Herramientas de Control Interno Semana 5 PDF

HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO
C.P.C Judit Inga Flores

QU ES UNA
HERRAMIENTA?
La Calidad est en nuestro ADN

Es un aspecto fundamental para
entender, disear, implementar y
mantener el control interno en las
entidades pblicas y privadas, es
identificar las herramientas que
debern utilizar los encargados de la
gestin (ministros, presidentes
regionales, alcaldes, presidentes de
directorio, jefes institucionales,
gerentes generales, gerentes de lnea
y otros responsables de gestionar
recursos); as como de los encargados
del control, fundamentalmente
posterior, tales como los auditores
externos e internos.

Ejemplos tpicos son:
El termino herramienta, El martillo, la pinza y el
viene del latn ferramenta, destornillador.
que es un instrumento que
permite realizar ciertos
trabajos, diseados para
facilitar la realizacin de una
tarea mecnica que requiere el
uso de una cierta fuerza.
El diccionario Enciclopdico Larousse define como herramienta al

instrumento mas o menos simple, destinado a realizar un cierto trabajo.

Las herramientas que habitualmente emplean los gestores
y auditores para el control interno de sus actividades son
diversas, siendo las mas importantes las siguientes:
Herramientas de Gestin de Planeamiento

Herramienta de Gestin de Presupuesto
Herramienta de Gestin de Organizacin
Herramienta de Gestin de Procedimientos

Plan Estratgico Plan Operativo
Plan Anual de Plan Anual de
Institucional Institucional
Adquisiciones Capacitaciones
(PEI) (POI)

Qu es la Planificacin?
Es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar
desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de
hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las
decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra .

Plan Estratgico Institucional (PEI)
Qu es el PEI?
Es el instrumento que contiene la ruta que la Entidad debe seguir a mediano plazo (cinco
aos); contiene los siguientes componentes:
Misin y visin: en dnde est y a dnde quiere llegar la institucin.
Ejes y objetivos estratgicos: cules son las reas que debe desarrollar, alineadas a los
planes correspondientes.
Estrategias: cul es la mejor forma de alcanzar dichos objetivos.
Tcticas: qu acciones son prioritarias y en qu horizonte temporal se ejecutarn.
Indicadores de impacto: son ratios que permiten medir el avance del resultado esperado.

Qu es el POI?
El POI es un instrumento de gestin de corto plazo cuya finalidad es determinar cules sern las
lneas de accin estratgica que dentro del ao debe desarrollar una entidad para ir concretando
los objetivos trazados en el PEI, con la finalidad de alinear y organizar sus esfuerzos y recursos.
CONTENIDO:
Objetivos institucionales alineados con el PEI y su escala de prioridades.
Actividades, tareas y acciones: relacin de actividades de carcter estratgico y/o
permanente que cada unidad orgnica debe ejecutar en el ao.
Las actividades ms representativas con enfoque en resultados para la poblacin objetivo
sern consideradas como metas presupuestarias.
Unidad de medida: cmo se medir el avance de cada actividad.
Cantidad: meta a alcanzar en el ao por cada actividad.
Cronograma de ejecucin: cantidad mensual a ejecutar segn la capacidad financiera de la
entidad. Se elabora en la fase de aprobacin.
Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas por cada
unidad orgnica en recursos humanos, bienes y servicios, adquisicin de activos.
rgano Responsable: Cada unidad orgnica de la Entidad elabora su POI,
siendo la Oficina de Planificacin o la que haga sus veces, quien se encargar
de su consolidacin, alineacin con PEI, seguimiento y evaluacin.
Oportunidad de Formulacin y Aprobacin: Nueve (09) meses antes de
iniciado el ejercicio, se aprueba despus del PIA, por el funcionario que
seala el ROF institucional.

Qu es el PAC?
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de gestin logstica que sirve para programar,
difundir y evaluar la atencin de las necesidades de bienes, servicios y obras que una entidad
requiere para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de seleccin se encuentran
financiados y sern convocados durante el ao fiscal. .
FINALIDAD:
Uniformizar los criterios para la elaboracin y publicacin de los Planes Anuales de
Contrataciones de las Entidades del Sector Pblico, bajo el mbito de aplicacin de la Ley de
Contrataciones del Estado.
RGANO RESPONSABLE
El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, previsto en sus documentos de
organizacin y funciones es el responsable de formular, ejecutar, revisar, evaluar y actualizar el

