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POLITICAS EN LA ORGANIZACIN

Cuando hablamos de polticas, por lo general pensamos en restricciones o

condiciones que debemos de cumplir en ciertos mbitos de negocio dentro de
la empresa; sin embargo, las Polticas Corporativas son lineamientos que
sirven como marco de referencia para la operacin de uno o varios dominios
de negocio, son las reglas del juego, las cuales estn orientadas a
estandarizar el comportamiento y ejecucin de stos por los empleados de una
organizacin.
Es fcil confundir polticas con procedimientos, pero es importante antes de
definir una poltica, identificar el qu quiero establecer como reglas o
comportamientos constitutivos en la organizacin, pero ojo, no estoy diciendo
el cmo lo voy a cumplir, es importante no revolver lineamientos con
actividades; esto puede ser un error muy comn en las definiciones.
Los elementos bsicos que deben de tener las polticas son:

Objetivo

Alcance

Roles y responsabilidades

Lineamientos (reglas constitutivas que se requieren implementar en la

organizacin)

Autorizaciones (firmas de aprobacin de los niveles jerrquicos

establecidos en la organizacin)

Tambin, hay que considerar que cada poltica debe de tener un dueo, quien
ser el responsable de asegurar que se mantenga actualizada y promueva su
cumplimiento; adems, hay que identificar las reas participantes y los
autorizantes, quienes formalizarn su acuerdo para proceder con la difusin e
implementacin.
En organizaciones multinacionales que estn conformadas por varias
empresas de uno o ms giros de negocio, la diversidad cultural, operacional y
sobre todo las estrategias de monitoreo en la implementacin y seguimiento,
suelen ser muy diferentes, de ah la importancia de establecer el alcance de
una poltica
Las polticas pueden clasificarse bajo las siguientes categoras, de acuerdo a
su alcance de aplicacin:

1.1 Polticas Generales:

Son lineamientos o reglas que se establecen a nivel organizacin y que todas
las empresas que la forman deben de cumplir.
Ejemplo: El Corporativo de una organizacin multinacional implementa una
poltica de Estandarizacin de Software, y supongamos que tiene oficinas en
otras ubicaciones geogrficas y adems, con giros de negocio diferentes; esto
implica que ellos deben de cumplir los lineamientos definidos en la Poltica
General, deben de alinearse a lo que se define con el objetivo de contribuir de
una manera global al cumplimiento de la misma.
Recuerden que detrs de una poltica, hay una estrategia de negocio que se
soporta con la participacin de todos los empleados de la organizacin.

1.2 Polticas Especficas:

stas aplican a organizaciones conformadas por varias empresas con giros de

negocio diferente, ya que cada una podr tener polticas ms puntuales sobre
la operacin o dominio de negocio.

1.3 Polticas Internas:

Son lineamientos que aplican exclusivamente a un rea de negocio dentro de

una empresa, son parte de su modelo de trabajo.

Importante!, tanto las Polticas Especficas o Internas deben de estar alineadas

a las Polticas Generales.
Ejemplo: En una organizacin se tiene una Poltica General de los lineamientos
para Gastos de Viaje, con ciertos lmites de autorizacin para ciertos rubros, si
existiera una Poltica Especifica dentro de una empresa, deber de cumplir
estos lineamientos; claro, puede ser ms restrictiva si as lo desea, pero nunca
ir en contra de la poltica general. Adicionalmente, si se establece una Poltica
Interna dentro de un rea de negocio (que normalmente no sucede para los
mismos dominios de negocio, ya definidos como Polticas Generales o
Especficas), pero si acaso se llegara a presentar, deber de estar alineada
tanto con la Poltica General como con la Especfica.
Lo ms importante es que la Poltica debe de estar definida como un Marco de
referencia donde se diga perfectamente el alcance de la misma, los dominios
de accin que debe de considerar y cuidar que la redaccin sea clara, concisa
y sobre todo, que no sea un libro que nadie va a leer; por lo general, se
recomienda que sea de un par de cuartillas, pero esto depender del tema a
definir. Las polticas podrn tener documentos relacionados, como
Procedimientos, donde ah describimos a detalle las actividades que apoyan
el cumplimiento de una poltica.
Los niveles de autorizacin son muy relevantes, es importante que una Poltica
General sea autorizada por el mximo nivel jerrquico de la organizacin;
usualmente, es el Director General; tambin debe firmar el Director Funcional o
Dueo de la poltica, y si es necesario por el nivel de complejidad de la
organizacin, pueden firmar las reas involucradas.
Importancia De Las Polticas:
Facilita la delegacin de autoridad.
Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas
decisiones.
Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
Indican al personal como deben actuar en sus operaciones.
Facilitan la induccin del nuevo personal.

EN CUANTO A SU ORIGEN, LAS POLTICAS PUEDEN SER:

EXTERNAS:
Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia,
el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
CONSULTADAS:
Normalmente dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar
a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar
algn problema, originndose as estas polticas.
FORMULADAS:
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la
correcta accin y decisin del personal en sus actividades.
IMPLCITAS:
En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a
situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente
establecida, lo que origina ciertos alineamientos que sin estar escritos, se
aceptan por costumbre en la organizacin. Ejemplo: una empresa no ha
determinado cual ser el lmite de entrada de su personal, y a este se le acepta
con 15 minutos de retraso.

