Mdulo: 780 Aplicaes de Gesto

Administrativa

Primavera Express Dicas e

Configuraes

A PRIMAVERA Business Software Solutions dedica-se ao desenvolvimento e

comercializao de solues de gesto e plataformas para integrao de processos
empresariais num mercado global, disponibilizando solues para as Pequenas, Mdias,
Grandes Organizaes e Administrao Pblica.

Est ligada a vrios sectores, desde a construo, comrcio, ensino, indstria, retalho,
administrao pblica, etc

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Existem vrias, mas vamos indicar apenas algumas das linhas do Primavera:

PRIMAVERA EXECUTIVE - A experincia das empresas de topo

PRIMAVERA PROFESSIONAL - Um novo patamar na gesto das PME
PRIMAVERA STARTER EASY, STARTER E STARTER PLUS - Para
negcios que vo crescer
PRIMAVERA EXPRESS - A soluo gratuita para micro empresas

A configurao de qualquer aplicao de acordo com as nossas necessidades e

preferncias permite uma utilizao mais agradvel e intuitiva da mesma.

Alm disso permite tirar melhor partido de todos os recursos e funcionalidades

disponveis. Por vezes, os utilizadores no exploram suficientemente bem todas as
potencialidades oferecidas, e utilizam apenas uma pequenssima percentagem de todos
os recursos disponveis.

Um dos grandes paradigmas da evoluo das aplicaes empresariais, fazer com que
ao mesmo tempo que as funcionalidades evoluem de verso para verso, face
evoluo normal do mercado e das exigncias crescentes dos clientes, fazer com que a
curva de aprendizagem para o utilizador final se mantenha o mais baixa possvel, de
forma a que o utilizador se concentre no que realmente importante, e no com

processos complicados, morosos, de baixo valor acrescentado.

INSTALAO

Para poder efetuar o download de PRIMAVERA EXPRESS deve comear por

se registar no site da PRIMAVERA
http://www.primaverabss.com/pt/Solu%c3%a7%c3%b5es-ERP-
PRIMAVERA%20EXPRESS-PRIMAVERA%20EXPRESS.aspx indicando os
dados solicitados. Receber de imediato por email a notificao de registo
efectuado.

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 Por se registar no site da PRIMAVERA BSS passar a receber as notificaes
sobre as novas verses que venham a ser disponibilizadas e, tambm,
informao sobre truques e dicas teis para a utilizao do seu produto.
Para o download do produto use o link que faz parte do e-mail que recebeu
aps o registo.

Escolha preferencialmente a opo SAVE de modo a salvaguardar o ficheiro em

disco antes de proceder sua instalao. O tempo para o download depender
dos recursos que tem disponveis, especialmente da largura de banda utilizada.

partida, a instalao do software exigir do utilizador apenas a aceitao e

confirmao das opes sugeridas no ecr. No final da instalao o produto dever
automaticamente entrar em funcionamento.

Ao abrir a soluo PRIMAVERA Express ir encontrar um Navegador onde esto

organizadas as vrias categorias da aplicao (Favoritos, Tesouraria, Vendas,
Inventrio, etc)

Graas sua elevada extensibilidade, o Navegador d-lhe a possibilidade de configurar

o ambiente de trabalho, adaptando-o s suas necessidades, criando os seus prprios
atalhos e listas, de forma a aceder mais facilmente informao de que necessita com
maior frequncia.

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 Criao/Abertura de uma empresa

A criao/abertura de empresas uma operao auxiliada pelo Administrador, atravs

de uma sequncia de ecrs. Para iniciar a sua empresa abra o programa PRIMAVERA
Express Administrador, atravs do menu Iniciar Todos os Programas.

Aps selecionar o programa Primavera Express Administrator v.7.50, necessrio

que confirme a operao, atravs do boto confirmar.

O produto possui de raiz duas empresas, uma de demonstrao (que lhe

ser til para perceber a dinmica de funcionamento da soluo) e uma
empresa standard denominada Express que ser a empresa a utilizar

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para registar as suas operaes. Escolha esta ltima para poder seguir
com os seus trabalhos, personalizando a informao com os dados
referentes sua empresa.

Para criar uma nova empresa standard com o nome da sua empresa necessrio
eliminar a empresa standard existente (Express) e criar uma nova. Iremos criar
uma nova empresa mais adiante.

