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Programa de Maestra en Ciencias

Direccin de Proyectos

REA DEL CONOCIMIENTO PARA LA GESTIN DE PROYECTOS I

Gestin de los Costos del Proyecto

Luis Llaque
Junio de 2017
CONTENIDO

1. Introduccin
2. Planificar la Gestin de los Costos
3. Estimar los Costos
4. Determinar el Presupuesto
5. Controlar los Costos
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Direccin de Proyectos

Gestin de los Costos del Proyecto

1. INTRODUCCIN
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN

Gestin de los Costos del Proyecto


1.1 Tipos de Costos

Costos Directos
Son aquellos costos atribuibles al proyecto, incluyendo personal materiales
y/o servicios con todos sus costos asociados, pero no incluyendo costos
administrativos ni costos de oficina en los que se incurre a la hora de llevar a
cabo el proyecto.

Costos Indirectos
Son todos aquellos costos que no forman parte del proyecto final pero que
son necesarios para la terminacin del proyecto y que pueden incluir
supervisin directa, costos de arranque del proyecto, tasas, impuestos,
seguros, etc
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Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN

Gestin de los Costos del Proyecto


1.1 Tipos de Costos

Costos Fijos
Son aquellos que no cambian con la variacin de la salida que se obtenga.

Costos Variables
Son aquellos que varan proporcionalmente con respecto a lo que se produce.
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Gestin de los Costos del Proyecto


1.1 Tipos de Costos

Costos Sumergidos
Es el costo en el que se ha incurrido de forma irrevocable en el pasado. Estos
costes no son relevantes para las decisiones, ya que no pueden cambiarse
una vez que se ha tomado la decisin. A este tipo de costos se los conoce
tambin como SUNK COSTS.

Costos Comprometidos
Costos totales que pueden cargarse de forma legal al proyecto en cualquier
etapa, incluyendo gastos y obligaciones contractuales.
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1.1 Tipos de Costos

Costos de Oportunidad
El beneficio que podra obtenerse persiguiendo otro curso de la accin.

Costos Gastos
El costo de bienes y servicios utilizado en el proceso de obtencin de
ingresos.
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1.1 Tipos de Costos

Costos de Capital
La cantidad de gastos de activos amortizables para propsitos fiscales.

Se calcula aplicando un tipo estipulado sobre el balance de una clase de


activos amortizables similares.

Media ponderada del costo del capital social y de las deudas.


Tasa de rendimiento que podra conseguirse eligiendo otra inversin con
el mismo riesgo.
Tipo de descuento frente al tipo de inters.
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Gestin de los Costos del Proyecto


1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

Nota:
Algunas veces, la prediccin y anlisis del rendimiento financiero potencial del producto del proyecto se realiza fuera del
proyecto. Es decir previo a que un proyecto se apruebe o se implemente.

Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos


Para mejorar la decisin entre varios proyectos a invertir es necesario hacer un
anlisis de rentabilidad.

PROYECTO A PROYECTO B
Objetivo Cultivar un producto Objetivo Crear una nueva
en 100 hectreas. lnea de produccin
en la planta.
Monto Inversin US$ 100,000 Monto Inversin US$ 100,000

Qu proyecto elegir?
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Gestin de los Costos del Proyecto


1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos


Algunos indicadores de rentabilidad son:

- VAN : Valor Actual Neto

- TIR : Tasa Interna de Retorno

- PayBack : Periodo de recuperacin de la inversin

- B/C : Beneficio / Costo

- Otros
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Gestin de los Costos del Proyecto


1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

VAN: Valor Actual Neto


mide, en moneda de hoy, cunto ms rico es el inversionista si realiza el proyecto,
en vez de colocar su dinero en la actividad que tiene como rentabilidad la tasa de
descuento
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1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

VAN: Valor Actual Neto Ejemplo para calcular la Tasa de Descuento:

Ejemplo 1
El 40% del capital proviene de bonos que generan 8% a un inters del 50%.
El 60% del capital proviene de acciones con un 7% de retorno y no tiene inters
La inflacin anual es de 2%

Tasa Nominal = (0.40 x 0.08 x 0.50) + (0.60 x 0.07) = 5.8%


Tasa Real = 5.8% - 2.0% = 3.8%

Ejemplo 2
El proyecto ser financiado a travs de un prstamo a un banco local, el cual
tiene una tasa efectiva de 15.75%, y la inflacin es del 2% anual.

