Introduccin

En este documento se va a encontrar informacin referente a la creacin, manejo, y

control de una empresa de productos lcteos que presta servicios a toda la poblacin
colombiana, ofreciendo productos derivados y primarios de la leche, de igual manera
mostrando realizando buenas tcnicas y su optimizando el funcionamiento en cada
campo con el objetivo de hacer una buena gestin de recursos (humanos y fsicos).

De igual manera con este se busca comprender la forma como se aplican debidamente
las tcnica de administracin es este tipo de empresa (industrial) y como a partir de una
buena direccin y manejo de los procesos internos desarrollados por todo el equipo de
Auditoria Informtica se puede llegar a tener un buen desempeo empresarial, el cual
se espera auditar consiguiendo muy buenos resultados al final del trabajo desarrollado.
 Misin

La empresa Audilacteos se dedica a la produccin y comercializacin de productos

lcteos dando a los clientes productos de excelente calidad con un alto contenido en
nutrientes contribuyendo as a la nutricin y la salud de la poblacin, y ofreciendo
buenos precios a nuestros consumidores, brindando as la satisfaccin de todas las
necesidades del pblico.
 Visin

Audilacteos ser una empresa comprometida con la internacionalizacin de la

produccin lctea del pas, cumpliendo los ms estrictos estndares de calidad,
productividad y competitividad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes en
los mercados nacionales e internacionales.
 Rol de la Empresa

Audilacteos S.A.S es una Sociedad Annima Simplificada entendindose como aquella

sociedad por acciones simplificada es una sociedad de capitales cuya naturaleza ser
siempre comercial, independientemente de las actividades previstas en su objeto
social. Para efectos tributarios, la sociedad por acciones simplificada se regir por las
reglas aplicables a las sociedades annimas.[1] Fue creada por Ley 590 del 10 de
julio de 2000, su constitucin se defini con el registro nmero 800037940-3 ante la
cmara de comercio de Manizales, comenzando a operar el 20 de agosto de 2010.

El objeto social de Audilacteos S.A se centra en la investigacin, desarrollo y

comercializacin de productos lcteos en Colombia. Su sede principal se encuentra
ubicada en la Calle 65 26-10 de la ciudad de Manizales.
 Anlisis DOFA

Anlisis del Ambiente Externo.

Permite identificar los elementos que estn fuera de la organizacin, y que no son
controlables desde la gestin de la organizacin y pueden condicionar su desempeo,
tanto en sus aspectos positivos (oportunidades) o negativos frenando el logro de los
objetivos (amenazas). Para la Cadena de Productos Lcteos se definieron las
siguientes:
Oportunidades
1. Existencia de niveles significativos de importacin de productos lcteos para
sustituir con produccin nacional
2. Incremento del consumo de productos lcteos diversificados y con mayor valor
agregado
3. Incremento del consumo de productos lcteos por los programas de asistencia
alimentaria y compensacin social
4. Acceso a nichos de mercado externos que demandan productos lcteos
diversificados.
5. Existencia de nuevas tcnicas biotecnolgicas de mejoramiento de procesos
lcteos.
6. Mercado Mundial en crecimiento.

7. Trayectoria reconocida de pas exportador de productos agroindustriales.

Amenazas
1. Ocurrencia de fenmenos naturales.
2. Introduccin de enfermedades exticas por el contrabando de ganado de
pases fronterizos.
3. Altos niveles de competitividad de la produccin lctea.
4. Sistemas de comunicacin deficientes que dificultan la comercializacin,
servicios y otros.
5. La Crisis Internacional que puede impactar directamente el ejercicio de la
empresa
 6. Ddesaceleracin de la dinmica de la demanda local, regional y mundial.

