Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab

Facultad de Contabilidad & Auditoria

AUDITORA FINANCIERA IV
Levantamiento de Informacin Componente Documentos por
Pagar
Estudiante:
Barahona Delgado Mara

Curso:
Octavo Nivel B

Profesor:
Lic. Pedro Cedeo
Contenido
DOCUMENTOS POR PAGAR ..................................................................................................... 3
Concepto. ................................................................................................................................... 3
ASPECTOS CONTABLES ............................................................................................................ 4
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................................. 7
ASPECTOS OPERATIVOS .......................................................................................................... 9
WEBGRAFA................................................................................................................................. 10

2
LEVANTAMIENTO DE
INFORMACIN

DOCUMENTOS POR PAGAR

Concepto.

"Los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las
operaciones de transacciones pasadas, tales como la adquisicin de mercancas o servicios o por la
obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.

En este libro al concepto cuentas por pagar se le da un concepto ms amplio, para comprender las
cuentas por pagar a proveedores, adeudos con compaas afiliadas, gasto e impuestos acumulados
por pagar, anticipos de clientes, dividendos por pagar, provisin para impuestos sobre la renta y
participacin de utilidades para trabajadores.

Los adeudos por los conceptos anteriores que forman parte del capital de trabajo son aquellos que
tienen vencimientos a corto plazo y que por lo tanto se tiene la obligacin de liquidarlos en el trmino
de un ao o dentro del ciclo financiero a corto plazo de la entidad si ste es mayor a un ao.

De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagars o letras de cambio a los
clientes para garantizar el pago de los valores a crdito, igualmente cuando se realiza compras, los
proveedores tambin van a exigir la firma de pagars o letras de cambio para asegurarse de que se
cumplan con los pagos de los valores por los cuales nos han concedido el crdito.

3
 ASPECTOS CONTABLES

Se deben conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn

controles contables de la empresa y de los proveedores.
Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de cada factura, su correspondiente
Informe de Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las
facturas con el sello de Pagado.
Es preciso mantener al da los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por
Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada factura
recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por la Direccin.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse para
garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que las sumas de los saldos de todos los mayores auxiliares
de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.
Deben segregarse las funciones de recepcin de productos o mercancas, de las de
autorizacin de pagos y emisin de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a
cada operacin: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuo de pagado, al
efectuarse su liquidacin), una copia del informe de recepcin y el cheque pagado o la
referencia a su fecha, numero e importe.

4
 Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores,
y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento
actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Documentos por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
(proveedores).
Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas
cuentas).
Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).
Verificar los convenios de pagos suscritos.

Documentos por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a
su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para
determinar las envejecidas(ms de das).
Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as
como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en
cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores.
Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente
los que exceden de un ao.
Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).
Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre los
documentos por cobrar Santillana (2001) considera:
- Cualquier gravamen o condicin que pese sobre los documentos por cobrar debe ser
claramente explicado en los estados financieros.
- Cualquier cancelacin de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y
la documentacin soporte.
Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como procedimientos
contables los siguientes:

5
- Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor
auxiliar de los documentos por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en
caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.
- Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y chequeados
peridicamente.
- Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse
de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por
los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las
cuentas por cobrar.
En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes
debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de
facturas, es necesario que el departamento de cobranzas elabore una relacin de facturas
entregadas al cobrador, el cual la firmar y se quedar con una copia.
El cobrador diariamente relacionar las facturas cobradas y entregar su monto al cajero,
firmar dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregar al
departamento de cobranzas; el cual enviar al de contabilidad una copia de la relacin de
facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes.
Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias
bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la correspondiente nota de
abono le acreditar en la cuenta del cliente.
En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de
control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros sean
autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crdito
hasta la cancelacin del servicio por parte del cliente. Al mismo tiempo, stos garantizan la
mayor uniformidad y objetividad de la informacin registrada, generando informacin
financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la
organizacin como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.

6
 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.

Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre los documentos por
cobrar Defliese, (2005) consideran que estos pueden clasificarse en procedimientos
contables diseados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorizacin
previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso
de aprobacin, procesamiento y autorizacin de las operaciones de venta. De igual manera,
Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el citado autor, los cuales se detallan:

Procedimientos Administrativos:

Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno

aplicados sobre los documentos por cobrar, los siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentacin de las

cuentas por cobrar.
- Las polticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en
consideracin el establecimiento de giles sistemas de cobranza.
- Las notas de crdito siempre deben estar apoyadas por la documentacin correspondiente
y ser autorizadas por un funcionario responsable.

7
- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de slidas polticas
escritas.
-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigedad de saldos que muestren el
comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:

- Establecer el principio de separacin de funciones, en especial las labores de ventas, registro

de la cuenta por cobrar y recepcin del efectivo. De manera que el personal que maneja por
ejemplo el rea de ingresos no intervengan en las labores de elaboracin de auxiliares y
registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura,
manejo y autorizacin de notas de crdito y documentacin soporte, aprobacin de rebajas
y devoluciones en ventas, preparacin, comprobacin de los registros en el diario general,
Intervencin en el registro final, es decir, el libro mayor.

En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al rea de cobranza, pueden

mencionarse:

- El departamento de ventas es el encargado de la aprobacin de las condiciones de la venta

y de crditos para lo referente al riesgo de la misma.
- El departamento de facturacin debe ser independiente del de despachos y del registro en
las cuentas de los clientes.
- Se procurar que las facturas estn prenumeradas.
- Una persona diferente a la que prepar las facturas las chequear con las condiciones
aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas,
descuentos, entre otros.

De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos administrativos dirigidos

a las cuentas por cobrar estn dirigidos a regular y controlar el adecuado desenvolvimiento
del proceso de ventas desde el momento en que se establecen las polticas de crdito, se
genera la venta del bien o prestacin del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores de
cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado cumplimiento y apego a los
lineamientos prescritos.

8
 ASPECTOS OPERATIVOS

Revisin de facturas de proveedores, determinando su aprobacin o rechazo.

En el caso de ser aprobadas las facturas proceder a su contabilizacin asignando las
cuentas contables correspondientes, si no se hace ya automticamente.
Realizar la programacin de pago a proveedores en las fechas previamente
definidas.
Seguimiento de facturas vencidas de proveedores y analizar sus motivos.
Reportar la informacin relativa a Debe revisar que todos los documentos estn
autorizados, y realizar la causacin de la siguiente manera:
Las facturas deben cumplir con los requisitos.
Estos gastos deben ser entregados en el mes y si es cierre de mes el ltimo plazo son
los primeros das de cada mes.
Registrar las respectivas retenciones.
Estos gastos y cuentas por pagar a acreedores deben ser registrados en
(contabilidad).
Finalmente se debe imprimir la FP (factura de proveedor), adjuntarla a las facturas
y entregarlas a tesorera.
Debe realizar el siguiente proceso:
Verificar que todos los documentos se encuentren debidamente autorizados.
Realizar la programacin del pago.
Realizar los Comprobantes de egreso anexando todos los soportes. su rea a
usuarios internos y externos,

9
 WEBGRAFA

http://handbook.usfx.bo/nueva/vicerrectorado/citas/ECONOMICAS_6/Contaduria_Public
a/3%20OL%20Valderrama.pdf
http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar
http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles-
internos2.shtml#controlcuentpagar#ixzz4jwiPKdNa
http://cidar.uneg.edu.ve/DB/bcuneg/EDOCS/TESIS/TESIS_PREGRADO/TGP%20(Trabajo%2
0de%20Grado%20de%20Pregrado)/TGP05112013Colmenares-Monsalve.pdf
http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/745/1/T-UCE-0003-57.pdf

10