Tasa Nominal = 15.75%


Tasa Real = 15.75% - 2.00% = 13.75%
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1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

VAN: Valor Actual Neto Ejemplo para calcular la Tasa de Descuento:

Cul es el VAN del siguiente proyecto?


Inversin = US$ 125,000
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1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

VAN: Valor Actual Neto

Cul proyecto presenta un mejor VAN a una Tasa de Descuento de 12%?


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1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

TIR : Tasa Interna de Retorno / IRR


Es una tasa porcentual que indica la rentabilidad promedio anual que general el
capital que permanece invertido en el proyecto.
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1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

TIR : Tasa Interna de Retorno / IRR


Es rentable el siguiente proyecto?
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1.2 Anlisis de Rentabilidad de los Proyectos

TIR : Tasa Interna de Retorno / IRR


Cul proyecto es el ms rentable a una tasa de retorno del 12%?
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Gestin de los Costos del Proyecto


1.3 Qu es?

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos


involucrados en planificar, estimar, determinar y controlar
los costos con el objetivo de que un proyecto pueda ser
completado dentro de un presupuesto aprobado.

Costos

Nota:
La Gestin de los Costos del Proyecto tambin debera
considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los
costos del uso, mantenimiento y soporte del producto,
servicio o resultado del proyecto.
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Gestin de los Costos del Proyecto


1.4 Procesos

Procesos Grupo Descripcin


Procesos
7.1 Planificar la Gestin Planificacin Es el proceso en donde se establecen las polticas, procedimientos y la
de los Costos documentacin para gestionar los costos en el proyecto.
7.2 Estimar los Costos Planificacin El proceso de desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios
necesitados para completar las actividades del proyecto.
7.3 Determinar el Planificacin El proceso de agregar el costo estimado de actividades individuales o paquetes
Presupuesto de trabajo para establecer una lnea base del costo del proyecto.
7.4 Controlar los Costos Monitoreo y El proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar el presupuesto
Control del proyecto y administrar los cambios a la lnea base del costo del proyecto.

Nota:
En algunos proyectos, especialmente los de alcance pequeo, estimacin de costos y presupuestacin de costos son tan similares
que son vistos en un solo proceso que pueden ser desarrollados por un persona en un relativo periodo corto de tiempo.

Nota:
La gestin de costos del proyecto debe considerar los requerimientos de los interesados (stakeholders) para capturar los costos.
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

7.1 Planificar la Gestin de los Costos

rea de Inicio Planificacin Ejecucin Monitoreo & Cierre


Conocimiento Control
Alcance 7.4 Controlar los
Costos

7.2 Estimar los


Costos

7.3 Determinar el
Presupuesto
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

En este proceso se establecen las polticas, procedimientos y documentacin necesaria


para la gestin de costos del proyecto.
Beneficios:
Proporciona gua y direccin sobre cmo se gestionar los costos del proyecto a lo
largo del mismo.

Proceso

Entradas Herramientas Salidas


1. Plan de Proyecto 1. Juicio de expertos 1. Plan de gestin de los Costos
2. Project Charter 2. Tcnicas analticas
3. Factores ambientales de la 3. Reuniones
empresa
4. Activos de los procesos de la
organizacin
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto


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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

Entradas

Entradas
1. Plan de Proyecto
2. Project Charter
3. Factores ambientales de la
empresa
4. Activos de los procesos de la
organizacin
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Plan para la Direccin del Proyecto


Las partes del Plan de Direccin del Proyecto, necesarias para el Plan de Gestin de Costos son:

Lnea base del alcance Contiene el enunciado del alcance del proyecto y los detalles de la
EDT/WBS, que se utilizan para la estimacin y gestin de costos.
Lnea base del cronograma Especifica en qu momento se incurrir en los costos del proyecto.
Otra informacin Programaciones
Riesgos
Comunicaciones
Adquisiciones

2. Acta de Constitucin del Proyecto


Este documento proporciona el resumen del presupuesto, a partir del cual se desarrollan los costos
detallados del proyecto.

Esta acta adems nos proporciona los requisitos para la aprobacin del proyecto que influirn en la
gestin de los costos.
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

3. Factores Ambientales de la Empresa


La cultura y estructura organizaciones.
Las condiciones del mercado.
Las tasas de cambio de divisas.
La informacin comercial publicada.
El sistema de informacin para la direccin de proyectos.

