Manual Sistemas Contables

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
NIVEL: PERFECCIONAMIENTO
VENEZUELA, 2002
1
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
SECTORIAL INCE TURISMO
GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL
UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
NIVEL: PERFECCIONAMIENTO
MODO: COMPLEMENTACIN
Caracas, Julio 2002
1
SISTEMAS CONTABLES APLICADOS A LA HOTELERIA
Direccin General de INCE Turismo

Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite
Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo

Lic. Ada Rizzo Rizzo
Especialistas en Contenido
Ingeniero David Gonzlez
Jefe de Oficina. Departamento de Contabilidad. Hotel Morichal Largo. Maturin Edo. Monagas
Colaboradores en la Validacin
David Gonzlez
Hotel Morichal Largo. Maturin Edo. Monagas
Oscar Segovia Instructor de Contabilidad Hotelera
Regin Metropolitana
Ince Turismo
Analista Integral
Lic. Evelyn Barreto Rueda
Analista Productor de Medios

Jos Gerardo Len Plaza
Transcriptor:
David Gonzlez
Coordinacin Tcnica Estructural

Divisin de Recursos para el Aprendizaje
Coordinacin General
Gerencia General de Formacin Profesional
Gerencia de Tecnologa Educativa
Primera Edicin 2.002
Copyright INCE
CONTENIDO
- Qu es INCE TURISMO?
- Presentacin
- Introduccin
- Objetivo
- Unidad I La Organizacin Hotelera
- El Hotel 9
- Clasificacin de los hoteles 11
- Elementos que conforman la Organizacin Hotelera 12
- Departamento de habitaciones 15
- La Recepcin del Hotel 16
- Departamentos menores 20
- Las tarifas en la hotelera 21
- Servicio de alojamiento en un hotel 23
- El departamento de alimentos y bebidas 24
- Trminos contables 25
- Unidad II El Plan de Cuentas en la Hotelera
- El Plan de Cuentas 33
- Activos 34
- Pasivos 36
- Detalle de las Cuentas 37
- Ejercicios 53
- Unidad III Los Sistemas de Informacin en la Hotelera
- Sistemas de informacin 59
- Sistema de informacin en habitaciones 63
- Departamento de lavandera 64
- Departamento de ama de llaves 65
- Sistema de informacin del departamento de Alimentos y bebidas 66
1
- Unidad IV Auditoria de Ingresos
- La auditoria de ingresos 69
- Auditoria de los puntos de venta de alimentos y bebidas 72
- Auditoria de las ventas de los departamentos menores 76
- Auditoria del reporte de ama de llaves 80
- Auditoria de Cuentas por Cobrar 81
- Apertura de los Sobres de remisin 83
- Clculo del Impuesto sobre la Renta 85
- Ejercicio Prctico 98
- Unidad V Los Activos de Operacin
- Tipos de inventario 102

- El Costo del Departamento de Alimentos y Bebidas 109
- Reconciliacin de costos 110
- Unidad VI Las Cuentas por Pagar y Cobrar
- Las Cuentas por Pagar 115

- Generalidades del Pago de la Nmina 121
- Cotizacin Seguro Social 125
- Seguro Paro Forzoso 127
- Ley de Ahorro habitacional 128
- Impuesto sobre la renta 131
- Contabilizacin de la Nmina 132
- Unidad VII - Los Estados Financieros
- Los Estados Financieros 135

- Interpretacin del Balance General 136
- Interpretacin del Estado de Ganancias y Prdidas 138
- Flujo de Efectivo 140
- Unidad VIII El Presupuesto Hotelero
- El Presupuesto 143
- Ventajas del Presupuestos 146
- Frmula del Clculo 149
- Estimacin de los Egresos 150
- Bibliografa 155
QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin

fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin,
adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas
en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976
QU HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin,

adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional
al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.
NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la

participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas

vinculadas a la Hotelera y al Turismo.
Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al

mercado laboral
PRESENTACIN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que

ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a perfeccionarse en el oficio que
ha seleccionado.
El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los

requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de

convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeo.
INTRODUCCIN
En el complejo mundo de la hotelera, sus operaciones permiten conocer el estado

financiero de un determinado hotel, teniendo en cuenta la categora de ste y los
servicios que puede prestar a sus clientes, mejor conocido en el negocio hotelero
como husped que es el principal generador de dinero.
En tal sentido la contabilidad hotelera, supone una serie de procesos necesarios

para analizar los sistemas contables de un hotel partiendo de la verificacin que
suponen las operaciones de los departamentos menores, habitaciones, alimentos
y bebidas, los cuales generan el capital operativo de la industria del hospedaje.
Es importante destacar que la contabilidad general es la base de las operaciones

que se llevan a cabo en los procesos contables de un hotel, sin embargo existen
procesos propios de la contabilidad hotelera que se basan en los departamentos
antes mencionados.
El Manual de Instruccin Sistemas Contables aplicados a la hoteleria tiene como

finalidad orientar a los participantes del curso contabilidad hotelera en el anlisis
de los sistemas contables partiendo de la verificacin de las operaciones de los
principales departamentos de un hotel.
Los hoteles en sus diferentes clasificaciones de cinco a una estrella ofrecen

diferentes servicios que a la vista del husped parecen sencillos, pero al momento
de contabilizarlos resultan complejos para el encargado del departamento de
contabilidad.
As pues un cliente que se hospeda en una habitacin sencilla de un hotel de

cuatro estrellas y proviene de una industria o empresa particular esta generando
varios asientos a la contabilidad hotelera, siendo la cuenta Rack. Los servicios
que el husped adquiere a travs de los puntos de ventas del departamento de
alimentos y bebidas pueden ser cargados al folio que el cliente tiene abierto en la
recepcin a travs de l o de la empresa. Estos procesos contables generan
asientos de vital importancia.
El presente material de sistemas contables aplicados a la hoteleria permite servir

de gua al participante, adems de proporcionar informacin valiosa sobre los
diferentes procesos contables de un hotel.
Con este material instruccional, se quiere formar un personal altamente capacitado

para trabajar en la industria hotelera y as dar respuesta a las necesidades del
sector.
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos necesarios

para analizar los sistemas contables de un hotel partiendo de la verificacin de las
operaciones que conforman los departamentos menores, habitaciones, alimentos
y bebidas.
UNIDAD I - LA ORGANIZACIN HOTELERA
DEFINICIN DE HOTEL
El Hotel es una estructura fsica y organizativa que ofrece alojamiento de calidad y

servicios especializados, destinados a proporcionar el mayor confort a sus
huspedes, clientes y visitantes.
Las estructura tanto fsica, operativa y funcional del Hotel va a depender de las
caractersticas del alojamiento que ofrece.
El logro de la satisfaccin de las necesidades de los huspedes y clientes, esta

bajo la responsabilidad de un recurso humano altamente capacitado y con una
gran vocacin de atencin y servicio, por otro lado bajo el mismo techo del hotel
es posible encontrar un conjunto de comercios y servicios destinados a satisfacer
las demandas de los huspedes y clientes.
Caractersticas Generales del Hotel
a) Su oferta es rgida.
b) En su proceso de transformacin exige productos altamente perecederos.
c) Su localizacin es esttica.
d) Exige funcionamiento permanente.
e) Requiere de un nmero muy elevado de personas para la operacin.
f) Por el tipo de oferta de servicio destinado a la gente exige de un personal

altamente calificado y con gran capacidad para tomar decisiones.
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Es posible subdividir las caractersticas del Hotel de acuerdo con el tipo de

alojamiento en dos grupos principales alojamiento turstico o del tipo ejecutivo y
alojamiento comercial o de transito:
ALOJAMIENTO TURSTICO O DE ALTO NIVEL PARA EJECUTIVOS
a) Requiere de Estudio y experiencia para su operacin.

b) Organizacin numerosa, compleja, especializada, centralizada y eficiente.
c) Mantenimiento y operacin continua.
d) Polticas activas hacia posibles clientes, fuerte gasto en promocin e
investigacin de mercado, su comercializacin en general.
e) Aptitud estructural y funcional para ofrecer distintos planes de servicios.
f) Implanta una zona de influencia.
g) Clientela nacional y extranjera de variadas caractersticas.
h) Alta Inversin en terreno, bienes inmuebles y bienes muebles.
ALOJAMIENTO COMERCIAL O DE TRANSITO
a) Criterio emprico para su manejo.

b) Organizacin sencilla, elemental con mnima tcnica y especializacin.
c) Mantenimiento espordico.
d) Poltica pasivas para buscar y atraer al cliente.
e) Aptitud limitada para ofrecer variedades en el servicio.
f) Reducida inversin en terrenos y bienes muebles.
g) Bajo costo de operacin y mantenimiento.
h) No influye en su alderredor.
i) Clientelas de caractersticas rgidas o bien definidas.
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Clasificacin de los Hoteles
POR LA CALIDAD Y DIVERSIDAD DE LOS SERVICIOS

Hoteles de Lujo.
Hoteles de Primera A (5 estrellas)
Hoteles de Primera B (4 estrellas)
Hoteles de Segunda A (3 estrellas)
Hoteles de Segunda B (2 estrellas)
Hoteles de Tercera (1 estrella)
POR LA ESTADA DEL USUARIO
Tipo Residenciales.
Tipo Comerciales.
POR EL TIEMPO QUE DURA ABIERTO

Estacionales.
Permanentes.
POR LA LOCALIZACIN GEOGRFICA
Hoteles de Ciudad.
Hoteles de Montaa.
Hoteles de Campo
Hoteles de Lago.
Hoteles de Playa.
POR SUS DIMENSIONES
Hoteles Pequeos: poseen hasta 50 habitaciones.

Hoteles Medianos: poseen hasta 150 habitaciones.
Hoteles Grandes: poseen mas de 150 habitaciones.
11
POR SU ORGANIZACIN
Hoteles Independientes.
Hoteles de Cadena.
La clasificacin anterior no es limitativa ni rgida, por el contrario los criterios

sealados tienden a interrelacionarse, al denominar un establecimiento de
hospedaje, por ejemplo es posible encontrar un hotel de lujo, estacional, de
montaa, grande y residencial.
De lo anterior se puede concluir que las nuevas y variadas necesidades de

hospedaje han originado la creacin de diversas instalaciones y servicios.
Elementos que conforman la Organizacin Hotelera
PROPIETARIO O PROPIETARIOS
Se trata una persona o sociedad de personas, las cuales a travs de sus aportes
de capital hacen posible la construccin de la estructura fsica que ser destinada
para prestar el servicio de alojamiento.
Gerencia General: Es el responsable del funcionamiento total del Hotel, teniendo a

su cargo la coordinacin de los departamentos de Habitaciones, Alimentos y
Bebidas, Contralora, Mantenimiento, Recursos Humanos y un Jefe de Seguridad,
con el fin de garantizar una misma y uniforme lnea de operacin, la gerencia
general por intermedio del gerente debe velar y verificar las polticas de ventas y
reforzar las mismas mediante el anlisis de los resultados en funcin de las metas
plateadas para el departamento de ventas, el gerente debe velar por el fiel
cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos del hotel.
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CONTRALORA
El departamento de contralora es el rgano fiscalizador de la operacin del Hotel,

el cual debe cumplir con las normas polticas y procedimientos del hotel y a la vez
garantizar un control interno eficaz, el departamento de contralora cuente con
varias dependencias entre las que se encuentran: Compras, Auditoria de Ingresos,
Costos, Cuantas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Computacin, entre otros.
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
El mismo esta a cargo de un director del rea quien es el responsable de las

actividades de los diferentes puntos de ventas de alimentos y bebidas como lo
son: Restaurantes, Bares, Cafeteras, Fuentes de Soda, por otro lado el
departamento de alimentos y bebidas es el brazo ejecutor de los eventos y
banquetes contratados a travs del departamento de ventas, el departamento
deber velar por el estricto cumplimiento de las pautas establecidas por el
contratante del servicio en los que respecta a calidad, cantidad y tipo de servicio.
Por otra parte la direccin A&B tiene bajo su responsabilidad la evaluacin de la
gestin del rea de cocina el cual deber estar a cargo de un Cheff.
La direccin de alimentos y bebidas evaluar en funcin del nmero de personas

que consumen en el restaurante, nmero de platos y en ventas totales registradas
la efectividad de las polticas de mercadeo y ventas, por otra parte llevar registros
estadsticos de las ventas en nmero de cubiertos para la toma de decisiones y la
preparacin de los presupuestos para cada periodo.
DEPARTAMENTO DE HABITACIONES
Este departamento tiene la responsabilidad directa de las gestiones del servicio de

alojamiento, incluyendo los servicios complementarios, para lo cual contar con
los siguientes departamentos: Recepcin, Ama de Llaves, Lavandera,
Club - S.P.A.
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GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
Encargado del manejo conson y sensato del recurso humano del cual dispone el
Hotel, como medio principal para la consecucin del objetivo primordial de la
organizacin, deber implementar polticas de control interno de personal,
adiestramiento continuo en las reas de servicio y de calidad humana, el
departamento de recursos humanos ser el responsable del manejo del personal
obrero, empleados y ejecutivos de la institucin.
GERENCIA DE MANTENIMIENTO
Tiene a su cargo los ingenieros y especialistas en diferentes reas del

mantenimiento preventivo y correctivo, es el responsable del control y
funcionamiento adecuado de los servicios bsicos del Hotel como por ejemplo, luz,
agua, telfonos, mantenimiento de reas verdes.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
El propsito principal del departamento es velar por la integridad fsica de los

huspedes y trabajadores de la institucin, por otro lado las labores son continuas
e ininterrumpidas, el servicio de seguridad debe ser integral tanto para las reas
internas como para las externas, adems el departamento de seguridad
establecer y realizar seguimiento a los programas de control de seguridad
industrial.
DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MERCADEO
El departamento de ventas es el pilar fundamental de las gestiones de la gerencia,

y el que coordina las actividades, en orden jerrquico el gerente es quien
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establece las lneas de trabajo y es el departamento de mercadeo el brazo

ejecutor de las mismas, acompaados siempre de las gestiones inherentes a las
ventas que desempean las direcciones de Alimentos y Bebidas junto con la
direccin de Habitaciones.
Departamento de Habitaciones
El departamento de habitaciones es el responsable directo del servicio de

alojamiento de los huspedes del Hotel y todo lo que involucra las estadas del
husped desde su entrada (Ck-In) hasta la salida (Ck-Out).
Para su adecuado funcionamiento el departamento de habitaciones se divide en

reas de servicio y atencin al husped, el director de habitaciones es el fiscal del
cumplimento de las normas y polticas que tiene que ver con la atencin al
cliente, por otra parte debe velar por el cumplimiento de los ms altos standard de
calidad.
La direccin de habitaciones har seguimiento a las ventas de habitaciones en

nmero de noches de habitacin (Room Nigth`s), nmero de huspedes; de igual
manera revisar las ventas totales registradas tanto en habitaciones y servicios
complementarios, para poder evaluar la efectividad de las polticas de mercadeo y
ventas implementadas. Llevar estadsticas diarias de los clientes, individuales
(Walk-In), corporativos, mayoristas (agencias de Viajes), Grupos (Grupo de
Convenciones y eventos), uso de la casa (House Use), Cortesas
(Complementarias), informacin que ser utilizada como herramienta en la toma
de decisiones, adems revisar continuamente las directrices establecidas para
las gestiones de ventas, con el fin de adaptarlas en funcin a la demanda en el
mercado, es importante que la direccin de habitaciones realice el seguimiento de
las actividades de la competencia para ajustar junto con el gerente de ventas del
Hotel, las estrategias de comercializacin a implementar.
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Como se puede observar la gestin del director de habitaciones involucra tanto las
operaciones de atencin y servicio como las actividades de mercadeo y ventas, es
importante recordar que el principal producto de comercializacin de un Hotel es la
unidad de alojamiento o en otras palabras la habitacin, la gestin del
departamento de habitaciones sern evaluadas por la gerencia general y la
propietaria, en funcin al porcentaje de ocupacin que se registra diariamente. El
porcentaje de ocupacin tiene que ver con la relacin porcentual entre el total de
habitaciones que posee el hotel o disponibilidad de habitaciones y la cantidad de
habitaciones ocupadas en un momento determinado.
De la ocupacin del hotel va a depender la productividad del mismo, esto en virtud
de que la demanda de servicios complementarios va a estar directamente
relacionada con el total de personas que encuentre hospedadas o registradas.
La Recepcin del Hotel
La recepcin del hotel estar a cargo de un jefe o gerente de recepcin el cual

velar por el fiel cumplimiento de las polticas establecidas por la direccin de
habitaciones y la controlara del Hotel en lo que respecta a registro (Ck-In), estada
y salida (Ck-Out) de los diferentes huspedes del hotel. Bajo la responsabilidad de
la gerencia de recepcin estarn los cajeros recepcionistas, botones,
reservacionistas, y operadores de telfonos.
El departamento de recepcin es la imagen del hotel, es el primer contacto del

husped, cliente o visitante con el hotel; por ello el recurso humano que labora en
el mismo tendr una gran vocacin de servicio y disposicin para satisfacer las
necesidades de lo distinguidos huspedes y clientes del hotel, el trato deber ser
amable, cordial, respetuoso, y estableciendo siempre la distancia entre el cliente y
el empleado, esta actitud le dar a la relacin un carcter formal y distinguido.
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Por ser el departamento de recepcin (Front-Desk) la cara del hotel es a este

lugar a donde se dirigirn los huspedes para hacer sus solicitudes, por lo que el
personal del rea deber saber manejar y tomar rpidas y efectivas decisiones
que garanticen el satisfacer las necesidades de los clientes y huspedes de una
manera adecuada y oportuna.
ELEMENTOS QUE LA CONFORMAN
a) Gerente de Recepcin: El gerente del rea es el gua de las operaciones de

su departamento, posee amplia experiencia en cargos similares, esto le
permite tomar rpidas y efectivas decisiones, con amplios conocimientos de
los sistemas hoteleros que le permite solventar situaciones de emergencia
con un mnimo de dificultad. El gerente de recepcin funge de apoyo al
director de habitaciones en lo que respecta a las evaluaciones de
gestiones de ventas, frecuencia de uso por parte de los clientes y
empresas, por otro lado evala continuamente el desempeo de su
personal.
b) Reservaciones: El encargado de las reservaciones es una persona con un
amplio sentido de la responsabilidad, en virtud de que es este quien
administra la venta del principal producto que comercializa la organizacin
hotelera, como lo son las habitaciones. El encargado de tomar las
reservaciones debe tener siempre en cuenta la cantidad de unidades
disponibles para la venta, de igual manera deber conocer las actividades
programadas de eventos y convenciones para evitar la sobreventa de
habitaciones, por otra parte la contralora del hotel a travs de las polticas
de control interno establece las formas adecuadas que se deben tomar
para garantizar las habitaciones bien sea reservaciones de empresas,
agencias de viaje o particulares por lo cual el reservacionistas tomar en
cuanta las directrices establecidas para cumplir con el control interno y
evitar problemas al momento de registro del husped.
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La persona de reservaciones conoce las tarifas tanto corporativas, de

grupo, mayorista y los diferente paquetes que conforman la oferta de
alojamiento del hotel, es imprescindible que al tomar la reservacin se
consideran todos estos elementos para garantizar el cobro correcto y el
suministro del servicio acorde con lo establecido en las negociaciones de
ventas, es decir el reservacionista indicar en la reservacin el nmero de
folio o localizador, si la tarifa otorgada corresponde un paquete en
particular que ofrece el hotel, o si por el contrario los servicios
complementarios sern cancelados por el husped.
En el caso de reservas que correspondan a empresas el reservacionistas

deber anexar a la reservacin la copia de la carta compromiso de la
empresa, indicando el tiempo de duracin o estada del husped, y el tipo
de cobertura que tendr, es decir, si la empresa garantiza el pago de las
noches de habitacin, comida, lavandera, telfonos, entre otro, o si por el
contrario solo se recibe la carta para garantizas el otorgamiento de la tarifa
corporativa.
c) Cajero Recepcionista: El cajero de recepcin es la persona que recibe al

husped en el Front desk, es aqu donde el husped es registrado en el
sistema, a travs del nmero de localizador (este nmero, una vez que el
cliente se registra se transforma en su nmero de folio o nmero de cuenta
que identifica al cliente durante su estada), el recepcionista lo registra en el
sistema una vez que el cliente ha completado y firmado la ficha de registro,
el personal de recepcin le indica el plan y cobertura que le corresponde
segn la reservacin y de ser necesario le solicitar dejar la forma de pago
para cubrir los gastos complementarios en los que incurrir durante su
permanencia en el Hotel. Posteriormente se le asigna la habitacin y se le
conduce en compaa de un Bell Boys (Botones) hasta la misma.
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Es importante sealar que al arribar el husped al hotel, el recepcionista debe

verificar todos los datos del cliente: empresa por la cual viene, si es el caso de un
cliente corporativo, o si se trata de un registro por agencia de viaje, e indicar al
cliente los alcances de su reservacin para evitar importunar al husped durante
su permanencia en el hotel y a su vez garantizar un adecuado cobro de la cuenta
que recin esta aperturando.
Las operaciones del personal de recepcin involucran las entradas (Ck-In) y las
salidas de los huspedes (Ck-Out), es esta ltima actividad la que representa la
mayor parte del movimiento de caja del recepcionista, cuando el cliente realiza el
Ck-Out, debe pasar por recepcin en donde firma su cuenta segn los tipos de
estadas, es decir, si el cliente es particular cancelara con la forma de pago que
autorice la contralora del Hotel, los gastos o consumos complementarios de la
estada que pueden ser servicio de alimentos y bebidas, servicio de lavandera,
servicio de limpieza de zapatos, consumo por llamadas telefnicas, entre otros.
En el caso de huspedes corporativos, al realizar el Ck-Out, el cliente pasar por

la recepcin a firmar la cuenta para que el cajero - recepcionista le d salida del
sistema y envi al departamento de crdito la cuenta por cobrar a la compaa que
corresponda la reservacin.
Como se puede apreciar es en el momento de las salidas de los clientes en donde

se generan los movimientos de caja en la recepcin, en los cuales se deber tener
especial atencin a las disposiciones de la contralora del Hotel para garantizar el
efectivo cobro de la cuenta, para ello deber considerar el tipo de forma de pago,
dentro de las que se pueden citar: efectivo, tarjetas de crdito y dbito, cheques,
cheques de viajeros, moneda extranjera, cartas de garanta de compaas con
crdito, entre otros, en todo los casos mencionados existen normas y polticas tanto
de los Hoteles como de los entes emisores de estos instrumentos mercantiles para
19
su correcto manejo, observando todas estas normas se evitaran problemas que

pudieran en algn momento imposibilitar el cobro de una cuenta.
En lnea general el departamento de recepcin monitorea a los huspedes desde

que es realizada la reservacin hasta que es generada la factura de cierre o Ck-
Out por el concepto de alojamiento.
d) Operador de Telfono: El operador de telfonos del Hotel es una persona

