Unidad I AGA

Por siempre responsable de lo que se ha cultivado
UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MXICO
Auditoria de la Gestin Administrativa

Introduccin a la Auditora Administrativa
CP Isaias Marrufo Gngora MAF, MAD

Unidad I
OBJETIVO DE LA UNIDAD
El estudiante analizar los conceptos bsicos de la

auditora administrativa para la posterior evaluacin
de normas y formas de operacin administrativa de
la organizacin.
Cuando podemos decir
Que una empresa
Es exitosa?
Unidad I
Desempeo Organizacional
Logro de los objetivos predeterminados (plan

estratgico) mediante un desempeo eficaz.
Uso eficiente de los recursos
Desempeo Individual Desempeo Colectivo

Desempeo
La medicin y evaluacin de resultados son
importantes para determinar el desempeo.
Desempeo = Eficacia + eficiencia + satisfaccin

del participante
Unidad I
Eficacia y Eficiencia
Eficacia.- Grado de alcance de los objetivos

organizacionales
Eficiencia.- Medios por los cuales se alcanzaron los

objetivos, modo de aplicacin de los recursos para
alcanzar los objetivos
Unidad I
Factores que influyen en la eficacia

Entendimiento de los objetivos
Claridad de las normas o polticas
Claridad de los procedimientos
Claridad de los programas estrategias
Aptitud de mando (liderazgo)
Acatamiento del personal (motivacin)
Contraposicin con otros objetivos
Contar con indicadores clave (plan estratgico)
Dinmica
Menciona 10 objetivos de tu organizacin
empresa
Explica si se cuenta con un indicador clave
para ese objetivo
Identifica como se cumplen los factores de
eficiencia en cada uno de los objetivos
Unidad I
Ejemplo: Incrementar las ventas en un

30% respecto al ejercicio anterior
Entendimiento de los objetivos Es claro y medible

Claridad de las normas o polticas Si, detallado por canal de venta
Claridad de los procedimientos Por escrito el proceso de venta y la
medicin por agente, punto de venta y categora de producto
Claridad de los programas estrategias No definido
Aptitud de mando No se cuenta con la aptitud ni la empresa cuenta
con plan de incentivos
Acatamiento del personal (motivacin) No toma con seriedad el
objetivo y lo ve inalcanzable
Contraposicin con otros objetivos Hay otro objetivo que implica
reduccin de gastos en mercadotecnia y recorte tambin de personal
Eficiencia
Hacer las cosas bien, relacin insumos y
produccin.
Cantidad de recursos que se emplean para obtener

una unidad de producto (u objetivo).
Unidad I
Factores que influyen en la eficiencia
Claridad de los planes estrategias

Consistencia en las mtricas o sistemas de
informacin
Innovacin
Adecuada direccin
Mando para la ejecucin
Cohesin del personal
Aptitudes y actitudes administrativas
Dinmica
De los 10 objetivos escoge los 2 ms
importantes
Propn al menos 3 estrategias para cada uno
Estima cual sera el beneficio de cada
estrategia
Estima cual sera el costo de cada estrategia
Calcula la relacin Beneficio / Costo
Unidad I
Ejemplo: Incrementar las ventas en un 30% respecto

al ejercicio anterior
1 puntos de 1 Ejecutivo Venta en lnea Introduccin de

venta un nuevo
producto
Beneficio $2,400,000 960,000 250,000 500,000
anual
Costo Variable 1,680,000 672,000 175,000 350,000
70%
Costo Fijo 480,000 120,000 102,000 220,000
Beneficio Neto 240,000 168,000 (27,000) (70,000)
Beneficio / 11% 21% -10% -12%

Costo Total
Unidad I
Combinacin de eficacia y eficiencia
Ineficaz Eficaz
Eficiente No se logran los Se logran los objetivos

objetivos y no se y no se desperdician
desperdician recursos recursos
Ineficiente No se logran objetivos Se logran los objetivos
y se desperdician y se desperdician
recursos recursos
Unidad I
Ineficaz Eficaz
Eficiente No se logran los objetivos y no Se logran los objetivos y no se

se desperdician recursos desperdician recursos
Ineficiente No se logran objetivos y se Se logran los objetivos y se

desperdician recursos desperdician recursos
Administracin
Ciencia social y tcnica que se ocupa de la
planificacin, organizacin, direccin y control de
los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la
organizacin, con el fin de obtener el mximo
beneficio posible
Administracin
Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de
objetivos institucionales por medio de una
estructura y a travs del esfuerzo humano
coordinado.
Jos Antonio Fernndez Arena

