Guia de Conservacion Preventiva para Los Archivos de La Policia Nacional PDF

GUÍA DE
CONSERVACIÓN
PREVENTIVA PARA
LOS ARCHIVOS DE LA
POLICÍA NACIONAL
Octubre 10 de 2009
Guía Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional
Guía de Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

Publicación de la Policía Nacional de Colombia
Dirección General – Secretaria General
Área de Archivo General
Presidente de la República
Doctor ÁLVARO URIBE VÉLEZ
Ministro de Defensa Nacional

Doctor GABRIEL SILVA LUJÁN
Director General Policía Nacional

Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Subdirector General
Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN
Director de Seguridad Ciudadana

Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN
Secretario General
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA
Coordinación General y Redacción

Mayor JOSÉ HERNANDO MEDINA BERNAL
Capitán EDGAR FERNANDO LÓPEZ GONZÁLEZ
Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ
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Ver.: 0 Página 1 de 86 Aprobación: 07-09-2009
CONTENIDO
Presentación.....………………………………………………………………………………….…..… 4
Introducción…………………………………………………………………………………………..… 6
1. Generalidades…….....…..….…………………………….…………………………....…… 7
1.1 Objeto …………………….…………………………………………………..…..……. 7
1.2 Normatividad.…………….………………………………………………..…………… 7
2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ………………….….…………. 9
3. Diagnostico Integral.…………………………...………………………………....……….. 11
3.1. ¿Cómo lo hago? ……………………………………………………………………….. 12
4. Sistema Integrado de Conservación (SIC)……………………………………………… 13

4.1. Principales Aspectos a Considerar…………………………………………………… 14
4.2. Estrategias o Programas de Conservación………………………………………….. 14
4.3. Sensibilización del Personal…………………………………………………………… 15
4.4. Limpieza de Áreas y Documentos…………………………………………..………… 16
4.4.1. Eliminación del Polvo…………………………………………………………..... 16
4.4.2. Para recordar……………………………………………………………………... 16
4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biológico…………………………………………… 17
4.5.1. Control de contaminantes biológicos…………………………………………… 19
4.5.2. Uso y Manipulación………………………………………………………….…… 20
4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento…………………………………….….. 20
4.5.4. Unidades de Conservación: Materiales y diseño……………………………… 21
4.6. Inspección y Mantenimiento de Instalaciones…………………………………..…… 21
4.7. Prevención y Atención de Desastres…………………………………………………. 22
4.8. Otros Programas………………………………………………………………………... 23
4.8.1. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia…………. 23
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4.8.2. Migración de la información a otros soportes…………………………………. 24
5. La Conservación en el Archivo de Gestión…………………………………………….. 26

5.1. Transferencia al Archivo Central………………………………………………………. 31
6. La Conservación en el Archivo Central…………………………………………………. 32
7. La Conservación en el Archivo Histórico……………………………………………..... 35
8. Pautas para la Consulta de Documentos……………………………………………….. 37
9. Programas de Conservación Preventiva………………………………………………... 38
10. Glosario……………………………………………………………………………………….. 41
11. Anexos………………………………………………………………………………………... 42
11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos………. 42
11.2. Anexo 2. Instructivo 009 “condiciones técnicas mínimas que deben poseer las
dependencias destinadas para archivos”…..………………..……………………… 56
11.3. Anexo 3. Acuerdo 050 “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo”…………………………………………………..……………. 62
11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo…………………………………… 67
11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernación ¿la solución?............................................ 74
11.6. Anexo 6. Extintores………………………………………………………………….. 75
11.7. Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo……………………… 76
12. Bibliografía……………………………………………………………….………………….. 83
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PRESENTACIÓN
Para el Archivo General de la Policía Nacional, ha sido una preocupación constante apoyar la
conservación de los acervos documentales de las unidades a nivel nacional. A pesar de los
esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada Dirección, Oficina Asesora, Regional,
Departamento, Metropolitana, Escuela de Formación o compañero que solicita asesoría en el tema,
seguimos encontrando múltiples unidades con las mismas carencias en materia de conservación.
El universo es común, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre son
iguales, si hay algunos parámetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversos
archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservación de la
documentación a través del tiempo.
La restauración, ha sido y seguirá siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se

evidencia en la mayoría de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, las
consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservación preventiva es un tema de
todos, sin importar cual sea nuestra profesión, oficio o cargo dentro de una entidad y puede
implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que
se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.
Con esta publicación, se pretende guiar a aquellas unidades policiales y personas que han estado
atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido la Secretaria General por
intermedio del Archivo General, como dueña del Proceso de Gestión Documental y regente de la
política archivística para la Policía Nacional, especialmente en lo relacionado con la conservación de
los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo de
Administración y Conservación Documental sobre el tema, es por eso que hemos hecho un esfuerzo
por brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera
aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo la institución.
No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la

concepción de la conservación preventiva en archivos. Se trata simplemente de una guía de
conservación preventiva para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y
principios que ha tratado de aplicar el Grupo de Conservación y Administración Documental del
Archivo General de la Policía Nacional y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden
reducir los deterioros que frecuentemente encontramos en nuestros archivos.
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Por otro lado, es necesario recordar que los señores Directores, Jefes Oficinas Asesoras,
Comandantes de regionales, metropolitanas, departamentos de Policía, Directores de escuelas de
formación, y demás funcionarios tenemos el deber constitucional y legal de proteger, conservar y
hacer difusión del patrimonio documental de los archivos de la institución, incluso desde el mismo
momento de su producción o recepción. Esta Guía presenta algunos elementos que podrán resultar
de utilidad para el desarrollo de estas actividades y para controlar y evitar el gasto de grandes
sumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo.
El Sistema Integrado de Conservación (SIC), definido en el anexo 12 de la Guía para la

Implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, puede
constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones a
nivel de restauración, que sin duda alguna, resultaran siempre mucho más costosas que la
implementación de estrategias de conservación preventiva. A través de una Guía de los aspectos
que se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran en
cada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestión, Central e Histórico), sin lugar a dudas, la función
archivística y la conservación de la documentación se verá fortalecida al interior de la Policía
Nacional.
Esta guía se desarrolló con el fin de prevenir la pérdida de información y generar conciencia en los
funcionarios que no le dan la suficiente importancia a la documentación que producen y almacenan,
prestándole poco interés a la preservación y conservación de la información, argumentados en la
falta de Instalaciones adecuadas para la ubicación de los archivos y en la escases de elementos y
materiales destinados para la conservación de los documentos.
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA

Secretario General
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INTRODUCCIÓN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el

“Conjunto de actividades administrativa y técnicas, tendientes a la Planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”1
Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad que
tiene la administración pública y los funcionarios encargados de los diferentes archivos (Gestión,
Central e Histórico), con respecto a la conservación de los documentos tanto en soporte papel como
los producidos con el uso de tecnologías de avanzada. Esta ley en su titulo XI obliga a los archivos
de la Administración Pública a implementar un Sistema Integrado de Conservación.
El Sistema Integrado de Conservación se define como “…el conjunto de estrategias y procesos de

preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el
concepto de archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos,
independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la
documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito
final, o sea en cualquier etapa de su ciclo vital...” 2
Con los programas que se formulen en esta guía basados en la conservación preventiva, se
evidenciara un “…proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento
documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopción
de medidas especificas en edificios y locales, sistema de almacenamiento y depósito, unidades de
conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores…”3
De otra parte, en la elaboración de esta guía se tuvo en cuenta los lineamientos definidos por el
Archivo General de la Nación, su diseño obedece a una metodología de construcción donde
participaron algunos funcionarios adscritos al Área de Archivo General, bajo la orientación de la
Secretaria General.
1
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo 3.
2
Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Artículo 60.
3
Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Artículo 59. Parágrafo primero
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1. GENERALIDADES
1.1 Objeto
La presente guía se compone por una serie de procedimientos que describen los lineamientos
para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se tratan los factores
externos como son la temperatura, humedad, luz, polvo, agentes biológicos y otros, cuya acción
ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservación del acervo documental de la
institución, así como la seguridad de los documentos ante el contacto con el agua, el fuego, los
ataques subversivos y los fenómenos naturales. Para esto fue necesario buscar alternativas que
permitieran la adopción de medidas encaminadas a prevenir el deterioro y que posibiliten
continuar disponiendo de la información en la institución.
1.2 Normatividad
Constitución Política de Colombia “artículos 15, 74”
Ley 4 de 1913 “Obligación de las entidades oficiales con relación a inventarios de documentos
de archivo, acceso a los documentos públicos art. 289, 315, 316, 320 y 337”.
Ley 43 de 1913. “Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales”.
Ley 47 de 1920. “Sobre protección del patrimonio documental y artístico”.
Ley 489 de 1998. Establece la creación del sistema general de información administrativa del
sector público, y se indica que toda entidad pública debe tener un sistema interno de Gestión
Documental y Archivos como parte del sistema de información administrativa del sector público
(Artículo 36 y 37).
Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”.
Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera
administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.
(Articulo 18)
Decreto 2527 de 1950. “Por el cual se autoriza el proceso de microfilm en los archivos y se
concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados”.
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Decreto 3354 de 1954. “Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan
un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus
originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen
en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier
documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con
absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio”.
Acuerdo 011 de 1996 AGN. “Establece criterios de conservación y organización”.
Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo” del
Reglamento General de Archivo sobre “restricciones por razones de conservación”.
Acuerdo 048 de 2000 AGN “Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 conservación de documentos
y del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación restauración
documental”.
Acuerdo 049 de 2000 AGN. “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
Acuerdo 050 de 2000 AGN. “Desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos
del reglamento general de archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo
y situaciones de riesgos”.
Acuerdo 056 de 2000 AGN. “Sobre acceso a los documentos de archivo”.
Acuerdo 037 de 2002 AGN. “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos
1 y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000.
Acuerdo 38 de 2002 AGN. “Desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos sobre

responsabilidad del servidor público frente a los documentos y los archivos”.
Circular 01 de 2003 AGN. “Organización y conservación de los Documentos de archivo”.
Instructivo 009 de 2009 PONAL. “Condiciones técnicas mínimas que deben poseer las
dependencias destinadas para archivos”
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2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propósito de establecer las reglas
y principios generales que regulan la función archivística del Estado, teniendo como ámbito de
aplicación a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen
funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la
emisión de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las
responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de
preservar la documentación. Aunque para algunos la conservación es un proceso aislado, los
esfuerzos del Archivo General de la Nación por rescatar la importancia de la conservación como
elemento de la función archivística, han dado frutos. Sin embargo, aun falta trabajo por desarrollar,
ya que todavía existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los
conocimientos básicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes
beneficios para los documentos.
Algunas veces se piensa que solo la documentación clasificada como histórica o "antigua" amerita
un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestras
oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos
"especiales" que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos,
probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias de la institución y pasaron
por un archivo de gestión, que si bien en ese momento no recibía tal nombre, si cumplía sus
funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un
archivo central. Es aquí donde empezamos a valorar toda la documentación desde el primer
momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto las comunicaciones producidos en los
archivos de las Estaciones como en los Departamentos de Policía.
El Archivo General de la Policía Nacional, a

través de su Grupo de Administración y
Conservación Documental, ha buscado la
manera de brindar asesoría a todas las unidades
policiales, con el fin de ayudarles a conservar de
manera adecuada sus archivos. Sin lugar a
dudas, una parte importante de esos archivos lo
constituyen todos aquellos documentos
susceptibles de ser declarados como bienes de
interés institucional. Este es un campo al que se
le había dado importancia desde el punto de
Una forma importante de conservar el pasado es
precisamente a través de Los documentos que consignan
vista de la restauración, con las labores de
el devenir histórico de las sociedades recuperación de los fondos documentales.
Nuestra institución logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina y
legado cultural mediante procesos de apropiación y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario
cultivar una conciencia institucional para preservar la información. Una forma importante de
conservar el pasado es precisamente a través de los documentos que consignan el devenir
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histórico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias
policiales y se constituyen por sí mismos en portadores de valores históricos de referencia material
y tecnológica. Aquí yace la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo
vital.
Debido al gran volumen documental, la restauración resulta sumamente costosa e insuficiente ya

que en muchas ocasiones los daños resultan irreversibles, la información se pierde aunque los
soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en la institución,
preparados en este campo resulta bastante limitada e insuficiente en proporción al volumen
documental de la Policía Nacional. Por fortuna, cada vez cobra más importancia el desarrollo de la
conservación preventiva como la única instancia aplicada al manejo de grandes volúmenes
documentales con características heterogéneas, pues propone soluciones generales de
mantenimiento. La conservación preventiva se refiere a "las estrategias de orden político u
operativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin
entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema
administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos"; en otras palabras, "contempla manejos
administrativos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y
locales, sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservación, manipulación y
mantenimiento periódico entre otros factores".
Para implementar medidas de conservación preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un

programa integral de conservación, que debe contemplar la orientación, planeación y diseño de
estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservación del material que
custodia y/o produce cada unidad.
Para llevar a cabo este propósito en lo que concierne a

los bienes documentales, es necesario estructurar un
plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente Cobra más importancia el de-
en la aplicación de las estrategias para su desarrollo y así sarrollo de la conservación
lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio preventiva como la única
del cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere ser
instancia aplicada al manejo
conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la
unidad, los compañeros y la institución a la cual estamos
de grandes volúmenes
vinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, un documentales con
compromiso moral, haciéndose participe en la características heterogéneas,
recuperación del patrimonio documental, meta que se pues propone soluciones
lograra de una parte, atendiendo a las realidades de generales de mantenimiento.
nuestro policía y de otra, con la puesta en práctica de las
estrategias investigadas en el campo de la conservación
preventiva.
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3. DIAGNOSTICO INTEGRAL
La evaluación de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento y

control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservación de
los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria
histórica de la Nación y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones
de las instituciones.
La falta de organización así como las deficiencias en las áreas de depósito y la carencia de
sistemas de protección, tanto en los archivos de Gestión como en los Centrales e Históricos,
propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de
manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnóstico integral. Este será la base a partir de
la cual se formulen las medidas de conservación preventiva que deben aplicarse en los archivos.
Proponemos esta metodología para determinar factores y variables que directa o indirectamente
inciden en la conservación de la documentación, haciendo especial énfasis en la evaluación y
control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las características de la
documentación, abordando la problemática derivada de la carencia de organización archivística y la
acumulación de alteraciones que afectan los soportes.
EI diagnóstico garantiza:
Una visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo pues contempla

aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la
documentación y de su organización.
Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables que
inciden en la preservación, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus
especificidades pues se evalúa el estado de conservación por medio del deterioro
presente en los documentos.
Permite la formulación de programas de conservación preventiva, dirigidos a la
corrección, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores
involucrados, priorizando los relevantes.
Facilita los procesos de gestión documental que deben formular los archivos
atendiendo a los principios rectores de la archivística de procedencia y orden natural, y
al ciclo vital de los documentos.
Contribuye en la planificación dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas,
permite proyectar presupuestos para la adquisición de materiales e insumos y tomar
los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta física basados en la
determinación de necesidades precisas.
Posibilita la prestación de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la
entidad en general.
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3.1 ¿Cómo lo Hago?

