Taller de anlisis y modelamiento de procesos de negocios con BPMN

Training Course - Participant Material

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Taller de anlisis y modelamiento de

procesos de negocios con BPMN
Training Course - Practices

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Caso Prctico

Tema 1: Elementos BPMN Bsicos

Al finalizar este ejercicio, podr:

Conocer como utilizar los smbolos bsicos de BPMN y
aplicar comunicacin de pools mediante el enfoque de
coreografa.

Caso Mantenimiento de Autos

Red Car es una empresa de ascendencia japonesa, dedicada a la

comercializacin de vehculos, repuestos y servicio, brinda sus
servicios a personas naturales, jurdicas y entidades del estado.
Tiene tres principales locales distribuidos en los distritos de San
Isidro, San Miguel y Santiago de Surco, contando tambin con
puntos de ventas de repuestos en otros distritos como La Victoria,
San Juan de Lurigancho, San Juan de Miraflores y Comas. Su
principal proveedor y socio estratgico es el fabricante de autos
S&C del Per.
Red Car tiene 40 aos de permanencia en el mercado y se ha
mantenido a la vanguardia en ventas en el mercado automotor en
el Per en la marca Toyota. Las ventas acumuladas a fines del
ao pasado son de 79,500.00 unidades representando un ingreso
por ventas en ms $19000,000.00 anuales.
Se esta revisando actualmente el proceso de Servicio de
mantenimiento, con miras a implementar un sistema que permita
llevar un seguimiento de la actividades. A continuacin se
describe a la empresa y el proceso a detalle.

1. El cliente solicita el servicio de mantenimiento a un

Asesor de servicio.
2. El Asesor de servicio se encargar de recepcionar el auto y
aperturar una Orden de Trabajo.
3. El asesor de servicio consulta entre los tcnicos
principales disponibles y lo asigna a uno de ellos
4. El tcnico principal, en base a esta Orden de Trabajo,
revisa el auto y hace su diagnstico, actualiza la orden de
trabajo y programa el trabajo a realizar (actividades y
repuestos).

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5. El tcnico principal, solicita los repuestos al almacn.

Considerar que la empresa cuenta con un Sistema
Logstico.
6. El Almacenero de repuestos que opera el Sistema
Logstico simplemente debe entregar los repuestos al
taller. En caso no se tenga los repuestos requeridos la
Orden de Trabajo queda en estado de Espera.
7. El taller debe ejecutar el trabajo.
8. Como servicio adicional se incluye el Lavado del auto por
el rea de Lavado, slo de esta forma se completa la
Orden de Trabajo.
9. El tcnico principal deber registrar la culminacin del
trabajo. Se debe notificar al asesor de servicio.
10. El Asesor de servicio debe coordinar con el cliente la
entrega del auto.
11. El cliente se acerca a caja para cancelar por el servicio.
12. El cajero deber generar y entregar al cliente el
Comprobante de Pago (puede ser boleta o factura segn
reglamentacin de la SUNAT).
13. El cliente debe Cancelar su comprobante, el cajero registra
la cancelacin y se completar la transaccin en el
sistema contable.
14. Una vez cancelado el comprobante se genera la Orden de
salida
15. El Asesor de servicio deber validar los documentos de
salida
16. El caso el Asesor de Servicio valide que no pago y podr
entregar el auto al cliente.

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Caso Manteamiento de Auto

1. Diagrama de Proceso completo (Diagrama Actividad UML)

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Se requiere elaborar dos diagramas de proceso:

Un diagrama BPD con BPMN por cada proceso

Proceso: Servicio de Mantenimiento

Cliente Solicitar Servicio

Recibir Respuesta

Asesor de Servicio Recibir auto

Registrar OT

Taller Programar OT
Solicitar Repuestos
Recepcin de Repuestos
Ejecutar el trabajo
Confirmar fin de trabajo

Almacn Entrega de Repuestos

Lavado Realizar Lavado del auto

Proceso: Pago de Servicio

Cliente Solicitar auto reparado

Cancelar comprobante
Recibir auto

Empleado Caja Generar y entregar comprobante

Registrar Cancelacin
Completar Transaccin en SC (servicio)
Generar Orden de Salida