,
7. Mayor agresividad de los competidores con trayectoria en los mercados
mundiales tanto sobre el mercado local, como regional

Anlisis del Ambiente Interno

Permite identificar los elementos que estn dentro de la organizacin, que son
controlables desde la gestin de la organizacin y condicionan su desempeo, tanto
positivamente (fortalezas) o negativamente, impidiendo que la organizacin alcance
sus objetivos (debilidades). Para la Cadena de Productos Lcteos se definieron las
siguientes:
Fortalezas
1. Capacidad para competir en el mercado.
2. Existencia de una industria nacional con capacidad instalada disponible para
procesar la produccin
3. Capacidad de oferta de una amplia gama de productos lcteos
4. Productos procesados de calidad y con posicionamiento en el mercado interno y
externo.
5. Inversin en investigacin y desarrollo.
6. Oferta de Productos de Calidad Comercial

7. Acceso a Materias Primas de origen agropecuario

8. Reconocimiento de la Marca

Debilidades
1. Manejo productivo, sanitario y alimenticio deficiente del hato lechero
2. Sistemas de produccin intensivos con altos costos.
3. Informalidad y alto costo de comercializacin de leche
4. Productores lecheros con acceso reducido al financiamiento
5. Mnimo nivel de organizacin de los productores y ausencia de
representatividad
6. Falta de gestin empresarial en las unidades de produccin del pequeo y
mediano productor lechero
7. Reducido valor agregado de los productos procesados lcteos
8. Bajo desarrollo de actividades de innovacin
 Anlisis por unidad organizacional.

Trataremos la descripcin de las estructuras organizacionales de la empresa, atreves

de un modelo jerrquico y la descripcin de funciones para cada departamento
establecido en la organizacin general.

Organigrama especifico

Gerencia

Control Recursos
Manofactura Cometcial Financiero Sistemas
Interno Humanos

Manteni Consultoria
Planta Mercadeo Compras Contabilidad Finanzas
miento Juridica

Departamento de Gerencia

Cargo: Gerente general

Funciones:

Cumplir los acuerdos de la junta administrativa.

Vigilar el cumplimiento de los programas impulsados por el departamento de
gerencia.
Coordinar las direcciones administrativas de los dems departamentos.
Formulacin el proyecto del programa en general

Departamento de Sistemas

Cargo: Gerente de Sistemas

Funciones:

Coordinar el buen desempeo de los recursos tecnolgicos y del T.I

Coordinar y gestionar nuevos proyectos de acuerdo a los avances tecnolgicos y
requerimientos propios de la empresa.
 Capacitar, brindar soporte tcnico y de procesos a los Sistemas de Informacin
en general.
Establecer polticas para el uso adecuado y racional de los recursos informticos
y de la red de datos.
Resguardar la infraestructura informtica de ataques, virus o acciones que
atenten contra el normal servicio.

Departamento de Recursos Humanos

Cargo: Gerente de Recursos Humanos

Funciones:

Ejecutar los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin y desvinculacin

del personal.
Elaborar y mantener actualizadas las bases de datos y documentacin relativas
a la dotacin de recursos humanos del establecimiento.
Administrar mecanismos de control y supervisin del cumplimiento de las
normas relativas a los derechos y obligaciones de los funcionarios.
Ejecutar los procesos mensuales de liquidacin y pagos de remuneraciones del
personal del establecimiento.

Departamento Financiero

Cargo: Gerente de Financiero

Funciones:

Elegir los proyectos de inversin ms adecuados.

Establecer cules sern las necesidades financieras para poder llevar a cabo y
temporalizar la foto (determinar si sern a largo o corto plazo).
Estudiar el coste de cada una de las fuentes de financiacin que se utilizar.
Definir cul ser la poltica de dividendos de la empresa.

Divisiones del Departamento Financiero

Contabilidad

Cargo: director de Contabilidad

Funciones:

Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos

contables de la empresa.
Formular estados financieros.
 Investigar y dar solucin a los problemas referentes a la falta de
informacin para el registro contable.
Preparar y ordenar la informacin financiera y estadstica para la toma
de decisiones de las autoridades superiores.
Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operacin de la
empresa.

Finanzas

Cargo: director de finanzas

Funciones:

Realizar la compra-venta de activos financieros de la empresa, como

ttulos de valores, bonos, acciones.
Pagar los prstamos otorgados por instituciones financieras.
Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas.
Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga hacer la empresa.

Consultora Jurdica

Cargo: Director de Consultora jurdica

Funciones:

Asesorar jurdicamente a la junta directiva, gerentes de departamento y

directores de divisin para velar por la aplicacin de las Leyes
Constitucionales, Normativas y/o Reglamentos de los rganos rectores
del estado y la empresa.
Definir y evaluar permanentemente el marco jurdico-legal dentro del cual
deben actuar las diferentes unidades organizativas de la empresa.
Velar por la correcta aplicacin del marco legal vigente en las diferentes
actividades sociales, culturales y administrativas de la empresa

Departamento de Produccin:

Cargo: Gerente de Produccin

Funciones:

Definir la distribucin de insumos.

