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MINISTERIO
DIRECCIN GENERAL
DE HACIENDA RACIONALIZACIN Y CENTRALIZACIN
Y ADMINISTRACIONES PBLICAS DE LA CONTRATACIN
C/Akal, nm. 9
CORREO ELECTRNICO: 28071-Madrid
Secretaria.dgr:ycentQ)fzadoncontratos@n1lp]Jlp~
TEL.: 915958145
FAX: 915958785
ndice
1 INTRODUCCIN .................................................................................................................................... 3
2 OBJETO ................................................................................................................................................. 3
3 ALCANCE ............................................................................................................................................... 3
3 .1 Transporte .................................................................................................................................. 3
3.2 Alojamiento ................................................................................................................................ 4
3.3 Alquiler de vehculos ................................................................................................................... 4
4 PRESTACIN DEL SERVICIO .................................................................................................................. 4
4.1 Gestin del servicio ..................................................................................................................... 4
4.2 Centro de Gestin Centralizada y Oficinas de Viajes .................................................................. 6
4.3 Operativa .................................................................................................................................... 8
4.4 Precios ...................................................................................................................................... 11
4.4.1 Precios de billetes de transporte .......................................................................................... 12
4.4.2 Precios de alojamiento ......................................................................................................... 13
4.4.3 Cargos por emisin de billetes ............................................................................................. 15
4.5 Medios materia les .................................................................................................................... 16
4.5.1 Sistema de gestin de viajes ................................................................................................ 16
4.6 Horario ...................................................................................................................................... 17
4.6.1 Servicio de Urgencias ........................................................................................................... 17
4. 7 Documentacin a entregar ....................................................................................................... 18
4.8 Cobertura de riesgos y seguros ................................................................................................ 19
4.9 Puesta en marcha del servicio .................................................................................................. 19
4.10 Finalizacin del servicio ............................................................................................................ 20
5 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO .......................................................................................................... 21
5.1 Planes e informes ..................................................................................................................... 21
5.1.1 Planes ................................................................................................................................... 21
5.1.2 1nformes ............................................................................................................................... 21
5.2 Sistema de gestin de la calidad ............................................................................................... 26
6 ANEXO 1: OFICINAS DE VIAJES ............................................................................................................ 27
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1 INTRODUCCIN
Se ha definido el presente contrato de gestin de viajes como nico y centralizado para toda la
Administracin General del Estado (en adelante AGE), con el objetivo ltimo de obtener los
beneficios derivados de la unificacin de criterios, de la economa de esfuerzos en el
lanzamiento y gestin de un nico contrato por contraposicin a uno por Ministerio u
Organismo, as como de la agregacin de la demanda asociada_ al tamao de la AGE que
permita obtener un precio ms competitivo.
Hasta el da de hoy, los diferentes Ministerios han venido convocando sus diferentes contratos
de agencia de viajes que estn actualmente vigentes y ser al vencimiento de los mismos
cuando se irn adscribiendo al contrato que aqu se describe.
2 OBJETO
El objeto del presente contrato es la prestacin del servicio de agencia de viajes para la gestin
de los desplazamientos y estancias de las personas que viajen con cargo a la AGE. En concreto,
sern objeto del contrato la gestin de la reserva, emisin, modificacin, anulacin y entrega
de los billetes de transporte areo, terrestre y martimo, los bonos de alojamiento y el alquiler
de vehculos.
3 ALCANCE
Los servicios de agencia de viajes que se demandan de la empresa adjudicataria son los
referidos a:
l. Transporte
2. Alojamiento
3. Alquiler de vehculos
3.1 TRANSPORTE
La empresa adjudicataria reservar, emitir y entregar los billetes que se soliciten para los
viajes nacionales o internacionales a cargo de la AGE, ya sea en avin, tren, barco o autobs, y
gestionar los cambios y anulaciones que sean precisos en los billetes reservados o emitidos.
Tambin informar al personal sobre las reservas de transporte, horarios, rutas idneas y
disponibilidad de plazas en los medios de transporte solicitados, as como sobre requisitos
sanitarios y visados necesarios segn destino, y expedir los billetes respetando las
instrucciones del personal autorizado por la AGE para solicitar los servicios.
No se incluyen en el alcance del presente contrato la gestin de los viajes en taxi o los billetes
de transporte urbano (metro, autobs, etc.), pero s pueden solicitarse a travs de l, si la AGE
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lo considera conveniente, los billetes en otros tipos de medios de transporte como el
helicptero o el ferry.