Asesor de Servicio Validar documentos de salida y pago

Entregar auto al cliente

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Caso Prctico

Tema 2: Elementos Extendidos de BPMN

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Conocer como utilizar los smbolos para tareas repetitivas

Caso Convocatoria para puesto vacante

El rea de recursos humanos (RRHH) lanza una convocatoria

para un puesto vacante en la empresa.
En rea de RRHH convoca a los postulantes enviando una
solicitud de personal.
Los postulantes o aplicantes envan su CV. La convocatoria est
abierta hasta el 15 de octubre.
El rea de RRHH selecciona los CVs hasta un nmero de 20 y
hasta la fecha limite definida.
Una vez que han seleccionado los CVs se procede con las
entrevistas de los candidatos elegidos.
Finalmente se convoca al candidato elegido.

Notas:
Dado el siguiente diagrama modificarlo para utilizar los smbolos para tareas repetitivas.

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Caso Prctico

Tema 2: Elementos Extendidos de BPMN

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Conocer como utilizar los eventos intermedios y flujos de
mensaje

Caso Empresa Mayorista - Ventas

La empresa Mayorista sport ABC se dedica a vender artculos
deportivos al por mayor, como buzos, zapatillas, raquetas, etc.
El proceso de venta se inicia con una Orden de Pedido sobre un
artculo especfico de parte de un Cliente minorista.
Las actividades que se llevan a cabo durante el proceso son las
siguientes:
1. El Encargado de Ventas recibe la Orden de Pedido y la enva a
Finanzas para su evaluacin.
2. El Encargado de Finanzas verifica si el cliente cuenta con crdito
suficiente.
3. En caso el cliente No tenga crdito el pedido se cancela y se
notifica al cliente que el pedido es fallido.
4. En caso tenga crdito el Encargado de Almacn se encarga de
completar la Orden.
5. El Encargado de Almacn comprueba si existe el stock suficiente
para atender el pedido. Se pueden dar dos casos:
1. Si el stock es suficiente: Se sube el pedido al
transporte y se enva el pedido.
2. Si el stock no es suficiente. Se evala con mayor
cuidado si las existencias estn por encima del stock
mnimo permitido:
1. Si: El stock es Insuficiente. Significa que se
cuenta con stock pero no cubre la cantidad
solicitada por el cliente.
2. No. Se activa el proceso Gestin de Compra
(Caso Empresa Mayorista - Compras)
6. Si el stock es Insuficiente: Negociar con el cliente el envo y
facturacin por un monto menor:
1. Si el cliente acepta se completa la orden con la
nueva cantidad negociada.
2. Si el cliente no acepta el pedido se cancela y
se notifica al cliente que el pedido es fallido.
7. Si el stock es suficiente:
1. Se prepara la factura
2. Se enva la factura al cliente.

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Conceptos bsicos
Caso Prctico

Tema 2: Elementos Extendidos de BPMN

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Conocer como utilizar los eventos intermedios y flujos de
mensaje

Caso Empresa Mayorista - Compras

La empresa Mayorista sport ABC se dedica a vender artculos

deportivos al por mayor, como buzos, zapatillas, raquetas, etc.
El proceso de compras debe atener el requerimiento de Almacn para
poder realizar el reabastecimiento del stock.
8. El Encargado de Almacn activa el proceso Gestionar Compra
elaborando la Solicitud de Requerimiento de Compra.
9. El Encargado de Compras analiza el tipo de Requerimiento. Este
puede ser de dos tipos:
1. Requerimiento Comn.
2. Requerimiento Especial
10. Si el Requerimiento es Especial se debe solicitar a los
proveedores las cotizaciones previamente a la compra. Los pasos
son los siguientes:
1. El Encargado de Compra de generar la Solicitud de
Cotizacin y luego enviar la Solicitud a los
proveedores.
2. El proveedor por su lado recibe la Solicitud de
Cotizacin y enva su Cotizacin
3. El Encargado de Compra recibe la cotizacin, luego
evala las cotizaciones recibidas para finalmente elegir
la cotizacin ganadora.
4. El Encargado de Tesorera debe evaluar la cotizacin
ganadora para verificar si es viable la compra. En caso
de que no sea aprobada la cotizacin, la compra es
denegada.
5. En caso de que sea viable la compra por los precios
que establece la cotizacin ganadora, se autoriza al
Encargado de Compras generar la Orden de Compra.
11. Si el Requerimiento es Comn el Encargado de Compras
debe generar la Orden de Compra.
12. Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor.