El Archivo General de la Nación de Colombia atendiendo al desarrollo de la política de salvaguarda,
conservación, recuperación y acceso a la información custodiada por los archivos y en busca de su
articulación para alcanzar el objetivo común de hacer de estas instituciones centros de información
para la administración y la cultura, proporciona por medio de la publicación “Pautas para
Diagnóstico Integral de Archivos”, una propuesta metodológica enfocada a la ejecución de
procesos de diagnóstico integral. EI diagnóstico parte de la identificación de las características
particulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten
mayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y las
oportunidades de manejo. Así, se podrán identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones
pertinentes, por medio de la formulación de estrategias, la planeación y consecución del
mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los archivos.
La metodología que se propone basa sus resultados en el análisis pormenorizado de tres grandes
bloques temáticos: la identificación de la entidad y del archivo, la determinación de su infraestructura
física y las características que posee la documentación punto en el cual se incluyen el inventario,
medios de organización y finalmente las características y estado en el cual se encuentra la
documentación. Esta forma de visualización, permite desde el propio desarrollo de los formatos,
entender como estos componentes que a simple vista podrían pasar desapercibidos, son los que
tendrán impacto en mayor o menor proporción y finalmente son los que llegan a determinar el estado
de conservación de los bienes documentales.
La propuesta de aplicación que presenta el Archivo General de la Nación, surge de los

planteamientos iníciales que se formularon en el "Sistema integrado de Conservación", los cuales
han logrado enriquecerse con la participación de profesionales en restauración, quienes
proporcionan medios con los cuales se realizan cálculos y análisis automatizados que de otra forma
serian complejos. Esta herramienta aplica principios estadísticos y toma como punto de partida, las
necesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las variables que
determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos.
La experiencia acumulada en los años de funcionamiento del laboratorio de Restauración del

Archivo General de la Nación, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas en
encuadernación, biólogos, microbiólogos y químicos, permiten tener la certidumbre que con la
aplicación y análisis juicioso de la información recopilada en los formatos, se lograra una mejor
comprensión de las situaciones que afectan e inciden en un archivo. Así, será posible
desarrollar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservación, organización y
salvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la información y siendo de garantes de
los derechos colectivos.
Las unidades que requieran realizar el diagnostico integral de archivo, deben diligenciar los
formatos que se encuentran plasmados en la publicación “Pautas para Diagnóstico Integral de
Archivos” del AGN. Desde esta óptica se garantizara, la preservación y conservación del
legado documental presente en los archivos de la Institución.
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4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)
Este debe ser permanente y contar con un

El Sistema Integrado de Conservación (SIC),
presupuesto anual basado en el cubrimiento
contemplado dentro de la ley 594 de 2000 ó
de prioridades y con proyectos anuales de
Ley General de Archivos, en el capitulo XI, se
trabajo. Este programa general planeado de
define como el "Conjunto de estrategias y
acuerdo con las necesidades de conservación
procesos de preservación y conservación,
determinadas a través de un diagnóstico
acordes con el sistema de archivos
integral, el personal y los recursos
establecido en la entidad, bajo el concepto de
disponibles, deberá prever los costos dentro
Archivo Total, para asegurar el adecuado
de los proyectos de inversión institucional; un
mantenimiento de sus documentos,
nuevo frente de trabajo dentro de los
independientemente del tipo de soporte,
desempeños de la instituciones.
garantizando la integridad física y funcional de
toda la documentación, desde el momento de
EI SIC no puede depender únicamente del
su emisión, durante su periodo de vigencia,
responsable de archivo o del funcionario que
hasta su depósito final o sea en cualquier
haga sus veces y de las secretarias, sino de
etapa de su ciclo vital". La implementación del
todos los funcionarios, desde jefes de Gestión
SIC es obligatoria en aquellas entidades
Documental, Comandantes de Regionales,
públicas o privadas que cumplen funciones
Departamentos, Metropolitanas y Directores;
públicas.
y mantener constantemente un proceso de
Un Sistema Integrado de Conservación sensibilización a todo nivel, para concientizar
pretende integrar las técnicas archivísticas de modo que se desarrolle un trabajo en
con las herramientas de conservación a fin de equipo, pues el mantenimiento de los bienes
ofrecer una metodología que pueda ser de archivo es una responsabilidad inherente a
aplicada a cualquier documentación en su todos los miembros de la institución.
ciclo vital, desde su producción hasta su
disposición final.
Es importante anotar que el SIC en cada

unidad, debe plantearse de acuerdo a las Conjunto de estrategias y procesos de
preservación y conservación, acordes con
necesidades propias, por eso, es necesario
el sistema de archivos establecido en la
que se identifiquen aquellos factores
entidad, bajo el concepto de Archivo total.
intrínsecos y extrínsecos de deterioro que
pueden estar afectando la documentación y Es importante anotar que el SIC en cada
se tomen las medidas preventivas y entidad debe plantearse de acuerdo con las
correctivas necesarias. necesidades propias.
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4.1. Principales Aspectos a Considerar
Para diseñar el Sistema Integrado de Conservación, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades específicas y
permita la corrección de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservación:
Características técnicas y funcionales de la documentación como cantidad, tipo, tecnología e

importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en los
cuales se está consignando actualmente la información como los disquetes, las microfichas
y las cintas de video, entre otros
Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

de control. Sólo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro se
podrán tomar medidas preventivas o correctivas según las necesidades que existan.
Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre dirección y mante-

nimiento de los bienes de archivo. Específicamente se deben considerar las normas sobre
acceso a la información y eliminación documental, puntos muy relacionados con el
mantenimiento físico de la documentación. Es importante en este punto, que la unidad
aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nación a través de sus
publicaciones, las visitas de asistencia técnica y los acuerdos que en temas de conservación
se han producido.
4.2. Estrategias o Programas de Conservación
Las estrategias o programas de conservación se formulan con el propósito de desarrollar soluciones

integrales de conservación y teniendo en cuenta los factores de alteración presentes y la intensidad
de su manifestación. Contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para
corregirlo. Su aplicación debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y
proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como
para corregirlo.
Estas estrategias deberán ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y

las posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningún modo en
camisa de fuerza, sino mas bien cada unidad determinara cuales son las que debe implementar e
incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir
del diagnóstico integral que se definen los programas requeridos.
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En términos generales los programas de conservación consisten en:

 Sensibilización del personal
 Migración de la información a otros soportes (tanto para documentos en papel,
como electrónicos)
 Monitoreo y control ambiental y biológico
 Limpieza de áreas y documentos
 Uso y manipulación (materiales, métodos y funcionalidad de unidades de
almacenamiento)
 Inspección y mantenimiento de instalaciones
 Prevención y atención de emergencias.
Es importante recalcar que el diagnóstico integral es un programa prioritario que no se

incluye en esta guía por ser tema especifico de una ya existente (Pautas para el
diagnostico integral de archivos, publicación elaborada por el Archivo general de la
Nación); pero que es la base para la formulación de los programas requeridos que
funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.
4.3. Sensibilización del Personal
A través de esta estrategia, se busca Esta sensibilización se puede lograr a través

concertar mecanismos y acciones para el de la programación de capacitaciones para
reconocimiento y valoración de las fuentes los funcionarios, actividades lúdicas o incluso
documentales y para crear conciencia sobre resultan de gran utilidad manuales didácticos
la responsabilidad en la conservación y y cartillas.
organización de los archivos.
Las acciones que se desarrollen deben ser

dirigidas a todo el personal de los archivos y a
sus usuarios. Se hará especial énfasis en las
diferentes instancias en las que se establecen
y aplican los Programas de Gestión
Documental y también en las que involucran
préstamo, consulta y reprografía, ya que en
todas ellas está involucrada la manipulación
de la documentación.
Sensibilización del personal (Capacitación)
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4.4. Limpieza de Áreas y Documentos

Limpieza de Documentos
incluir tanto el control de la carga de polvo
(evitando que se acumulen gruesas capas del
mismo sobre estantes, cajas y documentos) y
en control de factores que pueden ocasionar
la aparición de contaminantes de tipo
biológico.
La limpieza debe ser permanente y periódica.

Específicamente para las áreas de depósito,
se debe procurar realizar una limpieza en
seco y en húmedo por lo menos una vez al
La limpieza de áreas y documentos es una de mes y debe registrarse en formatos
las principales estrategias a desarrollar en diseñados con el fin de hacer seguimiento y
materia de conservación preventiva. Debe control del programa de limpieza.
4.4.1. Eliminación del Polvo
El polvo que ingresa a los depósitos de archivo y se almacena sobre estanterías, cajas, carpetas y
documentos, puede generar procesos de corrosión de los soportes que asociados con una humedad
relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificación y la aparición de deterioros físicos
y químicos que en las mayoría de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de
polvo, guarda una estrecha relación con agentes biológicos entre los que se encuentran ácaros y
esporas de hongos y bacterias, que a través de diversos procesos, generan manchas de diversos
colores y degradación de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.
4.4.2. Para recordar
 Un buen programa de limpieza puede ser la

formula más eficaz para prevenir problemas
de deterioro en la documentación, reduciendo
así las probabilidades de tener que recurrir a
grandes gastos de dinero y tiempo en
procesos de restauración.
 EI objetivo es aplicar procesos de limpieza

para el control del polvo y la suciedad sobre
las áreas de depósito y manejo documental.
Por ello, está dirigido al personal que tiene a
cargo el mantenimiento y la custodia de la
documentación.
Eliminación de polvo con aspiradora de cepillo
1GD - GU – 001 16
 Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los
funcionarios encargados de estas actividades.
 La limpieza de áreas y depósitos no se debe hacer con productos que aporten

humedad a los ambientes.
Es necesario que las labores de limpieza se

basen en un instructivo de limpieza de áreas y
documentos. EI Archivo General de la Nación
desarrollo un instructivo con las pautas mínimas
a tener en cuenta, que podrá ajustarse de
acuerdo a necesidades particulares siempre
siguiendo los lineamientos del ente rector. Es
necesario tener en cuenta que solo será para
los espacios, NUNCA para la documentación,
pues esta, requiere de un trabajo realizado por
profesionales que puedan controlar los efectos
de los productos y procesos sobre los soportes.
Clasificación y Recuperación del patrimonio Documental
4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biológico
Para lograr una buena conservación, es necesario controlar de manera permanente las condiciones
ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminantes atmosféricos), en
particular en áreas de depósito documental, consulta, limpieza y procesos técnicos y aplicar
mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de
agentes biológicos.
EI monitoreo y control de las condiciones

ambientales y biológicas debe estar a cargo del
personal responsable del mantenimiento y la
custodia de la documentación, aunque es
importante anotar, que todo aquel que manipula
la documentación en cualquier momento deberá
velar por su preservación y notificar a los
responsables en caso de hallar factores que
estén causando deterioro o puedan hacerlo a
largo plazo. Termohigrómetro: Para medición de humedad relativa y temperatura
Es importante evaluar el entorno climático según la ubicación geográfica del archivo, determinar los
valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservación de la
documentación, utilizando equipos para la medición y registro de las condiciones ambientales:
luxómetro, monitores UV, termohigrómetro, “datalagger”, entre otros; Una vez se evalúen las
condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climático dentro y fuera del
1GD - GU – 001 17
archivo, será necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control
UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (según el caso), ventiladores, sistemas
naturales o artificiales de climatización, anjeos y filtros de polvo, entre otros.
Para tener un programa de control de condiciones

ambientales no es indispensable contar con equipos de
última tecnología en grandes cantidades, ya que en lugar de
invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer
mediciones puntuales con pocos equipos muy bien
calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los
recursos necesarios para el control de las condiciones, ya
que la toma de datos no es por sí sola una solución.
Es necesario recordar que NO siempre podrá lograrse que

los archivos cuenten con las condiciones ideales,
estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se
deberá controlar más que el lograr la temperatura y la
Deshumidificador humedad relativa ideales, los niveles de fluctuación, que no
deberán exceder los 3 ó 4°C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tendera siempre a
amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuación mayor a la ya indicada, producirá
cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte.
La acción más notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro

biológico ya que favorece la acción microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, así como
la proliferación de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en
la documentación (perdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los
soportes. (véase anexo 4)
La ventilación es un factor determinante para la buena conservación, por ello, debe contarse con
sistemas de ventilación naturales o mecánicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a
controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice la
renovación continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos
recomendados, la ventilación se convierte en un aliado estratégico.
La ubicación de las cajas y estantes dentro del archivo, deberá permitir una adecuada ventilación,
por esto se recomendó anteriormente que la estantería nunca quede recostada sobre los muros.
Es importante anotar, que la solución ideal para los problemas de temperatura y humedad no está
directamente relacionada con la instalación de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarse
que funcionara las 24 horas del día de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rango
permitido, es preferible buscar métodos de ventilación sencillos pero eficaces, como el uso de
ventiladores mecánicos en los espacios y extractores.
Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminación. Las radiaciones visibles y aún más las
invisibles tienen efectos dañinos sobre la celulosa, por ende, la radiación visible lumínica deberá
1GD - GU – 001 18
ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estos
deberán ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz
sobre los documentos.
La luz deberá ser encendida únicamente cuando deba

ingresar personal a buscar documentación, el resto del
tiempo deberá permanecer apagada. En términos ideales,
los depósitos de archivo, no deberían tener ventanales
por donde ingrese luz natural, y la ventilación debería
garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos
donde se requiere adecuar los espacios ya existentes,
podrá pensarse en soluciones alternativas como las ya
propuestas o con persianas (no cortinas de tela, que
conservan grandes cantidades de polvo) que se
mantengan cerradas. La luz deberá ser encendida únicamente
cuando deba ingresar personal a buscar
documentación, el resto del tiempo deberá
4.5.1. Control de contaminantes biológicos permanecer apagada
La estrategia debe incluir la aplicación de mecanismos de inspección, control y erradicación de

agentes biológicos en áreas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones
ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biológicos incluimos:
hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.
Esta estrategia será dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la
documentación. Aunque también incluirá al público que consulta, de manera que se prevengan
hábitos que promuevan la formación o aparición de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos
dentro de las zonas de depósito o consulta, y el pasar las páginas remojando el dedo en saliva).
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
 Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del

agente contaminante.
 Aislar el material contaminado (separarlo físicamente, pero conservando la armonía del (los)
expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),
 Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetación (poda de jardines y

arboles).
 Instalar elementos de protección contra contaminantes atmosféricos en los espacios, como

por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.
 En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deberá
realizar el tratamiento individual con productos y procesos técnicos.
1GD - GU – 001 19
 Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfección, desinsectación

y desratización de áreas.
4.5.2. Uso y Manipulación
Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y métodos de almacenamiento, teniendo
presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservación, es
necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los
diseños, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.
4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento
Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de

conservación acordes con la cantidad, formato,
técnica y uso de los documentos en cualquier etapa
del ciclo vital. Para la adquisición de las unidades
correctas, es indispensable el trabajo en grupo con
el personal responsable de compras de la unidad,
que debe estar consciente de la importancia que
reviste en el tema de archivos el uso de materiales
calidad archivo.
Mobiliario diseñado para el almacenamiento de planos y mapas
Se requiere:
 Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivísticos y mas

específicamente con los procesos de Gestión Documental y el ciclo vital; es decir, desde el
mismo momento de la producción del documento deberá contemplarse el uso de carpetas y
cajas o archivadores según sea el caso.
 Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organización no consta únicamente de

almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.
 Determinar previamente el número total o aproximado de los documentos y de las unidades

de conservación necesarias para garantizar la conservación documental y proyectar el
crecimiento del volumen de documentación de acuerdo con las tablas de retención
documental y las transferencias programadas.
 Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatos específicos,

para diseñar o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.
 Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario.