3.2 ALOJAMIENTO
La empresa adjudicataria reservar, tramitar y confirmar las plazas hoteleras y entregar los
correspondientes bonos de alojamiento o equivalente que precise la AGE, tanto de mbito
nacional como internacional, y en las categoras solicitadas, efectuando estas reservas en los
hoteles con precios dentro de los mximos permitidos, considerando para el clculo del precio
final el descuento ofertado por la empresa adjudicataria cuando aplique.
Los Ministerios y Organismos dentro del mbito del presente contrato tendrn interlocucin
directa con la empresa adjudicataria, para la gestin autnoma de sus viajes. A efectos del
seguimiento y coordinacin global del contrato, tal y como se ha describe en la clusula XV del
Pliego de Clusulas Administrativas (PCAP) se crear una Comisin de Seguimiento del Servicio
(CSL), dirigida por la DGRyCC y en la que participarn los Centros Gestores. Con carcter
general existir un Centro Gestor por Ministerio, que realizar labores de coordinacin y
seguimiento del contrato en el mbito de su Ministerio. Los Ministerios y Organismos dentro
del mbito del presente contrato debern contratar los servicios de billetes de transporte y
alojamiento a travs de la empresa adjudicataria.
La obligacin de tramitar los servicios a travs de la empresa adjudicataria quedar sin efecto
en los casos en que la AGE o el viajero obtengan por otros medios un precio mejor que no
pueda ser igualado o mejorado por la empresa adjudicataria (sin considerar sus comisiones), o
en los que el viaje a realizarse tenga origen en el extranjero, caso en el que la AGE podr optar
por contratar el servicio a travs de la empresa adjudicataria o no.
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Por razones extraordinarias derivadas del tipo de viaje, del tipo de viajero o de las
circunstancias especiales que concurran, o por razones de seguridad, podrn excluirse del
mbito de este contrato los viajes puntuales que as considere el personal autorizado del
Centro Gestor.
Excepto en los casos o centros donde la AGE establezca otro criterio, deber mantener
actualizados los perfiles de viajero, donde se detalla la informacin necesaria para una gestin
eficiente del servicio.
La AGE podr solicitar a la empresa adjudicataria sin coste, la realizacin de las gestiones
oportunas para la obtencin de visados cuando stos resulten necesarios para la realizacin de
un viaje.
Se autoriza a la empresa adjudicataria a prestar cualquier tipo de servicio propio del mbito de
actuacin de las agencias de viaje que el personal en general de la AGE desee contratar de
forma particular.
La empresa adjudicataria siempre priorizar la atencin a los viajes oficiales solicitados con
respecto a los particulares, de forma que los primeros no queden en ningn caso perjudicados
por la dedicacin de recursos de la empresa adjudicataria a los segundos.
Los servicios prestados al personal de la AGE sern a ttulo particular en todas sus
consideraciones y en estos casos la AGE ni intervendr en la gestin ni se har responsable de
las posibles reclamaciones, incidencias en el viaje o incumplimientos de la empresa
adjudicataria.
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contratados con sujecin a la normativa vigente y especfica que resulte de aplicacin en la
localidad o pas donde se encuentren ubicados.
La AGE habilitar a la empresa adjudicataria unas dependencias adecuadas para poder prestar
el servicio de las Oficinas de Viajes.
Los gastos que puedan derivarse del servicio de fax, franqueo de correspondencia,
fotocopiadora, sistemas informticos de reserva y emisin de ttulos de viajeros, ordenadores,
material de oficina, telfono fijo y similar sern por cuenta de la empresa adjudicataria, y ser
a cargo de la AGE la instalacin del mobiliario no especfico (mesas, sillas, archivadores, etc.)
necesario para el desarrollo de la actividad as como los gastos de servicios de carcter general
y mantenimiento como limpieza, luz, climatizacin, mantenimiento del local, etc., sin que las
deficiencias que se produzcan en tales prestaciones puedan dar lugar a reclamacin alguna por
parte de la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria deber desalojar las dependencias facilitadas una vez que el contrato
se extinga, bien por finalizacin del perodo de contratacin o por cualquier otra causa que
motive la extincin, y ese desalojo deber producirse a la finalizacin de la jornada laboral del
ltimo da de vigencia del contrato.
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Aquellos centros gestores que deseen instalar en sus dependencias una Oficina de Viajes de la
empresa adjudicataria durante la ejecucin de este contrato, que no haya sido solicitada en el
Anexo 1, podrn hacerlo en las condiciones que establezcan de mutuo acuerdo con la empresa
adjudicataria, aplicndose supletoriamente o en su defecto, las condiciones generales
previstas en este apartado.