Establecer las necesidades para la determinacin adecuada del uso
maquinas
Planeacin de compra de insumos y materiales
 Planear el uso de dispositivos que faciliten el trabajo, mejoren el proceso de
produccin.
Gestionar las guas de produccin y manejo de materiales que garanticen la
calidad del producto.

Divisiones del Departamento de Produccin

Planta

Cargo: director de Planta

Funciones:

Determina los programas cronolgicos de produccin

Supervisa la mano de obra de acuerdo a las distribuciones de produccin,
Verifica las unidades de produccin de acuerdo a las unidades de medida
establecidas
Gestiona los reportes de fallos e imprevistos.

Mantenimiento

Cargo: director de Mantenimiento

Funciones:

Realizacin de un presupuesto anual de mantenimiento acuerdo a las

necesidades e imprevistos de la empresa.
Seguimiento de hojas de vida de equipos para dirigir el mantenimiento
preventivo de equipos.
Establecimiento de planes de contingencia ante situaciones no
deseadas frente al dao de equipos.
Coordinar el personal en la asignacin de labores en mantenimiento
preventivo, correctivo y capacitacin.

Departamento Comercial:

Cargo: Gerente Comercial

Funciones:

Fijacin de precios del producto para el consumidor final haciendo uso

de elementos integradores de produccin, competencia, entre otros.
 Evaluar y seleccionar cursos de accin a partir de investigaciones
concluyentes.
Definir las alternativas de penetracin en el mercado
Coordinar el equipo de trabajo involucrado en la estrategia de
mercadeo de negocio.
Generar estrategias de distribucin, promocin y venta de los
productos finales de la empresa.
Determinar las inversiones en las diversas actividades del proceso de
mercadeo.

Divisiones del Departamento Comercial

Mercadeo

Cargo: director de mercadeo

Funciones:

Coordinar campaas para promocin de nuevos productos

Gestionar la compra y distribucin de material promocional
Formular y dirigir polticas de promocin, investigacin y desarrollo de
estrategias publicitarias, introduccin en nuevos mercados y nuevos
productos.

Compras

Cargo: director de compras

Funciones:

Definir la poltica de compras

Asumir la responsabilidad de los plazos de pagos.
Responsabilizarse de aprovisionamiento de materiales e insumos de
acuerdo a lo requerido por otras instancias
Optimizar los recursos en el proceso de aprovisionamiento
 OBJETIVOS

Generar un plan para mitigar riesgos y obtener el mejor resultado de

posicionamiento empresarial
Obtener una mejor administracin de los recursos de la empresa
Impulsar el desarrollo de la cadena productiva de productos lcteos, orientados
a mercados internacionales
Realizar acciones encaminadas a la conservacin, restauracin y compensacin
ambiental.
Mejorar la eficiencia y productividad en el que hacer permanente de la
organizacin, promoviendo el desarrollo personal y profesional de los empleados
y su motivacin.
Fortalecer por medio de tecnologas todos los procesos de las reas que
conforman la empresa, con el fin de facilitar el mejoramiento continuo y la
calidad del producto.
 Estrategias

