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MAS SALUD FARA MAS PERUANOS, DIRECTIVA N° _009_-GG-ESSALUD-2002 NORMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES CENTRALES, FARMACIAS Y DEPOSITOS DE ESSALUD NOVIEMBRE 2002 05 Dee -20N ES COPIA sha ‘Segui i $8 Essalud NAS SALUD PARA MAS PERUANOS pe riy yo ii 05 pec 2002 NORMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS. = ALMACENES CENTRALES, FARMACIAS Y DEPOSITOS DE ESSALUD. 009 -GG-ESSALUD-2002 INDICE Pag oBJetivo 02 FINALIDAD 02 BASE LEGAL 02 ALCANCE a RESPONSABILIDAD 02 CONCEPTOS DE REFERENCIA 03 DISPOSICIONES 04 7.4 Generales 04 7.2 De la Preparacin Prefiminar o4 7.3 Tipo y Método del Inventario 05 7.4 De la Organizacién 06 7.5 Del Corte Documentario o 7.6 De ia Toma de Inventarto F 08 7.7 Del Procesamiento de la Informacion 10 7.8 Del Ajuste y Sustento de las Diferencias " 7.9 De las Actas y Reportes Resultantes 43 ANEXOS Pata la Toma de Inventario en los Almacenes Centrales 15 Para la Toma de Inventario en las Farmacias y Depos 30 iN MAS SALUD PARA MAS FERUANOS Peery e EsSalud sini Si DIRECTIVAN® 009 -GG-ESSALUD-2002 05 BEC 2002 NORMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES CENTRALES, FARMACIAS Y DEPOSITOS DE ESSALUD 1 OBJETIVO Establecer las normas para fa Toma de inventario Fisico de Existenciag en los Almacenes Centrales, Farmacias y Depésitos del Seguro Social de Salud ~ ESSALUD. tt FINALIDAD Verificar fa existencia fisica de los materiales en los almacenes centrales de la Sede Central y de los Organos Descancentrados, asi como de los medicamentos y maleriales médicos, de laboratorios, quirdrgicos y radioldgicos en las Farmacias y Depésilos de los Centros Asistenciales Constatar ef estacio de conservacién fisica de ias existencias Comparar las existencias fisicas reales contra {os saldos conlables y validar los saldos en el islema de Almacenes y el Médulo de Farmacia y Depésito del Sistema de Gestién Hospitalaria, a fin de efectuar los ajustes coniables y logisticas corres pondientes BASE LEGAL Ley N° 27056, Ley de Creacién del Seguro Social de Salud (ESSALUD), y su Reglamento, D.S. N” 002- 96-TR, Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 0B8-PE-ESSALUD-2002 y Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 143-PE-ESSALUD-2002, que aprobé y puso en vigencia la Estructura Organica y Reglamento de Organizacién y Funciones de ESSALUD. Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 173-PE-FSSALUD-2002, efeciéa precisiones a In nueva estructura arganica y reglamento de ESSALUD. Resolucion de Contralorla N° 072-98-CG, que aprobé las Normnas Técnicas de Gontral interno Resolucién de Gerencia General N° 343-GG-ESSALUD-98, gue aprobé ol Reglamento de Organizacién y Funciones de la Gerencia Central de Finanzas - Resolucién Jetatural N° 335-B0-INAP/DNA; que aprabé el Manual de Administracién de Almacenes; Titulo Hl Piocedimientos, Acdpite © Inventario Fisico de Aimacén, Numerales 1, 2, 3, 4 y5. Resolucién de Gerencia General N° 1070-GG-ESSALUD-2000, que aprobé la Directiva N° 016- GG-ESSALUD-2000 “Normas para la Formulacian de Documentos Técnicos Normativos de Gestién en el Seguro Social de Salud’ nodificaciones y IV ALCANCE Las normas de ‘a presente Directiva son de conocimiento y aplicacién por la Gerencia Central de Finanzas, Gerencia Central de Logistica @ Inftaesinictua, Orgenos Desconcentrados y Ceniros Asistenciales det Seguro Social de Salud - ESSALUD. V_ RESPONSABILIDAD Son responsables del cumplimiento y ejecucién de las cisposiciones contenidas en la presente Directiva, los siguientes tuncionarias: Para el Inventario en Almacenes Centrales: Sede Cental + Gerente Central de Finanzas + Getente de Cantabilidad + Sub Gerente de Procesos Contables + Gotente Central de Logistica e Infraestructura es coma bee OyoinaL MAS SALUD PARA WAS PERUANOS “ ©" Gerente de Servicios + Sub Gerente de Almacenamiento y Distribucién 5 200 + Gerente Central de Informatica 05 Dee 2002 +. Garente de Produccién Organos Desconcentrados + Gerente General, Gorente de Red 0 Gerente de Organe Desconsentrado + Gerente 0 Sub Gerente de Administracién y Finanzas + Gerente 0 Jete de Divisién/Unidad de Logistica + Gerente o Jefe de Divisiér/Unidad de Finanzas + _Jele do Divisién/Unidad de Informatica Para el Inveniario en Farmacias y Depésitos de los Centras Asistenciales: Gerenle General, Gerente de Red o Gerente de Organo Desconcentrado Gerente 0 Sub Gerente de Adminisiracién y Finanzas Gerente 0 Jefe de Divisién/Unidad de Logistica Gerente o Jefe de Divisién/Unidad de Finanzas Jefe de Disisiin/Unidad de Informatica Oirector de Centro Asistencial Gerente o Jefe de Departamento /Servicio de Ayuda al Diagnéstiéo y Tratamiento Jefo/Responsable de Servicio de Farmacia y Depésitos CONCEPTOS DE REFERENCIA Almacén Central. Almacén principal en cada Organo Desconcentrado y en ia Sede Central Almacén - Es un tea fisica seleccionada belo ciertos crlerios y téenicas adecuadas, destinada ala custodia y conservacién de los materiales Faimacla Area o zona asistencial acondicionada para le recepcién y custodia temporal de Medicamentos y para la dispensaciin a las recetas de pacientes alencidos on of Centro Asistoncial Depdsiio- Zona o lugar destinado para la recepcién y custodia temporal de los materiales ae médicos, de laboraloria, radioldgico, quirirgica y olros materiales de tipo corrioate para le Nes” atencién de las areas o servicios del Centro Asistencial 65 Corte Documenlario- Es la suspensién parcial a las transacciones denominadas ingresos y salidas de materiales de indole documentario, a una fecha y hora predeterminada, de este modo se garantiza la oportunidad de los registros y saldos efectuados en el Sistema de Almacenes y el Médulo de Farmacia y Depésito de! Sistema de Gestion Hospitalaria 66 Dilerencias_por_Inventatio Fisice- Son las desiqualdades encontradas al comparar las canlidades registradas en el Sisiema de Almacenos y el Médulo de Farmacia y Depésito del Sisiema de Gestibn Hospitalaria, con las cantidades fisicas encontradas como resultado del inventario; expresadas como Spbrantes (cantidad mayer) o Fallantes (cantidad menor) 57 Inventatio Eisico.~ Es una forma de verificacién fisice cule consiste en constatar ia existencia esencia real de tos materiales almacenades, aprosiar su estado de conservacién o deteriora y condiciones de seguridad inventario Masivo.- Es el conteo fisico que incluye todos los materiales almacenados. Se leotéa ceirando las operaciones del almacén por uno 0 Vatlos dias, come minima una vez por aio, requiere de un apropiado programa y sive de susiento a los eslados financieros de fa entidad Inventario Selectivo- E el conleo fisico que comprende un grupo de materiales previamente seleccionados. Se realiza periddicamente 0 cada vez cue sea necesario comprobar que los registros de stock se mantengan al dia, compieios y exacios, sin paralizar las actividades de almacén; efectuéndose el bloqueo temporal de la documentaciéin y e! despacho del grupo de bienes objeto de inventario, por el plazo que se estime dure el mismo. ire Uilizeciin - Estado del material disponible para ser retirado del almacén Material Bloqueado...Estaco del material que se encuentta detectuoso, vencido y/o deteriorado Médulo de Fi ia y Depdsilg del Sistema de Gestiin Hospitalaria.- Es un sistema orientaco. 