El servicio prestado tanto desde el Centro de Gestin Centralizada, como desde las Oficinas de
Viajes, deber funcionar cumpliendo los siguientes requisitos y con los siguientes perfiles
dentro del equipo humano:
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El Centro de Gestin Centralizada deber estar en una localizacin que permita que el
Responsable de Centro Gestor o los tcnicos de gestin de viajes asignados al centro
puedan personarse en los servicios centrales del Ministerio u Organismo en Madrid en
menos de dos horas para una atencin personalizada.
Siempre que sea posible, la persona de la empresa adjudicataria que haya iniciado la
gestin de un servicio ser la que haga todas las gestiones subsiguientes del mismo
servicio.
La empresa adjudicataria deber disponer de un Plan de Contingencia que garantice la
continuidad del servicio ante cualquier eventualidad que produzca una
indisponibilidad del mismo.
4.3 OPERATIVA
Con carcter general, las rdenes de servicio a la empresa adjudicataria estarn sujetas a las
siguientes condiciones. No obstante lo anterior, y por diferentes razones de urgencia, tipo de
viaje, etc., habr un determinado nmero de casos, en los que la AGE podr solicitar los
servicios sin respetar estos plazos y requisitos. Los viajes solicitados fuera de estas condiciones
generales estarn sujetos a los precios, condiciones y caractersticas que se detallan en el
apartado Precios de este pliego:
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se especifica en la orden de servicio se podr ofertar la salida un da antes cuando el
resultado total de transporte y alojamiento produzca un coste ms econmico.
Estas condiciones, podrn ser complementadas por nuevas instrucciones o polticas de viajes
definidas para los centros incluidos en el alcance de este contrato, en funcin de las
especificidades que presenten la naturaleza, cantidad y operativa de los viajes y alojamiento
que se realicen en su mbito sectorial de actividad, y siempre y cuando no supongan perjuicio
para la empresa adjudicataria respecto a las condiciones generales anteriormente descritas
que sern las comprometidas contractualmente.
La solicitud y gestin de los servicios prestados estar procedimentada, sujeta a los ANS
descritos en el Anexo V del PCAP y las penalidades que deriven de sus incumplimientos, y
constar de las siguientes actividades:
1. Solicitud de viaje: ser realizada por el viajero o por parte del personal autorizado del
Centro Gestor y estar sujeta a las condiciones generales definidas en el apartado anterior,
salvo aquellos casos en los que se especifique expresamente lo contrario. Se tratar
simplemente de una peticin de informacin sobre el viaje a realizar. El personal
autorizado del Centro Gestor es aquel que en cada Ministerio y Organismo dependiente de
un Centro Gestor sea responsabilizado de la peticin de servicios a la empresa
adjudicataria.
2. Respuesta a la solicitud de viaje por parte de la empresa adjudicataria: proporcionar
informacin sobre las mejores opciones disponibles en un plazo de dos horas en horario
laboral desde la solicitud del viaje realizada por el viajero o el personal autorizado del
Centro Gestor.
3. Orden de Servicio: Confirmacin de la opcin seleccionada. Esta confirmacin que dar
lugar a la orden de servicio, slo podr realizarse por parte del personal autorizado del
Centro Gestor y constituir la autorizacin a la empresa adjudicataria para tramitar el
servicio solicitado. La orden de servicio deber contener explcitamente los siguientes
datos: nombre del personal autorizado del organismo o unidad que autoriza la orden y que
asume el pago de la factura, servicio solicitado y detalles, fechas y horario entre los que
debe ejecutarse el servicio, precios mximos autorizados (grupo de dieta o similar) y
autorizacin del exceso, si aplica, condiciones especiales fuera de las generales bajo las
que la AGE solicita el servicio y la empresa lo presta, dado que para que la empresa
adjudicataria gestione una orden de servicio que suponga un incumplimiento de alguna de
las condiciones generales, este hecho deber especificarse claramente en la orden de
servicio.
Una de las condiciones generales de solicitud del servicio es la utilizacin
restringidas (sin cambios ni anulaciones) en los billetes de transporte, por
haya que hacer una excepcin y se deba contemplar la posibilidad de
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anulaciones, el personal autorizado del Centro Gestor indicar esta necesidad
expresamente en la orden de servicio para que la empresa adjudicataria pueda tramitarla
y adquirir un billete con dicha posibilidad.
Tambin deber constar en la orden de servicio, la autorizacin del personal autorizado
del Centro Gestor para adquirir billetes de transporte con una opcin que no es la ms
barata ofrecida por la empresa.
