Excel I - Básico

Microsoft EXCEL 2013
Mdulo I - Nivel Bsico
Introduccin - Elementos de Excel
Qu es y para qu sirve Excel 2013?

Excel 2013 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el
Conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa
de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, etc. te resultar familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como
haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la
suma de lo que tienes arriba.
Quizs como usuario pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a
introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente
corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la
declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo
haces con Excel slo tienes que corregir un dato.
Esta caracterstica de recalculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por
ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta
que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras
que pagar en cada caso.
As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a
utilizarlo.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones
es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido
podrs sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos
introducidos, del estilo de los grficos en forma circular y en forma de barras que se ven en las
encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional.
Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.
Y no hay que olvidar que en esta nueva edicin podemos sincronizar nuestros archivos generados en
Excel con el SkyDrive para poder guardar en la nube de Internet y poder descargarlo e incluso
modificarlo usando una interfaz web y no la del mismo programa.
Y con estas cortas pautas comenzaremos el curso de Excel en su mdulo bsico.
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Visita: www.systematic.edu.pe
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EL INGRESO A EXCEL
Formas bsicas de iniciar Excel 2013.
Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero
del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el
programa.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la
ventana que tengas activa en ese momento.
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Hacer clic sobre el men y elegir la opcin .
LA INTERFAZ DE EXCEL
Al acceder a Microsoft Excel 2013 nos muestra esta pantalla en la que podemos localizar dos partes, la
parte izquierda de color verde dnde nos va a mostrar los archivos utilizados recientemente, en este
caso nos indica que todava no hemos creado ningn libro, es decir, no hemos realizado ningn ejercicio,
de manera que la lista parece vaca.
Podemos acceder a la opcin Abrir otros libros para acceder a ejercicios realizados y almacenado en
nuestro equipo, de esta forma podemos colocarlos en pantalla y continuar con su edicin.
En la parte derecha, de color blanco, tenemos diferentes opciones para ejecutar de forma automtica,
ya sea un libro en blanco, para crear un ejercicio nuevo, o visualizar un pequeo tutorial de
funcionamiento aplicacin.
Despus disponemos de diferentes plantillas predefinidas, como por ejemplo para crear un
presupuesto, un calendario, tareas escolares, etc.,
Excel 2013 presenta un diseo de la interfaz de usuario adaptada a la interfaz Metro de Windows 8, con
men Ribbon, cinta de opciones donde se exponen todas las funciones que puede realizar el programa,
con iconos, colores, estilo y tipografa de la interfaz Metro de Windows 8; por lo que a los usuarios les
ser fcil adaptarse a esta nueva versin. Uno de los propsitos de este tipo de interfaz es ofrecer un
programa usable en dispositivos mviles y con mejoras para su uso en dispositivos tctiles.
Una vez abierto el libro en blanco, vemos una interfaz limpia, moderna, en dos dimensiones, muy
alejada de elementos recargados en tres dimensiones de versiones anteriores.
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01 Guardar: permite guardar un archivo. Si no se lo guard previamente, se abrir el cuadro de dilogo

Guardar como.
02 Deshacer: da la posibilidad de revertir una accin que acabamos de realizar. Podemos deshacer
varias acciones presionando el botn tantas veces como sean necesarias.
03 Rehacer: es la contracara del botn anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos
rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta opcin est
desactivada.
04 Nuevo: abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas, sino que
lo hemos agregado al personalizar la barra.
05 Impresin rpida: imprime la hoja de clculo directamente, sin mostrar el cuadro de dilogo de
impresin, que nos da la opcin de configurar distintos parmetros. Este botn tambin fue agregado a
la barra de herramientas mediante la opcin de personalizacin.
06 Personalizar barra de herramientas de acceso rpido: despliega el men que nos permite aadir
ms comandos a la lista inicial. Mediante la opcin Ms comandos..., tendremos acceso a todos los
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comandos que puede utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso comn, hasta los ms
especficos.
La versin de Excel 2013 llega con ocho cintas de men que contienen muchas opciones. Aqu les dejar
un resumen de cada una de ellas.
Inicio
Inicio es una buena descripcin para esta cinta, ya que tiene el 80% de los comandos cotidianos que
necesitars mientras trabajes en tus hojas de clculo. Esto incluye el portapapeles, tamaos y tipos de
fuentes, as como la alineacin de los datos en las celdas. Las opciones de formato numrico te
permitirn cambiar la forma en que se muestren los nmeros, mientras que las opciones de estilo te
ayudan a cambiar el aspecto de las celdas.
Insertar
En trminos generales esta cinta nos permitir insertar varios tipos de elementos en tus hojas. Esto
incluye tablas, ilustraciones, grficos, texto, smbolos, minigrficos e incluso hipervnculos que puedes
conducirte a una pgina web, por ejemplo. Tambin puedes usar un filtro interactivo en la hoja para
cambiar fcilmente las tablas dinmicas. Estas te permiten resumir datos complicados de forma sencilla
y fcil.
Diseo de Pgina
Puedes concentrarte en el aspecto de hoja de clculo, tomndose un tiempo para adaptarla a tus
necesidades. Los Temas afectan al aspecto general, incluyendo colores y fuentes, mientras que la
Configuracin de pgina afecta al tamao y la orientacin de la misma. Ajustar rea de impresin
cambia el tamao, anchura y escala de la pgina, mientras que las Opciones de la hoja cambian las
lneas de divisin y los encabezados.
Frmulas
Esta seccin es el cuarto de mquinas de la hoja de clculo, afectando a la generacin de predicciones

calculadas y otras frmulas en la biblioteca de funciones. Nombres definidos te permite escribir
etiquetas en las frmulas, Auditora de frmulas registra que parte de la frmula afecta a qu valor.
Las Opciones de clculo te dirn cundo se activa una frmula y tambin hay algunas opciones de
moneda que puedes usar.
Datos
Esta seccin te permite obtener datos importndolos desde otros programas como Access, mientras que
Conexiones te dice de dnde vienen los datos que ya tienes. Ordenar y filtrar permite organizar y
reordenar la informacin y Herramientas de datos te ayuda a manipular esos datos. Esquema
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contiene funciones para agrupar celdas y Anlisis dispone de herramientas para el anlisis
especializado de informacin financiera y cientfica.
Revisar
Esta cinta te ofrece varios sistemas de correccin que incluye ortografa, sinnimos y acceso a recurso
como enciclopedias. El apartado Idioma dispone de ayudas a la traduccin y el apartado
Comentarios te permite agregar notas a la hoja de clculo. El apartado Cambios sirve para controlar
los cambios o compartir tu informacin con otros, para que puedan modificar tus hojas a travs de una
red de comunicacin.
Vista
Esta cinta te permite manipular tu informacin de diferentes formas, segn necesites. La opcin Vista
de libro cambia la forma en que se gestiona la pantalla, mientras que Mostrar activa y desactiva
varias ayudas visuales. Zoom acerca la informacin para verla mejor y Ventana es una excelente
forma de organizar una amplia variedad de datos. Macro te permite bien grabar un macro o acceder a
macros grabadas previamente.
Desarrollador
En esta cinta encontrars las funciones ms complejas que tiene que ver con el propio funcionamiento
de Excel. Puedes usar las macros para grabar secuencias de comandos y asignarlas a teclas abreviada,
con lo que podrs acelerar tareas repetitivas. El resto de los apartados, incluyendo Visual Basic y
XML, slo le interesarn a los desarrolladores de software y web y no los utilizars normalmente en
las tareas cotidianas.
Personalizacin
Para personalizar la cinta de opciones en Excel, hay que ir a la pestaa Archivo, luego a Opciones y
hacer clic en Personalizar cinta de opciones. Podemos escoger tanto los iconos que aparecern en esta
barra como los accesos directos que aparecen en la zona superior izquierda de la pantalla.
En la parte de la izquierda podremos ver una lista de todos los comandos con los que cuenta el
programa. En el men desplegable de la parte superior podemos optar por dividir los comandos entre
los ms utilizados o los que no estn dentro de la barra de herramientas.
En la parte de la derecha tenemos un desplegable con las pestaas principales con las que cuenta el
programa. Una de las limitaciones con las que cuenta esta opcin es que solo podemos agregar nuevos
comandos en las pestaas personalizadas que hayamos creado. Para aadir una de estas pestaas
apretamos el botn Nueva pestaa.
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La pestaa en cuestin se aadir dentro del men desplegado. Para personalizar el nombre hacemos
clic sobre la pestaa y luego clic en Cambiar nombre. Dentro de cada pestaa hay que establecer una
serie de grupos personalizados (los cuadros en los que se divide cada pestaa). Para crear los diferentes
grupos hay que hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre de la pestaa y luego sobre la
opcin Agregar nuevo grupo. El modo de personalizar el nombre del grupo vuelve a ser haciendo clic
sobre el grupo y luego clic en Cambiar nombre. Para agregar los comandos, escogemos uno de la lista
de la izquierda y despus sobre la opcin de Agregar.
Podemos cambiar la colocacin de las pestaas y los grupos mantenindolos pulsados y despus
arrastrando a lo largo del men. Si lo que queremos es personalizar por completo las funciones que
estarn dentro de la barra de herramientas, el modo de quitar las opciones preconfiguradas es haciendo
clic en el recuadro donde se muestra una flechita. Todas las pestaas que no tengan marcado el
recuadro desaparecern temporalmente de la barra de herramientas (para que vuelvan a aparecer
basta con que hagamos clic en el recuadro).
Por otra parte, para configurar los accesos directos que aparecern por encima de esta barra de
herramientas hacemos clic con el botn derecho en la parte superior y despus sobre la opcin
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
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ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Antes de abrir tu primer libro de trabajo, debes tener claro el tipo de proyecto que comienzas.
Cuando comiences con la versin 2013 de Excel, el programa te ofrece los ficheros recientes, si hay
alguno. En caso contrario podrs ver las diferentes plantillas disponibles. Y eso est bien, pero puede
que tengas un formato especfico en mente. As que, en funcin de los quieras hacer, debers realizar
una accin u otra. Si deseas continuar trabajando con un fichero anterior, simplemente localiza su
nombre en el apartado Recientes de la izquierda y pulsa sobre l. Se abrir de inmediato. Si no se
encuentra en esta lista por que ya hace tiempo que creaste el fichero y ha sido desplazado por otros
ms recientes, pulsa sobre Abrir optros Libros (en Excel hay un error de traduccin y aparece como
Abrir otras Libros) y encuentra el archivo que necesitas en SkyDrive, en el equipo o, de nuevo, en la
lista de recientes.
Puedes agregar un nuevo sitio a esta lista. Si te decides por alguna de las plantillas, simplemente
desplzate por la lista de estas y haz doble clic sobre la que te guste, para que se cargue en plantilla y
puedas comenzar a introducir y sustituir los datos. Si deseas crear un libro nuevo, en blanco, puedes
usar la plantilla con el mismo nombre o bien haz clic en Abrir otros Libros y luego en Nuevo. Irs a
parar al mismo lugar. Los libros nuevos de Excel slo contienen una hoja (y no tres, como hasta ahora),
pero puedes aadir las que necesites.
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Abrir / Nuevo
01 Comienza
Pulsa sobre Abrir otros Libros y vers un men sencillo a la izquierda en el puedes elegir entre abrir un
fichero existente o crear uno nuevo.
02 Abre un archivo
Haz clic en Abrir y luego sobre Equipo, ya que en este caso el fichero se encuentra en el propio
equipo. Pulsa sobre Examinar y localiza el libro.
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03 Crea uno nuevo

Como alternativa, crea un libro nuevo a partir de las plantillas que vers en la pgina siguiente. Elige el
Libro en blanco para personalizarlo.
04 Nuevo a partir de un archivo existente

Si quieres crear una nueva versin de un libro que ya tienes pulsa con el botn derecho sobre su
nombre y seleccin la entrada Abrir una copia.
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Guardar
01 Guardar normal
Para guardar el fichero que tienes abierto, pulsa en el icono del disco de la parte superior izquierda del
programa.
02 Otros nombres de archivo

Para guardar el fichero actual con otro nombre, pulsa en Archivo y en Guardar como. Cambia el
nombre del fichero o gurdalo en otra carpeta.
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03 Diferente formato
Pulsa de nuevo en Archivo y Guardar como esta vez despliega la lista Tipo para ver los formatos en
los que puedes guardar el libro.
Compatibilidad de archivos
La extensin para reconocer los archivos de Microsoft Excel desde la versin 2007 hasta la 2013 es
.XLSX, y la extensin de los archivos de Microsoft Excel 2003 y de las versiones anteriores es .XLS. Un
archivo de la versin 2003 puede abrirse y modificarse con la versin 2007-2013, pero un archivo creado
con la versin 2007-2013 no podr abrirse directamente con una versin anterior (necesitaremos un
convertidor de archivos).
Para crear archivos compatibles con la versin 2003 debemos ingresar en la ficha Archivo y presionar, en
el panel izquierdo, la opcin Guardar como, luego, en el cuadro de dilogo que se abre, desplegar la lista
Tipo y seleccionar la opcin Libro de Excel 97-2003. De esta manera tendremos un libro creado en
Microsoft Excel 2013 que se podr abrir con la versin 2003. Sin embargo, en estos casos se pueden
presentar problemas de incompatibilidad que deberemos resolver.
Tambin puede ocurrir que, una vez guardados en una versin anterior, aparezcan cambios en los
archivos debido a que la nueva versin contiene elementos no soportados por las anteriores. Es por esto
que debemos tener cuidado al crear los archivos con un tipo reciente y luego guardarlos en una versin
anterior. De lo contrario, quienes abran el libro obtendrn una versin que difiere del original.
Cmo organizar tus libros

Los libros de trabajo pueden contener bien una sola hoja o mltiples. Se organizan una tras otra y
accedes a ellas mediante un sistema de pestaas en la parte inferior de la pantalla. Con frecuencia
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ocurre que un proyecto tiene la necesidad de varias hojas de clculo de modo que tiene sentido que
todas ellas se encuentren en el mismo fichero de modo que puedas editarlas a la vez.
Puedes agregar hojas al libro o bien es posible duplicar una hoja existente, con lo que te ahorras el
formato y las frmulas. Para acceder a una hoja basta con pulsar sobre su pestaa. Y, si quieres, puedes
arrastrar estas al orden que quieras. Si decides realizar cambios generales en el formato o las fuentes,
haz clic derecho sobre la pestaa y aparecern las opciones para la misma, incluyendo la opcin para
seleccionar todas las hojas a la vez.
Tambin puedes bloquear una hoja para que no se pueda editar, u ocultarla por cuestiones de seguridad
y, finalmente, tienes la posibilidad de asignarle color a la pestaa para identificarlas ms rpidamente.
01 Carga el libro
Dirgete a Archivo y luego a Abrir, para cargar un libro. Para crear una nueva hoja, pulsa en el icono
que hay a la derecha de las pestaas o usa Mayusc + F11.
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02 Asgnale un nombre
Para renombrar esta hoja en blanco, haz clic derecho sobre la pestaa y elige Cambiar nombre o has
doble clic en la pestaa.
03 Copia una hoja

