegue ms a las necesidades que tenan. En este mbito se requera un
sistema que se apegue al nuevo modelo de abastecimiento que se deseaba implementar para el nuevo
HBPM. Este modelo implicaba una serie de cambios a los cuales el HBPM deba adaptarse, por lo que
fue indispensable realizar las correcciones al flujo de trabajo que se realizaba. De esta manera, se
requera un modelo que:
Considere los nuevos flujos de procesos.
Considere los cambios en las distintas responsabilidades.
Reduzca tiempos.
Muestre la informacin real.
Establezca nuevos informes acorde a las nuevas necesidades.
Aada los nuevos requisitos funcionales.
Reduzca el sobre stock.
Mejore la planeacin.
Mejore el control de los inventarios.

Por otro lado, la disponibilidad de recursos estuvo asociada al tiempo con que se contaba para obtener
informacin del personal, dado que los servicios de AFyB tienen una alta demanda diaria, a lo cual se le
suma el hecho de que los funcionarios participan regularmente en distintos tipos de capacitaciones, por
lo que se establecieron visitas regularmente a los departamentos mencionados previo acuerdo con los
funcionarios, de tal forma de aprovechar mejor el tiempo, evitar interrumpir el quehacer de ellos y de
trabajar de manera ms focalizada en los problemas analizados.

En la siguiente figura se muestra de manera esquematizada la forma mediante la cual el problema ser
abordado, la cual se desarrollar mediante 3 fases:
1. Anlisis del problema.
2. Recopilacin de informacin.
3. Elaboracin de la propuesta.

22
 Desarrollo de una
Anlisis del Definicin del
Anlisis Problema rea de Estudio
Propuesta de
Trabajo

Recopilacin
Bsqueda de Procesamiento de Desarrollo de un
de Informacin Informacin Diagnostico
informacin

Elaboracin Elaboracin de
de la una Propuesta Retroalimentacin Elaboracin de la
Inicial Propuesta Final
propuesta

Figura 3.1: Estructura del Diseo Metodolgico

Fuente: Elaboracin Propia.
3.1 Anlisis del Problema:

Un problema bien definido es un problema parcialmente resuelto. Tomando en cuenta esto, el primer
paso de la metodologa propuesta consisti en definir el problema,, de tal forma de poder definir los
objetivos y los alcances dentro de los cuales se iba a desarrollar el estudio.

3.1.1 Definicin del rea de Estudio:

Cuando el problema estuvo claramente definido, se procedi

proced a definir
ir el rea en la cual se iba a realizar
el estudio, pues ya que el Hospital Base de Puerto Montt es una institucin bastante grande, muchos de
los problemas que tiene la organizacin son
s de carcter transversal, lo que hace necesario acotarlo de
tal modo que pueda ser abordado de manera ms sencilla.
sencilla. Por esta razn, cuando el problema estuvo
definido, se estableci el rea en la cual se iba a desarrollar el estudio.

3.2 Desarrollo de una Propuesta de Trabajo

Una vez establecidos el problema y el rea de estudio, se realiz una propuesta de trabajo, lo que
consisti en un plan de accin preliminar para sentar las bases del estudio que se iba a realizar. Dicha
propuesta se realiz ya que se necesitaba saber la manera en la cual el problema iba a ser abordado,
para as poder indicar con mayor eficacia aspectos como fuentes de informacin
informacin, procedimientos o
metodologas a emplear, etc.

23
3.3 Bsqueda de Informacin

El proceso de recopilacin de informacin fue dividido en 2 tipos:

1. Levantamiento de informacin externa: Se comenz a travs de la recopilacin de informacin de

distintas fuentes gubernamentales del rea de salud con el fin de efectuar la primera aproximacin
en lo que respecta a la gestin hospitalaria.

2. Bsqueda de informacin interna:

Entrevistas con el personal.
Reuniones con la directiva del Hospital.
Realizacin de una encuesta.
Revisin de manuales de procedimientos.

3.3.1 Entrevistas con el personal

Las entrevistas fueron realizadas al personal de distintos niveles dentro los departamentos de AFyB, ya
que se necesitaba conocer con mayor detalle el flujo de trabajo para as poder tener una visin global del
problema. Con estas entrevistas se busc obtener informacin acerca del funcionamiento del sistema
informtico, el manejo y seguimiento que se hace de los distintos requerimientos de los servicios del
hospital, desde el momento que surge la necesidad hasta que sta es satisfecha. Dichas entrevistas
fueron reiterativas en la medida que surgan nuevas necesidades.

3.3.2 Reuniones con la directiva del Hospital

Las reuniones realizadas con la directiva del Hospital fueron realizadas en distintas ocasiones puesto que
a la directiva le interesaba revisar los avances del proyecto para orientar el trabajo hacia las metas
propuestas del hospital. De esta forma se contaba con informacin actualizada del avance real del estado
del proyecto mientras que se corregan las desviaciones que surgan.

3.3.3 Realizacin de una Encuesta

Una vez se tuvo claro los flujos de trabajo de las distintas reas, se procedi a elaborar una encuesta en
conjunto con la directiva del hospital puesto que se necesitaba conocer la apreciacin que tenan los
usuarios de los distintos atributos, funcionalidades e informes con el que contaba el sistema que
utilizaban y las expectativas que se tenan de lo que debiese ser un sistema informtico, de esta forma se
hizo a los distintos usuarios partcipes del proceso de cambio mientras que se obtena informacin valiosa
de lo que esperaban del nuevo sistema. Dicha encuesta fue realizada a los funcionarios de AFyB.

24
3.3.4 Revisin de Manuales de Procedimientos

El hospital contaba con manuales de procedimientos de las unidades que lo componen, los cuales
establecan las tareas, actividades y objetivos de cada una de ellas. Estos manuales fueron revisados
puesto que se necesitaba conocer la forma en que estaban estipulados formalmente los procesos, de
esta forma se pudo saber si los resultados obtenidos de las entrevistas coincidan con lo que el hospital
estipulaba en sus manuales y posteriormente realizar las correcciones y consultas pertinentes.

3.4 Procesamiento de Informacin

Cuando se obtuvieron todos los datos de las distintas fuentes se procedi a procesarla de tal forma de
generar informacin que ayude a la toma de decisiones para enfocarlas en funcin de los distintos temas
abordados, generando de esta manera un sustento bajo el cual basar el diagnstico y la propuesta de
mejora.

3.5 Desarrollo de un diagnstico

Ya con la informacin procesada, se procedi con la elaboracin de un diagnstico del sistema

informtico, con el fin de evaluar el sistema Orden, para ver en qu condiciones se encontraba respecto a
lo que el usuario esperaba de l. Del mismo modo se realiz una revisin de los procedimientos llevados
a cabo para la adquisicin de bienes y servicios desde el momento que surge la necesidad hasta que
esta era satisfecha, pues de esta manera se pudieron esclarecer ciertas discordancias que finalmente
ayudaron a orientar el desarrollo del modelo.

3.6 Elaboracin de la Propuesta Inicial

Una vez realizado el diagnstico, con la informacin recopilada se realiz una propuesta inicial, la cual
consisti en la formalizacin de actores y los principales procesos llevados a cabo por ellos a travs del
modelo de casos de uso, pues se necesitaba conocer la base sobre la cual se construira el nuevo
modelo, por lo que se esquematizaron los procesos llevados a cabo a travs del sistema informtico por
los departamentos de AFyB.

3.7 Retroalimentacin

La retroalimentacin estuvo presente durante todo el proceso, ya que los distintos funcionarios
continuamente iban aportando, revisando y corrigiendo los avances, puesto que fue un trabajo realizado

25
en conjunto, de esta forma, se persegua obtener datos reales que representen fielmente la realidad del
HBPM.

3.8 Elaboracin de la Propuesta Final

Una vez que se tena toda la informacin recopilada, procesada y analizada, se hizo la entrega que
contena la propuesta final, la que corresponda a todo el proceso realizado: el levantamiento de
informacin, el establecimiento de los principales procesos, los requerimientos informticos necesarios
para el nuevo sistema y la propuesta de modelo para la gestin de compras y control de inventarios.

26
4. RESULTADOS

4.1 Anlisis
4.1.1 Anlisis del Problema:

El problema estudiado de manejo de inventarios radicaba en el desorden que le generaba al hospital

tener un sistema informtico deficitario en cuanto al procesamiento y generacin informacin oportuna y
til para la toma de decisiones y a procesos que estando estandarizados no eran implementados acorde
a lo planificado, de este modo, el HBPM deseaba idear un nuevo modelamiento que le permita
implementar los procesos de manera ms eficiente, reemplazando el sistema informtico con el que
contaban en aquel entonces (Orden) por uno que se adapte al nuevo modelo que se deseaba
implementar. Por esta razn, se hizo necesario realizar un anlisis de los procesos que eran realizados
en el HBPM y cmo stos se sustentaban en el modelo de gestin que se deseaba implementar, para lo
cual se realiz un levantamiento de informacin, un diagnstico y posteriormente se elabor el modelo.

4.1.2 Definicin del rea de estudio:

El sistema informtico del Hospital Base de Puerto Montt era transversal a la organizacin, dado que era
usado por todos los servicios del hospital, ya sean estos de carcter clnico o administrativo. Sin
embargo, dado el tamao de la organizacin y en acuerdo con el HBPM, se opt por realizar un estudio a
nivel de los proveedores internos (AFyB), ya que eran ellos los principales afectados con el sistema
informtico, pues el resto de los usuarios en su calidad de clientes internos (Servicios Clnicos), utilizaban
el sistema mayoritariamente para realizar pedidos. De esta forma se redujo drsticamente la poblacin
que se tena que estudiar y se focaliz en los usuarios ms afectados por el problema.

4.1.3 Desarrollo de una propuesta de trabajo:

La propuesta de trabajo inicial consisti en una breve presentacin en la cual se defini las posibles
formas en la cual el problema podra ser abordado y en cmo se comenzara a levantar la informacin,
esto es, el rea de estudio, fuentes de informacin y las herramientas a utilizar. En dicha propuesta se
estableci:
rea: Departamento de Abastecimiento, Farmacia y Bodega.
Fuentes de informacin: Entrevistas con el personal, manuales de procedimientos, diagramas
de procesos e informacin institucional.
Herramientas: Encuesta, Modelo de Casos de Uso, Modelado de Procesos.

27
4.2 Levantamiento de Informacin

El proceso de levantamiento de informacin fue fundamental para el desarrollo del estudio posterior, dado
que al ir profundizando en el rea de estudio se fueron descubriendo distintos aspectos que no
necesariamente fueron considerados en la primera aproximacin al HBPM. ste proceso fue realizado
dentro de 3 pasos: bsqueda de informacin, procesamiento de informacin y la elaboracin de un
diagnstico, y cada uno de ellos se describe a continuacin.