4. Activos de los Procesos de la Organizacin


Procedimientos de control financiero.
Informacin histrica y lecciones aprendidas.
Bases de Datos financieras.
Polticas, procedimientos y guas existentes, sean formales o informales.
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Gestin de los Costos del Proyecto

Herramientas y Tcnicas

Herramientas
1. Juicio de expertos
2. Tcnicas analticas
3. Reuniones
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Juicio de Expertos
El juicio de expertos se basa en la informacin histrica, al cul le aporta una perspectiva
valiosa sobre el entorno y de proyectos anteriores.

2. Tcnicas Analticas
Implica la seleccin de opciones estratgicas para el financiamiento del proyecto, entre las cuales podemos tener:

Auto-financiamiento.
Financiacin por acciones.
Financiamiento por deuda.

Adems de las formas de como financiar los recursos:

Construir.
Comprar.
Alquilar, o
Arrendar.
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

3. Reuniones
El equipo del proyecto se debe reunir para desarrollar el Plan de Gestin de Costos, dentro
del equipo que debe participar en las reuniones tenemos:

Pueden participar:

Director del proyecto


Patrocinador del proyecto
Determinados miembros del equipo del proyecto
Determinados interesados
Personas responsables de cualquiera de los procesos de gestin del cronograma
Otras personas
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

Salidas

Salidas
1. Plan de gestin de los Costos
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Plan de Gestin de los Costos


Este representa un componente del Plan de Direccin el Proyecto y describe lo siguiente:

Cmo se planifican los costos.


Cmo se estructuran los costos.
Cmo se controlan los costos.

Adems:
- Unidades de medida. (Ejemplo: US$)
- Nivel de precisin. (Ejemplo: US$ 199.98)
- Nivel de exactitud. (Ejemplo: +-10%)
- Enlaces con los procedimientos de la organizacin.
- Umbrales de control. (Ejemplo: +-2%)
- Reglas de medicin del desempeo. (Ejemplo: Valor Ganado)
- Formatos de los informes.
- Descripcin de los procesos.
- Detalles adicionales como la estrategia de financiamiento.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

7.2 Estimar los Costos

rea de Inicio Planificacin Ejecucin Monitoreo & Cierre


Conocimiento Control
Alcance 7.1 Planificar la 7.4 Controlar los
Gestin de los Costos
Costos

7.3 Determinar el
Presupuesto
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

Estimar los costos es el proceso de desarrollar una aproximacin de los recursos


monetarios necesitados para completar las actividades del proyecto. La estimacin debe
ser refinar durante el curso del proyecto para reflejar detalles adicionales.

Beneficios:
Determina el monto de los costos requerido para completar el trabajo del proyecto.
Proceso

Entradas Herramientas Salidas


1. Plan de gestin de los costos 1. Juicio de expertos 1. Estimacin de costos de las
2. Plan de Recursos Humanos 2. Estimacin anloga actividades
3. Lnea base del alcance 3. Estimacin paramtrica 2. Base de las estimaciones
4. Cronograma del proyecto 4. Estimacin Ascendente 3. Actualizaciones a los
5. Registro de riesgos 5. Estimacin 3 valores documentos del proyecto
6. Factores ambientales de la 6. Anlisis de reservas
empresa 7. Costo de calidad
7. Activos de los procesos de la 8. Software de proyectos.
organizacin 9. Anlisis de propuestas proveed.
10.Tcnicas grupales de decisiones
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto


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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

 Son una prediccin basada sobre la informacin disponible en un momento


determinado.

 Para lograr un costo ptimo se debe tener en cuenta el balance entre costos y riesgos,
tal como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar.

 La exactitud de la estimacin del costos de un proyecto aumenta conforme el proyecto


avanza a travs de su ciclo de vida.

 Un proyecto en la fase de inicio tiene una estimacin por orden de magnitud (ROM) en
el rango de -25% a -75%.

 En una etapa de planificacin el rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse


a -5% a +10%.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

Entradas

Entradas
1. Plan de gestin de los costos
2. Plan de Recursos Humanos
3. Lnea base del alcance
4. Cronograma del proyecto
5. Registro de riesgos
6. Factores ambientales de la
empresa
7. Activos de los procesos de la
organizacin
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Plan de Gestin de los Costos


Este plan describe la forma en que se gestionarn y controlar los costos del proyecto.

2. Plan de Gestin de los Recursos Humanos


El equipo del proyecto, atributos, tarifas de personal, y reconocimiento son componentes
necesarios para desarrollar la estimacin de costos del proyecto.