Para duplicar una hoja, haz clic derecho en ella y elige Mover o Copiar. En el cuadro activa la casilla
Crear una copia y pulsa en Aceptar.
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04 Mueve hojas
Una vez renombradas, puedes arrastrar la pestaa al lugar que te convenga y arrstrala a izquierda o
derecha, hasta una posicin de tu agrado.
DESPLAZNDOSE EN LA HOJA DE CLCULO
rea de trabajo
En la parte central de la ventana de la aplicacin encontramos el rea de trabajo, es decir, el sector
donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa.
En esta seccin identificaremos sus componentes y a desplazarnos por las hojas de clculo.
Componentes del rea de trabajo
Conocer los elementos que forman parte del rea de trabajo es imprescindible para el manejo del
programa, por eso lo explicaremos en detalle.
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01 Encabezado de columna: las columnas se identifican con una letra, desde la A hasta la XFD.
02 rea de trabajo: est formada por filas y columnas. Aqu ingresamos los datos y vemos el resultado
de las operaciones.
03 Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la
hoja de trabajo.
04 Pestaa de hojas: a travs de las pestaas podemos movernos por las hojas que componen el libro
de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.
05 Encabezado de fila: las filas se identifican con nmeros, desde 1 hasta 1.048.576.
06 Celda activa: es la celda seleccionada.
Desplazarnos por las hojas de clculo
Desde el momento en que abrimos un archivo de Excel, ya sea que conozcamos mucho o poco sobre el
programa, necesitaremos desplazarnos sobre las celdas, acercar o alejar la hoja de clculo para tener
mejor visibilidad y, tambin, conocer informacin sobre algunas opciones activadas o desactivadas en el
programa.
La forma de desplazamiento ms comn es la que realizamos con el mouse, que nos permite usar las
barras de desplazamiento vertical y horizontal, ubicadas en el costado derecho de la hoja de clculo y en
el sector inferior derecho.
Adems, disponemos de otras posibilidades para movernos por la hoja. Podemos desplazarnos por las
celdas mediante las flechas de direccin del teclado: arriba, abajo, izquierda o derecha.
Al utilizarlas, veremos cmo se mueve el cursor de celda en la direccin indicada por las teclas.
Si presionamos la tecla F5 se abrir un cuadro de dilogo en el cual podemos especificar la referencia de

una celda (por ejemplo, F16) para que el cursor de celda se posicione en el lugar indicado. Este cuadro
tambin puede abrirse con la combinacin de teclas CTRL + I.
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FORMATOS
Formatos de Celda
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de clculo, pero puede
ayudar a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de
formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
En la Cinta de opciones.
En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
En el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran
cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de
opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin
podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una
celda o rango:
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Adems de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuracin de
formato dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de dilogo de
diferentes maneras:
Haciendo clic en el indicador de cuadro de dilogo de los grupos Fuente o Alineacin de la ficha Inicio.
Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del men desplegable seleccionar la opcin Formato de
celdas.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botn Formato y seleccionar la opcin Formato de
celdas.
Adems existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar ms opciones
y que nos llevarn a este mismo cuadro de dilogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineacin >
Formato de alineacin de celdas abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas en la seccin
correspondiente:
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Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir
el cuadro de dilogo Formato de celdas con tan slo pulsar la combinacin de teclado Ctrl + 1.
Cambiar la fuente
De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros
podemos utilizar una fuente y tamao diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla.
Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:
En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los
cuales podremos elegir la ms adecuada. Adems, justo al lado derecho de la lista de fuentes
encontramos la lista desplegable con el tamao de fuente.
La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Fuente donde encontramos las
mismas opciones de configuracin.
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Este cuadro de dilogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su
color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los
siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente
tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:
Alineacin de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numricos a la derecha y el texto a la izquierda pero
es posible modificar esta alineacin utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineacin.
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1. Alineacin vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la
misma.
3. Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad
cuando necesitamos cambiar la orientacin del ttulo de una columna muy estrecha.
4. Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este
comando ajustar el texto en varias lneas para mostrar todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinar las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y adems
centrar el contenido. Al pulsar en la flecha del men desplegable se mostrarn algunas opciones
adicionales como la de volver a separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineacin los podemos encontrar en el cuadro de dilogo Formato de
celdas dentro de la seccin Alineacin.
Relleno de una celda
Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color especfico o una trama. Para indicar el
color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo
Fuente de la ficha Inicio.
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Este comando tambin lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrar la misma paleta de colores a
seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el
cuadro de dilogo Formato de celdas y en la seccin Relleno podrs elegir tanto el estilo de la trama
como su color.
Bordes de una celda
La cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas
lneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran
utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las dems. Existen diferentes estilos y
grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin deseada desde el comando Bordes que se
encuentra en la ficha Inicio > Fuente:
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Este comando tambin est disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de dilogo Formato
de celdas tiene una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer todas las configuraciones
necesarias a los bordes de una celda.
Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que
hacer cada modificacin por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra
preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:
Dicha opcin ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el
ratn sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicacin del estilo debes hacer clic sobre la
opcin deseada. Si por alguna razn deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces
debes seleccionar la opcin Normal.
Tambin puedes notar que al final del men se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos
da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opcin Combinar
estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.
El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de
nuestro libro para mejorar la presentacin de los datos y de esta manera tener una mejor compresin e
interpretacin de los mismos.
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Formatos de nmero en Excel 2013

El formato nmeros en Excel es el proceso a travs del cual podemos cambiar la apariencia de un
nmero contenido en una celda. Es importante remarcar que dicho formato no modifica el valor
numrico de la celda sino solo su apariencia.
Cuando ingresamos valores numricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no tienen formato
alguno, pero podemos modificar la cantidad de decimales mostrados, agregar el smbolo de moneda o
el separador de miles. Todos estos cambios en la apariencia de un nmero los podemos lograr aplicando
un formato especial a la celda.
Formato de nmeros automtico
Excel puede identificar ciertos formatos de nmero al momento de ingresar los datos y los despliega de
manera adecuada mientras asigna el valor numrico correcto a la celda. Por ejemplo, si ingresamos el
valor 12.50% en una celda, Excel mantendr la apariencia de porcentaje pero el valor de la celda no
contendr el smbolo de porcentaje sino solamente el valor numrico 0.125 y lo podremos saber si
hacemos una operacin con dicha celda:
Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D1 multiplicado por dos.
De esta manera podemos saber que al incluir a la celda D1 en cualquier operacin, Excel considerar su
valor numrico. As como Excel aplica un formato automtico a valores de porcentaje, tambin lo hace si
utilizamos el separador de miles o si utilizamos el smbolo de moneda. En realidad el valor de la celda no
contendr el separador de miles ni el smbolo de moneda sino solamente el valor numrico.
Formato de nmeros desde la Cinta de opciones
Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos modificar la manera en
que se despliegan los nmeros de una celda despus de haberlos ingresado y para ello podemos utilizar
los comandos de la Cinta de opciones que se encuentran dentro del grupo Nmero en la ficha Inicio.
Cualquiera de estos comandos aplicar el formato seleccionado a la celda activa o a una seleccin de
celdas.
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1. Podemos elegir rpidamente un formato de la lista de formatos ms utilizados entre los cuales
encontramos los formatos Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha corta, Fecha larga, Hora,
Porcentaje, Fraccin, Cientfica y Texto.
2. El men desplegable del botn Formatos de contabilidad nos permite elegir entre varias opciones
de formatos especficos de contabilidad y especificar si deseamos agregar el smbolo de dlares
americanos o el smbolo de euros.
3. El botn Estilo porcentual aplicar un estilo de porcentaje al valor de la celda.
4. El comando Estilo millares agregar el separador de miles al valor numrico de la celda.
5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y cuando el valor numrico
contenga dicha cantidad de decimales.
6. Tambin podemos mostrar menos decimales utilizando el botn Disminuir decimales.
7. Si queremos tener ms opciones de formato podemos pulsar el indicador de cuadro de dilogo del
grupo Nmero el cual abrir una nueva ventana que nos dar ms opciones de formato.
El cuadro de dilogo Formato de celdas
Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros requerimientos de

formato, entonces podemos pulsar el indicador correspondiente que se encuentra justo a la derecha de
la etiqueta del grupo Nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas:
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Tambin podemos abrir este cuadro de dilogo si seleccionamos la opcin Ms formatos de

nmero dentro de la lista de formatos del grupo Nmero en la ficha Inicio. De igual manera tendremos
acceso a l si hacemos clic derecho sobre cualquier celda y seleccionamos la opcin Formato de celdas.
A travs de este cuadro de dilogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda
de Excel. La seccin Nmero nos muestra 12 categoras de formato de las cuales podemos elegir y
adems configurar ciertas propiedades particulares. A continuacin describo brevemente cada una de
las 12 categoras:
1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y
despliega los nmeros tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber
en la celda y lo convierte a notacin cientfica.
2. Nmero: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos
mostrar y adems indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opcin de configuracin
es la de indicar el formato de los nmeros negativos ya sea solamente con el smbolo negativo (-),
o de color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el smbolo a utilizar as como la cantidad de
decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los nmeros
negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los smbolos de
moneda siempre estn alineados de manera vertical.
5. Fecha: Esta opcin nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el smbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.
8. Fraccin: Para las fracciones mostradas en la hoja de clculo podemos elegir entre nueve
diferentes formatos.
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9. Cientfica: Para nmeros expresados en notacin cientfica podemos especificar la cantidad de

decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratar dicho valor como un texto,
inclusive si es un nmero.
11. Especial: Esta opcin contiene formatos especiales y dependen de la Configuracin regional
seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los cdigos postales, los nmeros de
telfono o los nmeros de seguridad social.
12. Personalizada: La opcin de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios
formatos de nmeros. Esta es una opcin que requiere una explicacin ms amplia por lo cual
encontrars un vnculo a otro artculo en la seccin de material adicional.
Es interesante observar que dentro de la lista de formatos se encuentran la Fecha y la Hora. Esto se
debe a que Excel almacena este tipo de datos como un nmero aunque en realidad los vemos
desplegados como fechas y horas. Ya hemos hablado de este tema cuando hicimos una revisin de
los tipos de datos en Excel.
Recuerda que al aplicar un formato a un nmero en Excel no modificamos realmente su valor sino
solamente cambiamos su apariencia dentro de la celda. Existen diferentes tipos de formatos de acuerdo
al tipo de dato que hemos ingresado, ya sean porcentajes, fracciones, montos, fechas, horas, etc.
Adems, a travs de los comandos de la Cinta de opciones y del cuadro de dilogo Formato de
celdas podremos indicar el formato que deseamos aplicar a cualquier celda de Excel.
Formato personalizado de celdas en Excel

Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al valor de dicha
celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 cdigos diferentes dentro de la misma cadena
de texto.
Formato personalizado de una celda
Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la
celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de dilogo debes
asegurarte de estar en la seccin Nmero y elegir la opcin Personalizada:
28
El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un formato
personalizado es una cadena de texto que indicar a Excel la manera en cmo debe mostrarse el valor
contenido en una celda.
El formato personalizado en Excel
En trminos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles valores:
positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos permite especificar un
cdigo para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con la condicin de separarlos por un
punto y coma (;) con el siguiente orden:
Cada uno de los recuadros de la imagen representa un cdigo, de manera que podemos indicar a Excel
que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que tenga.
Ejemplo de formato personalizado de una celda
Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda crearemos el
siguiente formato:
[Azul]Estndar;[Rojo]-Estndar;[Negro]Estndar;[Verde]Estndar
La palabra Estndar (en otras versiones es la palabra General) significa que Excel dar un trato normal
al valor de la celda, es decir, no modificar su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he
especificado un color diferente de acuerdo al valor de la celda.
29
Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo y adems he
colocado el smbolo - de manera que Excel coloque el smbolo negativo precediendo el valor de la
celda. Si el valor es cero entonces se mostrar de color negro y si es de tipo texto ser de color verde. En
la siguiente animacin podrs observar cmo se comporta una celda que tiene este formato
personalizado:
Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de

colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul, Magenta, Amarillo,
Aguamarina, Rojo.
Existe otra opcin que nos permite elegir un color por su cdigo y tendremos disponibles hasta 56
colores diferentes. Este cdigo lo podemos especificar de la siguiente manera:
[Color5]Estndar;[Color20]-
Estndar;[Color40]Estndar;[Color50]Estndar
A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este ejemplo
debemos indicar el nmero del color que deseamos aplicar.
Cdigos de formato personalizado
Ya hemos visto cmo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero tambin podemos
modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En el siguiente
ejemplo he especificado un formato personalizado que har que siempre se muestren 3 decimales en
todas las celdas. Observa el resultado:
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El cdigo # nos ayuda a representar la posicin de un nmero y hemos indicado que deseamos tener 3
posiciones despus del punto decimal.
Formato personalizado a texto
Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato
personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar formato a
nmeros y por consecuencia tambin a las fechas ya que las fechas en Excel son tambin nmeros.
Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como hacer que se
despliegue un carcter en cierta posicin cuando acompaa a un nmero. En el siguiente ejemplo he
utilizado el formato personalizado #! que colocar el signo de exclamacin al final del valor de la celda.
Observa cmo la barra de frmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato
personalizado indica a Excel que se agregue el smbolo ! al final del valor. As como agregamos un solo
carcter tambin podemos agregar una palabra completa al final de un nmero. El formato
personalizado que utilizar ser el siguiente: #.## pesos
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De nueva cuenta observa la barra de frmulas y observa que el valor de la celda no considera la palabra
pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres como las palabras se
pueden colocar en cualquier posicin que queramos, solamente debemos indicarlo correctamente
dentro del formato personalizado.
Recuerda que el formato personalizado de celdas en Excel no es una manera de manipular cadenas de
texto sino que fue creado primordialmente para ayudarnos a dar formato a datos numricos.
Los cdigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. A continuacin les mostrar
una tabla con los cdigos que podemos utilizar en dichos formatos.
CDIGO DESCRIPCIN
# Representa un nmero sin considerar ceros a la izquierda.
? Deja el espacio para los caracteres especificados.
0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato.
. Despliega un punto decimal.
% Despliega el smbolo de porcentaje.
, Despliega el separador de miles.
E+ e+ E- e- Despliega la notacin cientfica.
+ / () : $ Se muestra este carcter.
carcter Despliega el carcter especificado.
* Repite el siguiente carcter hasta llenar el ancho de la columna.
_ Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carcter.
texto Despliega el texto dentro de las dobles comillas.
@ Representa un texto.
Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde,
[color]
Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo..
Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un