4 controle’ el movimionto de ingresos y Salidas de exstencies eh las farmacias y dapositos de los Gentros Asistenciales, 6.13 Mégulo_de Invenlario.. Es la herramienta informalica utilizada para et procesamiento de la informacién del invertario en Almacenes Centrale Yo UL cuue BS que Ct Oe Stange Sorat de ‘ EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS : 614 Sistema _de Almacenos.. Es un médulo del Sisiema de Informaaién SAP Logistica vigente, implementada para controlar los materiales y suministros de los Almacenes Centrales a nivel nacional Vil DISPOSICIONES 7.1 GENERALES La Gerencia Gential de Finanzas formula y aprueba el Cronograma de Actividades del Proceso de Toma de Inveniario Fisica, durante y por cada ejercicio presupuestal, de fos materiales en los Almacenes Centrales, Farmacias y Depésitos de ESSALUD. en coordinacién con la Gerencia Central de Logistica ¢ Intraestructura, La Gerencia Central de Finanzas aprueba la relacién de Almacenes Cenirales, Farmacias y Depésitos en donde se reatizara la Toma de Inventario Fisico La Gerencia Central de informatica on la Sede Central, jas Divistones/Unidades de Informatica en los Organos Desconcentrados y las areas de Informatica en tos Centros Asistenciales deben disponer et personal necesario durante el proceso de Toma de Inventario Fisico, para que supervise y brinde apoyo técnico para la operalividad del Madulo de lnventario y Méduio de Farmacia y Depésito dei Sistema de Gestién Hospitalaria, equipos y iineas de comunicacién. El Organo de Auditoria Interna patticipa en calidad de observador, para evaluar la correcta aplicacién de las disposiciones establecidas en la presente Directiva, debiendo en ol acto intormar al Presidente de la Comisién de Inventario cvalquier anomalla que cbserve durante la ejecucién de su labor, a fin de que se disponga la aplicacitn inmediata de las acciones correctivas que correspondan ‘ 7.2 DE LA PREPARACION PRELIMINAR, 7.21 ENLOSALMACENES CENTRALES 7.2.1.1 El Gerente/Jefe de Divisién/Unidad de Logistica en tos Crganos Desconcentrados o @! Sub Gerente de Aimacenamiento y Distribucién de ia Gerencia de Servicios en la Sede Central, segin corresponda, debe veriticar y confirmar que los registros de movimientos cel Aimacén se encuentren aclualizados a la fecha del corte documentario en el Sislena de Almacenes, 7.2.1.2 El Jefe/Responsable del Almacén Central en los Organos Desconcentrados y en la Sede Central, segin corresponda, deben ordenar las exisiencias de acuerdo a los grupos de materiales. agrupandolos en un mismo medio de almacenamiento y bajo la siguiente e estructura: [ covico _ be! SCRIPCION _ UNLMED. CANTIDAD | El ordenamionto de las existencias y \a preparacién para la Toma de Inventario debe culminar tun dia antes del inicio de la fecha del inventario, 7.2.4.3 Los materiales doterminados como vencidos, dotectuosas y/o deteriorados en el Almacén de Baja (XXOB}, deben estar separadas tisicamenie de los materiales vigentes o disponibles, su inveniaria estaré sujelo a lo que disponga la Gerencia Central de Finanzas. El Jofe/Responsable del Almacén Gentral en los Organos Desconcentrados y en la Sede Geniral,. segun corresponda, una vez ordenadas las existencias, debe cotocar en cada ‘materiat la "Hoja de Inventario’ (H.1) preseniaco en dos hojas continuas: conteo y reconteo (Anexo N° 05-AC), siendo emitida en cada Organo Desconcenirado y Sede Central po: el Médulo de Inventari. Las Hojas de Control Visible de los materiales de Almacén, bajo el Sistema de Almacenes, debe estar a disposicién de las personas que parlicipen en el inventario, ya soa en calidad de asistencia 0 apayo especializado, segtin lo considere la Comssi6h de Inventarlo, Las peisonas indicadas pueden solcitar las Hojas de Control Visibte del Almacén de acuerdo al instructive “utlizacién det Registra y Control de Existencias a lravés del Sistema de Almacenes en el SAP En caso no existan movimienfosipara algunos materiales, e! reporte detalla el saldo existenté 2 la fecha de corte indicada en el Cronograma de Aclividade tke EsSalud pe Bn Was SALUD PARA Wad PERUANOS 05 woe 73 73.1 7314 7a12 7313 TEL CINCH “ae La Gerencia Central de Logistica e Infraestructura debe comunicar a los proveadares de ESSALUD, mediante un aviso publicado en el diario oficial “El PERUANO" y un diatio de irculacian nacional, el “Cierre y Apertura de Almacenes por Inventatio” de acuerdo al Gronograma de Actividades E! Gerente o Jele de Divisién/Unidad de Logfstica en jos Organos Desconcentrades, segiin corresponda, debe informar a los proveedores locales que la recepcién de materiales en et Aimacén se hard de acuerdo a las fechas indicadas en el Cronograma de Actividades. Asimismo y de manera alterna, el Gorente 0 Jefe de Divisior/Unidad de Logistica en los Organos Desconcentrados o el Gerente de Servicios en la Sede Central, segiin corresponda, debe comunicar @ las areas usuarias ‘mediante documento escrito, adicionando rétulos y avisos en lugares visibles, indicando que el Almacén no atendera despacho alguno por efecto dl inventario, EN LAS FARMACIAS Y DEPOSITOS El Coordinador del inventario en las Farmacias y Depésitos debe verificar y confirmar que los, registros de mavimientos se encuentron actualizados a ja fecha del corte documentario en’el Modulo de Farmacia y Depésitos del Sisterna de Gestion Hospitalaria. El Jefe/Responsable de Farmacia y Depésito debs ordenar ios medicamentos, materiales méuicos e Insumos de laboratoria y radiolégico, agrupandoies por cédigo, clase terapéutica, unidad de medida u orden alfabético, ubicandolos en anaqueles, parihuelas estantes para Su prasentacién, El ordenaniento y preparacién de los materiales debe culminar un dia antes del inicio de la /” fecha del inventario. El Gerente General, Gerente © Director de Centro Asistencia, segtin corresponda, debel comunica: a les servicios cie atencién (usuarios) mediante documento escrito, adicionando rélulos y avisos en lugares visibles, indicando que las Farmacias y Depésitos no atenderan por efecto del inventario. Las Farmacias y Depésites que cuenten con materiales que ingresen por cualquier modaliday que no sean provenientes del Almacén Central dei Organo Desconcentrado, deben ser separados y rolulados a fin de identificarlcs como tales, debido a que éstos no seran inventariades, Los materiales defectuosos considerados como deteriorados, rotos, vencidos e inmovilizados por diversas causas se deben identificar como tales, colocandolos en el mismo anaquel y debidamente ordenados para su inventario fisico. E/inventario en las Farmacias y Depésitos se realizen lomando en cuenta la forma en que se encuentren almacenados los articulos: por volumen, clase terapéutica y_presentacion (irascos, ampotias, tabletas. cApsulas, etc.) Las Hojas de Invenlario deben ser impresas un dia antes de la fecha de inicio del inventaria por el Médulo de Farmacia y Depésita del Sistema de Gestion Hospitalaria, seqdn modele Anexo N° 08-FD, y en orden alfabatico, TIPO ¥ METODO DEL INVENTARIO EN LOS ALMACENES CENTRALES E! tipo de inventario es "MASIVO" en los grupos de materiales registrados en el Sistema de Almacenes. E] metodo ha desarrollarse es “AL BARRER’, tomandose en cuenta la siguiente informacion del Sisterra de Almecenes, + Centro y Almacén, + Cédigo. + Descripeién. + Unidad de Medica Basica, (UMB) + Cantidad de Existencias. + Cantidad de Defectuosos, Rotos y/o. Vencidos. proceso general de Toma de Inventario se efectiia solo en dos conteos detinidos en el método y con e! Madule de Inventario de Almacén Central: a) CONTEO = 100% E: b) RECONTEO 4% Diferoncias (Conteo) vs. Sistema > Resultado Final Bk EsSalud ea soa En Las PaRnGIAS Y DEPOSITOS 05 pec 2002 gees pete icies a tnvari/ec on ie eoredloato cae etapa att'ae tealrar sh e| Médulo de Farmacia y Depésito de! Sistema de Gestian Hospitalaria, siendo el tipo de sentano-SeLeCTNO métodc a aplicarse en la Toma del Inventario es "POR SELECCION", tomando en cuenta la siguiente informacion: + Cédiga de Farmacia y Oepésito, scene « Decetpetn q = nean be Maca «Casing do anctaes 7.4 DE LA ORGANIZACION 7.4.1 DE LA CONFORMACION DE LA COMISION DE INVENTARIO 7.4.1.4 La Comisién de Inventario se debe instaiar antes do ia fecha programada para el inicio det invenlario, de acuerdo a lo establecido en el Cronograma de Actividades, para fo cual levanta un Acta de Instalacién Anexo N° 01-AC y Anexo N° 01-FD debidamente suscrito por sus imegrantes. 