Nota:
El equipo del proyecto puede cambiar durante la ejecucin del proyecto, debido a que por
ejemplo ser asignado a otro proyecto, puede ir de vacaciones, puede renunciar, etc.

7.2.1.3 Lnea Base del Alcance


Enunciado del Alcance del Proyecto Proporciona la descripcin del productos, los criterios de aceptacin, los
entregables clave, los lmites del proyecto, los supuestos y las restricciones.
EDT/WBS Especifica en qu momento se incurrir en los costos del proyecto.
Diccionario de la EDT/WBS Proporciona informacin detallada de los entregables y la descripcin del
trabajo requerido.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

4. Cronograma del Proyecto


El tipo y cantidad de recursos y el monto de tiempo con el cual aquellos recursos son aplicados para desarrollar
las actividades del proyecto, son factores principales para determinar el costo del proyecto.

Nota:
Estimar la duracin de las actividades puede tambin afectar la estimacin de los costos.

5. Registro de Riesgos
El registro de riesgos debe ser revisado para considerar los costos de la mitigacin de los riesgos.

Los riesgos sean amenazas u oportunidades deben ser tomados en cuenta, debido a que pueden incrementar
o disminuir el presupuesto.

Nota:
Como regla general, cuando un proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, el costo a corto plazo del
proyecto usualmente se incrementa, y estos riesgos algunas veces generarn demoras en el cronograma.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

6. Factores Ambientales de la Empresa


Condiciones de mercado
- Qu productos, servicios y resultados estn disponibles en el mercado, quin los tiene y
en qu trminos y condiciones.
- Siempre tener en cuenta estas condiciones para que el proyecto no se vea afectado
cuando se ejecute.
Informacin comercial publicada
- Generalmente, la informacin sobre los ratios de costos de recursos se puede obtener
de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los
costos de recursos humanos, y proporcionan costos estndar para materiales y equipos.
- Esta informacin est disponible en muchas compaas o son determinados por la
industria como el caso de los estndares de construccin.
- Las listas de precios publicadas del vendedor son otra fuente.

7. Activos de los Procesos de la Organizacin


Polticas de estimacin de costos.
Plantillas de estimacin de costos.
Informacin histrica, y
Lecciones aprendidas.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

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Herramientas y Tcnicas

Herramientas
1. Juicio de expertos
2. Estimacin anloga
3. Estimacin paramtrica
4. Estimacin Ascendente
5. Estimacin 3 valores
6. Anlisis de reservas
7. Costo de calidad
8. Software de proyectos.
9. Anlisis de propuestas proveed.
10.Tcnicas grupales de decisiones
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Juicio de Expertos
El juicio de expertos se basa en la informacin histrica, al cul le aporta una perspectiva
valiosa sobre el entorno y de proyectos anteriores.

La estimacin de costes es influenciado por numerosas variables tales como:


Tarifas de labor
Costos de materiales
Inflacin
Riesgos
Otros

El juicio de expertos tambin puede ayudar a elegir el mtodo de estimacin a usar o la


combinacin de ellos.
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Gestin de los Costos del Proyecto

2. Estimacin Anloga
La estimacin de costos por analoga usa los valores de parmetros como el alcance, costo,
presupuesto, y duracin como unidades de medida de proyectos previos para determinar
el tamao, la escala y complejidad, como bases de estimacin para el proyecto actual.

La estimacin de costos por analoga se utiliza frecuentemente cuando la cantidad de


informacin detallada sobre el proyecto es limitada (por ejemplo, en las fases tempranas).

La estimacin de costos por analoga utiliza informacin histrica y juicio de expertos.

La estimacin de costos por analoga es, en general, menos costosa que otras
tcnicas, pero generalmente tambin es menos exacta.

Es conocida como la estimacin Arriba-Abajo


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Gestin de los Costos del Proyecto

3. Estimacin Paramtrica
Utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para calcular una
estimacin de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

Un ejemplo relacionado con el costo supone multiplicar la cantidad planificada de trabajo a


realizar por el costo histrico por unidad, a fin de obtener el costo estimado.

Ejemplo:
Tenemos planificado realizar el pintado de una pared de 24 m2, y el costo histrico de
pintar 1 m2 de pared es de $ 25, entonces el costo estimado total sera de $ 600.
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Gestin de los Costos del Proyecto

4. Estimacin Ascendente
Esta tcnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del
cronograma individuales con el nivel detalle comenzando de la parte ms baja de la
EDT/WBS.

Este costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de
informacin y seguimiento.