[COLOR n]
nmero entre 0 y 56..
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El cdigo #
Cuando utilizamos el cdigo # estamos asegurando que ese espacio ser ocupado por un nmero.
Observa el resultado de aplicar diferentes formatos personalizados utilizando el cdigo #:
Debemos notar que para cada aparicin del cdigo # despus del punto decimal significar un solo
decimal mientras que con una sola vez que coloquemos el cdigo # antes del punto decimal ser
interpretado como un nmero de cualquier cantidad de dgitos.
El cdigo ?
Este cdigo tiene el mismo objetivo que el anterior con la nica diferencia de que muestra un espacio en
blanco en caso de que el nmero de dgitos sea menor. Observa el siguiente ejemplo:
En este caso las celdas C4 y C5 han sido alineadas a la izquierda de manera que puedas observar cmo
son conservados los espacios en blanco al utilizar el cdigo ?
El cdigo 0
El cdigo 0 (cero) se comporta de manera similar que el cdigo ? con la diferencia de que en lugar de
espacios en blanco se mostrar el nmero cero. Observa el ejemplo:
33
SELECCIN EN EXCEL
A la hora de aplicar formatos, copiar, borrar o mover contenido, debemos seleccionar el rea en la que
vamos a trabajar. Una correcta seleccin permitir ahorrar prdidas de tiempo. Si queremos resaltar en
negrita el contenido de una celda, basta con hacer un clic con el mouse sobre ella para seleccionarla y,
luego, presionar Negrita. Lo mismo hacemos con cualquier otra celda y con otros tipos de formato. Si
bien es una tarea sencilla, al momento de aplicar estos cambios a mltiples celdas, necesitamos
seleccionar rangos enteros, filas, columnas y hasta la hoja completa con el fin de aplicar los cambios de
una sola vez.
Seleccionar una celda
Al hacer un clic con el mouse sobre una celda, esta se convierte en activa y queda seleccionada. Para
identificar de manera clara la celda o el rango activo, Excel los recuadra en color verde mediante un
borde apenas ms grueso que el resto. Podemos utilizar las cuatro flechas direccionales del teclado para
seleccionar la celda contigua.
Seleccionar un rango de celdas
Un rango es un conjunto de celdas contiguas al que hacemos referencia indicando las celdas de los
extremos superior izquierdo e inferior derecho; por ejemplo, A1:B5. Para seleccionar un rango de
celdas, debemos hacer un clic sobre la primera celda, mantener presionado el botn principal del mouse
mientras arrastramos el cursor por las otras y al llegar a la ltima lo soltamos. El rea quedar griseada y
remarcada con un borde grueso. La celda donde comenzamos la seleccin se ver en blanco, porque es
la celda activa.
Otra forma de hacerlo es posicionarnos en una celda que sea esquina del rango, presionar la tecla SHIFT,
y sin soltar dicha tecla, trasladarnos con las flechas del teclado hacia la esquina opuesta del rango en
cuestin. A medida que nos desplazamos, el rea va quedando griseada. Una vez que terminamos de
cubrir el rango, dejamos de presionar las flechas y soltamos la tecla SHIFT: el rango quedar
seleccionado.
34
Seleccionar columnas
Cuando hacemos un clic con el puntero del mouse sobre la letra de una columna, la seleccionamos por
completo. Si queremos seleccionar ms columnas consecutivas, tenemos que desplazarnos hacia las
adyacentes sin dejar de apretar el botn principal del mouse. Otra manera de hacerlo es seleccionar la
primera columna, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en la letra de la ltima columna
que queremos seleccionar. Veremos que quedan seleccionadas todas las columnas del rango. Tambin
es posible seleccionar columnas no adyacentes. Para esto, seleccionamos una columna haciendo clic
sobre su letra, mantenemos presionada la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada columna
que deseamos agregar a la seleccin.
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Seleccionar filas
El procedimiento para seleccionar filas es similar al de las columnas, solo que en vez de hacer un clic
sobre la letra de la columna, tenemos que hacerlo sobre el nmero de la fila.
Si queremos seleccionar ms filas consecutivas, debemos desplazarnos hacia arriba o abajo

manteniendo presionado el botn principal del mouse. Otra manera muy simple de hacerlo es
seleccionar la primera fila, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en el nmero de la
ltima fila que queremos seleccionar.
En el caso de que necesitemos seleccionar filas no adyacentes realizamos el mismo procedimiento pero
utilizando la tecla CTRL.
Seleccin no consecutiva
Para seleccionar celdas, filas, columnas o rangos no consecutivos, debemos realizar la seleccin del
primer elemento, mantener presionada la tecla CTRL y agregar nuevos elementos a la seleccin. De esta
forma ser posible combinar la seleccin de dichos elementos.
Seleccionar toda la hoja
Para seleccionar una hoja completa, debemos presionar la combinacin de teclas CTRL + SHIFT + BARRA
ESPACIADORA o, con el mouse, hacer un clic en la interseccin de los rtulos de filas y columnas, en la
esquina superior derecha de la hoja. A continuacin, veremos que todas las celdas de la hoja se
muestran grasadas.
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DATOS EN EXCEL
Ingresar y editar datos
Al comenzar una planilla nueva en Excel, la celda activa es la A1. Si escribimos un nmero o un texto,
estamos ingresando datos en ella. As de sencillo resulta registrar datos. Vamos a familiarizarnos con
esta tarea y a aprender, adems, a modificar el contenido presente o a eliminarlo, segn nuestras
necesidades.
Ingreso
Para asegurarnos de ingresar datos en una celda es indispensable que esta se encuentre seleccionada
como activa. Por lo tanto, con el puntero del mouse nos posicionamos sobre ella y hacemos un clic para
que quede seleccionada y activa. Un recuadro ms grueso diferencia la celda activa del resto. Podemos
trasladarnos desde una celda activa a otra usando las flechas del teclado. Una vez en la posicin
deseada, escribimos el dato que queremos ingresar, teniendo en cuenta las consideraciones explicadas
sobre los distintos tipos de contenido.
Durante el proceso de ingreso, los caracteres que vamos escribiendo se muestran en la celda activa y
tambin, en la Barra de frmulas, que se encuentra en la parte superior de la hoja de clculo. Al
terminar de ingresar el dato, presionamos la tecla ENTER. Tambin podemos pulsar TAB, movernos con
las flechas del cursor a otra posicin, presionar en la Barra de frmulas el botn Introducir o hacer clic
con el mouse en otra celda. Cualquiera de estas alternativas har que el dato quede almacenado en la
celda respectiva. Si an no hemos validado el dato y presionamos la tecla ESC, cancelaremos lo que
estbamos ingresando, y la celda quedar tal como estaba antes de nuestra intervencin.
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Modificar
Para modificar un dato ingresado, podemos sobrescribirlo o editarlo. La primera opcin ocurre cuando
comenzamos a escribir en una celda que ya contiene informacin. En ese caso, los nuevos datos
reemplazarn por completo el contenido anterior. Por ejemplo, si en la celda A1 tenemos la palabra
Inicio, nos situamos otra vez sobre ella, escribimos Final y presionamos ENTER, el texto original ser
reemplazado por el nuevo.
La opcin de edicin nos permite modificar una porcin del contenido de la celda seleccionada sin tener
que borrar o sobrescribir el dato anterior. Si hacemos doble clic en la celda que queremos modificar,
habilitamos el modo
Edicin y entonces, podemos trasladarnos con las flechas izquierda y derecha sobre el contenido de la
celda, ya sea un texto, un nmero o una frmula. Al borrar los caracteres con SUPR o BACKSPACE, o
insertar otros nuevos entre dos existentes o al final de la cadena, podemos rescribir la porcin de una
frmula, un texto o un nmero. Una vez finalizado el proceso, validamos los cambios con ENTER.
En modo Edicin, las flechas del cursor no nos permiten trasladarnos hacia otras celdas; solo podremos
movernos dentro del contenido de la celda actual para hacer las modificaciones necesarias.
Otra manera de editar una celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa. En este caso tambin
podemos presionar ESC para cancelar la edicin y volver al contenido original de la celda sin tener en
cuenta los cambios introducidos. Tengamos presente que cuando estamos modificando el contenido de
una celda que contiene una frmula de cualquier tipo, la sintaxis de la frmula ser visible tanto en la
Barra de frmulas como en la celda, pero no su resultado. Una vez finalizado el proceso, en la Barra de
formula seguiremos viendo la sintaxis y en la celda, el resultado.
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Borrar
Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes formas de hacerlo. Primero
debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y luego, presionamos la tecla SUPR, las
celdas seleccionadas quedarn vacas. Otra posibilidad es pulsar el botn derecho del mouse sobre las
celdas seleccionadas y, en el men que se despliega, elegir la opcin Borrar contenido. Tambin, desde
la opcin Borrar del grupo Modificar, en la ficha Inicio, podemos utilizar Borrar todo, que elimina el
contenido, los comentarios y el formato de la celda; o seleccionar Borrar contenido, que no borrar los
formatos ni los comentarios de la seleccin. La opcin Borrar formato elimina solo el formato de la
celda, pero no el contenido; en tanto que Borrar comentarios elimina solo los comentarios.
FRMULAS
Excel posee una gran cantidad de herramientas que permiten el uso profesional y tambin hogareo.
Una de ellas son las frmulas y las funciones, que nos ayudan a resolver problemas tanto sencillos como
complejos. Con ellas podremos realizar distintas operaciones: matemticas, lgicas y financieras, entre
otras. Las frmulas son operaciones matemticas o llamadas a funciones en las que se analizan variables
y se obtiene un resultado.
Ecuaciones
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Para documentar una frmula de una hoja de clculo, puede insertar una ecuacin como un objeto o
modificarla mediante el Editor de ecuaciones de Microsoft. La ecuacin se crea al seleccionar smbolos
de la barra de herramientas Ecuacin y escribir variables y nmeros.
En la fila superior de la barra de herramientas Ecuacin es posible seleccionar ms de 150 smbolos

matemticos. En la fila inferior, es posible seleccionar entre una serie de plantillas o marcos que
contienen smbolos, como fracciones, integrales y sumas.
Qu desea hacer?
INSERTAR UNA ECUACIN CON EL EDITOR DE ECUACIONES.
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la ecuacin.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Objeto.
3. En el cuadro de dilogo Objeto, haga clic en la ficha Crear nuevo.

4. En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Microsoft Editor de ecuaciones 3.0. Si el Editor de
ecuaciones no est disponible, es posible que tenga que instalar
5. En el cuadro de dilogo Objeto, haga clic en Aceptar.
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6. Utilice las opciones de la barra de herramientas Ecuacin para modificar la ecuacin.

Si necesita ayuda, haga clic en Temas de Ayuda del Editor de ecuaciones en el men Ayuda.
7. Para volver a Excel, haga clic en una celda vaca.
MODIFICAR UNA ECUACIN EN EL EDITOR DE ECUACIONES
1. Haga doble clic en el objeto ecuacin que desea modificar.

2. Utilice las opciones de la barra de herramientas Ecuacin para modificar la ecuacin.
Si necesita ayuda, haga clic en Temas de Ayuda del Editor de ecuaciones en el men Ayuda.
3. Para volver a Excel, haga clic en una celda vaca.
Operadores de Excel
Matemticos
Puede crear una frmula simple para sumar, restar, multiplicar o dividir valores en su hoja de clculo.
Las frmulas simples siempre empiezan con un signo igual (=), seguido de constantes, que son valores
numricos, y operadores de clculo como los signos ms (+) y menos (-), asteriscos (*) o barras
diagonales (/).
Por ejemplo, si introduce la frmula =5+2*3, Excel multiplica los dos ltimos nmeros y suma el primer
nmero al resultado. Siguiendo el orden estndar de las operaciones matemticas, la multiplicacin se
realiza antes que la suma.
1. En la hoja de clculo, haga clic en la celda en que desea introducir la frmula.

2. Escriba = (signo igual) seguido de las constantes y los operadores que desea usar en el clculo.
3. Puede introducir en una frmula tantas constantes y tantos operadores como necesite, hasta un
mximo de 8.192 caracteres.
SUGERENCIA: En lugar de escribir constantes en la frmula, puede seleccionar las celdas que
contienen los valores que desea usar e introducir los operadores entre seleccin y seleccin de
celdas.
4. Presione Entrar.
Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con caractersticas especficas:
Literales: escribimos los nmeros directamente dentro de la frmula, por ejemplo: =15+14.
Referencia a valores: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5
contienen valores numricos.
Las operaciones en Excel se realizan en un orden, siempre de izquierda a derecha y respetando la

jerarqua de los operadores aritmticos: divisin, multiplicacin, suma y resta. Debemos tener esto en
cuenta a la hora de efectuar las operaciones bsicas, para no cometer errores. Sin embargo, la mejor
manera de evitar equivocaciones es recurrir a los parntesis, ya que Excel primero resolver las
operaciones que estn dentro de ellos.
41
Una vez que aprendamos a utilizar las frmulas, ya no necesitaremos una calculadora para hacer las
operaciones bsicas dentro de una hoja de clculo, sino que podremos sumar, restar, multiplicar y
dividir por medio de la siguiente estructura:
=(operando1)(operador aritmetico)(operando2) ENTER
Por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que no presionamos la tecla ENTER, no se realiza la operacin.
Relacionales o Comparacin
Los operadores de comparacin nos permiten comparar dos o ms nmeros o cadenas de texto. Si el
resultado de la comparacin es positivo, obtendremos como resultado en valor lgico VERDADERO. De
lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuacin tenemos la lista de operadores
de comparacin:
Texto
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Las frmulas de Excel tambin pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de
concatenacin para unir el valor de dos cadenas de texto.
Referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o ms referencias de celda para crear una sola
referencia.
Recuerda que si tu sistema tiene la configuracin regional de Espaa, entonces el operador de

unin ser el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.
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44
RELLENAR SERIES
Crear series de datos en Excel

Crear series de datos en Excel es muy sencillo utilizando la funcionalidad de Autor rellenar. Con esta
funcionalidad solamente necesitas ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenar el resto
de las celdas.
El auto relleno funciona con los das de la semana, los meses y cualquier nmero. Veamos el primer
ejemplo con los das de la semana. Observa cuidadosamente cmo despus de ingresar el primer dato
utilizo el controlador de relleno para continuar la
serie de datos:
45
Lo mismo sucede con los meses del ao. Observa el
siguiente ejemplo:
Tambin puedes crear series de nmeros consecutivos o nmeros que aumenten de una manera
constante, como por ejemplo nmeros que aumentan de 5 en 5.
46
La funcin de Auto relleno ser de gran utilidad al momento de crear series de datos en Excel y puede
ahorrarte tiempo y esfuerzo.
Series de Fecha
Generar series de fechas en Excel puede ser de mucha utilidad en tu trabajo y hacerlo es muy fcil. Lo
primero que debes hacer es colocar una fecha inicial en una celda, y para este ejemplo colocar la fecha
01/01/2011.
Crear series de fechas en Excel
Posteriormente, en la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, selecciona el comando Rellenar y elige la
opcin Series.
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Se mostrar el cuadro de dilogo Series donde podrs elegir varios parmetros. En primer lugar elegir
la opcin Columnas de manera que la serie de datos llene las celdas hacia abajo y en el cuadro Lmite
colocar la fecha 31/12/2011 para indicar que la serie deber parar en esa fecha.
Al hacer clic en Aceptar, Excel llenar 365 celdas con la fecha para cada da del ao:
Otro ejemplo de series de fechas
Como segundo ejemplo colocar en una celda diferente la fecha 01/01/2011 y abrir de nuevo el cuadro
de dilogo Series, pero en esta ocasin elegir la unidad de tiempo Da laborable. Como fecha Lmite
elegir el 31/01/2011.
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Al hacer clic en Aceptar, Excel llenar hacia abajo las fechas con los das laborables del mes de Enero, es
decir, evitando sbados y domingos:
Como ltimo ejemplo, har una lista de fechas pero que contenga el ltimo da de cada mes del ao.
Para ello colocar en una nueva celda el valor 31/01/2011 y en el cuadro de dilogo Series elegir la
unidad de tiempo Mes y como fecha Lmite el da 31/12/2011:
Al hacer clic en el botn Aceptar obtendr una serie de fechas con los ltimos das de cada mes:
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Evitar fines de semana al autorrellenar
Es probable que algunas veces necesites llenar una columna con fechas pero evitar los fines de semana.
En esta ocasin te mostrar un truco muy simple que puedes utilizar en lugar de estar borrando filas
de ingresar manualmente las fechas.
Coloca la fecha inicial y arrastra el ratn para autorrellenar:
Justo cuando sueltas el ratn, se mostrar un botn (opciones de autorrelleno) en la esquina inferior
derecha. Lo identificars rpidamente porque el botn tiene un signo +:
Eliminar fines de semana
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Al hacer clic sobre el botn se mostrar un men emergente y debers seleccionar la opcin Rellenar
das de la semana
De inmediato sern removidos de la lista los sbados y domingos.
CREANDO UNA LISTA PERSONALIZADA

En Excel 2010 puedes crear listas personalizadas de nombres, ubicaciones o cualquier otra cosa para
despus rellenar automticamente una lista de datos. Un ejemplo de lista personalizada son los das de
la semana.
Listas personalizadas en Excel