4.2.1 Bsqueda de Informacin

Entrevistas con el personal: Las entrevistas realizadas peridicamente a los distintos funcionarios
dentro del departamento de Abastecimiento, Farmacia y Bodega, fueron construyendo la hoja de
ruta dentro de la cual se enmarcara la investigacin. En este mbito, fue claramente sealado por
los distintos funcionarios que gran parte del problema que tenan con el manejo de inventarios y le
gestin de compras se deba a un sistema informtico que no estaba correctamente implementado,
entregaba informacin incompleta, era lento y tena un soporte deficiente. Adicionalmente, los
resultados de las entrevistas con el personal mostraron los problemas puntuales de cada una de las
reas:
Abastecimiento: En Abastecimiento, el principal problema que tenan se trataba de que como
departamento, su funcin era comprar en base a los pedidos que le iban llegando. Sin embargo, la
gran mayora de las veces deban verificar que las solicitudes de insumos por parte de los distintos
centros de costo estn debidamente aprobadas (lo cual a juicio de ellos tena que ser parte de las
funciones del sistema informtico), lo cual en muchas oportunidades no era as, por lo que deban
informar al servicio solicitante que realice nuevamente la solicitud validada correctamente. Todo
esto se haca va documentos escritos, correos electrnicos y llamadas telefnicas. Este ritmo de
trabajo generaba gran estrs para los funcionarios ya que se encontraban sobrecargados de
informacin por distintas vas, lo que repercuta directamente en su desempeo, siendo usual que
algunas solicitudes se extraven y tengan que volver a ser efectuadas por parte de los servicios
clnicos, agregando an ms tiempo al proceso de solicitud. Aqu se detect claramente la carencia
de un canal nico o de un proceso estandarizado de solicitud de pedidos que era necesario
corregir.
Otro problema necesario de abordar es que el sistema que utilizaban no estaba integrado con otras
plataformas y sistemas con los cuales los funcionarios deben trabajar para realizar su trabajo
(como el portal de chilecompra o mercado pblico), por lo que se haca necesario la doble o hasta
la triple digitacin de los mismos documentos, con el consiguiente riesgo que esto implica (prdida
de informacin, errores de digitacin, etc).

28
 Farmacia: En el caso de farmacia, el problema radicaba en la planificacin de la compra de
medicamentos, puesto que no se realizaba una proyeccin real de consumo en el plan anual de
compra, sino que se planificaba la adquisicin de medicamentos en relacin a un consumo
histrico que no se actualizaba. No se consideraba ningn tipo de estacionalidad, estadstica ni
proyecciones futuras basadas en un criterio establecido, por lo que generalmente las cantidades
compradas no coincidan con las que se utilizaban durante el ao. Tampoco se realizaban
actualizaciones peridicas de los medicamentos que se utilizaban versus aquellos que se estaban
dejando de utilizar, lo que sola resultar en compra de medicamentos que estaban siendo
reemplazados por otros.

Bodega: Dentro del rea de bodega, se observ que el sistema informtico no le ayudaba a
realizar un control de existencias efectivo, puesto que en algunas oportunidades mostraba
inventarios que no existan o viceversa, adems de que tampoco generaba alertas ante eventuales
quiebres de stock. Tambin tenan un problema de espacio, ya que los pasillos siempre tenan
mercadera que no entraba en las respectivas bodegas y cierto desorden en la recepcin de
pedidos, derivado del mal manejo de las solicitudes de insumos y la descoordinacin entre
departamentos generadas por el sistema informtico y un flujo de proceso que no estaba
claramente establecido.

Reuniones con la Directiva: Las reuniones con la directiva fueron de carcter orientativo, las
cuales establecieron las directrices del trabajo que se deba realizar, estableciendo los alcances de
la investigacin, con lo cual se logr acotar el problema al rea de AFyB, apuntando principalmente
a analizar el sistema informtico y los procesos que se llevaban a cabo en l, para lo cual se elabor
una encuesta y se estableci analizar el sistema informtico a travs de un modelo de Casos de
Uso.

Encuesta: La encuesta que fue realizada en el HBPM se desarroll en conjunto con las jefaturas de
cada rea y la directiva del hospital, con el fin de conocer la percepcin que los usuarios tenan del
sistema informtico, evaluando sus distintas capacidades y deficiencias, as como para conocer las
expectativas de los usuarios ante la implementacin de un nuevo sistema informtico, lo cual se
esperaba utilizar en un eventual proceso de licitacin posterior. La encuesta fue de carcter
exploratorio con un muestreo dirigido y fue difundida por separado a quienes fueron considerados
como clientes internos (servicios clnicos) y los proveedores internos (AFyB). sta fue enviada va
correo electrnico por medio de la Subdireccin Administrativa del hospital con su debida
presentacin, objetivos, glosario y las preguntas hacia ambos grupos de encuestados. El grupo de
clientes internos compuesto por los servicios clnicos mostr un nulo inters, ya que slo siete
personas de los ms de 300 funcionarios respondieron la encuesta, por lo que se acord en conjunto

29
 con la directiva del hospital descartar ese grupo, el cual fue considerado por parte de ellos como
secundario, ya que slo utilizan el sistema para revisar inventarios y solicitar insumos. El segundo
grupo compuesto por los funcionarios de AFyB respondi en su totalidad, por lo cual se trabajaron
con los resultados de dicho grupo ya que ellos son los principales afectados y los que ms utilizan el
sistema informtico.

Revisin de manuales de procedimientos: Tambin se realiz una revisin de los manuales de

procedimientos del departamento de AFyB. stos establecan claramente los procesos,
responsables de ellos, funciones de los distintos departamentos y funcionarios e inclusive en
algunos casos se contaba con diagramas de flujo de los procesos. A grandes rasgos todo estaba
correctamente implementado en ellos, pero lamentablemente los procesos no se realizaban segn lo
estipulado. Esto se deba a que dichos manuales muestran el cmo debera ser, pero los procesos
no se haban adecuado totalmente a ellos o hasta el momento no se contaba con las herramientas
necesarias para realizarlos segn se deseaba.

4.2.2 Procesamiento de Informacin

La informacin recopilada de las distintas fuentes fue analizada y procesada de tal forma de elaborar un
diagnstico de la situacin en la cual se encontraba el departamento de AFyB en relacin a la gestin de
compras y el control de inventarios a travs de su sistema informtico, el cual se detalla a continuacin.

4.2.3 Diagnstico:

Con la informacin debidamente procesada, se realiz el diagnstico del sistema de control de

inventarios y gestin de compras al rea de AFyB dentro del HBPM, referente principalmente a los
procesos llevados a cabo, las comunicaciones entre los distintos departamentos, los atributos de su
sistema informtico y el desempeo general de ste.

Procesos:

Los procesos llevados a cabo dentro del sistema informtico eran diversos, los cuales variaban en
funcin de los distintos departamentos. El sistema completo estaba sustentado en un proceso bsico el
cual era la solicitud de insumos. Dentro de este proceso de solicitud de insumos, se encontraban los
Centros de Costo, los que iniciaban el proceso de solicitud enviando los requerimientos al respectivo
encargado del Centro de Responsabilidad, para ser aprobado (o eventualmente rechazado). Luego este
requerimiento, en caso de ser aprobado, era enviado al departamento de Abastecimiento, el cual
verificaba las existencias de bodega. En caso de que existan los medios para satisfacer dicho
requerimiento en bodega, se le comunicaba a dicho departamento para que despache los insumos

30
necesarios y en caso contrario se iniciaba el proceso de compra para adquirir los bienes solicitados.
(Para mayor detalle revisar el Anexo B: Proceso de compra del HBPM).
El proceso de solicitud de insumos se encontraba correctamente definido en cuanto a los pasos
necesarios para completarlo satisfactoriamente, pero el problema era uno asociado a la forma en la cual
dicho proceso se ejecutaba. El proceso anteriormente descrito se realizaba de manera ms o menos
regular, pero con diversos matices dependiendo de la persona o el departamento que las ejecutaba, lo
cual claramente representaba una dificultad cuando el hospital buscaba establecer sus procesos
administrativos de forma estandarizada.

Utilizando el enfoque DBR, se puede establecer que para el proceso de compra de insumos, el tambor
(drum) era el departamento de Abastecimiento, que revisaba y consolidaba las solicitudes para
posteriormente solicitar el despacho o realizar las compras. Abastecimiento pasaba a ser el cuello de
botella ya que en este departamento las compras se filtraban para ser finalmente ejecutadas o
rechazadas. El colchn (buffer) resulta ser el departamento de Bodega, el cual mantena los stocks de los
insumos y medicamentos para su posterior distribucin, y la cuerda (rope) el sistema informtico, el cual
manejaba la informacin que era vista por los distintos usuarios del sistema.

Comunicaciones:

Los departamentos de AFyB no siempre trabajaban de manera ordenada y coordinada, puesto que el
sistema de comunicacin que utilizaban no era un sistema integrado, sino mas bien se utilizaban los
correos electrnicos y las llamadas telefnicas, lo cual es usual en todo tipo de organizaciones, pero que
dada la cantidad de pedidos y solicitudes que se generaban diariamente tanto de clientes como
proveedores, se haca difcil el manejo de tanta informacin para los funcionarios, por lo que no era
inusual que el ente solicitante tenga que insistir varias veces por diversos medios para poder ingresar su
solicitud. Por otro lado, algunos departamentos trabajan con otros sistemas informticos con fines ms
especficos, que muchas veces utilizan informacin comn pero que no se encuentran integrados, esto
generaba problemas en cuanto a la actualizacin de la informacin, ya que deba hacerse de manera
manual. En la encuesta realizada, se consult si funcionaba correctamente la comunicacin entre los
distintos usuarios y departamentos a travs del sistema informtico, lo cual mostr los siguientes
resultados:

31
 Comunicacin entre departamentos
Porcentaje de Usuarios
55%

15% 15% 15%

0%

Totalmente en En desacuerdo Ni de acuerdo ni De acuerdo Totalmente de

desacuerdo en desacuerdo acuerdo

Figura 4.1: Evaluacin de la comunicacin entre departamentos del HBPM

Fuente: Elaboracin Propia

Tal y como se puede apreciar, la percepcin de comunicacin a travs del sistema informtico en general
era mala. Ninguno de los encuestados declar estar totalmente de acuerdo en que el sistema informtico
contribua a mejorar la comunicacin, mas bien, la dificultaba al no tener bien implementados los distintos
procesos que se ejecutan en l, haciendo que los usuarios realicen las mismas tareas en reiteradas
ocasiones, malgastando tiempo y recursos en ello. En otra pregunta donde se pregunt qu beneficios
considera ms importantes dentro de un sistema informtico en una escala de 1 a 6, dentro de las
respuestas posibles, la que obtuvo resultados ms altos fue la mejora en la comunicacin ya sea entre
departamentos o dentro del mismo departamento, demostrando que los usuarios necesitan un sistema
que mejore la comunicacin entre ellos.