PAC. (Art. 6 del RLCE)
Ejecucin PAA:
A cargo del rgano encargado de las contrataciones
De los comits especiales y permanentes
Modificacin PAA
Podr ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignacin
presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales.
Forma de modificacin del PAA

Incluir o excluir procesos de seleccin; o
Modificar la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de 25% del valor
estimado y ello pueda variar el tipo de proceso de seleccin.
Aprobacin de Modificacin del PAA

Similar al procedimiento de aprobacin y
difusin.
La Capacitacin debe ser considerada como una actividad sistemtica, planificada y
permanente, cuyo propsito general debe encaminarse a preparar, desarrollar e
integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de
conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para mejorar sus
competencias orientadas hacia el mejor desempeo de todos los colaboradores en
los diversos niveles jerrquicos y posiciones, en sus actuales y futuros cargos, y
adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno y del momento.
"Si su compaa obtiene beneficios, duplique

su presupuesto de capacitacin; si est en
prdidas, cuadriplquelo!"
Peter F. Drucker

El objetivo fundamental de un Plan de Capacitacin o PAC, es procurar el desarrollo
sostenido de la comunidad u organizacin y de sus miembros, teniendo como eje al ser
humano, a travs del mejoramiento y desarrollo sus competencias y de la capacidad de
accin individual y comunitaria, para la satisfaccin especfica de las necesidades
materiales, intelectuales, afectivas y sociales. Para el efecto debe seguirse con una serie
de pasos que permitan su establecimiento y puesta en marcha
Indicador Horas/Hombre de Capacitacin

Es la manera usual de denominar a las horas de capacitacin tanto presupuestadas o
efectivas por un determinado nmero de personas. Sirve para generalizar el tiempo
invertido en cursos de capacitacin con diversas cargas curriculares tanto para
colaboradores de gnero masculino y femenino.
Frmula de Clculo: HHC = HTC / NPC

Horas Hombre de Capacitacin = Horas Totales de Capacitacin /Nmero de Personas
Capacitadas

Objetivos de un Plan de Capacitacin
Promover el mejoramiento de sistemas de comunicacin internos.
Incrementar la productividad de las personas y por ende de la
organizacin.
Promover la eficiencia de cada colaborador de todos los niveles
jerrquicos.
Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo ms satisfactorias.
Reducir las quejas de los colaboradores y a proporcionar una moral de
trabajo cada vez ms elevada.
Promover el mejoramiento de los resultados mediante la aplicacin de
sistemas y procedimientos.
Contribuir a bajar los ndices de la Rotacin del Personal tanto por
renuncias o despidos.
Proveer al colaborador de una preparacin que le permita desempear
puestos de mayor responsabilidad como parte de un Plan de Carrera
Promover los ascensos sobre la base del mrito personal con parte de un
Plan de Carrera.
Contribuir a reducir los accidentes de trabajo.

Presupuesto Institucional
1 de Apertura (PIA)
Presupuesto Institucional
2 Modificado (PIM)
Presupuesto Analtico de
3 Personal (PAP)
Qu es el PIA?
El PIA es un instrumento de gestin de corto plazo para el logro de resultados a favor de

la poblacin a travs de la prestacin de servicios con eficacia y eficiencia. Permite
mostrar las principales lneas de accin, los gastos a atender durante el ao, as como el
financiamiento correspondiente.
En el transcurso del ao, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporacin de

mayores recursos o por su reprogramacin interna, luego de lo cual recibe la
denominacin de Presupuesto institucional Modificado (PIM).
Contenido del Presupuesto
Incluye las fuentes de financiamiento de la entidad, las genricas del gasto que se
ejecutarn por cada actividad o proyecto y la estructura funcional programtica.
rgano responsable
La oficina de presupuesto o la que realice sus funciones en la Entidad es responsable de

conducir el proceso presupuestario de la entidad.

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA - PIA
INGRESOS: Fuentes de Financiamiento
EGRESOS: Grupos Genricos del Gasto
1. PERSONAL Y OBLIGACIONES SOCIALES
2. PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES SOCIALES
3. BIENES Y SERVICIOS
4. DONACIONES Y TRANSFERENCIAS
5. OTROS GASTOS
6. ADQUISICION DE ACTIVOS NO FINANCIEROS
7. ADQUISICION DE ACTIVOS FINANCIEROS
8. SERVICIO DE LA DEUDA

En el transcurso del ao, el PIA sufre
modificaciones sea por la incorporacin de
mayores recursos o por su reprogramacin
interna, luego de lo cual recibe la
denominacin de Presupuesto institucional
Modificado (PIM).