Ejemplo: El costo unitario para preparar 1 ha de terreno es de $ 327.50.

El proyecto requiere preparar 10 ha,


lo que implica $ 3,275
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

5. Estimacin por Tres Puntos


La estimacin de una actividad en un simple punto puede ser mejorada con la
consideracin de la incertidumbre y el riesgo.

Este concepto originado dentro del Program Evaluation and Review Technique
(PERT).

PERT usa 3 estimaciones para definir un rango aproximado para el costo de una
actividad:

Ms probable El costo de la actividad, basada en un


(M) esfuerzo realista para el trabajo
requerido.
Optimista (O) El costo de la actividad, basado en el
escenario del mejor caso.
Pesimista (P) El costo de la actividad, basado en el
escenario del peor caso.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

6. Anlisis de Reservas
Muchos estimadores de costos incluyen reservas, tambin llamadas asignaciones para
contingencias.

Las reservas para contingencias son costos estimados para gestionar eventos previstos,
pero no ciertos. Estos eventos son incgnitas conocidas, y forman parte del alcance del
proyecto y de las lneas base de costo.

7. Costo de la Calidad (COQ)


Asunciones sobre el costo de calidad puede ser usado para preparar la estimacin de los
costos de calidad.

8. Software de Gestin de Proyectos


Las aplicaciones de software de estimacin de costes,
Las hojas de clculo computarizadas, y
Las herramientas de simulacin y estadsticas.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

9. Anlisis de Ofertas de Proveedores


En los casos en los que los proyectos se ganan mediante procesos competitivos, se le podr
demandar al equipo del proyecto un trabajo de estimacin de costes adicional para
examinar el precio de los productos entregables individuales, y obtener un costo que
respalde el coste total final del proyecto.

10. Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones


Entre algunos tenemos:

Tormenta de ideas.
Tcnicas Delphi.
Grupo nominal.

Estas tcnicas permiten una estimacin estructurada con personas, adems ayuda a que las
personas involucradas se comprometan con las estimaciones y los resultados obtenidos.
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

Salidas

Salidas
1. Estimacin de costos de las
actividades
2. Base de las estimaciones
3. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Estimacin de Costos de las Actividades


Es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

Este tipo de estimacin puede presentarse en forma de resumen o en detalle.

Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de la actividad. Esto incluye, entre
otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la informacin, y
categoras especiales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de costo.

2. Base de las Estimaciones


El monto y tipo de detalle adicional que soporta la estimacin de costos, vara
dependiendo del rea de aplicacin.

El detalle de soporte para la estimacin de costos de las actividades puede incluir:


Documentacin de las bases de estimacin (por ejemplo: como esto fue desarrollado)
Documentacin de todas la asunciones realizadas
Documentacin de cualquier restriccin conocida
Indicacin del rango de estimacin (por ejemplo +- 10%)
Indicacin del nivel de confidencialidad de la estimacin final
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Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS

Gestin de los Costos del Proyecto

3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Si del proceso Estimacin de Costos resultan solicitudes de cambio aprobadas, el
componente plan de gestin de costos, del plan de gestin del proyecto, se actualiza si esos
cambios aprobados causan un impacto sobre la gestin de costos.
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

7.3 Determinar el Presupuesto

rea de Inicio Planificacin Ejecucin Monitoreo & Cierre


Conocimiento Control
Alcance 7.1 Planificar la 7.4 Controlar los
Gestin de los Costos
Costos

7.2 Estimar los


Costos
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

Implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de
trabajo individuales para establecer una lnea base de costo total.

Beneficios:
Determina la lnea base de los costos con respecto a la cual se puede monitorear y
controlar el desempeo del proyecto.

Proceso

Entradas Herramientas Salidas


1. Plan de gestin de los costos 1. Agregacin de costos 1. Lnea base de costos
2. Lnea base del alcance 2. Anlisis de reservas 2. Requisitos de financiamiento
3. Estimacin de costos de las 3. Juicio de expertos del proyecto
actividades 4. Relaciones histricas 3. Actualizaciones a los
4. Base de las estimaciones 5. Conciliacin del lmite de documentos del proyecto
5. Cronograma del proyecto financiamiento
6. Calendario de recursos
7. Registro de riesgos
8. Acuerdos
9. Activos de los procesos de la
organizacin
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto


Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

Entradas

Entradas
1. Plan de gestin de los costos
2. Lnea base del alcance
3. Estimacin de costos de las
actividades
4. Base de las estimaciones
5. Cronograma del proyecto
6. Calendario de recursos
7. Registro de riesgos
8. Acuerdos
9. Activos de los procesos de la
organizacin
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

1. Plan de Gestin de Costos


Este plan describe la forma en que se gestionarn y controlar los costos del proyecto.