Qu beneficios considera ms importantes dentro de un sistema informtico?

Tabla 4.1: Ponderacin beneficios de un sistema informtico

Mejora en la comunicacin entre departamentos 4,9

Mejora en la comunicacin en su departamento 4,6
Reduccin de tiempos en procesos de pedido 4,1
Generacin de informacin 3
Reduccin de tiempos en procesos de compra 2,7
Obtencin de informacin 1,9
Fuente: Elaboracin Propia

32
 Sistema Informtico:

Atributos del sistema informtico:

En cuanto a los atributos del sistema informtico, se incluyeron una serie de atributos a evaluar dentro de
la encuesta a los usuarios, lo que arroj resultados no muy favorables, puesto que de una escala de 1 a
8, siendo uno la nota mnima y ocho la mxima, el atributo ms valorado fue Funcionalidad con slo un
3.05, ni siquiera por sobre la media. La siguiente tabla y grfico muestran la evaluacin de todos los
atributos consultados:

Atributos valorados
Rapidez
4
Integracin 3 Interfaz
2
1
Fuentes de Ponderacin del atributo
Funcionalidad 0
informacin

Soporte Flexibilidad

Es intuitivo

Figura 4.2: Valoracin de atributos del sistema Orden

Fuente: Elaboracin Propia
Tomando en cuenta que la mayor parte de los problemas mencionados se deben a una funcionalidad
deficiente del sistema informtico, en rasgos generales los atributos del sistema informtico no fueron
satisfactorios.

Un aspecto que no fue considerado dentro de los atributos a evaluar fue la seguridad del sistema
informtico, pero fue sealado dentro de la misma encuesta por parte de los usuarios. En este aspecto se
indicaron falencias graves del sistema las cuales fueron posteriormente corroboradas por los jefes de
cada rea, indicando que:
No haba restriccin de acceso: Cualquiera poda ingresar al sistema informtico sin mayores
dificultades.
No mostraba el historial de quienes realizan modificaciones ni qu modificaban: No exista registro
de los cambios realizados en el sistema ni menos de quien era el que los haca.

33
No contaba con perfiles de usuario: Todos los usuarios tenan acceso a casi la misma informacin.
Por otro lado se les consult a los encuestados acerca de qu atributo consideran que debiese mejorar:

Tabla 4.2: Ponderacin atributos a mejorar del sistema Orden

1.- Soporte
2.- Integracin
3.- Es intuitivo
4.- Flexibilidad
5.- Funcionalidad
6.- Fuentes de informacin
7.- Interfaz
8.- Rapidez

Fuente: Elaboracin Propia

En primer lugar se ubic el soporte, el cual segn fue indicado por los encuestados, era realizado por tan
slo una persona, y en caso de que esta no se encuentre, se vean en graves dificultades para poder
restablecer los sistemas. Esto fue un hecho realmente preocupante pues el soporte de un sistema
informtico que alimenta a una organizacin tan grande e importante como lo es el HBPM no puede estar
a cargo de tan solo una persona.
En segundo lugar se encontr la integracin, lo cual hace alusin a la comunicacin que es tan necesaria
dentro de esta organizacin y que fue sealada con anterioridad.

Desempeo del sistema informtico:

En cuanto al desempeo del sistema informtico, se poda ver claramente que no era el esperado, sin
embargo se les consult a los usuarios respecto a la opinin que tenan acerca de l:

34
 Desempeo del sistema
Porcentaje de Usuarios
57,10%

23,80%
14,30%
4,80%
0%

Psimo Malo Regular Bueno Excelente

Figura 4.3: Desempeo del sistema Orden

Fuente: Elaboracin Propia

Tal como se pudo apreciar, las opiniones de los usuarios indicaban que el sistema informtico utilizado
era entre regular y malo, debido principalmente a los problemas mencionados de Funcionalidad, Soporte,
Integracin y Seguridad.
Finalmente en este apartado se ahond ms dentro del sistema, consultando a los usuarios acerca del
sistema de reportes con el que cuenta, para lo cual se les pregunt si el sistema de reportes daba cuenta
a sus necesidades:

Adaptacin a necesidades
Porcentaje de Usuarios
47,60%

23,80%
19%
9,50%

0%

Totalmente en En desacuerdo Ni de acuerdo ni De acuerdo Totalmente de

desacuerdo en desacuerdo acuerdo

Figura 4.4: Adaptacin a necesidades del sistema Orden

Fuente: Elaboracin Propia

35
En esta respuesta el sistema de reportes result ser mayoritariamente malo, lo cual se pudo corroborar al
ver que los informes presentaban informacin imprecisa (no siempre se encontraba actualizada),
informacin adicional que no era til as como informacin necesaria que no apareca. Ejemplos de
reportes con dichas falencias se muestran a continuacin:
Reportes de rdenes de compra (realizadas, en trmite, finalizadas, etc).
Reporte de Recepciones (que indique el historial por proveedor).
Consumos por Centro de Costo (mensuales).

Por otro lado los usuarios hicieron ver una gran cantidad de reportes que decan necesitar pero que no se
encontraban implementados dentro del sistema, como lo son:
Reporte de recepciones diarias.
Reporte de licitaciones asignadas a cada orden de compra.
Reporte de rdenes de compra por usuario.
Reporte de consumo de medicamentos en dosis unitaria.
Reporte de vencimientos.
Plan Anual de Compra.
Historial de acceso.

Esto hizo ver la necesidad de realizar una reestructuracin en lo que a informes se refiere, ya que era esa
la informacin en que los usuarios se basaban mayormente para realizar la toma de decisiones.

4.3 Elaboracin de la Propuesta

4.3.1 Elaboracin de la Propuesta Inicial

Primero que todo, dada la necesidad de conocer las interacciones que los distintos usuarios tienen con el
sistema informtico, la primera parte de la solucin a implementar consisti en la elaboracin de un
modelo de Casos de Uso. Estos Casos de Uso fueron realizados de manera independiente partiendo por
el departamento de Farmacia (en base al flujo normal), que es donde parte el ciclo de pedido, luego
Abastecimiento y finalizando con Bodega con el cual termina el ciclo realizando la entrega de cada uno
de los pedidos a los distintos servicios clnicos.

Para la realizacin de los casos de uso primero se identificaron los actores involucrados, para
posteriormente identificar los principales casos de uso de cada uno de ellos, y finalmente se realiz la
descripcin en detalle de los Casos de Uso en conjunto con los propios usuarios del sistema informtico
dentro del rea de AFyB para que ste se apegue de mejor manera a la realidad del HBPM, mostrando
de manera precisa cada uno de los procesos de las distintas reas y como stos debiesen ser

36
implementados dentro de un nuevo sistema informtico, para posteriormente continuar con el desarrollo
del modelo de Gestin de Compras y Control de Inventarios.

Abastecimiento:

Figura 4.5: Modelo UML del rea de Abastecimiento - Jefe de Abastecimiento

Fuente: Elaboracin Propia

Figura 4.6: Modelo UML del rea de Abastecimiento - Unidades Compradoras

Fuente: Elaboracin Propia

Figura 4.7: Modelo UML del rea de Abastecimiento - Gestor de Contratos

Fuente: Elaboracin Propia

37
 Tabla 4.3: Caso de Uso Elaboracin del Plan Anual de Compra
Caso de Uso Elaboracin del Plan Anual de Compra.
Actores Jefe de Abastecimiento.

Descripcin Una vez al ao se realiza el plan anual de compras para planear las compras
del hospital para el ao siguiente.
Pre Condicin Los distintos servicios clnicos deben establecer sus necesidades para el
prximo ao.
Post Condicin El plan anual de compra es consolidado e ingresado al sistema.
Flujo Normal Se abre un portal donde cada Centro de Responsabilidad debe
ingresar sus necesidades anuales (de consumo y de inversin por
separado).
Los requerimientos de cada unidad son revisados por una comisin
para su aprobacin, observaciones o rechazo.
Los requerimientos de las distintas unidades son consolidados.
Se ingresa el plan anual al sistema.
Observaciones Dar estacionalidad a los productos que la presenten.
Velar por el cumplimiento de las necesidades proyectadas anuales.
Corregir los consumos proyectados en base al consumo real.
Fuente: Elaboracin Propia
Como bien se seal, este proceso era realizado una vez al ao, donde se ingresaban al sistema los
requerimientos estimados de todos y cada uno de los Centros de Responsabilidad del HBPM. En este
proceso se cambi el enfoque bajo el cual era realizado, ya que anteriormente era realizado ntegramente
por una comisin. Bajo este enfoque, se busc que cada Centro de Responsabilidad realice su
planeacin anual en funcin de sus necesidades proyectadas, se carguen al sistema y que la comisin
solo evale y realice las correcciones pertinentes a cada uno de ellos, de esta manera poder ahorrar
tiempo y tener una mayor exactitud a la hora de proyectar las necesidades anuales. Adems el hecho de
que se encuentren en el sistema precargadas ayudara a realizar un seguimiento y a mejorar el control
por parte de la directiva.

Tabla 4.4: Caso de Uso Compra de Insumos

Caso de Uso Compra de Insumos.
Actores Jefe de Abastecimiento.
Unidades Compradoras.

Descripcin Proceso mediante el cual se adquieren insumos, equipamiento, servicios o

cualquier producto necesario para el correcto funcionamiento del hospital.

38
Pre Condicin Que se genere una necesidad o exista un requerimiento manifiesto.
Post Condicin Envo de Orden de Compra para una licitacin o realizacin de una compra
directa.
Flujo Normal Bsqueda de proveedores en el portal de chilecompra.
Generacin de una orden de compra para la licitacin.
Seguimiento de la licitacin hasta la adjudicacin.
Flujo Alternativo Compra Directa:
Se buscan proveedores en una base de datos.
Se realiza una cotizacin.
Se efecta la orden de compra y se adquiere el producto basado en
una evaluacin multicriterio.
Fuente: Elaboracin Propia
En lo que respecta a la compra de insumos el proceso slo fue esquematizado, ya que no presentaba
variantes.

Tabla 4.5: Caso de Uso Consolidar Pedidos

Caso de Uso Consolidar Pedidos.
Actores Jefe de Abastecimiento.
Unidades Compradoras.