Cuando en una celda colocas el valor Domingo y arrastras el controlador de relleno se comienzan a
auto rellenar las celdas con los das de la semana. Para nuestro ejemplo supondremos que la compaa
para la que trabajas tiene oficinas en diversos pases y siempre tienes que introducir la misma secuencia
de pases, entonces el crear una lista personalizada en Excel nos puede ahorrar tiempo. Sigue los
siguientes pasos: Haz clic en la ficha Archivo y en Opciones. Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones
de Excel.
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Selecciona la opcin Avanzadas y en el panel derecho, casi al final, encontrars el botn Modificar listas
personalizadas:
Haz clic en ese botn y se mostrar el cuadro de dilogo Listas personalizadas y dentro del
recuadro Entradas de lista comienza a introducir cada elemento de la lista en el orden que deseas que
aparezcan. Al finalizar con cada elemento oprime la tecla Entrar para introducir el siguiente elemento.
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Al terminar de introducir todos los elementos debes hacer clic en el botn Agregar y finalmente hacer
clic dos veces en Aceptar para cerrar los cuadros de dilogo que se muestren.
Para probar la nueva lista personalizada solamente introduce uno de los elementos y arrastra el
controlador de relleno para crear la lista en tu hoja de Excel.
REFERENCIA DE CELDA
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Cuando se hacen operaciones de clculo en Excel lo importante no son los valores, si no las celdas
donde se encuentran. Por eso para hacer operaciones hacemos referencia a las celdas, de esta forma si
cambian los valores tambin cambian los resultados.
Teniendo en cuenta que una celda es la interseccin de una fila y una columna, Excel contempla tres
posibilidades para hacer referencia a las celdas; de esta forma al copiar la operacin a otras
celdas, podremos especificar el comportamiento de la fila, la columna y la celda.
Pero Cul es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?
Referencias relativas
Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda; es decir, se adapta a su entorno porque las referencias se hacen con respecto a la
distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula.
En una hoja de clculo vamos a introducir los siguientes datos:
La suma. Es la operacin que ms se usa en Excel, razn por la cual tiene su propia herramienta. En la
ficha Inicio, Modificar, Autosuma . Nos colocamos en la celda C2 y pulsamos , Excel seleccionar las
celdas de la izquierda =SUMA(A2:B2), validamos y listo. Tambin podemos hacer la suma de forma
manual escribiendo =suma(A2:B2) o =A2+B2
La resta. Nos colocamos en D2 y escribimos =A2-B2
El producto. En E2 escribimos =A2*B2
La divisin. En F2 escribimos =A2/B2
Para el resto de los valores nos vamos a limitar a copiar las frmulas de la fila 2. Conforme vamos
desplazando hacia abajo las frmulas, Excel ir cambiando las referencias; de forma que, en la fila 3 har
referencia a las celdas A3 y B3, en la fila 4 tomar las celdas A4 y B4 y as sucesivamente.
Seleccionamos las celdas desde C2 hasta F2, colocamos el ratn en la esquina inferior derecha de la
seleccin (cruz negra de trazo fino) y arrastramos hasta la fila 9. Excel mostrar todos los resultados
pero tomando los datos de las filas 2 hasta la fila 9.
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TRUCO: Una vez seleccionadas las celdas C2:F2 y con el ratn en forma de cruz negra de trazo fino, si
hacemos doble clic, la copia se extender de forma automtica hasta la longitud de las columnas
adyacentes
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una frmula permanece fija o constante; es decir, si se copia la
frmula a otra celda la referencia absoluta permanece invariable. Para crear referencias absolutas se
usa la tecla de funcin F4.
Veamos un ejemplo:
Necesitamos averiguar los ingresos por ventas de un producto cuyo precio es 1,2 , segn las unidades
vendidas.
Es evidente que en todos los casos tenemos que multiplicar las unidades por el precio; luego la celda B1
deber permanecer fija o constante. La celda B1 es una referencia absoluta.
En la celda B4 escribimos =A4*B1, antes de validar esta operacin pulsamos la tecla F4. El smbolo del $
se intercalar entre la columna y la fila, $B$1, de tal forma que la operacin correcta es =A4*$B$1. Al
copiar la operacin para los dems casos, la celda B1 permanece fija o constante.
Referencias mixtas
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Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas
o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Para
crear referencias mixtas se usa la tecla de funcin F4.
Veamos un ejemplo:
Necesitamos calcular los porcentajes de unas cantidades segn muestra la siguiente hoja:
Todos los datos se encuentran en la fila 1 y en la columna A; por tanto, la columna A y la fila 1 debern
ser fijas. En la celda B2 introducimos la siguiente frmula =$A2*B$1 (pulsando repetidas veces la tecla
F4 el smbolo del dlar va cambiando). Al copiar la formula comprobamos como en todas las celdas se
hace referencia a la columna A y la fila 1.
REFERENCIA ENTRE HOJAS Y LIBROS

Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado informacin, es posible
acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y
relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.
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Tambin es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a
esos libros sea posible, o bien porque se trabaja con esos libros (archivos en disco en definitiva) dentro
del mismo ordenador aunque bajo diferentes carpetas quizs (rutas de ubicacin) o bien porque se
dispone de un sistema de red local basado en servidor, dentro de cuyo disco -del servidor- se
encuentran almacenados los distintos libros cuyas referencias a celdas se utilizan.
Relacin entre hojas

Hacer referencia, desde una hoja de clculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como
la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiracin derecho !, antes de la direccin
de la celda.
Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de
trabajo, en la que estamos.
Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que est situada bajo otra
solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que
hemos indicado. As pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la
referencia sera: Ingresos!B10.
Cuando construimos frmulas es recomendable ir sealando mediante clic en las celdas involucradas en
ellas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos
posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, segundo, haremos
clic en su celda o celdas.
Ejemplo: Se han introducido los datos correspondientes a las ventas de aos pasados en diferentes
hojas de un mismo libro; las del ao 2007 en una hoja de clculo y los datos del ao 2008 en otra, tal y
como muestran las siguientes imgenes.
Datos del ao 2012:
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Datos del ao 2013:
Para obtener en la tercera hoja del libro los resultados correspondientes a la suma de los aos 2007 y
2008 los pasos a seguir son:
1. Hacer clic sobre la solapa de la hoja Totales y situarse en la celda B4.
2. Introducir el signo " =".
3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja ao 2007 y situarse en la celda B4, esta quedar resaltada y su
direccin se situar en la barra de frmulas. Observar que delante de la direccin de la celda se
presenta el nombre de la hoja -entre apstrofos-, seguido del signo !.
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4. Introducir el signo "+", este aparece en la barra de frmulas y la celda antes indicada deja de estar
resaltada, quedando el operador "+" introducido en la frmula.
5. Hacer clic sobre la solapa de la hoja ao 2008 y situarse en la celda B4.
6. Pulsar la tecla Intro, para finalizar la frmula. En la celda B4 de la hoja Totales se presentar la suma
de los ingresos del primer trimestre de los aos 2007 y 2008.
7. En este caso, se puede copiar la frmula hacia abajo y hacia la derecha rellenndose
automticamente la tabla de la hoja Totales, tal y como muestra la siguiente imagen ya que las
referencias relativas siguen funcionando con la misma filosofa de trabajo que cuando solo
trabajbamos en una hoja.
8. Se recomienda situar el cursor ahora en las distintas celdas para observar en la barra de frmulas la
frmula que contienen.
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MUY IMPORTANTE: Un error muy frecuente por parte de los usuarios cuando, como en este caso,
desde una celda de una hoja y mediante una frmula se desea referenciar celdas de otra hoja es
que cuando se termina de sealar una referencia en otra hoja, para dar por concluida la frmula se
vuelve a hacer clic en la hoja inicial -desde la que se inici el proceso-. En este caso, la ltima referencia
hecha en otra hoja, se convierte a referencia de la hoja inicial cambiando drsticamente el significado y
el resultado de la frmula deseada.
Mucho cuidado con este caso. Si la frmula concluye referenciando una celda de otra hoja, pulsar
Enter para terminarla cuando nos encontramos situados en esa otra hoja. No volver a hacer clic en la
hoja origen en la que se est escribiendo la frmula. En ningn caso, regresar a la hoja inicial. Ojo por
lo tanto al punto 6 de la anterior secuencia de pasos.
Por supuesto y como siempre, se puede realizar esta operacin sin necesidad de indicar las celdas con el
ratn, escribiendo la direccin completa de las mismas directamente sobre la barra de frmulas o en la
propia celda, aunque de esta manera, tecleando, corremos ms riesgo de equivocarnos al introducir la
direccin de la celda de manera errnea o bien escribiendo el nombre de la hoja mal.
Relacin entre libros

Si bien es una operacin que por desconocimiento se suele desaconsejar, tambin es posible hacer
referencia a celdas de otros libros ubicados en disco. En este caso habr que anteponer a la direccin de
la celda, adems del nombre de la hoja, el nombre y ubicacin completa mediante ruta, del libro
(fichero .XLSX) que la contiene. El nombre del archivo, en este caso, ir entre corchetes.
Ejemplo: las hojas ao 2007 y ao 2008 del ejemplo anterior se sitan y guardan en el
libro Anuales.xlsx.
Si se quiere crear la hoja Totales en un nuevo libro, otro aparte, llamado en principio Libro2, los pasos a
seguir son los siguientes:
1. Abrir ambos libros. Mediante la opcin Cambiar ventanas de la ficha Vista, podremos ir de un libro a
otro.
2. Visualizar los dos libros a la vez, para ello restauramos sus ventanas y modificaremos su tamao. Este
paso no es estrictamente necesario, aunque si recomendable, ya que facilita la visualizacin
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simultnea de los datos de ambos libros, y nos evita tener que ir pasando de un libro a otro a travs
del botn Cambiar ventanas -lo cual no supone problema alguno- o bien haciendo clic en las
diferentes instancias o botones que representan a los libros Excel abiertos de la barra inferior de
tareas de Windows.
3. Situarse en la celda B4 de la hoja Hoja1 (en donde se quiere plasmar el total en este caso), del libro
nuevo.
4. Introducir el signo "=", para comenzar a escribir la frmula.
5. Situarse en la celda B4 de la hoja Ao 2007 del libro Anuales.xlsx.
6. Introducir el signo + (para sumar).
7. Situarse en la celda B4 de la hoja ao 2008 del libro Anuales.xlsx.
8. Pulsa la tecla Intro.
9. Observar como en este caso la direccin de las celdas es absoluta por lo que no se podr copiar la
frmula ni a la derecha ni hacia abajo (por poder s, pero ser copiada de forma absoluta como
estamos comprobando), con lo cual esta forma de trabajar proporciona frmulas no tan
flexibles como si trabajamos en el mismo libro. Veamos el posible error al copiar referencias
absolutas:
El resultado es el mismo pues la frmula copiada es la misma: Es absoluta. Si las referencias de la

frmula inicial las desfijamos es decir las quitamos el $ las dejaremos como frmulas con referencias
relativas y de ese modo al copiar la frmula hacia abajo s nos sumar respectivamente los ingresos de
esos dos aos para el segundo, tercer y cuarto trimestre respectivamente.
61
NOMBRES DE RANGOS O BLOQUES
Pero qu es un rango? Tal vez esa sea la pregunta que te hagas en las primeras clases del curso, si es la
primera vez que escuchas el trmino o si no prestaste atencin a la clase. A continuacin explicar en
muy pocas palabras qu es un rango en Excel.
Qu es un rango?
Un rango en Excel es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser seleccionadas
para realizar una operacin igual con todas ellas.
Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta x celdas. Es decir que una celda por s
misma ya representa un rango en Excel.
Los rangos se identifican por las referencias (una direccin que nace a partir de la interseccin de las
columnas con las filas).
Seleccionando un rango.
Ahora vas a hacer el siguiente ejercicio:
Ingresa algunos nmeros y/o letras en las celdas A1, A2 y B1, B2.
Ahora has clic con el ratn en la celda A1 y, sin soltar el botn, arrastra hasta la celda B2 (recuerda
seleccionar de la parte central de la referencia o celda).
Fjate como una porcin de las celdas de tu hoja han quedado marcadas. Esto significa que ese grupo de
celdas est seleccionado.
Has seleccionado un rango de celdas y este rango tiene un nombre que est dado por los nombres de la
primera y la ltima celda de la seleccin, separadas por el signo dos puntos.
As, el nombre de nuestro rango anterior sera A1:B2 porque la primera celda que pinchamos fue la A1
y terminamos en la B2.
Para qu sirve un rango en Excel?

Un rango representa a un conjunto de celdas, desde una sola hasta la totalidad de las celdas de tu hoja.
62
Entonces, si trabajas con celdas trabajas con rangos y viceversa. Los rangos son utilizados para casi todo
lo que hagas dentro de Excel:
Seleccionas un rango para darle formato a un conjunto de celdas.

Un Grfico utiliza los datos contenidos en un rango de celdas.
Una Tabla se forma a partir de los datos de un rango de celdas.
Una Tabla Pivote o Pivot Table genera reportes a partir de los datos de un rango de celdas.
Una frmula generalmente recibe como parmetros los datos contenidos en un rango de
celdas.
Como puedes ver, un rango sirve para casi todo lo que hagas en Excel. Siempre que trabajes con tu hoja
de clculo, estars utilizando un rango.
Asignar un Nombre a un rango de Celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la misma
posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o
rango a la que asignars un nombre y haz clic en el Cuadro de Nombres que se encuentra en el extremo
izquierdo de la barra de frmulas:
Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.
Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar nombre.
Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de
dilogo Nombre nuevo:
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En el cuadro Nombre, escribirs el nombre que le asignars a tu rango. Si utilizamos el ejemplo

anterior, aqu escribimos el texto MiRango (recuerda que los nombres de rango no llevan espacios).
En mbito, seleccionars el mbito en el que se desenvuelve la variable.
En Comentario, puedes escribir un comentario o una nota explicativa para referencia ms adelante.
Y por ltimo en Hace referencia a: vas a escribir el rango al que le vas a poner el nombre o puedes
seleccionarlo pinchando con el ratn.
Luego Aceptar.
Utilizar un nombre en una frmula

Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para que
observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de
frmulas:
CALCULAR PORCENTUALES
En esta ocasin veremos con un ejemplo, cmo calcular el porcentaje de ventas mensual respecto a la
venta total anual utilizando una frmula. Considera los siguientes datos, donde se muestran las ventas
mensuales y el total del ao:
64
Obtener el porcentaje del total en Excel
Utilizaremos la tercera columna para calcular el porcentaje del total de cada mes respecto al total anual
utilizando la siguiente frmula:
Observa cmo el divisor es la celda B14 que corresponde al total anual pero he colocado el smbolo $
de manera que sea una referencia absoluta para todos los meses y que no se modifique al copiar la
frmula. Al oprimir la tecla Entrar obtengo el resultado:
65
Para dar formato de porcentaje a la celda oprimir el comando Estilo porcentual que se encuentra en el
grupo Nmero de la ficha Inicio:
Eso convertir el valor en estilo porcentual pero de un solo dgito. Ahora dentro del mismo grupo
Nmero har dos veces clic en el comando Aumentar decimales:
Despus de estos cambios de formato el valor de la celda quedar de la siguiente manera:
Finalmente utiliza el autorrelleno para copiar la frmula hacia abajo y obtendrs el resultado
correspondiente para cada mes del ao:
66
PEGADO ESPECIAL
Cuando decidimos copiar un rango a otra ubicacin podemos decidir la manera como sern pegados los
datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones
disponibles debemos abrir el men desplegable del botn Pegar:
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Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validacin de datos.