disciplinada con amplias capacidades para trabajar bajo presin, es el responsable
del registro en la cuenta del husped de las llamadas que este realice, en el caso
de sistemas de telfonos sin tarificador, o sistemas de servicio telefnico con
interfaces directas a las cuentas del cliente el operador deber estar pendientes
de dar acceso a lneas para llamadas siempre y cuando el husped halla dejado
una forma de pago para cubrir los consumos complementarios de la estada, el
operador de telfono deber conocer o tener a disposicin los nmeros de
telfonos de las operadoras internacionales para el suministro de esta informacin
siempre que el cliente la requiera, por otra parte deber estar pendiente del uso de
los sistemas de telecomunicaciones como lo son Fax, Telex, Internet, para
efectuar el cobro segn los varemos aprobados por la contralora del hotel.
Departamentos Menores
AMA DE LLAVES
El departamento de ama de llaves es el responsable del aseo diario de las

habitaciones y reas del Hotel, estar dirigido por la Ama de Llaves Ejecutiva y un
tren de supervisores especialistas en el rea, para garantizar el mantenimiento
idneo de las habitaciones y las reas del hotel, siempre ajustados a los ms
estrictos standard de calidad.
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LAVANDERA
El departamento de lavandera tendr dos funciones bien definidas, la primera es

la prestacin del servicio de lavandera y tintorera a los huspedes del hotel, el
cual generar un recargo por servicio prestado al cliente. El jefe de la lavandera
realizar el registr en los folios de los clientes del servicio prestado. Por otra parte
el departamento de lavandera es responsable del lavado y secado de los
uniformes de los empleados del Hotel, ambas actividades debern ser prestadas y
ajustadas a las normas de calidad total para evitar el deterioro de las prendas
tanto de los huspedes como de los empleados del Hotel.
CLUB S.P.A.
El Club - S.P.A estar a cargo de un gerente de rea. De estas instalaciones

podrn hacer uso los huspedes, y el recargo sobre su cuenta depender de las
polticas del hotel, es posible que se permita la afiliacin de terceros a las
instalaciones del S.P.A., el control de los afiliados, el costo por persona y el tipo de
afiliacin dependern del gerente del club y de la contralora del hotel, quienes
establecern los procedimientos de registro, control y permanencia de los
asociados al club.
Las Tarifas de un Hotel
Se entiende por tarifa de un Hotel el cobro realizado por noche de alojamiento, el

valor de la misma va a depender de la categora del Hotel y del tipo de habitacin
que se solicite. Por otra parte las tarifas podrn incluir servicios opcionales de
alimentacin, bebidas, servicios de lavandera, entretenimiento, entre otros. Este
tipo de tarifa va a depender del tipo de Hotel, es posible encontrar hoteles
convencionales donde no existan servicios incluidos en la tarifa, o por el contrario
21
es posible que existan hoteles en cuya tarifa estn incluidos todos los servicios de
los que dispone el hotel o una mezcla de ambos casos.
Las ventas de habitaciones y sus tarifas originan una segmentacin en el

mercado; por ejemplo: tarifas de empresas, agencias de viajes, grupos de
convenciones y otros. La segmentacin del mercado va a permitir a los
departamentos operativos de habitaciones y ventas a evaluar de manera concreta
el comportamiento del mercadeo y la efectividad en las estrategias de ventas
utilizadas, por otra parte los reportes estadsticos de las ventas de habitaciones
sern presentados a la gerencia propietaria y operadora del Hotel en los trminos
de la segmentacin del mercado para la toma de decisiones con respecto a los
procedimientos y estrategias a seguir, es importante que se mantenga una
uniformidad en los criterios de asignacin de las tarifas. Los segmentos de
mercado pueden ser clasificados en:
TARIFA RACK
Es la tarifa ms alta de los hoteles, en las que no se ha aplicado ningn

descuento.
TARIFA CORPORATIVA
Es la tarifa que se otorga a las empresas que manejan un volumen considerable

de noches de habitacin, la cual es negociada entre la empresa y el Hotel.
TARIFA GRUPOS
Corresponden a las tarifas otorgadas a grupos de convenciones, que en la

mayora de los casos realizarn foros y conferencias en las instalaciones del hotel,
22
lo que generar ingresos colaterales por la demanda de otros servicio,

particularmente en alimentos y bebidas.
TARIFAS MAYORISTA O AGENCIAS DE VIAJES
Se le asigna este segmento a las agencias de viajes, este cdigo de mercado es

utilizado para identificar las gestiones de ventas realizadas por intermedio de las
agencias de viajes y turismo.
TARIFA COMPLEMENTARIA
Es una tarifa de valor cero(0), la cual es autorizada por la gerencia general y se

otorga solo en aquellos casos de negociaciones futuras de eventos, convenciones,
entre otros.
TARIFA USO CASA
Corresponde al alojamiento de algn miembro de la alta gerencia o del tren

ejecutivo que por razones de trabajo tenga que pernoctar en el Hotel, en todos los
casos necesita la autorizacin de la gerencia del Hotel.
Servicio de Alojamiento de un Hotel
Los tipos de alojamiento de un Hotel segn la legislacin venezolana establecidos

en el Reglamento Parcial de la Ley Orgnica de Turismo sobre Establecimientos
de Alojamiento Turstico son:
PLAN HOTELERO EUROPEO
Es aquel que incluye solo el servicio de alojamiento.

23
PLAN HOTELERO CONTINENTAL
Es aquel que incluye el servicio de alojamiento y desayuno.
PLAN HOTELERO AMERICANO O RGIMEN COMPLETO
Es aquel que incluye el alojamiento, desayuno, almuerzo y cena.
PLAN HOTELERO MODIFICADO O RGIMEN MEDIO
Es aquel que incluye el servicio de alojamiento adems del desayuno y el

almuerzo o la cena.
PLAN HOTELERO TODO INCLUIDO
Es aquel que incluye el servicio de alojamiento, alimentos, bebidas, recreacin y

entretenimiento bajo las condiciones de cada establecimiento.
Los planes hoteleros indicados arriba van a establecer la forma de operacin del
rea de alimentos y bebidas, por otra parte dependiendo del tipo de actividad y la
forma de operar los hoteles establecen las polticas de control interno del Hotel en
lo que a actividades de alimentos y bebidas se refiere.
El Departamento de Alimentos y Bebidas (A&B)
La coordinacin de los puntos de venta y sus actividades sern dirigidas por el

gerente director de alimentos y bebidas, para lo cual se apoya en un grupo de
supervisores de: restaurante, servicio a la habitacin (room service), banquetes,
entre otros.
24
El segundo departamento generador de ingresos de los hoteles son los puntos de

ventas de alimentos y bebidas, por los que son reas de vital importancia y control
por parte del departamento de contralora.
LOS PUNTOS DE VENTAS DE A&B
Los puntos de ventas de A&B son los restaurantes, bares y fuentes de soda, entre
otros; para que la operacin hotelera sea efectiva y ajustada a las normas de
calidad ms estrictas deben contar con un personal altamente preparado en el
rea de caja y facturacin de eventos y banquetes, lo cual va a garantizar un
efectivo cobro de las ventas generadas.
Al igual que en los cajeros de recepcin la efectividad de los cajeros de los puntos
de ventas o tambin conocidos como cajeros departamentales es fundamental
para el logro de los objetivos propuestos por el departamento de A&B y ventas, en
tal sentido deben contar con la ms adecuada y correcta formacin. La forma
correcta para el registro de los ingresos por el concepto de ventas ser explicada
ms adelante.
Trminos Contables y Hoteleros
CUENTA CIUDAD CITY LEDGER
La cuenta ciudad es la cuenta por cobrar del Hotel correspondiente a los clientes
que ya no estn hospedados en el hotel y los eventos realizados por las empresas
con crdito. (Es responsabilidad del Dpto. de Crdito y Cobranzas)
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CUENTA HUSPEDES CUENTA POR COBRAR HUSPEDES GUEST

LEDGER
Corresponde a los balances pendientes por cobrar a los huspedes y clientes que
permanecen hospedados en el hotel. (Es responsabilidad del Gerente de
Recepcin y del departamento de auditoria del Hotel).
CHECK-IN (CK-IN)
Se entiende por Ck-in en hotelera al proceso de registro del cliente a su arribo al

Hotel.
CHECK-OUT (CK-OUT)
Se entiende por Ck-Out en hotelera al proceso mediante el cual se le da salida al

husped, generando una factura por concepto de alojamiento y/o alimentacin, el
cual corresponde a los das transcurridos desde su entrada hasta la salida. En el
Ck-Out del cliente debern estar bien especificados los das de alojamiento, la
tarifas asignadas, los consumos por servicios complementarios, y en todo caso la
forma de pago del cliente. Todo lo anterior deber estar ajustado a las normas y
polticas de control interno establecidos por la contralora del Hotel.
FOLIO
El folio es la cuenta generada por el cliente en la cual se registran las noches de

habitacin y los consumos en los que halla incurrido el husped durante su
permanencia en el hotel, el balance del folio siempre estar auditado y avalado por
la contralora del Hotel.
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Folio de los Huspedes
FRONT DESK
Es el nombre que recibe el rea principal de la recepcin.
LOOK BOOK
Es el libro donde se registran las novedades de los diferentes turnos y

departamentos del Hotel, es decir, hay un Look Book de recepcin, un libro similar
para la gerencia nocturna, un look Book para la auditoria; los cuales son utilizados
por los empleados de las diferente reas para informar cualquier situacin irregular
a la que halla que prestar mucha atencin.
NO SHOW
La traduccin del termino es No Presentacin, en hotelera la figura del No Show

no es ms que la garanta de pago de la empresa contratante del servicio de
alojamiento, en el cual indica que se presente o no el Husped ellos cancelaran el
monto correspondiente a una noche de habitacin, por otra parte el hotel debe
27
garantizar que la habitacin estar disponible para el da indicado en la

reservacin como fecha de llegada y el hotel proceder ha realizar el registro en el
sistema de la habitacin este o no presente el cliente.
PAID OUT
Corresponde a las salidas de caja que por distintas razones realicen los cajeros
recepcionistas durante sus turnos de trabajo, para la operacin de paid out existe
disposiciones especificas que debern ser observadas en todo momento por lo
empleados del rea de caja de recepcin.
RACK
Es el lugar en el que se archivan todas las fichas de registro de los huspedes

registrados en el hotel, las fichas permanecern en el rack hasta tanto el husped
no realice el Ck-Out.
POSTEO
Es el registro en el sistema de cualquier operacin dentro de un folio del husped

o cliente del Hotel.
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WALK IN
Son todos aquellos huspedes que son registrados en el hotel sin haber hecho
ninguna reservacin.
CUBIERTOS
Los cubiertos en trminos estadsticos para hotelera son el nmero de clientes

que consumen en algn punto de venta del hotel en un momento determinado. Es
un valor estadstico de gran importancia en las evaluaciones de gestin de
29
alimento, bebidas y en la elaboracin de los presupuestos o proyecciones de

ventas.
CHEQUE DE FUNCIONARIO
Es el instrumento en el cual se registran los consumos de los directores de los

diferentes departamentos, el cual es imputado a gastos de personal; el tratamiento
contable que recibe va a depender si se trata de alimentos o bebidas, o de ambas
cosas.
EMPLOYEE AUDIT O MOVIMIENTO DEL EMPLEADO
Es el resumen de las operaciones realizadas en los sistemas del hotel por los
cajeros de recepcin o de puntos de ventas, los cuales debern ser cuadrados al
cierre del turno de empleado y remitidos al departamento de auditoria.
NET DIFERENCIA O SALDO DIARIO DE LA CUENTA POR COBRAR A LOS

HUSPEDES:
La net diference es el saldo que registra la cuenta por cobrar a los huspedes
diariamente. La net diference se determina restando del total de ventas registradas
en el da con el total de pagos recibidos.
P.D.V.:
Los puntos de ventas en hotelera, son de dos tipos: El primero es el que

corresponde a los restaurantes y bares del hotel. Por otro lado el P.D.V. puede
corresponder a los sistemas de autorizacin de tarjetas de crdito y dbito de los
diferentes bancos del pas, los cuales debern estar instalados en el rea de
30
recepcin y caja departamental de restaurantes, bares, fuentes de soda, entre

otros.
COMANDA
Es un formato impreso, numerado y triplicado, muy utilizada por los mesoneros y

capitanes de los puntos de ventas para hacer efectiva las ordenes de los clientes,
en este formato se indica la solicitud hecha por el cliente en el cual aparece la
fecha, hora, nombre de punto de venta, nombre o nmero del mesonero y el
detalle de la solicitud. La comanda como mnimo posee un original y dos copias, la
original se le entrega al cajero para que el mismo selle las dos copias, una de
stas debe estar sellada y posteriormente debe ser entregada en la cocina o en el
bar dependiendo de la orden del cliente, es decir si es alimento en cocina, si es
una bebida en el bar, si la orden del cliente contempla alimentos y bebidas el
mesonero o capitn de mesoneros deber hacer dos comandas.
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PUNTO CURAGUA W H IS K Y
DE PARADOR CANEY
VENTA R O O M S E R V IC E A S C
FECHA M ESONERO M ESA N P E R S . C A P IT A N
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UNIDAD II - EL PLAN DE CUENTAS EN LA HOTELERA
EL PLAN DE CUENTAS
El plan de cuentas contable es la agrupacin en un orden lgico y comprensible de

las diferentes cuentas que conforman el estado de ganancias, pedidas y el
balance general. Un plan de cuentas deber ser preciso, completo y susceptible
de poderse adaptar a las modificaciones requeridas para las funciones de la
empresa. El ordenamiento lgico permite la pronta referencia y registro, as como
la posterior preparacin de los estados financieros. Un ordenamiento y empleo de
una correcta numeracin caracteriza un buen sistema de codificacin contable.
Ventajas del Plan de Cuentas
Las ventajas de la utilizacin uniforme del plan de cuentas son:
La rpida obtencin de los estados financieros.

Mayor facilidad en el anlisis de los registros contables.
Proporciona mayor simplicidad y rapidez en las labores contables.
Minimiza la gestin de induccin del nuevo personal contable.
La supervisin y fiscalizacin de los procesos contables y sus
derivaciones se hacen ms objetivas y econmicas.
En lnea general el plan de cuenta contable debe estar estructurado en el
siguiente orden:
Activo.
Pasivo.
Capital.
Ingresos.
Costos.
Gastos.
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Tal como se seala anteriormente los elementos a, b, c conforman el balance

general de la empresa y 1, 2, 3, conforma el estado de resultado o de ganancias y
perdidas de la empresa. En este mismo orden numrico estarn representados en
el plan de cuentas de la empresa hotelera, a continuacin procedamos a identificar
la estructura del plan de cuentas para un Hotel:
Las cuentas se van a identificar dependiendo de, si se trata de una cuenta

nominal o real.
Las cuentas del balance general comienzan: 999-
Activos
- Activo Circulante 000-1

Caja 000-100-
Caja Principal 000-100-01
Caja Moneda Extranjera 000-100-02
Bancos 000-101-
Banco Bag Internacional 000-101-01
Banco Local de Ahorro 000-101-02
Banco de Crdito a Descuento. 000-101-03
Cuentas Por Cobrar 000-135-
Cuenta por Cobrar Ciudad 000-135-01
Cuenta por Cobrar Huspedes 000-135-02
Provisin para cuentas Dudosas 000-135-03
Inventarios 000-148-
Inventarios de Alimentos 000-148-01
Inventario de Bebidas 000-148-02
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Suministros de Huspedes 000-148-03

Suministros de Papelera 000-148-04
Suministros de Limpieza 000-148-05
Suministro de Lavandera 000-148-06
Suministros de Mantenimiento 000-148-07
Inventarios de Lencera 000-148-08
Inventario de Loza y Cristalera 000-148-09
Inventario de equipos Operacin 000-148-10
Gastos pagados por Adelantado 000-150-
Seguros pagados por Adelantado 000-150-01
I.S.L.R. Ret. en Tarjetas de Crdito (A) 000-150-02
I.S.L.R. Ret. en Tarjetas de Crdito (B) 000-150-03
I.S.L.R. Ret. Otros 000-150-04
I.V.A. pagado en Compras 000-150-05
Contratos de Mantenimiento 000-150-06
Activos Fijos 000-160-
Terreno 000-160-01
Edificio 000-160-02
Depreciacin Acum. Edificio 000-160-03
Mobiliario 000-160-04
Depreciacin Acum. Mobiliario 000-160-05
Equipos 000-160-06
Depreciacin Acum. Equipos 000-160-07
Vehculo 000-160-08
Depreciacin Acum. Vehculo 000-160-09
Cargos Diferidos 000-250-
Seguros Generales 000-250-01
Gasto Prepagados 000-250-02
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Pasivos
Pasivos a Corto Plazo 000-300-

Cuentas por pagar proveedores 000-300-01
Otras cuentas por pagar 000-300-02
I.V.A por Pagar 000-300-03
I.S.L.R. por Pagar Proveedores 000-300-04
Aportes S.O.S. por pagar 000-300-05
I.N.C.E por pagar 000-300-06
Porcentaje de Servicio por Pagar (10%) 000-300-07
Depsitos en garanta Concesionarios 000-300-08
Reserva para reposicin de equipos 000-300-09
Deuda con vencimiento de un ao 000-300-10
Gastos Acumulados por pagar 000-310-
Sueldos y Salarios por pagar 000-310-01
Vacaciones por pagar 000-310-02
Utilidades por pagar 000-310-02
Prestaciones sociales por pagar 000-310-02
Servicio pblicos por pagar 000-310-02
Depsitos por Reserva Habitaciones 000-310-03
Pasivo a largo Plazo 000-320-
Hipotecas por pagar 000-320-01
Crdito de Banco Local de Ahorro 000-320-02
Crditos Diferidos 000-321-
Alquileres cobrados por Adelantado 000-321-01
Capital 000-400-
Capital Suscrito 000-400-01
Capital Pagado 000-400-02
Ganancia o Perdida de Ejercicios Anteriores 000-400-03
Ganancia o Perdida 000-400-04
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Para la codificacin de las cuentas nominales la estructuracin del plan de

cuentas debe estar orientado a facilitar el control sobre el nivel de gasto de los
diferentes departamentos, por lo que es posible asignar cdigos a los diferentes
departamentos operativos y funcionales que conforman el hotel. En otro sentido,
el cdigo de la cuenta indicar si se trata de un ingreso, costo o gasto pero
manteniendo un nmero que identifique el mismo tipo de gasto, a continuacin los
detalles:
Departamentos Operativos:
Habitaciones Cod. Cta. 500-
Alimentos y Bebidas 600-
Telfonos 705-
Piscina 715-
Club S.P.A. 755-
Otros Ingresos 899-
Departamentos Funcionales:
Administracin y Gerencia 900-
Mercadeo y Ventas 915-
Mantenimiento 925-
Recursos Humanos 930-
Lavandera 935-
Gastos no distribuidos 945-
La estructuracin del plan de cuentas por departamento va a depender de si

son departamentos generadores de ingresos o si solo son departamentos de
tipo funcionales.
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La estructura de los departamentos generadores de ingresos es la siguiente:

Cdigo del Dpto.
Ingresos XXX - 75
Costos XXX - 80
Gastos XXX - 81
La estructura de los departamentos funcionales o de apoyo es:
Cdigo del Dpto.
Gasto (Sueldo y Salarios) XXX - 80

Otros Gastos XXX - 81
A continuacin se le proporciona un ejemplo deun plan de cuentas para el

estado de ganancias y perdidas de un Hotel.
Departamento de Habitaciones 500-

Ingresos 500-75
Hab. Ventas Rack 500-75-001
Hab. Ventas Corporativas 500-75-002
Hab. Ventas Gupos 500-75-003
Hab. Ventas Mayoristas 500-75-004
Hab. Ventas Otros 500-75-005
Hab. Rebajas y Descuentos 500-75-006
Costos 500-80-
Hab. Sueldos y Salarios 500-80-201
Hab. Otros Sueldos y Salarios 500-80-202
Hab. Beneficios Sociales 500-80-203
Gastos 500-81-
Hab. Equipos de Operacin 500-81-301
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Hab. Lencera 500-81-302

Hab. Uniformes 500-81-303
Hab. Suministros Papelera 500-81-304
Hab. Suministros Limpieza 500-81-305
Hab. Suministros Huspedes 500-81-306
Hab. Promociones en Ventas 500-81-310
Hab. Comisiones Agencias de Viajes 500-81-311
Hab. Atenciones (VIP) 500-81-311
Hab. Gasto de Viajes 500-81-313
Hab. Lavandera Huspedes 500-81-314
Hab. Telfonos / Telex / Fax 500-81-315
Hab. Fotocopias 500-81-316
Hab. Otros gastos 500-81-317
Departamento de A&B 600-

Ingresos 600-75
A&B Alimentos Banquetes 600-75-001
A&B Alimentos Restaurant 600-75-002
A&B Alimentos Bar 600-75-003
A&B Alimentos Fuente de Soda 600-75-004
A&B Bebidas Banquetes 600-75-010
A&B Bebidas Restaurantes 600-75-011
A&B Bebidas Bar 600-75-012
A&B Bebidas Fuente de Soda 600-75-013
A&B Alquiler de Salones 600-75-201
A&B Renta de Equipos de Audio-Video 600-75-202
A&B Descorches 600-75-203
A&B Recargo por Servicio a la Habitacin 600-75-301
A&B Otros Ingresos 600-75-401
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Costos 600-80-
A&B Costo de Alimentos 600-80-101
A&B Costo de Bebidas 600-80-102
A&B Sueldos y Salarios 600-80-201
A&B Otros Sueldos y Salarios 600-80-202
A&B Beneficios Sociales 600-80-203
A&B Equipos Operaciones 600-80-301
A&B Lencera 600-80-302
A&B Uniformes 600-80-303
A&B Suministros Papelera 600-80-304
A&B Suministros Limpieza 600-80-305
Gastos 600-81-
A&B Suministros Huspedes 600-81-306
A&B Promociones en Ventas 600-81-310
A&B Atenciones (VIP) 600-81-311
A&B Gastos de Viaje 600-81-313
A&B Lavandera 600-81-314
A&B Telfonos / Telex / Fax 600-81-315
A&B Fotocopias 600-81-316
A&B Otros Gastos 600-81-317
Departamento de Telfonos 705-

Ingresos 705-75-
Tel. Ventas de Llamadas Locales 705-75-001
Tel. Ventas de Llamadas Nacionales 705-75-002
Tel. Ventas de Llamadas Internacionales 705-75-003
Tel. Otras Ventas de Telfonos 705-75-401
40
Costos 705-80-
Tel . Costo Llamada Locales 705-80-001
Tel. Costo Llamadas Larga Distancia 705-80-002
Tel. Sueldos y Salarios 705-80-201
Tel. Otros Sueldos y Salarios 708-80-202
Tel. Beneficios Sociales 705-80-203
Tel. Suministros Papelera 708-80-304
Tel. Otros gastos 708-80-317
Departamento Telfonos 715-