En resumen, a travs de la orden de servicio el personal autorizado del Centro Gestor
podr solicitar cualquier viaje que sea necesario y en las condiciones que lo crea
conveniente (con cambios y anulaciones, con menor antelacin de la indicada en las
condiciones generales, etc.) siempre que vengan claramente indicados los detalles del
servicio solicitado en la orden de servicio, de forma que la empresa adjudicataria pueda
determinar en qu casos se estn cumpliendo las condiciones generales para saber qu
condiciones econmicas y de otro tipo deber aplicar.
4. Reserva o emisin de billetes de transporte y bonos de alojamiento en funcin de los
parmetros incluidos en la orden de servicio antes de una hora despus de la recepcin de
la misma por parte de la empresa adjudicataria. Deber informarse al viajero o al personal
autorizado del Centro Gestor del precio de billetes y bonos en el momento de la reserva (si
slo se solicita reserva) o la emisin si no hay reserva previa. En caso de reserva, sta
deber poder modificarse o anularse si en el momento de emitir el billete o el bono
existiera un precio ms ventajoso que el previamente reservado, sin que se incurra en
costes adicionales.
5. Documentacin a entregar: se entregar al viajero la documentacin indicada en el
apartado Documentacin o entregar.
6. Anulaciones y cambios: La empresa adjudicataria gestionar las modificaciones o cambios
solicitados por el viajero y confirmados por el personal autorizado del Centro Gestor y se
los notificar a los diferentes proveedores involucrados a la mayor brevedad posible para
evitar o minimizar penalizaciones. El procedimiento de gestin de anulaciones y cambios
fuera del horario de trabajo, ser acordado directamente entre el personal autorizado del
Centro Gestor y la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria deber tambin
identificar los billetes no usados para gestionar reembolsos e informar al responsable
designado por la AGE.
7. Certificados e informes: La empresa adjudicataria emitir los certificados e informes
requeridos.
8. Gestin de incidencias: Las incidencias surgidas en el transcurso de un viaje sern
transmitidas por el viajero o el personal autorizado del Centro Gestor al Servicio de
Urgencias y debern resolverse en un plazo no superior a 8 horas desde la comunicacin
de las mismas o a 4 horas en caso de tratarse de un viaje en territorio nacional.
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4.4 PRECIOS
La empresa adjudicataria se compromete a aplicar a los precios los descuentos o mejoras que
se deriven de los acuerdos que la AGE haya establecido o pueda establecer con empresas,
compaas o entidades de transporte o alojamiento, debindose en todo caso tener en cuenta
a efectos de tarificacin el carcter de residentes de aquellos viajeros de Canarias, Baleares,
Ceuta y Melilla, y de aquellos que ostenten la condicin de marino, para los que,
prioritariamente y siempre que el precio sea el ms econmico, se habrn de emitir billetes
con "tarifa de marino".
Adems, la empresa adjudicataria deber aplicar los acuerdos suscritos por ella misma a lo
largo de la duracin del contrato.
Los precios ofertados sern de aplicacin tanto para los servicios que se inicien en Espaa,
como en el extranjero.
En todos los casos aplica que cuando la AGE o el viajero obtengan por otros medios un precio
ms ventajoso que no pueda ser igualado o mejorado por la empresa adjudicataria (sin
considerar sus comisiones) la empresa deber emitir antes de transcurrir 2 horas desde la
solicitud de informacin del viaje un certificado al viajero y al personal autorizado del Centro
Gestor correspondiente, indicando la imposibilidad de igualar la oferta presentada, y, por otro
lado, indicar el hecho y describir los detalles en el informe que corresponda. En caso de que el
viajero y el personal autorizado del Centro Gestor correspondiente no
certificado en el plazo de 2 horas, el viajero podr proceder a la reserva y emisirir1
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billetes correspondientes a la opcin ms barata encontrada, al margen de la empresa
adjudicataria.
En caso de cambios o anulaciones solicitadas por parte del personal autorizado del Centro
Gestor para los bonos de alojamiento o billetes de transporte, la empresa adjudicataria no
aplicar ningn cargo suplementario por la realizacin de dicha gestin, aparte de los
correspondientes por cambio o anulacin en la tarifa que haba sido adquirida. Otros gastos
surgidos como consecuencia de las anulaciones o modificaciones y originados por una
negligencia imputable a la empresa adjudicataria corrern a su cargo.
Se incluye la posibilidad de adquirirse billetes cruzados, siempre que sea la mejor oferta.