Administracin
El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de
recursos orientados hacia el logro de metas, para
llevar a cabo las tareas en un entorno
organizacional.
Hitt, Black y Porter

Conceptos y tipos de auditora
El proceso administrativo
Direccin
Planificacin Control
Organizacin Motivacin
Metas Normas
Estructura Liderazgo
Objetivos Medidas
Administracin Comunicacin
Estrategias Comparaciones
de recursos humanos Comportamiento
Planes Accin
Individual de grupo
Unidad I
El papel de la administracin
Las organizaciones ya no se construyen sobre
la fuerza, sino sobre la confianza. La
existencia de confianza entre las personas no
necesariamente implica que se agraden
mutuamente. Significa que se comprenden
mutuamente. Responsabilizarse de las
relaciones es por lo tanto una necesidad
absoluta. Es un deber. Sea uno miembro de
una organizacin, consultor, proveedor o
distribuidor, tiene esa responsabilidad con
todos sus compaeros de trabajo: aquellos
de cuya labor uno depende y tambin
aquellos que dependen del trabajo de
uno.
Peter F. Drucker Gestionarse a s mismo

Leer artculo Gestionar para la eficacia en los negocios de Peter Drucker
Unidad I
Sacramentos de
Peter Drucker
Unidad I
Sacramentos de
Peter Drucker
1. Ni los resultados ni los recursos existen en la

empresa, ambos estn localizados fuera de ella.
2. Los resultados se obtienen al aprovechar las
oportunidades y no mediante la solucin de
problemas.
3. Para alcanzar los resultados los recursos deben
destinarse a las oportunidades y no a la
resolucin de problemas.
4. Los resultados econmicos se logran mediante el
liderazgo y no slo por la capacidad.
Unidad I
Sacramentos de
Peter Drucker
5. Cualquier posicin de liderazgo es transitoria y

quiz de corta duracin.
6. Lo que existe hoy, lo que existe en este
momento ya est envejecido.
7. Lo que existe tiene la posibilidad de ser
distribuido de manera inadecuada.
8. La concentracin es la clave para obtener
resultados econmicos.
Unidad I
Jim Collins
Somos buenos
grandiosos?
Queremos subir el
Everest?
Auditora
Revisin y examen de una funcin, cifra, proceso
reporte, efectuados por personal independiente a la
operacin para apoyar la funcin ejecutiva.
Conacyt
Unidad I
1.3 Propsitos de la auditora administrativa.

Interna
Operacional Tipos de Financiera

Auditora
Administrativa
Propsitos de la Auditora
Financiera Interna Operacional Administrativa
Examina EEFF Operaciones Operaciones Polticas, planes,

procedimientos,
controles y
prcticas
Resultado y Opinin Informe Recomendaciones Formular
Objetivo Seguridad Reducir Riesgos para mejorar la recomendacion
Razonable de eficiencia es
la informacin
Auditora Financiera
Examen de los estados financieros de

una entidad, con objeto de que el contador
pblico independiente emita una opinin
profesional respecto a si dichos estados
presentan la situacin financiera, los
resultados de las operaciones, las
variaciones en el capital contable y los
cambios en la situacin financiera de una
empresa, de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
Normas y Procedimientos de Auditora / IMCP
Auditora Interna
La Auditora Interna es una actividad

independiente y objetiva de aseguramiento
y consulta, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de una
organizacin. Ayuda a una organizacin a
cumplir sus objetivos, aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado para evaluar y
mejorar la efectividad de los procesos de
gestin de riesgos, control y direccin
Instituto Mexicano de Auditores Internos AC
Auditora Operacional
Servicio que presta el contador pblico

cuando examina ciertos aspectos
administrativos, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad.
Auditora Operacional / IMCP AC