Pisc. Ingresos 715-75-
Pisc. Ingresos tickets de Piscina 715-75-001

Pisc. Otros Ingresos Piscina 715-75-401
Costos 715-80-
Pisc. Sueldos y Salarios 715-80-201

Pisc. Otros Sueldos y Salarios 715-80-202
Pisc. Beneficios Sociales 715-80-203
Gastos 715-81-
Pisc. Equipos de Operaciones 715-81-301

Pisc. Lencera 715-81-302
Pisc. Uniformes 715-81-303
Pisc. Suministros Papelera 715-81-304
Pisc. Suministros Limpieza 715-81-305
Pisc. Suministros Huspedes 715-81-306
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Pisc. Telfonos / Telex / Fax 715-81-315

Pisc. Fotocopias 715-81-316
Pisc. Suministro Piscina 715-81-360
Pisc. Anlisis de Agua 715-81-361
Departamento Club S.P.A 755-
Ingresos 755-75
Club. Aerobics 755-75-001
Club. Gimnasio 755-75-002
Club. Tennis 755-75-003
Club. Otros Planes 755-75-004
Costos 755-80-
Club. Sueldos y Salarios 755-80-201
Club. Otros Sueldos y Salarios 755-80-202
Club. Beneficios Sociales 755-80-203
Gastos 755-81-
Club. Equipos Operaciones 755-81-301
Club. Uniformes 755-81-303
Club. Suministros Papelera 755-81-304
Club. Suministros Limpieza 755-81-305
Club. Suministros Huspedes 755-81-306
Club. Telfonos / Telex / Fax 755-81-315
Club. Fotocopias 755-81-316
Otros Ingresos 899-75

Otros Ingresos Alquiler Locales (Concesionarios) 899-75-001
Otros Ingresos Renta de Caja Seguridad 899-75-002
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Otros Ingresos Lavandera Huspedes 899-75-003

Otros Ingresos Varios 899-75-004
Departamentos Funcionales
Gerencia y Administracin (G&A)

G&A Sueldos y Salarios 900-80-201
G&A Otros Sueldos y Salarios 900-80-202
G&A Beneficios Sociales 900-80-203
G&A Uniformes 900-81-303
G&A Suministros Papelera 900-81-304
G&A Suministro Limpieza 900-81-305
G&A Suministro Huspedes 900-81-306
G&A Atenciones de Gerencia 900-81-312
G&A Gastos de Viajes 900-81-313
G&A Telfonos / Telex / Fax 900-81-315
G&A Fotocopias 900-81-316
G&A Comisiones en Tarjetas de Crditos 900-81-401
G&A Gastos Legales 900-81-402
G&A Gasto de Auditora 900-81-403
G&A Gastos Comunes Bancarios 900-81-404
G&A Servicios Informtica 900-81-405
G&A Taxi Estacionamiento 900-81-406
G&A Vigilancia 900-81-407
G&A Gastos de Cobranzas 900-81-408
G&A Gasolina Auto 900-81-409
G&A Ajuste de Inventario 900-81-410
G&A Otros Gastos 900-81-317
43
Mercadeo y Ventas (M&V)
M&V. Sueldos y Salarios 915-60-201

M&V. Otros Sueldos y Salarios 915-60-202
M&V. Beneficios Sociales 915-80-203
M&V. Suministros Papelera 915-81-304
M&V. Suministro Limpieza 915-81-305
M&V. Suministro Huspedes 915-81-306
M&V. Atenciones de Mercadeo y Ventas 915-81-312
M&V. Gastos de Viajes 915-81-313
M&V. Telfonos / Telex / Fax 915-81-315
M&V. Fotocopias 915-81-316
M&V. Taxi Estacionamiento 915-81-406
M&V. Otros Gastos 915-81-317
Mantenimiento (Mant.)
Mant. Sueldos y Salarios 925-80-201

Mant. Otros Sueldos y Salarios 925-80-202
Mant. Beneficios Sociales 925-80-203
Mant. Suministros Papelera 925-81-304
Mant. Suministro Limpieza 925-81-305
Mant. Telfonos / Telex / Fax 925-81-315
Mant. Fotocopias 925-81-316
Mant. Otros Gastos 925-81-317
Mant. Aires Acondicionados 925-81-501
Mant. Refrigeracin 925-81-502
Mant. Calderas 925-81-503
Mant. Edificios 925-81-504
Mant. Electricidad 925-81-505
44
Mant. Vehculos 925-81-506

Mant. Pintura y Decoracin 925-81-507
Mant. Maquinarias 925-81-508
Mant. Terreno y Jardn 925-81-509
Mant. Muebles 925-81-510
Mant. Equipos de Cocina 925-81-510
Mant. Equipos de Lavandera 925-81-511
Mant. Piscina 925-81-512
Mant. Fumigacin 925-81-513
Mant. Suministros de Plomera 925-81-514
Mant. Equipo de Oficina 925-81-515
Mant. Cerrajera 925-81-515
Mant. Televisin / Sist. Parablica 925-81-516
Mant. Equipos Contra Incendio 925-81-517
Mant. Ascensores 925-81-518
Recursos Humanos (RH)

Gastos 930-60
Rh. Suministros Varios 930-60-702
Rh. Papelera y Art. Oficina 930-60-706
Rh. Seguro Empleados 930-60-740
Rh. Seguro de Vida 930-60-741
Rh. Seguro Social 930-60-742
Rh. Seguro paro Forzoso 930-60-743
Rh. Comida da libre 930-60-748
Rh. Telfonos / Telex / Fax 930-60-715
Rh. Comida Empleados 930-60-750
Rh. Relaciones con Empleados 930-60-751
Rh. Servicio Mdico 930-60-752
45
Rh. Transporte Empleados 930-60-753

Rh. I.N.C.E. 930-60-754
Rh. Ley de Poltica Habitacional 930-60-755
Rh. Provisin Vacaciones 930-60-772
Rh. Provisin Indemnizacin 930-60-773
Rh. Provisin Utilidades 930-60-774
Rh. Preaviso 930-60-775
Rh. Otros Gastos 930-60-800
Lavandera (Lav.)
Lav. Sueldos y Salarios 935-80-201

Lav. Otros Sueldos y Salarios 935-80-202
Lav. Beneficios Sociales 935-80-203
Lav. Suministro Operacin 935-81-301
Lav. Uniformes 935-81-303
Lav. Suministros Papelera 935-81-304
Lav. Suministro Limpieza 935-81-305
Lav. Telfonos / Telex / Fax 935-81-315
Lav. Otros Gasto 935-81-317
Gasto no distribuidos (Gto. N/Dist.) 545-88-
Gto. N/Dist. Depreciaciones 545-88-101

Gto. N/Dist. Reserva Reposicin Equipos 545-88-102
Gto. N/Dist. Ajuste Dif. En Cambio 545-88-103
46
Detalle de las Cuentas
A continuacin se definen las cuentas que caracterizan a un sistema contable

hotelero:
CUENTAS DE ACTIVOS
Activos Circulantes
Caja: En ella se debe registrar todo el efectivo que entra al hotel, en el entendido
de que el efectivo estar conformado con el dinero, los cheques, tarjetas de
crdito y las dems formas de pago que reciben los cajeros de recepcin y
departamentales.
a) Caja Chica o menor: Son los fondos de pequeas cuentas que se utilizan
para las compras menores (Departamento de Compras)
b) Fondo de Cajeros: Recepcin y Departamentales.
c) Fondo Caja Principal: A esta cuenta entrarn los ingresos del da que
obtenga el hotel.
CUENTAS POR COBRAR
Son los crditos a corto y mediano plazo que otorga el hotel a sus clientes, esta
cuenta se carga contra la cuenta que origina la prestacin de cierto servicio, en
total se pueden decir que existen dos tipos:
a) Cuentas por cobrar Huspedes: Corresponde a los balances de los folios

de los huspedes registrados en el hotel.
b) Cuenta por Cobrar Ciudad: Corresponde a aquellas cuentas de clientes que
ya no estn hospedados en el hotel, o en cuyo caso el servicio bien sea de
alojamiento o alimentos y bebidas ya ha sido prestado. La regulacin de
los crditos otorgados va a depender de las polticas internas de cada hotel,
47
pero en la mayora de los casos se ajustan a las normas de uso cotidiano

para este tipo de cuentas.
Inventarios: Esta cuenta est compuesta por los costos de las diferentes
provisiones y suministros que hallan entrado al hotel, con cargos al inventario y
abono a la cuenta por pagar del proveedor en el caso de compras a crdito.
En lnea general los hoteles manejan inventarios de artculos perecederos con

alimentos como: carnes, pescados, mariscos, fruta, verdura, hortalizas, embutidos,
enlatados, entre otros. Bebidas tanto alcohlicas y no alcohlicas, suministros de
papelera, escritorios, limpieza, lavandera, artculos deportivos, mantenimiento
como: plomera, electricidad, mecnica, pintura, entre otros. Por otra parte, existen
inventarios de equipos de operacin que contemplan equipos de cocina,
lavandera, mantenimiento, y tambin suministros como lencera de diversos tipos,
stock de uniformes, inventarios de utensilios de cocina, bares restaurantes, e
inventarios de loza y cristalera.
Ingresos por habitacin: Esta cuenta se acredita con las ventas registradas por
concepto de alojamiento, en otras palabras por el cobro de las tarifas de
habitacin de los diferentes planes del hotel. Las ventas se clasifican segn las
segmentaciones de mercado para efectos de las tomas de decisiones y la
evaluacin de las gestiones de ventas. En los casos de hoteles que operen bajo el
plan americano debe hacerse la divisin de las ventas entre habitaciones,
alimentos y bebidas para que cada departamento reciba su proporcin equitativa.
Ingresos por ventas de Alimentos: En esta cuenta se acreditarn los ingresos por
las ventas de comidas a travs de sus diversos servicios como por ejemplo:
restaurantes, cafeteras, bares, entre otros. Las ventas de desperdicio o residuos
sern acreditas al costo de alimentos y en ningn caso debern ser registradas
en las cuentas de venta.
48
Ingresos por ventas de Bebidas: En esta cuenta se acreditarn los ingresos por las
ventas de bebidas alcohlicas y no alcohlicas, a travs de sus diversos servicios:
Restaurantes, Cafeteras, Bares, entre otros.
Ingresos por Lavandera: Esta cuenta debe abonarse con los ingresos derivados
del lavado de ropa de los huspedes.
Derecho a Piscina /tickets de Piscina: Se abonar esta cuenta con las ventas de
acceso a la piscina del hotel.
Concesiones: A esta cuenta deben abonarse los ingresos derivados de otras

entidades o empresas que operen en las instalaciones del hotel, en lugares
acondicionados para tales fines, por ejemplo tiendas de obsequios, agencia de
viajes, de artesanas regionales, lneas areas, alquiler de vehculos, entre otras.
Gastos Loza y Cristalera: En esta cuenta de gasto se cargaran las salidas del
inventario correspondiente a loza y cristalera, el cual va a depender del
departamento que realice la solicitud de almacn. Existirn en el plan de cuentas,
cuentas de gasto de loza y cristalera para habitaciones y para alimentos y
bebidas. En esta cuenta se registraran las salidas de vasos, platos, tazas, fuentes
de cristal, entre otros.
Gasto de Suministros a Huspedes: Esta cuenta ser debitada para contabilizar el

costo de los materiales suministrados a las habitaciones de los huspedes.
Gastos de Uniformes: Toda salida del inventario de uniformes deber ser imputada
a la cuenta de gasto de uniformes, con la variante que el registro del gasto se
contabilizar dependiendo del departamento al que correspondan los uniformes.
49
Gasto de Lencera: Debe basarse en las salidas del almacn y ajustarse de

acuerdo con los inventarios fsicos tomados en periodos determinados,
valorizados de acuerdo con la edad y las condiciones.
Costo de Alimentos: Corresponde al costo de los comestibles consumidos, para el

servicio a los huspedes, el costo correspondiente al consumo de materias primas
para la elaboracin de la comida del el personal ser acreditado al costo de
alimentos y cargado en la cuenta de gasto comida personal, correspondiente a un
gasto de recursos humanos.
Gasto Comida Empleados: Corresponde al consumo de comestibles utilizados en

la elaboracin de la comida para el personal, el movimiento de esta cuenta es
producto de rebajar del costo de alimento la porcin correspondiente al consumo
de los empleados.
Costo de Bebidas: Corresponde al costo de las bebidas alcohlicas y no

alcohlicas para el servicio a los huspedes.
Gasto Bebidas Empleados: Corresponde al consumo de bebidas alcohlicas

hechas por los trabajadores del hotel, el movimiento de esta cuenta es producto
de rebajar del costo de bebidas la porcin correspondiente al consumo de los
empleados.
Costo de Telfono: Es el importe facturado por la Compaa telefnica por las

llamadas, debe separarse en dos cuentas una de llamadas locales y una de
llamadas de larga distancia.
50
A continuacin algunos ejemplos utilizando el plan de cuentas:
El informe del auditor nocturno seala que los ingresos obtenidos durante el da
fueron los siguientes:
Alojamiento Bs. 13.500.000,oo;

Alimentos en restaurante Bs. 4.050.000,oo;
Alimentos en bar 3.500.000,oo;
Bebidas restaurante Bs. 1.500.000,oo;
Bebidas bares 5.575.000,oo,
Telfonos Larga distancia Bs. 1.500.000,oo
Telfonos Locales 785.000,oo;
Servicio Lavandera Bs. 2.589.000,oo
IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs. 4.784.855,oo
FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 329.990,oo
10% Servicio por pagar Bs. 1.462.500,oo
Las formas de pago relacionadas por el auditor nocturno se indican a

continuacin:
Efectivo Bs. 5.785.023,oo

Tarjetas de Crdito Bs. 20.000.000,oo
Cuentas por Cobrar Ciudad: 2.142.321,oo
Cuenta por Cobrar Huspedes: Bs. 11.649.001,oo
51
Planteada la transaccin se procede a identificar en el plan de cuentas los cdigos

inherentes a ellas, para posteriormente hacer el registro de contabilidad, el cual
quedar tal como se indica a continuacin:
---------------------------------------------- X ----------------------------------------------
DB. 999-100-01 Caja 5.785.023,oo

DB. 999-100-01 Caja 20.000.000,oo
DB. 999-135-01 CxC. Ciudad 2.142.321,oo
DB. 999-135-02 CxC. Huspedes 11.649.001,oo
CR. 500-750-01 Vta. Hab. Corpotativas 10.000.000,oo

CR. 500-750-01 Vta. Hab. Grupos 3.500.000,oo
CR. 600-750-02 Vta. Alimentos Restaurante 4.050.000,oo
CR. 600-750-03 Vta. Alimento Bar 3.500.000,oo
CR. 600-750-11 Vta. Bebidas Restaurante 1.500.000,oo
CR. 600-750-12 Vta. Bebidas Bar 5.575.000,oo
CR. 705-750-02 Vta. Tel. Larga Distancia 1.500.000,oo
CR. 705-750-01 Vta. Tel. Locales 785.000,oo
CR. 899-75-003 Vta. Lavandera 2.589.000,oo
CR. 000-30-003 IVA por Pagar 4.784.855,oo
CR. 000-30-010 FPCT 329.990,oo
CR. 000-30-007 10% Servicio por Pagar 1.462.500,oo
Para contabilizar las ventas registradas en el da de hoy 25 de Junio de

2002
52
Ejercicios
A continuacin se le indicarn algunas operaciones tipos de un hotel para que

realice el asiento contable del libro diario y su correspondientes traspasos al libro
mayor.
El departamento de auditora de ingresos reporta los ingresos para el da que se indica:

FECHA. 18/07/02
Alojamiento Bs. 13.500.000,00
Alimentos en restaurante Bs. 3.598.701,00
Alimentos en Bar Bs. 1.585.898,00
Alimentos en Fuente de Sodas Bs. 800.000,00
Alimentos Banquetes Bs. 5.589.789,00
Bebidas restaurante Bs. 1.799.350,50
Bebidas bares Bs. 4.757.694,00
Telfonos Larga distancia Bs. 405.000,00
Telfonos Locales Bs. 202.500,00
Derecho Piscina Bs. 225.000,00
Club - SPA Bs. 675.000,00
Servicio Lavandera Bs. 589.780,00
IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs. 4.890.663,31
FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 337.287,13
10% Servicio por pagar Bs. 1.813.143,25
Total Ventas Bs. 40.769.806,19
Las formas de pago relacionadas por auditora
Efectivo Bs. 4.076.980,62

Tarjetas de Crdito Bs. 30.577.354,64
Cuentas por Cobrar Ciudad Bs. 2.038.490,31
Cuenta por Cobrar Huspedes: Bs. 4.076.980,62
Total formas de pago 40.769.806,19
El departamento de auditora de ingresos reporta los ingresos para el da que se indica:

FECHA. 19/07/02
53

Alimentos en Bar Bs. 792.949,00
Alimentos en Fuente de Sodas Bs. 400.000,00
Bebidas restaurante Bs. 899.675,25
Telfonos Larga distancia Bs. 202.500,00
Derecho Piscina Bs. 112.500,00
Club - SPA Bs. 337.500,00
Servicio Lavandera Bs. 294.890,00
IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs. 2.445.331,66
FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 168.643,56
10% Servicio por pagar Bs. 906.571,63
Total Ventas Bs. 20.384.903,09
Efectivo Bs. 3.057.735,46

Tarjetas de Crdito Bs. 7.134.716,08
Cuentas por Cobrar Ciudad Bs. 8.153.961,24
Cuenta por Cobrar Huspedes: Bs. 2.038.490,31
Total formas de pago 20.384.903,09
A continuacin un resumen de las ventas del hotel para los das 20, 21,22, y 23 de julio
2002, con los datos de los ejercicios anteriores prepare los saldos de los mayores de ventas,
caja, banco, impuestos por pagar y porcentaje por pagar.
FECHA. 20/07/02 21/07/02 22/07/02 23/07/02
54
8.775.000,00 10.395.000,00 17.077.500,00 6.439.500,00

Alojamiento Bs.
Alimentos en restaurante Bs. 2.339.155,65 2.770.999,77 4.552.356,77 1.716.580,38
1.030.833,70 1.221.141,46 2.006.160,97 756.473,35

Alimentos en Bar Bs.
Alimentos en Fuente de
520.000,00 616.000,00 1.012.000,00 381.600,00
Sodas Bs.
Alimentos Banquetes Bs. 3.633.362,85 4.304.137,53 7.071.083,09 2.666.329,35
Bebidas restaurante Bs. 1.169.577,83 1.385.499,89 2.276.178,38 858.290,19
3.092.501,10 3.663.424,38 6.018.482,91 2.269.420,04

Bebidas bares Bs.
263.250,00 311.850,00 512.325,00 193.185,00
Telfonos Larga distancia Bs.
131.625,00 155.925,00 256.162,50 96.592,50
Telfonos Locales Bs.
146.250,00 173.250,00 284.625,00 107.325,00
Derecho Piscina Bs.
Club SPA Bs. 438.750,00 519.750,00 853.875,00 321.975,00
Servicio Lavandera Bs. 383.357,00 454.130,60 746.071,70 281.325,06
IVA por Pagar en Ventas

3.178.931,15 3.765.810,75 6.186.689,09 2.332.846,40
(14,5%) Bs.
FPCT por pagar en Ventas
219.236,63 259.711,09 426.668,21 160.885,96
(1%) Bs.
10% Servicio por pagar Bs. 1.178.543,11 1.396.120,30 2.293.626,21 864.869,33
Total Ventas Bs. 26.500.374,02 31.392.750,76 51.573.804,83 19.447.197,55
Efectivo Bs. 530.007,48 3.767.130,09 5.157.380,48 388.943,95

Tarjetas de Crdito Bs. 6.625.093,51 10.987.462,77 38.680.353,62 4.861.799,39
Cuentas por Cobrar Ciudad
18.550.261,82 5.650.695,14 2.578.690,24 13.613.038,29
Bs.
Cuenta por Cobrar
795.011,22 10.987.462,77 5.157.380,48 583.415,93
Huspedes: Bs.
Total formas de pago 26.500.374,02 31.392.750,76 51.573.804,83 19.447.197,55
El departamento de costo report las siguientes salidas del inventario de Artculos

de Escritorio del mes de Enero-02 al mes de Mayo-02, prepare los asientos del
libro diario y libro mayor para la informacin que se le suministra a continuacin
codificando los asientos.-
55
Inventarios de Artculo de Escritorio
Departamentos Ene-02 Feb-02 Mar-02 Abr-02 May-02
Inventario Inicial 5.935.807,25 5.806.991,69 5.442.932,36 5.127.449,23 4.939.503,08
Compras del Mes 1.159.340,04 3.276.533,97 2.839.348,16 1.691.515,32 2.307.172,87
Gasto del Mes
Habitaciones 158.214,00 711.963,00 632.856,00 237.321,00 553.749,00

A&B 58.375,00 262.687,50 233.500,00 87.562,50 204.312,50
Club - SPA 91.824,00 413.208,00 367.296,00 137.736,00 321.384,00
Gerencia & Admn. 738.807,00 1.477.614,00 1.266.526,29 1.055.438,57 949.894,71
Mantenimiento 15.362,00 69.129,00 61.448,00 23.043,00 53.767,00
Recursos Humanos 19.514,00 87.813,00 78.056,00 29.271,00 68.299,00
Lavandera 10.587,00 31.761,00 26.467,50 15.880,50 21.174,00
Telfonos 39.028,00 117.084,00 97.570,00 58.542,00 78.056,00
Ventas y Mercadeo 156.444,60 469.333,80 391.111,50 234.666,90 312.889,20
Total salidas 1.288.155,60 3.640.593,30 3.154.831,29 1.879.461,47 2.563.525,41
Inventario Final 5.806.991,69 5.442.932,36 5.127.449,23 4.939.503,08 4.683.150,54
El departamento de costo report las siguientes salidas del inventario de Artculos

de Suministros para Huspedes del mes de Enero-02 al mes de Mayo-02, prepare
los asientos del libro diario y libro mayor para la informacin que se le suministra
a continuacin codificando los asientos.-
56
Inventarios de Suministro Huspedes

Departamentos Ene-02 Feb-02 Mar-02 Abr-02 May-02
Inventario Inicial 17.807.421,75 10.955.040,63 13.398.923,53 9.335.313,93 10.640.385,64
Compras del Mes 6.852.381,13 11.593.400,40 11.593.400,40 11.593.400,40 11.593.400,40
Gasto del Mes
Habitaciones 7.910.700,00 5.273.800,00 9.040.800,00 5.933.025,00 6.921.862,50

