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Direccin de Proyectos
Luis Llaque
Junio de 2017
CONTENIDO
1. Introduccin
2. Planificar la Gestin de los Costos
3. Estimar los Costos
4. Determinar el Presupuesto
5. Controlar los Costos
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos
1. INTRODUCCIN
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Costos Directos
Son aquellos costos atribuibles al proyecto, incluyendo personal materiales
y/o servicios con todos sus costos asociados, pero no incluyendo costos
administrativos ni costos de oficina en los que se incurre a la hora de llevar a
cabo el proyecto.
Costos Indirectos
Son todos aquellos costos que no forman parte del proyecto final pero que
son necesarios para la terminacin del proyecto y que pueden incluir
supervisin directa, costos de arranque del proyecto, tasas, impuestos,
seguros, etc
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Costos Fijos
Son aquellos que no cambian con la variacin de la salida que se obtenga.
Costos Variables
Son aquellos que varan proporcionalmente con respecto a lo que se produce.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Costos Sumergidos
Es el costo en el que se ha incurrido de forma irrevocable en el pasado. Estos
costes no son relevantes para las decisiones, ya que no pueden cambiarse
una vez que se ha tomado la decisin. A este tipo de costos se los conoce
tambin como SUNK COSTS.
Costos Comprometidos
Costos totales que pueden cargarse de forma legal al proyecto en cualquier
etapa, incluyendo gastos y obligaciones contractuales.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Costos de Oportunidad
El beneficio que podra obtenerse persiguiendo otro curso de la accin.
Costos Gastos
El costo de bienes y servicios utilizado en el proceso de obtencin de
ingresos.
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Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Costos de Capital
La cantidad de gastos de activos amortizables para propsitos fiscales.
Nota:
Algunas veces, la prediccin y anlisis del rendimiento financiero potencial del producto del proyecto se realiza fuera del
proyecto. Es decir previo a que un proyecto se apruebe o se implemente.
PROYECTO A PROYECTO B
Objetivo Cultivar un producto Objetivo Crear una nueva
en 100 hectreas. lnea de produccin
en la planta.
Monto Inversin US$ 100,000 Monto Inversin US$ 100,000
Qu proyecto elegir?
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
- Otros
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Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Ejemplo 1
El 40% del capital proviene de bonos que generan 8% a un inters del 50%.
El 60% del capital proviene de acciones con un 7% de retorno y no tiene inters
La inflacin anual es de 2%
Ejemplo 2
El proyecto ser financiado a travs de un prstamo a un banco local, el cual
tiene una tasa efectiva de 15.75%, y la inflacin es del 2% anual.
Costos
Nota:
La Gestin de los Costos del Proyecto tambin debera
considerar el efecto de las decisiones del proyecto sobre los
costos del uso, mantenimiento y soporte del producto,
servicio o resultado del proyecto.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 1. INTRODUCCIN
Nota:
En algunos proyectos, especialmente los de alcance pequeo, estimacin de costos y presupuestacin de costos son tan similares
que son vistos en un solo proceso que pueden ser desarrollados por un persona en un relativo periodo corto de tiempo.
Nota:
La gestin de costos del proyecto debe considerar los requerimientos de los interesados (stakeholders) para capturar los costos.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
7.3 Determinar el
Presupuesto
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
Proceso
Entradas
Entradas
1. Plan de Proyecto
2. Project Charter
3. Factores ambientales de la
empresa
4. Activos de los procesos de la
organizacin
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
Lnea base del alcance Contiene el enunciado del alcance del proyecto y los detalles de la
EDT/WBS, que se utilizan para la estimacin y gestin de costos.
Lnea base del cronograma Especifica en qu momento se incurrir en los costos del proyecto.
Otra informacin Programaciones
Riesgos
Comunicaciones
Adquisiciones
Esta acta adems nos proporciona los requisitos para la aprobacin del proyecto que influirn en la
gestin de los costos.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
Herramientas y Tcnicas
Herramientas
1. Juicio de expertos
2. Tcnicas analticas
3. Reuniones
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
1. Juicio de Expertos
El juicio de expertos se basa en la informacin histrica, al cul le aporta una perspectiva
valiosa sobre el entorno y de proyectos anteriores.