Descripcin Unin de los requerimientos de las distintas reas para su posterior

adquisicin.
Pre Condicin Los pedidos de los distintos centros de responsabilidad son ingresados al
sistema de abastecimiento.
Post Condicin Los pedidos son ingresados al portal de mercado pblico a travs de la orden
de compra o son adquiridos a travs de una compra directa.
Flujo Normal Los requerimientos de insumos de cada centro de responsabilidad
son recepcionados a travs del sistema .
Los requerimientos de cada unidad son revisados y aprobados para
su posterior consolidacin.
Los requerimientos de cada unidad son consolidados a travs del
sistema para poder realizar la orden de compra.
Los requerimientos son clasificados acorde a su respectiva categora.
Los pedidos son enviados a las unidades de compra especficas.
Flujo Alternativo Pedido Rechazado:
Se rechaza el pedido.

39
 Se notifica a la unidad respectiva para su revisin.

Observaciones Que se manejen unidades de referencia uniformes.

Fuente: Elaboracin Propia
En el caso de la consolidacin de pedidos, se propuso que tambin sea realizado va sistema, ya que con
los cambios que se sugieren, la aprobacin o rechazo de solicitudes de insumos se hara va sistema, y
los pedidos estaran validados electrnicamente, con lo que se hace posible realizar la consolidacin de
los pedidos de los distintos Centros de Responsabilidad a travs del sistema informtico, lo que se
espera reduzca la carga de trabajo de los funcionarios de Abastecimiento, evite el extravo de solicitudes,
mejore el control por parte de las unidades compradoras y agilice el proceso en general.

Tabla 4.6: Caso de Uso Gestin de Contratos

Caso de Uso Gestin de Contratos.
Actores Gestor de Contratos.

Descripcin Registro y control de los contratos para realizar su seguimiento y gestin

sobre ellos.
Pre Condicin Que se genere un nuevo contrato a partir de la adjudicacin de una licitacin
o un convenio generado entre el hospital y otra institucin.
Post Condicin Se termina el convenio y/o contrato y se genera un nuevo proceso de
licitacin o compra.
Flujo Normal Se recibe el contrato firmado ante notario por el proveedor y con
firma del director del hospital.
Se ingresa el contrato al sistema interno.
Se ingresa la boleta de garanta.
Se registra el contrato, se le crea una ficha en mercado pblico y se
ingresa la boleta de fiel cumplimiento.
Se realiza el seguimiento para velar por el cumplimiento de lo
estipulado en el contrato.
Se archiva el contrato hasta su cumplimiento.
Fuente: Elaboracin Propia
La Gestin de contratos no sostuvo mayores cambios, puesto que parte importante del proceso se
realizaba a travs del portal de Mercado Pblico, el cual es de carcter estatal y a nivel nacional, lo que
imposibilit realizar cambios a nivel local.

40
 Farmacia:

Figura 4.8: Modelo UML del rea de Farmacia - Encargado de Centro de Responsabilidad
Fuente: Elaboracin Propia

Figura 4.9: Modelo UML del rea de Farmacia - Encargado de Centro de Costo
Fuente: Elaboracin Propia

Tabla 4.7: Caso de Uso Autorizar Pedidos

Caso de Uso Autorizar Pedidos.
Actores Encargado del Centro de Responsabilidad.

Descripcin Proceso de validacin de los pedidos para generar requerimientos de

insumos.
Pre Condicin El pedido es generado por el encargado del Centro de Costo y es ingresado
al sistema.
Post Condicin Cambia el estado del pedido a autorizado o rechazado.
Flujo Normal Se ingresa el pedido en el sistema.
Se revisa si el pedido es parte de la programacin del plan anual de
compra.
Se autoriza el pedido y se carga al sistema.
Flujo Alternativo Si el pedido no es parte del plan anual de compra:
El encargado del Centro de Responsabilidad revisa la pertinencia
presupuestaria y tcnica del pedido.
De ser pertinente se verifica el presupuesto y luego son validados,
realizando el ajuste presupuestario y de programacin.

41
Observaciones El ajuste de programacin debe ser ingresado al plan anual de
compra para que sirva de referencia para el ao siguiente.
Fuente: Elaboracin Propia

Los distintos usuarios del rea de AFyB entrevistados del HBPM manifestaron en reiteradas ocasiones
que la validacin de pedidos es un proceso complicado. Esto se debe a que solan llegar pedidos
validados por centros de costo que no corresponden, no se encontraba a la persona que deba hacer la
validacin, o porque sola pasar que se realizaban pedidos sin ser previamente validados y
posteriormente ningn centro de costo se haca cargo del costo asociado. Con el fin de disminuir estos
problemas, en el nuevo modelo se opt por realizar la validacin electrnica. Anteriormente se realizaban
a travs de documentos firmados por el respectivo encargado del Centro de Responsabilidad, pero la
idea en este modelo es que la solicitud sea precargada al sistema por cada uno de los encargados del
Centro de Costo, para posteriormente ser validados o rechazados por el encargado del Centro de
Responsabilidad.

Tabla 4.8: Caso de Uso Ejecutar Pedidos

Caso de Uso Ejecutar Pedidos.
Actores Encargado de Centro de Costo.

Descripcin Proceso de solicitud de insumos en base al surgimiento de necesidades.

Pre Condicin Se detecta la necesidad de un insumo y/o medicamento.
Post Condicin El pedido es cargado al sistema para su posterior validacin.
Flujo Normal Se detecta la necesidad.
Se verifica que insumos se necesitan para satisfacer dicha necesidad.
Se carga al sistema una solicitud de insumos para ser validada por el
encargado del Centro de Responsabilidad.
Fuente: Elaboracin Propia

En el caso de la ejecucin de pedidos, el cambio fue que en vez de realizar los pedidos directamente al
encargado de Centro de Responsabilidad, los pedidos sean precargados al sistema para que
posteriormente el encargado del Centro de Responsabilidad realice la validacin para que posteriormente
ingresen al sistema de almacenamiento, integrando todos los pedidos en una sola interfaz donde puedan
ser fcilmente revisados y validados.

Tabla 4.9: Caso de Uso Elaboracin del Presupuesto del Plan Anual de Compras
Caso de Uso Elaboracin del Presupuesto del Plan Anual de Compras.
Actores Encargado de Centro de Responsabilidad.

42
 Encargado de Centro de Costo.

Descripcin Elaboracin de los requerimientos del rea para la proyeccin anual de

compras.
Post Condicin El plan anual de compra parcial es cargado al sistema.
Flujo Normal El Encargado de cada Centro de Costo analiza los requerimientos de
su unidad.
Se realiza una proyeccin de consumo.
Se carga en el sistema.
El encargado del Centro de Responsabilidad revisa los
requerimientos, realiza los ajustes pertinentes y son autorizados.
Observaciones El encargado del Centro de Costo o el encargado de Centro de
Responsabilidad debe indicar los detalles de requerimientos mensuales
especficos de ser necesario.

Fuente: Elaboracin Propia

En la elaboracin del Presupuesto del Plan Anual de Compras, como se mencion anteriormente, la idea
fue dividir el trabajo entre los respectivos encargados de Centros de Responsabilidad y la comisin que
evala los requerimientos. El primero deber realizar su proyeccin anual en base a pronsticos,
proyecciones, estadsticas (lo cual no se haca en aquel entonces) y presupuesto, velando por establecer
los requerimientos mensuales que sean pertinentes (dar estacionalidad a los pedidos) y el segundo
debera revisar dicha solicitud y hacer las observaciones que vengan al caso. De esta manera se busc
realizar una proyeccin ms precisa que ayude a la gestin de Bodega y disminuya los costos asociados
a almacenaje y pedidos.

43
 Bodega:

Figura 4.10: Modelo UML del rea de Bodega - Unidades Compradoras

Fuente: Elaboracin Propia

Figura 4.11: Modelo UML del rea de Bodega - Jefe de Bodega

Fuente: Elaboracin Propia

44
 Figura 4.12: Modelo UML del rea de Bodega - Funcionarios de Bodega
Fuente: Elaboracin Propia

Figura 4.13: Modelo UML del rea de Bodega - Encargado de Bodega General
Fuente: Elaboracin Propia

Tabla 4.10: Caso de Uso Prestar

Caso de Uso Prestar.
Actores Jefe de Bodega.
Funcionarios de Bodega.
Unidades Compradoras.
Descripcin Movimiento de existencias fuera del hospital.
Pre Condicin Que se reciba una solicitud de prstamo.
Post Condicin Que el prstamo sea efectuado y que lo prestado sea rebajado del sistema.
Flujo Normal Recepcin de solicitud de prstamo en Abastecimiento o Bodega.
Bodega confirma la disponibilidad de lo solicitado.
Se retiran los productos.

45
 Se genera el documento de salida en el sistema.
Fuente: Elaboracin Propia
El caso de uso Prestar era considerado tambin como Donar por parte del Hospital Base de Puerto
Montt ya que muchas de las mercancas que se prestan no eran devueltas al hospital. Los prstamos
eran realizados preferentemente a hospitales con menos recursos como el Hospital de Maulln. Este caso
de uso era compartido por funcionarios de Abastecimiento y Bodega, ya que por una parte la solicitud era
recibida (abastecimiento) y la factibilidad del prstamo era chequeada por los funcionarios de Bodega.

Tabla 4.11: Caso de Uso Pedir Prestado

Caso de Uso Pedir Prestado.
Actores Unidades compradoras de abastecimiento.

Descripcin Solicitar prstamos de insumos y/o medicamentos a otros establecimientos.

Pre Condicin Que surja la necesidad urgente de cierto insumo y/o medicamento.
Post Condicin Los insumos y/o medicamentos se ingresan al hospital a travs de un
prstamo.
Flujo Normal Solicitud del producto va telfono o correo electrnico.
Se recibe el documento del establecimiento que realiza el prstamo.
Fuente: Elaboracin Propia
En el Caso de Uso de Pedir Prestado no se realizaron cambios.

Tabla 4.12: Caso de Uso Recepcin por Proveedor

Caso de Uso Recepcin por Proveedor.
Actores Funcionarios de Bodega.
Jefe de Bodega.

Descripcin Ingreso de la mercadera al sistema y a la bodega del hospital.

Pre Condicin El usuario que realiza el registro debe haber ingresado al sistema y haber
recibido la mercadera.
Post Condicin Las mercaderas deben figurar en las existencias de la respectiva bodega en
el hospital.
Flujo Normal Se recepciona el bulto.
Se chequea la documentacin que viene en el bulto (que
corresponda con los productos solicitados).
Se revisa con la Orden de Compra del portal.
Se ingresa al sistema con la Orden de Compra Interna (Reflejo de la
del portal).