Frmulas: Pega las frmulas sin el formato de las celdas.
Formato de frmulas y nmeros: Pega las frmulas y el formato de nmeros.
Mantener formato de origen: Pega las frmulas y todo el formato de la celda.
Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
Mantener ancho de columnas de origen: Pega las frmulas y el ancho de las columnas de origen.
Transponer: Cambia la orientacin del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.
Valores: Pega solamente el resultado de las frmulas.
Formato de valores y nmeros: Pega el resultado de las frmulas y el formato de nmeros.
Formato de valores y origen: Pega el resultado de las frmulas y todo el formato de la celda.
Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
Pegar vnculo: Crea una frmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.
Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
Imagen vinculada: Pega la informacin como una imagen que es actualizada automticamente su
cambian los datos originales.
Las celdas de una hoja contienen los datos que utilizaremos en nuestras frmulas y reportes y es posible
copiarlas o moverlas a otra ubicacin de acuerdo a nuestras necesidades. Excel nos ofrece diferentes
opciones de pegado que es importante conocer porque sern de mucha utilidad en nuestro trabajo
cotidiano con la herramienta.
FUNCIONES BASICAS
En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una funcin puede
ser utilizada nicamente para obtener un resultado o juntarlo con una frmula y obtener mayor
capacidad de operacin.
Existen funciones bsicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y ser un buen punto de
partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.
Funciones Matemticas
Suma
La funcin SUMA, como su mismo nombre lo dice suma todos los nmeros especificados
como argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz,
una constante, una frmula o el resultado de otra funcin.
Por ejemplo, =SUMA(B1:B5) suma todos los nmeros que estn contenidos en las celdas B1 hasta
B5. Otro ejemplo, =SUMA(B1,B3,B5) suma los nmeros que estn contenidos en las celdas B1, B3 y
B5.
68
Sintaxis
=SUMA(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin SUMA tiene los siguientes argumentos:
Nmero1 Obligatorio. Es el primer argumento de nmero que desea sumar.

Nmero2,... Opcional. De 2 a 255 argumentos numricos que desea sumar.
Ejemplo:
La suma en vertical de los Ingresos, Gastos y Beneficios =SUMA(B4:B7) =SUMA(C4:C7)
=SUMA(D4:D7), suma todos los nmeros que estn contenidos en el rango vertical desde B4
hasta B7, etc.
La suma en horizontal de los valores por trimestre =SUMA(B4:D4) =SUMA(B5:D5)
=SUMA(B6:D6) =SUMA(B7:D7), suma todos los nmeros que estn contenidos en el rango
horizontal desde B4 hasta D4, etc.
La suma matricial de todos los valores =SUMA(B4:D7), suma todos los nmeros que estn
contenidos en la matriz desde B4 hasta D7.
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Aleatorio
Devuelve un nmero real aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente.
Cada vez que calcula la hoja de clculo, devuelve un nmero real aleatorio nuevo.
Sintaxis
=ALEATORIO()
La sintaxis de la funcin ALEATORIO no tiene argumentos.
Ejemplo:
En el ejemplo 1; estoy generando un nmero real aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1,
con la funcin =ALEATORIO()
En el ejemplo 2, estoy generando un nmero real aleatorio mayor o igual que 0 y menor que
100, de la siguiente manera =ALEATORIO()*100
En el ejemplo 3, estoy generando un nmero real aleatorio mayor o igual que 50 y menor que
100, para esto debo tener en cuenta la siguiente expresin =ALEATORIO()*(b-a)+a en donde: b
es el nmero mayor y a el nmero menos. Y la expresin quedara de la siguiente manera
=ALEATORIO()*(100-50)+50
Aleatorio.Entre
Devuelve un nmero entero aleatorio entre los nmeros que especifique. Devuelve un nuevo
nmero entero aleatorio cada vez que calcula la hoja de clculo.
Sintaxis
ALEATORIO.ENTRE(inferior, superior)
La sintaxis de la funcin ALEATORIO.ENTRE tiene los siguientes argumentos:
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Inferior Obligatorio. Es el menor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede

devolver.
Superior Obligatorio. Es el mayor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede
devolver.
Ejemplo:
En el ejemplo 1; estoy generando un nmero entero aleatorio mayor o igual que 10 y menor o
igual que 20, con la funcin =ALEATORIO.ENTRE(10,20)
En el ejemplo 2, estoy generando un nmero real aleatorio mayor o igual que 100 y menor o
igual que 1000, de la siguiente manera =ALEATORIO.ENTRE(100,1000)
Abs
Devuelve el valor absoluto de un nmero. El valor absoluto de un nmero es el nmero sin su signo.
Sintaxis
=ABS(nmero)
La sintaxis de la funcin ABS tiene el siguiente argumento:
Nmero (Obligatorio). Es el menor nmero con el que vamos a trabajar y al cual se le va a hallar
su valor absoluto.
Ejemplo:
En el ejemplo 1; estoy hallando el valor absoluto de un nmero negativo, el cual est situado en
la referencia A2, y quedara de la siguiente manera =ABS(A2)
En el ejemplo 2; estoy hallando el valor absoluto de un nmero neutro, el cual est situado en
En el ejemplo 3; estoy hallando el valor absoluto de un nmero positivo, el cual est situado en
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Entero
Redondea un nmero real hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis
=ENTERO(nmero)
La sintaxis de la funcin ENTERO tiene el siguiente argumento:
Nmero (Obligatorio). Es el nmero real que se desea redondear al entero inferior ms

prximo.
Ejemplo:
En el ejemplo 1; estoy redondeando el nmero real ubicado en la referencia A2, y quedara de

la siguiente manera =ENTERO(A2) y como resultado me dara 3.
Entero
La funcin REDONDEAR redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. Por ejemplo,
si la celda A1 contiene 23,7825 y desea redondear ese valor a dos posiciones decimales, puede usar
la siguiente frmula: =REDONDEAR(A1,2)
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Sintaxis:
=REDONDEAR(nmero,nm_decimales)
La sintaxis de la funcin REDONDEAR tiene el siguiente argumento:
Nmero (Obligatorio). Es el nmero que desea redondear.

Nm_decimales (Obligatorio). Es el nmero de decimales al que desea redondear el argumento
nmero. Puede ser un nmero ingresado por teclado o uno situado en una referencia.
Ejemplo:
En el ejemplo 1; estoy redondeando el nmero real ubicado en la referencia A2, con una
cantidad especfica de decimales que en este caso es 2 (referencia E2), y el resultado es 3.56.
Producto
La funcin PRODUCTO multiplica todos los nmeros proporcionados como argumentos y devuelve el
producto. Por ejemplo, si las celdas A1 y A2 contienen nmeros, puede usar la
frmula =PRODUCTO(A1,A2) para multiplicar los dos nmeros. Tambin puede realizar la misma
operacin con el operador matemtico de multiplicacin (*); por ejemplo, =A1 * A2.
La funcin PRODUCTO es til cuando necesita multiplicar varias celdas. Por ejemplo, la frmula
=PRODUCTO(A1:A3, C1:C3) es equivalente a =A1 * A2 * A3 * C1 * C2 * C3.
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Sintaxis
=PRODUCTO(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin PRODUCTO tiene los siguientes argumentos:
Nmero1 (Obligatorio). Es el primer argumento de nmero que desea multiplicar.

Nmero2,... (Opcional). De 2 a 255 argumentos numricos que desea multipliar.
Ejemplo:
En la primera parte de este ejemplo estoy hallando el producto dela Cantidad y el Precio
Unitario, en la primera lnea sera =PRODUCTO(B2:C2) y lo desplazo hacia abajo para copiar la
funcin a las dems lneas. En la segunda parte de este ejemplo estoy hallando el IGV,
multiplicando el Importe y el IGV, en la primera lnea sera =PRODUCTO(D2,$B$8) (B8 es una
referencia absoluta) y lo desplazo hacia abajo para copiar la funcin a las dems lneas.
Pi
Devuelve el nmero 3,14159265358979, o la constante matemtica pi, con una exactitud de 15
dgitos.
Sintaxis
=PI()
La sintaxis de la funcin PI no tiene argumentos.
Ejemplo:
En el ejemplo 1, estoy hallando el valor de Pi con 15 decimales.

En el ejemplo 2, estoy haciendo una simple divisin del valor de Pi entre 2, lo cual quedara de
esta manera =PI()/2
En el ejemplo 3, estoy hallando el rea de un crculo, tomando en cuenta que A2 es el radio,
quedara de la siguiente manera: =PI()*(A2^2)
74
FUNCIONES BASICAS
Promedio
Devuelve el promedio (tambin conocido como media aritmtica) de los argumentos que pueden
ser; nmeros, nombres, referencias a celdas y referencias a rangos de celdas que contengan
nmeros, puede tener hasta un mximo de 255 argumentos siendo por lo menos uno obligatorio.
Por ejemplo, si el rango A2:B5 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A2:B5) devuelve el
promedio de dichos nmeros.
Sintaxis
=PROMEDIO(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
Nmero1 (Obligatorio). Es el primer argumento de nmero que desea promediar.

Nmero2,... (Opcional). De 2 a 255 argumentos numricos que desea promediar.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar el promedio de las notas para cada alumno, en este caso lo har
para el Alumno 01; entonces voy a calcular su media aritmtica de la siguiente manera:
=PROMEDIO(B2:D2) lo cual me da como valor final 14. (Ojo puede salir datos decimales).
75
Contara
La funcin CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en un rango.
Sintaxis
=CONTARA(valor1,[valor2],...)
La sintaxis de la funcin CONTARA tiene los siguientes argumentos:
Valor1 (Obligatorio). Es el primer argumento que representa los valor que se van a contar.
Valor2, (Opcional). Argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar,
hasta un mximo de 255 argumentos.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a calcular la cantidad de asistencias por alumno; en el primer registro
estoy calculando el nmero de asistencias de Carlos, por lo cual la funcin quedara de la
siguiente manera: =CONTARA(B4:G4) y como resultado me da 5, porque solo encontr 5 celdas
con x (celdas no vacas).
Contar
76
La funcin CONTAR, cuenta el nmero de celdas que contengan dato numrico dentro de un rango.
Sintaxis
=CONTAR(Rango)
La sintaxis de la funcin CONTARA tiene los siguientes argumentos:
Rango Obligatorio. El rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas con dato
numrico.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a calcular la cantidad de notas por alumno; en el primer registro estoy
calculando el nmero de notas de Carlos, por lo cual la funcin quedara de la siguiente
manera: =CONTAR(B4:G4) y como resultado me da 5, porque solo encontr 5 celdas con dato
numrico (CONTAR omite las cadenas de caracteres como palabras o letras).
Contar.Blanco
La funcin CONTAR.BLANCO, cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
=CONTAR.BLANCO(Rango)
La sintaxis de la funcin CONTAR.BLANCO tiene los siguientes argumentos:
Rango Obligatorio. El rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a calcular la cantidad de inasistencias por alumno; en el primer registro
estoy calculando el nmero de inasistencias de Carlos, por lo cual la funcin quedara de la
77
siguiente manera: =CONTAR.BLANCO(B4:G4) y como resultado me da 1, porque solo encontr

1 celda vaca.
Mediana
Devuelve la mediana de los nmeros dados. La mediana es el nmero situado en el centro de un
conjunto de nmeros; es decir, la mitad de los nmeros tiene valores mayores que la mediana y la
otra mitad tiene valores menores.
Sintaxis
=MEDIANA(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin MEDIANA tiene los siguientes argumentos:
Nmero1, Nmero2,... son de 1 a 30 nmeros cuya mediana se desea obtener.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar la mediana (valor intermedio) del nmero de hijos de varias
familiar. En este caso la funcin quedara de siguiente manera: =MEDIANA(B2:B6) el cual me da
como resultado 4 (que es el valor intermedio despus de ordenar los valores en el rango
seleccionado).
78
Moda
La funcin MODA, devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de
datos.
Sintaxis
=MODA(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin MODA tiene los siguientes argumentos:
Valor1 (Obligatorio). Es el primer argumento numrico para el que desea calcular la moda.
Valor2, (Opcional). De 2 a 255 argumentos numricos cuya moda se desea calcular. Tambin
puede usar una matriz nica o una referencia de matriz en lugar de argumentos separados por
comas.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar la moda (valor que se repite con ms frecuencia) del total de
nmeros en el rango B2:B8. En este caso la funcin quedara de siguiente manera:
=MODA(B2:B8) el cual me da como resultado 5 (que es el valor que ms se repite en el rango
seleccionado).
Max
La funcin MAX, devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MAX(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin MAX tiene los siguientes argumentos:
79
Nmero1, nmero2, Nmero1 es obligatorio, los nmeros siguientes son opcionales. De 1 a

255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar el mayor valor numrico del total de notas en el rango B2:E6. En
este caso la funcin quedara de siguiente manera: =MAX(B2:E6) el cual me da como resultado
20 (que es el valor mximo de ese rango seleccionado).
Min
La funcin MIN, devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MIN(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin MIN tiene los siguientes argumentos:

255 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar el menor valor numrico del total de notas en el rango B2:E6. En
este caso la funcin quedara de siguiente manera: =MIN(B2:E6) el cual me da como resultado
10 (que es el valor mnimo de ese rango seleccionado).
80
Promedioa
Calcula el promedio (media aritmtica) de los valores en la lista de argumentos. Adems de
nmeros, se incluyen en el clculo texto y valores lgicos como VERDADERO o FALSO.
Sintaxis
=PROMEDIOA(nmero1,[nmero2],...
)
La sintaxis de la funcin PROMEDIOA tiene los siguientes argumentos:
Nmero1 (Obligatorio). Es el primer argumento de nmero que desea promediar.