7.4.1.2 Para la Toma del Inventario Fisico de Existencias, !a Comisién de Inventario debe designer al Equine de Toma de Inventario encargado del conteo y reconteo, debiendo dictar las instrucciones de detalle que se requieran. £1 equipo sebe conlormarse € inslalarse de acuerdo a las fechas establecidas en el Cronograma de Actividades. “ 7.4.1.3 EN LOS ALMACENES CENTRALES: 7.4.1.3. La maxima autoridad del Organo Desconcentrado y el Gerente Central de Finanzas en la Sede Central deben conformar una Comisién de invertaria, responsable de organizar difundir, ejecutar y supervisar el praceso de Toma de inventario Fisico de Existencias en el Almacén Central, la cual esta integrada por Sede Central Gerenie de Conlabilidad: Preside !a Comision, Supervisa la conduccién dal proceso de Toma de Inventar‘o Fisico + Sub Gerente de Procesos Contables: Secretario y Coordinador, Coordina y ejecuta el inventartio fisico hasta su culminacién + Gerente de Servicios: Provee las facilidades, apoyo y orientaciones nocesarias. + Subd Gorenle de Almaconamiento y Oistribucién: Ordena y.facilita la ubicac materiales seleccionados para ef conteo respective ados ilejJete Division de Administracion y Finanzas: Preside la Comisién. Supervisa fa conduecién del proceso de Toma de inventani Fisico + Jefe Divisién/Unidad de Finanzas: Secretario y Goordinador. Coordina y ej desarrollo del inventario tisico hasta su culminacién + Gerente/Jefe Divisién/Unidad de Logistica: Provee las facilidades, apoyo y crientaciones necesarias, + Jefe/Respansabie de! Almacén Central: Prepara y facilita 1a ubicacién de los matariales para vl conteo respective. 74132 La. Comisién de Inventario, de considerarlo necesario, -solicita la participacién de protesionales de la Salud para la asistencia y apoyo especializado durante el inventario. de los ta el 7.41.4 EN LAS FARMACIAS Y DEPOSITOS 74141 La méxima autoridad del Grgano Desconcentrado debe conformar una Comisién de Inventario, responsable de organizar, ejecular ¥ supevisar proceso de Toma de Inventario Fisico de Existencias en las Farmacias y Dopésilos de los Centras Asistenciales, la cual esid integrada por + Gerente/Sub Gerentedlefe Divisién do Administracién y Finanzas del Organo Desconcentrado: Preside la Comisién; Supervisa la ejecucién del proceso de Tome de Inveniario Fisico. + GorentejJete de Departamento/Servicio de Ayuda al Diagndstica y Tratam las facilidades, apoyo y orientaciones necesarias, io: Provee 74.44 742 yaaa 7422 7423 ahel 42.3 7423 7424 7424 Sune, 7S oR 784 75.14 7512 752 Te24 ES coms Fi + Jefe de Departamento/ServiciofResponsable de Farmacia y Depésito 9 la ubicacién de los materiales soleccionados para el conleo respective. Para los Organos Desconcentrados que cuenten con Red Asistencial, desianar ademas + Director del Centro Asistencial’ Coordinador. Coordina y ejecula la Tama de invantario Fisico hasta su culminacién, tomando decisiin con cargova rendir cuenta a la Comisién, Para los Organos Desconcentrades que no cusnten con Red Asistencial, designar ademés. + GerenteJefe de DivisiérUnidad de Finanzas. Coordinador. Coordina y ejecuta el inventario fisico hasta su culminacién, 2 El Director del Centro Asistencial, si io estima conveniente, puede designar a un trabajador dei Ceniro Asistencial para que lo apoye en las actividades de coordinacién, no obstante este hacho, na la desiinda de su responsabilidad como Coordinator DE LA CONFORMACION DE LOS EQUIPOS DE TOMA DE INVENTARIO El Equipo de Toma de Inventario esta conformado por dos grupos de trabajo denominados CONTE y RECONTED. E1 niimero de equipos de conieo esta condicionada a ia ubicacién, cantidad, presentacién y volumen de materiales almacenados. La Comision de Inventario debe propareionai a los equipos lo siguiente: + La presente Direcliva + tiles de oficina necesarios para la anotacién y canteo de materiales. EN LOS ALMACENES CENTRALES + Cada Equipo de Gontea esté integrado por: + Des representantes del area de Finanzas ylo Administracién, responsables de! conteo: ‘uno para la toma fisico - manual del material y el otto para Ia anolaciin de las canlidades en cada Hoje de Inventario (H 1). Un represeniante del area de ‘Almactn, como apoyo pare faclitar fa ubicacién e ideniiicacién de los materialas en los diferentes ambienias de elmacenamiento. 2 Cada Equipo de Reconteo esta integrado por: + Dos representantes del érea de Finanzas y/o Administracién con las mismas funciones ue se indican en el numeral precedente: intercambiando Jos representantes de los equipas para asegurar ol reconteo de los materiales Un representante del dea de Almacén, como apoyo para la ubieacién e identficacton de los materia‘es EN LAS FARMACIAS ¥ DEPOSITOS 1 Cada Equipo de Conleo esta integrado por + Dos representantes del Area de Administracién del Centro Asistencial, responsables del ‘conteo: uno para la toma fisico — manual del material y el otro para la anatacién de las cantidades: + Un representante del drea de Farmacia y Depésito, como apoyo para facilitar ta ubieacién e idontiticacién de los materiales a inventariar. DEL CORTE DOCUMENTARIO EN EL INVENTARIO DE ALMAGENES CENTRAL El conte documentario se efectiia, de manera indefectibie, un dia antes de la fecha del inicio » / del inventario con los dos tltimos movimientos de inareso y salida establecidos en ef Sisteina de Almacenes, debionda tomar nota de las siguientes acciones. * Los dos ditimos niimeros de Nola de Ingreso. + Los dos limos nizmero de Nota de Salida El corte documentario debe ser presentado mediante formato indicado en ef Anexo N° 03- AC. adjuntando fotocopia de los dos ulimos dacumentos solicitados para delerminar el proceso de inicio del inventaria, EN EL INVENTARIO DE FARMACIAS Y DEPOSITOS: El corte documentario correspondiente a los ingresos (Notas. de Salida-Almacén) y salidas (Recelas). se efectia hasla un dia antes de la fecha dal inicio del invantario, procediénuose al corte de ragistros contorme se indica en el Anexo N° 3-FD. De esta forma los registios del Madulo de Farmacia y Depésito del Sistema de Gestion Hospitalaria y los cegistros del kardex fisico (contro! visible) deben ser iguales a la fecha del carie Wo WEL AME ES COPIA eu8c DEL ORI Seu EsSalud “es NAS PERUANOS Las satidas por transterencias entte Centros Asistenciales se deben suispender cineo (05) dias antes de la fecha de a Toma de Inventaric. & En el formato de Corte de Registro se debe adjunta ‘otocopia de ‘a uitine Nota de Ingreso y Uitima Nota de Salida. DE LOS CASOS EXCEPCIONALES Si por razones de emergencia se debe generar un ingreso o salida de materiales durante e] proceso de Toma de Inventario, el Presidente de la Comisidn en el inventario de Almacén