Promover campaas de concientizacin en el sentido de pertenencia por la

empresa, tanto a la infraestructura como al personal que all labora; al igual difundir
en cada uno de los trabajadores de la empresa Audilcteos la visin de la empresa
Realizar estudios que permitan saber que procesos se pueden mejorar
(automatizar, renovar, agregar, quitar) como es la agilizacin de procesos, el
mejor aprovechamiento de recursos y disminucin de riesgos para el personal.
Actualizar o reemplazar las herramientas que impidan un aumento en la produccin
o en el mejoramiento de los procesos utilizados
Realizar una gran campaa publicitaria al menos una vez por ao para captar la
atencin de los clientes y posibles clientes, y durante el resto del ao sostener la
campaa con una constante informacin acerca de nuestros productos y beneficios.
Liderar campaas sociales que permitan a la empresa desarrollar su compromiso
social y adems as atraer la atencin de todas las personas hacia nuestros
productos.
Establecer entes que verifiquen los procesos de cada uno de los sectores de la
empresa supervisando y controlando cada uno de ellos
Lanzamiento de nuevos productos que mantengan la expectativa de los
consumidores
Tener en cuenta los puntos de vista buenos y malos de los consumidores finales
para mayor aceptacin del producto
Estrategia de Promocin a travs de publicidad agresiva en los medios publicitarios
(radio, anuncios panormicos), para atraer nuevos clientes por medio de
promociones y actividades que incentiven la compra de nuestros productos
Ataque en los costados, por medio de promociones y rebajas de precios se captara
la atencin de los clientes directos y almacenes de cadena para que compre
nuestros productos y Nos enfocaremos en los puntos claves como el precio para
entrar a competir en el mercado, captando la atencin de almacenes de cadena por
la compra de grandes volmenes.
Inicialmente se comenzara con un precio relativamente alto e ir acomodndolo
dependiendo de la evolucin de la empresa.
INDICADORES

Mejorar el posicionamiento empresarial a travs de un plan de mitigacin de

riegos.
Optimizar los costos y gastos dentro de la empresa Audi-Lcteos .
Mejorar los procesos de produccin con el fin de satisfacer las necesidades de
los mercados internacionales.
Incrementar el uso de materiales reciclados durante el proceso de empaque y
fabricacin de nuestros productos.
Aumentar el desarrollo de las competencias y motivacin necesarias en el
personal para que contribuyan al crecimiento de la empresa.
Incrementar la inversin en tecnologas para fortalecer los procesos de todas las
reas de la empresa.
METAS

Mejorar el posicionamiento empresarial en 10% a travs de un plan de

mitigacin de riegos.
Optimizar los costos y gastos en un 5% dentro de la empresa Audi-Lcteos.
Mejorar en un 5% los procesos de produccin con el fin de satisfacer las
necesidades de los mercados internacionales.
Incrementar en un 35% el uso de materiales reciclados durante el proceso de
empaque y fabricacin de nuestros productos.
Aumentar en un 20 % en el desarrollo de las competencias y motivaciones
necesarias en el personal para que contribuyan al crecimiento de la empresa.
Incrementar en un 15% la inversin en tecnologas para fortalecer los procesos
de todas las reas de la empresa.
Plan tctico

Proceso formal mediante el cual las organizaciones asignan recursos a las unidades
estratgicas de negocios para que con esos recursos logren los objetivos deseados en
el plan estratgico.

Planes de Produccin:

Incluyen mtodos y tecnologas para el trabajo, distribucin fsica del trabajo y equipos
y equipos para el trabajo.

*Utilizar la maquinaria adecuada para la elaboracin de los productos.

Planes de Marketing:

Incluyen las ventas y la distribucin de bienes y servicios en el mercado y atencin a

los clientes.

*Estrategias efectivas de mercadeo para promocionar los productos generando

un gran impacto.

*Desafiar mercados regionales con productos de la empresa.

Debido a que entraremos en un mercado ya consolidado, se buscaran estrategias de

mercadeo para atraer la mayor cantidad de nuevos clientes y hacer que se vuelvan
consumidores habituales de nuestros productos.

*Centralizar las operaciones de la empresa ms recientes.

Despus de consolidarnos en el mercado regional pasaremos a ingresar al mercado

nacional ofreciendo un producto de alta calidad y econmico, el cual se har pensando
en el bienestar de los clientes ofreciendo los mejores procesos y controles de calidad
durante la produccin.

Se tendrn en cuenta las opiniones de los clientes para generar en cuanto sea posible
un producto q se ajuste a las necesidades de estos, dndoles as una opcin de ser
escuchados y tenidos en cuenta para la creacin de un producto de este tipo.
Planes de Personal:

Incluyen reclutamiento, seleccin y entrenamiento del personal en las diversas

actitudes de la empresa.

*Entrenar y Capacitar al personal para aumentar la productividad.

Planes Financieros:

Incluyen la consecucin y asignacin del dinero para el desarrollo de las operaciones

de la organizacin.

*Reducir costos desde el inicio y aumentar las utilidades marginales en los

productos.

*Llevar a cabo el plan financiero que presente el departamento de finanzas.