Para j iremos trabalhar com a empresa standard Express.

INTRODUZIR OS DADOS DA EMPRESA

Para introduzir os dados da sua empresa aceda ao menu Empresa.

Com o boto direito do rato escolha a opo Propriedades e preencha os campos

principais com a informao sobre a sua empresa que ir constar nos documentos a
emitir: Nome da empresa, Morada, n Contribuinte, etc.

Tambm pode aceder clicando 2 vezes com o rato em cima da empresa.

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 CRIAO DE ARTIGOS

Para podermos criar um stock de artigos, vamos ao menu Sistema e acedemos

ao Primavera Express v7.50, confirmando a aplicao.
Abre o Navegador no lado esquerdo onde temos acesso aos Favoritos,
Tesouraria, Vendas, etc
Para criar artigos, h que ir a Favoritos.
Clicar onde diz Criar/alterar artigos.
Outra opo ir a Inventrio e clicar em Artigos.

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 Abre a janela dos artigos onde atravs da opo Novo, acedemos ao registo de
um novo artigo.
Preencha os dados solicitados pelos vrios separadores, ao seu gosto.
No se esquea principalmente dos seguintes campos: tipo de artigo, taxa de iva
e pvp do artigo.
Se clicar na parte superior do menu, onde diz Listas, consegue verificar a lista
de todos os artigos criados at data.
Se pretende eliminar algum artigo, ter que em Listas, selecionar o artigo
pretendido e fazer enter.
Depois aparece no topo da janela a opo Anular, onde deve clicar e confirmar
a anulao.

Se no pretende gerir o stock de determinado artigo deve desativar a opo Movimenta

Stock.

Depois de preencher os campos da ficha do artigo, GRAVE o registo, atravs do

comando Gravar.

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Repita a operao para a introduo de todos os artigos que quiser.

CRIAO DE CLIENTES

Siga o processo descrito para a criao dos artigos, mas agora para a tabela de Clientes.
Ver que esta tabela j tem registado um cliente de cdigo VD, para utilizao nas
vendas para clientes indiscriminados, por exemplo as Venda a Dinheiro.

No Navegador, ir a Favoritos, Criar/alterar clientes;

Ou no Navegador, ir a Vendas, Clientes.

Preencha todos os dados solicitados nos primeiros quatro separadores da ficha do

Cliente, de modo a poder faturar de seguida sem problemas.

Caso j tenha introduzido um registo de um cliente e o queira eliminar, ter que seguir
os seguintes passos:

Selecionar o cliente que pretende e fazer Enter;

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 Com a ficha de cliente aberta, selecionar no topo, onde diz Anular. De seguida
pede confirmao de anulao do registo atual.

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 ENTRADA EM STOCK

Para dar entrada de stock, no Navegador, clicar em Favoritos, Movimentar stock.

Escolha o documento Entrada Stock e introduza os artigos que inseriu anteriormente.
Ao inserir os dados, automaticamente aparece a descrio, quantidade e preo dos
artigos.
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Agora que tem Clientes e Artigos introduzidos pode passar de imediato emisso dos
documentos de vendas. No entanto, caso pretenda gerir stocks, deve comear, no sendo
obrigado a tal, por registar as entradas da mercadoria. Se no o fizer, aquando da
emisso da factura ser notificado sobre a inexistncia do artigo em stock.

Pode, no entanto, confirmar a fatura, ficando o stock do referido artigo com unidades
negativas, situao que poder atualizar a qualquer momento atravs de uma entrada em
stock, na opo de stocks.

Para fazer aparecer o artigo, deve digitar o cdigo do artigo pretendido e fazer
enter que logo ir aparecer a respetiva descrio. Pode ainda clicar em Quantidade
e alter-la com as quantidades pretendidas para cada produto.

FATURAO

Para faturar ou emitir qualquer documento de vendas, escolha no Navegador,

Vendas, a opo Vendas/Encomendas.

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 Em documento temos que selecionar o tipo de documento que pretendemos, se
uma fatura, uma venda a dinheiro, uma nota de crdito, etc

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 selecione outro documento novo que pretende utilizar, neste caso uma fatura.