2. Tcnicas Analticas
Implica la seleccin de opciones estratgicas para el financiamiento del proyecto, entre las cuales podemos tener:
Auto-financiamiento.
Financiacin por acciones.
Financiamiento por deuda.
Construir.
Comprar.
Alquilar, o
Arrendar.
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
3. Reuniones
El equipo del proyecto se debe reunir para desarrollar el Plan de Gestin de Costos, dentro
del equipo que debe participar en las reuniones tenemos:
Pueden participar:
Salidas
Salidas
1. Plan de gestin de los Costos
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Direccin de Proyectos 2. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS COSTOS
Adems:
- Unidades de medida. (Ejemplo: US$)
- Nivel de precisin. (Ejemplo: US$ 199.98)
- Nivel de exactitud. (Ejemplo: +-10%)
- Enlaces con los procedimientos de la organizacin.
- Umbrales de control. (Ejemplo: +-2%)
- Reglas de medicin del desempeo. (Ejemplo: Valor Ganado)
- Formatos de los informes.
- Descripcin de los procesos.
- Detalles adicionales como la estrategia de financiamiento.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
7.3 Determinar el
Presupuesto
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
Beneficios:
Determina el monto de los costos requerido para completar el trabajo del proyecto.
Proceso
Para lograr un costo ptimo se debe tener en cuenta el balance entre costos y riesgos,
tal como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar.
Un proyecto en la fase de inicio tiene una estimacin por orden de magnitud (ROM) en
el rango de -25% a -75%.
Entradas
Entradas
1. Plan de gestin de los costos
2. Plan de Recursos Humanos
3. Lnea base del alcance
4. Cronograma del proyecto
5. Registro de riesgos
6. Factores ambientales de la
empresa
7. Activos de los procesos de la
organizacin
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
Nota:
El equipo del proyecto puede cambiar durante la ejecucin del proyecto, debido a que por
ejemplo ser asignado a otro proyecto, puede ir de vacaciones, puede renunciar, etc.
Nota:
Estimar la duracin de las actividades puede tambin afectar la estimacin de los costos.
5. Registro de Riesgos
El registro de riesgos debe ser revisado para considerar los costos de la mitigacin de los riesgos.
Los riesgos sean amenazas u oportunidades deben ser tomados en cuenta, debido a que pueden incrementar
o disminuir el presupuesto.
Nota:
Como regla general, cuando un proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, el costo a corto plazo del
proyecto usualmente se incrementa, y estos riesgos algunas veces generarn demoras en el cronograma.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
Herramientas y Tcnicas
Herramientas
1. Juicio de expertos
2. Estimacin anloga
3. Estimacin paramtrica
4. Estimacin Ascendente
5. Estimacin 3 valores
6. Anlisis de reservas
7. Costo de calidad
8. Software de proyectos.
9. Anlisis de propuestas proveed.
10.Tcnicas grupales de decisiones
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
1. Juicio de Expertos
El juicio de expertos se basa en la informacin histrica, al cul le aporta una perspectiva
valiosa sobre el entorno y de proyectos anteriores.
2. Estimacin Anloga
La estimacin de costos por analoga usa los valores de parmetros como el alcance, costo,
presupuesto, y duracin como unidades de medida de proyectos previos para determinar
el tamao, la escala y complejidad, como bases de estimacin para el proyecto actual.
La estimacin de costos por analoga es, en general, menos costosa que otras
tcnicas, pero generalmente tambin es menos exacta.
3. Estimacin Paramtrica
Utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para calcular una
estimacin de costos para un recurso de la actividad del cronograma.
Ejemplo:
Tenemos planificado realizar el pintado de una pared de 24 m2, y el costo histrico de
pintar 1 m2 de pared es de $ 25, entonces el costo estimado total sera de $ 600.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
4. Estimacin Ascendente
Esta tcnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del
cronograma individuales con el nivel detalle comenzando de la parte ms baja de la
EDT/WBS.
Este costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de
informacin y seguimiento.
Este concepto originado dentro del Program Evaluation and Review Technique
(PERT).