Auditora Administrativa
Arte de evaluar independientemente las

polticas, planes, procedimientos,
controles y prcticas de una entidad,
con el objeto de localizar los campos que
necesitan mejorarse y formular
recomendaciones para el logro de esas
mejoras.
E. Hefferon
Auditora Administrativa / Joaqun Rodrguez Valencia
Examen comprensivo y constructivo de la

estructura de una empresa, de una institucin,
una seccin del gobierno cualquier parte de
un organismo, en cuanto a sus planes y
objetivos, sus mtodos y controles, su
forma de operacin y sus facilidades humanas y
fsicas.
William P Leonard
La Auditora Administrativa / Jos Antonio Fernndez Arena
Oper
acin
Mtodos
y
Controles Planes y
Objetivos
Recurso
Humano
Recurs
o
Fsico
Formas
de
Control
Mejores
mtodos Prdidas y
deficiencias
Operacion
es ms
eficientes
Mejor
uso de
recursos
Revisin objetiva, metdica y completa de la

satisfaccin de los objetivos institucionales, con
base en los niveles jerrquicos de la empresa
en cuanto a su estructura y la participacin
individual de los integrantes de la institucin.
Jos A Fernndez Arena

Auditar = Escuchar (objetiva, mediciones precisas, de manera

exhaustiva)
Satisfaccin de los objetivos (servicio, social, econmico)
Niveles jerrquicos (Direccin de la empresa, vigilancia de desviaciones,

planeacin y control de los resultados, desempeo por departamento
Recursos (humanos, tcnicos, materiales)
Aportacin individual (planeacin, implementacin y control)
Jos A Fernndez Arena

Concepto Auditora Administrativa
Auditora Funcional.- Revisa la calidad tanto

individual como colectiva de los gerentes. Enfocada
a revisar organigramas, perfiles y descripciones de
puesto, evaluaciones de desempeo.
Funcin de la(s) persona(s).
Auditora Analtica.- Revisa los procesos bajo los

cuales opera el organismo. Revisin de diagramas
de flujo y descripciones de proceso,
estandarizaciones, mtricas en procesos.
Anlisis de los procesos.
Puntos importantes para validar una

administracin efectiva
Normas de
desempeo
Informe de Auditora,
procedimientos de
auditora
Criterio para una auditora

administrativa objetiva, presente,
futuro, resultados fciles de
entender y usar

1) Analizar el criterio para una auditora administrativa

Debe enfocarse a lo objetivo, sin prejuicios, con juicio
profesional sobre la calidad de los que hacen la
administracin y los procesos con los que se opera.
La auditora administrativa es constructiva.
Evaluar si la direccin est llevando a cabo
adecuadamente o no su funcin orientada hacia el
futuro (planeacin).
Resultados fcil de entender y utilizar por los distintos
interesados, el informe debe ser interesante, objetivo,
oportuno, motiva a la accin e influye en las decisiones.

2.- Establecer normas de desempeo de la

empresa
Un prerrequisito para la auditora administrativa
es la formulacin de normas de desempeo.
Estas normas ayudan a evaluar los desempeos
y los resultados.
Evaluar las actividades de control
(procedimientos y polticas).
Puntos importantes para validar una administracin

efectiva
3.- Elaborar informes de auditora administrativa

Debe ser estructurado y apegado a una metodologa
de informe.
Planeacin del informe: Tener claro acerca de que
se va a escribir quien lo leer y utilizar.
Organizacin: Ordenarse en:
a) Material preliminar: portada, carta de
presentacin, prefacio, summario
b) Informe: Contenido principal, comentarios
sobre el propsito, alcance, mtodos utilizados,
cuestionarios empleados y personal entrevistado.


b) Informe:
Deficiencias de las reas funcionales
Deficiencias de la administracin general
Apreciacin de la empresa.
Conclusiones y recomendaciones


c) Material complementario:
Grficas
Cuadros
Formas y documentos
Diagramas de flujo
Cuestionarios
Hojas de trabajo
Hojas de datos
Programas de trabajo
Preguntas clave antes de entregar el

informe
Se exponen todos los hechos importantes?

Est redactado con claridad el informe?
Las recomendaciones son oportunas y
fciles de realizar?
Lo tratado en el informe es interesante,
comprensible y til para la direccin?