Si el viajero no optara por la oferta ms barata ofrecida por la empresa adjudicataria, tendr
que ser finalmente, como en cualquier otro caso, el personal autorizado del Centro Gestor el
que en funcin de sus instrucciones internas confirme expresamente la orden de servicio
definitiva a la empresa para que sta la pueda tramitar. En cualquier caso, la empresa
adjudicataria expondr los detalles de la reserva y la autorizacin en el informe
correspondiente.
En el caso en que la orden de servicio sea entre parejas de destinos diferentes de los de las
tablas "Parejas de Destinos Especialmente Relevantes" del Anexo 111 del PCAP, o en
medio de transporte, el precio del viaje ser el que presente la empresa adjudicataria
mejor oferta disponible.
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4.4.1.2 No cumplimiento de las condiciones generales
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4.4.2.2 No cumplimiento de las condiciones generales
Si en la orden de servicio a la empresa adjudicataria no se hubiera cumplido alguna de las
condiciones generales de gestin de viajes, la empresa detallar el hecho en el informe
correspondiente y el precio a cobrar para hoteles dentro del Listado de Hoteles de Referencia
ser el correspondiente a su oferta (dieta que indique el Centro Gestor de acuerdo con el Real
Decreto 462/2002 menos el descuento ofertado) y para hoteles fuera del Listado de Hoteles
de Referencia, el precio a cobrar ser el que presente la empresa adjudicataria como el mejor
disponible siempre dentro del mximo indicado por el Centro Gestor. La empresa adjudicataria
no estar obligada a garantizar la disponibilidad de habitaciones al precio indicado en su
oferta aunque que el hotel elegido en el listado tenga habitaciones libres del tipo especificado
en las condiciones generales de gestin de viajes, si por circunstancias excepcionales no le
fuera posible mantenerlo.
El viajero siempre podr elegir el hotel que prefiera contratndolo a travs de la :~/~~;;~
adjudicataria y por el precio mximo que le aplique en su caso (dieta u otro precio indicado por
el Centro Gestor). En caso de optar el viajero por un hotel de precio mayor del que le
corresponde, tendr que abonar l mismo la diferencia de precio pero podr escoger el hotel
que quiera y no estar obligado a tramitar la contratacin a travs de la empresa adjudicataria.
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El viajero opt por pagar la diferencia entre el precio del hotel y el precio mximo que
tena autorizado.
La AGE corri con la diferencia entre el precio del hotel y el mximo autorizado al
viajero, por concurrir circunstancias extraordinarias.
Tren, barco y autobs: La comisin por emisin de billetes de tren, barco y autobs ser de
0,50 para aquellos billetes cuyo precio final incluidos impuestos sea mayor o igual a 40 por
transaccin adquirida y no se cobrar cargo por emisin de billetes de precio menor de 40 . El
viaje de ida y vuelta se entender como una transaccin dando lugar a una sola comisin
aunque se realice con distintas compaas.
Vuelos: El cargo por emisin de billetes de vuelos entre una pareja de destinos de los
especialmente relevantes definidos en las tablas "Parejas de Destinos Especialmente
Relevantes" segn lote: Tabla 111.2 para el lote 1, Tabla 111.4 para el lote 2, Tabla 111.6 para el
lote 3 y Tabla 111.8 para el lote 4 del Anexo 111 del PCAP, con inicio en cualquiera de los dos
destinos y ya sea ida y vuelta o slo ida, y siempre y cuando se hayan cumplido las condiciones
generales en su solicitud, ser variable en funcin del nivel de descuento obtenido en el precio
final respecto al precio mximo ofertado por la empresa adjudicataria, que ser el precio
mximo indicado en dicha tabla menos el descuento ofertado por la empresa adjudicataria
para ese vuelo. La frmula que determinar la comisin por emisin de billetes ser:
C=Pmax-P+ 3
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Donde,
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P es el precio conseguido por Ja empresa adjudicataria para Jos billetes solicitados, ya
corresponda Ja transaccin a un vuelo slo ida o a uno de ida y vuelta.
En el caso de que no se hayan cumplido las condiciones generales en la solicitud del vuelo o
que esta sea a destinos diferentes de los especialmente relevantes de dichas tablas del Anexo
111 del PCAP, la comisin que se abonar tendr carcter fijo y se cobrar por transaccin,
considerndose el viaje de ida y vuelta una sola transaccin, dando lugar a una nica comisin
aunque se realice con compaas areas distintas, y Ja cantidad a cobrar ser la que se
especifica para cada uno de los tipos y tramos en Ja siguiente tabla, IVA incluido:
. . . .