A&B 3.955.350,00 2.636.900,00 4.520.400,00 2.966.512,50 3.460.931,25
Club SPA 791.070,00 527.380,00 904.080,00 593.302,50 692.186,25
Gerencia & Admn. 395.535,00 263.690,00 452.040,00 296.651,25 346.093,13
Mantenimiento 98.883,75 65.922,50 113.010,00 74.162,81 86.523,28
Recursos Humanos 148.325,63 98.883,75 169.515,00 111.244,22 129.784,92
Lavandera 316.428,00 210.952,00 361.632,00 237.321,00 276.874,50
Telfonos 39.028,00 39.028,00 39.028,00 39.028,00 39.028,00
Ventas y Mercadeo 49.441,88 32.961,25 56.505,00 37.081,41 43.261,64
Total salidas 13.704.762,25 9.149.517,50 15.657.010,00 10.288.328,69 11.996.545,47
Inventario Final 10.955.040,63 13.398.923,53 9.335.313,93 10.640.385,64 10.237.240,57
57
UNIDAD III
LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA HOTELERIA
SISTEMAS DE INFORMACIN DE UN HOTEL
58
En sus inicios la hotelera dependa de un control estrictamente manual, donde el

elemento fundamental era la labor realizada por el hombre. Las habitaciones
vendidas, las habitaciones de salida, los consumos realizados por los huspedes y
sus folios, las llamadas efectuadas, las formas de pago, todo el control de las
operaciones del hotel, adems los registros de contabilidad eran manuales por lo
que se requera de una especial atencin y un gran nmero de personas para la
realizacin de las labores, bajo este escenario se hizo indispensable la
incorporacin progresiva de las tecnologas para la optimizacin de las labores,
siempre orientadas a dar una respuesta ms rpida a las necesidades de los
huspedes, clientes y empleados, por ejemplo; en la actualidad para realizar las
compras de materiales y suministros de un hotel es suficiente con solicitar del
sistema de inventario un listado de las existencias del almacn para saber cual es
la necesidad de insumos en un momento dado. Por ejemplo, para saber cuanto
debe cancelar un husped al momento de su salida o Ck-Out solo se solicita a
travs del sistema el saldo del folio correspondiente, en el cual estar toda la
informacin requerida por el personal de recepcin.
La sistematizacin de las operaciones en los hoteles a permitido mejorar las

operaciones hacindolas ms claras y rpidas, a la vez que permite una
disponibilidad casi inmediata de cualquier tipo de informacin, por ejemplo si se
desea saber cuantas noches de habitaciones se han vendido a una empresa o
cliente en particular solo con solicitar los reportes a travs del sistema se obtiene
la lista de la segmentacin del mercado. Por otra parte si deseamos obtener
informacin acerca de las reservaciones para una fecha en particular los sistemas
hoteleros estn en la capacidad de suministrar este tipo de informacin, en lnea
general los sistemas hoteleros estn diseados como una red en la cual se abarca
desde las informaciones que tienen que ver con los clientes hasta llegar a la
elaboracin de los estados financieros de la empresa.
59
Sistemas de Informacin Correspondiente a los Departamentos

Funcionales como Contralora y sus Diferentes Dependencias
El campo administrativo y contable de los diferentes hoteles es una de las reas

que ha salido favorecida con la incorporacin de tecnologas novedosas y
sistemas de informacin capaces de reducir las operaciones, y los procesos de
registro para un adecuado control interno.
De la contabilidad manual hemos pasado a una contabilidad totalmente

sistematizada, como por ejemplo los libros auxiliares de cuentas por pagar y por
cobrar, permiten en la actualidad el cargar las facturas a la cuenta por pagar al
proveedor del bien o servicio, con cargo a las cuentas de gasto o de inventario que
le corresponda en contabilidad.
En esta operacin se ahorra la realizacin de los engorrosos asientos manuales,

las operaciones para el registro de las facturas se disminuyen y la probabilidad
de errores en la transcripcin se ve satisfactoriamente disminuida. En lo que
respecta a las cuentas por cobrar de un hotel los sistemas de informacin
permiten que al ser enviado a la cuenta por cobrar ciudad el ck-out de algunos
huspedes corporativos, los montos correspondientes a las cuentas se cargaran
directamente a las cuentas por cobrar de las compaas, permitiendo el control
diario de los saldos por cobrar a las diferentes empresas; la programacin de
pagos o de cobros esta bien definida por los sistemas contemporneos, ya que,
permite llevar el control de la antigedad de las cuentas de proveedores o clientes
del hotel facilitando las gestiones de cobranza o las gestiones de pago de los
diferentes hoteles.
Al realizar una compra de insumos para el hotel, l modulo para la receptora de

mercanca del sistema de inventario, permite en una sola operacin registrar la
60
factura por pagar en la cuenta del proveedor que corresponda, con dbito a la
cuenta de inventario, y a la cuenta del impuesto al valor agregado, si aplica.
Durante sta operacin se debe mencionar que tambin es alimentado el sistema

de inventario o sistema auxiliar de inventario, al cargar la entrada en el sistema se
aumenta la existencia del inventario del artculo registrado. Como se puede
apreciar las operaciones a travs del sistema permiten mantener un control
constante de las operaciones del da, manteniendo actualizados los libros
auxiliares de contabilidad del hotel.
Continuando con la idea anterior del inventario, al registrarse una salida del
almacn en el sistema se cargar en la cuenta de contabilidad bien sea de costo o
gasto el importe de la requisicin solicitada, tambin se rebajar del saldo de la
existencia del almacn los productos entregados. Por lo anterior se puede decir
que los sistemas de informacin son elementos fundamentales para el monitoreo
de manera muy rpida y efectiva del gasto o del costo de insumos en el que
incurran los departamentos operacionales o funcionales en un momento
determinado.
En lo que respecta a las reas de registro, control y contabilizacin de las ventas

los sistemas de informacin en hotelera se apoyan inicialmente en los sistemas
de puntos de ventas de A&B y de recepcin para aplicar los controles internos que
le corresponda, por ejemplo el control que debe realizar el auditor de ingresos
sobre las ventas de habitaciones se reduce a una sencilla comparacin entre el
status de las habitaciones sealado por el sistema y el reporte suministrado por el
personal de Ama de llaves.
Dicha comparacin se realizar emitiendo un listado de todas las habitaciones del

hotel con el status que presenta el sistema para el cierre de la auditora nocturna,
y se comparar con informacin suministrada por el departamento de ama de
61
llaves. Por otra parte el departamento de auditora debe listar las ventas, los
impuestos, los ajustes o descuentos aplicados, a travs de los cuales se pueda
verificar que hallan cumplido las normas, poltica y procedimientos
correspondientes. Un elemento que no se debe dejar de mencionar es el control
que lleva el auditor sobre la cuenta por cobrar a los huspedes para la realizacin
de este control es importante contar con el sistema, ya que, el mismo permitir l
cuadre de esta cuenta de una manera ms rpida y efectiva.
Como ya hemos sealado los procesos de contabilizacin se ha disminuido en

una considerable proporcin, si comparamos el tiempo que se tardaba el registro
contable a travs de los mtodos manuales y la complejidad que los mismos
ofrecan.
Los sistemas modernos de contabilidad basan sus funciones en la aplicacin de

sistemas y libros auxiliares como los son los sistemas auxiliares de cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, nmina, tesorera, inventario y costos. Son muy pocos
los asientos que se realizan de marea manual en la actualidad dentro de los que
podemos mencionar: Provisiones, Amortizacin, Reversos, Ajustes, y la
contabilizacin de algunos registros que se generan producto de anlisis y
conciliacin de las cuentas contables del hotel, lo que se desea sealar es que el
volumen de registro de contabilidad se realiza por intermedio de los sistemas.
Con todo lo anterior es importante mencionar que las polticas de control interno
debern ser cumplidas en todo momento y en ninguno de los casos la
incorporacin de un nuevo sistema o paquete de sistemas podr ser
implementado si este obstaculiza o limita el cumplimiento de las normas, polticas
y procedimientos del control interno del hotel.
Sistema de Informacin del Departamento de Habitaciones
62
Los sistemas del departamento de habitaciones son en su mayora aquellos

sistemas que tienen que ver con la reservacin, estada y salida de los huspedes
del hotel. El departamento de habitaciones es la dependencia que administra y
controla la permanencia de los huspedes en el hotel. Es por ello que los sistemas
que se utilizan estn diseados para proporcionar toda la informacin referente a
los huspedes.
El departamento de habitaciones esta compuesto por varias dependencias en las

cuales los sistemas de informacin juegan un papel de suma importancia para
satisfacer las necesidades de los huspedes. Entre los departamentos podemos
mencionar: Recepcin, lavandera, Ama de Llaves, entre otros.
DEPARTAMENTO DE RECEPCIN
Algunas caractersticas de los sistemas hoteleros para el rea de recepcin son

las siguientes:
a) Permite el recargo automtico en los folios de los huspedes de las noches de

habitacin de acuerdo con la tarifa indicada por la reservacin.
b) El sistema de recepcin esta configurado con la central telefnica de manera tal

que al realizar el cliente desde su habitacin alguna llamada esta sea
registrada de manera automtica en el folio indicando el nmero discado y
efectuando al mismo tiempo el recargo de acuerdo al tipo de llamada; es decir si
es una llamada local, nacional o internacional.
c) Permiten el registro y control de la estada del cliente desde que es realizada la

reservacin hasta su salida o Ck-Out.
63
d) Permite cargar los consumos desde cualquier punto de venta ubicado en el hotel
de manera automtica por medio de interfaces.
e) El sistema de recepcin permite conocer cundo el cliente se ha excedido en su

lmite de crdito generado mensajes de alerta para los puntos de ventas y para
el rea de recepcin a fin de regularizar esta situacin.
f) A travs del sistema de recepcin se pueden conocer las estadas anteriores de

los huspedes, los cuales proporcionan informacin valiosa para las
evaluaciones estadsticas de las operaciones del departamento de habitaciones.
g) Los sistemas permiten aplicar cortes de cuenta a los folios de huspedes sin que
esto afecte la estada del cliente, dichos cortes de cuenta podrn ser solicitados
por el cliente o autorizados por la contralora del hotel.
h) A travs del sistema de recepcin es posible enviar contra la cuenta por cobrar
ciudad los balances de Ck-Out cuya cobertura este avalada por alguna empresa
que posea crdito con el hotel.
DEPARTAMENTO DE LAVANDERA
Algunas caractersticas de los sistemas hoteleros para el rea de lavandera son

las siguientes:
a) El sistema para el rea de lavandera debe permitir identificar al cliente y

conocer los alcances de su reservacin para proceder a realizar los servicios de
lavado de ropa, es decir el personal de lavandera deber disponer de
informacin acerca del tipo de cliente y si este posee crdito para los servicios
del hotel, o si su reservacin incluye algn tipo de descuento o servicio en
particular, conociendo esta informacin el departamento de lavandera podr en
64
todo momento trabajar de manera segura y adecuada a las exigencias de las

operaciones hoteleras.
b) Una vez que se ha prestado el servicio, el sistema integrado de habitaciones

deber permitir el cargo directo a los folios de los huspedes del servicio, el cual
se registrar indicando el monto y el nmero del recibo correspondiente.
DEPARTAMENTO DE AMA DE LLAVES
Algunas caractersticas de los sistemas hoteleros para el rea de Ama de Llaves

son los siguientes
El departamento de ama de llaves debe tener conocimiento respecto a la

ocupacin de las habitaciones, cules se encuentran ocupadas, limpias, sucias
o en mantenimiento, que habitacin pertenece a algn cliente muy importante
(V.I.P.), que habitacin esta discrepante, que cambios de habitacin se han
realizado en los diferentes turnos del da, entre otras; por todo lo anterior es
importante que los sistemas hoteleros proporcionen la mayor informacin
posible, a continuacin algunas de ellas:
a) El sistema deber permitir el listar todas las habitaciones que conforman el

hotel sealando el status que poseen cada una de las mismas, a continuacin
se seala una clave de los posibles status de una habitacin:
Clave para el Ama de Llaves
O = Ocupada
V = Vacante
S = Salida
OND = Ocupada no durmi
ONM = Ocupada no molestar
OSE = Ocupada sin equipaje
65
FU= Fuera de Uso

VIP = Persona muy Importante
c) El sistema permitir al departamento de Ama de Llaves modificar el status de la

habitacin una vez que esta es debidamente limpiada o reparada por
mantenimiento, para que el departamento de recepcin pueda disponer de la
misma para la venta.
b) El Ama de Llaves tendr disponible a travs del sistema los cambios de

habitacin realizados durante el da y las razones que originaron los mismos.
SISTEMA DE INFORMACIN DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y

BEBIDAS
Los sistemas del departamento de alimentos y bebidas estn relacionados con

las ventas de este departamento, los sistemas de A&B permitirn el cargo a los
folios de los huspedes de los consumos de Restaurantes y Bares siempre que
el cliente posea el crdito otorgado por el departamento de recepcin para tales
efectos, por otra parte el sistema de A&B facturar las ventas de alimentos y
bebidas para clientes de los puntos de ventas y eventos de banquetes, sin que
sea necesario que ellos estn registrados en el hotel, las principales
caractersticas de los sistemas de facturacin de A&B, son las siguientes:
a) Permitirn el acceso a los folios de los huspedes para el cargo de sus

consumos de manera automtica.
b) Permitirn la facturacin incluyendo el % por servicio y lo impuestos

gubernamentales de consumos de puntos de ventas a clientes del hotel.
66
10% de Servicio
14.5% I.V.A.
1% F.P.C.T
c) Emitir reportes detallados por cajero, por turno y por puntos de ventas, para los
cuadres de los cajeros.
d) Permitirn la emisin de listados de precios.
En lnea general los sistemas de informacin son la herramienta de trabajo del

personal en las reas de operaciones, en lo que podramos llamar el proceso
productivo del hotel, por otra parte los sistemas permiten a los departamentos
funcionales de contralora y sus dependencias el aplicar los controles pertinentes
para garantizar un efectivo control interno.
67
68
UNIDAD N IV
AUDITORA DE INGRESOS
El proceso de auditar los ingresos de un hotel est caracterizado por realizarse en

varias etapas:
a) El cuadre de las ventas del da por el Auditor Nocturna.
b) La apertura de los sobres de remisin y la realizacin del resumen de caja

general.
c) Informe estadstico de la Auditora de Ingresos y los asientos de caja y

ventas del da auditado.
El Proceso de la Auditoria Nocturna
Para este proceso el auditor deber conocer el listado de las tarifas del hotel;
imprimir el reporte de las llegadas del da y verificar que las tarifas otorgadas
correspondan con las especificaciones del tipo de reservacin. Anexo a la ficha de
registro encontrar la carta de la compaa, si es un cliente corporativo, o
informacin acerca de la forma de pago de la estada del cliente para los casos
particulares o walk in.
Se prestar especial atencin a los servicios complementarios incluidos en la

reservacin para evaluar si corresponde con la tarifa y el tipo de reserva, de
encontrar algunas irregularidades el auditor deber levantar el informe
correspondiente y proceder a solventar la situacin.
69
Posteriormente tomar el reporte de chequeo de habitaciones, el cual fue

realizado por el departamento de ama de llaves para cotejar que todas las
habitaciones que se sealan ocupadas segn el reporte de Ama de Llaves estn
registradas en el sistema, a travs de sta revisin es posible verificar tambin si
existe alguna habitacin de salida que permanezca registrada como ocupada en el
sistema. Luego de haber revisado el reporte de ama de llaves y solventados las
discrepancias se procede al registro en el sistema de las noches de habitacin o
cargo de noches de habitacin en donde el sistema aplica un cargo a cada una de
los huspedes registrados generando una venta de habitacin del da y los
impuestos derivados de ella. (ver reporte de cargo habitacin).
Este reporte es un ejemplo de la diversidad de informacin que son capaces de

generar los sistemas de informacin hoteleros contemporneos.
Reporte de cargo habitacin generado durante el proceso de auditora

nocturna. (Room Tax Posting)
70
HOT EL M OR IC HA L LA R GO P A GE 1
Reporte Tarifas Habitacin 01J UL,02
03:47:20 a.m.
NHab. NF olio Nombre del Huesped NHUESP EDES Tipo
Status Hab.Depart Compaa Cod. M ercado Hab. Tarifa Impuestos
1109 11456 FRA NCISCO, LOP EZ 1/ KG

OD 20J UL,0 HOTEL M ORICHA L LA RGO HU 0 0,00
2107 12049 GRA NADO, RAF AEL 1/ KG
OR 04J UL,0 NACIONAL OIL COORP CI1 73.500,00 11.392,50
2117 11992 FERNANDEZ, J OE 1/ KG
OR 02J UL,0 NACIONAL OIL COORP P DL 73.500,00 11.392,50
2119 11669 TORRENTE, SANTIAGO 1/ KG
OR 05J UL,0 HAM ILTEING HAL 66.000,00 10.230,00
2120 12004 AGOSTINO, P AB LITO 1/ JS
OR 02J UL,0 M EGA TECHNOLOGIES LUC 75.000,00 11.625,00
3103 12065 LU FUN, CHENG 2/ DD
OR 02J UL,0 COREA N COM P ANY TC 97.500,00 15.112,50
3106 12066 LIU SA N, HEN 2/ DD
OR 02J UL,0 COREA N COM P ANY TC 73.500,00 11.392,50
3107 11650 CARDOZA, WILM ER 1/ KG
OR 03J UL,0 M EGA TECHNOLOGIES HAL 94.500,00 14.647,50
3109 11744 M ORA , LA UREANO 1/ KG
OR 04J UL,0 HAM ILTEING P DL 73.500,00 11.392,50
3112 12007 GONZA LEZ, DAERGOFI 1/ KG
OR 04J UL,0 CAM A RA DEL IM P ORTADORES
HAL 67.500,00 10.462,50
3113 10718 P AYEN, ALA N 1/ KG
OR 02J UL,0 CAM A RA DEL IM P ORTADOR
TC 73.500,00 11.392,50
4102 11561 AGIHOTRI, A M INTA 1/ JS
OR 05J UL,0 COREA N COM P ANY HAL 73.500,00 11.392,50
4105 12096 ZHONG, C HURONG 1/ DD
OR 02J UL,0 2 ORIFIELD SINOVEN TC 66.000,00 10.230,00
4107 11986 FUENTES, M ILA GROS 1/ KG
OR 13J UL,0 P ARTICULAR RACK 100.000,00 15.500,00
Comentario: Este tipo de reporte es originado por algunos sistemas en hotelera

en el cual se puede apreciar el nombre del cliente, el segmento de mercado al
que corresponde, el nmero de folio asignado, el nmero de la habitacin que
ocupa el husped, entre otros detalles.
71
Auditoria de Los Puntos de Ventas de Alimentos y Bebidas
La auditora de los puntos de A&B consiste en la exhaustiva revisin de los

movimientos de los cajeros departamentales, las observaciones a realizar son
las siguientes:
- Los consumos cargado as las habitaciones corresponden solo a consumos de

huspedes con crdito. Estos consumos deben tener la firma y nombre del
husped indicando su nmero de habitacin.
- El auditor nocturno verificar que los consumos que realiza un determinado

cliente o husped desde su habitacin se hallan registrado en la habitacin que
corresponde; si al revisar se detecta algn error en el cargo, es decir si se cargo
por error un consumo de un husped a otro, el auditor nocturno debe aplicar
antes del cierre de la auditoria la correccin pertinente.
- Los consumos a cuentas por cobrar ciudad, debern tener anexa la carta de
autorizacin de la empresa con crdito, indicando la naturaleza del consumo a
realizar.
- Los consumos con forma de pago que genere movimiento de efectivo debern
verificar que cumplan con las normas de control interno del hotel.
- Anexo a los soportes de las ventas del da, reportada por el cajero estar el
resumen de ventas emitido por el sistema de alimentos y bebidas.
72
- En el caso de trabajar con comandas el auditor nocturno verificar comanda por

comanda que los productos indicados en la misma se hallan facturado y cobrado
de una manera efectiva. De encontrar alguna novedad deber dejar la nota
correspondiente al auditor nocturno.
73
- Por ultimo en la auditora de los puntos de venta de A&B el auditor nocturno

verificar que la sumatoria de los movimientos individuales de los cajeros
departamentales cuadre con el reporte emitido por el sistema donde se seala,
el total de las ventas por rubro y las forma de pago recibidas.
74
75
Auditoria de las Ventas de los Departamentos Menores como:

Telfono, Lavandera, SPA Club, Piscina
La auditora de las ventas de telfonos se realiza imprimiendo los reportes de las

ventas por este concepto con el cual debe verificar el sistema de telfonos y el
sistema de recepcin, de haber diferencia, el auditor proceder a identificar y
solventar la misma. La identificacin de las diferencias se realizar de la manera
que sigue: Se imprimir el reporte del tarificador de telfonos y se comparar con
los reportes de las ventas totales registradas en el sistema de recepcin, de
encontrar discrepancia se conciliara una por una las llamadas cargadas a los folios
de los huspedes con la informacin suministrada por el tarificador de telfonos,
para determinar que llamada esta pendiente por cargar, posteriormente se
proceder al registro de la llamada en la habitacin que corresponda.
La auditora de lavandera es muy similar a la de los cargos de habitacin en A&B,

se debe verificar que los cargos se hallan registrado en las habitaciones correctas,
que el descuento otorgado corresponda con el tipo de reservacin, adems de
verificar que los clientes a quienes se les ha prestado el servicio tengan crdito en
el hotel, la verificacin se debe hacer con el reporte de servicio de lavandera que
emite ama de llaves.
76
Cod. Para Descuento
77
Para la auditora de las ventas del SPA-Club deben observarse los controles
proforma de tickets vendidos por recepcin y las mensualidades e inscripciones
recibidas por el club durante el da, las cuales debern estar posteadas en su folio
correspondiente por el cajero de recepcin que este de turno. El departamento del
club realizar un informe del movimiento del da y lo remitir al departamento de
auditora para su verificacin con el movimiento de recepcin para el posterior
registro de las ventas.
78
P IS C IN A P IS C IN A
HO TEL XXXX XXXXXX HOTEL XXXX XXXXXX
N I O N I O
FECHA: / / FECHA: / /
CONTROL P IS C IN A
P IS C IN A P IS C IN A
HOTEL XXXX XXXXXX HO TEL XXXX XXXXXX
ADULTO ADULTO
FECHA: / / FECHA: / /
CONTRO L P IS C IN A
CUADRE DE LOS IMPUESTOS DE LEY ATRIBUIBLES A LAS VENTAS:

(IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) FONDO PROMOCIN Y
CAPACITACIN TURSTICA (FPCT)
Una vez que se han registrado en la hoja de calculo las ventas del da se
proceder a comparar el total de impuesto registrado en el sistema por los cajeros
y recepcionistas con el cuadro control configurado en la hoja de auditora; para la
verificacin de los impuestos que consiste en multiplicar el total de las ventas por
lo porcentajes (%) de cada uno de los impuestos de ley (ver cuadre de impuestos
hoja Auditora), una vez cuadrados los impuestos en funcin a la venta registrada
se proceder a la emisin del libro de venta del da para dar fiel cumplimiento a
las disposiciones del reglamento de la Ley del I.V.A.
79
----------AUXILIAR CUADRE IMPUESTO / AUDITORIA--------