2. Lnea Base del Alcance


Contiene todas las actividades del cronograma necesarias para llevar a cabo el proyecto,
que deben ser secuenciadas.

Enunciado del Alcance del Proporciona la descripcin del productos, los criterios de
Proyecto aceptacin, los entregables clave, los lmites del
proyecto, los supuestos y las restricciones.
EDT/WBS Especifica en qu momento se incurrir en los costos del
proyecto.
Diccionario de la EDT/WBS Proporciona informacin detallada de los entregables y
la descripcin del trabajo requerido.

3. Estimacin de Costos de las Actividades


Costos estimados para cada actividad dentro del paquete de trabajo son agregados para
obtener el costo estimado para cada paquete de trabajo.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

4. Base de las Estimaciones


Cualquier asuncin est relacionada con la inclusin o exclusin de costos indirectos en el
presupuesto del proyecto son especificados en las bases de la estimacin.

5. Cronograma del Proyecto


El cronograma del proyecto incluye las fechas de inicio y finalizacin programadas para las
actividades del cronograma del proyecto, los hitos del cronograma, los paquetes de trabajo,
los paquetes de planificacin y las cuentas de control.

Esta informacin se utiliza para sumar costos a los perodos del calendario cuando se
planifica incurrir en dichos costos.
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

6. Calendario de Recursos
El calendario de la disponibilidad de los recursos.

7. Registro de Riesgos
El registro de riesgos es importante en este proceso porque nos ayuda a tener en cuenta
los costos que implican la respuesta a los riesgos.
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

8. Acuerdos
La informacin del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se
han comprado, y sus costos, se usa para desarrollar el presupuesto.

9. Activos de los Procesos Organizacionales


Polticas, procedimientos y guas formales e informales para preparar presupuestos.
Herramientas de presupuestos de costos.
Mtodos de reporte de presupuestos.
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Gestin de los Costos del Proyecto

Herramientas y Tcnicas

Herramientas
1. Agregacin de costos
2. Anlisis de reservas
3. Juicio de expertos
4. Relaciones histricas
5. Conciliacin del lmite de
financiamiento
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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Agregacin de Costos
Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma se suman por paquetes de
trabajo de acuerdo con la EDT.

Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles
superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para
todo el proyecto.
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Gestin de los Costos del Proyecto

2.Anlisis de Reservas
Reserva de Contingencia
Son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios. Dichos
cambios pueden resultar de riesgos identificados en el registro de riesgos.

Estos son incgnitas desconocidas, y el director del proyecto debe obtener la


aprobacin antes de comprometer o gastar esta reserva.

Reserva de Gestin
No forman parte de la lnea base de costo del proyecto, pero estn incluidas en el
presupuesto para el proyecto.

No se distribuyen como presupuesto y, por lo tanto, no son parte de los clculos del valor
ganado.
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Gestin de los Costos del Proyecto

3. Juicio de Expertos
El juicio de expertos es disponible de muchas fuentes y nos ayuda para estructurar el
presupuesto:
Otras unidades dentro de la organizacin
Consultores
Interesados (stakeholders), incluyendo clientes
Asociaciones profesionales y tcnicas
Grupos por industria

4. Relaciones Histricas
Cualquier relacionamiento histrico que resulta en estimacin paramtrica o anloga
involucra el uso de parmetros del proyecto para el desarrollo del modelo matemtico para
predecir el costo total del proyecto.
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Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Gestin de los Costos del Proyecto

5. Conciliacin del Lmite de Financiamiento


En general, grandes variaciones en los gastos peridicos de fondos no son deseables para
las operaciones de la organizacin. Por lo tanto, los gastos de fondos se concilian con los
lmites de financiacin establecidos por el cliente o la organizacin ejecutante sobre el
desembolso de fondos para el proyecto.

La conciliacin requerir que se ajuste el cronograma de trabajo para regular dichos gastos,
lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de
trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto.
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Gestin de los Costos del Proyecto

Salidas

Salidas
1. Lnea base de costos
2. Requisitos de financiamiento
del proyecto
3. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Lnea Base de los Costos


Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se
puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo en el proyecto.

Se desarrolla sumando los costes estimados por perodo y normalmente se representa por
una curva S. La lnea base de costo es un componente del plan de gestin del proyecto.