46
 Se ubican los productos en las respectivas bodegas.
Flujo Alternativo Despachos no completos:
Se informa a facturacin para solicitar la nota de crdito o se solicita
al proveedor que enve las unidades faltantes.
Entrega inmediata:
Se recepciona la mercadera.
Se comunica la llegada de insumos al servicio solicitante.
El servicio firma la gua y realiza el retiro.
El proveedor solicita el pago de lo consumido por el servicio.
Se recepciona en el sistema acorde al consumo.
El proveedor retira el saldo restante.
Devoluciones:
Cuando llega algo que no corresponde o excede la cantidad
solicitada se informa al proveedor para que realice el retiro del
excedente.
Fuente: Elaboracin Propia
No se realizaron cambios para el caso de uso de Recepcin por Proveedor.

Tabla 4.13: Caso de Uso Recepcin de Donaciones

Caso de Uso Recepcin de Donaciones.
Actores Funcionarios de Bodega.

Descripcin Recepcin de donaciones a determinados departamentos por parte de

instituciones de educacin superior.
Pre Condicin Que se reciba una donacin.
Post Condicin Las donaciones son ingresadas a los productos disponibles de la unidad
especfica acorde a la designacin del donante.
Flujo Normal Se recepciona la donacin.
Se ingresan las donaciones a los servicios que corresponden.
Fuente: Elaboracin Propia
En el caso de las Donaciones no se registraron cambios.

Tabla 4.14: Caso de Uso Recepcin por Guas de Reexpedicin

Caso de Uso Recepcin por Guas de Reexpedicin.
Actores Jefe de Bodega.

Descripcin Se ingresan al sistema productos que se reciben sin una Orden de Compra

47
 (Programas ministeriales, donaciones por parte de los proveedores).
Pre Condicin Que se reciban productos sin realizar un proceso de compra.
Post Condicin Los productos son ingresados a las existencias de las respectivas bodegas.
Flujo Normal Se recibe el producto.
Se realiza la recepcin por gua de reexpedicin.
Se ingresan los productos a las respectivas bodegas.
Fuente: Elaboracin Propia
El manejo de las Guas de Reexpedicin no sufri cambios.

Tabla 4.15: Caso de Uso Transferir

Caso de Uso Transferir.
Actores Encargado de Bodega General.

Descripcin Transferencias de productos de un Centro de Costo a otro.

Pre Condicin Solicitud de un pedido para un determinado servicio clnico.
Post Condicin Los productos son ingresados a las existencias del respectivo servicio.
Flujo Normal Se recibe el pedido de Abastecimiento.
Se realiza la rebaja de los productos de Bodega y se ingresan al
Servicio Clnico solicitante.
Se despachan los productos.
Fuente: Elaboracin Propia
En lo que respecta al Caso de Uso de Transferir, se vio que en rasgos generales no resultaba ser un
proceso que se realice con mucha eficiencia. No es que el proceso fuese mal ejecutado, sino que el
desorden generado en los pedidos repercuta directamente en el desempeo de este proceso.

Tabla 4.16: Caso de Uso Despacho de Pedidos

Caso de Uso Despacho de Pedidos.
Actores Funcionarios de Bodega.
Jefe de Bodega.

Descripcin Proceso mediante el cual se envan productos a los distintos servicios que lo
requieran.
Pre Condicin Que exista un pedido autorizado.
Post Condicin Los productos son entregados al servicio correspondiente.
Flujo Normal Se reciben los pedidos por parte de los servicios.
Se verifica la validez del pedido.
Se rebajan los productos de Bodega.

48
 El servicio retira su pedido.
Flujo Alternativo Falta de Insumos y/o medicamentos:
Se recibe el pedido.
Se verifica la validez del pedido.
Se despacha el pedido con los productos que se tienen o se espera,
de ser posible, tener los insumos necesarios para realizar el pedido
completo.
Observaciones Existen pedidos no planificados, que corresponden a imprevistos,
aumentos de consumo o urgencias.
Existen pedidos invlidos.
Falta de seguridad (firma, nombre, timbre, etc).
Fuente: Elaboracin Propia
En el Caso de Uso de Despacho de Pedidos, no se realizaron cambios directos, pero s se realizaron
cambios indirectos al proponer en el modelo que la validacin de cada uno de los pedidos sea realizada
por el sistema de manera electrnica.

Tabla 4.17: Caso de Uso Reposicin de Armarios Digitales

Caso de Uso Reposicin de Armarios Digitales.
Actores Jefe de Bodega.
Funcionarios de Bodega.

Descripcin Reposicin de los insumos utilizados en los armarios digitales OMNICELL.

Pre Condicin Entrega de informe de descuento de insumos.
Post Condicin Los insumos son cargados a los armarios digitales.
Flujo Normal Se recibe el informe de los insumos utilizados.
Se retiran de la bodega los insumos necesarios para la carga del
armario.
Los insumos son enviados a los armarios digitales.
Se reabastece el armario con los insumos requeridos.
Flujo Alternativo Falta de insumos:
Se recibe el informe de insumos utilizados.
Se solicita la compra y/o prstamo de los insumos faltantes.
Los insumos son ingresados a la bodega.
Los insumos se retiran de la bodega y son enviados a los armarios.
Se reabastecen los armarios.
Fuente: Elaboracin Propia

49
El Caso de Uso de la Reposicin de Armarios digitales estaba bien implementado, pues las reposiciones
se encontraban programadas indicando niveles de inventario y sistemas de alerta temprana que evitaban
en gran parte los quiebres de stock.

4.3.2 Retroalimentacin

Durante el proceso de retroalimentacin, fueron revisados los procesos anteriormente modelados con
cada uno de los departamentos de Abastecimiento, Farmacia y Bodega, realizando las correcciones
necesarias e incorporando a dichos procesos los detalles especficos de la realidad del Hospital Base de
Puerto Montt. En este apartado se realizaron correcciones referente al como deberan ser los procesos
realmente, contrastado con el cmo era llevado hasta el momento.

4.3.3 Elaboracin de la Propuesta Final

Finalmente con toda la informacin reunida, se procedi a realizar el modelo de gestin de compras y
control de inventarios.

Modelo de Gestin de Compras

Una vez realizadas las modificaciones involucradas dentro del proceso de compra del HBPM a travs de
los Casos de Uso, se hizo posible elaborar la propuesta para el modelo de gestin de compras,
especificando la informacin necesaria y realizando una propuesta de interfaz.

Se sugiri modificar la forma en que la informacin era presentada al momento de efectuar las compras.
Para lograr esto se decidi incluir informacin de otras reas a la interfaz en la cual se realiza la compra
de insumos y/o medicamentos, como informacin de inventario restante del producto cotizado, consumo
promedio y disponibilidad aproximada (informacin que corresponde al rea de Bodega y Farmacia) Por
otro lado tambin se modific la bsqueda de proveedores y de productos, aadiendo distintas categora
para que as el usuario pueda encontrarlos de manera ms fcil en base a la informacin que se conozca
de stos.

Para poder realizar una propuesta de interfaz que cuente con los datos necesarios para poder encontrar
proveedores, productos, y efectuar una cotizacin, se establecieron los parmetros necesarios. Dichos
parmetros fueron los siguientes:

Categorizacin proveedores:

Dada la gran diversidad de insumos que se requieren en el hospital, existe tambin una gran cantidad de
proveedores que se manejan a la hora de solicitar productos. En este sentido, se sugiri realizar una

50
categorizacin de proveedores para de esta forma poder elegirlos de manera ms sencilla en funcin de
lo que se buscaba. Dentro de esta categorizacin los criterios sugeridos fueron:

a) Tipo de mercadera: Proveedores agrupados acorde al tipo de mercadera que venden, para de
esta manera facilitar la bsqueda de proveedores al momento de que surja la necesidad de un
insumo especfico.
b) Volumen de mercadera: El volumen de mercadera que se maneja con cada proveedor vara
enormemente, por lo cual esta categora se ide para encontrar proveedores teniendo claro el
volumen de mercadera que estos manejan.
c) Precio de los insumos: Agrupar los proveedores acorde al precio de los insumos que ellos
ofertan brinda la posibilidad de obtener mejores precios al momento de realizar una compra, por
lo que tambin se introdujo como categora.
d) Tiempo de respuesta: En caso de solicitar insumos con urgencia, se incorpor la clasificacin
de los proveedores acorde al tiempo de respuesta, para que de esta manera el HBPM pueda
obtener rpidamente los insumos que necesite.
e) Local / Nacional: En caso de requerir ciertos niveles de servicio o tiempo de respuesta, es
relevante conocer si el proveedor es de carcter local o nacional.

Niveles de stock:

El HBPM fija sus niveles de inventario para cada uno de sus productos acorde al siguiente criterio:
a) Stock mximo: La mxima cantidad que se puede tener de un producto antes de que genere
problemas de almacenamiento.
b) Stock mnimo: La mnima cantidad que se debe tener de determinado producto para que el
HBPM funcione con normalidad y evitar quiebres de stock.

Se sugiri por parte del HBPM que los inventarios fueran incluidos con un sistema de semforo, el cual
muestre en colores los distintos niveles de inventario para que de esta manera les sea ms fcil
estableces que productos se encuentran en niveles muy altos o muy bajos.
Categorizacin de productos:

Dentro del HBPM existan diversos tipos de insumos que se compraban, por lo cual se hizo necesario
realizar una categorizacin de los diferentes tipos de insumos que se requieren.

a) Insumos mdicos: Insumos requeridos para satisfacer las necesidades mdicas de los
pacientes del HBPM, como jeringas, catteres, etc.
b) Medicamentos: todo tipo de medicinas requeridas para el tratamiento de las enfermedades.
c) Equipamiento mdico: El equipamiento mdico abarca cualquier tipo de equipo que se utilice
para realizar exmenes mdicos, como escneres, mquinas de rayos x, incubadoras, etc.

51
 d) Artculos de oficina: tems como resmas de hojas, cuadernos, clips, etc.
e) Aseo y Ornato: Artculos destinados al aseo del HBPM como lava lozas, cloro, escobas, etc.
f) Servicios: En esta categora se encuentran los servicios realizados al hospital que si bien
pueden ser de carcter intangible, se deben cotizar de igual manera.
g) Otros: Cualquier otro insumo o producto que no se encuentre incluido en las categoras
anteriormente expuestas.