DPTO.VTAS VTAS.NETAS I.V.A. F.P.C.T.
ALIM & BEB. 0,00 0,00 0,00
HABITACIONES 0,00 0,00 0,00
TELEFONOS 0,00 0,00 0,00
CLUB 0,00 0,00 0,00
LAVANDERIA 0,00 0,00 0,00
OTHER I.HAB. 0,00 0,00 0,00
GRAN TOTAL 0,00 0,00 0,00
IMP. (AUD) 0,00 0,00
DIF.IMPUESTOS 0,00 0,00
Auditoria del Reporte de Ama de Llaves y la Disponibilidad de

Habitaciones
Una de las funciones ms relevantes que realiza el departamento de ama de

llaves es la supervisin del status fsico de las habitaciones, este trabajo es
realizado por las supervisoras de piso y es un de los elementos ms fuertes del
control interno de un hotel. En el rea de habitaciones el procedimiento consiste
en un control de tipo perceptivo, tal como se seala a continuacin: La supervisora
de piso revisar habitacin por habitacin para verificar el status fsico de las
mismas y har un reporte resumiendo el status de cada una de ellas, ste
resumen indicar cuantas habitaciones estn vacantes, limpias, ocupadas, de
salida, en mantenimiento vacantes sucias y se enviar al departamento de
auditora. Posteriormente este reporte generado por el departamento de ama de
llaves (reporte de ama de llaves) es comparado por el auditor con la informacin
suministrada por el sistema, de esta manera se corrobora que todas las
habitaciones ocupadas estn correctamente registradas en el sistema y que no
existan habitaciones vacantes por salida ck-out del husped en el reporte ama
de llaves, que no hayan sido dada de salida del sistema o no fueron cobradas; en
trminos hoteleros las dos situaciones planteadas anteriormente representan una
discrepancia en el chequeo de Ama de llaves.
80
El control interno de las discrepancias es uno de los aspectos ms revisados por

los auditores externos cuando se realizan las auditorias financieras anuales para
poder emitir opinin sobre la veracidad de los ingresos registrados, en funcin de
que este chequeo es el que garantiza que efectivamente se hayan cobrado todas
las habitaciones ocupadas fsicamente, evitando as el riesgo de fraudes en el
rea.
Auditar Las Cuentas por Cobrar
Los folios enviados a cuentas por cobrar ciudad debern ser revisados por el
auditor nocturno y garantizar que los saldos fsicos correspondan con las
transferencias indicadas en el sistema, ste procedimiento garantiza que no se
van a generar diferencias en el auxiliar de cuentas por cobrar por errores en los
folios, por otra parte el auditor nocturno observar las cartas soporte de las
cuentas por cobrar y garantizar que corresponda a los clientes indicados y que el
perodo de cobertura se ajuste a la estada indicada en las folios de los
huspedes.
HOTEL MORICHAL LARGO
Reporte 01JUL,02
Transferencia a Cuentas Por Cobrar Ciudad 3:55 a.1./p.1.
N Folio Cx/Room Time Refererencia Chrg/Pymt

0 0 6:12a.m. ZHONG, CHURONG 125.897,00
0 0 6:35a.m. PERZ, GIL 0,00
0 0 6:44p.m. RIFALDO, ARMANDO 1.258.791,00
0 0 5:00a.m. 0 4.900.000,00
12022 01/1115 5:12p.m. PERZ, GIL 2.207.205,00
12023 01/1117 5:13p.m. 0 2.906.880,00
Total CUENTAS X COBRAR 11.398.773,00

Com entario: Este reporte es el resum en de los folios de salidas, enviados a Cuentas
por Cobrar Ciudad durantes las labores del da
81
CUADRE DE LA AUDITORIA DEL DA CON EL CUADRE DE LA CUENTA POR

COBRAR A LOS HUSPEDES.
Finalmente una vez revisados todos los movimientos del da, el auditor nocturno
correr el programa para el cargo de habitacin a los folios de los clientes, la
ejecucin de este procedimiento indica el fin de la auditora del da con lo cual se
ejecutarn las opciones del sistema para cambiar la fecha del da.
Posteriormente el auditor nocturno vaciar la informacin de ventas y formas de

pago en la hoja de clculo, para cuadrar el saldo de la cuentas por cobrar a los
huspedes. El saldo del da para la cuenta por cobrar a los huspedes se obtiene
de restar de las ventas totales los pagos totales recibidos incluyendo la cuenta por
cobrar ciudad, la diferencia obtenida ser el saldo de la cuenta por cobrar a los
huspedes.
Cta. por Cobrar Huspedes = Ventas (habitaciones + A&B +Otros Ingresos +

Impuestos +Recargos por Servicio) Pagos (efectivo + cheques + Cuentas
por Cobrar Ciudad).
El vaciado de la hoja de clculo se realizar con los movimientos auditados

durante la noche y posteriormente se compararn los resultados de la hoja de
clculo con el preliminar de auditora emitido por el sistema. Una vez que el
auditor nocturno ha concretado el cuadre de la hoja de auditora con el preliminar
se dice que la auditoria a sido cuadrada.
82
La Apertura de los Sobres de Remisin
Los cajeros bien sea de recepcin o de puntos de venta de A&B debern cuadrar
su movimiento del da segn los reportes emitidos por el sistema al terminar su
turno de trabajo, y debern preparar el sobre de remisin en el cual depositarn
todo el dinero en efectivo, cheques, moneda extranjera, y las tarjeta de dbito y
crdito que se hallan recibido de huspedes y clientes durante su turno, el sobre
una vez que se ha preparado y cuadrado se depositar en la caja fuerte destinada
para tales fines en el rea de recepcin previo registro del mismo en el libro de
seguridad, el cual estar avalado por un testigo del procedimiento.
Al da siguiente el cajero general en compaa de un testigo abrir la caja fuerte de

la recepcin para retirar la remesa del da anterior y proceder a abrir los sobres,
verificando la correspondencia entre la informacin indicada en el libro y el
contenido de la caja fuerte (ver sobre de remisin).
83
Sobre de Remisin para Recepcin y Punto de Ventas
FECHA: / /
D E PA R TA M E N TO :
C AJER O :
TURNO : AM A AM
PM A PM
V EN TAS E N E F E C T IV O
V EN TAS E N T A R J E T A S D E C R E D IT O
EGRESO DE C AJA
SOBRAN T E O / (F A LTA N T E )
TO TAL A R E M IT IR
B IL L E T E S : X 1 0 .0 0 0 ,
X 5 .0 0 0 ,
X 2 .0 0 0 ,
X 1 .0 0 0 ,
X 5 0 0 ,
X 1 0 0 ,
X 5 0 ,
X 2 0 ,
X 1 0 ,
X
M O NEDAS X 5 0 0 ,
X 1 0 0 ,
X 5 0 ,
X 2 0 ,
X 1 0 ,
X
M O N E D A E X TR A N JE R A X
D E P O S IT O S B A N C A R IO S X
X
C H E Q U E S R E C IB ID O S
T O T A L E N E F E C T IV O
84
El cajero general preparar una hoja de clculo resumen de los sobres recibidos
indicando nombre del cajero y el detalle del dinero recibido, especificando la forma
de pago en la misma hoja de resumen el cajero detallar los depsitos bancarios a
efectuar producto del dinero recibido, indicando el nombre del banco, el nmero de
la cuenta bancaria, el monto a depositar y el nmero del comprobante del
depsito. En el caso de las tarjetas de crdito recibidas el cajero general deber
tener especial cuidado de registrar en el resumen de la caja general las
retenciones de comisiones bancarias y de I.S.L.R. aplicables a estas formas de
pago para contabilizar en las cuentas de los bancos los depsitos netos despus
de restar las retenciones.
Posterior a la preparacin del resumen de caja general, se proceder a comparar

los saldos de la caja general con la auditoria para determinar si los cajeros tienen
sobrantes o faltantes, este procedimiento consiste en verificar el dinero recibido
con la informacin suministrada por la auditoria nocturna.
Clculo de Retenciones de ISLR
Para el clculo de las comisiones bancarias por este concepto se aplicar al

importe total de las tarjetas de crdito recibidas en la remisin del da el porcentaje
de retencin que aplique segn el tipo de tarjeta (las entidades financieras
emisoras de las tarjetas de crdito tiene diferentes porcentajes por concepto de
comisiones), es decir, si se recibe un total en tarjetas de crdito de Bs. 600.000,00
y el porcentaje de retencin es de 4% la comisin a registrar por este concepto
ser de Bs. 24.000,00. Utilizando el mismo ejemplo anterior determinaremos el
ISLR que ser retenido por el banco, se recibimos en tarjetas de crdito Bs.
600.000,00 el % de retencin que aplica es del 5%, lo que dar una retencin de
ISLR sobre el total de las tarjetas recibidas Bs. 30.000,00. En resumen por los Bs.
600.000,00 recibidos en el da, el banco acreditar a las cuentas del hotel el total
85
de Bs. 546.000,00. El asiento contable a registrar para contabilizar el deposito por

tarjetas de crdito ser:
Se recibi Bs. 600.000,00 en tarjeta de crdito del banco de Ahorro. En la

remisin del Da 14/06/02
----------------------------------------X----------------------------------------------
DB. Cta. Banco 546.000,00
DB. Cta. ISLR Ret. Tarjetas de Crdito 30.000,00
DB. Cta. Comisiones en Tarjeta Crdito 24.000,00
CR. Cta. caja 600.000
Para registrar el depsito por concepto de tarjetas de crdito correspondiente al
da 14 de junio de 2002.
Comentario:
La cuentas de I.S.R.L. Retenido por tarjetas de crdito depositadas ser una
cuenta real o de balance general, dicha retencin se tomar como un anticipo del
ISRL por pagar producto de la renta del ejercicio econmico una vez que haya
sido cerrado. Por otro lado la cuenta de comisiones en tarjetas de crdito ser una
cuenta nominal o de resultados y formar parte de las cuentas de gasto del
departamento de administracin y gerencia del hotel
Posterior a la preparacin del resumen de caja general se proceder a comparar

los saldos de la caja general con la auditora, para determinar si los cajeros tienen
sobrantes o faltantes en su remisin, este procedimiento consiste en verificar el
dinero recibido con la informacin suministrada por la auditora nocturna.
Los cambios de moneda extranjera a los huspedes del hotel por la moneda local
(Bolivares) se harn segn se explica a continuacin: El cajero de recepcin
siguiendo las especificaciones de la contralora del hotel para dichos
86
procedimientos efectuar el cambio solicitado a la tasa de cambio establecida, por

ejemplo;
El husped de la Habitacin 2314 desea cambiar $100 en moneda local (Bs). La

tasa de cambio establecida por el hotel es de 1.200,00 Bs./$, por lo que el efectivo
entregado al husped deber ser de Bs. 120.000,00 (100$ x 1200 Bs./$). En la
remisin del da pueden ocurrir por este procedimiento dos situaciones:
Caso 1 Si el cajero de recepcin tiene movimiento en efectivo, tomar los

bolvares de su movimiento para entregarlos al husped y en sustitucin del
efectivo enviar los 100 dlares recibidos, por ejemplo
La cajera Ma Fernndez, cambia al seor Rojas de Habitacin 2314 $100, segn
el movimiento de efectivo del da reportado por la auditora ella recibi Bs.
1.500.000,00
Remisin recibida por caja general:
(+)Efectivo Bs. 1.380.000,00
(+)Monedas Extranjera Bs. 120.000,00 ($100 a 1.200,00 Bs./$)
__________________
Total Movimiento efectivo 1.500.000,00
(-) Segn Auditora 1.500.000,00
Diferencia -0-
En esta operacin se puede apreciar que la cajera compensa el efectivo

entregado al cliente por el cambio de moneda con los dlares recibidos por este
concepto, es oportuno indicar que para realizar los cambios de moneda
extranjera el recepcionista deber completar el formato para tales efectos y
deber estar firmado por el husped y por el supervisor del rea de recepcin de
turno, posteriormente ser verificado por el auditor nocturno y el auditor de
ingresos.
87
Caso 2 Si el cajero de recepcin tiene movimiento en efectivo, tomar los

bolvares de su movimiento para entregarlos al husped y en sustitucin del
efectivo enviar los 100 dlares recibidos, por ejemplo
La cajera Ma Fernndez, cambia al seor Rojas de Habitacin 2314 $100, segn
el movimiento de efectivo del da reportado por la auditora ella recibi Bs.
85.000,00
Remisin recibida por caja general:
(+)Efectivo Bs. 0,00

(+)Monedas Extranjera $ 120.000,00 ($100 a 1.200,00 Bs./$)
__________________
Total Movimiento efectivo 120.000,00
(-) Segn Auditora 85.000,00
Diferencia 35.000,00
La diferencia que se observa con la comparacin de auditora es producto de que

la cajera durante su turno de trabajo no recibi tanto efectivo como para
compensar el cambio de moneda realizada y procedi a tomar de su fondo fijo de
caja el total de Bs. 35.000,00 para completar el cambio de monedas, esta
diferencia ser compensada por el cajero general a travs de una restitucin de
caja de recepcin para completar el fondo del cajero que realiz la operacin, es
decir, el cajero de recepcin gener un faltante en su fondo fijo para hacer el
cambio al husped y en el sobre de remisin se le indicar el monto a restituir por
la operacin antes sealada, dicha compensacin deber estar avalada por el
auditor de ingresos del hotel y el contralor general.
88
Informe Estadstico de la Auditoria de Ingresos y Asiento de Caja

y Ventas del Da
La auditoria de ingresos es la verificacin de las ventas totales del hotel

correspondientes a da anterior, para la verificacin es importante que en la
maana el auditor de ingresos reciba toda la documentacin soporte revisada por
el auditor nocturno, junto con el reporte de ama de llaves y las novedades
detectadas durante la noche por el auditor nocturno notificadas al auditor de
ingresos a travs del Look Book de auditora. Es importante sealar que el
departamento de auditoria deber llevar controles de proforma o formatos
preimpresos numerados como recibos de caja, de cambio de moneda, de salida
de caja (Paid Out), de cargo varios o miscelneos, para garantizar un adecuado
control interno de los ingresos del hotel. (Se anexan copia de las proformas para
ilustrar este punto).
Esta proforma corresponde al formato que deber completar el recepcionista para

realizar los cambio de moneda extranjera a los huspedes del hotel, en todo
momento la proforma deber estar firmada por el husped correspondiente.
La comanda es la proforma utilizada por el personal de servicio de alimentos y

bebidas para tomar las ordenes de los huspedes y clientes del hotel
Recibo Miscelneo, con este formato se registrar cualquier servicio prestado a

los huspedes o clientes del hotel de tipo extraordinario. Deber estar firmado por
el husped y aprobado por los supervisores del departamento de recepcin.
89
FEC HA
D A TE
N o m b re H a b it o C u e n ta N
Nam e R o o m o r A c c t. N
E x p lic a c i n :
E x p la n a tio n
N O E S V R IB A S O B R E E S TA L IN E A - ( D O N O T W R ITE IN A D O B E S P A C E )
F irm a d o p o r:
C TA . M A Y O R S ig n e d b y
Con este formato se carga en la cuenta de cliente o husped cualquier llamada o

servicio de telecomunicacin prestado por el hotel, que por una u otra razn no
pudiera ser registrado de manera automticas, como el caso de envo de fax, o la
utilizacin del Internet.
FEC H A
F a v o r tr a s p a s a r e l m o n to d e la h a b ita c i n
P le a s e tra n s fe r a m o u n t o f ro o m
A s c e n d e n te a la s u m a d e B s.
R e sin g to th e a m o u n t o f
Y c a rg a rlo a m i c u e n ta d e la h a b ita c i n
A n d c h a n g e it to m y a c c o u n t o f ro o m
P R EPA R A D O A PR O BA D O
F IR M A H U E S P E D - G U E S T S IG N A TU R E
O R IG IN A L A U D ITO R
90
Los sistemas de informacin del rea de recepcin permiten transferir de un folio a

otro el movimiento total de la estada de un husped, para la realizacin de esta
operacin deber estar aprobado por el husped al cual se le transferir el
balance y en todos los casos esta operacin ser realizada por el gerente del
rea
El recibo de lavandera es la proforma en la cual se registran todas las ventas por

este servicio en el cual se especifica el recargo por el servicio prestado y los
impuesto gubernamentales correspondientes.
El auditor de ingresos recibir del auditor nocturno la hoja de cuadre de auditora

nocturna, con la cual preparar el resumen estadstico de las ventas del da a
primera hora de la maana, para ser enviada a la gerencia y al directorio del hotel,
indicando el nmero de cubiertos, el total ventas de alimentos y bebidas por
91
puntos de ventas y turnos. Se incluir en le resumen de ventas el total de

habitaciones vendidas en nmeros, en bolvares y por segmento de mercado. Por
otra parte se indicarn los totales vendidos por los departamentos menores de
Lavandera, SPA-Club, Telfonos, entre otros. Para dar el carcter estadstico al
reporte se deber llevar el acumulado a la fecha para cada rubro del reporte y se
establecer la comparacin del saldo con el ao anterior para la misma fecha y la
comparacin con el presupuesto de venta del hotel (ver estadstica de ventas), la
preparacin diaria de ste informe es fundamental para los procesos de toma de
decisiones del directorio del hotel, ya que, permite hacer una evaluacin
progresiva de la gestin de ventas y de la produccin de los clientes. Dentro de las
consideraciones del reporte estadstico de ventas estn:
La disponibilidad de habitaciones: Es el nmero de habitaciones que posee el
hotel para la venta, descontando las habitaciones ocupadas por el gerente s este
es el caso.
El porcentaje de ocupacin. Es la informacin ms relevante del informe de

auditora de ingresos, ya que, indica la proporcin de habitaciones ocupadas en
funcin de la disponibilidad de las mismas, a continuacin la formula para el
clculo de la misma:
% Ocupacin:
N Habitaciones Ocupadas
% Ocupacin = -------------------------------------------- X 100
N Habitaciones Disponibles
% de Doble Ocupacin:
N Huspedes N Habitaciones Ocupadas

% Ocupacin Doble = ----------------------------------------------------------- X 100
N Habitaciones Disponibles
92
Tarifa Promedio por Habitacin Ocupada:

Tarifa Promedio
Total de Ventas de Habitaciones
Renta Promedio = ------------------------------------------------
N de Habitaciones Ocupadas
Tarifa Promedio por Husped Registrado:

Tarifa Promedio
Total de Ventas de Habitaciones
Renta Promedio Por Husped = -------------------------------------------------
N de Huspedes
Por otra parte el auditor de ingresos recibir el resumen de caja general y

proceder al vaciado de la misma en la hoja de auditora en las celdas
configuradas para tales efectos como lo son: Es el control del efectivo el saldo
reportado como remitido por el cajero general, tiene su columna control que
indicar si el cajero tiene algn tipo de discrepancia en la remisin del da; el
control de la remisin de los movimientos en tarjetas de crdito y cheques se
realizar mediante el control o cuadre del asiento de caja, que consiste en
comparar la remisin del da por los conceptos antes mencionados contra la
informacin contenida en la auditora, de existir diferencias en el rea de la hoja de
auditora que esta diseada para la preparacin del asiento de caja, no cuadrar
en cero y deber el auditor de ingresos determinar las causas del descuadre, la
hoja de auditoria permitir controlar las remisiones tanto de los cajeros de
recepcin como tambin de los puntos de ventas de A&B, de esta manera se
prepara el asiento de caja del da, una vez que el auditor de ingresos a cuadrado
la remisin en la hoja de auditora se proceder a la impresin de los asientos de
caja y de ventas.
A continuacin encontrarn los asientos de caja y ventas que se generan de la hoja de
auditoria nocturna.
93

ASIENTO DIARIO DE VENTAS DIA:
MES:
AO:
DEBITOS A HUESPEDES TOTAL RECEPCIO RECAP.REST
N .
C 000-300- F.P.C.T 0,00 0,00 0,00
R. 10
C 000-300- I.V.A. 0,00 0,00 0,00
R. 03
C 500-75- Hab. Rack 0,00 0,00 0,00
R. 001
C 500-75- Hab. Corporativa 0,00 0,00 0,00
R. 002
C 500-75- Hab. Grupos 0,00 0,00 0,00
R. 003
C 500-75- Hab. Mayoristas 0,00 0,00 0,00
R. 004
C 500-75- Hab. Otros 0,00 0,00 0,00
R. 005
C 500-75- Hab. Rebajas y Desc. 0,00 0,00 0,00
R. 006
C 600-75- Alimentos Banquetes 0,00 0,00 0,00
R. 001
C 600-75- Alimentos Restaurante 0,00 0,00 0,00
R. 002
C 600-75- Alimentos Bar 0,00 0,00 0,00
R. 003
C 600-75- Alimentos Fuente de 0,00 0,00 0,00
R. 004 Soda
C 600-75- Bebidas Banquetes 0,00 0,00 0,00
R. 010
C 600-75- Bebidas Restaurante 0,00 0,00 0,00
R. 011
C 600-75- Bebidas Bar 0,00 0,00 0,00
R. 012
C 600-75- Bebidas Fuente de Soda 0,00 0,00 0,00
R. 013
C 600-75- Alq. Saln 0,00 0,00 0,00
R. 201
C 600-75- Alq. Equip. 0,00 0,00 0,00
R. 202 Audiovisuales.
C 600-75- Descorches 0,00 0,00 0,00
R. 203
C 600-75- Recargo por Servicio 0,00 0,00 0,00
R. 301
C 600-75- Otros Ingresos 0,00 0,00 0,00
R. 401
C 705-75- Tel. Vtas. Locales 0,00 0,00 0,00
R. 001
C 705-75- Tel. Vtas. Nacionales 0,00 0,00 0,00
R. 002
C 705-75- Tel. Vtas. Internacional 0,00 0,00 0,00
R. 003
C 705-75- Tel. Otras Vtas. Telfono 0,00 0,00 0,00
R. 401
C 715-75- Derecho Piscina 0,00 0,00 0,00
R. 001
94
C 715-75- Otros Ingresos Piscina 0,00 0,00 0,00

R. 401
C 755-75- Aerbicos 0,00 0,00 0,00
R. 001
C 755-75- Gimnasio 0,00 0,00 0,00
R. 002
C 755-75- Tenis 0,00 0,00 0,00
R. 003
C 755-75- Otros Planes 0,00 0,00 0,00
R. 004
C 899-75- Otros ingresos Alq. 0,00 0,00 0,00
R. 001 Locales
C 899-75- Alq. Caja Seguridad 0,00 0,00 0,00
R. 002
C 899-75- Servicio de Lavandera 0,00 0,00 0,00
R. 003
C 899-75- Ingresos Varios 0,00 0,00 0,00
R. 004
(A) Total Dbitos 0,00 0,00 0,00
CREDITOS A HUESPEDES
D 000-100- Cheques 0,00 0,00 0,00
B. 01
D 000-100- Cuentas X Cobrar 0,00 0,00 0,00
B. 01
D 000-100- Depsitos Bancarios 0,00 0,00 0,00
B. 01
D 000-100- Efectivo 0,00 0,00 0,00
B. 01
D 000-100- Tarjetas de Crdito (A) 0,00 0,00 0,00
B. 01
D 000-100- Tarjeta de Crdito (B) 0,00 0,00 0,00
B. 01
(B) TOTAL CRED.A HUESP. 0,00 0,00 0,00
C= (A) HUESPEDES 0,00 0,00 0,00
(B)
95