Qu es el PAP?
Es el documento que sirve para establecer el gasto personal, contiene las

plazas presupuestales.
La plaza, es la dotacin presupuestal que se considera en cada caso para el

pago de las remuneraciones por los servicios especficos de personal
permanente y por servicios personales, debe expresar un uso racional de
los recursos y asegurar el funcionamiento de la entidad.
Los PAP se utilizan:
En la etapa de formulacin del presupuesto de la entidad, para conciliar

con la respectiva disponibilidad presupuestal; los montos requeridos para
las asignaciones especificas.

En la etapa de ejecucin del presupuesto aprobado por la entidad como
documento base para efectuar procesos tcnicos de personal, como
nombramientos, ascensos, resignaciones y otros, as como para efectuar
modificaciones del propio PAC.
Como base indispensable para la formulacin de la planilla nica de pagos,

PUP, la que debe ajustarse al correspondiente PAP.
Quin aprueba el PAC?
Los PAP, sern aprobados por el titular del pliego presupuestal o por el
funcionario a quien se delegue en forma expresa esta competencia.

ROF MOF CAP MAPRO
Reglamento de Manual de Cuadro de Manual de

Organizacin y Organizacin y Asignacin de Procedimientos
Funciones Funciones Personal

Que es el ROF?
Es un instrumento tcnico normativo de gestin que precisa:
Funciones de la entidad y unidades orgnicas.
Relaciones funcionales y atribuciones especificas de las unidades estructuradas.
Utilidad
El ROF, debe ser empleado como un instrumento de la gestin administrativa para
establecer campos funcionales, precisar responsabilidades y como medio para
efectuar el proceso de direccin y control.
Elaboracin
Se formula sobre la finalidad y objetivos establecidos en la institucin,
desarrollndose en ttulos, captulos y artculos.
Caractersticas
Debe contener informacin pertinente, concreta y clara.
Debe ser funcional para permitir su fcil manejo, identificacin y actualizacin.
Debe contener el esquema bsico.

Aprobacin:
Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y otros Organismos
pblicos, Aprueban por Decreto Supremo.
Poder Judicial, Ministerio Publico, JNE. ONPE, RENIEC, CNM, DP, CGR, TC,
Universidades Publicas, SBS, AFP, BCR, aprobado por Resolucin del
Titular.
Gobiernos Regionales, Aprobados por Ordenanza Regional.
Municipalidades, Aprobados por Ordenanza Municipal
EL ROF: Constituye la norma administrativa de mas alta jerarqua,

despus de las leyes de creacin de las instituciones.
Constituye la base principal para la elaboracin de otros documentos o

instrumentos tcnico normativos de gestin, especialmente para el MOF,
CAP y PAP.

Que es el CAP?
El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos clasificados en

base a la estructura orgnica prevista en su Reglamento de Organizacin y
Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan Estratgico
Es un documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y

necesarios para la prestacin de los servicios a cargo de una entidad. Es el
documento base para la elaboracin del Presupuesto Analtico de Personal
(PAP)
Estos dos documentos se utilizan en el proceso de racionalizacin de plazas,
producido por la demanda de plazas de los rganos de una entidad

CLASIFICACIN DE LOS CARGOS DEL CAP
Los cargos del CAP son clasificados y aprobados por la propia entidad
Los cargos clasificados deben contar con los respectivos requisitos
El Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin
Pblica, mantiene su vigencia.
REORDENAMIENTO DE CARGOS
Los cargos del CAP pueden ser reordenados como consecuencia de la eliminacin o
creacin de cargos, que no incidan en un incremento del PAP
En este caso, no se requiere de un nuevo proceso de aprobacin del CAP.
El reordenamiento de cargos se aprueba por resolucin del titular de la entidad,
previo informe del rgano responsable

MODIFICACION DEL CAP
Se modifica en los siguientes casos:
Cuando las modificaciones del ROF, la racionalizacin o mejoramiento de
procesos, conlleven cambios en las funciones de la entidad o su estructura
organizacional
Por motivo de reestructuracin o reorganizacin aprobadas, conforme a la
normatividad vigente
Por motivo de un reordenamiento de cargos que afecte el PAP
En estos casos, se aprueba un nuevo CAP.
PUBLICACION DEL CAP

Las entidades publican su CAP en el Diario Oficial El Peruano
Tambin en el portal electrnico dentro de los tres das calendarios siguientes de
publicado en el Diario Oficial

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO

Es un documento de gestin institucional creado para brindar a los administrados o
ciudadanos en general la informacin sobre todos los procedimientos
administrativos que se tramitan ante las entidades (requisitos, costos, plazos).