Prioridad de productos:

Cada tipo de insumo tiene una prioridad distinta acorde a la urgencia con la que se necesite y a la
necesidad que vaya a satisfacer, por lo que se sugiri aadir el nivel de prioridad de cada uno de ellos. La
idea de la bsqueda por prioridad es que se establezca la prioridad del insumo que se desea buscar y
posteriormente al buscar un proveedor el sistema sugiera proveedores que puedan satisfacer dicha
necesidad en base a los tiempos de respuesta de cada uno de ellos, para as reducir la espera del
producto en caso de ser de prioridad alta.

a) Alta: Productos que se requieren en el hospital a la brevedad, por lo que necesitan ser adquiridos
de manera inmediata.
b) Media: Productos que debieran ser adquiridos en un plazo inferior a una semana.
c) Baja: Productos corrientes que pueden ser adquiridos en un plazo mayor a una semana.

Atributos del producto:

a) Nombre: Nombre con que figura el producto en el sistema.

b) Cdigo: Fue necesario introducir los cdigos que identifican a cada uno de los productos que se
manejan en el HBPM, tanto el cdigo original del producto (SKU) como el cdigo que se le asigna
internamente a cada uno de ellos.
c) Categora: Se debi indicar a qu categora corresponda cada producto que se mostraba en el
sistema informtico.
d) Valores de Referencia: Los valores de referencia se indicaron para establecer de manera clara
las fluctuaciones de precio que puede tener cada producto que se adquiere, lo cual pudiera servir
al momento de negociar los precios a los que se tranzan los bienes.
e) Stocks histricos: Los stocks histricos de cada producto estn asociados al nivel de stock a
travs del tiempo, para poder tomar dichos datos en cuenta al momento de realizar planeaciones
a mediano o largo plazo como el plan anual de compras.
f) Precio de compra: Se incluy tambin el precio en que finalmente se compra el insumo, para
poder ir actualizando el valor de referencia y el valor histrico.

52
 g) Consumo semanal / mensual / anual: Se incluy el consumo promedio de cada producto con el
fin de poder establecer cundo se deber efectuar una compra (aunque no se realice una
solicitud de compra). De esta manera se podra anticipar ante un eventual quiebre de stock.

La propuesta de interfaz para realizar las compras del HBPM consta de lo siguiente:

a) Bsqueda de Proveedores: La bsqueda de proveedores pretendi realizar un motor de

bsqueda que sea lo suficientemente gil y especfico para poder encontrar un proveedor con
determinadas caractersticas que sea capaz de satisfacer determinada necesidad, por lo que la
bsqueda de proveedores debi realizarse en base a su respectiva categora y su rango (de ser
necesario).
b) Bsqueda de Productos: A un nivel ms especfico, la bsqueda de productos incluy la
categorizacin de tipo de insumo, nombre del producto, cdigo y adems aadi la Bsqueda
por Prioridad, la cual debiese buscar los productos ligados a un determinado proveedor por su
tiempo de respuesta, para que de esta manera la compra sea realizada a un proveedor que
cumpla con un plazo estipulado.
c) Bsqueda Integrada: La bsqueda integrada se sugiri para realizar una bsqueda tomando en
cuenta los datos tanto del proveedor como del producto solicitado, de esta manera se espera
llegar a un nivel mucho mayor de especificidad cuando el usuario la requiera.
d) Cotizacin: En el rea de la cotizacin estarn los productos que hayan sido agregados a travs
de las bsquedas, detallando atributos relevantes como cdigo, nombre, cantidad, precio,
proveedor y el valor previo al cual fue comprado.
e) Revisin de Existencias: La revisin de existencias se incorpor dentro del mdulo de compras,
pues si bien es cierto que el sistema Orden contaba con dicha funcin, esta se encontraba en el
mdulo de bodega, al cual para acceder se necesitaba ingresar a otra parte del programa, por lo
que no siempre se chequeaba. Este chequeo de existencias se aadi para evitar incurrir en un
gasto que se puede postergar, logrando as disminuir el costo asociado a costos de oportunidad y
evitando eventuales sobrestocks que se pudiesen producir.

Posteriormente con los cambios realizados, se elabor una propuesta de interfaz que contenga la
informacin que se desea incluir.

53
 Figura 4.14: Propuesta de interfaz bsica de compra
Fuente: Elaboracin propia.

Recapitulando, el modelo propuesto tendra las siguientes caractersticas:

Los pedidos llegaran autorizados al departamento de Abastecimiento y seran consolidados
automticamente por el sistema.
Los pedidos llegaran validados electrnicamente va sistema, ante lo cual no se requerira
documentacin adicional por escrito.
El plan anual de compra estara dentro del sistema y sera actualizado constantemente a travs
de los consumos efectuados, mejorando la previsin para los aos siguientes.
La compra de productos se realizara con conocimiento del stock en bodega y la proyeccin de la
disponibilidad en base al consumo promedio (la informacin de bodega estara integrada en parte
a la interfaz de compra de abastecimiento).
La bsqueda se podra realizar de manera ms especfica, al establecer ms criterios y
categoras.
Finalmente, la compra se realizara con una mayor cantidad de informacin, que permitira reducir
la carga de bodega, evitando el sobreestock y quiebres de stock, reducira costos al permitir
postergar compras postergables, disminuyendo el costo de oportunidad del HBPM.

54
 Modelo de Control de Inventarios

Para el modelo de control de inventarios primero se establecieron los datos que iban a ser necesarios,
para despus unirlos de tal forma que generen informacin til para la toma de decisiones.

Atributos del inventario

Primero que todo se establecieron los atributos que eran necesarios para realizar el seguimiento de los
inventarios. Dentro de dichos atributos se establecieron los siguientes:
a) Nombre: Nombre del producto correspondiente.
b) Proveedor: Nombre de l o los proveedores del respectivo producto, para de esta manera poder
llevar un registro ms completo asociado tanto al producto como los proveedores, mostrando los
precios de compra, cantidades, tiempos de respuesta, etc.
c) Cantidad: La cantidad de bienes es un atributo bsico, pues el control de inventarios en gran
medida se basa en l, de esta forma se hace necesario llevar un registro de la cantidad de bienes
que se tienen en bodega para poder realizar gestin sobre ellos.
d) Niveles de stock: En una organizacin que compra mensualmente una gran cantidad y variedad
de productos, se hace necesario establecer los niveles de stock que se deben manejar para
poder satisfacer la demanda. De esta manera se incluy en los atributos los distintos niveles de
stock de cada producto. stos son:
Stock mximo: La mxima cantidad que se puede tener de un producto antes de que
genere problemas de almacenamiento.
Stock mnimo: La mnima cantidad que se debe tener de determinado producto para que el
HBPM funcione con normalidad.
e) SKU y cdigo interno: Estos cdigos se incluyen para poder llevar a cabo un control
computarizado de los inventarios y alimentar al sistema informtico.
f) Categoras y subcategoras: Se aadi la categora del insumo para que al momento de
realizar una bsqueda se pueda especificar la categora de insumo a la que pertenece para no
mostrar informacin adicional que no sea relevante.
g) Tipo de movimiento: El tipo de movimiento indica si se trata de una recepcin, un despacho,
una transferencia, donacin, etc.
h) Fecha: Este dato se utiliz para poder saber en qu momento se realiz determinado
movimiento.
i) Presentacin: Fue necesario conocer de qu forma era presentado determinado insumo (botella,
unidad, kilo, etc.) por lo que fue aadido este dato.
j) Ubicacin fsica: El conocimiento exacto de la ubicacin fsica de una mercanca facilita
encontrarla de manera rpida y precisa, por lo que se sugiri tambin dentro del modelo, de esta
forma el usuario puede encontrar rpidamente el producto que busque.

55
k) Promedios y desviaciones estndar de consumo: Este dato se incluye en el nuevo modelo ya
que no era utilizado en el HBPM. El manejo de los promedio de consumo con sus respectivas
desviaciones estndar proporciona informacin importante para realizar las planeaciones de
compra, ya que permite al usuario saber de antemano con cierta certeza cundo ser necesario
un reabastecimiento, y por otro lado permite realizar predicciones de cundo se aproxima una
nueva recepcin de mercaderas en caso de que estas no sean programadas.
l) Datos histricos: Los datos histricos se manejaban dentro del HBPM, aunque no de la manera
ideal pues no se actualizaban correctamente y no eran lo suficientemente completos. En el nuevo
modelo se propuso incorporarlos de tal manera que se vayan actualizando con el consumo del
ao anterior, para que al momento de realizar la planeacin anual o mensual, se cuente con un
dato certero de cuanto se consumi a la misma fecha en periodos anteriores. La incorporacin de
los datos histricos es un aspecto que se debiera lograr en el mediano o largo plazo, pues se
requiere levantar informacin de varios periodos para que sta pueda arrojar resultados certeros.
m) Indicadores de rotacin: La rotacin fue aadida para poder llevar la estadstica de qu
porcentaje del inventario se encuentra en movimiento, de esta manera poder establecer si existe
un dficit o un exceso de determinado producto.

Atributos de los proveedores:

a) Nombre: El nombre fue aadido como primera identificacin del proveedor.

b) Localidad: La localidad es un dato que se aadi para saber la cercana del proveedor, en caso
de que se tengan que realizar compras de manera directa en sus dependencias.
c) RUT: El RUT acta de manera similar a un cdigo y permite individualizar al proveedor a travs
de un nmero, por lo que fue aadido como mtodo de identificacin.
d) Categora ABC: Se estableci una categorizacin abc tanto para volumen de mercaderas como
para tiempo de respuesta, para que se pueda saber que proveedores mueven determinada
cantidad de productos y saber quines son ms rpidos en hacerlo.
e) Categora de insumos: Este dato se aadi para poder establecer qu tipo de insumos entrega
un determinado proveedor.
f) Tiempo de respuesta de proveedores: El tiempo de respuesta no era considerado en el modelo
que utilizaba el HBPM, sin embargo se consider necesario aadir esta informacin para facilitar
la gestin, ya que permite saber de manera estimada cuanto se demorar en llegar un pedido
desde que fue emitida la orden de compra (en el caso de Bodega) o cundo realizar una compra
para que sta llegue en un plazo determinado (Abastecimiento Farmacia).
g) Indicadores de entregas a tiempo: Las entregas a tiempo se aadieron para indicar en qu
porcentaje los proveedores cumplen con sus compromisos de manera puntual.

56
 h) Indicadores de entregas correctas: Las entregas correctas por su parte aadieron el dato de
qu porcentaje de las entregas cumplen con lo estipulado en la orden de compra o en el contrato.
i) Indicadores de atraso: Los atrasos para cierto tipo de insumos pueden ser crticos, por lo que se
hizo necesario establecer el indicador de atraso para as de esta manera descartar proveedores
que puedan ser riesgosos para insumos crticos.
j) Indicadores de devoluciones: Este indicador se agreg para cuantificar en qu porcentaje las
entregas eran devueltas al proveedor por no cumplir con lo estipulado en el respectivo contrato o
en la orden de compra.