ASIENTO DIARIO DE CAJA
DIA :
MES :
AO :
CR. 000-100-01 Cheques 0,00

CR. 000-100-01 Depositos Bancarios 0,00
CR. 000-100-01 Efectivo 0,00
CR. 000-100-01 Tarjeta de Crdito (A) 0,00
CR. 000-100-01 Tarjeta de Crdito (B) 0,00
DB. 900-81-401 Comisiones en Tarjeta de Crdito 0,00
DB. 000-15-002 I.S.L.R Ret. TC (A) 0,00
DB. 000-15-003 I.S.L.R Ret. TC (B) 0,00
DB. 000-101-01 Banco Bag Internacional 0,00
DB. 000-101-02 Banco Local de Ahorro 0,00
DB. 000-101-03 Banco de Crdito y Descuento 0,00
DB. 000-101-01 Banco Bag Internacional (Tarjetas) 0,00
DB. 000-101-01 Banco Bag Internacional (Efectivo) 0,00
DB. 000-101-01 Banco Bag Internacional (Cheques) 0,00
DB. 000-100-02 Moneda Extranjera Recibida 0,00
TOTAL CAJA GENERAL. 0,00
Para la contabilizacin de los ingresos se utiliza la hoja de auditora en la cual

estarn indicados los nmeros de cuentas a las que corresponden los diferentes
ingresos para ser posteado en el sistema de contabilidad, una vez registradas las
ventas de proceder a cuadrar los saldo de los mayores de ventas contra el
acumulado al cierre del mes de la estadstica, de existir disparidad entre los saldos
se proceder al cuadre da por da de los registros de la contabilidad contra los
reportes estadsticos de ventas emitidos durante el mes, es importante indicar que
la auditora de ingresos se realiza diariamente, lo que se traduce en un registro de
contabilidad diario de ventas y caja.
A continuacin encontrar una hoja tipo de auditoria, un reporte tipo de

segmentacin de mercado, y un resumen estadstico de ventas, para
96
complementar la informacin antes mencionada y para permitir una visualizacin

de los procesos que son factibles de implementarse en la actualidad a travs de
los sistemas de informacin de las diferentes dependencias del hotel.
Ejercicio integral de la unidad N4

97
98
A continuacin encontrar el detalle de las ventas de un hotel, segn las

especificaciones:
99
DIA 1 2 3 4 5
Ventas 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Ventas 3.147.830,00 3.213.195,00 4.264.712,00 5.088.275,00 4.570.690,00
Ventas 192.225,00 221.932,00 639.585,00 575.510,00 0,00
Ventas 0,00 0,00 101.468,00 0,00 0,00
Ventas 183.420,00 108.345,00 273.775,00 228.340,00 216.690,00
TELEFONOS 216.174,00 137.232,00 194.138,00 245.804,00 331.524,00

LAVA NDERIA 0,00 214.234,00 170.383,00 148.514,00 207.999,00
P ISCINA 129.000,00 0,00 0,00 0,00 9.000,00
CLUB M ORICHAL (168.000,00) 67.000,00 54.500,00 0,00 0,00
OTRA S VENTA S 5.000,00 5.000,00 5.300,00 7.200,00 15.800,00
4.124.876,64 4.113.647,33 6.210.636,29 7.519.835,12 6.178.598,12
1) Haga los asientos correspondientes a las ventas, de los das indicados, con sus
correspondientes traspasos a los libros mayores.
2) Considerando la siguiente informacin prepare los asientos de ventas

correspondiente, para los movimientos de caja se encontr que el 30% de las
ventas de alimentos y bebidas fue en efectivo, el 10% en cheques, el 25% en
tarjeta de crdito, se enva a la cuenta por cobrar ciudad el 10% de la venta y el
restante se contabiliz a la cuenta por cobrar de los huspedes.
3) El registro de los otros ingresos del hotel incluyendo la venta de habitaciones se

cancelaron tal como se indica: el 50% con cargo a la cuenta husped, el 30%
contra la cuenta por cobrar ciudad, y el resto la mitad fue en efectivo y la otra
mitad se cancel con tarjeta de crdito
4) Determine el saldo final para cada cuenta de ventas.
5) En funcin de la informacin suministrada determine cuanto fue el 10% por

servicio a pagar por da considerando que el recargo aplica para las ventas de
100
alimentos, bebidas y descorches. Realice los asientes correspondientes y sus

traspasos al libro mayor.
6) Determine los impuestos a pagar en ventas si sabemos que el IVA en ventas

tiene una alicuota de Bs. 14,5% y que el aporte al FPCT es del 1% sobre las
ventas, realice los asientos correspondientes y sus traspasos al libro mayor.
7) Utilizando las formulas sealadas para hacer la estadstica determine el

porcentaje de ocupacin del hotel para todos los das, teniendo en cuenta que
para los das 1ero y 2do haba 3 habitaciones ocupadas con el cdigo de
mercado uso casa, prepare el % de ocupacin del hotel para el cierre del mes.
8) Determine el % de doble ocupacin diaria que manejo el hotel y prepare el % de

doble ocupacin para el cierre del mes.
9) Seale cul fue la tarifa promedio por segmento de mercado por da y cul fue
la tarifa promedio por segmento de mercado al cierre del mes.
10) Prepare cul fue el consumo promedio al cierre del mes por punto de venta y
por turno.
11) Prepare el reporte acumulado de las ventas de los das indicados, con los
promedios de consumos, porcentaje de ocupacin y doble ocupacin.
UNIDAD N V
LOS ACTIVOS DE OPERACIN
101
Antes de iniciar el trnsito a travs de los activos de operacin, daremos una

revisin al departamento de costo y sus funciones dentro de la organizacin
hotelera.
El departamento de costo representa una de las dependencias de la contralora

del hotel, y dentro de las responsabilidades esta el manejo adecuado de los
inventarios del almacn, la preparacin de las reconciliaciones de costo de
alimentos y bebidas, la preparacin del resumen de gasto de los diferentes
departamentos del hotel, la evaluacin de los costos de produccin del
departamento de alimentos y bebidas, utilizando las recetas emitidas por el Chef,
evaluar el costo de bebidas en los puntos de ventas a travs de los inventarios
continuos y la preparacin de los reportes de costo potencial. Esta son algunas de
las funciones del departamento de costo.
La jefatura de costo tiene a su cargo un grupo de personas entre las que se

encuentra el receptor de mercanca, el jefe y ayudante del almacn, el asistente
de costo. Todas estas personas debern en todo momento junto con el jefe del
rea velar por el cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos
establecidas por la gerencia y la contralora del hotel, por otra parte los
procedimientos debern estar ajustado a las normas de calidad de manera tal que
se garantice un adecuado manejo de los insumos custodiados por este
departamento, en virtud de tener la responsabilidad de manipular alimentos y
bebidas para el consumo humano; por otra parte el almacenamiento y
manipulacin de qumicos para limpieza, lavandera, mantenimiento requiere del
equipo de costo un alto sentido de la responsabilidad, la higiene y la seguridad.
Tipos de Inventario
102
Dentro de los inventarios que usualmente encontraremos en un hotel estn:
INVENTARIOS DE A&B
Corresponde a los stocks de artculos a ser utilizados por el departamento de

cocina, bares y restaurantes, para dar servicio a los huspedes, clientes y
empleados del hotel.
INVENTARIO DE COMESTIBLES O ALIMENTOS
En esta cuenta de inventario se registrarn todas las compras de comestibles que

sern utilizadas por el departamento de cocina del hotel, dentro de los que
podemos mencionar carnes, frutas, verduras, entre otras.
INVENTARIOS DE BEBIDAS
En el inventario de bebidas se encuentran las compras de bebidas alcohlicas,

refrescos, agua, entre otros, esto productos sern consumidos por huspedes y
empleados del hotel.
INVENTARIOS DE SUMINISTROS
Corresponde a los inventarios de los insumos o materiales de consumo necesarios

para la operacin del hotel como papel, materiales de escritorios, papelera
impresas, suministros para los huspedes, artculos para la limpieza,
mantenimiento del hotel, entre otros.
INVENTARIOS ARTCULOS DE ESCRITORIO
103
Es el inventario donde se encuentran todos los artculos como lpices, bolgrafos,

borradores, papel para sumadores, marcadores, papel para impresoras, papel
para fotocopiadoras, entre otros.
INVENTARIOS SUMINISTROS IMPRESOS
En este inventario se contabilizan todas las compras de formatos preimpresos

para ser utilizados por los diferentes dependencias del hotel.
INVENTARIO DE SUMINISTROS HUSPEDES
Este inventario corresponde a suministros que sern utilizados por los huspedes
en sus habitaciones, como: jabones, equipos desechables de afeitar, champ,
cremas humectantes, entre otros.
INVENTARIOS DE LIMPIEZA
Corresponde a la existencia de suministros y materiales para la limpieza del hotel,

tanto de habitaciones como las reas de restaurantes, administrativas, etc.
INVENTARIOS DE LAVANDERA
En este inventario estn todos los materiales a ser utilizados por el departamento
de lavandera tanto qumicos, como materiales inherentes a sus funciones.
INVENTARIOS DE MANTENIMIENTO
104
Corresponde a la existencia de insumos para el mantenimiento preventivo y

correctivo de las instalaciones del hotel, como son: materiales, cables, bombillos,
herramientas, tornillos, lijas, brochas, rodillos para pintar, rodamientos, socates de
diferentes tipos, entre otras.
INVENTARIOS DE EQUIPOS OPERACIONALES
El inventario de equipos de operacin corresponde a los equipos necesarios para

la operacin del hotel y que en la mayora de los casos no corresponde a artculos
que se consuman, si no a insumos que se van deteriorando en funcin del uso, tal
es el caso de la loza, la cristalera, la lencera o los uniformes, esto por citar
alguno de ellos.
Al comprar o adquirir un activo se carga la cuenta de inventario y se acredita la

cuenta del proveedor. La manera de contabilizar el gasto de equipos
operacionales, sera el establecer una vida til para estos activos de un ao y una
vez que se realiza la salida del almacn se procede a calcular la amortizacin del
inventario en uso durante doce meses contra el gasto que corresponda, por
ejemplo un grupo de lencera de A&B (Manteles), se les di salida del inventario
en Noviembre del ao 2002, ser amortizado durante doce meses, lo que quiere
decir que se asume que su vida til ser hasta el mes de octubre del 2003, por
este mtodo la amortizacin del activo se realiza al costo al que fue incorporado al
uso. Los inventarios a los cuales se les puede aplicar este mtodo sern los que
se mencionan a continuacin:
Inventario de Loza
Inventario de Cristalera
105
Inventarios de Lencera habitaciones

Inventarios de Lencera A&B
Inventarios de Uniformes
Inventario de Utensilios de Cocina
Inventarios de Equipos
Ejemplo del Clculo de Amortizacin

Se tiene un saldo de Inventario de Lencera de 15.000.000,00
En el mes de enero del 2002, se registro una salida del inventario segn la
requisicin de almacn N 2589 por Manteles Redondo Blancos de 15 Unid. A un
costo de Bs. 35.000,oo C/U.
El registro se har tal como se seala a continuacin:
Se traspasa del inventario de almacn al inventario en uso;

Saldo Inicial Almacn Lencera Bs. 15.000.000,00
Saldo Inicial Lencera A&B en uso Bs. 6.500.123,00
Saldo Inventario Lencera en contabilidad = Bs. 21.500.123,00
(Saldo Inventario Inicial Ene-02)
Registro salida almacn por Bs. 525.000,00

(Este saldo traspasa del Inventario de almacn, al inventario en uso. Por lo que el
saldo en contabilidad del inventario de lencera de A&B permanecer igual).
Amortizacin
Saldo Salida Almacn 525.000,oo
Determinacin del Gasto de Lencera = ----------------------------- = 43.750,oo;
( amortizacin mensual) 12 mese
106
Se asume que la lencera tendr una vida til de un ao lo que quiere decir que a
partir de la fecha de entrada al uso y hasta el mes de Diciembre del 2002 se
estar amortizando esta salida de almacn. De haber nuevas salidas se tendr
bien establecido en la cdula de gasto de inventario las cuotas y los perodos
hasta los cuales deber amortizase cada salida registrada durante el ao, en este
ejemplo entonces deber registrarse contra el gasto la cuota correspondiente al
mes de Enero 2002, segn el asiento que se sugiere:
DB. Gasto Lencera A&B 600-80-302 43.750,00

CR. Cta. Inventario Lencera A&B 43.750,00
Para registrar el gasto de lencera correspondiente al mes en Enero del 2002.
El nuevo saldo del inventario despus de la amortizacin y las salidas del almacn
ser tal como se seala a continuacin
Se traspasa del inventario de almacn el inventario en uso;
Saldo Inicial Almacn Lencera Bs. 14.475.000,00
Saldo Inicial Lencera A&B en uso Bs. 6.981.373,00
Saldo Inventario Lencera en contabilidad = Bs. 21.456.373,00
(Al cierre de Ene-02)
La comprobacin del registro realizado ser tal como se seala a continuacin;
(+) Saldo Inventario Lencera Inicial Ene - 02 = Bs. 21.500.123,00

(-) Saldo Inventario Lencera Final Ene - 02 = Bs. 21.456.373,00
Diferencia es igual a la amortizacin del mes Bs. 43.750,00
La diferenciacin entre cada uno de los inventarios, viene dada por la utilidad que
tienen. Los inventarios de alimentos y bebidas son considerados materias primas
107
para el proceso de transformacin del hotel, en la industria hotelera el

departamento de alimentos y bebidas es el nico departamento que transforma
materia prima, en productos para el consumo de los huspedes, clientes y
empleados del hotel, el consumo de los stocks de almacn de alimentos y bebidas
son considerado un costo y no un gasto. Caso contrario ocurre con los inventarios
de suministros por ejemplo de papelera, impresos, suministros huspedes, entre
otros, en los cuales las salidas del almacn son cargadas directamente al gasto
del departamento que hace la solicitud del suministro. Por ejemplo una salida de
almacn del inventario de artculos de escritorio se registrar tal como se seala a
continuacin:
El almacn general recibe una requisicin del la contralora el que solicitan, 2

resmas de papel bond base 20, 13 resaltadores de colores, 5 rollos de papel para
sumadoras, 2 toner para impresoras, entre otros. El nmero de la requisicin es
1589. El asiento sugerido es:
-------------------------------------------X------------------------------------------------
DB. Cta. Gasto Art. Escritorio Admn y Gerencia 350.589,00
CR. Cta. Inventario Art. Escritorio 350.589,00
Para contabilizar la salida del Inventario de artculos de escritorio requisicin N

1589.
Se anexa cuadre del gasto de Art. Escritorio, donde se refleja que la salida de este
cuadre forma parte de los asiento de contabilidad. El asiento generado es tal como
se seala a continuacin:
Ejemplo:
DB. Gasto Art. Escritorio del Dpto. XXXX
108
CR. Inv. Art. Escritorio XXX

Para contabilizar el gasto del mes Ene-02,Suministro de Escritorio.
Departamentos Ene-02 Feb-02 Mar-02
Inventario Inicial 5.935.807,25 5.806.991,69 5.442.932,36

Compras del Mes 1.159.340,04 3.276.533,97 2.839.348,16
Gasto del Mes

Habitaciones 158.214,00 711.963,00 632.856,00
A&B 58.375,00 262.687,50 233.500,00
Club - SPA 91.824,00 413.208,00 367.296,00
Gerencia & Admn. 738.807,00 1.477.614,00 1.266.526,29
Mantenimiento 15.362,00 69.129,00 61.448,00
Recursos Humanos 19.514,00 87.813,00 78.056,00
Lavandera 10.587,00 31.761,00 26.467,50
Telfonos 39.028,00 117.084,00 97.570,00
Ventas y Mercadeo 156.444,60 469.333,80 391.111,50
Total salidas 1.288.155,60 3.640.593,30 3.154.831,29
Crdito a la Cuenta de Inventario
Inventario Final 5.806.991,69 5.442.932,36 5.127.449,23
Las compras o entradas al inventario de algn insumo o suministro se puede

expresara travs del ciclo de necesidades:
La necesidad de restablecer el stock de un artculo del inventario trae como

consecuencia que el jefe o encargado del almacn conjuntamente con el jefe de
costo y haga la solicitud del artculo en particular, esta solicitud se hace en el
formato de Solicitud de Compra de Hotel. La solicitud es entregada al
departamento de compras para que realice las gestiones pertinentes, como son
solicitar las cotizaciones del producto a los diferentes proveedores. Este
requerimiento es sometido a la aprobacin del contralor general y de la gerencia
del hotel, quienes le darn el visto bueno a la cotizacin que mejor se ajuste a los
requerimientos de calidad y precios; posteriormente el departamento de compras
preparar la orden de compra, a nombre del proveedor que gan la cotizacin,
para nuevamente ser remitida al departamento de contralora y a la gerencia
general para su aprobacin. Una vez aprobado se realizar la solicitud formal al
109
proveedor del insumo. Es importante sealar que la orden de compra es el

documento que obligue al hotel a cumplir con el pago de la factura una vez
recibida la mercanca.
Al reportar el receptor de mercanca la entrada del articulo deber tener copia de

la orden de compra para verificar que la mercanca se ajuste a los requerimientos
establecidos en la orden de compra, tanto en calidad y precios; una vez verificada
la compra se le dar formal entrada al almacn correspondiente. Las gestiones del
departamento de compra sern explicadas detalladamente en la unidad N 6.
EL COSTO DEL DEPARTAMENTO DE A&B
En la organizacin hotelera como en cualquier otra empresa durante el proceso de

transformacin de la materia prima es de fundamental importancia la
determinacin de los costos de produccin, para poder evaluar de manera objetiva
los resultados obtenidos en un momento dado. Esta informacin servir de
sustento al momento de tomar cualquier decisin que este relacionado con el
proceso productivo en el rea de alimentos y bebidas: En la industria hotelera, es
comn encontrar estndares de costo de ventas en los que se considera un costo
34% para el costo alimentos y 25% de costo para bebidas. De acuerdo a la
bibliografa consultada es posible obtener variaciones hasta 5 puntos porcentuales
entre un mes y otro, pero por regla general el departamento de costo deber
determinar sus causas. Por otra parte el porcentaje de costo al que se hace
referencia, es el costo neto, el cual se obtiene de restar del costo bruto los
importes de alimentos y bebidas que se hallan utilizado en la preparacin de la
comida del personal, este registro se conoce como crdito al costo de alimentos, y
su contra partida ser el gasto de comida para el personal. Este tratamiento
contable aplica tambin para el costo de ventas de bebidas en cuyo caso se
descontara del costo bruto, todos aquellos consumos de inventario de bebidas que
corresponda al gasto del hotel, por ejemplo; el Cctel de bienvenida de los hoteles
110
tursticos, o los tragos otorgados por la casa en una promocin de algn bar, bajo
la figura de happy hour u hora feliz.
Dentro de los crditos al costo de alimentos encontraremos; comida empleados,

atenciones VIP, atenciones de gerencia, degustacin, pasapalos al bar, alimentos
al bar, promociones en ventas, entre otras.
Dentro de los crditos al costo de bebidas encontraremos; bebidas empleados,

mermas y roturas, agua a oficinas, tragos de bienvenida, bebidas para cocinar,
aguas para habitaciones, entre otras.
Reconciliacin de Costo
Inventario: En la reconciliacin de costo tanto alimentos y bebidas se consideran

dos tipos de inventarios, el inventario del almacn y el inventario de puntos de
ventas (bares y cocina), este ultimo corresponde a todas las existencia de
materias prima que estn en los puntos de ventas para el momento de la toma
fsica de los inventarios, en otras palabras todos aquellos productos o insumos
que no han sido vendido como por ejemplo los stock de bebidas de los bares, o
los postres preparados en las pastelera, las carnes congeladas en las cavas de la
cocina, las frutas y hortalizas en stock en la cocina, entre otros.
En la reconciliacin de costo deber considerarse los saldos de inventario tanto

del almacn como de los puntos de ventas, teniendo presente el inventario inicial y
final para ambos casos.
Las compras: Corresponde al saldo neto (sin impuestos), correspondientes a las

compras de los insumos (alimentos y bebidas), el cual al sumarlo con el saldo de
los inventarios iniciales de almacn y puntos de ventas (cocina y bares) da como
111
resultado el inventario disponible del hotel para cada unos de los rubros de
alimentos y bebidas.
Costo Bruto: El costo bruto de alimentos o bebidas es el resultado de restar del

disponible el inventario final de almacn y de punto de ventas, bien sea de
alimentos o de bebidas, el resultado de la resta es la cantidad de insumo
consumido en las actividades del hotel para el perodo en estudio.
Crditos al Costo: Los crditos al costo corresponden al consumo del inventario de
alimentos o bebidas, que corresponde a los gastos del hotel, como por ejemplo; la
comida para el personal, las degustaciones del departamento de mercadeo, los
almuerzo en cortesa a los gerentes de empresas con las que mantienen
relaciones comerciales. Este saldo deber ser restado del costo bruto para saber
realmente cuanto fue el costo de las materias primas utilizadas en el proceso de
ventas del hotel.
Costo Neto: El costo neto es el saldo total correspondiente a lo consumido en

materia prima en alimentos o bebidas producto de las ventas del mes.
El Porcentaje de Costo (%): Es la relacin porcentual que existe entre las ventas
totales registradas bien sea en alimentos o bebidas con relacin al costo neto para
cada uno de esto inventarios.
A continuacin le ejemplificaremos a travs de la reconciliacin de costo, el

clculos del costo de alimentos para un mes en particular:
112
Hotel Morichal Largo

Reconciliacin de Costo Alimentos
Fecha: Enero 2002
Inv. Inicial
Almancen General 26.169.625,10
Cocina 5.835.526,26
Total InV. Inicial 32.005.151,36
(+) Compras 25.028.353,54
Disponible 57.033.504,90
(-)Inv. Final
Cocina 5.139.013,02
Costo Bruto 29.284.047,01
Cod. Cta. Credito al Costo.

930-60-751 Comida Empleados 6.828.862,84
915-81-312 Atenciones VIP 147.061,60
900-81-312 Atenciones Gerencia 110.151,40
600-81-311 Desgustacin 64.453,55
600-81-315 Pasapalos al Bar 96.238,85
600-81-316 Promociones en Ventas 483.241,87
Total Crditos al Costo 7.730.010,11
Costo Neto 21.554.036,90
Total Ventas Registradas en el Mes Enero-02 61.582.962,56
% Costo del mes 35%
A continuacin le ejemplificaremos a travs de la reconciliacin de costo, el

clculos del costo de bebidas para un mes en particular:
113
Hotel Morichal Largo

Reconciliacin de Costo Bebidas
Fecha: Enero 2002
Inv. Inicial
Cocina 2.347.438,00
(+) Compras 2.656.115,00
Disponible 16.564.968,00
(-)Inv. Final
Cocina 2.104.472,00
Costo Bruto 3.988.148,00
Cod. Cta. Credito al Costo.