 Adquirir mobiliario (estantería, planotecas, archivadores) y unidades de conservación
adecuadas (carpetas, cajas, rollos de poliéster para planos, sobres para fotos), que cumplan
con los estándares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.
1GD - GU – 001 20
Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservación,
debido a que en la mayoría de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materiales
utilizados (adhesivos ácidos) y técnicas (perforación de los folios y de pérdida de información, poco
espacio entre márgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro
lado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los materiales si aun no se han
realizado procesos archivísticos y si las Tablas de Retención Documental de la entidad no han sido
adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmación o
digitalización, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se
perderá el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Véase
anexo 2)
4.5.4. Unidades de Conservación: materiales y diseño
EI Archivo General de la Policía Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de
Administración y Conservación Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo,
son unidades de conservación que ofrecen mejores garantías preventivas para los documentos de la
institucion. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de las diversas instituciones tanto
públicas como privadas, el Archivo General de la Nación de Colombia, sustentado en la NTC
5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte de papel”, donde se especifican las
características de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las cajas y las
carpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del país. (Véase anexo 7)
4.6. Inspección y Mantenimiento de Instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en
particular de las áreas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados para
el depósito de los documentos, la falta de capacitación del personal sobre aspectos de conservación
preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones.
Es necesario:
 Evaluar periódicamente el estado de conservación

de los materiales constructivos y acabados del
edificio.
 Identificar regularmente factores de alteración:

redes de energía, conducción de agua, materiales
inflamables, focos de suciedad o materiales que
Puntos muertos donde se acumulan polvo y suciedad acumulen polvo y mugre.
(Espacio entre ladrillos)
 Conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de los factores de
alteración.
 A partir de los resultados de la inspección, definir las necesidades y prioridades de man-

tenimiento, reparación, renovación o incluso de reubicación de los espacios de archivo.
1GD - GU – 001 21
 Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacer segui-

miento, para establecer si es útil o debe replantearse.
 Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes
hidráulicas y/o eléctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar
con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeños problemas puedan
aumentar debido a la demora en la corrección de dichos percances.
4.7. Prevención y Atención de Desastres
Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depósitos, por lo
tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal
sepa cómo actuar en caso de desastre.
Se debe prever la actuación en tres instancias: prevención (antes), preparación (durante) y

respuesta (después) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas,
entre otras, contemplando la protección del personal y del acervo documental.
Se considera pertinente abordar los Artículos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se
desarrolla el Artículo 64 del Titulo VII "Conservación de Documentos", y del Reglamento General de
Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo":
Artículo 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo

es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan
programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia,
minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la
edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho
plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los
acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del
siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y
entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y
operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de
los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.
Parágrafo: El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en
las unidades por los Comité de prevención o de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comité que apoyará
todas las medidas de reacción y recuperación.
Artículo 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos,
seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se
establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el
establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias.
1GD - GU – 001 22
En términos generales los archivos deberán contar con suficientes extintores (preferiblemente de
agente extintor limpio ó CO2 y no de agua ya que el daño del agua sobre las tintas solubles es
irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio ó CO2 podrá tratarse en procesos de
conservación una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depósito. Para la
selección de los lugares donde se ubicaran en el edificio, deberán tenerse en cuenta las siguientes
pautas:
 La distribución deberá ser uniforme.

 Deberán ser visibles fácilmente a todas las personas.
 Los lugares deberán ser de fácil acceso y libres de
bloqueo por almacenamiento y/o equipos.
 Deberán ubicarse cerca de los corredores utilizados con
frecuencia.
 Deberán ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.
 El lugar deberá estar libre de un potencial riesgo de daño
físico. (véase anexo 3)
Extintor de Solkaflam 4.8. Otros Programas
Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas par el Archivo General de la
Nación, de acuerdo con las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programas
que pueden aplicarse y que también redundaran en grandes beneficios en caso de ser bien
enfocadas. Entre estas encontramos:
4.8.1. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia
EI objetivo es normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde su misma

producción, a través de las oficinas de Radicación y Correspondencia de las unidades. De esta
manera, el programa está dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la
unidad.
Es necesario comenzar a implementar procesos de conservación durante el flujo documental en sus

tres etapas, para lo cual se requiere la aplicación del Manual de Correspondencia (MACO) que
establece las pautas que deberán ser cumplidas por todas las áreas, en los siguientes aspectos:
1GD - GU – 001 23
Normalización en la producción de tipos

documentales: márgenes, uso de papel libre de
lignina, con un pH neutro o alcalino (pH ≥ 7),
gramaje de mínimo 75 g/m², fotocopiado de los
documentos enviados por fax y uso de tintas estables
de escritura e impresión.
 Controlar y restringir el uso de material metálico,

perforación, doblado de documentos, uso de cinta
pegante comercial, amarre con pita, anotaciones
sobre originales y uso de AZ.
 En correspondencia, almacenar los documentos en

muebles con compartimentos (tipo colmena).
 Usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo

de correspondencia externa.
Muebles con compartimentos (tipo colmena)
4.8.2. Migración de la información a otros soportes
Los procesos de conservación preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe
normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y después de
los procesos de migración o reproducción (microfilme, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.). La
estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulación de los documentos en
procesos reprográficos, al personal de depósito (archivo), servicios al público y a los usuarios.
Debe evaluarse el estado físico y de integridad

de la documentación previamente, teniendo en
cuenta sus valores administrativos e históricos
para fijar prioridades y establecer las acciones
de conservación durante y después del proceso
de migración. Así mismo es de suma importancia
capacitar al personal involucrado sobre los
procesos específicos de conservación preventiva
como manipulación y desempaste, si llega a
requerirse este proceso aunque lo ideal es
evitarlo.
Scanner para la digitalización de documentos
En el tema de la reproducción documental, es necesario recalcar que esta debe hacerse con un
objetivo específico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin un
propósito. Además, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando la
documentación cuenta con organización desde el punto de vista archivístico.
EI Sistema Integrado de Conservación, aplicado durante todo el ciclo vital de los documentos y
1GD - GU – 001 24
sincronizado con todos los procesos de organización, incluyendo la elaboración de TRD y TVD en el
caso de los fondos acumulados, redundara en la protección de los archivos administrativos e
históricos de la institución y aportara las herramientas requeridas para una adecuada conservación
del patrimonio documental de la Policía Nacional.
Es importante tener claro que ningún proceso

que se realice de manera independiente puede Equipo de Microfilmación
tener buenos resultados; un sistema integrado
de conservación realizado de manera aislada o
solo al momento de realizar una transferencia al
archivo central o histórico, no garantizara la
conservación; la elaboración de TRD, sin
adoptarlas e implementarlas junto con buenas
prácticas de manipulación y uso, tampoco
revisten valor alguno, pues terminan por
convertirse en un documento mas. El poseer
estantería, cajas y carpetas, en todos los
archivos, sin tener en cuenta los procesos de organización y los principios de orden original y proce-
dencia, no hace más que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible
encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.
Por este motivo a continuación, se ponen a disposición de los responsables de archivo de las
unidades, las medidas básicas que deberán implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En
algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que
todos los principios envueltos en el tema de la Conservación Preventiva se inculquen en los
funcionarios responsables no solo de custodiar, sino de producir documentos.
Los buenos hábitos se inculcan y se aprenden,

pero también es fácil que se dé el proceso
inverso y terminemos olvidando las buenas
costumbres, para regresar a esos viejos hábitos
que han ocasionado grandes pérdidas a la
memoria documental e histórica de muchas
instituciones. Por esto es necesario un esfuerzo
arduo y constante de todos los actores involucra-
dos en los archivos.
Lector Digitalizador
1GD - GU – 001 25
5. LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN
"Es importante tener presente que desde el punto de vista archivístico no existe mejor organización
que la creación de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar la
conservación de aquellos documentos que así lo requieren, pues va a ser menor el volumen de
documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos más racionales de las condiciones
de espacio y almacenamiento".
EI Archivo de Gestión "comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados"4. En esta fase se desarrollan los
procesos de producción, recepción, distribución y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro
del Programa de Gestión Documental existe el proceso de conservación, es desde la misma
producción cuando se deben aplicar principios de conservación preventiva para lograr una
adecuada preservación del acervo documental.
La conservación debe comenzar tomando en cuenta la

importancia de usar materiales de buena calidad (calidad
archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de
acido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas, insolubles
en agua luego de aplicadas y químicamente estables); así
mismo, la estructura de los documentos (márgenes) también
deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el
momento de almacenar. Existen Normas Técnicas de
Calidad (NTC 4436: "Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y la durabilidad", y la NTC
2223: "Equipos y útiles de oficina. Tinta liquida para escribir")
que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta
Eliminación de Gancho de cosedora, a la hora de hacer la elección de los mismos, para evitar
Legajadores metálicos y clips problemas en el futuro.
Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicación de normas

relacionadas con el tema, de manera que siempre estén al día y cumpliendo con ellas. Juegan aquí
un papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad.
En segunda instancia, la manipulación y almacenamiento de los documentos aun dentro de esta

etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservación de los archivos. Es importante
que en las oficinas se eliminen practicas tan dañinas para los documentos como la perforación de
los documentos y el uso de material metálico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros
y sean reemplazados por elementos plásticos (o al menos que tengan recubrimiento plástico) aun
cuando su costa pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la corrección de
problemas y deterioros generados por estos elementos resultara sin duda alguna mucho más
4 4
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo 23
1GD - GU – 001 26
costosa (según los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor).
Actualmente, la mayoría de documentos son

perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ
o carpetas de yute. Practicas como esta, sumadas a la
falta de regulación en las márgenes de los
documentos, causan la perdida de soporte y de
información dentro de los documentos. Lo ideal es no
perforar ningún documento (salvo contadas
excepciones como los documentos contables, que
serán determinadas al interior de la unidad, por el
respectivo Comité de Archivo y por exigencias
formativas, más no por simple preferencia de los
funcionarios). En caso de requerir este sistema de
almacenamiento, será necesario utilizar ganchos Actualmente, la mayoría de documentos son
legajadores plásticos (disponibles en el mercado) y perforados con el fin de ser almacenados
dentro de AZ, causando la pérdida de soporte y
asegurar que las márgenes no ocasionen perdida de de información dentro de los documentos.
información una vez sean perforados.
Para el tema de la perforación es necesario hacer una sensibilización al interior de la unidad, ya que
la concepción común de que el documento que no se legaje está en riesgo de perderse, es el
denominador común en las entidades públicas y privadas. Sin embargo, dicha práctica no garantiza
que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran
cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulación, conlleve a arrancar
los folios.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de
una pequeña pestaña de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como se
muestra en la fotografía. Esta medida es de carácter temporal, ya que aísla los folios del material
metálico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentación, deberá ser
eliminado todo el material metálico. Cabe anotar que esto será responsabilidad de cada funcionario
y no del personal del archivo central.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una
pequeña pestaña de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal.
1GD - GU – 001 27
Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentación, si

existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisición de la carpeta,
evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulación terminan causando
fragmentación e incluso perdida.
Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad máxima recomendada para la unidad
de conservación. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad máxima de 200
folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deberá excederse esta
cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorándose rápidamente.
Las carpetas no deberán cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como
"método de prevención" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta está diseñada
para mantenerse cerrada.
En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres de acido
y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio y al final, una
cartulina blanca que actué como barrera entre la carpeta y los documentos.
Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la producción y estar
elaboradas con materiales de conservación. Esto es de suma importancia si lo que se pretende es
lograr una buena conservación a través de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos
carpetas acidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que
desencadenaran y aceleraran el proceso de degradación natural dentro del papel.
Los AZ no son unidades de almacenamiento

adecuadas, pues debido al gran volumen de
folios que pueden almacenar, ocasionan
problemas físicos a la documentación
(rasgaduras en la zona donde son
perforados), así mismo contienen material
metálico que en presencia de humedad va a
tender a oxidarse y a transmitir dicha
oxidación a los folios. En el caso de Archivos
de Gestión, es posible utilizar carpetas
sencillas de cartulina o yute dentro de
carpetas colgantes plásticas, debido al alto
costo que implicaría contar con carpetas
desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay
que recalcar que este almacenamiento será
Carpeta Colgante para Archivo de Gestión
solo temporal.
Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote),

especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otras
denominadas vitales, desde el mismo momento de su creación, por la importancia que tienen para
los ciudadanos.
Para el caso de documentación de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que
1GD - GU – 001 28
el sistema de almacenamiento deberá variar. Ha sido común la práctica de doblarlos para incluirlos
dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa
graves deterioros a la documentación. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestión y con
mas razón una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, deberán utilizarse
unidades de conservación (carpetas) y planotecas diseñadas para tal fin. No se recomiendan los
sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posición colgante puede generar tensiones al
papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior
o de ganchos que pueden causar deterioro físico-químico irreversible.
Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el uso
de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminación del material metálico al
interior de los Archivos de Gestión, es importante resaltar que el Archivo General de la Policía
Nacional y su Grupo de administración y conservación documental, han obtenido muy buenos
resultados con esta práctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas las
unidades policiales. Un buen manejo de la gestión documental NO dependerá de si el expediente
esta legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos (inventario único
documental actualizado, hoja de control) y la foliación adecuada.
A propósito de la foliación, la documentación debe

foliarse en lápiz de mina blanda, previendo posibles
modificaciones en el momento de las transferencias;
no es el esfero lo que garantizara que la
documentación no se pierda, por el contrario
ocasionara una gran cantidad de dificultades, entre
esas la foliación múltiple.
En los Archivos de Gestión, toda la documentación

debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo
que facilitara la recuperación de la información y
futuras transferencias. Es importante recalcar que la
ordenación debe ser descendente (el documento mas
reciente deberá ser el ultimo dentro de la carpeta) y no
ascendente como se ha venido haciendo en muchas
unidades, de manera que se respete el principio de
Foliación (Instructivo 010 del 2009) orden original.
EI Archivo de Gestión de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el
volumen de documentación que maneje. Dentro del mobiliario recomendado, encontramos
archivadores metálicos o estantería (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en
el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una
capacidad máxima que debe ser respetada para evitar daños de la documentación y del mobiliario.
Dentro del archivador, la documentación debe ubicarse al interior de carpetas y con su respectiva
identificación dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada unidad o dependencia.
1GD - GU – 001 29
Archivo de Gestión organizado según las Tablas de Retención Documental
Deberá proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten
inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporáneas al
archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retención estipulado en la respectiva
Tabla de Retención Documental; esto puede generar múltiples deterioros por almacenamiento
inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como
baños, cafeterías y corredores.
La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar

los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar
deformación, manchas, rasgaduras y otros problemas. Así mismo, no debe consumirse en el lugar
donde estén ubicados los documentos, ningún tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes
que ocasionen deterioro a la documentación.
Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar el
uso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que los
adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso específico en el campo de la
conservación), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidación y amarillamiento con el
paso del tiempo. En la mayoría de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Solo
en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de pérdida total o parcial de la documentación
puede implementarse el uso de pequeños puentes en forma de corbatín, de cinta adhesiva
(preferiblemente de aquella denominada "cinta mágica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas
comunes), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los
1GD - GU – 001 30
fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el daño sea grave,
y el documento sea de gran valor, deberá recurrirse a un restaurador profesional con experiencia
para que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deberá permitirse que una persona sin
conocimiento y experiencia en el tema de la conservación, se encargue de hacer este tipo de
procesos, pues en la mayoría de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad".
En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguias,

productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguias, los
documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina
desacidificada de mínimo 240 g/m², cartulina propalcote de mínimo 320 g/m², cartulina brístol/bond).
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluya adhesivos,
cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño
adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido (Rotulo de identificación).
5.1. Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no debería constituir una dificultad para un Archivo de Gestión
bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservación básicas, como
las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado
procesos sencillos como sustituir el material metálico por plástico o sencillamente retirarlo, llevar un
inventario actualizado, hacer la foliación cada vez que se ingresa un documento al expediente, el
primer paso será revisar la documentación y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips
metálicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que este ordenada respetando el
principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de
apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deberá foliarse, como lo indica el Instructivo
010 del 130209 “Recomendaciones generales sobre foliación”, elaborado por el Archivo General de
la Policía, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas
debidamente identificadas e inventariadas y estas a su vez, deberán ir dentro de cajas para archivo,
aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.
Es importante resaltar que no es función de la persona responsable del archivo central, la

preparación de la documentación para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el
Archivo de Gestión, por esto la recomendación de implementar sencillas medidas de conservación
durante todos los días de cada ciclo y en especial del primero (gestión), cobra mayor importancia en
la medida en que facilitará el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no
deberá recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron
previamente.
1GD - GU – 001 31
6. LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central "agrupa documentos

transferidos por los distintos Archivos de
Gestión de la unidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en
general"5. En esta fase se desarrollan los
procesos de organización, consulta,
conservación y disposición final del
documento.
Nuestros Documentos antes de la Ley General de Archivos
En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningún modo
puede constituirse en el "cuarto de san alejo" de la unidad. Debe tener una capacidad de
almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantería y ocasionar
sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, áreas
residuales como baños, cocinas ó sótanos de parqueos, pues se deberán garantizar las condiciones
estipuladas en la normatividad vigente.
Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos de
lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservaci ón en gran
parte de las unidades policiales por todo el territorio nacional.
Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
 La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
5 5
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo 23
1GD - GU – 001 32
 La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material

documental.
 EI crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los
procesos de retención y valoración documental.
 La resistencia estructural de las placas y pisos (deberá estar dimensionada para soportar
una carga mínima de 800 kg/m² en el caso de estantería fija, y de 1250 kg/m² para
estantería compacta).
En este espacio solo deberá estar ubicada la estantería, cajas y carpetas que contengan la
documentación. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado
de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos
de organización. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones
ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biológicos.
Por otro lado, la estantería metálica debe cumplir con las especificaciones técnicas y de distribución:
 La estantería más recomendable es la metálica, ya

sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y
deben tener un aprovechamiento del 100% de su
capacidad.
 Altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso

de 100 kg/m lineal, por bandeja o balda.
 El sistema de entrepaños debe ser graduables o de

altura regulable.
 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos

de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas
laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo
caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 centímetros, para facilitar la manipulación
y el acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centímetros del piso.
 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.
 EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de

documentos ni de ningún otro material.
 La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20
1GD - GU – 001 33
centímetros, entre estos y la estantería.
 EI espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener un mínimo de 70

centímetros, y un corredor central mínimo de 120 centímetros.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación, acorde

con la signatura topográfica. (Rotulo de identificación de Caja)
Así mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulación, control y
prevención, de nada servirá que se cumplan las especificaciones técnicas de edificios, estantes y
sistemas de almacenamiento, pues la documentación y el edificio mismo terminaran deteriorándose
rápidamente.
La estantería debe ser metálica, Con entrepaños graduables,

separada de la pared y poniendo la ultima balda a mínimo 10
centímetros.
1GD - GU – 001 34
7. LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO
De acuerdo con los artículos 7 al 10 del Título