Finalidad
Uniformizar los criterios que utiliza la administracin pblica para la
creacin y eliminacin de procedimientos administrativos;
Agilizar los trmites mediante la aplicacin de principios como la
aprobacin automtica de los mismos o el silencio administrativo;
Simplificar la labor de la administracin pblica al reducir la
cantidad de trmites y requisitos que se exigen al pblico;
hacer ms eficaz la labor de control de la administracin pblica;
otorgar seguridad jurdica en materia administrativa, puesto que
los particulares sabrn exactamente qu es lo que sucede con sus
trmites, el plazo de los mismos y ante quien formular
impugnaciones.

Publicacin y Difusin:
Norma que aprueba TUPA:

Diario El Peruano o encargado
de avisos judiciales
Cuadros TUPA y Formularios Portal PSCE (Portal de

servicios al ciudadano y empresas) y Portal de la
institucin, Ley 29091 DS 004-2008-PCM
http://www.serviciosalciudadano.gob.pe
Fiscalizacin:
OCI
INDECOPI
PCM

Estas herramientas de control interno, tambin denominadas herramientas de
control de gestin, son complementadas con otras herramientas para la prevencin
y el monitoreo del control interno, las mismas que detallamos a continuacin:
o Directivas para la formulacin y o Diagramas de flujo

evaluacin de planes estratgicos y o Estudios previos al rediseo o
operativos. mejoramiento de procesos
o Directivas y normas internas para la o Anlisis Foda
programacin, formulacin, o Reportes operativos
ejecucin y evaluacin de los o Reportes de resultados
procesos tcnicos administrativos( o Informes de registros de revisiones
contabilidad personal, logstica, internas
presupuesto, tesorera, patrimonio, o Evaluaciones de riesgos
etc.) o Estudios previos de evaluacin de
o Leyes y reglamentos aplicables control interno
o Instructivos de trabajo o Reportes de indicadores
o Diagramas de causa efecto.

Otra fuente de herramientas mas especificas y estructuradas para el diseo, implantacin y
mantenimiento del control interno es la gua de implementacin del sistema de control interno en las
entidades del estado, aprobada con resolucin de contralora N 458-2008-CG del 28. Oct.2008. A
manera de ejemplo sealamos las siguientes:
Esta tcnica permite, a travs del anlisis interno

Anlisis FODA. (fortaleza y debilidades) y del anlisis externo
(amenazas y oportunidades), determinar e identificar
algunos riesgos vinculados al entorno de la entidad y a
los aspectos de la organizacin que pueda afectar las
polticas y estrategias de la entidad.
El FODA se representa a travs de una matriz de doble entrada, llamada Matriz FODA,
en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos.
En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del
programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.

LAS FORTALEZAS LAS OPORTUNIDADES
Son todos aquellos elementos Son aquellas situaciones externas,
internos y positivos que diferencian positivas, que se generan en el
al programa o proyecto de otros de entorno y que una vez identificadas
igual clase. pueden ser aprovechadas.
LAS AMENAZAS
LAS DEBILIDADES Son situaciones negativas externas
Son problemas internos, que una al programa o proyecto, que
vez identificados y desarrollando pueden atentar contra este, por lo
una adecuada estrategia, pueden y que llegado el caso, puede ser
deben eliminarse. necesario disear una estrategia
adecuada para poder sortearla.
En conclusin:
Las fortalezas deben utilizarse
Las oportunidades deben aprovecharse
Las debilidades deben eliminarse y
La Calidad est en deben
Las amenazas nuestro ADN
sortearse.
Estos diagramas tambin se
Diagrama de conocen como diagramas de
Causa-Efecto Ishikawa o Espina de Pescado, y son
tiles para identificar las causas de
los riesgos.
Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue

aplicada por primera vez en 1953, en el Japn, por el profesor de la Universidad de
Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fabrica,
cuando discutan problemas de calidad.