930-60-751 Bebida Empleados 138.250,00
915-81-312 Atenciones VIP 57.832,00
900-81-312 Atenciones Gerencia 110.151,40
600-81-317 Mermas y Roturas 89.563,00
830-60-751 Agua a Oficina 96.238,85
500-81-306 Agua Habitaciones 483.241,87
500-81-314 Tragos de Bienvenida 150.897,00
600-80-101 Bebidsa para Cocinar 96.238,85
Total Crditos al Costo 1.222.412,97
Costo Neto 2.765.735,03
Total Ventas Registradas en el Mes Enero-02 11.062.940,12
% Costop del mes 25%
114
Ejercicio Inventario de Costo de A&B

Se nos suministra la siguiente informacin para determinar el costo bruto, y el
costo neto, y los % de costo para los meses que se sealan y la preparacin de la
reconciliacin de costo de A&B, correspondientes:

EJERCICIOS
RECONCILIACION
DE ALIMENTOS
DETALLE ENERO FEBRERO MARZO

INVENTARIO INICIAL 32.005.151,35 27.749.456,89 26.358.093,39
(+) COMPRAS 25.028.353,54 23.842.284,62 29.347.992,88
INVENTARIO FINAL 27.749.457,89 26.358.093,39 29.269.631,95
COMIDA EMPLEADOS 8.311.882,85 7.420.495,98 8.958.259,58
COMIDA SERVICIO MEDICO 96.238,85 87.974,96 111.717,60
ATENCIONES VENTAS 195.945,89 470.756,75 394.008,31
Y MERCADEO
PROMOCION EN VENTAS 382.974,30 341.910,00 0,00
PASAPALOS AL BAR 147.061,60 161.682,60 120.423,30
ALIMENTOS AL BAR 179.773,06 354.466,25 378.869,36
MERMAS 0,00 9.575,02 80.259,00
CONSUMO SUPLIDORES 0,00 98.122,50 0,00
TOTAL CREDITO AL COSTO 9.313.876,55 8.944.984,06 10.043.537,15
VENTAS NETAS 59.294.136,76 46.425.505,31 47.287.649,76

RECONCILIACION DE BEBIDAS
DETALLE ENERO FEBRERO
TOTAL INVENTARIO INICIAL 13.908.854,14 12.576.821,44
COMPRAS 2.656.115,00 4.804.854,95
INVENTARIO FINAL 12.576.821,44 12.663.854,85
CREDIT CRDITOS AL COSTO
BEBIDAS EMPLEADOS 259.384,81 373.564,85
BEBIDAS PARA COCINAR 57.832,39 97.017,44
ATENCIONES VENTAS Y MERCADEO 332.129,52 296.507,85
HAPPY HOURS 203.010,50 170.405,25
BEBIDAS COFFE BREAK 6.550,08 0,00
AGUA PARA HABITACIONES 287.529,73 258.996,00
TOTAL CREDITOS AL COSTO 1.146.437,03 1.196.491,39
COSTOS TOTAL BEBIDAS 2.538.749,54 3.120.039,09
VENTAS NETAS 10.398.728,00 12.658.356,00
UNIDAD N VI
115
LAS CUENTAS POR PAGAR - LAS CUENTAS POR COBRAR
LAS CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar del hotel representan las obligaciones con terceros que
tiene el hotel, es importante sealar que en la hotelera no se utiliza la cuenta
compras como tal para registrar las adquisiciones, en virtud de que, se aplica el
mtodo del inventario perpetuo y por tanto todas las compras se asientan como
entradas al inventario, el asiento tipo ser
DB: Inventario XXX

CR: Cuentas por Pagar XXX
Las cuentas por pagar se controlan por medio del reporte emitido por el sistema
de Anlisis de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el mencionado reporte tiene
la particularidad de funcionar como el libro auxiliar, presentado los saldos por
pagar a los diferentes proveedores y suplidores de hotel por nombre del
proveedor, nmero de factura, monto a pagar y antigedad de la factura, lo que
permite un adecuado control sobre las cunetas por pagar, permitiendo hacer una
programacin efectiva de los pagos, en funcin de la antigedad que presenta un
proveedor en un momento determinado, por otra parte el control de los pagos con
el anlisis de vencimiento evitar cancelar las facturas antes de su fecha de
vencimiento, a su vez permite monitorear los saldos de los proveedores con
regularidad. El saldo total a anlisis de vencimiento ser, el saldo de la cuenta por
pagar a proveedores del balance general.
Es importante destacar las cuentas por pagar en hotelera por ello se deben
mencionar la relevancia de las gestiones de compras y todas sus implicaciones.
Para el hotel es sumamente importante este departamento puesto que, la calidad
116
de los servicios ofrecidos depende en gran parte de los productos y equipos que
se compren.
Dentro de las funciones del departamento de compras esta:

Proveer de los alimentos, bebidas y suministros que requiera el hotel para su
operacin, las compras debern hacerse en funcin de la calidad y mejor costo de
manera oportuna. El departamento de compras debe conocer las ventajas y
desventajas de los proveedores y sus productos. Participa en el establecimiento
de los mximos y mnimos de las existencias del almacn.
El procedimiento de compras de una empresa hotelera tiene sus particularidades,

la compra de productos perecederos (carnes, huevos, pescados, mariscos,
legumbres, entre otros), debern ajustarse a las necesidades del hotel, para la
adquisicin de esto insumos el encargado de las compras debern estar
acompaado por el Chef, Sous Chef, o algn supervisor de la cocina que
garantice la calidad de los productos comprados.
El departamento de costo por intermedio de la receptora de mercanca, recibir las

compras y verificar que se trate de los productos solicitados stos deben estar
ajustados a los requerimientos establecidos en las solicitudes de las diferentes
dependencias del hotel y en lo que respecta a calidad, cantidad, tipo de insumo
recibido, la receptora deber pesar, contar, observar los precios facturados los
cuales deben ajustarse a los sealados en la orden de compra.
Una vez que se realiza la verificacin por parte del departamento de costo, es
remitido al departamento de contabilidad la factura recibida deber estar sellada por
costo dando el acuse de recibo de los artculos, nuevamente el departamento o
encargado de las cuentas por pagar verifica la facturas, las solicitudes u ordenes
para las compras, para posteriormente se pasada a la aprobacin del contralor
117
general, quien dar el visto bueno para que se contabilice en la cuenta de inventario
que le corresponda.
La contabilizacin de la factura se realizar con carga a la cuenta de inventario

correspondiente y cargo al IVA pagado en compras, si aplica, y con crdito a la
cuenta por pagar del proveedor.
Para el cuadre al cierre del mes de las cuentas por pagar se consideran algunos
elementos, como lo son las conciliaciones de las compras del mes contra las
entradas al inventario, por otra parte, existe otra contrapartida para l cuadre como
lo es el cierre de los inventarios, si el departamento de cuentas por pagar se
equivoca en la contabilizacin y registro de las entradas al inventario difcilmente el
inventario final que arrojara el sistema cuadrar con el inventario fsico.
Por otra parte el departamento de cuentas por pagar deber emitir a travs del
sistema el libro de compras el cual es una recopilacin de todas las facturas exenta
y gravables por el impuesto al valor agregado, a la base gravable del libro se
aplicar el porcentaje del IVA que corresponda, el resultado obtenido deber
cuadrar con el IVA registrado en contabilidad.
Para cancelar el IVA del mes se deber hacer el siguiente procedimiento:
Se cuadrar el IVA contabilizado por pagar en ventas, el cuadre del IVA en

ventas se realiza diariamente por el departamento de auditora. El IVA en
venta es considerado como un crdito fiscal, lo que quiere decir una
cuenta por pagar al SENIAT.
Se cuadra el IVA contabilizado como IVA pagado en compras, segn el

libro de compras el cuadra I.N.C.E es realizado por el departamento de
118
cuentas por pagar. Este saldo es un dbito fiscal, en otras palabras es

considerado como un anticipo del IVA por pagar en ventas.
3) Tomando como referencia la informacin suministrada en (1) y (2), el

IVA por pagar de un mes cualquiera ser el resultado de restar el monto
total del libro de ventas, menos el monto total del libro de compras.
I.V.A. a Pagar en el mes = IVA por Pagar Ventas IVA pagado en
Compras
O lo que es igual decir;
(+) Saldo del impuesto libro de Ventas
(-) ( Saldo del Impuesto Libro de Compras)
_________________________________________
Clculo del I.V.A. a Pagar = I.V.A. Por Pagar en el Mes
119
Dentro de otras de las obligaciones legales del hotel esta la cancelacin del1% sobres las
ventas del mes (este % se recarga en las facturas de ventas), este tasa impositiva se
cancelar como una contribucin al Fondo Nacional de Promocin y Capacitacin
Turstica.
El cuadre del FPCT deber realizarlo el departamento de auditora a diario, y la verificacin

del mismo se realizar al multiplicar el total de las ventas contabilizadas por el 1%, el
producto resultante deber en todo momento ser igual al FPCT registrado por pagar
por el departamento de auditora.

FPCT 1% Por Pagar
Ene-02
Total Ventas Registradas en el Mes
Alimentos en Bar Bs. 15.858.980,00
Alimentos en Fuente de Sodas Bs. 12.000.000,00
Bebidas restaurante Bs. 17.993.505,00
Telfonos Larga distancia Bs. 2.025.000,00
Derecho Piscina Bs. 6.750.000,00
Club - SPA Bs. 6.750.000,00
Servicio Lavandera Bs. 17.693.400,00
Total Ventas (Base Gravable) 283.226.047,15
Calculado
FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs. 2.832.260,47
Por Pagar Segn las Ventas.
Continuando con los deberes formales del hotel, el pago del I.S.L.R. retenido es uno
de ellos, el cual se aplicar apegado a las disposiciones de la ley, dentro de las
retenciones aplicadas estn las que se hacen por los abonos en cuanta a
proveedores y a las personas naturales bien sea empleados, o aquellas que hallan
prestado sus servicios en el hotel, en este caso se considera para aplicar las
retenciones de I.S.L.R. lo establecido en el reglamento de retenciones de la Ley de
I.S.L.R.
120
El asiento sugerido para tales efectos ser como se indica a continuacin.
------------------------------------X-----------------------------------------------
DB. Cta. Por Pagar Proveedor XXX
CR. Cta. Banco XXX

CR. Cta. ISLR Retenido Proveedores XXX
Las retenciones realizadas a las personas jurdicas se cancelarn en la planilla o

forma N 13 y las retenciones de personas naturales en la forma N 11, siempre
121
dentro del plazo establecido para entregar este impuesto (dentro de los primeros tres
das hbiles de cada mes siguientes a la fecha de la retencin).
Generalidades del Pago de Nomina del Hotel
El pago de nmina es la cancelacin a los trabajadores de su salario por los

servicios prestados, la cual se divide en dos grandes aspectos:
a) Asignaciones.
b) Deducciones
Algunas de las asignaciones son:

- Das Trabajados
- Horas Extraordinarias
- Das Feriados
- Da de descanso
- Comisiones
- Porcentaje por servicio (10%)
- Vacaciones
- Utilidades
- Fideicomisos
Uno de los aspectos ms relevantes a mencionar es la cancelacin del 10% por

servicio. El porcentaje por servicio es el recargo habitual que se realiza en las
facturas de huspedes y clientes del hotel por las ventas de alimentos y bebidas,
el registro del 10% por pagar en contabilidad es responsabilidad del departamento
de auditora. La cancelacin del porcentaje por pagar se realiza a travs del pago
de nmina.
La cancelacin del porcentaje se realiza siguiendo los lineamientos que se indican
a continuacin:
122
Para hacer la distribucin los hoteles acostumbran a asignar un puntaje diferente a

cada rango de la brigada de servicio. Por ejemplo
Un Jefe Restaurante 5 puntos. Total puntos = 5

Tres Capitanes 3 puntos Total puntos = 9
10 Mesoneros 2 puntos Total puntos = 20
8 Ayudantes 1.5 puntos Total puntos = 12
10 Cocina y Utilera 0.5 puntos Total puntos = 5
5 Cajeros Departamentales 0.5 puntos Total puntos = 2,5
-------------
Total puntos = 53,5
Para calcular la cantidad que le corresponda a cada empleados de la
brigada del servicio se aplicar la siguiente formula
Total de 10% a Pagar

-------------------------------------------------- = Valor del Punto
Suma total de Puntos de la Brigada
La constante obtenida o valor del punto se multiplicara por el total de puntos

que posea el empleado.
Ejemplo:
El departamento de auditora reporta unas ventas totales netas de:
123
Alimentos: 15.000.000,oo
Bebidas 8.500.000,oo
--------------------------------
Total ventas = 23.500.000,oo
10% servicio = 10% del Total Ventas Netas = 2.350.000,oo
Utilizando la frmula anterior tendramos al valor del punto en:

Total % a pagar
-------------------------------- = Valor del Punto
N Total Puntos Brigada
2.350.000,oo
---------------------- = 43.925,23
53,5
As tendramos que el pago por empleado por concepto de 10% de servicio seria
tal como se indica
Cuadro Analtico para el pago por nmina del 10% por Servicio
Rango N Puntos Valor Punto NEmpleados Total aPagar
Jefe Restaurante 5 43.925,23 1 219.626,15
Capitn 3 43.925,23 3 395.327,07
Mesoneros 2 43.925,23 10 878.504,60
Ayudante M. 1,5 43.925,23 8 527.102,76
Cocina/Utilera 0,5 43.925,23 10 219.626,15
CaJa Departam. 0,5 43.925,23 5 109.813,27
Total 10% a Pagar Por Nmina 2.350.000,00
10 % Registrado pot Auditoria en ventas 2.350.000,00
Control (0,00)
124
Algunas de las deducciones son:
Seguro Social obligatorio

Seguro Paro Forzoso
Ley de Poltica Habitacional
Impuesto Sobre la Renta
Para el clculo de las deducciones se debe tomar en funcin al salario normal del
trabajador el cual esta definido en la Ley Orgnica del Trabajo en el Art. 133 que:
Es la remuneracin devengada por el trabajador en forma regular y permanente
por la prestacin de sus servicios. Quedando por lo tanto, excluido del mismo las
prestaciones de antigedad y las que la ley considera que no tienen carcter
salarial, tal como lo dispone el artculo 133 pargrafo segundo de la Ley Orgnica
del Trabajo.
Cotizacin Seguro Social
Corresponde a las retenciones realizadas a los trabajadores segn lo establece el

Reglamento de la Ley del Seguro Social, en sus artculos:
Art. 58 Los trabajadores debern ser inscritos en el S.S.O. dentro de los tres das
hbiles inmediatos siguientes al comienzo de su actividad, mediante el formulario
14-02.
En la casilla del formulario 14-02, deber indicarse el salario semanal de
cotizacin.
125
Clculo del salario semanal de cotizacin a trabajadores con remuneracin

mensual; Segn el Artculo 98 del Reglamento de ley del Seguro Social se
realizar tal como se indica
Sueldo mensual X 12 meses

Salario Semanal = ----------------------------------------------
52 Semanas
El Art. 98 del reglamento estable que el salario mximo sobre el cual podr cotizar
un trabajador ser el equivalente a 5 salarios mnimos mensuales.
Calculo del salario semanal de cotizacin a trabajadores con remuneracin diaria;

Segn el Art. 99 del Reglamento de ley del Seguro Social se realizar tal como se
indica,
Salario semanal de cotizacin = salario diario X 7 das.
Calculo de la cotizacin la Seguro Social (S.S.O.)
Segn el Art. 109 del Reglamento de Ley del Seguro Social, la base de calculo de
la cotizacin va a depender del riesgo en el cual haya sido clasificada la empresa,
la tarifa ser tal como se seala:
Art. 109 TARIFA

Riesgo Patrono Asegurado
Mnimo 9% 4%
Medio 10% 4%
Mximo 11% 4%
126
En lo que respecta a la cotizacin del trabajador se generar un asiento en

contabilidad tal como se seala a continuacin
Asiento N 1 (Por cotizacin Empleado)
DB. Cta. Nmina Pagada 4% (Base de Clculo de Cotizacin S.S.O.)

CR. Cta. SSO por Pagar 4% (Base de Clculo de Cotizacin S.S.O.)
Para contabilizar la Cta. por Pagar S.S.O. por cotizacin del empleado.
Asiento N 2 (Por cotizacin del Patrono)
DB. Cta. Gasto de S.S.O. % (Base de Clculo de Cotizacin), segn el

riesgo.
CR. Cta. Por Pagar S.S.O. % (Base de Clculo de Cotizacin), segn el

riesgo.
Para contabilizar al gasto y a la cuenta por pagar, la cotizacin mensual de

S.S.O. correspondiente al mes.
Seguro de Paro Forzoso (S.P.F.)
Segn lo establecido en el Reglamento de Ley del Seguro Social a la Contingencia

de Paro Forzoso; la cotizacin ser tal como se seala:
Los trabajadores; aportarn el 0.50%, calculado sobre el salario de cotizacin al

Seguro Social.
El patrono; cotizar el 1,70%, tambin calculado sobre el salario de cotizacin
Seguro Social.
127
En lo que respecta a la cotizacin del trabajador se genera un asiento en

contabilidad tal como se seala a continuacin:
DB. Cta. Nmina Pagadas 0,5% (Base de Calculo de Cotizacin S.S.O.)

CR. Cta. S.P.F. por Pagar 0,5% (Base de Calculo de Cotizacin S.S.O.)
Para contabilizar la Cta. por Pagar S.P.F. por cotizacin del empleado.
DB. Cta. Gasto de S.P.F. % (Base de Calculo de Cotizacin S.S.O), segn el

riesgo.
CR. Cta. Por Pagar S.P.F. % (Base de Calculo de Cotizacin S.S.O.), segn el
riesgo.

S.P.F. correspondiente al mes.
Ley de Ahorro Habitacional (L.P.H.)
El artculo 17 de esta ley establece, que los aporte sern tal como se seala a
continuacin:
Trabajadores: El aporte del trabajador ser del 1%, se calcula sobre la

remuneracin mensual.
128
Patrono: El patrono aportar el 2% de lo erogado por concepto de remuneracin

mensual.
DB. Cta. Nmina Pagadas 1% (De la remuneracin mensual)

CR. Cta. L.P.H por Pagar 1% (De la remuneracin mensual)
Para contabilizar la Cta. por Pagar L.P.H. por cotizacin del empleado.
DB. Cta. Gasto de L.P.H. 2% (De la remuneracin mensual)

CR. Cta. Por Pagar L.P.H. 2% (De la remuneracin mensual)

L.P.H. correspondiente al mes.
La ley Orgnica del Trabajo establece el pago de vacaciones, utilidades,

fideicomisos a los trabajadores, estas disposiciones pueden variar en funcin de
las convenciones colectivas celebradas en las diferentes empresas, entre los
patronos y los diferentes sindicatos o agrupaciones de trabajadores; pero en
ningn caso podrn estar por debajo o desmejorar lo establecido en la Ley
Orgnica del Trabajo (L.O.T).
El pago de las vacaciones, fideicomisos, utilidades se realizarn siguiendo las

especificaciones de la Ley Orgnica del Trabajo para tales efectos. El
departamento de recursos humanos, nmina y contabilidad debern establecer a
travs de los sistemas de nmina los clculos pertinentes a las vacaciones,
fideicomiso y utilidades causadas mensualmente con la finalidad de registrarlas
129
contra el gasto correspondiente, la contrapartida del mencionado registro ser la

cuenta de pasivo correspondiente. Los asientos sugeridos sern los siguientes:
Vacaciones:
-----------------------------------------X-----------------------------------
DB. Gto. de Vacaciones (Recursos Humanos) XXXXX
CR. Cta. Vacaciones por Pagar XXXXXX
Para contabilizar el gasto de vacaciones causadas en el mes de XXX.
Utilidades:
-----------------------------------------X-----------------------------------
DB. Gto. de Utilidades( Recursos Humanos) XXXXX
CR. Cta. Utilidades por Pagar XXXXXX
Para contabilizar el gasto de utilidades causadas en el mes de XXX.
Fideicomisos:
-----------------------------------------X-----------------------------------
DB. Gto. de Fideicomiso ( Recursos Humanos) XXXXX
CR. Cta. Fideicomiso por Pagar XXXXXX
Para contabilizar el gasto de fideicomiso causados para el mes de XXX.
Al liquidar una vacacin de algn empleado el registro a realizar ser contra la

cuenta del pasivo, tal como se seala a continuacin:
Por ejemplo; el Sr. Pedro Martnez, sale de vacaciones y la liquidacin de la

misma seala que el pago por este concepto sin deducciones de Bs. 384.638,52.
130
El saldo de la cuenta de vacaciones por pagar el de 18.785.328,87 a la fecha. El

asiento a realizar ser:
------------------------------------------X----------------------------------------------
Db. Cta. Vacaciones por Pagar 384.638.52
CR. Banco 384.638.52
Para contabilizar el pago por concepto de vacaciones Sr. Pedro Martnez
El saldo del pasivo por pagar por Vacaciones ser entonces:
Conciliacin Vacaciones por Pagar

Cod. Cta.
Dbitos Crdito Saldo
Saldo Inicial Feb-02 18,366,690.35
Pedro Martnez 384,638.52 17,982,051.83
Para el momento de registrarse el pago de las vacaciones del Sr. Martnez el saldo
del pasivo por este concepto quedo en Bs. 17.982.051,82.
El tratamiento contable del pago de utilidades y fideicomisos ser idntico al de

las vacaciones, sealadas anteriormente. Para cualquier inquietud se le sugiere al
participante documentarse con la Ley Orgnica del Trabajo.
Calculo de Aporte al I.N.C.E
La ley establece que las empresas que tengan 5 o ms trabajadores

debern para al I.N.C.E. el 2% del total de sueldos pagados, as como
retener % de las utilidades pagadas.
Asiento a realizar:
131
----------------------------------X-----------------------------------------------------
DB. Cta. gasto I.N.C.E (Recursos Humanos) XXXXX
CR. Cta. I.N.C.E por Pagar XXXXXX
Para contabilizar la provisin de I.N.C.E por pagar del mes
Impuesto Sobre La Renta
Esta retencin la efecta la empresa para luego pagarle al SENIAT, l % de

retencin es determinado por el contribuyente, por la preparacin del formulario
ARI que establece la ley: El formulario ARI preparado por el empleado deber ser
remitido por el mismo al departamento de personal para que se tomen las
previsiones necesarias para realizar las correspondientes retenciones por nmina
oportunamente.
En este formulario el empleado hace una estimacin de sus ingresos gravables y

sus desgravmenes para el ao fiscal, basndose en estos datos, el agente de
retencin del I.S.L.R., la empresa calcula el monto a retener, este porcentaje ser
fijo a menos que el trabajador solicite cambio elaborando un nuevo ARI, siguiendo
las especificaciones que establece la ley para estos efectos.
Contabilizacin de la Nmina
El asiento emitido por el sistema, ser contabilizado cargando a las cuentas de

gasto de sueldo y salarios de los departamentos correspondientes los importe
devengados por los empleados, y los abonos se hacen por los totales de cada una
de las deducciones, es decir a la cuenta S.S.O., por pagar, I.S.L.R. por pagar, para
finalizar se acredita la cuenta de bancos para contabilizar la salida de caja.
132
Ejemplo:
DB. Sueldos y Salario Habitaciones. XXX