III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad
deberá conformar su Archivo General, donde
reposaran tanto el Central de la
Administración, como el histórico territorial,
como lo estipula el Artículo 3° del Decreto
4124 de 2004.
Al igual que el Central, el Archivo Histórico

debe contar con un espacio adecuado en
cuanto a ubicación, adecuación y condiciones
ambientales. No debe presentar problemas de
tipo estructural, tampoco deben pasar tuberías
El Archivo Histórico debe contar con un espacio de agua o instalaciones eléctricas por el techo,
adecuado en cuanto a ubicación, adecuación y no debe presentar filtraciones, problemas de
condiciones ambientales.
humedad o goteras.
La transferencia al Archivo Histórico, se realizara cuando el tiempo de retención establecido en las

Tablas de Retención Documental de cada unidad productora se haya cumplido y no antes.
Al momento de hacer la transferencia

secundaria es necesario asegurarse de que
toda la documentación este en buen estado
de conservación y limpia, que no presente
deterioro biológico ni químico que pueda
poner en riesgo la estabilidad de los
documentos. En caso de tener problemas de
tipo biológico es necesario aislar la
documentación y contactar a un restaurador
que pueda encargarse de controlar el
problema y, si es necesario, restaurar
aquella documentación que lo requiera.
En este Archivo la documentación también

deberá contar con sus carpetas y cajas,
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del
ubicadas sobre la estantería adecuada. espacio como de la documentación
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentación. Esta
última siempre deberá realizarse en seco y debe existir personal encargado únicamente de esta
labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitación sobre el tema para evitar
1GD - GU – 001 35
daños. La limpieza de espacios debe programarse periódicamente para el depósito (de acuerdo con
las necesidades del mismo) y para la estantería (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar
estante por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad. La limpieza de cajas
debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de
programas, resultará necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una inducción al
personal encargado.
Para la estantería (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante
por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad
1GD - GU – 001 36
8. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS
Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentación con el fin de

protegerla. Algunas de estas normas son:
 No mojar los dedos con saliva para pasar las paginas.
 Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas)
 Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depósitos.
 Controlar el préstamo de documentos y llevar un estricto control de quién los consultan.
 Lavarse las manos después de consultar.
 No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el

almacenamiento de la documentación.
Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicación dentro del
apartado del Archivo Histórico, para una correcta conservación, deberán aplicarse desde el
momento del trámite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en el
histórico.
1GD - GU – 001 37
9. PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
CAMPO DE
PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVOS
ACCIÓN
Desconocimiento del Evaluar las condiciones en A los Aplicar formatos de diagnóstico que contemplen Todas las
Diagnostico estado en el que se las que se encuentra el responsables identificación del inmueble, infraestructura física, dependencias de
integral encuentran los archivo en relación con todas de la características y estado de conservación de la la institución.
archivos en términos aquellas variables administración documentación; se deben identificar los aspectos
de conservación involucradas con la archivística y al administrativos de la unidad, continuar con la
documental. conservación documental, personal revisión de las instalaciones y dotaciones, culminar
con el fin de establecer las técnico. con la evaluación de las características y el estado
necesidades, de conservación de la documentación, a partir de
recomendaciones y los resultados, establecer los programas
prioridades de acción. prioritarios. véase publicación del AGN “Pautas
para el Diagnostico Integral de Archivos”
Falta de conocimiento y Concertar mecanismos y A todo el Aplicar la reglamentación vigente a saber: Ley Toda la institución,
Sensibilización valoración de las acciones de sensibilización; personal que General de Archivos, Acuerdos emanados del especialmente las
y toma de fuentes documentales y recuperar valores integra la Archivo General de la Nación y Decretos del dependencias en
conciencia la responsabilidad en la documentales, históricos, institución Ministerio de Defensa, normatividad institucional, que se preste los
conservación y administrativos, culturales y (nivel directivo, decisiones tomadas en el Comité de Archivo de la servicios de
organización de los testimoniales; crear administrativo, Policía Nacional; realización de jornadas de archivo como son,
archivos. conciencia sobre la personal capacitación, talleres, cursos, visitas guiadas, préstamo y
importancia y utilidad de los uniformado, no investigaciones; normalizar los procedimientos de consulta.
programas de conservación uniformado) y conservación a través de la implementación
preventiva. usuarios. progresiva de los programas en cabeza del
responsable de los archivos Centrales e Histórico.
Factores de riesgo Crear estrategias y medidas Todo el Crear la “Brigada o comité de prevención y atención Toda la
Prevención y internos y externos de seguridad para la personal de la de desastres para documentos” para la preparación Institución
atención de relacionados con el prevención, preparación y institución en de recursos, operaciones y responsabilidades;
desastres deterioro o perdida del respuesta ante una situación cabeza de los aplicar el Acuerdo No. 050 de 2000 del AGN,
acervo documental. de vandalismo, hurto, responsables “Prevención de deterioro de documentos de archivo
atentados, emergencia o del archivo y situaciones de riesgo”, este Acuerdo contempla, el
desastre; este programa central; grupo levantamiento y valoración del panorama de
contempla la protección tanto de salud riesgos, medidas preventivas, preparación de un
del acervo documental como ocupacional y plan de emergencias y reacción en caso de
la del personal que labora usuarios. siniestros.
dentro de los locales
destinados para archivo.
La existencia de Aplicar mecanismos para el Personal que Evaluar periódicamente el estado de conservación Infraestructura e
Inspección y espacios inadecuados control de las instalaciones, tiene a cargo el de los materiales constructivos y acabados del instalaciones, en
mantenimiento para el depósito de en particular las áreas de mantenimiento edificio; identificar igualmente factores de particular áreas
de instalaciones documentos; carencia manejo documental. y la custodia de alteración, redes de energía, conducción de agua, de
de capacitación de los la materiales inflamables, focos de suciedad o almacenamiento
funcionarios que documentación. materiales que acumulen polvo o mugre; conocer y y de limpieza de
administran los usar los planos de la edificación para la ubicación y la
archivos con relación registro de los factores de alteración; definir las documentación.
a los aspectos de necesidades y prioridades de mantenimiento,
conservación reparación o renovación; contactar si es
preventiva y a los de necesario al personal técnico o a las empresas
servicios generales; especializadas para la inspección y
problemas mantenimiento de las instalaciones alertando
administrativos: sobre las medidas de seguridad y protección
presupuesto sobre la documentación; aplicar programa de
insuficiente y limpieza en las diferentes áreas de la edificación,
deficiente véase Acuerdo AGN No. 049/2000, Acuerdo AGN
mantenimiento global No. 037/2002, Instructivo SUDIR-SEGEN No. 009
de la edificación. de 2009.
1GD - GU – 001 38
CAMPO DE
ACCIÓN
Documentación que Implementar el uso de Personal que Organizar, inventariar y clasificar el archivo; Depósitos,
Almacenamiento presenta un mobiliario mobiliario y unidades de tiene a cargo determinar el número total de los documentos y de oficinas, espacios
de documentos. de almacenamiento conservación acordes con la todo el las unidades de conservación necesarias para de manejo
inadecuado cantidad, formato, técnica y mantenimiento y garantizar la conservación documental; identificar documental.
(estantería, uso de los documentos en la custodia de la las características físicas de los documentos,
planotecas, muebles cualquier etapa del ciclo vital documentación; tipologías, formatos específicos (determinación de
de oficina); unidades del documento. personal metros lineales); evaluar las Tablas de Retención
de conservación encargado de los Documental, con el fin de proyectar futuras
(cajas, carpetas, depósitos donde transferencias a mediano y largo plazo; determinar
rollos, legajos, libros, se encuentre la la capacidad y adaptabilidad del mobiliario; adquirir
entre otros) no documentación; estantería y unidades de conservación adecuadas
adecuados. personal ejecutor (carpetas, cajas, rollos de poliéster para planos,
de los sobres para fotos); de acuerdo con la disposición
procedimientos. final de los documentos; véase sobre unidades de
conservación a ser utilizadas en las fases del ciclo
vital del documento, Instructivo No.009 SUDIR -
SEGEN del 120209 sobre “Condiciones técnicas
mínimas que deben poseer las dependencias
destinadas para archivo”, el cual se encuentra
anexo en la presente guía.
Acumulación de polvo Aplicar procedimiento de Personal que Identificar las fuentes de polvo y suciedad; adoptar Instalaciones en
Limpieza de y suciedad en áreas y limpieza para el control del tiene a cargo el medidas de seguridad industrial para funcionarios; particular, área
áreas y documentos, debido a polvo y la suciedad sobre las mantenimiento aplicar el instructivo de limpieza, desinfección de de
documentos la existencia de áreas de depósito y manejo y la custodia de áreas y documentos, que incluye: dotación para almacenamiento
espacios inadecuados documental. la funcionarios y rutinas para trabajo documental; o depósito y
y prácticas incorrectas documentación limpieza documental y re almacenamiento; limpieza áreas de
de limpieza y cuidado; . y desinfección puntual de documentos en papel limpieza de la
carencia de atacados por hongos y re almacenamiento (ver documentación.
capacitación de los anexo 1).
funcionarios que
administran los
archivos y de los
encargados del
manejo documental en
el campo de la
conservación
preventiva; problemas
administrativos:
presupuesto
insuficiente y
deficiente
mantenimiento global
de la edificación.
Manejo físico Normalizar y regular el manejo Personal Implementar procedimiento de conservación Todos los
Apoyo a la inadecuado de físico de la documentación encargado del durante el flujo documental en sus tres etapas del funcionarios de
producción documentos en las desde su misma producción, a manejo ciclo vital del documento; normalizar en la la Institución.
documental y oficinas en su través de las oficinas de archivo documental en producción de tipos documentales su estructura,
manejo de producción y trámite y correspondencia de la unidad. la Institución y tipo de papel, el fotocopiado de papel químico (fax)
correspondencia de correspondencia, personal que y el uso de tintas estables de escritura e impresión;
. debido a la falta de produce y controlar y restringir el uso de material metálico,
normalización. tramita la perforación, doblado de documentos, el uso de
documentación cinta pegante comercial, amarre con pita,
en la anotaciones sobre documentos originales; realizar
Institución. los recorridos de la documentación por las oficinas
en carpetas de polipropileno; en correspondencia,
almacenar los documentos en muebles con
compartimentos (tipo colmena); usar embalajes
resistentes y rígidos para el manejo de
correspondencia externa; para el efecto consúltese
el Reglamento de Archivo y el Manual de
Correspondencia y Comunicaciones Oficiales para
Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y
Policía Nacional y la Guía de Gestión Documental
para la Policía Nacional.
1GD - GU – 001 39
CAMPO DE
ACCIÓN
Riesgo y/o presencia Aplicar mecanismos de Personal que Identificar los focos de contaminación biológica y Instalaciones en
Control de de deterioro biológico inspección, control y tiene a cargo el entradas de agentes bióticos; evaluar el estado de particular área de
plagas en áreas y erradicación de plagas en mantenimiento conservación de la documentación, grados de almacenamiento
documentación debido áreas y documentos. y la custodia de deterioro y actividad del agente contaminante; o depósito y
a condiciones la aislar el material contaminado; realizar el áreas de
ambientales documentación tratamiento individual con productos y limpieza de la
inadecuados, . procedimientos técnicos; adecuar las condiciones documentación.
inexistencia de ambientales: humedad, temperatura, ventilación e
espacios apropiados y iluminación; aplicar las medidas de mantenimiento
deficientes practicas en el caso de existir vegetación; instalar elementos
de limpieza y cuidado; de protección contra plagas en los espacios como
problemas por ejemplo, rejillas, mallas, anjeos, entre otros; ver
administrativos; anexo 1. Instructivo de limpieza y desinfección de
presupuesto áreas y documentos del “Archivo General de la
insuficiente y Nación”
deficiente
de la edificación.
Espacios Aplicar mecanismos y Personal que Evaluar el entorno climático y microclimático: luz, Áreas de
Monitoreo y inadecuados para el sistemas para el monitoreo y tiene a cargo el temperatura, humedad relativa, ventilación y almacenamiento
control de depósito de los control de las condiciones mantenimiento contaminantes atmosféricos; adoptar medidas ó depósito; áreas
condiciones documentos; carencia ambientales, en particular en y custodia de la correctivas: filtros de control UV, persianas, de consulta y
ambientales de capacitación de los áreas de depósito documentación ventiladores, sistemas naturales o artificiales de limpieza.
funcionarios que documental. . climatización, filtros de polvo; aplicar programa de
administran los limpieza en las edificaciones (Acuerdo No.
archivos con relación 049/2000, Acuerdo No. 037/2002, Instructivo de
a los aspectos de limpieza y desinfección de áreas y documentos del
conservación AGN)
preventiva; problemas
administrativos:
presupuesto
insuficiente y
deficiente
de la edificación.
Riesgo de deterioro Normalizar procedimientos Responsables de Evaluar el estado físico y de integridad de la Microfilmación,
Apoyo a la que sufren los específicos de conservación la administración documentación, teniendo en cuenta sus valores fotografía,
reproducción documentos durante y preventiva, tanto para el archivística; administrativos e históricos para fijar prioridades y fotocopias,
después del original como para las personal a cargo establecer las acciones de conservación durante y digitalización,
procedimiento de reproducciones, con el fin de de la después del procedimiento de reprográfico; etc.; áreas de
reproducción. minimizar el riesgo de manipulación de capacitar sobre procedimientos específicos de reprografía.
deterioro que puedan sufrir. los documentos conservación preventiva como manipulación,
en el realmacenamiento; implementar sistemas de
procedimiento de almacenamiento y manejo de reproducciones.
reprográfia
Estado de deterioro Implementar procedimientos Responsable de Evaluar el estado de conservación del acervo Oficinas de
Intervenciones del material básicos de intervención los archivos documental; aplicar los siguientes procedimientos producción
de primeros documental; falta de tendientes a detener el centrales e de acuerdo con el tipo de deterioro de los documental;
auxilios para capacitación en deterioro físico y mecánico de históricos con documentos: limpieza mecánica superficial, depósitos; área
documentos. procedimientos los documentos. asesoría del eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos; específica para
mínimos de Archivo General eliminación de pliegues y dobleces; unión de el mantenimiento
intervención sobre los de la Nación; rupturas, rasgaduras y recuperación de plano. de los
documentos. personal ejecutor documentos.
de los
procedimientos.
1GD - GU – 001 40
10. GLOSARIO
Esta guía adopta las definiciones en materia de conservación de documentos establecidas en la Ley
594 de 2000, “Ley General de Archivo”; la Resolución 2764 del 26 de junio de 2008, “Por medio de la
cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de
operación”; y la norma NTCGP 1000:2004, “Sistema de Gestión de la Calidad para la rama ejecutiva
del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.
La conservación documental: se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad física de los documentos que alberga un archivo, procurando que el deterioro de los
documentos sea el menos posible, estas medidas pueden ser preventivas o de intervención directa,
las cuales se aplican en la exhibición, almacenamiento, manipulación, limpieza, embalaje y
transporte de objetos y/o documentos e incluso en el manejo de las edificaciones destinadas para
almacenar los acervos documentales.
Fondo Documental Físico: De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad
y el ciclo vital de los documentos, la Policía Nacional estructura el procedimiento de organización de
sus archivos en Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, para la totalidad de la
documentación producida, recibida y conservada por ella.
Planes de Prevención: La planificación frente a posibles desastres y siniestros es una de las