4.- Crear procedimientos de auditora administrativa

Definir bien los procedimientos de la audiora
Documentar todos los resultados
Procedimientos de auditora:
Tcnicas de anlisis aplicables a una variable
grupo de hechos, relativos a la administracin,
sujetos a examen y evaluacin, mediante los
cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin.
Procedimientos de Auditora
a. Tcnicas de investigacin
a. Investigacin documental (hechos y registros)
b. Observacin directa
b. Cuestionarios
a. Generales
b. Por reas funcionales
c. De anlisis de funciones del trabajo
d. De anlisis de procedimientos
e. De anlisis del sistema de informacin
f. De anlisis de formas
g. Carpeta de papeles de trabajo
c. Entrevistas
a. Funcionarios y gerentes
b. Jefes de departamento
c. Personal operativo
1.4 Alcance y Frecuencia
Es importante que desde el objetivo de la auditora quede en

claro cual ser el objetivo de sta.
Se entiende por alcance:
Procesos Polticas
Plan estratgico Mtricas
Etapa del
proceso Departamento
administrati en especfico
vo
Alcance y Frecuencia
La frecuencia de la auditora va de la mano con el objetivo y

su alcance.
Por ejemplo: El auditar un proceso podra hacerse cada 3

aos, pero el auditar el cumplimiento pudiera ser trimestral
semestral.
Objetivo
y Alcance
Frecuencia
1.5 Cundo, cmo y quin debe realizarla.
Alcance
Cuando Objetivos
Procedimientos y tcnicas de
Como Auditora
Departamento Interno, Comisario

Quien Consultores o Auditores Externos
Gracias y Buenas noches
Bibliografa
Joaqun Rodrguez Valencia
Editorial Trillas
La Auditora Administrativa
Jos Antonio Fernndez Arena
Editorial Diana

Unidad I AGA

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Auditoria de la Gestin Administrativa

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El estudiante analizar los conceptos bsicos de la

Logro de los objetivos predeterminados (plan

Uso eficiente de los recursos

Desempeo Individual Desempeo Colectivo

Desempeo = Eficacia + eficiencia + satisfaccin

Eficacia.- Grado de alcance de los objetivos

Eficiencia.- Medios por los cuales se alcanzaron los

Factores que influyen en la eficacia

Ejemplo: Incrementar las ventas en un

Entendimiento de los objetivos Es claro y medible

Cantidad de recursos que se emplean para obtener

Factores que influyen en la eficiencia

Claridad de los planes estrategias

Ejemplo: Incrementar las ventas en un 30% respecto

1 puntos de 1 Ejecutivo Venta en lnea Introduccin de

Beneficio / 11% 21% -10% -12%

Combinacin de eficacia y eficiencia

Eficiente No se logran los Se logran los objetivos

Eficiente No se logran los objetivos y no Se logran los objetivos y no se

Ineficiente No se logran objetivos y se Se logran los objetivos y se

Jos Antonio Fernndez Arena

Hitt, Black y Porter

Peter F. Drucker Gestionarse a s mismo

1. Ni los resultados ni los recursos existen en la

5. Cualquier posicin de liderazgo es transitoria y

1.3 Propsitos de la auditora administrativa.

Operacional Tipos de Financiera

Financiera Interna Operacional Administrativa

Examina EEFF Operaciones Operaciones Polticas, planes,

Examen de los estados financieros de

La Auditora Interna es una actividad

Servicio que presta el contador pblico

Auditora Operacional / IMCP AC

Arte de evaluar independientemente las

Examen comprensivo y constructivo de la

Revisin objetiva, metdica y completa de la

Jos A Fernndez Arena

Auditar = Escuchar (objetiva, mediciones precisas, de manera

Satisfaccin de los objetivos (servicio, social, econmico)

Niveles jerrquicos (Direccin de la empresa, vigilancia de desviaciones,

Recursos (humanos, tcnicos, materiales)

Aportacin individual (planeacin, implementacin y control)

Jos A Fernndez Arena

Auditora Funcional.- Revisa la calidad tanto

Auditora Analtica.- Revisa los procesos bajo los

Puntos importantes para validar una

Criterio para una auditora

Puntos importantes para validar una

1) Analizar el criterio para una auditora administrativa

Puntos importantes para validar una

2.- Establecer normas de desempeo de la

Puntos importantes para validar una administracin

3.- Elaborar informes de auditora administrativa

Puntos importantes para validar una

Organizacin: Ordenarse en:

Puntos importantes para validar una

Organizacin: Ordenarse en:

Preguntas clave antes de entregar el

Se exponen todos los hechos importantes?