Nmero2,... (Opcional). De 2 a 255 argumentos numricos que desea promediar.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar el promedio de las notas para cada alumno, incluyendo las notas
con NSP (cuyo valor ser 0), en este caso lo har para el Alumno 01; entonces voy a calcular su
media aritmtica de la siguiente manera: =PROMEDIOA(B2:D2) lo cual me da como valor final
10. (al valor NSP se le asigna 0 y entra dentro del clculo).
81
Maxa
La funcin MAXA, devuelve el mayor valor de una lista de argumentos. Se comparan texto, valores
lgicos como VERDADERO y FALSO as como nmeros.
Sintaxis
=MAXA(nmero1,[nmero2],...)
La sintaxis de la funcin MAXA tiene los siguientes argumentos:

255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.
Observaciones
Puede especificar argumentos numricos, vacos, valores lgicos o representaciones de

nmeros con texto. Los argumentos que contienen valores de error generan errores. Si el
clculo no debe incluir valores lgicos ni de texto, use la funcin MAX.
Los argumentos que contengan VERDADERO se evaluarn como 1; los argumentos que
contengan texto o FALSO se evaluarn como 0 (cero).
Si los argumentos no contienen valores, MAXA devolver 0 (cero).
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar el mayor valor numrico del total de notas en el rango B2:E6. En este
caso la funcin quedara de siguiente manera: =MAXA(B2:E6) el cual me da como resultado 1 (el
valor mayor entre estos nmeros es VERDADERO y se evala como 1).
Mina
La funcin MINA, devuelve el menor valor de una lista de argumentos. Se comparan texto, valores
lgicos como VERDADERO y FALSO as como nmeros.
Sintaxis
=MINA(nmero1,[nmero2],...)
82
La sintaxis de la funcin MINA tiene los siguientes argumentos:

255 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.
Observaciones
Los argumentos pueden ser los siguientes: nmeros; nombres, matrices o referencias que
contienen nmeros; representaciones textuales de nmeros; o valores lgicos, como
VERDADERO y FALSO en una referencia.
Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarn los valores de la matriz o de la
referencia. Se ignorarn las celdas vacas y los valores de texto de la matriz o de la referencia.
Los argumentos que contienen VERDADERO se evalan como 1; los que contienen texto o
FALSO, se evalan como 0 (cero).
Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a nmeros
provocan errores.
Si los argumentos no contienen valores, MINA devolver 0.
Si no desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia
como parte del clculo, use la funcin MIN.
Ejemplo:
En este ejemplo voy a hallar el menor valor numrico del total de notas en el rango B2:E6. En
este caso la funcin quedara de siguiente manera: =MINA(B2:E6) el cual me da como resultado
1 (el valor menor entre estos nmeros es FALSO y se evala como 0).
83
FUNCIONES BSICAS II
En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o
datos. Una funcin puede ser utilizada nicamente para obtener un resultado o
juntarlo con una frmula y obtener mayor capacidad de operacin.
Existen funciones bsicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos

y ser un buen punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las
funciones.
FUNCIONES DE TEXTO
Funcin CONCATENAR(texto1; texto2; ...; textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unin de los textos pasados como
parmetros. Esta funcin es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser
el nombre completo de una persona pero est dividido en distintas celdas y en
alguna ocasin queremos fundir el nombre completo en una sola celda.
Ejemplo: =CONCATENAR("Leonardo";Alexander) devuelve Leonardo

Alexander
Funcin LARGO(texto)
Devuelve el nmero de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir su
longitud.
Ejemplo: =LARGO("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada")

devuelve 51
84
Funcin NOMPROPIO(texto)
Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayscula y el resto de la
palabra a minsculas.
Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel

Ramiro"
Funcin MAYUSC(texto)
Convierte a maysculas la cadena de texto.
Ejemplo: =MAYUSC("convirteme a mayscula") devuelve "CONVIRTEME A

MAYSCULA"
85
Funcin MINUSC(texto)
Convierte a minsculas la cadena de texto.
Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINSCULA") devuelve "venga y

ahora a minscula"
86
Funcin DERECHA(texto; nm_de_caracteres)

Devuelve de la cadena de texto, el nmero de caracteres especificados
comenzando a contar desde el final del texto.
Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve "ien Excel..."
Funcin IZQUIERDA(texto; nm_de_caracteres)

Devuelve el nmero de caracteres especificados desde el principio de la
cadena de texto.
Ejemplo: =IZQUIERDA("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada";6) devuelve "El sol"
Funcin EXTRAE(texto; posicion_inicial; nm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una
posicin inicial.
Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emocin intensa...";12;3) devuelve

"mar"
87
FUNCIONES DE FECHA
Funcin HOY()
Devuelve la fecha actual en formato de fecha.
Ejemplo: =HOY() devuelve 09/01/2014.
Funcin FECHA(ao; mes; da)

Devuelve la fecha en formato fecha, esta funcin sirve sobre todo por si
queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos
los datos del da, mes y ao por separado.
Ejemplo: =FECHA(2014;1;9) devuelve 09/01/2014.
Funcin DIA(nm_de_serie)
Devuelve el da del mes correspondiente al nmero de serie proporcionado.
Ejemplo: =DIA(2014/01/09) devuelve 9.
88
Funcin MES(nm_de_serie)
Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) segn
el nmero de serie pasado como parmetro.
Ejemplo: =MES(2014/01/09) devuelve 1.
Funcin AO(nm_de_serie)
Esta funcin tiene como parmetro un nmero de serie y devuelve el ao en
formato ao entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AO(2014/01/09) devuelve 2014.
89
Funcin DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; mtodo)

Calcula el nmero de das entre las dos fechas proporcionadas basandose en
aos de 360 das. Los parmetros de fecha inicial y fecha final es mejor
introducirlos mediante la funcin Fecha(ao;mes;dia). El parmetro mtodo es
lgico (verdadero, falso), V --> mtodo Europeo, F u omitido--> mtodo
Americano.
Mtodo Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes
se convierten en el 30 del mismo mes
Mtodo Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del

mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30,
la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final
se convierte en el 30 del mismo mes
Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.
FUNCIONES DE HORA
Funcin AHORA()
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de
fecha y hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/01/2014 10:25.
90
Funcin NSHORA(hora; minuto; segundo)

Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros en un nmero de
serie de Excel en formato de hora.
Ejemplo: =NSHORA(10;25;58) devuelve 10:25:58 AM.
Funcin HORA(nm_de_serie)
Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23.
Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.
Funcin MINUTO(nm_de_serie)
Devuelve el mnuto en el rango de 0 a 59 segn el nmero de serie pasado
como parmetro.
Ejemplo: =MINUTO("16:20:00") devuelve 20.
91
Funcin SEGUNDO(nm_de_serie)
Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 segn el nmero de serie pasado
como parmetro.
Ejemplo: =SEGUNDO("12:20:40") devuelve 40.
92
EJERCICIOS
1) Desarrollar la siguiente prctica en base a funciones de fecha y hora
siguiendo las instrucciones.
INSTRUCCIONES:
93
A) Extraer el mes de la fecha de nacimiento.

B) Hallar la edad, considerando la fecha actual.
C) Hallar el nmero de da de la semana de la fecha de nacimiento.
D) A la fecha 02/02/2004, indicar cuantos das a laborado desde su fecha
de ingreso.
E) Agregar los meses de pago a la fecha de prstamo para hallar la fecha
de vencimiento.
F) En el encabezado de ltima fecha, se resolver agregando los meses
adicionales a la fecha de vencimiento, considerando que en la ltima
fecha deber aparecer el ltimo da del mes.
G) Insertar signo monetario segn corresponda.
2) Desarrollar la siguiente prctica en base a funciones de texto siguiendo las

instrucciones.
INSTRUCCIONES:
A) NOMBRES Y APELLIDOS: Unir apellido paterno, materno y nombres;

mostrndolos en letras maysculas.
94
B) CDIGO: Unir el segundo dgito de n, 3, 4, 5 y 7 carcter de

nombres y apellidos, 2 ltimos dgitos del ao de nacimiento, mostrar
cdigo en minsculas.
C) EDAD: Ao actual Ao de nacimiento.
95
96
ILUSTRACIONES E INSERCIN DE OBJETOS

INSERTAR IMGENES
Haga clic en el lugar donde desea insertar la

imagen.
En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones,
haga clic en Imagen.
Busque la imagen que desea insertar y, a
continuacin, haga doble clic en ella.
Para agregar varias imgenes, presione y
mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las imgenes
que desea insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar.
INSERTAR FORMAS
Si no eres muy hbil dibujando, no te preocupes,

mediante las Formas dispondrs de multitud de
objetos que te facilitarn el trabajo.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin

dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a
mano alzada para que tu imaginacin se ponga a
trabajar. Seguir estos pasos:
97
Hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas

disponibles en el programa.
Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs

volver a la hoja de clculo y establecer el tamao que quieras darle.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo
hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
INSERTAR WORD-ART
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de

clculo. Slo tenemos que elegir un formato y escribir el texto.
Los objetos WordArt son de tipo grfico,

esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortogrfico no detectar un error
en un ttulo hecho con WordArt, y tambin
que el texto WordArt seguir las reglas de
alineacin de los grficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la pestaa Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt

como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que
ms nos guste.
98
A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser

modificado. Podremos cambiar su estilo desde la pestaa Formato, o cambiar
aspectos relativos al texto, como el tipo de fuente, el tamao del texto o su
orientacin, desde la pestaa Inicio.
INSERTAR CUADRO DE TEXTO
Al igual que WordArt crea objetos de tipo imagen que representan un ttulo, el
cuadro de texto tambin sirve para contener texto.
Se suele utilizar cuando necesitamos escribir sobre una imagen, por ejemplo, o
queremos dejarlo "flotando" entre varias celdas, sin que el texto se encuentre
contenido en una de ellas. La principal ventaja que ofrece pues, es la
flexibilidad a la hora de situarlo en cualquier parte de la hoja, sin las
limitaciones que tiene el texto plano.
Adems, conserva algunas caractersticas del texto: desde la

pestaa Inicio se puede aplicar formato de negrita, cursiva y
subrayado, modificar la fuente y su tamao, entre otras
propiedades. Tambin se somete a la revisin ortogrfica.
Por contra, tambin tiene limitaciones: al tratarse de un objeto, se

comporta como tal. Esto significa que no se pueden hacer
clculos ni trabajar con los datos escritos dentro de l. Por esta razn no
conviene utilizarlo ms que cuando es necesario.
Para insertarlo, pulsa la pestaa Insertar y luego haz clic en el botn Cuadro de
texto Botn - Cuadro de texto. Debers hacer clic en cualquier zona del libro de
clculo para introducir el texto.
HIPERVNCULOS
99
Un hipervnculo es un vnculo de un documento que abre otra pgina al hacer

clic en l. El destino suele ser otra pgina Web, pero tambin puede ser una
imagen, una direccin de correo electrnico o un programa. El hipervnculo
puede ser texto o una imagen. Los pasos para crear un hipervnculo de texto se
muestra a continuacin:
1. Seleccionar la celda deseada.
Primero debes seleccionar la celda deseada, como ya tienes claro dnde vas a
colocar tu hipervnculo, entonces vas a seleccionar esa celda. En mi caso, ser
la celda A1, en donde tengo escrito el texto Ir a hoja 3.
2. Insertar hipervnculo.
Ahora, dirgete a la ficha

Insertar y, en el
apartado Vnculos,
pincha sobre el botn
Hipervnculo.
3. Elegir el lugar.
Vers que se abre un cuadro de

dilogo llamado Insertar
hipervnculo. Aqu tienes cuatro
opciones en el panel de la
100
izquierda. Para el ejemplo que estamos realizando, vas a elegir la opcin

Lugar de este documento.
Vers que tienes en la parte

inferior un listado en el que
aparecen listadas todas las hojas
(y ms abajo los nombres
definidos, si existieren).
Como ya tienes claro a dnde

quieres apuntar, vas a elegir la
hoja 3 para que al pinchar sobre el
hipervnculo, Excel te lleve
directamente a esa hoja.
Informacin adicional
En el mismo cuadro de dilogo que se abri, puedes ver, en la parte superior

derecha, un botn llamado Info. en pantalla.
101
Si pinchas sobre este botn, se abrir un nuevo cuadro de dilogo en el que

puedes escribir un texto informativo que se mostrar al pasar el puntero del
ratn encima de tu hipervnculo. As, el usuario sabr, antes de pinchar, hacia
donde lo enviar ese hipervnculo.
Como te has dado cuenta, has agregado una funcionalidad a tus hojas de
Excel que te cambian completamente el panorama y en solo 3 pasos!
Imagnate lo que podras hacer con algo ms de tiempo
Ahora puedes comenzar a utilizar hipervnculos en tus hojas de Excel que te

ayudarn a organizarte y ahorrar tiempo en tu trabajo, al no tener que estar
buscando pestaa a pestaa o utilizando el scroll en el men contextual de
stas.
MENSAJES DE ERROR EN EXCEL
Durante la creacin y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es

posible que introduzcamos algn dato o frmula de manera errneo, de tal
forma que sea imposible realizar el clculo, con objeto de identificar donde se
102
encuentra el error la aplicacin Excel es capaz de detectar la celda as como

clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de deteccin y
resolucin de errores.
Excel dispone de 4 mtodos o tcnicas para la identificacin de errores:
Cuadro de dialogo
Smbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros mtodos de identificacin de errores hacen referencia cuando

se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea
porque no existe la funcin o porque los datos que aportamos a la funcin son
incorrectos:
Cuadro de dialogo Generalmente cuando cometemos un error en la

introduccin de algn dato en una frmula aparece el cuadro de dialogo, el cual
nos hace una propuesta para corregir el error.
Smbolo parte superior izquierda de la celda Este signo aparece cuando

Excel identifica un posible error como una frmula incoherente, un valor en
formato de texto cuando la celda contigua es un valor numrico, etc. Cuando
hacemos clic al smbolo rojo automticamente aparecer un desplegable donde
nos indica el posible error cometido as como el modo a proceder para corregir
dicho error.
Valor en la celda Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores

requeridos de una frmula o funcin siendo imposible realizar el clculo, ante
estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:
#NOMBRE?
#VALOR!
#NUM!
#DIV/0!
#REF!
#NULO!
#N/A
103
#####
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitir conocer su origen y
solucionarlo.
#NOMBRE? Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de

la frmula introducida en la celda, bien sea porque no est bien escrita la
frmula o porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos

introducir la siguiente frmula o funcin en la celda correspondiente
"=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribisemos "=POTEN(3,4;15)" Excel
nos mostrara el error #NOMBRE? dado a que no tiene registrado la funcin
POTEN.
#VALOR! Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se est
realizando clculos con tipos de datos distintos entre s, como datos numricos,
texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dar

como resultado el error #VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la
realizacin de dicho clculo.
#NUM! Este error se produce cuando Excel detecta cuando una frmula o
funcin requiere un dato numrico y se ha introducido un dato no numrico
como una letra o una fecha.
104
Tambin puede ser que el resultado del clculo resulta tan grande o pequeo
que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo El clculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado
el error #NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de
dicho clculo.
#DIV/0! Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un

clculo de un nmero dividido por 0 o por una celda que no contiene ningn
valor.
Ejemplo El clculo de una celda que contenga la siguiente frmula "=5/0"

dar como resultado el error #DIV/0!
#REF! Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una funcin o
de un clculo con referencias de celdas no vlidas.
Ejemplo Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o

filas que contienen datos vinculados a unas frmulas, al desaparecer dichos
datos las frmulas no pueden calcular y aparece el error #REF!
#NULO! Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algn

clculo o funcin rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la

imagen d como resultado el error #NULO!
105
#N/A Este error se genera en las hojas de clculo de Excel cuando se utilizan
funciones de bsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el
rango de bsqueda especificado.
Ejemplo usar la funcin BuscarV para encontrar un valor que no existe en el

rango de bsqueda especificado.
##### - Este error se muestra cuando:

El valor introducido o calculado en la celda es ms grande que el ancho de la
columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo multiplicar una fecha por el valor de -2.
106
FUNCIONES BSICAS III

FUNCIONES LGICAS
Las funciones lgicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al

resultado de una funcin decidiremos si ejecutar o no cierta accin requerida.
SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
Suma las celdas que cumplen determinado criterio condicin. Sirve para
sumar los valores en un rango que cumple los criterios especificados.
Ejemplo: Sumar el total de ventas realizado por el vendedor Tomas Corzo.
CONTAR.SI(rango; criterios)
Cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio

especificado por el usuario.
Ejemplo: Contar la cantidad de ingresantes a la UNI.
107
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterios1,
criterios1, [rango_criterios2, criterios2], ...)
Suma los valores de un rango de celdas que cumplen con varias condiciones.
Agrega las celdas de un rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las
celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.), que cumpla con
varios criterios.
Ejemplo: Sumar el total de ventas realizado por la vendedora Mara Lpez,

habiendo vendido nicamente lavadoras.
SI(prueba_lgica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])
Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como

VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO.
Ejemplo: Si la calificacin de la persona es mayor a 5, entonces se debe

mostrar el valor APROBADO, caso contrario DESAPROBADO.
108
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como

VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como
FALSO.
Ejemplo: Si la edad de la persona es mayor a 30 y menor a 45, entonces el

resultado ser VERDADERO (siempre y cuando cumpla con todas las
condiciones requeridas), caso contrario el resultado ser FALSO.
O(valor_lgico1, [valor_lgico2], ...)
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;

devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Ejemplo: Si la categora (cat) a la que pertenece cada persona es A B, el

resultado ser VERDADERO (siempre y cuando cumpla con cualquiera de las
condiciones establecidas), pero si ninguna de las condiciones requeridas se
cumple el resultado es FALSO.
109
NO(valor_lgico)
Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de

que un valor no sea igual a otro valor especfico.
FUNCIONES DE ERROR
SI.ERROR(valor, valor_si_error)
Devuelve el valor especificado si una frmula se evala como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la frmula. Use la funcin SI.ERROR para
interceptar y controlar errores en una frmula (frmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).).
110
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3
111
TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)
Devuelve un nmero que corresponde a uno de los valores de error de
Microsoft Excel o devuelve el error #N/A si no existe ningn otro. Use
TIPO.DE.ERROR en una funcin SI para probar un valor de error y devolver en
su lugar una cadena de texto, como un mensaje.
EJERCICIOS
112
1) Desarrollar el siguiente ejercicio en base a las funciones lgicas,

siguiendo las instrucciones.
INSTRUCCIONES:
A) PROMEDIO: Promediar las notas de las asignaturas: castellano,

matemticas e historia.
B) CLASIFICACIN: Si Promedio es menor a 4, entonces ser Malo, sino
Si Promedio es mayor a 5,9, ser Bueno, sino ser Regular.
113
C) ESTADO: Si el promedio es >=4 y la asistencia es >= 80%; ser

Aprobado, sino ser Reprobado.
D) CALIDAD: Si el alumno obtuvo nota 7 en cualquier materia; ser
Excelente, sino Normal.
2) Desarrollar el siguiente ejercicio en base a las funciones estadsticas,

siguiendo las instrucciones de la imagen.
114
FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
Las funciones de bsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro
de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la bsqueda. Tambin nos
ayudan a obtener informacin de referencia de las celdas.
Funcin INDIRECTO:
La funcin INDIRECTO nos ayuda a obtener una referencia a una celda o a un
rango de celdas. Se puede utilizar esta funcin para crear una referencia que no
cambiar aun cuando se inserten filas o columnas a la hoja de Excel.
Tambin puede ser utilizada para crear una referencia a partir de una letra y un
nmero dando forma a la direccin de la celda de la cual deseamos obtener la
referencia.
Su sintaxis es la siguiente:
=INDIRECTO(ref,[a1])
ref (obligatorio): Referencia a la celda que contiene el nombre (texto) de la

celda de la cual se desea obtener el valor.
a1 (opcional): Si es falso se interpreta como una referencia F1C1 de lo
contrario se interpreta como referencia A1.
En caso de omitir el argumento A1, la funcin INDIRECTO supondr que la

referencia es de tipo A1.
Ejemplo 1 - Bloquear Referencia a una celda:

En el siguiente ejemplo se puede observar en la celda C1 la frmula =A5 y en la
celda C2 la frmula =INDIRECTO(A5).
Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora veamos lo que sucede
al insertar una nueva fila por encima de la fila 5.
115
El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualiz automticamente

la frmula de la celda C1 que ahora es =A6. Sin embargo, la celda C2 muestra el
valor 0 (cero) porque la funcin INDIRECTO sigue regresando la referencia a la
celda A5 que ahora est vaca.
Si lo que se necesita es hacer referencia siempre a la misma celda sin importar

que se inserten o eliminen filas o columnas, entonces la funcin INDIRECTO ser
adecuada para dicho propsito.
Ejemplo 2 Crear una referencia a partir de un texto:

Es posible hacer una referencia con la funcin INDIRECTO utilizando los valores
contenidos en otras celdas. En el siguiente ejemplo, la celda B1 indica la columna
y la celda B2 indica la fila que formarn la direccin de la celda a la que haremos
referencia. La funcin INDIRECTO une ambos valores y regresa el valor de la
celda D7:
Sera suficiente con especificar la letra E en la celda B1 para que la funcin

INDIRECTO muestre el valor 608 el cual pertenece a la celda E7.
Ya que el argumento de la funcin INDIRECTO es de tipo texto podemos formar la

direccin de una celda combinando texto y el valor de alguna otra celda. Por
116
ejemplo, podemos modificar la frmula anterior para fijar la columna C y tomar el

valor de la fila especificado en la celda B2 (En este caso ha sido modificado por el
nmero 5 como se aprecia en la imagen siguiente):
=INDIRECTO(C & B2)

Observamos el resultado de utilizar la funcin INDIRECTO de esta manera:
Ejemplo 3 Crear una referencia a otra hoja:

En este ejemplo construiremos referencias a celdas que se encuentran en otra
hoja. Para ello veamos primero los valores que tenemos en la Hoja2 y Hoja3 de mi
libro de Excel:
Hoja2 Hoja3
En la Hoja1 tenemos una tabla con los encabezados Hoja, Columna y Fila que
ayudarn a especificar el valor de la celda que se desea obtener. Observemos con
atencin como se arma la cadena de texto dentro de la funcin INDIRECTO:
117
Funcin BUSCAR:
La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de
celdas y como resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de
resultados que especifiquemos. La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma
vectorial o en forma matricial.
Forma vectorial de la funcin BUSCAR

Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma
podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna
o una sola fila. La sintaxis para realizar la bsqueda es la siguiente:
Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado
por una sola columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda.
Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila
de resultados que deseamos obtener.
118
El Vector_de_comparacin debe estar siempre en orden ascendente, de lo

contrario la funcin devolver resultados incorrectos. En caso de especificar
el Vector_resultado deber ser del mismo tamao que Vector_de_comparacin
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial:

Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y
calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificacin de alguno de ellos con
tan solo especificar su nombre.
En la celda F1 colocar el nombre del alumno y en la celda F2 la funcin BUSCAR la

cual me ayudar a obtener su calificacin. Desarrollemos la frmula paso a paso:
1. Introducir la funcin BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor

buscado.
=BUSCAR(F1,
2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizar la
bsqueda:
=BUSCAR(F1, A2:A6,
3. El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y
que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)
Observa cmo la funcin BUSCAR regresa la calificacin que corresponde al nombre
buscado.
119
Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar
el tercer argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que
es B2:B6.
Forma matricial de la funcin BUSCAR

La funcin BUSCAR tambin puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar
formado por los valores de bsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para
realizar la bsqueda de manera matricial es la siguiente:

Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de
bsqueda y de resultados.
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial:

Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma
matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario:
{A,E,I,O,U} y por otro lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2,
3, 4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde.

Para ello puedo utilizar la siguiente frmula:
120
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la
celda A1. Observa el resultado:
Funcin BUSCARV:
La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de
datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor
que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin
BUSCARV es la bsqueda dentro de un directorio telefnico.
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del
directorio telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la
persona. Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio
telefnico para entonces obtener el nmero correcto.
Crear una tabla de bsqueda

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones
en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de
manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario
porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en
su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente
manera:
121
Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de

nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna
deben identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este
ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave porque no hay dos
personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas
de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por
debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la
bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin
BUSCARV.
Sintaxis de la funcin BUSCARV

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:
=BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera

columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o
podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado.
Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los
datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin
BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscadonos devolver como
resultado la columna que indiquemos en este argumento. El
Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la
primera columna de la tabla la columna nmero 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede
ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin
BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda
aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que
especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera
columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para
obtener los mejores resultados.
Ejemplo de la funcin BUSCARV:

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que
contiene informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente
manera:
=BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una
coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin
incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11.
122
Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para
finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin
BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la
celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo
tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el
tercer argumento con una coma (,):
6. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
7. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que
deseo hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la funcin recin descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos

modificar su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin
BUSCARV actualizar el resultado automticamente:
123
Errores comunes al usar la funcin BUSCARV:

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin
BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el
valor buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la
tabla obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin
BUSCARV regresar un error de tipo #VALOR!
Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta,
pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de
tipo #N/A.
Funcin BUSCARH:
La funcin BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el
valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado.
Esta funcin es similar, en cierto sentido, a la funcin BUSCARV.
Cuando utilizar la funcin BUSCARH

Debemos utilizar la funcin BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se
encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la funcin
BUSCARV realiza la bsqueda en una columna.
124
Sintaxis de la funcin BUSCARH

La funcin BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:
=BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe
ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El nmero de fila que contiene el valor que
regresar la funcin.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia
exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la funcin BUSCARH no encuentra el valor que est siendo buscado regresar

el valor de error #N/A.
Ejemplo de la funcin BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la informacin de los artculos que ha vendido cada uno
de los vendedores en los ltimos meses. Como ttulo de columnas estn los
nombres de los vendedores y como filas los meses.
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello
puedo utilizar la funcin BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es Paco porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo
argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna
A) porque no me interesa dicha informacin.
El tercer argumento es el nmero de fila que deseo que la funcin BUSCARH regrese
como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el
mes de febrero es la fila nmero 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una
coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta frmula es el siguiente:
125
Si quisiera busca la informacin del mismo mes para Luis, entonces la funcin
cambiar de argumentos de la siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril,
entonces la funcin sera la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
De esta manera, la funcin BUSCARH nos permite hacer una bsqueda en una fila
(bsqueda horizontal) y encontrar fcilmente el valor requerido
126
BASES DE DATOS
Orden de Datos:
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo
algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir,
ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo
una jerarqua.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que
queramos ordenar y, desde la pestaa Datos y los botones de la

seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o descendente
respectivamente.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al
resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo,
sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la
siguiente:
Si elegimos Ampliar la seleccin, ordenar toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la seleccin actual, se ordenar slo la
columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la
misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.
Orden Personalizado de Datos:

algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar
por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una
jerarqua.

respectivamente. Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio
127
de ordenacin, aunque en este caso esta opcin es menos rpida. sto ordenar
todo el conjunto de la fila.
resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre
el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:

misma fila.
Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.
El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de
ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
128
En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los
nombres de columna (columna A,columna B, ...).
Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se
puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o
fondo, o su icono.
y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A).
O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar

nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo
por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por
apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se
ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems
niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones
en el criterio de la ordenacin.
Filtrar Datos:
Para agregar un filtro debes seleccionar cualquier celda que forme parte de los
datos y entonces hacer clic en el comando Filtro que se encuentra dentro del
botn Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. El mismo comando Filtro lo puedes
encontrar en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
129
Una vez aplicado el filtro aparecern flechas al lado derecho de cada columnas las
cuales sern mens desplegables donde aparecern las opciones de filtrado para
la columna.
Filtrar una columna

Con los filtros agregados a nuestra tabla podemos comenzar a filtrar informacin.
Podemos filtrar los datos de una columna al hacer clic sobre la flecha desplegable
del filtro de columna y podremos observar la lista de los valores nicos de la
columna.
Debemos seleccionar aquellos valores que deseamos observar en pantalla y

entonces pulsar el botn Aceptar. Excel ocultar aquellas filas que no cumplan
con el criterio especificado. Observa que el primer elemento de la lista es la
opcin (Seleccionar todo) la cual nos ayuda a marcar o desmarcar todas las cajas
de seleccin con solo un clic.
Filtrar por dos o ms columnas

130
Una vez que has filtrado los datos por una columna puedes refinar an ms los
resultados al aplicar un filtro adicional a una segunda o tercera columna.
Solamente vuelve a elegir la flecha desplegable de filtro de otra columna y
selecciona las opciones de filtrado.
Borrar un filtro especfico

Para borrar el filtro de alguna columna en especfico solamente vuelve a pulsar la
flecha desplegable de filtro y selecciona la opcin Eliminar filtro.
Borrar todos los filtros

Si en lugar de borrar un solo filtro deseas eliminar todos los filtros de los datos,
entonces debes ir a la ficha Datos y dentro del grupo Ordenar y filtrar pulsar el
botn Borrar.
Filtro Avanzado de Datos:

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado
proporcionando los criterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de
filtrado es conocido como Filtro avanzado.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
131
Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de
celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del
departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicacin no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en
el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogo Filtro avanzado.
132
Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el

rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente
resta pulsar el botn Aceptar para aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado avanzado ha sido

exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la
informacin de las personas que tienen apellido Hernndez y que adems
pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios
debo agregar dichas condiciones en otra celda.
133
Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son
los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta

ahora solamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora
deseo agregar a los resultados del filtro la informacin del departamento de
Informtica. Para ello solamente agregar una fila adicional al rango de criterios de
la siguiente manera.
134
Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas

con apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del
departamento de Informtica sin importar el apellido que tengan.
Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada fila del rango
de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
135
Cmo crear un grfico en Excel
Lo primero que debes hacer para crear un grfico en Excel es organizar los datos
que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que
Excel pueda entender la informacin y crear el grfico.
Observa el siguiente ejemplo de datos:
Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a
Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:
136
El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del
grupo Grficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este
ejemplo he decidido crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y
seleccionar la primera de las opciones:
Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la

hoja:
137
Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto
aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.
Tipos de grficos en Excel
Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la
informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar
la interpretacin correcta a los datos.
Tipos de Grficos ms Utilizados:
Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:
Grficos de columna: Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las

variaciones de los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos
aparecern en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente
se compara este tipo de grfico con los grficos de barra, donde la diferencia
principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje
vertical.
138
Grficos de lnea: Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios

en los datos en un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los
grficos de rea, pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las
tendencias de los datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen
los grficos de rea.
Grficos circulares: Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o

grficos de pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya
que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
139
Grficos de Barra: Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin

entre elementos en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico
incluye cilindros, conos y pirmides.
Grficos de rea: Los grficos de rea muestran la importancia de los valores

a travs del tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya
que el rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico de
lnea.
140
Grficos XY (Dispersin): Los grficos de dispersin son tiles para mostrar

la relacin entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores
numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los
ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja.
141
Dar formato a un elemento de grfico
Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual

contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier
parte del grfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del
grfico que deseas modificar.
Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de

formato a travs de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al
elemento recin seleccionado. Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos de
forma predeterminados:
Al ejecutar el comando Excel aplicar de inmediato el formato correspondiente al

elemento de grfico seleccionado:
142
Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y

algunos efectos de formas. Solamente asegrate de tener seleccionado el elemento
adecuado antes de aplicar el formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos
cambios porque al seleccionar un elemento de grfico lo puedes eliminar fcilmente
con tan solo oprimir la tecla Suprimir.
Cmo imprimir un grfico
Imprimir un grfico en Excel es muy sencillo, pero el mtodo que vayas a elegir
depender de acuerdo a lo que necesites. Puedes imprimir un grfico junto con los
datos de la hoja de Excel o sin ellos.
Para imprimir un grfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes
que hacer nada ms que imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opcin
Imprimir de la vista Backstage (Ficha Archivo) y enviar a imprimir el documento.
143
Sin embargo, si quieres imprimir solamente el grfico sin los datos de la hoja de Excel,
entonces primero debes hacer clic sobre el grfico que vas a imprimir y una vez que
est seleccionado puedes ir de nuevo a la opcin Imprimir en la vista Backstage.
Observa como ahora la opcin de Configuracin indica Imprimir el grfico

seleccionado. Si envas a imprimir con esta opcin obtendrs una impresin que
contendr solamente el grfico seleccionado.
144
FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
Las funciones de bsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro
de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la bsqueda. Tambin nos
ayudan a obtener informacin de referencia de las celdas.
Funcin INDIRECTO:
La funcin INDIRECTO nos ayuda a obtener una referencia a una celda o a un
rango de celdas. Se puede utilizar esta funcin para crear una referencia que no
cambiar aun cuando se inserten filas o columnas a la hoja de Excel.
Tambin puede ser utilizada para crear una referencia a partir de una letra y un
nmero dando forma a la direccin de la celda de la cual deseamos obtener la
referencia.
Su sintaxis es la siguiente:
=INDIRECTO(ref,[a1])
ref (obligatorio): Referencia a la celda que contiene el nombre (texto) de la

celda de la cual se desea obtener el valor.
a1 (opcional): Si es falso se interpreta como una referencia F1C1 de lo
contrario se interpreta como referencia A1.
En caso de omitir el argumento A1, la funcin INDIRECTO supondr que la

referencia es de tipo A1.
Ejemplo 1 - Bloquear Referencia a una celda:

En el siguiente ejemplo se puede observar en la celda C1 la frmula =A5 y en la
celda C2 la frmula =INDIRECTO(A5).
Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora veamos lo que sucede
al insertar una nueva fila por encima de la fila 5.
145
El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualiz automticamente

la frmula de la celda C1 que ahora es =A6. Sin embargo, la celda C2 muestra el
valor 0 (cero) porque la funcin INDIRECTO sigue regresando la referencia a la
celda A5 que ahora est vaca.
Si lo que se necesita es hacer referencia siempre a la misma celda sin importar

que se inserten o eliminen filas o columnas, entonces la funcin INDIRECTO ser
adecuada para dicho propsito.
Ejemplo 2 Crear una referencia a partir de un texto:

Es posible hacer una referencia con la funcin INDIRECTO utilizando los valores
contenidos en otras celdas. En el siguiente ejemplo, la celda B1 indica la columna
y la celda B2 indica la fila que formarn la direccin de la celda a la que haremos
referencia. La funcin INDIRECTO une ambos valores y regresa el valor de la
celda D7:
Sera suficiente con especificar la letra E en la celda B1 para que la funcin

INDIRECTO muestre el valor 608 el cual pertenece a la celda E7.
Ya que el argumento de la funcin INDIRECTO es de tipo texto podemos formar la

direccin de una celda combinando texto y el valor de alguna otra celda. Por
146
ejemplo, podemos modificar la frmula anterior para fijar la columna C y tomar el

valor de la fila especificado en la celda B2 (En este caso ha sido modificado por el
nmero 5 como se aprecia en la imagen siguiente):
=INDIRECTO(C & B2)

Observamos el resultado de utilizar la funcin INDIRECTO de esta manera:
Ejemplo 3 Crear una referencia a otra hoja:

En este ejemplo construiremos referencias a celdas que se encuentran en otra
hoja. Para ello veamos primero los valores que tenemos en la Hoja2 y Hoja3 de mi
libro de Excel:
Hoja2 Hoja3
En la Hoja1 tenemos una tabla con los encabezados Hoja, Columna y Fila que
ayudarn a especificar el valor de la celda que se desea obtener. Observemos con
atencin como se arma la cadena de texto dentro de la funcin INDIRECTO:
147
Funcin BUSCAR:
La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de
celdas y como resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de
resultados que especifiquemos. La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma
vectorial o en forma matricial.
Forma vectorial de la funcin BUSCAR

Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma
podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna
o una sola fila. La sintaxis para realizar la bsqueda es la siguiente:

Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado
por una sola columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda.
Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila
de resultados que deseamos obtener.
148
El Vector_de_comparacin debe estar siempre en orden ascendente, de lo

contrario la funcin devolver resultados incorrectos. En caso de especificar
el Vector_resultado deber ser del mismo tamao que Vector_de_comparacin
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial:

Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y
calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificacin de alguno de ellos con
tan solo especificar su nombre.
En la celda F1 colocar el nombre del alumno y en la celda F2 la funcin BUSCAR la

cual me ayudar a obtener su calificacin. Desarrollemos la frmula paso a paso:
4. Introducir la funcin BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor

buscado.
=BUSCAR(F1,
5. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizar la
bsqueda:
=BUSCAR(F1, A2:A6,
6. El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y
que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)
Observa cmo la funcin BUSCAR regresa la calificacin que corresponde al nombre
buscado.
149
Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar
el tercer argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que
es B2:B6.
Forma matricial de la funcin BUSCAR

La funcin BUSCAR tambin puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar
formado por los valores de bsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para
realizar la bsqueda de manera matricial es la siguiente:

Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de
bsqueda y de resultados.
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial:

Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma
matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario:
{A,E,I,O,U} y por otro lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2,
3, 4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde.

Para ello puedo utilizar la siguiente frmula:
150
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la
celda A1. Observa el resultado:
Funcin BUSCARV:
La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de
datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor
que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin
BUSCARV es la bsqueda dentro de un directorio telefnico.
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del
directorio telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la
persona. Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio
telefnico para entonces obtener el nmero correcto.
Crear una tabla de bsqueda

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones
en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de
manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario
porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en
su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente
manera:
151
Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de

nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna
deben identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este
ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave porque no hay dos
personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas
de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por
debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la
bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin
BUSCARV.
Sintaxis de la funcin BUSCARV

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:
=BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera

columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o
podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado.
Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los
datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin
BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscadonos devolver como
resultado la columna que indiquemos en este argumento. El
Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la
primera columna de la tabla la columna nmero 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede
ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin
BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda
aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que
especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera
columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para
obtener los mejores resultados.
Ejemplo de la funcin BUSCARV:

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que
contiene informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
8. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
9. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente
manera:
=BUSCARV(
10. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una
coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,
11. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin
incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11.
152
Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para
finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
12. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin
BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la
celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo
tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el
tercer argumento con una coma (,):
13. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
14. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que
deseo hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la funcin recin descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos

modificar su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin
BUSCARV actualizar el resultado automticamente:
153
Errores comunes al usar la funcin BUSCARV:

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin
BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el
valor buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la
tabla obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin
BUSCARV regresar un error de tipo #VALOR!
Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta,
pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de
tipo #N/A.
Funcin BUSCARH:
La funcin BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el
valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado.
Esta funcin es similar, en cierto sentido, a la funcin BUSCARV.
Cuando utilizar la funcin BUSCARH

Debemos utilizar la funcin BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se
encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la funcin
BUSCARV realiza la bsqueda en una columna.
154
Sintaxis de la funcin BUSCARH

La funcin BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:
=BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe
ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El nmero de fila que contiene el valor que
regresar la funcin.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia
exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la funcin BUSCARH no encuentra el valor que est siendo buscado regresar

el valor de error #N/A.
Ejemplo de la funcin BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la informacin de los artculos que ha vendido cada uno
de los vendedores en los ltimos meses. Como ttulo de columnas estn los
nombres de los vendedores y como filas los meses.
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello
puedo utilizar la funcin BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es Paco porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo
argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna
A) porque no me interesa dicha informacin.
El tercer argumento es el nmero de fila que deseo que la funcin BUSCARH regrese
como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el
mes de febrero es la fila nmero 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una
coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta frmula es el siguiente:
155
Si quisiera busca la informacin del mismo mes para Luis, entonces la funcin
cambiar de argumentos de la siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril,
entonces la funcin sera la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
De esta manera, la funcin BUSCARH nos permite hacer una bsqueda en una fila
(bsqueda horizontal) y encontrar fcilmente el valor requerido
156
BASES DE DATOS
Orden de Datos:
algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir,
ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo
una jerarqua.

respectivamente.
resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo,
sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la
siguiente:

misma fila.
Orden Personalizado de Datos:

algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar
por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una
jerarqua.

respectivamente. Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio
157
de ordenacin, aunque en este caso esta opcin es menos rpida. sto ordenar
todo el conjunto de la fila.
resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre
el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:

misma fila.
Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.
El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de
ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
158
En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los
nombres de columna (columna A,columna B, ...).
Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se
puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o
fondo, o su icono.
y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A).
O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar

nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo
por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por
apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se
ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems
niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones
en el criterio de la ordenacin.
Filtrar Datos:
Para agregar un filtro debes seleccionar cualquier celda que forme parte de los
datos y entonces hacer clic en el comando Filtro que se encuentra dentro del
botn Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. El mismo comando Filtro lo puedes
encontrar en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
159
Una vez aplicado el filtro aparecern flechas al lado derecho de cada columnas las
cuales sern mens desplegables donde aparecern las opciones de filtrado para
la columna.
Filtrar una columna

Con los filtros agregados a nuestra tabla podemos comenzar a filtrar informacin.
Podemos filtrar los datos de una columna al hacer clic sobre la flecha desplegable
del filtro de columna y podremos observar la lista de los valores nicos de la
columna.
Debemos seleccionar aquellos valores que deseamos observar en pantalla y

entonces pulsar el botn Aceptar. Excel ocultar aquellas filas que no cumplan
con el criterio especificado. Observa que el primer elemento de la lista es la
opcin (Seleccionar todo) la cual nos ayuda a marcar o desmarcar todas las cajas
de seleccin con solo un clic.
Filtrar por dos o ms columnas

160
Una vez que has filtrado los datos por una columna puedes refinar an ms los
resultados al aplicar un filtro adicional a una segunda o tercera columna.
Solamente vuelve a elegir la flecha desplegable de filtro de otra columna y
selecciona las opciones de filtrado.
Borrar un filtro especfico

Para borrar el filtro de alguna columna en especfico solamente vuelve a pulsar la
flecha desplegable de filtro y selecciona la opcin Eliminar filtro.
Borrar todos los filtros

Si en lugar de borrar un solo filtro deseas eliminar todos los filtros de los datos,
entonces debes ir a la ficha Datos y dentro del grupo Ordenar y filtrar pulsar el
botn Borrar.
Filtro Avanzado de Datos:

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado
proporcionando los criterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de
filtrado es conocido como Filtro avanzado.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
161
Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de
celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del
departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicacin no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en
el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogo Filtro avanzado.
162
Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el

rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente
resta pulsar el botn Aceptar para aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado avanzado ha sido

exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la
informacin de las personas que tienen apellido Hernndez y que adems
pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios
debo agregar dichas condiciones en otra celda.
163
Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son
los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta

ahora solamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora
deseo agregar a los resultados del filtro la informacin del departamento de
Informtica. Para ello solamente agregar una fila adicional al rango de criterios de
la siguiente manera.
164
Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas

con apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del
departamento de Informtica sin importar el apellido que tengan.
Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada fila del rango
de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
Cmo crear un grfico en Excel

165
Lo primero que debes hacer para crear un grfico en Excel es organizar los datos
que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que
Excel pueda entender la informacin y crear el grfico.
Observa el siguiente ejemplo de datos:
Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a
Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:
166
El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del
grupo Grficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este
ejemplo he decidido crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y
seleccionar la primera de las opciones:
Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la

hoja:
167
Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto
aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.
Tipos de grficos en Excel
Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la
informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar
la interpretacin correcta a los datos.
Tipos de Grficos ms Utilizados:
Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:
Grficos de columna: Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las

variaciones de los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos
aparecern en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente
168
se compara este tipo de grfico con los grficos de barra, donde la diferencia
principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje
vertical.
Grficos de lnea: Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios

en los datos en un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los
grficos de rea, pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las
tendencias de los datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen
los grficos de rea.
169
Grficos circulares: Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o

grficos de pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya
que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Grficos de Barra: Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin

entre elementos en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico
incluye cilindros, conos y pirmides.
Grficos de rea: Los grficos de rea muestran la importancia de los valores

a travs del tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya
que el rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor
170
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico de

lnea.
Grficos XY (Dispersin): Los grficos de dispersin son tiles para mostrar

la relacin entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores
numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los
ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja.
171
Dar formato a un elemento de grfico
Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual

contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier
parte del grfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del
grfico que deseas modificar.
Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de

formato a travs de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al
elemento recin seleccionado. Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos de
forma predeterminados:
Al ejecutar el comando Excel aplicar de inmediato el formato correspondiente al

elemento de grfico seleccionado:
172
Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y

algunos efectos de formas. Solamente asegrate de tener seleccionado el elemento
adecuado antes de aplicar el formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos
cambios porque al seleccionar un elemento de grfico lo puedes eliminar fcilmente
con tan solo oprimir la tecla Suprimir.
Cmo imprimir un grfico
Imprimir un grfico en Excel es muy sencillo, pero el mtodo que vayas a elegir
depender de acuerdo a lo que necesites. Puedes imprimir un grfico junto con los
datos de la hoja de Excel o sin ellos.
Para imprimir un grfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes
que hacer nada ms que imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opcin
Imprimir de la vista Backstage (Ficha Archivo) y enviar a imprimir el documento.
173
Sin embargo, si quieres imprimir solamente el grfico sin los datos de la hoja de Excel,
entonces primero debes hacer clic sobre el grfico que vas a imprimir y una vez que
est seleccionado puedes ir de nuevo a la opcin Imprimir en la vista Backstage.
174
Observa como ahora la opcin de Configuracin indica Imprimir el grfico

seleccionado. Si envas a imprimir con esta opcin obtendrs una impresin que
contendr solamente el grfico seleccionado.
175

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Microsoft EXCEL 2013

Mdulo I - Nivel Bsico

Introduccin - Elementos de Excel

Qu es y para qu sirve Excel 2013?

Y con estas cortas pautas comenzaremos el curso de Excel en su mdulo bsico.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Hacer clic sobre el men y elegir la opcin .

01 Guardar: permite guardar un archivo. Si no se lo guard previamente, se abrir el cuadro de dilogo

Esta seccin es el cuarto de mquinas de la hoja de clculo, afectando a la generacin de predicciones

03 Crea uno nuevo

04 Nuevo a partir de un archivo existente

02 Otros nombres de archivo

Cmo organizar tus libros

03 Copia una hoja

DESPLAZNDOSE EN LA HOJA DE CLCULO

Componentes del rea de trabajo

Desplazarnos por las hojas de clculo

Si presionamos la tecla F5 se abrir un cuadro de dilogo en el cual podemos especificar la referencia de

En el cuadro de dilogo Formato de celdas.

La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

Relleno de una celda

Bordes de una celda

Formatos de nmero en Excel 2013

Formato de nmeros automtico

Formato de nmeros desde la Cinta de opciones

El cuadro de dilogo Formato de celdas

Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros requerimientos de

Tambin podemos abrir este cuadro de dilogo si seleccionamos la opcin Ms formatos de

9. Cientfica: Para nmeros expresados en notacin cientfica podemos especificar la cantidad de

Formato personalizado de celdas en Excel

Formato personalizado de una celda

El formato personalizado en Excel

Ejemplo de formato personalizado de una celda

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de

Cdigos de formato personalizado

Formato personalizado a texto

# Representa un nmero sin considerar ceros a la izquierda.

? Deja el espacio para los caracteres especificados.

0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato.

. Despliega un punto decimal.

% Despliega el smbolo de porcentaje.

, Despliega el separador de miles.

E+ e+ E- e- Despliega la notacin cientfica.

+ / () : $ Se muestra este carcter.

carcter Despliega el carcter especificado.

* Repite el siguiente carcter hasta llenar el ancho de la columna.

_ Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carcter.

texto Despliega el texto dentro de las dobles comillas.

Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un

Seleccionar una celda

Seleccionar un rango de celdas

Si queremos seleccionar ms filas consecutivas, debemos desplazarnos hacia arriba o abajo

Seleccionar toda la hoja

Ingresar y editar datos

En la fila superior de la barra de herramientas Ecuacin es posible seleccionar ms de 150 smbolos

INSERTAR UNA ECUACIN CON EL EDITOR DE ECUACIONES.

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la ecuacin.

3. En el cuadro de dilogo Objeto, haga clic en la ficha Crear nuevo.

5. En el cuadro de dilogo Objeto, haga clic en Aceptar.

6. Utilice las opciones de la barra de herramientas Ecuacin para modificar la ecuacin.

MODIFICAR UNA ECUACIN EN EL EDITOR DE ECUACIONES

1. Haga doble clic en el objeto ecuacin que desea modificar.

1. En la hoja de clculo, haga clic en la celda en que desea introducir la frmula.