Grficos:

El uso de interfaces grficas facilita la interpretacin de los datos que se obtienen del sistema, por lo cual
se incluyeron para mejorar la comprensin de los datos que se les presenten a los usuarios.

Elaboracin del modelo:

Con las variables y atributos necesarios previamente establecidos, se procedi a organizarlas para
elaborar la forma en la cual los datos debiesen estar estructurados para poder extraer de ellos
informacin til que permita la toma de decisiones. Para esto se realizaron varias propuestas en
diferentes reas.

Control de inventarios:

Esto es algo que se manejaba en el HBPM a travs de la Bincard, la cual muestra la siguiente
informacin:
a) Ubicacin fsica: Muestra en qu bodega se encuentra determinado producto.
b) Producto: Indica de que producto se trata.
c) Presentacin: La presentacin indica si el producto se almacena como caja, botella, unidad, etc,
aunque esta informacin no siempre se encontraba presente.
d) Fecha movimiento: Cundo era realizado determinado movimiento.
e) Origen: Muestra el proveedor de determinado producto.
f) Cantidades: Mostraba la informacin de las cantidades involucradas en las salidas como en las
entradas.
g) Destino: Mostraba hacia qu lugar se destinaban las salidas de determinado producto.
h) Saldo bodega: Cuanto quedaba en bodega despus de realizar determinado movimiento.
i) ltimo precio: ltimo precio al cual fue adquirido determinado producto.
j) Stock crtico: Indicaba el stock crtico del producto.

57
La informacin mostrada por la Bincard era suficiente, aunque contaba con ciertas falencias que debieron
ser tratadas:
a) Si bien contaba con fechas, las entradas y salidas no estaban organizadas por mes (slo
contenan la fecha), lo que en el caso de productos con muchos movimientos dificultaba la
obtencin de informacin especfica.
b) No contaba con grficos que puedan interpretar el comportamiento de los productos que all se
mostraban.
c) No se poda interactuar con ella dentro del sistema, slo a travs de una planilla Excel, por lo que
el usuario muchas veces tena que trabajar los datos para obtener la informacin que deseaba.
d) Indicaba el ultimo precio de adquisicin, pero no mostraba la tendencia de stos.

Un informe de estas caractersticas podra mejorar aadiendo algunos datos como:

a) Categora: La categora del respectivo insumo podra facilitar enormemente las bsquedas al
reducir el universo de productos, adems podra servir para establecer controles ms especficos,
por lo que result ser un dato que aadi mayor funcionalidad.
b) Promedios y desviaciones estndar de consumo: El control llevado por el consumo de
productos se limitaba a saber la cantidad que es consumida en determinada fecha. La idea de
aadir los promedios y las desviaciones estndar de consumo aade mayor precisin a la hora
de establecer el consumo a travs del tiempo.
c) Indicadores de rotacin: La rotacin de inventarios no se tomaba en cuenta dentro del HBPM
(al menos no en los informes que presenta el sistema), pero se consider que es un dato de gran
relevancia para ver en qu medida los distintos productos entran y salen del HBPM.
d) Datos histricos: A lo que se refiere con datos histricos es realizar un almacenamiento de
todos los datos obtenidos para su posterior anlisis, con el fin de poder establecer tendencias o
cualquier tipo de cambio de un determinado producto. La adicin de este dato supone una fuente
de informacin que debiera ir hacindose cada vez ms precisa y detallada a travs del tiempo.
e) Tiempo de respuesta del proveedor y desviacin estndar: El tiempo de respuesta del
proveedor se aadi para as poder saber lo que se le puede exigir a cada uno de ellos, para as
poder planificar mejor las compras en funcin de los plazos que sea capaz de cumplir.

Una vez establecidas las caractersticas tanto del modelo que se utilizaba en el HBPM como de la
propuesta realizada, se estableci un ejemplo a travs del insumo mdico Povidona, que es altamente
consumido y representa al 7.54 por ciento del gasto en insumos mdicos del primer semestre de 2013.

58
 i. Informacin Utilizada por el HBPM

En el modelo que se utilizaba en el hospital, la informacin que se pudo obtener a travs de la Bincard,
una vez procesada era la siguiente:
Tabla 4.18: Informacin cuantitativa sistema Orden

Povidona Stock Inicial Consumo Entradas Stock Final

Enero 37.750 149 38.050 75.651
Febrero 75.651 24.000 72 51.723
Marzo 51.723 44.000 45.000 52.723
Abril 52.723 56.786 27.036 22.973
Mayo 22.973 48.822 45.000 19.151
Junio 19.151 54.500 63.000 27.651

Fuente: Elaboracin Propia

Tabla 4.19: Informacin Cualitativa sistema Orden

Nombre del producto Povidona Yodada 10% sol x250[ml]
Cdigo: 217-6905
Proveedor: Droguera Hoffmann
Bodega: Bodega general
Presentacin: Frasco
ltimo precio: $3.43 (dato que no era verdico pues el costo
unitario era de $857)
Destino de salida: Diversos servicios clnicos
Stock mnimo: 20.000
Fuente: Elaboracin Propia

Como se pudo observar, si bien es cierto que la informacin generada a travs de la Bincard era
informacin valiosa, no era lo suficientemente completa, pues dejaba ciertos vacos de informacin ante
los cuales era necesario recurrir a otros informes que en algunas oportunidades haba que trabajarlos en
planillas de Excel.
Ante esta situacin se aadieron una serie de campos que permitan obtener mayor informacin dentro
del mismo informe para no tener que recurrir a otros informes adicionales que permitieran tener toda la
informacin que se deseaba.

59
 ii. Informacin Propuesta para el HBPM

Con la propuesta de modelo, tras el anlisis de diversos informes, la informacin se enriqueci brindando
los siguientes datos:
Tabla 4.20: Informacin cuantitativa modelo propuesto

Povidona Stock Inicial Consumo Entradas Stock Final Unidad Rotacin

Enero 37.750 149 38.050 75.651 [Frasco] 0,2%
Febrero 75.651 24.000 72 51.723 [Frasco] 31,7%
Marzo 51.723 44.000 45.000 52.723 [Frasco] 45,5%
Abril 52.723 56.786 27.036 22.973 [Frasco] 71,2%
Mayo 22.973 48.822 45.000 19.151 [Frasco] 71,8%
Junio 19.151 54.500 63.000 27.651 [Frasco] 66,3%

Fuente: Elaboracin Propia

Tabla 4.21: Informacin cualitativa y aadida modelo propuesto

Nombre del producto Povidona Yodada 10% sol x250[ml]
Cdigo: 217-6905
Proveedor: Droguera Hoffmann
Tiempo de respuesta promedio: 6,52 das
Desviacin estndar: 11,06 das
Bodega: Bodega general
Presentacin: Frasco
ltimo precio: $857
Destino de salida: Diversos servicios clnicos
Promedio de consumo: 38.043 unidades al mes
Desviacin estndar de consumo 21.940 unidades
Stock mnimo 13.350
Stock mximo 21.000
Fuente: Elaboracin Propia

El uso de grficos dentro de esta propuesta se utiliz para poder sensibilizar de mejor manera el
comportamiento de determinadas variables, para que de esta manera pueda ser ms notoria cualquier
anomala que se pueda producir en determinado producto. Continuando con el ejemplo de la Povidona,
se pudo apreciar que existi un comportamiento demasiado irregular, pues hubo periodos en que la
diferencia entre consumo y entrada fue excesiva como en los meses de enero, febrero y abril, donde se
registraron diferencias mayores a 35.000 unidades.

60
 Consumo vs Entradas
70000

60000
Cantidad de Povidona 50000

40000
Consumo
30000
Entradas
20000

10000

0
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Figura 4.15: Consumo vs entradas de Povidona

Fuente: Elaboracin Propia

Para llegar a obtener estos datos, fue necesario el estudio y procesamiento de 3 informes diferentes
(Bincard, Entregas por Proveedor, y Despacho de Medicamentos), lo que represent un gran consumo de
tiempo. La idea de implementar una Bincard con estos datos es evitar tener que realizar todo trabajo y
tener la informacin de manera inmediata, ya que el software lo permite.

El anlisis de los datos obtenidos dio la posibilidad de plantear cambios al modelo de aprovisionamiento
de este insumo en particular en distintos mbitos:
a) Dado el tiempo de respuesta del proveedor, los pedidos que se realizan mensualmente podran
realizarse cada 10 das, lo cual posibilitara rebajar el stock mnimo a 15.217 unidades
(aproximadamente un tercio del promedio de consumo mensual ms un margen de seguridad del
20 por ciento).
b) El stock mximo no debiese ser mayor al peak histrico mensual de consumo. Tomando en
cuenta que los pedidos pudiesen realizarse cada 10 das, no debiese ser superior a las 18.950
unidades, aunque el criterio de fijacin puede variar.
c) Si bien es cierto el consumo no debiese variar al implementar este modelo, el realizar compras en
cantidades menores podra ahorrar un importante costo de oportunidad. Al realizar pedidos cada
10 das de 15.217 en vez de realizar una compra mensual de 38.043 unidades permitira al
HBPM ahorrar un costo de oportunidad de $19.561.882 en cada pedido.
d) Las bodegas del HBPM no eran particularmente espaciosas, y siempre en el pasillo de entrada a
las bodegas se encontraba gran cantidad de mercadera. Replicar el modelo expuesto para este

61
 insumo en particular a los otros productos que se manejan en el HBPM podra significar un
ahorro en espacio que podra permitir mantener los pasillos despejados.
e) Los riesgos en los que se incurre al tener una gran cantidad de inventarios inmovilizados
(obsolescencia, caducidad, deterioro, etc.) se disminuiran al tener menos productos en las
bodegas.
f) La rotacin promedio actual es de un 47.8 por ciento, esto significa que en promedio ms de la
mitad de los insumos adquiridos en cada mes quedan en bodega para el mes siguiente. Al aplicar
estos parmetros, la rotacin mensual debiese aumentar, al disminuir el nmero de productos
almacenados que quedan al no consumir un pedido completo, lo que muestra que el sistema
debiese mejorar la eficiencia.