PERT usa 3 estimaciones para definir un rango aproximado para el costo de una
actividad:
6. Anlisis de Reservas
Muchos estimadores de costos incluyen reservas, tambin llamadas asignaciones para
contingencias.
Las reservas para contingencias son costos estimados para gestionar eventos previstos,
pero no ciertos. Estos eventos son incgnitas conocidas, y forman parte del alcance del
proyecto y de las lneas base de costo.
Tormenta de ideas.
Tcnicas Delphi.
Grupo nominal.
Estas tcnicas permiten una estimacin estructurada con personas, adems ayuda a que las
personas involucradas se comprometan con las estimaciones y los resultados obtenidos.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
Salidas
Salidas
1. Estimacin de costos de las
actividades
2. Base de las estimaciones
3. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 3. ESTIMAR LOS COSTOS
Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de la actividad. Esto incluye, entre
otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la informacin, y
categoras especiales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de costo.
Implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de
trabajo individuales para establecer una lnea base de costo total.
Beneficios:
Determina la lnea base de los costos con respecto a la cual se puede monitorear y
controlar el desempeo del proyecto.
Proceso
Entradas
Entradas
1. Plan de gestin de los costos
2. Lnea base del alcance
3. Estimacin de costos de las
actividades
4. Base de las estimaciones
5. Cronograma del proyecto
6. Calendario de recursos
7. Registro de riesgos
8. Acuerdos
9. Activos de los procesos de la
organizacin
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Enunciado del Alcance del Proporciona la descripcin del productos, los criterios de
Proyecto aceptacin, los entregables clave, los lmites del
proyecto, los supuestos y las restricciones.
EDT/WBS Especifica en qu momento se incurrir en los costos del
proyecto.
Diccionario de la EDT/WBS Proporciona informacin detallada de los entregables y
la descripcin del trabajo requerido.
Esta informacin se utiliza para sumar costos a los perodos del calendario cuando se
planifica incurrir en dichos costos.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
6. Calendario de Recursos
El calendario de la disponibilidad de los recursos.
7. Registro de Riesgos
El registro de riesgos es importante en este proceso porque nos ayuda a tener en cuenta
los costos que implican la respuesta a los riesgos.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
8. Acuerdos
La informacin del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se
han comprado, y sus costos, se usa para desarrollar el presupuesto.
Herramientas y Tcnicas
Herramientas
1. Agregacin de costos
2. Anlisis de reservas
3. Juicio de expertos
4. Relaciones histricas
5. Conciliacin del lmite de
financiamiento
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
1. Agregacin de Costos
Las estimaciones de costos de las actividades del cronograma se suman por paquetes de
trabajo de acuerdo con la EDT.
Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles
superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para
todo el proyecto.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
2.Anlisis de Reservas
Reserva de Contingencia
Son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios. Dichos
cambios pueden resultar de riesgos identificados en el registro de riesgos.
Reserva de Gestin
No forman parte de la lnea base de costo del proyecto, pero estn incluidas en el
presupuesto para el proyecto.
No se distribuyen como presupuesto y, por lo tanto, no son parte de los clculos del valor
ganado.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
3. Juicio de Expertos
El juicio de expertos es disponible de muchas fuentes y nos ayuda para estructurar el
presupuesto:
Otras unidades dentro de la organizacin
Consultores
Interesados (stakeholders), incluyendo clientes
Asociaciones profesionales y tcnicas
Grupos por industria
4. Relaciones Histricas
Cualquier relacionamiento histrico que resulta en estimacin paramtrica o anloga
involucra el uso de parmetros del proyecto para el desarrollo del modelo matemtico para
predecir el costo total del proyecto.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
La conciliacin requerir que se ajuste el cronograma de trabajo para regular dichos gastos,
lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de
trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Salidas
Salidas
1. Lnea base de costos
2. Requisitos de financiamiento
del proyecto
3. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Se desarrolla sumando los costes estimados por perodo y normalmente se representa por
una curva S. La lnea base de costo es un componente del plan de gestin del proyecto.