Central y el Director de! Centro Asisténcial en el inventario de Farmacias y Deposilas, disponen su ejecucién de la manera siguiente a) Ingreses: Los ingresos de materiales se ubican en un lugar o ambiente separado, no deben ser inventeriados y las Guias de Remision deben ser recepcionadas can fecha del primer dia habil a fa apertura del Sistema de Almacenes para el caso de Aimacenes Centrales y con fecha del dia siguiente del término dol inventario para ei caso de los Centros Asisienciales b) Salidac de materiales inventariadas: Las salidas de materiales invontariados del Almecén Central deben tener su documento de salida manual y autorizados por el Presidente de la Comiskin de Inventano siendo éstas regularizadas en el Sistema de Almacenes con fecha del primer dia habil a su apertura, En el caso de los Centros Asistencialas, todas las salidas. de materiales durante el inventario, daben ser autorizadas por el Director del Centro Asistencial, y tener su respactiva documento provisional colocado en el anaquel pare cansiderario como fisico, Gebiendo ser descargados con fecha del dia siguiente de término del invantario, en este caso el encargado del Médulo de Farmacia y Depdsito del Sistema de Gestion Hospltalaria bloquea las opciones de descargo durante los dias que dure el inventario, ©) Salidas de materiales en proceso de Inventario: Estas salidas tambign deben contar con su documento manual autorizaco por el Presidente de la Gomisi6n de Inventario, en el caso del inventario del Almacén Central, siendo éstas regularizadas en el sistema con fecha de! primer dia habil @ la apertura del Sistema de Almacenes, siendo adjuntada la originat en el anaquel donde, se reliré el materia! at momento de efectuar el inventaro, a la caniidad fisica se agrega la cantidad Gespachade, estos documentas posteriormente deben ser descargados como consumes dol sistema con fecha del primer dia habil a fa apertura dal Sistema de Almacenes, En el caso de los Ceniros Asistenciales, todas las salidas de materiales en proceso de inventario deben ser autorizados por el Director det Centro Asistencial e ingresarse con fecha del dia siguiente de término dot inventatio, 7.6 DE LATOMA DE INVENTARIO 7.6.1.1 El dia fijado para la Toma de Inventario Fisico de Existencias, sé ratinen todos los miembros Una vez entregada la totalidad de las Hojas de Inventario de conteo {y reconteo de ser el ES COPIA FEC ‘ys EsSalud Eads NAS SALUD PARA MAS PERUANOS 05 GEC 2002 + Sine son iguales las cantidades asignadas, se procede al recontes fisico. E! resultado obtenido en el reconteo de los materiales define el inventaric de aquellos En aquelios casos que después del reconteo todavia susbsistan diferencias, la Comisién 1 Hip AL EN LAS FARMAGIAS Y DEPOSITOS El equipo de toma de inventatio debe de realizar un raconocimiento antelado de las are: inventariar El dia fjado para la Toma de Inventario Fisico de Existencias, en el caso de los Organas Desconcentrados con Red Asistencial, of personal del Centro Asistencial que es riombro de fa Comisiin de Invenlario, da inicio a las actividades con la firma del Acta de Inicio del Inveniario Fisico de Existencias, Anexo N° 02-FD. En el caso de los Organos Desconcenirados sin Red Asistencial, se reunen todos los miembros de la Comisién de Inventarioe inician las actividades con la firma del Acta de Inicio da! Inventario Fisico de Existencias, Anexo N° 02-FO, Luege de ello, e! equipo de tomna de inventario procede a realizar fas actividades de conteo del material Al finalizar el conteo de un material, la Hoja de Inventario (H.L) debe ser llenada con fa informacién obtenida de manera legible y sin ninglin borrdn que pueda ocasionar confusién alguna con su contenido, luego, debe Sor firmada par las cos personas que inventariaron y entregada al Coordinador El Inventario debe realizarse séic sobre los materiales que figuran en la Hoja de Inventatio, los materiales que no sean molivo de inventario deben ser considerados en el Almacén Auxillar del Médulo de Farmacia y Depésito de! Sistema de Gestién Hospitalaria, 5.25 Las Hojas de Inventario por el conteo son recibidas por el Coordinacor de la Comision y entregadas al operador de! Médulo de Farmacia y Depésito del Sistema de Gestién Hospitalaria para su registro. Si existiera diferencia enlre las cantidadas inventarladas con el saldo del Médulo de Farmacia @ y epésto de! Sistema de Gestidn Hospitalaria, se procede ai reconteo fisico, registrando en la columna de reconteo de ia Hoja de Inventatio. la misma que debe ser aulorizada por el Coordinader. 7.627 Una vez entregada la totalidad de las Hojas de Inventario de conleo y reconleo por el Coordinador al operadar de! méduto, lo. cual indica la culminacién del invenlario, se ravnen los integrantes de ta Comisién de Inventario, segun corresponda, para firmar el Acta de Término del Inventario Fisico de Existencias, Anexo N’ 04-FD. sa vane En aquellas casos excepcionales que subsista la diferencia, ta Comision debe proceder a *eaullen | realizar un reconteo definitiva SSW 7.62.8 Al culminar el Invantario, con relacién a los materiales que se encuentren en situacién de Saude defecluosus (vencidos, deteriorados) por cualquier molvo, 6| Jefe de Servicio o Responsable | de Farmacia debe emitir un listado con la relacién de los materiales en esla condicién, considerando: eédiga, descripcidn, unidad de medida, cantidad, lole, fecha de vencimiento, datos que serviran para su remisién al area de Log'stica del Organo Desconcentrado @ inic el Proceso de Baja correspondiente, DE LOS MATERIALES D.LP.A.C. En aquelios Almacenes Centrales que cuenten con materlal procedente del Programa de Dialisis Peritoneal de Atencién Continua — Centro de Hemagidlisis y se encuentren dentro de! Almacén S510; el Jefe/Responsabie de Almacén Central en el Organo Desconcentrada debe separarios y raturarios a fin de identificarlos coma tales, dado que en la Toma de Inveniario tendran un tratamiento por Separado en la remisién de su informacion, Wo Ub. quuc es copyeTing bHL Ofirine seine Sn ti Axx EsSalud establecen en la presente Directiva, pero no forman parte de las existencias dei Organo oe 7.7 DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DEL INVENTARIO EN LOS ALMACENES CENTRALES El procesamiento de la informacién del inventario tisico en los Almacenes Centrales de ESSALUD se efectia a través del Médulo de Inventario, siendo responsabilidad de los operadores que administran el Sistema de Almacenes El oparadar(es) responsabie(s) se constituye(n) bajo las érdenes directas y sujetes af control y seguimiento dei Presidente de la Comisién de Inventaria, 0 Coordinador, a partir ce la fecha del corte decumentario y durante el desarrollo y culminacién de los ajustes por diferencias ave resulten del invantario, Las funciones y actividades del operador sor: Preparacién de carga de inicial'zacién de datos del Sistema de Almacenes al Médulo de Inventatio, + Validacién de los materialos y saldos transtericlos + Emisién de las Hojas de Inventario, (H.1) + Digitacion de las cantidades de canteo y reconteo. + Emisién de fos reportes de! inventatio + Ajustes logistics La supervision y monitoreo general de fas actividades de las operadores de Jos Organos Descancentrados esta a cargo del Sub Gerente de Almacenamiento y Distribucién de la Sede Gontral EI proceso de carga es precisado on e! Manual de Operacién del Médulo de Inventario pe a Gesarroliado por le: Sub Gerencia de Almacenamiento y Distribucién de la Sede Central y Essays Temitida via correo electrénico al operadcr del Almacén Cental en los Organos Derconcortates La niepnseon do cares yvaigacén debon co ofectuarse después de haber reatzado el Gorey cote suena, sno cocdads ton is syponso'es dela Sub Gerace de fimaceramenio yDutiscion do Sede. Cantal auras woolen eh sequminto ¢ 72.47 Conchita i prepara Ge taga'y vluaven, se debe proce! a enti las Hoss do Inventario (H.1.) de acuerdo al procedimiento indicada en el Manual de Operacién del Modulo Serena 11118 os operadors eneargaces debon de prover corunlamente on el seecra designado de Inomalea, l normal tationaniontc’ Go te cgusce de corpuo, oe taneronas Je 119 Eveonte de ead to dgiecur'do at ozs incertae (il areal el personal 7.7.2 DEL INVENTARIO EN LAS FARMACIAS Y DEPOSITOS 7.7.21 Ei Jefe Divisién/Unidad de Informatica del Organo Desconcentiado racive del operador SAP del Aimacén Central el archivo texto con informacién de los productos a inventariar por cada Centro Asislencial, el que debe ser distribuide segin comesponda. 