estrategias fundamentales para la protección de los fondos que custodian los archivos. Los
programas deben estar especialmente dirigidos a la prevención de incendios o inundaciones, que se
puedan presentar por causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razón básica para
adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel
implicaría un siniestro. Estos van desde la pérdida, el daño de los acervos documentales, el edificio y
los equipos, hasta los riesgos de pérdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y
usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros si se puede atenuar su impacto
mediante la preparación y elaboración de un plan de detección, prevención, atención, reacción y
recuperación. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en
el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros, programándose simulacros de
evacuación, manejo de extintores e implementación del esquema de señalización de la edificación.
1GD - GU – 001 41
11. ANEXOS
Anexo 1.
INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DOCUMENTOS DEL
“ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN”
INTRODUCCIÓN
Dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación preventiva, la

desinfección y la fumigación, son los más consultados para su aplicación en nuestro país. Sin
embargo, al abordar los procesos de control biológico de una manera indiscriminada y sin contar con
profesionales en el campo de la conservación del patrimonio, se ha venido generando un mayor
deterioro sobre los soportes debido a que si bien es cierto se emplean sustancias y procedimientos
que reducen estos agentes de deterioro, no se tiene en cuenta el efecto que estas sustancias y
procedimientos pueden generar sobre los mencionados soportes. Es así como el presente
documento, da a conocer algunas estrategias que permiten abordar de una manera más sistemática
el control de tales agentes.
En los espacios de almacenamiento y trabajo: los hongos, los roedores e insectos son los principales
causantes de pérdidas del soporte y de información. Los hongos utilizan la celulosa como fuente de
carbono, generando manchas de diversos colores y ácidos que degradan tanto las fibras que
componen el papel como las cargas y los encolantes.
Por otra parte, sin bien es cierto que los roedores no emplean la celulosa como fuente de
alimentación, son grandes destructores de documentos en papel, pues lo utilizan para construir sus
nidos. Igualmente son vectores de numerosas enfermedades que puede afectar al hombre.
Dentro del campo de los insectos, las termitas y el gorgojo son quizás de los organismos mas
voraces, ya que una vez colonizan, en menos de 15 días se pueden presentar apreciables perdidas
de información y por ende, de los soportes que la sustentan.
Criterios Generales de Intervención
Es importante aclarar que no se deben adelantar procedimientos ni aplicar productos directamente

sobre el material documental, sin previo conocimiento de la metodología y de las reacciones
químicas que se puedan generar entre los productos utilizados y el soporte, la tinta y otros
materiales sustentados del documento.
Los aspectos que se deben tener en cuenta de forma rigurosa para emprender acciones, tanto
directas como indirectas para el control de plagas por parte de los responsables de los archivos son
los siguientes:
1GD - GU – 001 42
a) Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser cuidadosamente
documentados (fichas técnicas, registro de procesos, registro fotográfico, referencias de
experiencias anteriores sobre papel, entre otros.)
b) Cualquier intervención deberá ser la mínima necesaria y su acción incluso deberá adelantarse al
mismo deterioro, combatiéndolo desde sus posibles causas.
c) Toda intervención deberá estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad estética,
histórica y física del documento y basarse en los siguientes principios:
 Reversibilidad, compatibilidad, durabilidad y estabilidad.
 Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a ser necesarias.
 Dejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos desaparecidos

temporalmente.
 No tratar de realizar intervenciones de conservación o restauración si no se posee la

experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesoría necesaria.
 Toda intervención, método y material utilizado deberá tener como base las condiciones
ambientales a las cuales estarán sometidos los documentos.
 Conocer los materiales constitutivos de los soportes y materiales sustentados.
Nivel de Intervención
De acuerdo con lo anterior, se hará énfasis en la conservación preventiva, dirigida a controlar las
casusas del deterioro y así detener los mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que
están atentando o pueden atentar contra la integridad física y testimonial de los acervos
documentales.
Estas acciones deben verse desde una perspectiva integral que incluye no solamente la limpieza
documental, sino también los depósitos donde estos se almacenan, las estanterías y muebles, las
oficinas donde se hace el trabajo archivístico y los espacios donde se hace la limpieza de los
documentos.
Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir
los funcionaros que trabajan en los archivos y más aun si emprenden acciones de limpieza. Las
personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y mascaras desechables, entre otros y
el implementar acciones y practicas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante
liquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o
consumir algún alimento en las horas de descanso.
1GD - GU – 001 43
Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comités Paritarios de
Salud Ocupacional están actualmente en la obligación de desarrollar en las unidades. De acuerdo
con el levantamiento de los panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la
situación y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de dotación (ley
100 de 1993, decreto 1295 de 1994, decreto 3075 del Ministerios de Salud de 1997) y se pueden
reglamentar practicas de trabajo que redundaran en el beneficio, no solo de la conservación de los
documentos, sino de la salud de los funcionarios que trabajan en los archivos.
Cronograma y periodicidad
El programa de limpieza para documentos, áreas de trabajo y de depósito debe ser permanente y
periódico. Se debe procurar la realización de una limpieza en seco y en húmedo por lo menos una
vez al mes en las áreas de depósito y un control por lo menos visual de eficiencia en cada una.
Tanto la programación como los controles deben quedar consignados en formatos diseñados con
este propósito.
Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los
siguientes aspectos:
 El personal capacitado del que se dispone o la planeación de la capacitación necesaria.
 Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.
 La cantidad de metros lineales de documentación.
 Inspección visual para determinar el estado de conservación y las prioridades. A partir del
resultado, iniciar la limpieza por los documentos más afectados.
 La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que dependerá de varios factores

como por ejemplo la ubicación del inmueble y su entorno.
 El área de los espacios en metros cuadrados y los materiales constructivos.
Dotación para funcionarios y rutinas de bioseguridad para trabajo Documental
1) El empleador debe suministrar la dotación, herramientas y elementos de seguridad industrial de

ley, a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental,
y extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material
contaminado.
 Overoles o batas (preferiblemente con cierres de cremallera y puño ajustado)
 Tapabocas o respiradores desechables
1GD - GU – 001 44
 Gorros desechables
 Guantes desechables o de nitrilo
 Gafas plásticas transparentes protectoras
 Jabón antibacterial líquido
 Suero fisiológico
 Gel antibacterial
2) Usar siempre overol o bata de trabajo debidamente cerrados, en buen estado (limpia) y llevarla
SOLO mientras ejecuta las labores. Lavar la bata o el overol, por separado con hipoclorito o
desinfectantes (Clorox, Clorox ropa color) siguiendo las indicaciones de las etiquetas, cada tres
u ocho días, dependiendo de las suciedad que presente.
3) Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse
ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de látex. En el caso de guantes de
nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando se laven, se sequen o sean limpiados con alcohol
antiséptico y estén en buen estado. Tapabocas de retención de partículas puede ser reutilizado
mientras se encuentre en buen estado y debe ser cambiado mínimo una vez por semana.
4) Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas trasparentes
protectoras. Se recomienda llevar el cabello largo recogido.
5) Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe

limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.
6) Tener en cuenta que mientras se trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las
manos con el resto del cuerpo.
7) Lavarse cuidadosamente las manos con jabón líquido antibacterial después de la manipulación y
preferiblemente antes.
8) Las actividades deberán hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media
seguidos de quince minutos de descanso, para salir a tomar aire puro. En los periodos de
descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras
actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y si se pueden lavar la cara también
con jabón antibacterial. De igual manera se puede emplear el gel antibacterial que se encuentra
en el comercio.
9) Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.
1GD - GU – 001 45
10) Mantener el orden y la limpieza del puesto de trabajo, el cual dese ser limpiado antes y después
de la jornada, por aspersión con alcohol antiséptico dejando actuar el producto unos minutos y
posteriormente retirar con bayetilla blanca, la cual debe ser bien lavada después de su uso.
11) No comer, beber, fumar o maquillarse en el área de archivo y de trabajo de limpieza y

desinfección documental.
12) Evitar el uso de accesorios colgantes (collar, aretes, pulseras, bufanda) o no dejarlos fuera de la
bata u overol.
13) Evitar el uso de maquillaje.
1. LIMPIEZA DOCUMENTAL Y REALMACENAMIENTO
La limpieza se deberá ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del depósito
de archivo en un área aislada y ventilada, que dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado
de deterioro del material a tratar, deberá a su vez limpiarse y desinfectarse periódicamente.
Materiales
 Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o

liencillo blanco
 Brocha ancha comercial de cerda suave
 Alcohol antiséptico al 70%
 Clips plásticos
 Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
 Cinta de faya de poliéster – algodón
 Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central e histórico según sea el
caso).
Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipo de producto
sobre los documentos.
Tener cuidado al colocar la documentación que se va a trabajar en el mismo sitio donde se

vaya a hacer la limpieza. Se debe colocar en un sitio alejado de la caída del polvo. Sería
preferible dejarla fuera del área e ir ingresándola y retirándola a medida que hace el trabajo.
Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente con
bayetillas. si se trata de un expediente que viene amarrado consérvalo así mientras
procedes con la limpieza externa.
1GD - GU – 001 46
Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo el grado de suciedad,

deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de
la unidad.
Eliminar material metálico como clip y grapas presentes en la unidad.
De ser necesario, sustituir el material metálico por material plástico como clips.
Una vez terminada esta Labor de limpieza proceder al almacenamiento de la

documentación. Limpiar la mesa de trabajo con alcohol y agua (70:30) colocar los folios
limpios dentro de una carpeta de cartulina o celuguia, si es el caso. Si se debe hacer amarre
sustituir la pita o la piola por cinta de faya.
Colocar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden estrictamente.
2. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADO POR HONGOS
Materiales
 Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco
 Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave
 Mini-aspiradora, (bomba al vacio provista de una cánula, usada en hospitales para el
suministro de suero por goteo y un erlenmeyer con alcohol).
 Material plástico: Clips – Ganchos
 Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común blanca)
 Cinta de faya de poliéster – algodón
 Hojas de papel periódico blanco
 Ventiladores de pie
 Aplicadores o hisopos de algodón
 Papel absorbente o secante
 Pesas de mármol o vidrio
 Detergente
 Cámara de aislamiento
No mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no

contaminado por que podía propagar el deterioro.
1GD - GU – 001 47
Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las
medidas de desinfección y limpieza de los espacios.
El material con ataque de hongos casi siempre va acompañado con concentración de

humedad en los soportes. Por lo tanto, se hace necesario programar una desecación de
soporte por un periodo de 48 horas. Dejar los folios extendidos sobre hojas de papel
periódico blanco. En las horas laborales, agilizar la ventilación usando ventiladores de pie
dirigidos contra los muros del espacio para que circule el aire y no sobre la documentación.
Colocar el material en una carpeta de cartulina blanca con los datos de identificación para
aislarlos del resto de la documentación y que no vaya a transmitir la infección al resto de los
documentos. Dejar un “testigo” en el lugar de donde se hayan extraído los documentos y
hacer un listado de la relación.
Una vez desecado el soporte, proceder con la limpieza. La documentación afectada por
problema biológico se puede limpiar mecánicamente con brocha o con mini aspiradora,
siempre y cuando la resistencia del soporte lo permita. Este procedimiento se debe realizar
dentro de una cámara de aislamiento.
La limpieza con aspiradora se hará solo para las partes externas y resistentes de las
unidades, la limpieza con brocha en cada folio y en el área afectada con mini aspiradora en
lo posible, pues se controla mejor la eliminación de material particulado y se evita para su
esparcimiento. Con mucho cuidado, deslizar la brocha del centro hacia afuera arrastrando lo
que se vaya a eliminar. Conviene tener como mínimo dos brochas y una misma brocha
SOLO en el material afectado por los hongos. Generalmente, un expediente tiene folios con
diversos grados de ataque de hongos e inclusive sin ataque. En los folios sanos usar una
brocha diferente a la que se vaya a utilizar para los folios con biodeterioro. Estas brochas se
deben lavar con detergente, desinfectar con alcohol luego de cada jornada de trabajo y usar
perfectamente secas.
SIEMPRE se deberán realizar pruebas de solubilidad de las tintas con las que está escrita la
información ANTES de someter el soporte a la desinfección puntual: Colocar un hisopo
ligeramente impregnado con alcohol antiséptico sobre un área mínima del texto e
inmediatamente poner en contacto un copo de algodón o un fragmento de papel secante. Si
la tinta desprende, abstenerse de hacer el procedimiento.
El material afectado por hongos se puede desinfectar de manera puntual aplicando sobre las
manchas de color que evidencian su presencia, alcohol antiséptico con la ayuda de un
hisopo de algodón, evitando aplicar sobre la información aunque ya se haya hecho la prueba
de solubilidad de tintas y utilizando papel absorbente para controlar su dispersión. Realizar
el procedimiento sobre una superficie lisa y limpia, colocando debajo del documento a tratar,
una hoja de papel absorbente y debajo de este una hoja de acetato. Sobre la parte a
desinfectar, deslizar el hisopo ligeramente impregnado de alcohol, sin frotar. Poner sobre la
zona un plato transparente o una caja de petri por unos minutos para ayudar a que los
1GD - GU – 001 48
vapores de alcohol entren en contacto con el papel y luego prensar el área tratada con una
pesita y un papel secante para evitar la deformación de plano.
Luego de haber estado en contacto con el material afectado, el algodón del hisopo debe ser
desechado en un frasco con una solución de hipoclorito de sodio al 1%.
Para el desecho de los hisopos, los guantes y los tapabocas empleados, colocarlos en una
solución comercial de hipoclorito de sodio al 1% siguiendo las precauciones escritas en las
etiquetas y luego desechar el líquido por el sifón y los sólidos a la basura de no reciclable ni
biodegradables.
Una vez finalizados los diferentes procedimientos se debe reintegrar la documentación a las
unidades originales de donde fue extraída, retirando los testigos dejados.
3. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE LAS ÁREAS DE LIMPIEZA DOCUMENTAL
Materiales:
 Aspiradora multiusos ( o purificador de esporas)
 Elementos como Baldes, bayetillas blancas, traperos y trapos
 Desinfectante como hipoclorito (productos comerciales como Decol, Clorox, límpido, etc.)
 Detergente.
Esta limpieza y desinfección debe efectuarse como mínimo una vez al mes, dependiendo del
volumen de trabajo y del desprendimiento de polvo de la documentación sometida a limpieza.
Si el flujo de unidades a limpiar es bajo o está relativamente limpio, puede ser cada tres meses. Para
el caso de áreas de oficina puede ser trimestral o semestral.
Aspirar toda el área de trabajo.
Desinfectar los mesones y muebles con alcohol antiséptico.
Limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas, filtros o rejillas de
ventilación y si se puede, techos por aspiración o bayetillas y con un producto liquido
desinfectante que se utiliza en restaurantes, clínicas y hospitales, de baja toxicidad (categoría
dos) para ser aplicado en la limpieza de 1 metro de superficie (mesón, pared, piso, etc.)
Desinfectar la infraestructura después de realizar la primera aplicación (limpieza) y dejar actuar