Ti~o d vuelo
. "
,
,
' p~ecio cie ve!o Ida y vuelta . Comisin por
" - , (P~' trayctos nicl:>s di"tdl: por dos la cantidad del rango} ' transaccin
. . ...
,
,
" . . , , , . r;, , , (*)
.
Hasta 150 8
Nacional
Ms de 150 3
Menos de 200 12
Europa Entre 200 y 500 8
Ms de 500 4
Hasta 800 16
lntercontinental ',_
Ms de 800 5
..
(*) Cons1derandose el viaje de ida y vuelta una sola transacc1on
..
16
y transmitir la informacin y documentacin relativa a las rdenes de servicio. El sistema
deber permitir:
4.6 HORARIO
El horario de funcionamiento del Centro de Gestin Centralizada y las Oficinas de Viajes ser,
con carcter general, de lunes a viernes, de 8:00 a 19:00 horas, ininterrumpido, aunque en.,, .....
caso de las Oficinas de Viajes, se podrn hacer particularizaciones para adaptar el
necesidades de cada centro.
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Informar sobre gestin de urgencias mdicas o de seguridad.
Una vez realizada la reserva y confirmacin del servicio contratado a travs de la agencia, los
billetes, bonos de hotel u otros justificantes de los servicios solicitados se remitirn dentro de
la misma jornada laboral al viajero por medios electrnicos, a no ser que por motivos urgentes
se necesite un envo inmediato. En el caso en que no sea viable la utilizacin de medios
electrnicos, la empresa adjudicataria deber hacer llegar la documentacin a los viajeros al
lugar (nacional o en el extranjero) que se determine con la suficiente antelacin para no
alterar el desarrollo del viaje siendo responsabilidad de la empresa adjudicataria los perjuicios
ocasionados por el incumplimiento de este punto.
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4.8 COBERTURA DE RIESGOS Y SEGUROS
La empresa adjudicataria garantizar que los viajeros resultarn beneficiario de los seguros
exigidos a continuacin con las coberturas e importes mnimos indicados que deben cubrir
necesariamente todo el periodo de la orden de servicio a la empresa adjudicataria contratado
hasta su finalizacin:
En su oferta, cada licitador deber presentar un Plan de Puesta en Marcha del Servicio que
defina las pruebas de funcionamiento de procesos, sistemas y comunicaciones a realizar
conjuntamente con la AGE, para verificar el correcto funcionamiento de los mismos y oti.1t~1i~!!!N(,
la aceptacin de la AGE al servicio en todas las localizaciones.
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Dicho plan se definir en su detalle de mutuo acuerdo entre la AGE y la empresa adjudicataria,
de forma previa a la entrada en vigor del contrato. La ejecucin de dicho plan y sus pruebas
debern realizarse inmediatamente despus de la entrada en vigor del contrato, pudiendo
necesitarse un periodo de tiempo a consensuar, para la integracin de los sistemas de gestin
de viajes de la empresa adjudicataria con los procesos y sistemas del Centro Gestor. En todo
caso, la empresa adjudicataria deber conseguir la aceptacin del servicio por parte de la AGE
antes de 30 das desde la entrada en vigor del contrato.
En su oferta, cada licitador tambin deber presentar un Plan de Servicio para cada Centro
Gestor donde se incluir la descripcin de los procesos y sistemas online que vayan a ser
utilizados para solicitar y gestionar los servicios de la empresa adjudicataria por parte de cada
Centro Gestor o de los viajeros.
El plan definir las fechas en las que se entregarn los diferentes informes, se identificar los
responsables de la empresa adjudicataria para el contrato y para cada Centro Gestor y sus
organismos dependientes, procedimiento de escalado de incidencias, etc.
Dicho plan se definir en su detalle de mutuo acuerdo entre la AGE y la empresa adjudicataria
de forma previa a la entrada en vigor del contrato y se comenzar a ejecutar a la finalizacin
de la puesta en marcha del servicio.
Una vez finalizado el servicio, bien por finalizacin del perodo de contratacin o por cualquier
otra causa que motive la extincin, para considerarse correctamente finalizado el servicio la
empresa adjudicataria deber:
Asegurarse que la gestin de los viajes en curso queda perfectamente garantizada ya sea
porque ella misma finalizar los trmites o por haber hecho el traspaso de la informacin a
la nueva empresa adjudicataria.
Proporcionar a la AGE todos los informes debidos a la fecha.