Identifique depois o Cliente, pressionando F4 para aceder lista de Clientes,

selecione o cliente pretendido para a fatura e clique novamente f4 para
aparecer os dados cliente no documento.

No editor de linhas em baixo, identifique o Cdigo do Artigo e pressione

ENTER para mudar de coluna e de linha.

No deixe de observar as opes a que pode aceder atravs do menu disponvel via
boto direito do seu rato.

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 No final, escolha GRAVAR para guardar o documento ou IMPRIMIR para
guardar e imprimir de seguida.

Se o documento que acabou de introduzir for um documento a crdito, j poder ver

esse mesmo crdito lanado na opo de Contas Correntes.

RECEBIMENTOS

Para processar um recebimento e emitir o respectivo documento de liquidao,

escolha a opo Operaes sobre C/C Contas correntes, indo a Navegador,
Tesouraria, Pagamentos e Recebimentos, Operaes sobre C/C.

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 Comece por Identificar o Cliente.
De seguida, escolha o tipo de documento a processar.
partida, para a liquidao de uma fatura por exemplo, dever utilizar o
Documento de Recebimento.

Na grelha de documentos a liquidar, marque na coluna mais direita o(s) documentos

que vai liquidar. Pode liquidar um documento parcialmente, escrevendo o valor a
liquidar na coluna a Pagar.

Depois de identificar o(s) documentos a liquidar escolha CONFIRMAR.

A seguinte janela vai-lhe a aparecer no ecr onde dever identificar os dados do

documento de liquidao. No final escolha IMPRIMIR se pretender gravar e imprimir a

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 nota de liquidao, isto , o recibo.

ALTERAR A IMAGEM DE FUNDO

Podemos alterar a imagem de fundo para outra.

Para isso, no Primavera Express v7.5, ir ao menu Utilizador, Preferncias,
Sistema.

No painel lateral esquerdo, clicar em cores e modificar o fundo.

PROCURAR ATUALIZAES

Ir ao menu Ajuda.
Procurar atualizaes.
Instalar a verso mais recente primavera8.

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 BASE DE DADOS DA EMPRESA

No Administrador, com a empresa selecionada, clicar com o boto direito

do rato e podemos aceder a um conjunto de opes.

Dentro de Manuteno, podemos aceder a algumas funcionalidades da base de

dados da empresa como por exemplo:

Compactao da Base de Dados

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Com a utilizao normal do Primavera Express, a BD vai crescendo lentamente a ponto
de poder em casos extremos poder atingir o limite imposto pela verso do SQL
instalada que no MSDE de 2GB, e no SQL Express 2005 de 4GB.

Compactar a BD permite no s diminuir o seu tamanho, como tornar o acesso

mesma mais rpido.

No Administrador, carregar com o boto direito em cima da BD a compactar:

Como possvel verificar, o espao disponvel pode ser eliminado, o que faz diminuir o
tamanho.

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Neste caso, com um tamanho to pequeno como o desta BD no se ir notar nenhuma
melhoria de performance visvel.

CRIAR NOVOS UTILIZADORES PARA ACESSO APLICAO

No Administrador, basta criar um novo utilizador preenchendo todos os

dados necessrios e ativando a opo Administrador (com acesso
ilimitado a todas as aplicaes. Passa agora a ser necessrio introduzir o
nome de utilizador e password em todos os acessos ao programa.

Para criar um novo utilizador, ir a Segurana, utilizadores.

Novo - criao de um novo utilizador.

Fornecer os dados de acesso assim como a palavra passe.

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 Prxima vez que entrar no sistema, j aparece com um sistema de login.

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 Pode sempre remover o utilizador criado, clicando com o boto direito do
rato e clicar em Remover.

possvel ainda criar vrios utilizadores e associ-los a vrios perfis de forma a

restringir o acesso s vrias funcionalidades e documentos da aplicao.

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Com as permisses de acesso ativas, podemos definir que o utilizador A no tem acesso
a alterar preos, nem fazer descontos de vendas, ou o utilizador B nos documentos de
venda apenas pode visualizar, os documentos existentes, no tendo permisso para
modificar, criar ou anular.

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 CRIAR UM GRFICO DE VENDAS

Uma imagem vale mais do que mil palavras, neste caso, um grfico, pode demonstrar
de uma forma simples e direta a evoluo das vendas da nossa organizao.