Nota:
Muchos proyectos, especialmente los de gran magnitud, tienen mltiples lneas base de
costo o recursos, y lneas base de produccin de consumibles (por ejemplo, metros cbicos
de hormign por da) para medir diferentes aspectos del rendimiento del proyecto. Por
ejemplo, la direccin puede requerir que el director del proyecto haga un seguimiento de
los costes internos (mano de obra) por separado de los costes externos (contratistas y
materiales de construccin) o de la cantidad total de horas de mano de obra.
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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Lnea Base de los Costos


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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Lnea Base de los Costos


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Gestin de los Costos del Proyecto

2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto


Los requisitos de financiacin, totales y peridicos (por ejemplo, anuales o trimestrales).

En general, la financiacin tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y,


por lo tanto, aparece como una funcin escalonada. Los fondos totales necesarios son
aquellos incluidos en la lnea base de costo ms la cantidad de reserva para contingencias
de gestin. Una parte de la reserva para contingencias de gestin puede incluirse de forma
incremental en cada paso de la financiacin o puede ser financiada cuando sea necesario.

Nota:
La lnea base de costo y las lneas de flujo de caja se incrementarn cuando se autorice una parte de la reserva de
gestin y cuando se gaste. Cualquier diferencia al final del proyecto entre los fondos asignados y las cantidades
de la lnea base de costo y de flujo de caja muestra la cantidad de la reserva de gestin que no fue utilizada.

3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Registro de riesgos
Costos estimados
Cronograma del proyecto
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Gestin de los Costos del Proyecto

7.4 Controlar los Costos

rea de Inicio Planificacin Ejecucin Monitoreo & Cierre


Conocimiento Control
Alcance 7.1 Planificar la
Gestin de los
Costos

7.2 Estimar los


Costos

7.3 Determinar el
Presupuesto
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Gestin de los Costos del Proyecto

Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar
cambios de la lnea base de costo.

Beneficios:
Proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de
tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.
Proceso

Entradas Herramientas Salidas


1. Plan para la direccin del 1. Gestin de valor ganado 1. Informacin de desempeo del
proyecto 2. Pronsticos trabajo
2. Requisitos de financiamiento 3. ndice de desempeo del 2. Pronsticos de costos
del proyecto trabajo por completar (TCPI) 3. Solicitudes de cambio
3. Datos de desempeos del 4. Revisiones del desempeo 4. Actualizaciones al plan para la
trabajo 5. Software de gestin de direccin del proyecto
4. Activos de los procesos de la proyectos 5. Actualizaciones a los
organizacin 6. Anlisis de reservas documentos del proyecto
6. Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin
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Gestin de los Costos del Proyecto


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Gestin de los Costos del Proyecto

El control de costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar el


presupuesto del proyecto y gestionar los cambios en la lnea base.

 Influir sobre los factores que producen cambios en la lnea base de costo.
 Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados.
 Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.
 Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiacin autorizada peridica
y total para el proyecto.
 Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las
variaciones con respecto a la lnea base de costo.
 Registrar todos los cambios pertinentes con precisin en la lnea base de costo.
 Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el costo o
en el uso de recursos informados.
 Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes.
 Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de lmites aceptables.
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Gestin de los Costos del Proyecto

Entradas

Entradas
1. Plan para la direccin del
proyecto
2. Requisitos de financiamiento
del proyecto
3. Datos de desempeos del
trabajo
4. Activos de los procesos de la
organizacin
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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Plan para la Direccin del Proyecto


Lnea base del desempeo del costo
La lnea base es comparado con los resultados actuales para determinar si un cambio,
accin correctiva o accin preventiva es requerida.

Plan de gestin de costos


Describe como los costos del proyecto sern gestionados y controlados.

2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto


Los requisitos de financiacin, totales y peridicos.

3. Datos de Desempeo del Trabajo


Se recoge la informacin sobre el rendimiento del trabajo perteneciente al estado y costo
de las actividades del proyecto que se estn realizando. Esta informacin incluye:

Productos entregables que se han completado y aquellos que todava no se han completado.
Costos autorizados e incurridos.
Estimaciones hasta la conclusin de las actividades del cronograma.
Porcentaje fsicamente completado de las actividades del cronograma.
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Gestin de los Costos del Proyecto

4. Activos de los Procesos de la Organizacin


Los activos de los procesos organizaciones que influencian en el proceso de controlar el
presupuesto incluyen:

Polticas, procedimientos y guas formales e informales para controlar los costos.