Entregar los perfiles de viajeros a la nueva empresa adjudicataria para permitirle una
gestin eficiente que reutilice los datos histricos relativos a la AGE.
Poner a disposicin de la AGE toda la informacin recogida y procesada en el
Gestin de la Calidad descrito ms adelante en este pliego.
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Entregar a la AGE el sistema de gestin de la calidad, con todos sus componentes,
incluyendo la documentacin tcnica y funcional, la informacin de gestin del servicio
generada, las aplicaciones y sistemas informticos, etc., que pasarn a ser propiedad de la
AGE.
5.1.1 Planes
5.1.2 Informes
La empresa adjudicataria deber emitir los siguientes informes en el formato electrnico que
se acuerde con la AGE y con el siguiente detalle, a efectos de control que sobre el seguimiento
de los servicios se ejercer a nivel global del contrato y al nivel de cada Centro Gestor. La CSL
(Comisin de Seguimiento del Lote) descrita en la clusula XV del PCAP, tendr acceso a la
totalidad de los informes a efectos de seguimiento global del contrato:
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alcance del contrato, que permita realizar el seguimiento estratgico de la evolucin del
mismo, y que contendr:
Ahorros conseguidos sobre los precios de referencia
Propuestas de mejora identificadas
Resultados del sistema de gestin de la calidad
Listados de servicios de transporte y alojamiento, prestados en el periodo del
informe, en el acumulado en todo el ao, as como el acumulado durante la vida
del contrato hasta el momento de presentar dicho informe, sumarizado a nivel de
Centro Gestor, Ministerio y Organismo al que pertenecen los viajeros a los que se
prest el servicio:
1) Resumen Transporte.
Resumen de los servicios de transporte realizados e importe de los mismos, en
funcin, de los siguientes parmetros:
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a) Detalle transporte
i) Identidad, Centro Gestor, Ministerio y Organismo del viajero.
ii) Solicitud del viaje.
(1) Fecha de solicitud.
(2) Antelacin con relacin a la fecha del mismo.
(3) Indicacin de si la solicitud se hace de acuerdo a las condiciones generales y en
caso contrario, cual es el incumplimiento:
(a) Servicios no contratados con la opcin ms barata.
(b) Servicios que no se solicitaron con 7 das de antelacin para viajes
internacionales o 5 das para viajes nacionales.
(c) Viajes que no se contrataron en clase turista.
(d) Viajes que no se contrataron con tarifa restringida (sin camb.ios ni
anulaciones).
(e) Vuelos no regulares.
iii) Empresa prestadora del servicio.
iv) Medio: avin, tren, alquiler de coches, barco u otro.
v) Origen y Destino del servicio de transporte.
vi) Fechas de la ida y la vuelta con indicacin de si se aplic la condicin de b~r~86';ct~
embargo en la ida, en la vuelta o en los dos casos.
vii) Importe del servicio.
b) Detalle alojamiento
i) Identidad y tipo del viajero (Comisionado y grupo de dieta aplicable o no
Comisionado), Centro Gestor, Ministerio y Organismo al que pertenece.
ii) Solicitud del viaje.
(1) Fecha de solicitud.
(2) Antelacin con relacin a la fecha del mismo.
(3) Indicacin de si la solicitud se hace de acuerdo a las condiciones generales y en
caso contrario, cual es el incumplimiento:
(a) Servicios que no se solicitaron con antelacin de 7 das para viajes
internacionales o 5 das para viajes nacionales.
(b) Solicitud de habitacin de tipo no estndar.
iii) Localidad de destino donde se prest el servicio de alojamiento.
iv) Hotel o establecimiento de alojamiento.
v) Fechas de entrada y nmero de pernoctaciones, con indicacin de si se aplic la
condicin de periodo de embargo y en este caso a cuantas pernoctaciones le
aplic esta condicin.
vi) Importe del servicio.
c) Incidencias de Transporte. Para aquellos servicios de transporte que hayan
presentado incidencias por incumplimiento de las condiciones generales, se
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proporcionar en esta seccin el detalle especfico de los mismos, aadiendo a la
informacin contenida en la seccin a) de este informe, los siguientes campos de
informacin adicionales:
i) Importe de la opcin ms barata disponible en el momento de realizar la reserva.
ii) Importe mximo para el transporte en caso de que el origen-destino del vuelo,
pertenezca a la lista de parejas de destinos especialmente relevantes.
d) Incidencias de Alojamiento. Para aquellos servicios de alojamiento que hayan
presentado alguna incidencia por incumplimiento de las condiciones generales, por
responder a peticiones de viajeros fuera del listado de hoteles proporcionado por la
empresa adjudicataria o bien por haberse tramitado ante la falta de disponibilidad en
hoteles del listado de la empresa adjudicataria en la localidad solicitada, se
proporcionar en esta seccin el detalle especfico de los mismos, aadiendo a la
informacin contenida en la seccin b) de este informe, los siguientes campos de
informacin:
i) Si existi incumplimiento de las condiciones generales:
(1) Servicios que no se solicitaron con antelacin de 7 das para viajes
internacionales o 5 das para viajes nacionales.