FORMULACION DE POLITICAS DE VENTAS

Quizs el aspecto ms importante de la planificacin de una empresa es el que
tiene que ver con aquellos bienes o servicios que la empresa fabrica. Su xito y
la formulacin (la poltica que se deber seguir en relacin con el producto
determinaran, ms que ninguno otro factor, la supervivencia misma de la
empresa, pues el producto es el factor que determina ( directa o
indirectamente) la capacidad de la organizacin para llevar a cabo nuevamente
el proceso de transformacin. La formulacin de la poltica en relacin con el
producto tiene que ver con el establecimiento de guas para elegir el artculo
que se producir (bien o servicio) y
Que se ofrecer al mercado. Otro problema ser la fijacin de la poltica de
precios, que comprende no solo la determinacin de los precios mismos, sino
tambin los programas de descuentos y otros. Surge tambin la fijacin de la
poltica de distribucin del producto: si se entregara a mayoristas, o se venderla
directamente al pblico consumidor, o una mezcla de ambos. Finalmente,
deber fijarse las polticas de ventas y la promocin de ella. En este aspecto
debe considerarse la publicidad que se dar al producto, el empaquetado, la
fijacin de programas especiales, como concursos, etc.

POLTICAS DE SELECCIN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL:

Esta es una poltica fundamental, ya que constituye la base para la formacin
de los cuadros humanos a travs de cuyas conductas se desenvuelve la
empresa. La poltica debe dar las pautas sobre las caractersticas generales
que la organizacin pide a sus integrantes (edad, experiencia, nivel de
conocimientos, etc.).

POLTICAS DE REMUNERACIN:
Esta poltica fija los criterios de la organizacin para compensar a sus
participantes directos. No solo se refiere a los sueldos, sino que tambin toma
en cuenta otros aspectos como participacin en los beneficios, primas,
bonificaciones, y otro tipo de remuneraciones econmicas. Se incluyen en ella
las escalas de sueldos, tomando en cuenta las funciones y responsabilidades
de los cargos.

POLTICAS SOBRE RELACIONES CON SINDICATOS:

El sindicato es una organizacin que vive dentro de la empresa. Es importante
fijar la actitud de la empresa; frente a l en muchos casos su poltica consiste
en adoptar una actitud de cooperacin que muchas veces ahorra disgustos y
dinero. Otro aspecto consiste en la manera de resolver las quejas. Algunas
empresas establecen mecanismos especiales, rbitros imparciales, etc.; otros
tratan de solucionarlas directamente entre los directores y los subordinados,
utilizando los otros mecanismos en forma excepcional.

POLTICAS SOBRE MORAL INTERNA:

Tratan de aumentar el grado de compromiso de los trabajadores con la
empresa y de entregar a estos beneficios sociales que les corresponden y que
pueden solucionar muchos posibles conflictos. As, existen polticas sobre
vacaciones, licencias por enfermedad, pensiones de retiro, casino, y otros
aspectos de bienestar.

Las polticas que se han presentado ms arriba son algunos ejemplos del tipo
de polticas que debe tomar una empresa, tantos generales, o aplicables a toda
la organizacin, como particulares, referidas a las diferentes areas
funcionales. Ellas establecen guas generales en su rea respectiva, y permite
que los ejecutivos, o administradores a diferentes niveles, pueden basar sus
decisiones, las que, en la medida que se ajusten a las polticas generales,
permiten esperar que la empresa pueda desarrollarse con un mnimo de
conflictos, estableciendo una buena coordinacin y delegacin de autoridad
entre las diferentes unidades administrativas.
Una poltica clara sobre contrataciones evitara problemas en determinar los
requisitos que deben poseer los futuros participantes. No habr problemas en
decidir la aceptacin o el rechazo de un postulante y, si todos cumplen con ella,
se establecern conductas similares entre las diversas unidades y los
diferentes casos particulares que se presenten.
Finalmente, debe quedar en claro que las polticas no consultan todas las
decisiones. Ellas dictan las lneas generales, y siempre quedara dentro del
mbito de la responsabilidad del ejecutivo un vasto campo de decisiones que
se refieren no solo a las materias en que no se ha dictado una poltica, sino que
tambin a distintos aspectos de los enlaces concretos en que si se han dictado
polticas generales.

FORMULACIN DE POLTICAS DE PRODUCCIN:

Al igual que en la formulacin de las polticas de venta, en la fabricacin del
producto tambin deben fijarse determinadas polticas generales. Ente ellas
tenemos la de comprar o producir. Es decir, determinar si se debe comprar o se
debe hacer un producto o una pieza de este producto. Por ejemplo, una
empresa que fabrique muebles puede optar por tener sus propios maestros que
trabajen en sus talleres, o bien, comprar la produccin de diversos maestros
independientes. Pueden tambin optar por una poltica de especializar a los
maestros en hacer determinadas piezas, en forma particular, llevando a cabo la
empresa el ensamblaje o montaje de los muebles.
Otra poltica importante que deben fijarse en produccin es el volumen del
ritmo. En algunos casos podr trabajar a plena capacidad y tres turnos. Otras
empresas pueden optar por la poltica de producir bajo la capacidad plena por
los riesgos que trae el tener altos inventarios. En este caso, el pronstico que
hacemos de las ventas futuras ser un factor determinante en la fijacin de
esta poltica.
La poltica de inventarios es otro ejemplo de formulacin de polticas en el rea
de produccin. Debe tender a que la empresa no acumule grandes inventarios,
es decir, no tenga almacenada una gran cantidad del producto que fabrica y,
por otra parte, no tenga inventarios tan pequeos que no puedan disponer de
productos cuando los clientes los pidan. En el primer caso, se corren riesgos de
obsolencia, perdida de parte de los productos por el almacenaje mismo, etc. En
el segundo caso, se corre el riesgo de la prdida de clientes.

LINEAMIENTOS PARA SU FORMULACIN:

1. Establecerlos por escrito y darles validez.

2. Redactarse claramente y con precisin.
3. Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
4. Coordinarse con las dems polticas.
5. Revisarse peridicamente.
6. Ser razonables y aplicables en la practica.
7. Estar acordes con los objetivos de la empresa.
8. Ser flexibles.