7.722 El operador (es) responsable (es) del Médule de Farmacia y Depésito del Sistema de Gestiin Hospilalaria debe efectuar io siguiente: AD UPL “ei FS COMA fIFE DEL crtgitrtaL R:.y\ EsSalud Informatica de! Organo Desconcentrado. Digitacién de las cantidades de conteo y reconteo. Entrega al Jefe/Responsable de Informatica de! Centro Asistencial el archivo texto con los resultados del inventario para ser transmitidos al Organo Desconcentrado. Coordinador ta Comision, comparandolos con las Hajas de Inventarios, Posteriormente, estos 7.8 DEL AJUSTE Y SUSTENTO DE LAS DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES CENTRALES DEL AJUSTE A las diferencias que se determinen por fatantes y sobrantes, como resultado de la veriicacién de ta existencia fisica practicada en los Almacenes Contralos do los Organos Desconcentiadas y Sede Central, se tes efectiian dos tipos de ajusies en el Sistama de Almacenes: + Ajuste logistico por faltantes y sobraes: Los operadores dei Sistema de Almacenes en cada Organo Desconcentiado y en la Sede Central efectian el proceso de ajuste logistice on ol sistoma, remitiando las archivos del resultado del inventario de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Operacién del Médulo de Inventario al concluir el inventario, respelando las fechas indicadas en el Gronograma de Actividades E! Presidente de la Comisién, Jefe/Responsable de Almacén y el oparador del sistema son Tesponsables ds revisar y determinar que los ajustes sean consistontes y oxactos, validando la informacién con los reportes resultantes a la Torna de Inventario. + Ajuste Loafstico ~ Contable por fallantes v sobrantes, Las asienios contables de aluste son efecivacios de manera descentralizada, siendo el Contador en cada Organo Desconcentrado cuien lo efectie, previa presentacién de tos sustentos debidamente documentados por las diferencias y visados por 0! funcionario de mas alto nivel en el Organo Desconcentrado; torandase en cuenta fos procedimientos de ajuste que seran remitidos por la Gerencla de Conlabilidad de la Sede Central En el caso del Aimacén Central de la Sede Central, la Sub Gerencia de Procesos Conlables es quien realiza las actividades antes indicadas y Ia aprobacién del ajuste de inventerio es realizada por el Gerente de Contabilidad. contar con ta autorizacién del Gorente de Contabilidad. 7.8.1.2 DEL SUSTENTO 784.21 La Gerencia/Divisié/Unidad de Logistica y el ére2 de Almacenes en los Organos et Desconcentrados y la Sub Gerencla de Almacenamiento y Distribucion y area do Almacenes Seg, fen [a Sede Central, elaboran y presentan mediante formato indicado en los Anexos N° 11- AG y N° 12-AC el sustento técnico respectivo, debiende explicar las causas que generaron las diferencias por cada material, acompafiando copia de !a documentacién detallada que justifique el sustento, bajo responsabilidad 7.8.1.2.2 Pate las diferencias que se determinen como fallantes y sobrantes en el resultado final de la Toma de Inventario Fisico, se debe considerar la aplicacién de los numerales 4 y § del acapite °C” INVENTARIO FISICO DE ALMACEN, reguiado en el Manual de Administracién de Almacenes para el sector publica. 7814.23 El sustenio debe ser entregado a ta Comisién de Inventario para su correspondiente evaluacién ¥ aprobackén, cuyo plazo es establecido en el Cronograms de Actividades: 7.81.24 Luego de evaluades los sustentos de las diferencias finales, la Comisién de Invenlario debe registrar en el Anexo N° 13-AC la suma total aprobada y retrendada, la misma que en caso Go cilerencias negativas debe desagregerlas por cada uno de ios conceplos considerados en ei Manual de Administracién de Aimacanes, DERE Ma Nl EsSalud HAS SALUD FARA MAS PER 72 EN LAS FARMACIAS Y DEPOSITOS 7.821 EN EL MODULO DE FARMACIA Y DEROSITO DEL. CENTRO ASISTENCIAL 721.1 Los ajustes por diferencias en el Médulo de Farmacia y Depasito de! Sisiema de Gestién Hospilalaria son ofectuados para cada Farmacia y apésito, de la siguiente manera: + Elopetador de! médulo dee emitir el listado de faltantes y sobranies, el que se remit al Gosrdinadar de! Gentro Asistencial. De no existir ninguna diferencia por faltante 0 sobranto, el operador dei méculo informa al Coordinadar que no se ha generado ninguna siferencia en el reporte de faltantes y sobrantes. + Ala aprobacién do la informacion del listado de faltantes y sobrantes, o! Coordinador indica al operador dal médulo la ejecucién de la apcidn de actualizaci6n del inventario para cada Farmacia y Deposito La Gerencia Central de Informatica y las Divisiones/Unidades que hagan sus veces en los Grganos Desconcentrados deben instruir al operador (es) del Médulo de Farmacia y Depésita del Sistema de Gestién Hospitelaria, que una vez oulminado los ajustes en el citado médulo, obtenga el archivo plano del inventario mediante Ia interface entre al Médulo de Farmacia y Depésilo de! Sistema de Gestion Hospitalaria con al Sistema de Almacenes (SAPCESAL) EI Coordinador, bajo responsabilidad, debe supervisar que el archiva plano sesultante det inventario sea transferido al operador del Sistema de Almacenes del Organo Oesconcentrado en forma inmediaia una vez ejecutados los ajustes, previa validacién de fos mismos que se ingresen por sobrantes y fallantes de! archivo remitido, lo que debe & realizarse respetando las fechas indivadas en el Cronograma de Actividades 76214 El Jefe/Responsable de Farmacia y Depdsito debe de elaborar, e! sustento técnica respectivo (Anexos N* 0S-FD y N° 06-FD), debiendo explicar las causas que originaron las diferencias por cada material, acompanando copia de la documentackin detaliada que Justifique el sustento, bajo responsabilidad 7,821.5 Dicho sustento debe ser eniregado a ta Comision de Inventario para la correspondiente evaluacion y aprobacién en el plazo establecido en e! Cronagrama de Actividades, el misma que debe cenirse al Manual de Administracién de Almacenes. 7821.6 Luego de evaivados y aprobados los sustentos de ‘as diferencias finales; la Comisi6n de Inventario Gabe incluir en ei Anexo N° 09-FD la suma tolal aprabada y relrendada. En caso do diferencias negativas se debe identifiear cada uno de los conceplos considerados en el Manual de Administracién de Almacenes. Para que el Anexo N° 09-FO sea considerada valido, debe inctuir la firma de todos los integrantes de fa Comision Para el reqistro conteble del ajuste por diferencias de inventario, se aplica ol procedimiante establecido para tal fin por la Gerencia de Contabiad de la Gerencia Central de Finanzas. 