el producto desinfectante de acuerdo al espacio seleccionado para limpieza, al aplicarlo tener en
1GD - GU – 001 49
cuenta el uso respiradores, overol y guantes. Es recomendable realizar el procedimiento el día

viernes por la tarde para lograr la ventilación de dos días.
Limpiar siempre los implementos de trabajo cada vez que termine la jornada de limpieza.
Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene como posibilidades como
aspiradora, como ambientador y como purificador de esporas, de polvo y de contaminantes sólidos,
con este uso se renueva el aire y se purifica de los posibles contaminantes atmosféricos. Se puede
prender una hora antes de dar inicio al trabajo, dos horas después de culminadas las labores y
durante los periodos de descanso.
4. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO
Materiales:
 Aspiradoras
 Alcohol antiséptico
 Elementos como Baldes. bayetillas blancas, traperos y trapos
 Desinfectantes como hipocloritos
Debe efectuarse antes o después de cada jornada laboral de acuerdo a los programas de
mantenimiento y limpieza establecido con el equipo de servicio generales de las entidades, a
partir de los cronogramas de trabajo.
Aspire minuciosamente el espacio cuidando en controlar todos los rincones.
Limpie los escritorios, mesones y sillas de trabajo con una solución de alcohol antiséptico y agua
(70-30). Use bayetilla blanca que debe lavar y desinfectar con Hipoclorito después de cada
jornada de trabajo dependiendo de los niveles de suciedad.
Limpie el piso con un producto desinfectante dependiendo del tipo de piso. Lave y desinfecte los
traperos o trapos usados luego de cada jornada de trabajo.
Deje ventilar controlando la entrada de polvo si la ventilación la da naturalmente por ventanales.
Si la ventilación debe darla artificialmente, especialmente en zonas de clima caliente, coloque

ventiladores de pie, dirigidos contra rincones del área. Déjelos prendidos una hora ANTES de
iniciar las labores de limpieza y una o dos horas DESPUES de terminar la jornada.
1GD - GU – 001 50
5. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE INSTALACIONES
En muchas entidades se llevan a cabo “Programas anuales de Saneamiento Ambiental de

Instalaciones”, en algunos casos se pueden coordinar con las secretarias Distritales o municipales
de salud (Servicio de Atención al Medio Ambiente) que incluyen labores de desratización y
desinfección de espacios.
Estos procesos tienen como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para las
personas que allí laboran, sino que además, benefician el campo de la conservación preventiva del
patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de las entidades.
Fumigación Contra Insectos
Este proceso se llevara a cabo en toda la infraestructura física del depósito de material documental
UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde
trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar. El objetivo de la desinsectación es eliminar
del ambiente y de las superficies (pisos, muros, techos, mesones) la mayoría de las variedades de
insectos que son comunes a los depósitos como son: moscos, zancudos, ácaros, termitas, gorgojo,
cucarachas, hormigas, chinches, entre otros, por medio de la fumigación por aspersión.
Igualmente es importante llevar a cabo la fumigación contra insectos en toda la infraestructura de la

entidad como áreas diferentes a los depósitos de archivo y es necesario cuando se lleven a cabo los
procesos proceder a la evacuación del personal.
En caso de que a lo largo de la estructura física de la edificación existan terminados en madera y

que a su vez en ellos se detecte ata que de gorgojo o termitas, es recomendable planear acciones
de inmunización, empleando productos específicos para tal fin.
Fumigación Contra Hongos
Con este tratamiento se fumigaran completamente mediante nebulización con alcohol al 70%, las
áreas de depósito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. El objeto de la desinfección es erradicar
hongos y levaduras, incluidas sus respectivas esporas, así como bacterias del ambiente y de las
superficies incluyendo la estantería.
Proceso de desratización
Como su nombre lo indica, con este proceso se busca erradicar toda clase de roedores, tales como
ratas y ratones. Para este proceso se empleara un agente rodenticida que sea eficaz, de aplicación
tanto en interiores como en exteriores, que no emita olores ni genere descomposición en los
roedores que lo consumen.
1GD - GU – 001 51
ANEXO INSTRUCTIVO.
ALGUNOS PRODUCTOS PARA SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ESPACIOS
Al diseñar un programa de fumigación de espacios, los responsables de la custodia del archivo

deberá tener en cuenta varios aspectos como:
 Documentarse sobre la ficha técnica de los diversos productos a utilizar.
 Que los productos a emplear sean de baja toxicidad y no afecten la salud de las personas.
 Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y procedimientos a
tener en cuenta antes y después de los tratamientos.
 No contratar los servicios de fumigación con empresas que no estén autorizadas para llevar
a cabo esta tarea y mucho menos que se empleen en forma repetitiva el mismo producto,
ya que los organismos y microorganismos tienen la tendencia a generar defensas contra los
mismos, por lo que el producto se tornaría ineficaz. Para evitar lo anterior se debe planear
la fumigación haciendo rotación de productos.
 Contratar preferiblemente los servicios de fumigación con las empresas que tengan
profesionales con experiencia en el campo de la conservación de bienes documentales.
A continuación se mencionan algunos productos que se han empleado en el Archivo General de la

Nación. Sin embargo es importante aclarar que el AGN no recomienda empresas, ni marcas de
productos y que se relacionan con fines netamente informativos.
1. DEMON 10 EC®
Es un insecticida del tipo piretroide de amplio espectro, cuyo componente activo es una cipermetrina. Su
grado de toxicidad corresponde a una categoría de III (Baja toxicidad) y de acuerdo con su ficha técnica
indica que este producto se puede usar con bastante grado de seguridad, ya que no es mutagénico, ni
teratogénico, o sea que no genera mutaciones ni anomalías. Tampoco se acumula en el tejido graso y es de
rápida degradación en el suelo. Emulsión concentrada para mezclar con agua. Fabricado y distribuido por
la empresa BASF Química.
Ficha técnica:
Clase: Insecticida
Grupo: Piretroide
Tipo: Concentrado emulsionable
Nombre Químico: Carboxílico de (+) – ciano – (3 – fenoxifenil) metil (+) cis, trans – 3 – (2,2-dicloroetenil) – 2,2
– dimetil ciclopropano
Nombre Común: Cipermetrina, EPA, 10182-105
Categoría toxicológica: III.
Insecticida piretroide de amplio uso en la industria se usa para el control de insectos rastreros y voladores, en
especial coleópteros y lepidópteros, así como plagas de los granos. Se aplica en ambientes y superficies por
aspersión o nebulización.
Dosis: Aspersión: 10 a 20ml/lt para un área de 25m² usar 1 litro de la solución y por nebulización: para la
misma área empelar 40 a 90ml/lt
1GD - GU – 001 52
2. SOLFAC 050 EC®
Este es un insecticida piretroide que actúa por ingestión y contacto, de amplio espectro contra plagas
rastreras e insectos voladores. De rápido efecto inicial. Estable a la luz Solar.
Fabricado por la BAYER S.A.
Ficha Técnica
Registro Min. Salud No. V-00964.

Categoría Toxicológica II.
Sustancia activa: Cyfluthrin.
LD50: 500mg/Kg (ratas)
LD50 aguda en la misma especie: 5000mg/kg
Modo de aplicación: Aspersión y nebulización.
Dosificación: Por aspersión: 6- 8ml/lt de agua. Para un área de 1m², emplear 50ml de la Solución.
Por nebulización aplicar una concentración de 20ml/lt para 1000 a 2000 m³.
3. KLERAT®
Producto fabricado a base de sólidos parafinados o granulados

Presentación: Granulado (pellets) para interiores y cebos parafinados para exteriores.
Fabricado por BASF Química Colombiana.
Ficha Técnica
Clase: Rodenticida
Grupo: Anticoagulante de segunda generación.
Tipo: Derivado de la hidroxi cumarina.
Nombre común: Brodifacouma.
El Klerat es estable por tres años cuando se conserva en ambientes secos y frescos. Estable a la luz y
resistente al agua. En general se emplean de 2 a 3Kg por hectárea.
DL50 de 0.2g/kg
Antídoto: Fitomenadiona. (Konation)
4. NEW GER®
Este producto ha demostrado ser efectivo como desinfectante contra hongos y bacterias.
Ficha Técnica
Composición: Solución de N-DUOPROPENIDA (Mezcla compleja de ioduros de amonio Cuaternario) al 2.5%.

Liquido viscoso de color pardo a concentraciones altas pH: 5-7 (en solución de agua al 10%) dosificación
critica: 100-150ml de NEW GER y diluir con agua hasta completar 1 litro.
No se utiliza en presencia de hipoclorito, oxidantes fuertes, bisulfitos y/o productos anicónicos.
No se puede reenvasar después de su aplicación dosificación normal: 50 ml de NWW GER y diluir con agua
hasta contemplar un litro.
Aplicación: después de limpieza general por aspersión, inmersión o manualmente.
Presentación: Galón x 3 litros / Garrafa x 20 litros.
5. TIMSEN®
1GD - GU – 001 53
Sal mejorada de amonio en forma de perla seca, compuesta en un 40% de ingrediente, el nalquil, dimetil,
bencil amonio y un 60% de área estabilizada.
Ficha Técnica
Dosis letal: para el hombre la LD50 seria 3.675mgr/kg de peso corporal en su estado sólido.
Las soluciones de Timsen entran en contacto con los microorganismos, causan la anulación de cargas
negativas existentes a su alrededor y provocan una apertura de los poros citoplasmáticos, perdidas de
elementos esencias como nitrógeno y fosforo. Se causa la destrucción de la membrana y del núcleo celular,
asegurando la total eliminación del microorganismo sin posibilidades de crear resistencia del producto.
El Timsen es incompatible con jabones aniónicas o sustancias del igual naturaleza.
Para preparar un litro se le agrega 1,9 gr. (concentración 800 PPM).
En Colombia es distribuido por PROMOTORAS UNIDAS LTDA. e-mail: UPI@WPRLDONET. ATT.NET.
RECOMENDACIONES PARA FUMIGACION DE ESPACIO DE OFICINA
Para llevar a cabo este proceso es necesario la protección de los equipos y demás elementos, para
lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque.
Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. No dejar a la mano objetos de valor.

2. Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les impregne el
producto, tales como: artículos personales, maquillaje, etc.
3. Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos.
4. Proteger con papel periódico blanco los equipos electrónicos, especialmente los equipos de
cómputo.
5. Proteger con papel periódico los libros, folders y carpetas.
6. Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el producto penetre en
los diferentes espacios.
7. No dejar conectado a la toma eléctrica o en funcionamiento ningún equipo.
8. Dejar las ventanas cerradas.
9. No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotográfico, o documentos en
cualquier soporte.
Para el periodo posterior a la jornada de fumigación es recomendable:
 Dejar ventilar los espacios de oficina.

 No consumir alimentos en las oficinas.
 Limpiar los escritorios y sillas
 Limpiar los equipos
Estas actividades de Saneamiento Ambiental deben ser coordinadas y ejecutadas con las
Secretarias de Salud Distritales y Municipales o contratadas con empresas especializadas y
debidamente certificadas.
1GD - GU – 001 54
FORMATO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO, LIMPIEZA Y DESINFECCION
El responsable del programa deberá diligenciar de acuerdo al cronograma anual generado,

directamente este formato, teniendo presente los siguientes lineamientos: Describa cada uno los
ítems el nombre de la persona responsable de adelantar las tareas de mantenimiento, la
periodicidad, el equipo y los materiales empleados y las observaciones a nivel de conservación
preventiva, haciendo énfasis en los que por sí estado de integridad, intentando representar una
fuente de deterioro o de posible desastre. (Ver tabla de formato No. 1)
FORMATO No. 1 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

SEGUIMIENTO_____________
Responsable del programa_________________________________________ Cargo_________________________

Procedimiento___________________________________________________ Área__________________________
Fecha _________________________________________________________
ÍTEM RESPONSABLE PERIODICIDAD EQUIPO MATERIALES OBSERVACIONES
ÁREA
INSTALACIONES
ESTANTERÍA
DOCUMENTACIÓN
1GD - GU – 001 55
Anexo 2.
INSTRUCTIVO 009 “CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS QUE DEBEN POSEER

LAS DEPENDENCIAS DESTINADAS PARA ARCHIVOS”
12 de febrero de 2009
Es importante que los señores directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de Región,
metropolitanas, y departamentos de Policía, directores de escuelas de Formación y jefes de
organismos especiales, en el caso particular de la gestión documental, observen los lineamientos
previstos en el Acuerdo No.049 de 2000, emanado del Archivo General de la Nación, que establece
las condiciones técnicas mínimas que se deben acatar al construir y/o adecuar la parte locativa
destinada a los archivos.
La Ley 594 del 14 de julio de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, tiene
como objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado, estableciendo en el artículo 11 la obligatoriedad estatal de la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
La Policía Nacional en acatamiento a lo previsto en el Artículo 61 del Reglamento General de
Archivos, desarrollado por el Acuerdo No. 049/2000 emanado del Archivo General de la Nación,
debe responder por la adecuada instalación y custodia de sus archivos y por la apropiada prestación
de los servicios archivísticos, para lo cual adoptará las normas de carácter técnico relacionadas con
edificios y locales destinados a archivos así como a los procedimientos de control y demás aspectos
que garanticen su funcionalidad y la conservación de sus fondos documentales, ciñéndose a las
directrices tomadas de la precitada norma y que se relacionan, así:
Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir
con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ubicación
 Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad.
 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
 Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
1GD - GU – 001 56
Aspectos Estructurales
 Si se utiliza estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 kilogramos por metro
cuadrado, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de
mayor tamaño al señalado.
 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión y corrosión.
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
Capacidad de almacenamiento
 Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

 La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
 La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental.
 El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan
las tablas de retención y valoración documental.
Distribución
 Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las
de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
 Las áreas técnicas tendrán relación con los de depósitos, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las
relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de
los documentos.
Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las

características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería
 Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o
aristas que produzcan daños sobre los documentos.
1GD - GU – 001 57
 Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado, químicamente estable:
 Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja deberá soportar un peso de
100kg/metro lineal.
 La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar
los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso, a techo y entre sí.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 centímetros, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centímetros del piso.
 Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7
centímetros o menos.
 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías
 La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20
centímetros entre éstos y la estantería.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70
centímetros y un corredor central mínimo de 120 centímetros.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura tipográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación
de la documentación almacenada.
Mobiliario para obras de gran formato
Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número

de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las
planotecas tendrán una profundidad de 5 centímetros o menos. Cada una de ellas debe
poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el
riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.
1GD - GU – 001 58
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la

conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas

de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D.
principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acorde con las dimensiones y
tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar.
Contenedores
 Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y

eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
 Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de
embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se
aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar
dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para
el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo
de 4 centímetros.
 Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografías, entre otros, y digitales como disquetes y
C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
 Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de
pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
 Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes
con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
 Los disquetes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos,
1GD - GU – 001 59
y no contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de

conservación contendrá solo un disquete o C.D.
Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de

archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura,
humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel
 Temperatura de 15 a 20°C. Con una fluctuación diaria de 4° C.

 Humedad relativa entre 45% y 60%, con fluctuación diaria del 5%.
Material documental: Fotografía
 Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20°C.