DB. Sueldos y Salario A&B XXX
DB. Sueldos y Salario Telfonos XXX
DB. Sueldos y Salario Piscina XXX
DB. Sueldos y Salario Club SPA XXX
DB. Sueldos y Salario Admon & Gerencia XXX
DB. Sueldos y Salario Mercadeo y Ventas XXX
DB. Sueldos y Salario Mantenimiento XXX
CR. S.S.O. por Pagar XXX

CR. S.P.F por Pagar XXX
CR. I.S.L.R. por Pagar XXX
CR. L.P.H por Pagar XXX
CR. Banco XXX
El departamento de recursos humanos incurre en gastos inherentes a sus

funciones durante cada mes, este saldo ser prorrateado y cargados a los otros
gastos de recursos humanos de los diferentes departamentos tanto operativos
como funcionales; de acuerdo a las disposiciones de la administracin del hotel,
de ser posible deber determinarse los gastos en que incurra el departamento de
recursos humanos por dependencias, si esta medida no es factible, se pueden
estableces tasas porcentuales para la distribucin en funcin del nmero de
empleados que laboran en el hotel por departamento.
De los gastos que podemos mencionar estn:

Gasto por Alimentacin Empleados
Gasto por Vacaciones causada en el mes
Gasto por fideicomisos
133
Gasto de I.N.C.E.
Gasto por Poltica Habitacional
Gasto por Seguro Social y Paro Forzoso
Gasto de Seguro para Empleados, estos son slo algunos de los gastos
causados por las gestiones del departamento de Recursos Humanos de un
hotel.
134
UNIDAD N. VII
LOS ESTADOS FINANCIEROS
Antes de mencionar las generalidades de los estados financieros, se debe

mencionar que en la hotelera las conciliaciones de las cuentas de tesorera y
bancos se realizaran siguiendo los mtodos utilizados en la contabilidad general.
Por otro lado una vez que se han hecho todos los asiento de contabilidad
correspondientes, se procede a realizar las conciliaciones de las cuentas del
balance general, para posteriormente hacer los asiento de cierre del periodo:
135
-------------------------------X-----------------------------------------
DB. Cta. Perdidas y Ganancias XXXX
CR. Ctas. Gastos XXXX
Para contabilizar contra la cuenta de perdas y ganancia los gastos del mes
-------------------------------X-----------------------------------------
DB Cta. Ingresos del Mes XXXX
CR. Cta. Perdidas y Ganancias XXXX
Para contabilizar contra la cuenta de perdas y ganancia las ventas registradas en

el periodo.
Con estos dos registro se contabilizar la utilidad o perdida neta del periodo.
Una vez realizados los asientos de cierre se proceder a la emisin de los estados
financieros del hotel.
Interpretacin de los Estados Financieros:
Conviene advertir que el anlisis de los estados financieros constituye una

especialidad de la contabilidad, por lo que se explicarn solo conceptos
elementales.
Interpretacin del Balance General
En gran medida el anlisis del balance general permite ver el grado de recursos
que posee la empresa para cancelar los compromisos contraidos con terceros, en
136
otras palabras permite ver el grado de solvencia que posee la empresa. Con el
anlisis es posible saber el grado de endeudamiento con relacin al capital propio
de la empresa.
Dentro de las pruebas que se pueden aplicar en anlisis de los estado financieros
estn:
- Capital de Trabajo o Circulante.
- Relacin de Circulante.
- Prueba del Acido o Prueba Severa.
Capital de Trabajo o Circulante: Resulta ser el exceso del activo circulante de una
empresa sobre su pasivo circulante. La posibilidad de expansin de una empresa,
o de pagar sus obligaciones y obtener beneficios, tiene mucho que ver con el
capital circulante o de trabajo. Por otro lado este saldo corresponde a la proteccin
de los acreedores acorto plazo.
Por ejemplo.
Hotel A.B.C,
Balance General al 28/02/02
Activo
Activo Circulante
Caja y Banco 167.589.213,00
Ctas. Por Cobrar 258.258.179,00
Inventarios de Merc. 98.758.569,00
________________
Toral Activo Cte. 524.605.961,00
Pasivo
Pasivo Circulante
137
Ctas. por Pagar Proveedores 187.589.782,00

Sueldos por Pagar 42.987.628,00
Impuestos por Pagar 24.648.715,00
____________________
Total pasivo Cte. 255.226.125,00
As;
Activo Circulante 524.605.961,00
(-) Pasivo Circulante 255.226.125,00
______________________
Capital Circulante 269.379.836,00
Relacin de Circulante: Como los fondos se habrn de utilizar para pagar el pasivo
circulante, debe conocerse la relacin existente entre el activo y el pasivo
circulante, por otra parte sabiendo que el activo circulante sufrir continuas
modificaciones, pero no a as en pasivo, es importante que el activo circulante sea
bastante mayor al pasivo circulante.
Algunas entidades financieras sugieren que una relacin 2:1 (Activo: Pasivo), es lo
suficientemente amplio, sin embargo es esto va a depender de la dinmica de la
empresa y sus actividades, por lo que es prudente tomarlo como una regla
general.
Continuando con el ejemplo:
As:
----------------------------------= 2.05
Pasivo Circulante 255.226.125,00
Lo que indica que se tienen 2.05 bolvares para cubrir cada bolvar de deuda.
138
- Prueba del Acido o Prueba Severa: Consiste en la determinacin de la relacin

entre el activo circulante sin el inventario de mercanca, y el pasivo circulante. En
esta prueba se asume la mercanca en inventario en menos circulante que el resto
de las partidas que componen el activo circulante:
As;
(sin Inv. mercanca) ----------------------------------= 1.66
Pasivo Circulante 255.226.125,00
Lo que indica que se tienen 1.66 bolivares para cubrir cada bolvar de deuda.
Interpretacin de la Relacin de Ganancias y Perdidas
Las ventas constituyen la base obligada para evaluar el rendimiento de la actividad

mercantil de una empresa, por ende la comparacin entre las ventas, los costos y
gastos es de fundamental importancia para la toma de decisiones. En un anlisis
de la proporcionalidad de las ventas frente a los costos, donde se observe un
incremento desmesurado de la relacin porcentual entre las ventas y su costo,
puede indicar que las ventas se obtuvieron frente aun costo excesivo, lo que
evidentemente generar una reaccin que busque corregir esta irregularidad.
Como se seal anteriormente la relacin de estado de resultados se basa en la

proporcionalidad de las ventas frente a los costos y los gastos. A continuacin le
presentamos el estado de resultado del hotel ABC.
139
HOTEL ABC,
ESTADO DE PERDIADS Y GANANCIA
PERIODO FEBRERO - 2002
VENTAS TOTALES 318.305.479,00
VENTAS HABITACIONES 220.520.342,00 100%

SUELDOS Y SALARIOS 14.944.083,00 7%
OTROS GASTOS 10.844.632,00 5%
TOTAL HABITACIONES 194.731.627,00 88%
VENTAS A&B 97.785.137,00 100%

COSTO DE ALIMENTOS 34.224.797,95 35%
COSTO DE BEBIDAS 19.557.027,40 20%
SUELDOS Y SALARIOS 16.623.473,29 17%
TOTAL OTROS GASTOS 7.822.810,96 8%
TOTAL A&B 19.557.027,40 20%
GANACIA OPERACIONAL 214.288.654,40 67%
DEPARTAMENTO FUNCIONALES
ADMINISTRACIN Y GERENCIA 38.196.657,48 12%

MERCADEO Y VENTAS 3.183.054,79 1%
LUZ, AGUA Y FUERZA 22.281.383,53 7%
MANTENIMIENTO 15.915.273,95 5%
TOTAL DEPARTAMENTO FUNCIONALES 79.576.369,75 25%
UTILIDAD O PERDIDA 134.712.284,65 42%
El anlisis de la informacin presentada permite apreciar que de los

departamentos operados el que posee el costo de produccin mas alto con
relacin a sus ventas es el departamento de alimentos y bebidas; a pesar de tener
un porcentaje de costo de bebidas considerablemente bajo con respectos a los
estndares para este rubro de ventas. Por otro lado en el anlisis del
departamento de alimento y bebidas es necesario restar del total de las ventas el
costos de produccin, veamos el resultado de esta operacin: de un venta total de
Bs. 97.785137,00 menos el costo de alimento y bebidas, da un total de Bs.
53.781.825,35 si a este nuevo valor de ventas netas, le imputamos el total de
gasto de nmina, da como resultado que el 30,90% de las ventas netas se
gastaron en el pago de la nmina.
140
Como se puede apreciar la presentacin de los estados de resultados en funcin

de los porcentajes de gasto contra la venta, permite una mas rpida y efectiva
interpretacin de los resultados de cada periodo.
En la hotelera se emiten los balances y estados de resultados mes por mes, lo

que permite hacer una efectiva comparacin entre un perodo y otro, dentro del
mismo ejercicio econmico, estas comparaciones facilitan la interpretacin de los
resultados y a la vez le proporciona al propietario y a la gerencia de hotel
herramientas que van a favorecer la evaluacin de las estrategias de mercadeo y
ventas, por otra parte permiten el monitoreo de los diferentes niveles de gastos de
los de los departamentos tanto funcionales como operacionales.
Estado de Flujo de Efectivo
Un estado de flujo de efectivo permite apreciar las entradas y las salidas del
efectivo dentro de la operacin de una empresa, a travs de este balance es
posible saber las causas de los cambios en el efectivo, proporcionando
informacin sobre las actividades operativas, financieras y de inversin. El estado
de flujo de efectivo complementa la informacin financiera presentada tanto el
estado de resultados como en le balance general. Dentro de la informacin que es
atribuible al flujo de efectivo, tenemos:
Muestra la relacin que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de
efectivo, los saldos de efectivo pueden disminuir ante una utilidad neta positiva o
viceversa.
Permite hacer las proyecciones del flujo de caja futuro.
Es posible apreciar a travs del flujo de efectivo como la administracin utiliza

el efectivo de la empresa.
141
Permite evaluar la factibilidad de adquirir compromisos o hacer inversiones.

Los lectores de los estados financieros quieren saber sobre las actividades de la
empresa en dos reas: La administracin operativa que esta plasmada en el
estado de perdidas y ganancias, y la administracin financiera. De esta ltima
depende el flujo de efectivo, ya que al analizarse la informacin financiara el lector
desea saber de donde proviene el efectivo y en que fue gastado.
Se pueden utilizar dos mtodos para la preparacin del estado de flujo de efectivo:
Mtodo directo: Consiste en calcular de los cobros obtenidos menos las

erogaciones realizadas.
Mtodo indirecto: Es aquel en el se ajusta la utilidad neta para que esta solo refleje
los ingresos y egresos de efectivo.
142
UNIDAD N VIII - EL PRESUPUESTO HOTELERO
EL PRESUPUESTO
El presupuesto es una herramienta de asignacin de recursos que permite a cada

sector del hotel contribuir a alcanzar los objetivos globales de la organizacin, a
travs de la planificacin, la coordinacin y el control.
143
La planificacin tiene como finalidad establecer los objetivos segn la naturaleza

de las actividades, teniendo en cuenta las necesidades de los administradores y
los recursos disponibles.
La coordinacin permite asegurar el funcionamiento de las diversas actividades

del hotel de manera armnica.
El control, permite evaluar los resultados, determinar la variaciones y sus

respectivas causas para poder tomar las medidas correctivas.
El proceso de desarrollo y aplicacin presupuestara, as como el flujo de

informacin contable puede apreciarse en el grfico que se presentara a
continuacin.
A pesar que el proceso presupuestario es un trabajo que implica a todos los

miembros de la organizacin, desde los administradores hasta aquellos de la
base, es necesario que exista un comit de presupuesto a fin de asegurar la
coordinacin y eficacia de los esfuerzos desplegados a todo lo largo del proceso.
144
Su rol ser todo funcional, debe estar integrado por miembros del nivel jerrquico
suficientemente elevado, en virtud de asegurar intercambios vlidos con todas las
personas implicadas, generalmente lo preside el Contralor General., quien juega
un papel muy importante. El comit de presupuesto debe aconsejar al equipo
administrativo, conciliar las opiniones divergentes, coordinar las actividades
presupuestarias, preparar el libro de presupuesto con todas las informaciones
apropiadas sobre las polticas globales.
Factores a considerar en la elaboracin de un presupuesto
El volumen de ventas de ao anterior.

Las condiciones de la economa (Deprecin - Expansin).
La relacin entre las ventas y los indicadores econmicos, tales como: El producto
nacional bruto, Ingreso per-capita, el empleo, los sueldos y salarios, entre otros.
Los estudios de mercado (Oferta Demanda).
Las polticas de precios y rebajas sobre los servicios.
Poltica de crdito.
Poltica publicitarias o de promocin.
Estudio de costo de los bienes o servicios.
Movimiento Turstico a escala regional.
Proceso de elaboracin del presupuesto.
145
Formulacin, negociacin, y aprobacin de los objetivos en el mbito de todos los

grupos de trabajo.
Una vez formulados los objetivos, es necesario hacer la previsin de las ventas de
habitaciones, para ello el departamento de ventas se apoyar en las reservas,
estadsticas, promociones de los servicios y otros factores a considerar, ya
mencionados anteriormente.
146
El Volumen de ventas de habitaciones es la bases para la previsin de las ventas

de los otros departamentos operativos.
Estimar los ingresos y egresos de todos los departamentos del hotel, esta etapa
se desarrollara aparte por su complejidad.
Aceptacin del presupuesto en el mbito tctico, el mismo deber ser discutido por
cada jefe de servicio o departamento, nunca debe ser impuesto y los objetivos
debern ser realizables.
Ventajas del Presupuesto
Se estar siempre en medida de mejorar el producto administrativo.

Se estar en capacidad de saber cuanto se puede invertir.
Es medio de control de los resultados.
Se evitan las decisiones espontneas o administracin por crisis.
Se utiliza como elemento motivador, en virtud de que cada cual sabe que esperar.
Permite la comunicacin entre los grupos de trabajo.
Permite determinar las variaciones, analizar las causas y aplicar los correctivos.
Estimacin de los Ingresos del hotel.
VENTAS DE HABITACIONES
Una vez determinada las ventas de habitaciones en unidades, faltara saber el

precio al cual se van a vender, para estimar el importe de las ventas de
habitaciones para cada mes.
El precio de ventas del mes deber tomarse considerando se habrn o no
variaciones en los precios para los periodos a presupuestar, en el caso de no
147
haber variacin se tomarn la informacin de la estadstica diaria de ventas del

hotel.
Una vez definido se aplicars la siguiente formula:
Volumen de ventas = N habitaciones X Ingresos Promedios.
Es importante considerar calcula el % de ocupacin, que representa ese volumen

de venta estimadas, de manera de poder comparar con el ao anterior y verificar
las variaciones, esta informacin permitir el estimar los ingresos de los otros
departamentos y el clculo estimado de los gastos semi-variables y variables del
presupuesto.
Para determinar el % de ocupacin equivalente al volumen de habitaciones

estimadas procederemos as:
Como conocemos la capacidad instalada del hotel el nmero de habitaciones

disponibles para la venta cada da, entonces podremos calcular cuantas
habitaciones se venderan en un mes con el 100% de ocupacin, luego
establecemos la relacin entre el volumen estimado con respecto al 100%
N de habitaciones disponibles para la ventas = 225

Volumen de habitaciones estimadas = 5.198
Volumen de ventas mensual = N disponible X n das del mes.
6.750 = 225 X 30
S, 6.750 -------- 100%

5.198 -------- X
X = 77 %
148
Otra manera de estimar las ventas de habitaciones para el periodos determinado,

puede ser aplicando la frmula:
Ventas = N de Hab. Disponibles X Perodo de Tiempo X Ingresos Promedio X %

de Ocupacin.
Utilizando los mismos datos del ejemplo anterior, se tiene
225 hab. X 30 Das X 70.000,00 Bs. X 77 % 363.825.000 Bs.
Este ejemplo ser el que utilizaremos en el ejercicio a desarrollar.
Adems de analizar los factores antes mencionados se deben tomar en cuenta las
estadsticas para conocer la cantidad de clientes servidos en los diferentes puntos
de ventas, as como los ingresos promedio por cliente
Otro elemento a considerar es los costos de alimentos y bebidas, ya que si los

mismos sufren un aumento entonces los precios de alimentos y bebidas servidos
deben ser elevados para evitar las prdidas que surgen de la imprevisin del
incremento de los costos.
Ejemplo: Predecir las ventas del restaurante, estimando servir:

Desayuno 1.794 clientes
Almuerzo 4.014 clientes
Cena 2.604 clientes, la estadstica de ventas muestra un consumo promedio de:
Desayuno Alimentos Bs. 6.000,oo y Bebidas de Bs. 1.500,oo
Almuerzos Alimentos Bs. 9.000,oo y Bebidas de Bs. 2.500,oo
Cena Alimentos Bs. 8.000,oo y Bebidas de Bs. 2.000,oo
149
Frmula de Calculo
N de Clientes Servidos X ingreso promedio Clientes = Ventas
Comestibles N Clientes Consumo Ventas

Desayunos 1794 6.000,00 10.764.000,00
Almuerzo 4014 9.000,00 36.126.000,00
Cena 2604 8.000,00 20.832.000,00
Total 67.722.000,00
Bebidas N Clientes Consumo Ventas

Desayunos 1794 1.500,00 2.691.000,00
Almuerzo 4014 2.500,00 10.035.000,00
Cena 2604 2.000,00 5.208.000,00
Total 17.934.000,00
Las ventas estimadas sern los totales obtenidos
INGRESOS SECUNDARIOS
Para predecir los ingresos secundarios, se toman en cuenta bsicamente el

comportamiento histrico de las ventas durante los ltimos aos y se determinar
la relacin que existe con respecto a las ventas de habitaciones.
Ejemplo:
Tomando la informacin registrada en contabilidad sobre las ventas de telfonos
de los ltimos meses, se realizar el siguiente anlisis
150
Meses Habitaciones Telefonos Relacin %

Ene-02 145.528.420,00 2.765.039,98 1,9
Feb-02 130.489.790,00 2.283.571,33 1,75
Mar-02 198.512.140,00 3.573.218,52 1,8
Abr-02 250.530.210,00 5.361.346,49 2,14
May-02 270.510.870,00 5.274.961,97 1,95
Jun-02 220.499.890,00 4.498.197,76 2,04
Jul-02 199.511.730,00 4.309.453,37 2,16
Ago-02 178.560.250,00 4.731.846,63 2,65
Sep-02 278.501.280,00 4.929.472,66 1,77
Oct-02 250.512.890,00 5.110.462,96 2,04
20,20%
Se saca el promedio de la relacin
20.20 % 8 meses = 2.02 %
Por lo tanto el volumen de ventas estimadas de telfonos ser
363.825.000 Bs. X 2.02 % = Bs. 7.349.265,oo
Estimacin de los Egresos
Para estimar los costos y gastos de todo el hotel se debe hacer un anlisis
exhaustivo de los precios de mercado de los distintos insumos para saber la
tendencia de dichos precios, de acuerdo a las condiciones de la economa
imperante, el resultado del anlisis debe tomarse muy en cuenta para las
predicciones de los costos y gastos como en las fijaciones de las tarifas de los
servicios a vender.
En la industria hotelera existen parmetros o normas de rendimiento para evaluar

los resultados de las operaciones, como son las relaciones que existen entre las
ventas y su correspondientes costo o gasto, por ejemplo la relacin que debe
151
existir entre el costo de comestible y su venta, se establece entre un 34% a un

40%.
Es importante sealar que este porcentaje puede variar de un hotel a otro

dependiendo del tamao y categora de cada uno.
Otro factor a considerar son las hiptesis sobre los costos y gastos variables y
semi-variables:
Cuando hay variaciones del volumen de ventas los % de costo y gasto se

mantiene constantes, pero si varan directamente proporcionales los desembolsos
de dinero por este concepto o los montos de dinero gastada.
Ejemplo;
Una cafetera vende diariamente 50 almuerzos a Bs. 12.500,oo cada uno,
registrando una venta diaria de Bs. 625.000,oo
El costo manejado en de 35%.
Si la clientela aumenta a 70 almuerzos por da a Bs. 12.500,oo lo que se traduce
en una venta por da de Bs. 875.000,oo.
Calcule el costo de los alimentos para 50 y 70 personas.
ANALISIS
50 Personas 70 Personas
VENTAS 625000 875000
Costo 35% 218750 306250
% 35% 35%
Podemos apreciar que cuando aumenta el volumen de ventas, tambin aumenta

la cantidad de dinero a gastar, pero el % de costo con respecto a la venta es
invariable.
152
Cuando hay variaciones en las ventas por modificaciones de sus precios, los
montos en dinero de los costos y gastos permanecen invariables, pero varan
inversamente proporcional, los porcentajes con respecto a las ventas.
Ejemplo:
Tomado como referencia el ejemplo anterior, consideremos un incremento del 15%
sobre el precio de los almuerzos.
ANALISIS
Almuerzo S/Aumento Almuerzo C/Aumento
Bs. 12.500,oo Relacin % Bs. 14.375,oo Relacin %
Ventas 625.000,00 718.750,00
Costo 218.750,00 35,00% 218.750,00 30,43%
Podemos apreciar que cuando se aumentan los precios, la relacin costo

venta, disminuye en virtud de que el costo en dinero de los comestibles es igual a
cuando vendi ms barato.
153
154
155
BIBLIOGRAFA
- BARBATO, Karina. Anlisis del Comportamiento de la Materia Prima del

Departamento de Alimentos y Bebidas del Hotel Morichal Largo de Enero
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- MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTO WYNDHAM

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- MANUAL DE SISTEMAS UNIFORMES DE CUENTAS PARA HOTELES.

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- MANUAL DEL USUARIO HOSPES. Gerencia de Hotelera Moderna. Mdulo

de Contabilidad, Maracaibo, 1.996.
- MANUAL DEL USUARIO HOSPES. Gerencia de Hotelera Moderna. Mdulo

de Cuentas por Pagar, Inventario, Costos y Compras, Maracaibo, 1.996.
- MARQUES, Miguel. Servicios Tursticos. Diana. Mxico. 1987
- SCHEEL, Adolfo. Evaluacin Operacional y Financiera Aplicada a la Industria

Hotelera. Universidad Externado de Colombia. 2000.
156

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