7.82.1.8 Concluidos estos procedimientos, las Farmacies y Depésitos iniciardn sus operaciones y movimientos en e! Médulo de Farmacia y Depésito del Sistema de Gestion Hospilataria al @ dia siguiente de la fecha de termino de’ inventaro, [es deci, una ver remitigo el archivo plana} consideranao los nuevos saldos ajustados; astos saldos no deben ser mocificados 0 cambiados sin conlar con ia aulorizaciin de la méxima autoridad lel Organo Descancentrado y del Gerente de Contabilidad en ia Sedo Central, bajo responsabilidad 9.22 EN EL SISTEMA SAP 8.221 La Gerencia Centrat de Logistica © Infraestruciura, a través de la Sub Gerencia de Almacenamionto y Disiribucin, supervisa que el operador del Sistema de Almacenes los ajustes al dia siguiente de la fecha de término del inventatio. ima_auloridad ene} Organo Desconcentrado, Presidente de la Comisién de Inventario, Directores de Centros Asistenciales y los Jefes/Responsables de Farmacia y Depésito son tos responsables de cautelar que los referidos alustes sean correctos y consistontes, a efectos de poder asegurar y validar los selios que se determinen como resultado del inventario efectuado, (Anexas N° 05-FO, N° 06-FD, N° 07-FD y N° 08-FD) 8.2.23 Durante el periodo del inventario fisico en los Centros Asistenciales, asi como durante el periodo de ajustes de inventatio, no se deben realizar movimientos de traslados en el Sistema de Almacenes a Centros Asistenciales 78.224 EI Gorenle/Sub Gerenle de Administracion y Finanzas y ol Jefe de la Divisién/Unidad dle Finanzas en los Organos Desconcentiados se encargan de verilicar et corresto regis contable de los ajustes del inventatio en los Estados Financleros luego de la aprobacién y/ evaluacién de los resultados por la Comision de Inventario (Anexos N* 05-FD, N° 08-FD, N° O7-FD y NP 09-FD). Una copia del sustento técnico de ‘os ajustes aprobados por la Comisiin de Inventario debe remilirse a la Sede Central de acuerdo al plazo establecido en e222 O5 Dee 20ne er opteamaL Waly. deae NK EsSalud oa MAS SALUD 7a 791 7904 7912 7918 ARA MAS ERUAN| | Cronograma,de Actividades, con la finalidad de comprobar que dichos ajustes aprobados son consistentés con lo registrace contablemente en ios Estados Financiesos La impresién de asias sustentos debe ser realizado por el Contador del Oraano Desconcentrado de la siguiente manere: 2) Generar el reporte en el Sistema de Almacenes de las cuentas: 2622, Dilerencias en inventarios de suministros hospitalarios, y 2652, Diferencias en inventario otros suministros (si es que los hubiera). Adicionar a este reporte una columna de referencia la que permitiré identificar los ajustes de inventario del Médulo de Farmacia y Depésito de! Sistema de Gestién Hospitalaria, b) Trasiadar a una hoja de célculo la informaciin sefialada en el parraio anterior identificar mediante el nimere de documenta el item que corresponda al ajuste, en base: 1a los Anexos N° 05-FD y N° 06-FD, Sustento Técnico de Sobrantes y Fallantes, si se trata de diferencias en e! inventario fisico (ilamese dilerencia entre conteo y ol Médulo de Farmacia y Depésito del Sistema de Gestion Hospilalaria), y elaborar e! Anexo N° O7- FD, si se trata de diferencias generadas entre el Méduio de Farmacia y Depésita del Sistema de Gestign Hospitataria y el Sistema de Almacenes ©) Presentar los sustentos por cada diferencia sobre ia base de los Anexos N° 05-FD, N” 06-FD y N° 07-FD debidamente cuadrados con os saldos del ajuste generado segiin puntos a) yb}, para lo cual deben tolalizar las colummas de los ajustes generados Giferenciandoios entre ajustes por inventario fisico (NVGH-AI y ajustes por SAP R/. INVGH-AS. En caso de que fa Comision de Inventario de Almacenes Centrales o de Farmacias y Depasitos no cumpla con la remisién do las sustantos en fa fecha delerminada o no sustente adecuadamente fos diferenciales, la Gerencia de Cantabilidad debe infarmar de estos hechos a 'a Gerencia Central de Finanzas mediante carta con copia al Organ de Auditoria Interna. DE LAS ACTAS Y REPORTES RESULTANTES DEL INVENTARIO EN ALMACENES CENTRALES Las actas de Inventario se presentan mediante Ios sigulentes documentos acta de instalacon ola Comision de invenvari, Anexo N°04-AC = Acta de Inicio del Inventario Fisico de Existencias, Anexo N° 02-AC. + Acta do Termine del nventario Fisico de Existencias, Anexo N° 04-AC. + ‘Acta de Aprobacién da los Sustentos de las Diferencias dol laventio, Anexo N° 13-AC Los reportes de! inventario se presantan mediante los siguientes documentos + Formato de Corte Documentario, Anexo N° 03-AC: folocopias de documentos (entrada y sade} + Hoja de lnventario, Anexo N* 05-AC + Uslado de Materiales por Hoja de Inventario (H.1), Anexo N* 06-AC + Lstado de Materiales por Hoja de Inventario (H.1) Valorizado, Anexo N° O7-AC + Conciiacisn da! inventario Fisico Valorizado, Anexo N° 0B-AC Listado de Diterencias Velorizadas con Salda Nogativo ~ Fallantes, Anexo N° 09-AC Listada de Diferencias Velorizadas con sald Positivo ~ Sobrantes, Anexo N° 10-AC Formato de Sustento de Offerencias Positivas del favantario, Anexo N° 11-AC + Formato de Sustento de Diferencias Negalivas del Invantario, Anexo N" 12-AC «= Listado de Bienes de Didlisis Peritoneal Ambulatoria Continua D.i.P.A.C, Anexo N° 14-AC. (as Actas y Reportes del inventario deben ser firmadas en su totalilad por la Comisién de Inventario y remitdos, conjuntamente con una copia del Sustente de las Diferencias y de acuerdo ai Cronograma, a las siquientes areas’ Sede Cental + Orginal, Gerencia de Contabiided 2 Copia, Gerencia de Servicios Grgaro Desconcentiade + Origine. area de Contabilitad del Organo Desconcentrado + Copia, érea de Logistica de! Organo Desconcentrade + Copia, Gerencia de Contabiidad de la Sode Co DEL INVENTARIO EN FARMACIAS Y DEPOSITOS Las actas de Inventario Se presentan mediante los siguientes documentos + Actas de Insialacion ée la Comisi6n de inventario, Anexo N° 01-FD. 05 pec 2002 aN RK EsSalud ar NAS SALUD PARA MAS PERUANOS + Acta de Inicia del Inventario Fisico de Existencias, Anexo N° 02-F0. Zein, «+ Rata dy Término dol Invantario Fisico de Existenclas, Anexo N° 04-FD. SEALS) + Acta de Aprobactn de fos Sustentos de as Dilerenclas del Invererio, Anexo N"09-FD LN '- 7'g\b.2 Los reportes del inventario se presentan mediante los siguientes documentos: 1, 8) + Formato de Corte Oocumentario, Anexo N° 03-FD; folocopias cle documentos (entrada y Oh salida) + Formato de Sustento de Diterencias Positives del Inventario, Anexo N” 05-FD. SEs. + Formato de Sustenio de Diferencias Negativas del Inventarlo, Anexo N° 06-FD, a + Formato de Sustento de Diferencias del Inventario ~ generados enire el S.G.H.y SAP FV3, fa ‘Anexo N° 07-FD. // \ + Hoja de Inventario, Anaxo N° 08-FD. : } 7.923 Las Actas y leportes del inventario daben ser frmados en su totalidad por la Comisidn de inventario y temitides, conjuntamente con una copia de! Sustento de las Diferencies y de acuerdo al Gronograma de Actividades, a las siguientes areas: + Original, Gerencia/Sub Gerencia de Administiaclin y Finanzas del Organo Desconcentrada : Copia, area de Contablidad dol Organ Desconsentrado. Copia, area de Logistica del Organo Desconcentrado Copia, Sub Gerencia de Salud del Organo Desconcentrado. Copia, Gerencia de Contabilidad de la Sede Centra #2 essatud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO EN LOS ALMACENES CENTRALES 05 Ge? $k essatud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 01-AC ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE INVENTARIO RGANO DESCONCENTRADO; ------ Reet 7\ Ales horas det dia se da por instalada la Comisién de Inventatio Fisico } en el . con la participacién de tos _23ulPos de conte formados en eumpiniento ala Directive aprobada Son fa finalidad de acreditar lo actuado se da por insialada la Comisién de inventario mediante fa presente ACTA ~~ PRESIDEN COMISION DE INVENTARIO EMERO MIEMBRO- MIENBRO \ Nola: Adjuntar relacién de fos Grupos de Conteo. 