Herramientas de control de costos.
Mtodos de reporte de control de costos.
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Herramientas y Tcnicas

Herramientas
1. Gestin de valor ganado
2. Pronsticos
3. ndice de desempeo del
trabajo por completar (TCPI)
4. Revisiones del desempeo
5. Software de gestin de
proyectos
6. Anlisis de reservas
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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Gestin del Valor Ganado


Las tcnicas para la medicin del rendimiento ayudan a evaluar la magnitud de todas las
variaciones que invariablemente se producirn.

La tcnica del valor ganado (EVT) compara el valor acumulativo del costo presupuestado
del trabajo realizado (ganado:EV) en la cantidad original del presupuesto asignada tanto
con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado:PV) como con el coste
real del trabajo realizado (real:AC).

Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variacin, la
magnitud de la variacin, y decidir si la variacin requiere una accin correctiva.

La tcnica del valor ganado usa la lnea base de costo incluida en el plan de gestin del
proyecto para evaluar el avance del proyecto y la magnitud de cualquier variacin que se
produzca.
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Gestin de los Costos del Proyecto

2. Pronsticos
Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el
futuro del proyecto basndose en la informacin y los conocimientos disponibles en el
momento de la proyeccin.

Las proyecciones se generan, se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la


informacin sobre el rendimiento del trabajo suministrada a medida que el proyecto se
ejecuta y avanza.

La informacin sobre el rendimiento del trabajo trata sobre el rendimiento anterior del
proyecto y cualquier otra informacin que podra causar un impacto sobre el proyecto en el
futuro, por ejemplo, la estimacin a la conclusin y la estimacin hasta la conclusin.

3. ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)


Es la proyeccin del desempeo del costo que debe ser alcanzado por el trabajo faltante.
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Gestin de los Costos del Proyecto

4. Revisiones de Desempeo
Las revisiones del rendimiento comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo, las
actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al
presupuesto (valor planificado), los hitos vencidos y los alcanzados.

Las revisiones del rendimiento son reuniones en las que se evala el estado y progreso de
la actividad del cronograma, el paquete de trabajo o la cuenta de costos, y en general se
usan en combinacin con una o ms de las siguientes tcnicas de informe del rendimiento:

Anlisis de Variacin Implica comparar el rendimiento real del proyecto con el


rendimiento planificado o esperado.

Anlisis de Tendencias Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo


del tiempo para determinar si el rendimiento est
mejorando o se est deteriorando.

Tcnica de Valor Ganado Compara el rendimiento planificado con el rendimiento


real.
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Gestin de los Costos del Proyecto

5. Software de Gestin de Proyectos


El software de gestin de proyectos, como por ejemplo las hojas de clculo
computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y para predecir los
efectos de los cambios o las variaciones.

6. Anlisis de Reservas
Esto permite revisar el estado de las reservas (Contingencia y Gestin) con el objetivo de
determinar si an es necesarias dichas reservas o se requieren adicionales.
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Gestin de los Costos del Proyecto

Salidas

Salidas
1. Informacin de desempeo del
trabajo
2. Pronsticos de costos
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones al plan para la
direccin del proyecto
5. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
6. Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin
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Gestin de los Costos del Proyecto

1. Informacin de Desempeo del Trabajo


Los valores de CV, SV, CPI y SPI calculados para los componentes de la EDT, en especial los
paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los
interesados.

2. Pronstico de Costos
Estimacin para completar el trabajo (EAC) es documentada y comunicada a los interesados
(stakeholders).

3. Solicitudes de Cambio
El anlisis del rendimiento del proyecto puede generar una solicitud de cambio en algn
aspecto del proyecto.

Los cambios identificados pueden requerir un aumento o una disminucin del presupuesto.
Los cambios solicitados se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso
Control Integrado de Cambios.
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Gestin de los Costos del Proyecto

4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto


Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma, los paquetes de trabajo o los
paquetes de planificacin, as como la lnea base de costo, el plan de gestin de costos y los
documentos del presupuesto del proyecto son componentes del plan de direccin del
proyecto.

Todas las solicitudes de cambio aprobadas que afecten a estos documentos se incorporan
como actualizaciones a estos documentos.

5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Los documentos que susceptibles a ser actualizados son:
Costos estimados.
Bases de estimaciones.

6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Causa de variaciones.
Acciones correctivas elegidas y sus razones.
Las bases de datos financieros, y
Otras lecciones aprendidas del control de costos del proyecto.

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