Conduce a
modificar
Ampliar la visin
procedimientos,
de los posibles
Visualizar, en mtodos,
causas de un
equipo, las causas Analizar procesos costumbres, Educa sobre la
problema,
principales y en bsqueda de actitudes o comprensin de
enriqueciendo su
secundarias de mejoras. hbitos, con un problema
anlisis y la
un problema. soluciones-
identificacin de
muchas veces-
soluciones.
sencillas y
baratas.
No basta con decir

Muestra el nivel de Prev los problemas trabajen mas,
conocimientos y ayuda a esfurcense!!! Hay
Sirve de gua
tcnicos que existe controlarlos, no solo que sealar pasos, y
objetivas para la
en la empresa sobre al final, sino durante valorar las causas de
discusin y la motiva
un determinado cada etapa del los problemas.
problema. proceso. Ordenadas para
poder tratarlas.

Establezca claramente el problema (efecto) que va a ser analizado.
Disee una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior

de un rectngulo localizado en la punta de la flecha.
Haga una lluvia de ideas "para identificar el mayor numero posible de causas que
pueda estar contribuyendo para generar el problema, preguntando por qu esta
sucediendo?.
Camisas con
defecto
Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: maquina, mano de obra, mtodo,
y materiales.
Para comprender mejor el problema, busque las sub causas o haga otros diagramas
de causa y efecto para cada una de las causas encontradas

Escriba cada categora dentro de los rectngulos paralelos a la flecha principal. Los
rectngulos quedaran entonces, unidos por lneas inclinadas que convergen hacia la
flecha principal.
Se pueden aadir las causas y sub causas de cada categora a lo largo de su lnea
inclinada, si es necesario.

Diagrama de Flujo Estos diagramas son tiles para identificar
de Procesos
las causas de los riesgos
Un diagrama de flujo u organigrama es una representacin que ilustra la secuencia de

las operaciones que se realizaran para conseguir la solucin de un problema; asimismo,
facilitan la comunicacin entre los programadores y la gente del negocio. Estos
diagramas de flujo facilitan la comprensin de problemas complicados y muy largos,
constituyndose en una necesidad para la mejor documentacin de un sistema y/o
proceso complejo.

Se puede utilizar listados de riesgos
de acuerdo con cada rea funcional
especifica o proceso. Estos listados
deben ser elaborados por el personal
de la entidad o tomados de listas
externas genricas coherentes con las
Inventario
actividades similares de la entidad.
de Riesgos Cuando se trata de listados generados
externamente, el inventario se revisa
y se somete a mejoras, adaptando su
contenido a las circunstancias
internas, para presentar una mejor
relacin con los riesgos y ser
consecuentes con el lenguaje comn
de gestin de riesgos de entidad.
MUCHAS GRACIAS !!

Mg. CPC Judit Inga Flores - jugif_08@hotmail.com

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La Calidad est en nuestro ADN

El diccionario Enciclopdico Larousse define como herramienta al

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La Calidad est en nuestro ADN

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desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de

hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las

decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra .

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siendo la Oficina de Planificacin o la que haga sus veces, quien se encargar

de su consolidacin, alineacin con PEI, seguimiento y evaluacin.

Oportunidad de Formulacin y Aprobacin: Nueve (09) meses antes de

iniciado el ejercicio, se aprueba despus del PIA, por el funcionario que

seala el ROF institucional.

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requiere para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de seleccin se encuentran

financiados y sern convocados durante el ao fiscal. .

Uniformizar los criterios para la elaboracin y publicacin de los Planes Anuales de

Contrataciones del Estado.

El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, previsto en sus documentos de

organizacin y funciones es el responsable de formular, ejecutar, revisar, evaluar y actualizar el

Forma de modificacin del PAA

Aprobacin de Modificacin del PAA

"Si su compaa obtiene beneficios, duplique

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Frmula de Clculo: HHC = HTC / NPC

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El PIA es un instrumento de gestin de corto plazo para el logro de resultados a favor de

En el transcurso del ao, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporacin de

Contenido del Presupuesto

La oficina de presupuesto o la que realice sus funciones en la Entidad es responsable de

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Es el documento que sirve para establecer el gasto personal, contiene las

La plaza, es la dotacin presupuestal que se considera en cada caso para el

Los PAP se utilizan:

En la etapa de formulacin del presupuesto de la entidad, para conciliar

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Como base indispensable para la formulacin de la planilla nica de pagos,

Quin aprueba el PAC?

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Reglamento de Manual de Cuadro de Manual de

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EL ROF: Constituye la norma administrativa de mas alta jerarqua,

Constituye la base principal para la elaboracin de otros documentos o

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El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos clasificados en

Es un documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y

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