Control de proveedores:

El control de proveedores nutre al sistema de informacin importante, especialmente al rea de

Abastecimiento, pero los datos de los que se alimenta son generados por el rea de Bodega, pues son
ellos quienes reciben las mercaderas.

i. Modelo Utilizado

El control de proveedores en el HBPM era bastante escaso, ya que los datos que se registraban eran de
carcter ms cualitativo que cuantitativo. Dentro de los registros del HBPM, se encontraban:
a) Nombre:
b) RUT:
c) Insumo entregado:
d) Orden de compra asociada:

Con dichos atributos, el control de proveedores que se llevaba en el HBPM era ms bien un control
contable, pero no un control apto para realizar gestin. Es por eso que realiz una propuesta que sirva de
base para realizar un control de proveedores que permita categorizarlos de tal forma que se sepa
claramente las diferencias entre uno y otro en lo que a cumplimiento respecta.

ii. Modelo Propuesto

Como propuesta se quiso establecer una estructura que ayude a realizar el control de proveedores a
travs de indicadores de gestin. La idea de implementar los indicadores fue el poder categorizar a los
distintos proveedores en base a su nivel de cumplimiento y tiempos de respuesta para poder elegir entre
ellos (en caso de una compra directa) o para poder prever su comportamiento.

62
Los datos a considerar para esta propuesta son los siguientes:
a) Nombre del Proveedor:
b) RUT:
c) Insumo entregado:
d) Categorizacin ABC de volumen de ventas y tiempos de respuesta:
e) Categoras de insumos que provee:
f) Indicadores de entregas a tiempo:
g) Indicadores de entregas completas:
h) Indicadores de entregas atrasadas:
i) Indicadores de devoluciones:

Con dicha informacin, se podra conocer claramente el comportamiento de los distintos proveedores que
satisfacen las necesidades del HBPM.

Figura 4.16: Propuesta de Interfaz Control de Proveedores

Fuente: Elaboracin Propia

El control de proveedores servira para alimentar el sistema de Abastecimiento, Farmacia y Bodega, pues
contar con mayor informacin a la hora de licitar o de escoger proveedores, a su vez debiera ayudar a
bodega, pues podra ayudar a reducir el volumen de existencias, al realizarse compras ms eficientes
que consideren los indicadores y los tiempos de respuesta.

63
5. CONCLUSIONES

De acuerdo con los objetivos establecidos, el trabajo realizado y los resultados obtenidos se pueden
obtener las siguientes conclusiones:

i. El sistema informtico utilizado en el HBPM no cuenta con los requisitos suficientes para
satisfacer plenamente sus necesidades, pues existen tareas que pudiendo ser llevadas por el
sistema informtico, son llevadas de manera manual y las tareas que son llevadas a cabo dentro
de ste son satisfechas de manera incompleta, lo que genera prdidas de tiempo que podran ser
evitadas de contar con un sistema que se ajuste de mejor manera al HBPM.

ii. El modelo de inventarios llevado por el HBPM requiere la implementacin de mejoras y una
revisin ms acabada, pues como se pudo apreciar, se incurre en grandes costos de oportunidad
por no realizar una planeacin ms acabada de las compras, ya que slo en el caso de la
Povidona, que represent un 7.54 por ciento del gasto en insumos mdicos del primer semestre
de 2013, se podra ahorrar un costo de oportunidad de $19.561.882 aproximadamente al realizar
pedidos cada 10 das y $15.486.847 al hacerlos cada 15, lo cual ayudara a resolver los
problemas de liquidez que suele tener para comprar otros insumos.

iii. El HBPM requiere mejorar su sistema de manejo de inventarios para que este le pueda ser de
mayor utilidad, explotando de mejor manera algunos atributos, como lo son:
Soporte: como se pudo apreciar era llevado por una sola persona, lo cual es una grave
falencia para una organizacin del tamao del HBPM, pues en ciertas instancias le
resulta difcil recuperarse de fallas en el sistema cuando dicha persona no se encuentra.
Integracin: Su integracin escasa produce problemas de comunicacin y veracidad de
la informacin que el sistema entrega.
Seguridad: La informacin del sistema no debiese ser tan fcilmente modificable por
cualquier usuario y ms an que no se tenga un registro de quin realiz dicha
modificacin.

iv. Si bien es cierto que como se demostr anteriormente, est claramente establecido que procesos
son llevados dentro del sistema informtico por cada uno de los usuarios, el cmo eran estos
realizados no lo estaba, sin embargo, el modelo propuesto sugiere cambios que de ser
implementados podran ayudar a mejorar el cmo cada uno de los procesos es realizado dentro
del sistema informtico, logrando posiblemente de esta manera un mejor desempeo de los
funcionarios.

64
v. La incorporacin a la planeacin de compra de los consumos histricos ms detallados
(estacionalidad) supone una mejora al modelo actual del HBPM, al optimizar recursos, ya que
evitara comprar medicamentos o insumos que en determinadas pocas no se utilicen o se
utilicen en menor medida, al mismo tiempo que se optimiza el uso de la bodega al no almacenar
productos que no sern utilizados en el corto plazo.

65
6. RECOMENDACIONES

Una vez concluido este estudio, se pueden realizar las siguientes recomendaciones, dirigidas tanto al
HBPM como a futuras investigaiones:

i. Podra resultar interesante utilizar esta metodologa para analizar los requerimientos de los
servicios clnicos del HBPM.

ii. La metodologa expuesta sugiere una forma de abordar problemas de carcter administrativo -
informtico en los que se desconozcan las causas especficas, pudiendo ser utilizada en otro tipo
de organizaciones con problemas similares.

iii. Se sugiere al HBPM cambiar su sistema informtico por uno ms actualizado que sea ms
amigable con el usuario, seguro y que permita la incorporacin de mdulos que se adapten a las
necesidades de las distintas unidades y servicios clnicos.

iv. Los costos asociados a realizar una orden de compra no fueron considerados dentro del modelo,
pero si podra ser objeto de otro estudio para un trabajo a nivel mas especfico.

v. El HBPM debiera capacitar a ms personal para realizar el servicio de mantencin para evitar
problemas causados por un soporte deficiente.

vi. De ser posible, el HBPM debiese implementar algn sistema de incentivos (no necesariamente
monetarios) e indicadores que fomenten el trabajo en equipo de los diversos departamentos que
lo componen, para mejorar la integracin y el cumplimiento de las metas.

66
7. BIBLIOGRAFA

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2013].

69
9. ANEXOS

ANEXO A: Notacin BPMN

En BPMN existen distintas figuras que representan distintos tipos de eventos, los cuales se describen a
continuacin:

Mensaje de Inicio Un proceso activo enva un mensaje a otro proceso

especfico para activar su inicio.
Evento Intermedio de Recepcin de un mensaje. Marca la continuacin de un
Mensaje proceso que espera un mensaje.
Trmino Marca el fin del proceso.

Tarea de usuario Indica una tarea que debe efectuarse dentro de un

sistema por un usuario.

Tarea de envo Es una tarea simple designada a enviar un mensaje a

un proceso especfico. Una vez que el mensaje es
enviado la tarea es completada.

Tarea manual La tarea manual es una tarea que se espera que sea
realizada sin la ayuda de alguna aplicacin, como lo es
archivar documentos fsicos.

Subproceso Un subproceso es una actividad compuesta incluida

dentro de un proceso, la cual incluye un conjunto de
actividades que pueden ser analizadas a un nivel mas
fino.
Definicin Las decisiones son utilizadas para controlar la
divergencia y convergencia del flujo. stas determinan
las ramificaciones, bifurcaciones, combinaciones y
fusiones en el proceso.

70
ANEXO B: Proceso de Compra del HBPM:

71
ANEXO C: Informacin Procesada del Insumo Povidona:

Povidona Stock Inicial Consumo Entradas Stock Final Unidad Rotacin

Enero 37.750 149 38.050 75.651 [Frasco] 0,2%
Febrero 75.651 24.000 72 51.723 [Frasco] 31,7%
Marzo 51.723 44.000 45.000 52.723 [Frasco] 45,5%
Abril 52.723 56.786 27.036 22.973 [Frasco] 71,2%
Mayo 22.973 48.822 45.000 19.151 [Frasco] 71,8%
Junio 19.151 54.500 63.000 27.651 [Frasco] 66,3%

Total Consumo 228.257 [frascos/periodo]

Total Entradas 218.158 [frascos/periodo]
Rotacin Promedio 47,8% [%]
Promedio de Entradas 36.360 [frascos/mes]

Peak entradas cada 10 das 21.000 [frascos]

Margen de seguridad 20% [%]
Total 25.200 [frascos]

Peak entradas cada 15 das 31.500 [frascos]

Margen de seguridad 5% [%]
Total 33.075 [frascos]

Nombre del Insumo Povidona Yodada 10% sol x250[ml]

Cdigo 217-6905
Proveedor Droguera Hoffmann
Tiempo de Respuesta Promedio 6,52 das
Desviacin Estndar 11,06 das
Bodega: Bodega General
Categora Insumo Mdico
Presentacin Frasco
Sub - Categora -
Precio unitario $ 857
Destino de Salida Diversos servicios clnicos
Promedio de Consumo 38.043
Desviacin Estndar de Consumo 21.941
Stock Mnimo 20.000
Stock Mximo 80.000

72
ANEXO D: Comparativa Situacin Actual y Situaciones Propuestas:

Situacin Actual
Tiempo de pedido actual 30 [das]
Pedidos mensuales 1 [pedidos/mes]
Mximo tiempo de respuesta 17,58 [das]
Das de Riesgo -12 [das]
Promedio de consumo mensual 38.043 [frascos]
Costo del Insumo $ 857
Requerimiento por pedido 38.043 [frascos]
Costo del Pedido $ 32.602.851

Situacin Propuesta 1
Tiempo de pedido 1 10 [das]
Pedidos mensuales 3 [pedidos/mes]
Mximo tiempo de respuesta 17,58 [das]
Das de Riesgo 7,58 [das]
Promedio de consumo mensual 38.043 [frascos]
Costo del Insumo $ 857
Requerimiento por pedido 12.681 [frascos]
Margen de Seguridad 20% [%]
Cantidad a pedir 15.217 [frascos]
Costo del pedido $ 13.041.083
Stock Mximo 25.200 [frascos]

Situacin Propuesta 2
Tiempo de pedido 2 15 [das]
Pedidos mensuales 2 [pedidos/mes]
Mximo tiempo de respuesta 17,58 [das]
Das de Riesgo 2,58 [das]
Promedio de consumo mensual 38.043 [frascos]
Costo del Insumo $ 857
Requerimiento por pedido 19.021 [frascos]
Margen de Seguridad 5% [%]
Cantidad a pedir 19.972 [frascos]
Costo del pedido $ 17.116.422
Stock Mximo 33.075 [frascos]

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 Costo Cantidad Costo oportunidad por pedido
Costo Total
insumo [frascos] (en base al pedido a 30 das)
Situacin actual $ 857 38.043 $ 32.602.851 $0
Situacin propuesta 1 $ 857 15.217 $ 13.040.969 $ 19.561.882
Situacin propuesta 2 $ 857 19.972 $ 17.116.004 $ 15.486.847

74