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Conceptos bsicos
Conceptos bsicosCaso Prctico

Tema 3: Nodo exclusivo basadas en eventos y Nodos

Inclusivos

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Conocer como utilizar los nodos de decisin basados en
eventos as como los eventos intermedios adjuntos

Caso Aplicacin de Crdito

La persona interesada enva su aplicacin de crdito.

El primer paso del proceso es la revisin de los documentos de la
aplicacin. En caso se compruebe que falten documentos se
solicita al aplicante los documentos pendientes.
Una vez que el aplicante enva la documentacin pendiente se
procede a procesar la aplicacin de crdito.

Paso 1:
Utilizar evento intermedio de envo de mensaje.

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Paso 2:
Utilizar nodo de decisin basado en eventos.

Paso 3:
Utilizar evento intermedio adjunto para representar como un error al envo de
documentacin incompleta

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Conceptos bsicos
Caso Prctico

Tema 3: Nodo exclusivo basadas en eventos y Nodos

Inclusivos

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Conocer como utilizar los nodos exclusivos basados en
eventos as como nodos inclusivos

Caso Agencia de Viaje

Este proceso gestiona las solicitudes de cotizacin de planes

tursticos que los clientes hacen a una agencia de viajes.
Cuando un cliente hace una solicitud, es necesario que el agente
de viajes determine los costos y disponibilidad de cada uno de los
servicios que el cliente incluy en su solicitud. Una vez se ha
determinado esto, se procede a consolidar un plan turstico que se
enva al cliente junto con el valor del mismo. Si el cliente est
interesado en el plan se inicia una gestin de ventas, de lo
contrario el proceso finaliza.
El proceso inicia con la actividad Solicitar Cotizacin donde el
cliente manifiesta su inters en un plan turstico y describe las
caractersticas que desea del mismo. El cliente puede solicitar
planes que incluyan alquiler de vehculo, hotel y tiquetes. De
acuerdo a los servicios que escoja, se debern hacer las gestiones
necesarias para determinar disponibilidad y costo de los mismos.
La compuerta inclusiva permite que solo se habiliten las
actividades de gestin relacionadas a los servicios que el cliente
desea, es decir que los caminos no son excluyentes y se puede
seguir uno o ms de los 3 disponibles.
Cotizar vehculo
Cotizar hotel
Cotizar tickets tursticos
Para garantizar que el proceso no contine hasta que las gestiones
de los servicios solicitados no hayan sido finalizadas, se utiliza la
misma compuerta inclusiva como compuerta de convergencia o
sincronizacin, esto quiere decir que la compuerta permitir que
el flujo contine cuando todos los caminos activos lleguen a ella.

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Una vez gestionados los servicios solicitados, el agente de viajes

deber consolidar un plan turstico basado en la disponibilidad y
costos de los mismos. Se enva el Plan Turstico al cliente y se
espera su respuesta mediante una Compuerta basada en eventos.
Esta compuerta representa un punto de decisin en el proceso,
pero dicha decisin no depende de datos del proceso sino de
eventos que ocurran.
En este caso pueden ocurrir dos eventos:
El evento de Recibir respuesta del cliente, que se ejecuta
de forma manual por el agente de viajes una vez ha
recibido una respuesta positiva del cliente
El evento de temporizacin Esperar respuesta, que espera
un plazo de 15 das por la respuesta del cliente.
El primer evento que ocurra habilitar el flujo relacionado a l y
el otro ser deshabilitado. Esto quiere decir que si el cliente no
enva una respuesta a la cotizacin dentro de los 15 das, el
proceso finalizar al encontrar un evento de fin.
En caso de que el cliente d una respuesta positiva a la propuesta
enviada, se deber iniciar una gestin de ventas representada en el
diagrama por un Sub proceso. Este subproceso representa todas
las actividades que el rea de ventas deber realizar para entregar
el servicio al cliente y facturarlo.
Finalmente, el flujo termina al encontrar el evento de fin.