05 pre -202. ) ##k essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 02-AC ACTA DE INICIO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS ey ae ‘. Al De Del 200. 4 yh Aes, GANO DESCONCENTRADO: - oo Siendo las horas del dia de dal 200.... se da inicio al INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS, en el Almacén de . con la particivacién coma inventariadores de los Equipos de Conteo y Reconteo, como apoyo a la gestién de la Comisién ce invantario de Enistencias de la Gerencia Con la finalidad de acreditar lo ejecutado se firma !a presente ACTA, Mik MIEMBAO “MIEMBRO 05 GEeWe> 5 COPIA FIEL DEL Segneo Seta i aa EsSalud ANEXO N® 03-AC NAS SALUD FARA MAS PERUANOS FORMATO DE CORTE DOCUMENTARIO ‘8\ Det... Al... De Del 200. FECHA DE CORTE: det HORA DE CORTE: po TIPO = = pocuwenro CANTIDAD NOTA DE INGRESO NOTA DE SALIDA “——PRESTBENTE AT EMBRO : COMISION DE INVENTARIO ERB RHIEMERO Q5 TEE enn PIAfPEL OF Re EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS: ANEXO N° 04-AC . ACTA DE TERMINO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS LANG AL... De Del 200 eae ei ~~" ORGANO DESCONCENTRADO Sienda las horas del dia de del 200..., se da tétinino al INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS tomado en ef _— Almacén de . con la participacién de los equigas de Conteo y Heconteo. |Camo constancia del Inventario Fi practicade se indica que Las existencias a inventariar han estado debidamente loteadas y ordenadas, Las existencias han contado con su respectiva Hoja de Inventario. (H..) EI Gorte Documentario se ha efectuado contando con los documentos que acreditan lo actuado 4. Las existencias indicadas en todos los grupos han sido totalmente inventariadas, 5. Observactones eee “PRESIDENTE —MIEMBRO GOMISION DE INVENTARIO ~ MIEMBRO MIEMBAS = #9 Essalud MAS SALUD PARA MAS PERVANOS ANEXO N° 05-AC HOJA DE INVENTARIO fp vevstestesee are Dl 200, Pagina: 1/1 N®. TARJETA CENTRO: ALMACEN: --- CONTEO O) MATERIAL RECONTEO = { ) DESCRIPCION: « UNIDAD: “TOTAL a8) FIRMA MIEMBRO DEL EQUIPO — FIRMA MIEMBRO DEL EQUIPG — 2 copica copico 05 pee pane ‘ ) es coma (he ts encima, EsSalud 5 SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N* 06-AC LISTADO DE MATERIALES POR HOJA DE INVENTARIO (H.!.) 4 '¢_/DATOS DEL ALMACEN:- CENTRO: - jeeevczaal pase cncion bet | CONTES~[—-—EONTEO —]-RECONTEO | TECONTED Wr, [eoowce [eesgnreonoet Tow. [tars | arena, | arene | “watenae Hilizaaic Sueno" | perccrcso | “aveno™ | osrrerveso Numero Total de Hojas de Inventario (H.L): ~ PRESIDENTE MIEMBRO 2 COMISION DE INVENTARIO. MIEMBRO a age apogee EAA we ANEXO N° 07-AC - Fisico | VALOR] VALOR capi80 DESCRIPCION DEL ARTICULO um | Fnac | uuramo | Yorat Total de Mento Total en Tarjetas: __ Nuevos Soles: Si PRESIDENTE. A WIEMBRO COMISION DE INVENTARIO Beet MIEMBRO fe yer ee: ES COPIA iG EL DlewAL Sequne boca. tue Spied HANES ReRTRe GRIN RK EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 08-AC CONCILIACION DEL INVENTARIO FISICO VALORIZADO. 3 ay Se GATOS DE ALMACEN: - CENTRO: === a MACEN SAP:----- " CANTIDAD DIFERENCIA am INPORTE | | copico | DENOMINACIONY | 44, FISICO | SISTEMA” | CANTIDAD | TMPORTE | PRECIO | Dex inv. nt pentane © | @s) | ces) isico wy, risicoi,| | GRUPO: GO Bienes Valor total en nuevos soles S/. Numero Total de Hojas de Inventario (H.1) DENTE MIEMBRO IN DE INVENTARIO. —WIEMERG O45 per enn #9 Essalua MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 09-AC LISTADO DE DIFERENCIAS VALORIZADAS CON SALDO NEGATIVO. (FALTANTES DE INVENTARIO) for { \ DATOS DEL ALMACEN:~ - ALMA ca DENOWINACION Y CARACTERISTICNS Jy | Gawrioan Hu DEL ARTICULO cm VaCOR | VALOR} unrrario | TOTAL Valor total en nuevos soles Si: MIEMBRO MIEMBHO #P Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N’ 10-AC LISTADO DE DIFERENCIAS VALORIZADAS CON SALDO POSITIVO (SOBRANTES DE INVENTARIO) CENTRO! ------nenees DATOS DEL ALMACEN: ALMACEN SAP:- tone VALOR] ~VALOW we rao | DENOMINACION Y CARACTERISTICAS aN it [ C0010 DEL ANTEULS [um | “cannon | xntamo | Yornt He Valor fotal en nuevos soles S57. See ESIDENTE Se MIEMBRO See COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO ES COPIA Fug”! U1 ORAL $ Segura Seite Sale = ‘inne RK EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 11-AC FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POSITIVAS DEL INVENTARIO LMACEN CEN RAL: {Organo Desconcentrado} Seeacla ari DOCUMENTS wareniaL | UM, [risico| sistema | sonnanre | sustenro | COCUMEN __Trasladat det Anexo N°13 (a} RAL 05 pee eon ey i opdINat, MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 12-AC 7 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS NEGATIVAS DEL INVENTARIO OO) ALMACEN CENTRAL: --------- (Groano Desconcentrado) RESPONSABLE:——----- COBIGS F DOCUMENTO | Hu. | sap material [um] risico | sistema | FaLtante | sustento | POCUMET Total S) Trasiadar del Anaxa N°13 (b) RESPONSABLE DEL ALMAGEN CENTRAL FIRMA Y SELLO 2002 omembe Qo cOPIA e th EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS Anexo N° 13-AC ACTA APROBACION DE LOS SUSTENTOS DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO (Documento de uso exclusive de ta Comisién del Inventario) Ajiiste pa Sobvantes 8) @ [Ai “Fallantes $7 a) | Foil Ajuste Si (a+b) Identificacién de los Ajustes por Fallantes segiin la Resolucién Jefatural N°335-90. INAPIDNA que aprueba ef manual de Administracién de Aimacenes; Titulo It Procedimientos: Acapite C Inventario Fisica de Almacén, Numerales 1, 2,3, 4 y 5. inies por Robo Fallantes por Negligencia Total Faltantes (1) Olras razones no contempladas en la Resolucién Jefalural N°335-90-INAP/ONA, que iustifican con documentos, evaluados y refrendados por la presente comisién, los ‘allantes de inventario, Faltanles por Total Faitantes (2) Total faltantes de Inventario PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO MIEMBRO MIEMBRI Este anexo debe ser llenado obligatoriartiente por la Comision de Inventario en casa de. sobrantes y faltantes. 05 pFe-2a02 FS COPI Wins. A $e EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 14-AC LISTADO DE BIENES DE DIALISIS PERITONEAL AMBULATORIA CONTINUA DLL PLAC. |ACEN CENTRAL: --- / \" CENTRO: ~~ | ALMACEN SAP DENOWINACION _ CARACTERISTICAS um [eawmono VALOR UNITARIO Vator TOTAL Valor Total en Nuevos Soles TCENTRAL RESPONSABLE DEL ACH FIRMA Y SELLO. 