Para conseguir gerar o grfico necessrio ir ao Navegador, Vendas, Explorao >

Vendas > Resumos das vendas.

Aqui, no separador Restries podemos filtrar a informao que ir entrar para o

grfico, e agrupar a mesma por dia, ms ou trimestre.

Depois de carregar em atualizar, basta selecionar as linhas e colunas que pretendemos,

e com o boto direito do rato em cima escolher a opo Grfico.

Depois de gerado o grfico, podemos ainda personaliz-lo alterando as cores, o tipo, e

ainda se pretendemos que seja bidimensional ou tridimensional. Podemos ainda
imprimir, guardar como imagem, ou enviar por email.

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 COLOCAR NA FICHA DO ARTIGO O PREO COM IVA

Na ficha de cada artigo podemos definir vrios tipos de preos que podem ser teis para
situaes em que temos por exemplo vrios tipos de clientes como cliente finais e
revendedores, ou queremos definir um preo mnimo para situaes especiais.

Na ficha de cada cliente podemos definir a que linha de preos ele esta afecto. Com os
vrios PVPs nos artigos podemos ainda definir por exemplo que o PVP 6 igual ao
PVP 1 + IVA.

Desta forma podemos ter na ficha de cada artigo o respectivo preo com e sem IVA.
Para ativar esta regra temos que aceder ao Administrador, Empresas (Todas),
selecionar a nossa empresa Express e dentro do mdulo Logstica e Tesouraria, clicar
em parmetros da empresa fazer a seguinte alterao:

O resultado final que no artigo o PVP 6 passa agora a ser baseado no 1 + IVA, embora
o clculo seja feito automaticamente, sendo necessrio apenas carregar no boto mesmo
ao lado do valor.

Deixa agora de ser necessrio estar constantemente a somar o valor do IVA quando
estamos na ficha de um artigo, podendo ainda construir listas de artigos com base no
PVP 6, j que a lista base s inclui o PVP 1, 2 e 3.

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Editar os documentos do tipo talo
Para os utilizadores que utilizam o mdulo POS, possvel personalizar todos os
documentos do tipo talo, j que estes documentos so documentos de texto simples.

Para aceder ao editor de documentos POS: ir a Navegador, Vendas, Utilitrios >

Config. Documentos POS

O documento VD o documento base para todos os documentos para clientes. Os

restantes so os documentos de abertura e fecho de caixa e entrada e sada de caixa, que
tambm podem ser alterados.

Para o exemplo vamos alterar o documento VD:

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 Se quisermos escrever texto livre, basta colocar o cursor e escrever.
Podemos ainda adicionar campos da BD, disponveis esquerda da janela.
Existem ainda opes de formatao do texto, que podem ser utilizadas, como
negrito (Bold), sublinhado (Und.), entre outros.

Para o exemplo alterei o cdigo do cliente para ficar a negrito.

O formato a seguir :

/BA[<Nome-Tam>]/BD

B = Bold

A = Inicio da formatao

Nome = Nome do campo

Tam = Tamanho mximo do campo

D = Fim da formatao

Mais sobre configurao de documentos no boto Ajuda

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 CRIAR LISTA DE ARTIGOS AGRUPADOS POR FAMLIA

A criao e edio de listas permite-nos fazer coisas muito teis, como agrupamento de
dados, clculos por colunas, adicionar campos de outras tabelas, criar formataes
utilizando cores, etc

Agrupar os artigos por famlias, muito til porque torna a consulta mais inteligente
e rpida. Imagine que tem 20 monitores em stock, com cdigos e descries diferentes.

Quando um cliente lhe pergunta que monitores tem em stock e o respectivo preo, ou
sabe exatamente com que cdigos e descries eles foram criados, e mesmo assim tem
que fazer a busca um a um, ou no caso de no saber como foram criados (at porque
pode ter sido outra pessoa a faze-lo), corre o risco de no indicar ao cliente todos os
monitores, o que pode na pior das hipteses levar a que perca uma venda.

No navegador, Favoritos, Criar/alterar artigos, carregar com o boto direito e fazer

Novo atalho> Lista.

Na Categoria escolher a lista a duplicar: tabela Artigos

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Clicar em Duplicar.

Dar um novo nome nova lista como: Artigos / Famlia:

Confirmar e de seguida fazer Editar.