 Humedad relativa de 40% a 50%
 Color: Temperatura menor a 10°C.
 Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C.
 Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10°C.
 Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20°C.
 Microfilm: Temperatura 17 a 20°C.
Ventilación
 El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos
veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales
internas que se quieren mantener y al espacio.
1GD - GU – 001 60
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una

adecuada ventilación a través de ellos.
 Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de
partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan
relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos
 Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

 Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
 Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
 Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y
utilizando filtros ultravioleta.
 Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
 Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Seguridad
 Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO 2, Solfaclan o

Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el
empleo de polvo químico y de agua.
 Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar
acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
 Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
 Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos
para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades
documentales.
Mantenimiento
 Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente

la humedad ambiental.
 Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear aspiradoras.
El mando institucional dispone que se acaten las recomendaciones técnicas descritas, debiendo
tomar las acciones pertinentes a fin de propugnar por la adecuada conservación del fondo
documental de la Policía Nacional.
La Secretaria General registrará los avances que en esta materia se vayan logrando.
1GD - GU – 001 61
Anexo 3
ACUERDO No. 050 “PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO”.
(5 de mayo de 2000).
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación
y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva”.
Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo
General de la Nación, ahora..... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su
numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”. Que
se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.
ACUERDA:
ARTICULO 1: Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto
plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce
consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las
situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos,
hurto y vandalismo entre otros.
PARAGRAFO: Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y

erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos
terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas
humanas.
ARTÍCULO 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo es

una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado
acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el
peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y
disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el
conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la
respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal
al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua
o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.
PARAGRAFO : El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas

adelantados en las entidades por los Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
1GD - GU – 001 62
establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comité que apoyará
todas las medidas de reacción y recuperación.
ARTICULO 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de

riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas
situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos
inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción
necesarias; tales como:
1. LEVANTAMIENTO Y VALORACIÓN DEL PANORAMA DE RIESGOS.
Para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectarse el material
documental, se puede establecer la siguiente clasificación:
- Riesgos provenientes del exterior del edificio.

- Riesgos provenientes de la estructura del edificio.
- Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos
documentales.
- Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institución o algún tipo de
material.
Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinación de peligros

ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y del material
documental. Para evitar lo antes señalado se procederá previamente a:
Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el edificio y las
colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institución con la
presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para
la institución.
Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante.
Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado de los
materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y los mecanismos de
protección contra incendios.
Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental,

estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.
Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico teniendo en cuenta

la existencia de algún tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que
puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la importancia del material
documental, se deberán establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de
inundación, fijados por la valoración de los documentos y teniendo en cuenta que todos los
documentos de un archivo revisten igual relevancia.
1GD - GU – 001 63
2. MEDIDAS PREVENTIVAS
Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad de los
acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos
identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer
un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más
eficaces.
Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
- Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de

urgencia.
- Personal de vigilancia
- Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales,
sistemas de extinción fijos.
- Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las
salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.
Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos
sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas
de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los sistemas
hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de
las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas
de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas
subterráneas.
3. PREPARACIÓN DE UN PLAN DE EMERGENCIA
Este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados con el tema
como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de mantenimiento del edificio, servicios
de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el Comité Paritario de Salud Ocupacional de las
entidades entre otros. Los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan de
medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deberá ser leído por todo el personal
de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en
caso de emergencia.
La información que se encuentran en un plan de emergencia aborda en términos generales

los siguientes aspectos:
- Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía.

- Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia
como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la electricidad y el
agua pueden suspenderse entre otros.
1GD - GU – 001 64
- Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde se
deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser
sometidos a tratamientos especiales.
- Orden y detalles de las operaciones de salvamento.
- Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento,
bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.
- Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte
eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.
- Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a
requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones.
4. REACCIÓN EN CASO DE SINIESTRO
En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pánico. Asegurar en primera instancia
la seguridad de las personas y alertar a los servicios de intervención de las emergencias con los
que previamente se han establecido un plan conjunto de trabajo. Se debe contactar rápidamente al
responsable del Plan de Prevención de Desastres quien hará los contactos del Comité de Apoyo y
de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos Técnicos sobre métodos de acción.
Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el
uso de extinguidores, suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gases entre otros.
Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los daños. No
hay que desechar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está
muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que ensayar en bajar las tazas de humedad
relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas
bastan para que una infestación se desate. Hay que asegurar una buena circulación de aire y si es
posible instalar técnicamente equipos de deshumidificación.
Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de
salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografía de los
documentos y de los locales, inventario del material afectado.
Estos datos serán necesarios para el expediente de la a seguranza en el caso de que exista y en la
evaluación del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien contra el robo.
Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los

materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar
espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. Así mismo se
hace necesario escoger métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a
tratar, su valor el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de acción:
a) Secado de documentos.
Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que prima sobre
la encuadernación.
1GD - GU – 001 65
Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de
papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede favorecer la evaporación con un
ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta
operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se disponen del equipo humano necesario.
Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos de
pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar
regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.
No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado. Lo

ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o también se podrá intercalar
entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en
tiempo.
Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente
pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no penetre.
Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre pergamino
deberán ser tratados por especialistas.
Secado asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire, congelación y secado

manual, congelación y liolización.
b) Desinfección.
Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de secado, será necesaria una
desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se desinfectarán los depósitos.
El equipo mínimo con el que se debe contar incluye:
Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas
absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes, overoles, papeles
absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva
para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles,
termohigrómetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.
ARTICULO 4:
Este Acuerdo rige desde su publicación.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.
Dado en Santafé de Bogotá, a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil (2000).
BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO

Presidente Secretario Técnico
1GD - GU – 001 66
Anexo 4
DETERIORO EN DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Después de haber hecho un recorrido por la conservación preventiva en archivos de gestión, central
e históricos, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de los documentos de
archivo, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que se produce dicho deterioro
y los indicadores que permiten que sea detectado. Así mismo, es necesario incluir algunos aspectos
relacionados con la conservación del material fotográfico, ya que cada vez son más archivos los que
contienen este tipo de documentos que pueden ser muy frágiles y susceptibles a sufrir alteraciones
irreversibles.
La alteración de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o

modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos a los
cuales contribuyen las condiciones en que se encuentran almacenados. Estas alteraciones se
pueden clasificar en:
Factores de alteración
Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o características propias a su

naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformación de los materiales. También
llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrínsecos o extrínsecos y son hechos
pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro.
Intrínsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de los
componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricación; la presencia de agentes de
deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o elementos metálicos oxidantes
que se incorporen durante el proceso de fabricación.
El papel de manufactura industrial posee, dentro de su estructura, materiales y productos poco

estables que ocasionan el deterioro de los documentos. Además de utilizar materias primas
derivadas de las fibras de madera, incluyen compuestos químicos inestables como el alumbre-
colofonia, empleados en la consolidación del papel, por otro lado, en los proceso industriales
químico-mecánicos de obtención de la pulpa se utilizan entre otros, el procedimiento al sulfito,
produciendo papeles ácidos. Al igual, métodos de blanqueo con cloro, cuyos derivados poseen una
alta acción oxidante.
Lignina: Los papeles modernos fabricados con pulpas extraídas de tronco de arboles poseen esta
sustancia que se encuentra en las paredes celulares y que tiene la característica de ser inestable y
reaccionar fácilmente con la luz y con otros sustancias. A su vez, se descomponen con facilidad,
1GD - GU – 001 67
dando lugar a la formación de subproductos colorados que le confieren a papel un aspecto

amarillento; también dan lugar a la producción de ácidos orgánicos que van a ocasionar hidrólisis
acida, la cual provoca una disminución en el grado de polimerización de la molécula de celulosa y el
consiguiente debilitamiento del soporte, con lo que experimenta la disminución de sus propiedades
mecánicas.
Encolantes y cargas: Los encolante utilizados para ayudar a la compactación de las fibras y mejorar
los propiedades físico mecánicas del papel, pueden contener partículas que se oxidan causando
manchas puntuales y acidez u oxidación; igualmente se presenta este mecanismo especialmente en
aquellos procesos industrializados en que se emplea la mezcla colofonia-alumbre la cual cataliza la
formación de acido sulfúrico.
Tintas: las diferentes tintas utilizadas poseen una múltiple y variada composición. Algunas causan
deterioro mediante mecanismos de acción similares a los expuestos anteriormente, ya que los
materiales con que se fabrican poseen variados contaminantes. Uno de los daños más frecuentes es
el efecto que producen los residuos metálicos capaces de catalizar las reacciones de oxidación o la
formación de ácidos. Un caso que merece especial atención son las tintas ferro-galo-tánicas, que
causan corrosión en algunos papeles llegando a ocasionar roturas; eran fabricadas a base de hierro,
acido gálico y tánico y se encuentra comúnmente en documentación antigua.
Extrínsecos: Dentro de estos se encuentran las condiciones ambientales, biológicas, desastre

naturales y factores antropogénicos (deposito y mantenimiento, manipulación y vandalismo).
Condiciones Ambientales
 Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar
acciones bióticas y procesos de oxidación y condensación, cuyos indicadores son la
descomposición, debilitamiento y pulverización del soporte. Es importante controlar muy
bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible.
 Humedad Relativa: La humedad es un factor determinante, considerando que el papel es un

material higroscópico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua
en su estructura.
Los materiales orgánicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permite
mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos óptimos para su conservación en el
tiempo; este porcentaje se conoce como el “agua de constitución”, que está en equilibrio
dinámico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se rompe
si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.
1GD - GU – 001 68
Un exceso de humedad sobre la documentación favorece el crecimiento de hongos

(deterioro de tipo biológico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de
hidrogeno y disminución de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de
hidrólisis, así como también ocasiona migraciones iónicas que a su vez rompen las redes
celulósicas que dan forma a la hoja de papel.
En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por
resequedad, la cual torna frágil y quebradizo el soporte. Este daño es prácticamente
irreversible y se caracteriza por la pérdida de agua de hidratación y de propiedades físico-
mecánicas como la resistencia y la flexibilidad.
Otro problema que se puede presentar es la cristalización de los adhesivos o colas utilizados
en los procesos de encuadernación. Estos materiales que se involucran en la
documentación producen también cambios dimensionales como encogimiento debido a la
perdida de flexibilidad y elasticidad de la película o adhesivo.
 Iluminación: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario además de conocer
su naturaleza y características, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxómetro y el
monitor de radiaciones UV.
Fuentes de iluminación:
Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la más

Natural perjudicial pues contiene la mayor proporción de radiaciones UV y una alta
intensidad lumínica. Altas montañas: mayor daño
Constituida por un bulbo de cristal con un filamento de
tungsteno calentado por la electricidad. Gran parte de la
Lámpara
electricidad se convierte en calor y no en luz. Emite una gran
incandescente
cantidad de rayos IR por lo que aumenta la temperatura de los
Artificial depósitos.
Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor de
Lámpara mercurio y recubierta por polvo capaces de fluorescer en las
fluorescente radiaciones emitidas por el vapor. Emiten radiaciones UV. No
deben usarse sin filtro.
Eliminar la radiación UV utilizando filtros en ventanas.
Acciones Reducir la iluminación de manera que sea solo la necesaria para que el objeto
para se vea.
reducir los Reducir el tiempo de iluminación tanto como sea posible.
efectos No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre
los documentos.
Es necesario tener claro que todo material orgánico corre peligro en presencia de la luz
(papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).
1GD - GU – 001 69
La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula la
actividad biológica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lámparas
fluorescentes ocasionan daños más graves como reacciones fotoquímicas de los radicales
libres de celulosa. El daño de este tipo más común es la fotooxidación; ésta conlleva una
gran cantidad de reacciones químicas que en últimas producen cambios de color,
disminución en las propiedades mecánicas, etc. Este proceso puede verse acelerado
también por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras
del papel.
Como último aspecto sobre la iluminación, es necesario comentar que mientras más intensa
sea la luz sobre un documento y más tiempo de exposición tenga, mayor será su deterioro,
gracias a la ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz actúa acumulativamente, de
manera que es el tiempo total de exposición lo que importa. Por este motivo, la estrategia
más eficaz para reducir los daños es reducir la iluminación y el tiempo de exposición.
 Contaminación atmosférica: Las sustancias más comunes y que causan graves daños en
diversos tipos de documentación son el dióxido sulfuroso (SO2), el dióxido de nitrógeno
(NO2) y el trióxido de azufre o anhídrido sulfúrico (SO3), los cuales en contacto con el agua
(humedad) dan lugar a la formación de acido sulfúrico y nítrico los cuales tienen la propiedad
de ser corrosivos y pueden causar sobre el papel oxidaciones, hidrólisis acida de la celulosa,
modificaciones estructurales sobre otros componentes tornándolos solubles. Algunas
partículas metálicas presentes en el papel catalizan (aceleran) la formación de ácidos y por
lo tanto su acción.
En ambiente salino los iones cloruro del acido clorhídrico en presencia del acido sulfúrico
son una mezcla particularmente corrosiva, al igual que la formaría el acido clorhídrico con el
acido nítrico. Igualmente son causantes de deterioro las partículas metálicas del papel en
ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las fumigaciones.
En primer lugar, los metales reaccionan con el oxigeno produciendo óxidos, este oxido
puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la
documentación. Aunque la reacción de algunos gases contaminantes atmosféricos con el
agua puede ser lenta, al estar presente partículas metálicas con óxidos de aluminio, cobre,
hierro, etc., se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este
fenómeno es conocido como un proceso de catálisis química.
En los espacios cerrados la concentración de los gases depende de la humedad. Mientras

mayor sea ésta, mas rápido se absorberá el gas por los materiales constitutivos del espacio
y aquellos depositados en él.
1GD - GU – 001 70
El polvo, conformado por pequeñas partículas solidas que permanecen suspendidas en el

aire por un tiempo, es un elemento que causa graves daños sobre los soportes
documentales. Las sustancias químicas, cristalinas y amorfas como tierra, arena, hollín,
residuos ácidos y gaseosos y microorganismos, generan o aceleran procesos de deterioro
químico y físico sobre el papel.
Factores biológicos
Gran parte de la destrucción de los materiales de archivo es atribuida a la acción de

microorganismos, insectos y micro mamíferos.
 Hongos: Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestión del sustrato en
que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunión de múltiples
filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman estructuras
especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son liberadas al aire en
donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un medio ambiente favorable.
Los hongos, juegan un papel mucho más importante que las bacterias en lo que se refiere al
deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio espectro de acción y la poca
especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxigeno, temperatura
y a su tipo de nutrición.
 Insectos: Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayoría de especies pueden

alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como papel, cartón,
cuero, pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de estanterías.
 Murciélagos (Chioptera): Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en gran cantidad

en archivos rurales; de hábito nocturno, se alimentan de frutas, insectos y sangre. Cuando estos
animales pasan la noche dentro de los archivos y áticos, pueden manchar con su orina la
documentación y sus excrementos ocasionan problemas de salubridad e infestación de insectos,
así como, concreciones que modifican las calidades estéticas u ocultan e incluso degradan tanto
al soporte como la información.
 Aves: Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su excremento
deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de microorganismos.
Entre los principales insectos que pueden ser atraídos por los excrementos y establecer su
hábitat en los nidos de las aves, se encuentran las polillas, los piojos de libro, los escarabajos de
las alfombras y del libro.
1GD - GU – 001 71
Desastres o catástrofes
Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria, de carácter accidental o inducido, que al incidir
directamente sobre la documentación van a causar deterioros generalmente irreversibles. La
posibilidad de ocurrencia de catástrofes naturales depende en gran parte de la ubicación geográfica
y de la conformación geológica de los terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los
siguientes casos:
 Sismos/Terremotos: Este factor afecta aquellas zonas volcánicas o cercanas a fallas

geológicas, generalmente en las vecindades de la costa pacífica, donde estos fenómenos
ocurren con cierta periodicidad.
 Incendios: Los incendios son un problema causante de daños irreversibles a la