05 orc 2002 sat 4k EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO EN LAS FARMACIAS Y DEPOSITOS #ifk Essalud MAS SALUO PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 01-FD ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE INVENTARIO Alas. horas det dia ... se da por Instalada la Comision de Inventario Fisico en la Farmacia y/o Depésito con fa participacién de los equipos de conteo formados en cumplimiento a la Direciiva aprobada #4) Con la finalidad de acreditar lo acluado se da por instalada la Comisién de inventario mediante la presente ACTA PRESIDENTE MIEMBRO COMISION DE INVENTARIO MIEMBAG - MIEMBAO MIEMBRO Nola. Adjuntar relacién de los Grupos de Conteo 05 oEC 2002~ fs opin He, bret, grugplat Bex EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 02-FO a ACTA DE INICIO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS MC 1 ENTRO ASISTENCIAL: ---- eee A las horas det dia... se da inicio al INVENTARIO FISICO DE | EXISTENCIAS en fa Farmacia y/o Depésito con la sa. parlicipacidn de los equipos de conteo farmados en cumplimiento a fa Directiva aprobada, pata la verificacién de fos materiales estratégicos de cansuma y como apoyo a la gestion del io) Presidente de la Comisién de Inventario “S27 Con la finalidad de acraditar lo actuado se firma la presente ACTA NTE GCOMISION DE INVENTARIO WIEMERO MIEMBRO MIEMBRO TOORDINADOR DEL INVENTARIO 05 pee aoe. es copia fi: $fk Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 03-FD FORMATO DE CORTE DOCUMENTARIO Det... A De Del 200, FECHA DE CORTE. del HORA DE CORTE: DESCRIPCION ] | TPO DE pocumenTo | _pocunento NOTADE | INGRESG | REMITENTE Yio DESTINATARIO CANTIDAD FECHA NOTA DE SALIDA “PRESIDENTE MIEMBRO COMISION DE INVENTARIO. a WHIEMBAG MIEMBRO — MIEMBRO ce ~GOORDINADOR DEL INVENTARIO 05 Obe-2o0e $k Essatud MAS SALUD PARA NAS PERUANOS ANEXO N° 04-FD ACTA DE TERMINO DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS . tea las horas del dia se da té&:mino al INVENTARIO FISIOO OE EXISTENCIAS en la Farmacia y/o Depésito con }aperisipseon dos Eaupos de Contoo foamacos para el presono hve menpmo constancia del Inventatio Fisico practicado se indica que Hse Los materiales inventariados han estado debidamente ordenados. El corte de registro se ha etectuado contando con los documentos que acreditan lo actuado 3. Observacion ~ PRESIDENTE MIEMBRO. COMISION DE INVENTARIO WIEN MIEMBRO WIEMBRO 3DINADOR DEL INVENTAATO— 05 bee 2002, Ad EsSalud MAS SALUD PARA WAS PERUANOS ANEXO N° 05-FD °* \e",, FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POSITIVAS DEL INVENTARIO DOCUMENTS SET] wares [uw [asco] seiews [Sooner | Sree | ORS SAP, Total S/ Trasladar al Anexo 9 (a) ~RESPONSABLE DE FARMACIA ¥ DEPOSITO FIRMA Y SELLO 05 pec 2002 ~ #ikEssalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 06-FD. »,, FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS NEGATIVAS DEL INVENTARIO GENTRO ASISTENCIAL: \, RESPONSABLE:— my, [SRO | watenac [um [reico] sirewa | sonnanre | sustenro | POCURERTO wu. | SAP. Total Sy. _____ Trasiadar at Anexo 9 tb} ~HESPONSABLE DE FARMACIA Y DEPOSITO FIRMA Y SELLO 05 geczinz es comlyr Aah EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 07-FD FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS DEL INVENTARIO (GENERADOS ENTRE EL SISTEMA DE GESTION HOSPITALARIA Y EL. SAP R/3) Seguin Numeral 7.8.2.2.5 de Ja presente Directiva CENTRO ASISTENCIAL RESPONSABLE:——-—-—- ce Etre = DOCUMENTS | Total Diferencias Si. Gain ——; a ons PRESIDENTE MIEMBRO t COMISION DE INVENTARIO MIEVBAO IEMBEO MEMBAO™ WIEMERO 102s, 05 vera ANEXO N° 08-FD HOJA DE INVENTARIO Segiin Numeral 7.2.2.7 de la presente Directiva ASISTENCIAL: - UNIGAB DE |_ihivENT? |_MeDIoa | “CONTEO_| ik essalua MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO N° 09-FD ACTA ‘APROBACION DE LOS SUSTENTOS DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO. 8 (Documento de uso exclusivo de la Comisién del Inventario) Ajusle por Sobranies __S. Sob @ Ajuste por Faltantes Si oy Totel Ajuste si (aan) Identificacién de los Ajustes por Fallantes segun la Resolucién Jefatural N°335-90 INAP/DNA que aprueba el manual de Administracién de Almacenes, Titulo It Procedimientos: Acapite G Inventario Fisica de Aimacén, Numerals 1, 2,3, 4y 5, allanies por Rabo |[Fallantes por Mermas Falarles por Neglgend Otras razones no contempladas en fa Resolucién Jefalural N°335-90-INAP/ONA, que justifican Lon documentos, evaluados y refrendados por la presente comisién, los fallantes de inventario Fallantes por Fallanies por (542) PRESIDENTE COMISION DE INVENTARIO MIEMBRO MIENBRO “COORDINADOR DEL NVENTARIO 05 pic 208, - ) rs co SefUe9 SOC OF SALUD-ESSALOD) a Poy We Loghticn . ic EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N’ Lima, 05 de diciembre del 2002 VISTA: ‘0 de Directiva ‘Normas para la “fama de Inventario Fisico de Existencias en los Almacenes Centrales, Farmacias y ipésitos de ESSALUD” y Ia Carta N° 6707-OCAJ-ESSALUD-2002, en donde la Oficina intral de Asuntos Juridicas manifiesta su conformidad con el citado proyecto. CONSIDERANDO: Que, mediante Resoluciones N’180-GG-ESSALUD-2001, N*532-GG-ESSALUD-2001 y N°045-GCF-ESSALUD-2002, se dispuso la normatividad para la toma del inventario fisico de existencias en los almacenes centrales y, mediante Resoluciones N°592-GG-ESSALUD- 2001 y N°284-GG-ESSALUD-2002, se dispuso la normatividad para la toma del inventario fisico de existencias en las farmacias y depSsitos de la Instilucion, Que, mediante Resolucién de Presidencia Ejeculiva N° 088-PE-ESSALUO-2002, y sus modificatorias, se aprobé y puso en vigencia la Estructura Organica y el Reglamento de Organizacién y Funciones del Seguro Social de Salud — ESSALUD, estableciéndose en su articulo 33, inciso g), que la Gerencia Central de Finanzas debera presenter a la Gerencia General los Estados Financieros Institucionales; Que, un rubro importante de los Estados Financieros de ESSALUD Io constituye el coste de los medicamentos, insumos farmacéutioas, material médico, reactivos © insumos de laboratorio, material radiolégico, instrumental quirurgico, entre otros, que se encuentran en los almacenes centrales, farmacias y depésites de ia instituciém Que, es necesario verificar la existencia fisica de dichos materiales por lo que se requiere conlar con el documento técnico normativo de gestion tinico y actualizado que reaule la toma de inventario fisico de existencias en-los almacenes centrales, farmacias y depositos de ESSALUD, a fin de proveer de informacién veraz ai sistema contable para que se puedan efectuar los ajustes conlables corespondientes y emilit los Estados Financieros sustentados, Que, ef citade documento fue formulado en forma coordinada entre la Gerencia Central de Finanzas y la Gerencia Centrat de Logistica e Infraestructura y cuenta con la opinién técnica de la Oficina Central de Planificacion y con ei visto bueno de la Oficina Central de Asuntos Juridicos: Que, el inciso b) del articulo 9° de la Ley N‘ 27056, Ley de Creacién de ESSALUD, establece que el Gerente General es competente para dirigir el funcionamiento de la Instituci6n, emitir las directivas y los procadimientos internos necesarios, en concardancia con las politicas, ineamientos y demas disposiciones de! Consejo Directivo y del Presidente Ejecutivo, 5 peg-200n ES. ean Rene apa Seen lari I tt EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS RESOLUCION No. 1003-cc-ESSA En uso de la delegacién de fas facultades conferidas, SE RESUELVE: \ APROBAR (a Directiva N’ 009 -GG-ESSALUD-2002 "Normas para la Toma de Inventario Fisico de Existencias en los Almacenes Centrales, Farmacias y Depésitos de ESSALUD", DEJAR SIN EFECTO las Resoluciones N°180-GG-ESSALUD-2001, N°S32-GG. ESSALUD-2001, N°S92-GG-ESSAIUD-2001, N°045-GCF-ESSALUD-2002, N°284-GG- ESSALUD-2002 y toda otra disposicién que se oponga a lo aprobado en la presente Resolucion. gREGISTRESE Y COMUNIQUESE 05 pee 207 5 COPIA FEL DEL & d ‘onli GERENCIA DE SERYICIOS.GCLLESSALUD Proveida Atowcidn roovhe ee [vy agp nro Ns U’DESPACH Nogaubo~

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