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Conceptos bsicos
Caso Prctico

Tema 3: Nodo exclusivo basadas en eventos

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Conocer como utilizar los nodos exclusivos basados en
eventos as como eventos intermedios para espera

Caso Delivery de Pizza

Una persona desea comer una pizza y la solicita por delivery a la

pizzera ms cercana.
El cliente selecciona la pizza de algn sitio web y luego ordena o
pide la pizza.
El call center de la pizzera recibe el pedido y lo deriva al hornero
quien procede a preparar la pizza.
Por su lado el cliente espera la pizza, y pueden ocurrir dos
eventos:
Recibe la pizza
Si pasado los 60 minutos no llega la pizza llama a la
pizzera a preguntar por la demora.
Finalmente recibe la pizza. En este caso le paga al repartidor, y el
repartidor procede a cobrar la pizza.
Finalmente el cliente se come la pizza.

Por otro lado en la pizzera el Call center recibe la llamada, el

Hornero prepara la pizza en base al pedido y el Repartidor
entrega la pizza y luego cobra la pizza.

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.
Punto de vista del cliente

Punto de vista del negocio

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Caso Prctico

Tema 4: Modelamiento de un proceso complejo

Al finalizar este ejercicio el alumno:

Aplicara todos los elementos de notacin revisados a lo largo
del curso

Caso Mundo Mgico

Mundo Mgico es una empresa dedicada a prestar servicio de

alquiler de juegos mecnicos y electrnicos para empresas o
personas que deseen organizar fiestas infantiles. La empresa
requiere desarrollar un sistema que le permita controlar la
atencin a sus clientes y la instalacin de los juegos.
El cliente consulta al agente de ventas por el catlogo de juegos y
le explica las caractersticas de cada uno de ellos. Una vez que el
cliente elige los juegos el agente elabora una proforma. Los
juegos se agregan a la proforma y el agente muestra el monto
total a pagar. Si el cliente no acepta el monto el proceso termina,
si el cliente acepta entonces el agente registra el contrato de
alquiler. Luego se verifica si el cliente existe, en caso no exista se
registran los datos del cliente. Los clientes pueden ser de dos
tipos: Persona Natural y Persona Jurdica.
El agente registra el lugar y fecha donde se instalaran los juegos y
la fecha para recogerlos. Luego se imprime el nuevo contrato de
alquiler y se lo entrega al cliente para que lo firme.
El cliente se acerca a caja para realizar el pago respectivo
presentando el contrato al cajero.
El cajero registra el pago del contrato y le entrega el comprobante
de pago al cliente (boleta o factura de acuerdo al tipo de cliente)
Nota:
Solo una vez que el contrato de alquiler esta pagado se
procede a colocarlo en lista de espera atencin para que se
proceda con creacin de orden de trabajo y la posterior
instalacin.

Por regla de negocio dos das antes de la fecha acordada se lleva a

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cabo la planificacin de la instalacin. El tcnico supervisor crea

una orden de trabajo y registra la programacin, consulta los
detalles del alquiler, asigna el trabajo de instalacin a uno o ms
tcnicos de instalacin dependiendo de los juegos que se deben
instalar, subcontrata unidades de transporte necesarias.

Llegado el da de la instalacin (puede ser una fechas antes del

evento del cliente) el agente de ventas se comunica con el cliente
por telfono para anunciarle la llegada de los tcnicos de
instalacin y una vez que el cliente da su autorizacin el agente
autoriza la salida de las unidades de transporte. La orden de
trabajo est ahora en progreso.
Los tcnicos de instalacin proceden con la instalacin de los
juegos de acuerdo a los detalles de la orden de trabajo. El contrato
de alquiler ha sido completado. El evento se lleva a cabo y
posteriormente llegada la fecha de recojo pactada en el contrato
(normalmente es el mismo da) los tcnicos proceden a recoger
los juegos.
El tcnico supervisor da por terminada la orden de trabajo y
elabora un informe tcnico de los juegos en el local del evento
indicando el cumplimiento de cada actividad de la orden de
trabajo y el estado en que se recogieron los juegos.

Cuando la empresa solicita el sistema pide adicionalmente: un

reporte de los contratos de alquiler por mes, juegos ms pedidos
por los clientes, y costos por rdenes de trabajo.

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