documentación, ya que la perdida de información es inminente debido al cambio en la
naturaleza del material (los diferentes materiales de carácter combustible, tales como
celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxigeno ambiental dando lugar a la formación de
carbón, gas carbónico y vapor de agua).
 Inundaciones: Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanías de los ríos, lagos,
costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentación y ser absorbidos por la
misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte, corrimiento de tintas, daños en las
encuadernaciones y propician el crecimiento de hongos, entre otros.
Factores Antropogénicos
Se definen como aquellos que son producto de la acción directa o indirecta del hombre. Entre ellos
se encuentran los siguientes:
 Depósito y mantenimiento: Un factor indirecto de deterioro, pero no menos importante, es la

edificación destinada a albergar la documentación. Si cuenta con una mala ubicación,
diseño poco funcional, mala ventilación, fuentes de iluminación y sistemas de depósito
inadecuados, proveerán las condiciones para el daño de los soportes.
 Manipulación: El hombre es considerado como uno de los principales causantes de deterioro

de los documentos. Los daños físicos más frecuentes en los diferentes tipos de documentos
son en general desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte y desgarros
por tensión excesivas. La consulta periódica de la documentación implica un constante
abrir y cerrar de tomos y otras unidades de conservación, movimientos continuos en la
ubicación sobre estanterías. Esto, unido al empleo de materiales de baja calidad, va a
deteriorar a largo plazo la documentación debido a fricciones, rozamientos y desgarros.
1GD - GU – 001 72
 Materiales metálicos: el empleo de materiales metálicos tales como grapas, clips, anillados,
ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones, que se
intensifican cuando el documento está en ambientes húmedos.
Entre las alteraciones más frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxidación
de estos materiales. La acción corrosiva que tienen sobre los soportes, causan
principalmente manchas y roturas.
 Vandalismo: Se refiere a los deterioros físicos o mecánicos en general, causados por

manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas,
inscripciones, fragmentaciones y manchas.
Mecanismos e indicadores de alteración:
Son una secuencia de cambios físicos y químicos que provocan modificaciones en ciertas
propiedades específicas del material, cuando este ha sido influenciado por factores de alteración.
Entre los mecanismos deteriorantes más comunes podemos citar los siguientes:
Degradación térmica, oxidación, hidrólisis acida, degradación enzimática o alteraciones físico-
mecánicas, entre otros.
Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante las cuales
podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de alteración), que ha
sufrido el material.
1GD - GU – 001 73
Anexo 5
EMPASTE Y ENCUADERNACIÓN ¿LA SOLUCIÓN?
Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces de
manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los métodos por los que se realiza.
En ocasiones, no resulta fácil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de documentos.
Sin importar cuál sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo
es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdad
fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, por lo que se hace
necesario evitar que este tipo de prácticas se vuelvan comunes dentro de nuestros archivos.
Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son múltiples, consideramos importante
mencionar algunos ejemplos con el propósito de que no se repitan. En algunas ocasiones, la
documentación no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a
empastar sin eliminar primero el material metálico, hacer foliación y revisarla, desdoblar los
documentos (quedando incluso “perdida” la información por no poder desdoblarlo). En otros casos,
las márgenes resultan insuficientes y al empastar la información se ha perdido al perforar el soporte
o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas
para el empaste son otro problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio
documental de la Nación, pues se usan costuras conocidas como “diente de perro” y de “nervios
incrustados” que causan roturas y pérdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el
exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de
tipo químico, físico y hasta estético.
Al momento de evaluar la necesidad del empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:
 Necesidad: Según la clasificación archivística, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del empaste.
 Funcionalidad: Debe examinarse con cuidado si las márgenes lo permiten sin afectar el contenido y
el grado de abertura que se requeriría para no alterar la lectura de texto.
 Durabilidad: Resistencia al uso y estabilidad estructural.
 Longevidad: Resistencia al deterioro químico y estabilidad de los materiales que se usan para el
empaste.
 Reversibilidad: En lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reemplazarse
posteriormente.
A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, específicamente el

grado de acidez de cartones, papeles y telas; así mismo, la cubierta debe ser acorde con el tamaño
y peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en dos o tres parte iguales y
empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.
1GD - GU – 001 74
Anexo 6
EXTINTORES.
Para tener una idea de la mínima cantidad de extintores que deberán ubicarse dentro de un deposito
de archivos, se incluye la siguiente tabla.
OCUPACIÓN OCUPACIÓN OCUPACIÓN
Riesgo Leve Riesgo Ordinario* Riesgo extraordinario
(bajo) (moderado) (alto)
Clasificación mínima
2 2 4
Extintor Individual
3000 pies cuadrados 1500 pies cuadrados 1000 pies cuadrados
Área máxima 280 m² 140 m² 93 m²
Por unidad de A 11250 pies cuadrados 11250 pies cuadrados 11250 pies cuadrados
1045 m² 1045 m² 1045 m²

Distancia máxima a recorrer 75 pies 75 pies 75 pies
hasta el extintor 22.7 m 22.7 m 22.7 m
Cuando el área de un edificio es menor de 3000 pies cuadrados (279 m²) debería colocarse por lo
menos un extintor del tamaño mínimo recomendado.
*Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificación entrarían la mayoría de los depósitos
de archivo siempre y cuando sea respetado su uso único como archivo y no como “cuarto de san
alejo”. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase B están presentes en una
proporción mayor que la esperada en lugares con riesgo menor (bajo). Estos lugares podrían
consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercancía y almacenamiento, manufactura ligera,
salones de exhibición de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de áreas de servicio de
lugares de riesgos menor (bajo) y depósitos con mercancías de clase I y II.
Cada entidad deberá evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro
tipo de medidas preventivas como sistemas automáticos de riego (sprinklers), entre otros. Teniendo
presente que el daño causado a los documentos en un incendio, sea el menos posible. Ya que en
caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores,
al mojar la documentación y causar problemas con las tintas y los soportes.
1GD - GU – 001 75
Anexo 7
ESPECIFICACIONES CAJAS Y CARPETAS DE ARCHIVO
“Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental” AGN
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO
Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentación del polvo,
la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su
adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben
seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos.
El Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación a partir de la investigación y

revisión de diseños empleados en otros países y con la asesoría de empresas nacionales ha
avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para Archivo Histórico, Archivo Central y para
documentos de mediano y gran formato.
El diseño de las cajas que se recomiendan a continuación permite por medio del plegado y el
ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes diseños
facilitan la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos
metálicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo
e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft corrugado de pared
sencilla y cumplir los siguientes requisitos:
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical
(RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 Kgf/cm2.
Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de
pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un
recubrimiento interior constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras
neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser
químicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar
untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben
usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. Los recubrimientos
que cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes:
 Emulen 50. Emulsión acuosa de polímero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad 200-400 cps.
 Mobil-cer-a. Película a base de ceras y parafinas, la cual es usada tradicionalmente en
embalajes para exportación de flores con el fin de evitar la deshidratación.
 Adhesán 599. Adhesivo en emulsión de polivinil acetato modificado, viscosidad 1200-1500 cps.
 Dispromul R. Dispersión balanceada con ceras parafínicas, pH 8 - 9, viscosidad 200 cps
máximo MA-003.
1GD - GU – 001 76
 Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad.
Acabado. El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u
otras imperfecciones.

Ref: Archivo Histórico
Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación
Diseño: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las
unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
1GD - GU – 001 77

Ref: Archivo Central
Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su
manipulación.
NOTA. Este diseño también puede ser utilizado para Archivo Histórico.

Ref: Cajas para Documentos de Mediano Formato
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones internas: largo: 60 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 60,5 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8,5 cm.
Base:
Dimensiones internas: largo: 57,5 cm. x ancho: 41 cm. x alto: 8 cm.
Dimensiones externas: largo: 58 cm. x ancho: 43 cm. x alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de
la documentación.

Ref: Cajas para Documentos de Gran Formato
Dimensiones:
Tapa:
Dimensiones externas: largo: 88,5 cm. x ancho: 62,5 cm. x alto:8,5 cm.
1GD - GU – 001 78
Base:
Dimensiones externas: largo: 87,5 cm. x ancho: 60 cm. x alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de
la documentación.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO

Ref: Carpetas con Solapas Laterales
Dimensiones:
Total: Ancho: 69,5 cm. x largo: 69,5 cm.

De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
Ancho: 25,5 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22,5 cm. x largo: 17cm.
Material:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH  7)
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores,
peróxidos y sulfuro.
Resistente al doblez y al rasgado.
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y
ser insolubles en agua.
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras
imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320
g/m2.
Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior.
Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1
cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de
1GD - GU – 001 79
almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni
ganchos.
En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación

de su contenido.

Ref: Carpetas con Solapas Laterales
DIAGRAMA DE CARPETA
35 cm
22 cm
17 cm
cm 5 cm
cm
22 cm
5
17.5 cm
cm 25.5
cm
5 5
1GD - GU – 001 80

Ref: Carpetas para Archivo de Gestión
En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguías, productos
que se pueden adquirir comercialmente.
Internamente, dentro de las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas
en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mínimo
320g/m2, cartulina bristol/bond).
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluye adhesivos,
cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
Las carpetas deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a
albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la
identificación de su contenido.
Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm.

Largo del pliegue: 35 cm.
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.
Ancho cubierta anterior: 22 cm.
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm. para identificación
NOTA. No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación.

Ref: Carpetas para Documentos de Gran Formato
Los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina

desacidificada de mínimo 240 g/m2 o cartulina propalcote de mínimo 320 g/m2 ). Las carpetas
deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar
visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.
En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentación de gran formato se puede

utilizar la unión de varias piezas de cartón o cartulina, usando como bisagras cintas o telas (con alto
contenido de algodón o lino), cuyo adhesivo sea resistentes al paso del tiempo, reversible
(fácilmente removibles) y estable en condiciones óptimas de humedad relativa y temperatura
1GD - GU – 001 81
(humedad relativa entre 45% y 60% y temperatura entre 15°C y 20°C). El color del adhesivo debe
ser permanente, es decir, no debe decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas.
Además, éste no debe contener cloruro de polivinilo (PVC) y debe impedir la propagación y
contaminación por microorganismos como hongos y/o bacterias. Se recomienda el uso de adhesivos
poliméricos tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polivinílico (PVA) y acetato de
polivinilo (PV Ac). El pH de los anteriores adhesivos debe ser igual o mayor a 7 (pH  7).
1GD - GU – 001 82
12. BIBLIOGRAFÍA
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 007/1994, Por el cual se adopta y se expide el

Reglamento General de Archivo.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 11/1996, Establece criterios de conservación y

organización de documentos.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 47/2000 “Por el cual se desarrolla el acceso a

los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivo sobre “restricciones por
razones de conservación”.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 48/2000 “Conservación de documentos”, del

reglamento general de Archivo sobre conservación preventiva y restauración documental.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049/2000, Condiciones de edificios y locales

destinados para Archivo.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 050/2000, prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 38/2002 Desarrolla el artículo 15 de la ley

General de Archivo sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y
archivos.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Circular 01/2003 organización y conservación de los

documentos de archivo.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de

documentos, grupo de conservación y restauración.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para Diagnostico Integral de Archivos.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la Implementación de un Programa de

Gestión Documental.
1GD - GU – 001 83
 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Norma técnica de calidad

en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2004.
 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. Reglamento de archivo para el Ministerio de Defensa

Nacional, Fuerzas militares y Policía Nacional.
 POLICÍA NACIONAL. Instructivo 009 SUDIR-SEGEN del 120209 sobre condiciones técnicas
mínimas establecidas que deben poseer las dependencias destinadas para archivo.
 POLICÍA NACIONAL. Instrucciones para unificar criterios sobre la elaboración de documentos

institucionales. Directiva permanente 012, 17 de Diciembre de 2002.
 ICONTEC. Normas técnicas Colombianas, para la elaboración de documentos, 2000.
 MARÍA CLEMENCIA GARCÍA. Conservación Preventiva en archivos de Gestión (Boletín Con-

Tacto Numero 6, Publicación del Laboratorio de Restauración AGN).
 MARÍA CLEMENCIA GARCÍA. Programas permanentes de Conservación (Boletín Con-Tacto

Numero 8, Publicación del Laboratorio de Restauración AGN).
 HELBERT GUERRERO. Eliminación de factores biológicos dañinos en archivos. (Boletín Con-

Tacto Numero 4 y 5, Publicación del Laboratorio de Restauración AGN).
 FABIO ENRIQUE PÁEZ. Guía para la conservación Preventiva en los archivos, orientaciones
en primeros auxilios en archivos. AGN 1997.
 MARIO JAVIER SANTANDER. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías,

soportes documentales alternativos en archivos y centros de información. AGN 2004
 UNESCO. Archives and education: a ramp study with guidelines. Unesco. Paris 1986
1GD - GU – 001 84
Dirección y Conceptualización
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCIA
Secretario General
Elaboración y redacción
Área de Archivo General
Mayor JOSÉ HERNANDO MEDINA BERNAL
Capitán EDGAR FERNANDO LÓPEZ GONZÁLEZ
Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ
Diagramación e impresión
Imprenta Nacional de Colombia
1GD - GU – 001 85

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GUÍA DE

Guía de Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

Ministro de Defensa Nacional

Director General Policía Nacional

Director de Seguridad Ciudadana

Coordinación General y Redacción

2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ………………….….…………. 9

4. Sistema Integrado de Conservación (SIC)……………………………………………… 13

4.8.2. Migración de la información a otros soportes…………………………………. 24

5. La Conservación en el Archivo de Gestión…………………………………………….. 26

6. La Conservación en el Archivo Central…………………………………………………. 32

7. La Conservación en el Archivo Histórico……………………………………………..... 35

8. Pautas para la Consulta de Documentos……………………………………………….. 37

9. Programas de Conservación Preventiva………………………………………………... 38

La restauración, ha sido y seguirá siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se

No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la

El Sistema Integrado de Conservación (SIC), definido en el anexo 12 de la Guía para la

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el

El Sistema Integrado de Conservación se define como “…el conjunto de estrategias y procesos de

Constitución Política de Colombia “artículos 15, 74”

Ley 43 de 1913. “Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales”.

Ley 47 de 1920. “Sobre protección del patrimonio documental y artístico”.

Acuerdo 011 de 1996 AGN. “Establece criterios de conservación y organización”.

Acuerdo 056 de 2000 AGN. “Sobre acceso a los documentos de archivo”.

Acuerdo 38 de 2002 AGN. “Desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos sobre

Circular 01 de 2003 AGN. “Organización y conservación de los Documentos de archivo”.

2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

El Archivo General de la Policía Nacional, a

Debido al gran volumen documental, la restauración resulta sumamente costosa e insuficiente ya

Para implementar medidas de conservación preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un

Para llevar a cabo este propósito en lo que concierne a

La evaluación de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento y

Una visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo pues contempla

3.1 ¿Cómo lo Hago?

La propuesta de aplicación que presenta el Archivo General de la Nación, surge de los

La experiencia acumulada en los años de funcionamiento del laboratorio de Restauración del

4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)

Este debe ser permanente y contar con un

Es importante anotar que el SIC en cada

4.1. Principales Aspectos a Considerar

Características técnicas y funcionales de la documentación como cantidad, tipo, tecnología e

Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre dirección y mante-

4.2. Estrategias o Programas de Conservación

Las estrategias o programas de conservación se formulan con el propósito de desarrollar soluciones

Estas estrategias deberán ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y

En términos generales los programas de conservación consisten en:

Es importante recalcar que el diagnóstico integral es un programa prioritario que no se

4.3. Sensibilización del Personal

A través de esta estrategia, se busca Esta sensibilización se puede lograr a través

Las acciones que se desarrollen deben ser

Sensibilización del personal (Capacitación)

4.4. Limpieza de Áreas y Documentos

La limpieza debe ser permanente y periódica.

4.4.1. Eliminación del Polvo

4.4.2. Para recordar

 Un buen programa de limpieza puede ser la

 EI objetivo es aplicar procesos de limpieza

 La limpieza de áreas y depósitos no se debe hacer con productos que aporten

Es necesario que las labores de limpieza se

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biológico

EI monitoreo y control de las condiciones