(2) Solicitud de habitacin de tipo no estndar.
ii) Peticiones de viajeros fuera del listado de hoteles de la empresa adjudicataria en
la localidad de destino, indicando de si se trata de peticiones dentro del importe
mximo permitido segn el tipo de viajero o por encima del mismo.
iii) En caso de que existiera falta de disponibilidad de habitacin en los hoteles del
listado de la empresa adjudicataria en la localidad y la fecha requerida, se indicar
en su caso:
{1) Si la reserva se realiz en la localidad solicitada pero en un hotel fuera del
listado de la empresa adjudicataria.
(2) Si la reserva se realiz en un hotel del listado de la empresa adjudicataria, pero
no en la localidad solicitada.
(3) Si el coste fue superior al coste mximo permitido segn el tipo de viajero,
corriendo el exceso a cargo del viajero o a cargo de la AGE.
(4) Si existiendo plazas disponibles en alguno de los hoteles del listado, en
habitaciones del tipo definido en las condiciones generales, stas no fueron
ofertadas por la empresa adjudicataria al precio definido en su listado.
24
(3) Tipificacin.
(4) Estado de resolucin (abierta; en resolucin una vez haya un tcnico asignado
y trabajando en la solucin que se haya puesto en contacto con el viajero o
con el responsable designado por la AGE; resuelta una vez se ha solventado el
problema; cerrada una vez se ha comunicado la resolucin al viajero y ste ha
aceptado la resolucin).
(5) Fecha y hora de la apertura y de la resolucin. La fecha y hora de la resolucin,
se proporcionar nicamente si la incidencia se encuentra en estado resuelto
o cerrado.
(6) Tiempo de resolucin, si la incidencia se encuentra en estado resuelto o
cerrado.
(7) Indicacin de las incidencias no resueltas en 8 horas en caso de viajes
internacionales y 4 en caso de viajes nacionales, desde la comunicacin de las
mismas hasta su resolucin.
(8) Servicio asociado con la incidencia.
(a) Empresa prestadora del servicio de transporte u hotel o establecimiento
de alojamiento.
(b) Identificacin de los datos del servicio (destinos, fechas de transportes o
pernoctaciones, hoteles, etc.)
El formato del informe permitir realizar un anlisis de detalle por centro para cada ANS
de ese Centro Gestor, donde se muestre la evolucin temporal del nivel de cumplimiento y
se incluyan datos agregados para todos los servicios prestados. El informe recoger
adems el nivel de cumplimiento de cada ANS para el global de todos los Centros Gestores.
25
5.2 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Este sistema de evaluacin de la calidad del servicio debe conceder especial atencin al
servicio telefnico y presencial prestado, la entrega de documentacin, adecuacin de
tarifas y gestin de los alojamientos y los billetes de viaje.
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6 ANEXO 1: OFICINAS DE VIAJES
Dado que son instalaciones propias de la AGE, la localizacin definitiva de las oficinas de viaje indicadas
podra sufrir alguna modificacin a lo largo de la vida en vigor del contrato.
Lote 1
'
Oficina de Viajes Fecha de
Ministerio
(Localizacin} Inicio
MDEFENSA C/ Prim 6 y 8. Madrid 1/10/2015
MDEFENSA C/ Princesa 92. Madrid 1/10/2015
MDEFENSA C/ Castellana, 109. Madrid 1/10/2015
MINTERIOR C/ Guzmn el Bueno, 110 1/3/2015
MINTERIOR C/ Julin Gonzlez Segador s/n. Madrid 1/3/2015
Lote 2
Lote 3
Lote 4
Oficina de Viajes ,.
~
Fecha de ,
Ministeri<>
(Localizacin) inicio "
MAGRAMA, C/ Castellana, 67 s/n, Madrid 1/1/2015
MFOMENTO,
MEYSS
MS5SI C/ Campezo, 1, Madrid 10/6/2015
MS5SI Paseo del Prado, 18-20. Madrid 1/6/2015
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