Nota:
Muchos proyectos, especialmente los de gran magnitud, tienen mltiples lneas base de
costo o recursos, y lneas base de produccin de consumibles (por ejemplo, metros cbicos
de hormign por da) para medir diferentes aspectos del rendimiento del proyecto. Por
ejemplo, la direccin puede requerir que el director del proyecto haga un seguimiento de
los costes internos (mano de obra) por separado de los costes externos (contratistas y
materiales de construccin) o de la cantidad total de horas de mano de obra.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 4. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Nota:
La lnea base de costo y las lneas de flujo de caja se incrementarn cuando se autorice una parte de la reserva de
gestin y cuando se gaste. Cualquier diferencia al final del proyecto entre los fondos asignados y las cantidades
de la lnea base de costo y de flujo de caja muestra la cantidad de la reserva de gestin que no fue utilizada.
7.3 Determinar el
Presupuesto
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar
cambios de la lnea base de costo.
Beneficios:
Proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de
tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.
Proceso
Influir sobre los factores que producen cambios en la lnea base de costo.
Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados.
Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.
Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiacin autorizada peridica
y total para el proyecto.
Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las
variaciones con respecto a la lnea base de costo.
Registrar todos los cambios pertinentes con precisin en la lnea base de costo.
Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el costo o
en el uso de recursos informados.
Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes.
Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de lmites aceptables.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
Entradas
Entradas
1. Plan para la direccin del
proyecto
2. Requisitos de financiamiento
del proyecto
3. Datos de desempeos del
trabajo
4. Activos de los procesos de la
organizacin
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
Productos entregables que se han completado y aquellos que todava no se han completado.
Costos autorizados e incurridos.
Estimaciones hasta la conclusin de las actividades del cronograma.
Porcentaje fsicamente completado de las actividades del cronograma.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
Herramientas y Tcnicas
Herramientas
1. Gestin de valor ganado
2. Pronsticos
3. ndice de desempeo del
trabajo por completar (TCPI)
4. Revisiones del desempeo
5. Software de gestin de
proyectos
6. Anlisis de reservas
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
La tcnica del valor ganado (EVT) compara el valor acumulativo del costo presupuestado
del trabajo realizado (ganado:EV) en la cantidad original del presupuesto asignada tanto
con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado:PV) como con el coste
real del trabajo realizado (real:AC).
Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variacin, la
magnitud de la variacin, y decidir si la variacin requiere una accin correctiva.
La tcnica del valor ganado usa la lnea base de costo incluida en el plan de gestin del
proyecto para evaluar el avance del proyecto y la magnitud de cualquier variacin que se
produzca.
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
2. Pronsticos
Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el
futuro del proyecto basndose en la informacin y los conocimientos disponibles en el
momento de la proyeccin.
La informacin sobre el rendimiento del trabajo trata sobre el rendimiento anterior del
proyecto y cualquier otra informacin que podra causar un impacto sobre el proyecto en el
futuro, por ejemplo, la estimacin a la conclusin y la estimacin hasta la conclusin.
4. Revisiones de Desempeo
Las revisiones del rendimiento comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo, las
actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al
presupuesto (valor planificado), los hitos vencidos y los alcanzados.
Las revisiones del rendimiento son reuniones en las que se evala el estado y progreso de
la actividad del cronograma, el paquete de trabajo o la cuenta de costos, y en general se
usan en combinacin con una o ms de las siguientes tcnicas de informe del rendimiento:
6. Anlisis de Reservas
Esto permite revisar el estado de las reservas (Contingencia y Gestin) con el objetivo de
determinar si an es necesarias dichas reservas o se requieren adicionales.
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Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
Salidas
Salidas
1. Informacin de desempeo del
trabajo
2. Pronsticos de costos
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones al plan para la
direccin del proyecto
5. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
6. Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin
Programa de Maestra en Ciencias
Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
2. Pronstico de Costos
Estimacin para completar el trabajo (EAC) es documentada y comunicada a los interesados
(stakeholders).
3. Solicitudes de Cambio
El anlisis del rendimiento del proyecto puede generar una solicitud de cambio en algn
aspecto del proyecto.
Los cambios identificados pueden requerir un aumento o una disminucin del presupuesto.
Los cambios solicitados se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso
Control Integrado de Cambios.
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Direccin de Proyectos 5. CONTROLAR LOS COSTOS
Todas las solicitudes de cambio aprobadas que afecten a estos documentos se incorporan
como actualizaciones a estos documentos.