Nas propriedades da lista, aceder aos Campos.

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Da lista de campos disponveis, passar para os campos visveis os campos: Famlia, da
tabela Artigos, e o campo Descrio, da tabela Famlias:

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Confirmar a alterao da Lista.

Na tabela de Artigos, no boto Listas, temos agora uma nova lista.

O ltimo passo a fazer , ativar o boto Agrupar e de seguida arrastar a coluna

Famlia para o espao entretanto criado para agrupamentos.

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Os botes ao lado do boto Agrupar servem para abrir e fechar todos os grupos.

Para que esta lista fique como principal quando fazemos F4, necessrio ir a Sistema >
Preferncias > Comercial, e no separador Listas por defeito nos editores indicar a
mesma.

Associar Documentos de Stock a uma entidade

Uma vez que o Primavera Express no tem mdulo de compras, a nica forma de
controlar os stocks das mercadorias compradas fazendo um documento de Entrada de
Stock para cada compra a fornecedor.

A nica forma de associar esta entrada de stock a uma compra a um fornecedor no

menu Contexto > Outras Condies.

Isto possibilita, caso seja necessrio saber a quem foi comprada a mercadoria em
questo.

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No existindo um campo para colocar os detalhes do documento de compra, podemos
criar um artigo especifico comum cdigo identificativo como por exemplo
##COMPRA, e com a descrio Factura Fornecedor N XXXX / Data XX-XX-
XXXX de forma a conseguir em cada documento de entrada, guardar tambm o
nmero da Factura, a data e outra informao de relevo, substituindo apenas os campos
com X.

Alterao rpida e automtica de preos de artigos

Utilitrios > Alterao de Preos
Neste assistente poder alterar os preos dos artigos utilizando uma frmula, ou
indicando manualmente o novo preo, na ltima coluna. bastante mais rpido do que
abrir a ficha de cada artigo individualmente.

Se pretender utilizar uma frmula, tem vrios cenrios disposio. Neste exemplo, dei
entrada de stock do artigo 0001, com valor de custo de 100 Euros.

Atualizei o PVP1, com base no ltimo preo de custo, definindo desta forma uma
margem de lucro de 10%.

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Configurao de quantidades mnimas e mximas em
stock
Na ficha de cada artigo podemos definir as quantidades desejveis mnimas, mximas e
de reposio em stock.

Posteriormente, podemos emitir um mapa que nos mostrar todos os artigos que esto
abaixo ou acima desses valores.

Esta configurao poder ser til porque uma ajuda para prevenir ruptura de stocks, e
tambm para saber quais os artigos que esto a mais, no caso de no existir interesse
nisso, como por exemplo artigos com validade de curta durao, ou que ocupem muito
espao.

O campo de reposio serve para colocar por exemplo quantidades mnimas a partir da
qual se deve considerar uma encomenda ao fornecedor.

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Os mapas podem ser gerados em Explorao > Stocks > Controlo de Stocks

Avisos de vencimento
Se pretende emitir avisos de documentos pendentes para liquidao, aos seus clientes,
saiba que existe um assistente para esse efeito, sendo esta mais uma forma de persuadir
o cliente cumprir com as suas obrigaes.

Aceda aos Saldos em Conta Corrente em Explorao > Contas Correntes > Saldos /
Avisos Vencimento.

Poder aqui definir os perodos para os quais os valores devem ser agrupados. Poder
ainda definir um valor mnimo (total), a considerar.

Ao carregar em imprimir dever escolher a opo Avisos de vencimento.

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Sair um documento idntico ao da imagem seguinte. Existem 3 avisos, cada um com a
sua numerao sequencial.

Como definir um desconto por condio de pagamento

Aceder a Navegador, Tabelas > Gerais, Terceiros, outras tabelas > Condies de
pagamento. Neste exemplo vou alterar o Pronto Pagamento, de modo a conceder
um desconto financeiro de 5% a clientes que optem por esta condio.

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Neste exemplo, o cliente Vidro-Z, na sua ficha paga a 30 dias.

Nesta venda em especfico optou por pagar a pronto. No menu Contexto, depois de
alterar para pronto pagamento, automaticamente foi atribudo o respectivo desconto
financeiro de 5%, poupando assim 26,03 Euros.

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