POLTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIN DE DATOS PERSONALES DE LOS

TITULARES
SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA -IPS
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, SALUD OCUPACIONAL DEL
HUILA LIMITADA IPS adopta la presente poltica para el tratamiento de datos personales, la cual ser
informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las
actividades acadmicas, culturales, comerciales o laborales.
De esta manera, la IPS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y
la autonoma universitaria, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus
actuaciones se regirn por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia,
acceso y circulacin restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades culturales, acadmicas, contractuales,
comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la IPS cualquier
tipo de informacin o dato personal, podr conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. IDENTIFICACIN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA INSTITUCN: SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA -IPS
DOMICILIO Y DIRECCIN: CALLE 13 N 5-34
CORREO ELECTRNICO: info@saludocupacionaldelhuila.com
TELEFNO: 8722063

II. MARCO LEGAL

Constitucin Poltica, artculo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Sentencias C 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
III. MBITO DE APLICACIN
La presente poltica ser aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA IPS
cuyo titular sea una persona natural.

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IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente poltica y en concordancia con la normatividad vigente en materia de
proteccin de datos personales, se tendrn en cuenta las siguientes definiciones:

Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicacin verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las polticas de
tratamiento de informacin que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Causahabiente:
persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de sta (heredero).
Dato personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Dato pblico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos pblicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesin u oficio ya su calidad de comerciante o
de servidor pblico. Por su naturaleza, los datos pblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
pblicos, documentos pblicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estn sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminacin, tales como que revelen el origen racial o tnico, la orientacin
poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poltico o que garanticen los derechos y
garantas de
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, enva la informacin o los datos personales a un receptor, que a su
vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pas.

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Transmisin: tratamiento de datos personales que implica la comunicacin de los mismos dentro o fuera del
territorio de la Repblica de Colombia cuando tenga por objeto la realizacin de un tratamiento por el
encargado por cuenta del responsable.
V. PRINICIPIOS
Para efectos de garantizar la proteccin de datos personales, La IPS aplicar de manera armnica e integral
los siguientes principios, a la luz de los cuales se deber realizar el tratamiento, transferencia y transmisin de
datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una

actividad reglada, la cual deber estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen
el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice La IPS o a la
cual tuviere acceso, obedecern a una finalidad legtima en consonancia con la Constitucin Poltica
de Colombia, la cual deber ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales slo puede realizarse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrn ser
obtenidos o divulgados sin previa autorizacin, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial
que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la informacin sujeta a Tratamiento de datos personales debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, La IPS garantizar al Titular su
derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la existencia de
cualquier tipo de informacin o dato personal que sea de su inters o titularidad.
Principio de acceso y circulacin restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los
lmites que se derivan de la naturaleza de stos, de las disposiciones de la ley y la Constitucin. En
consecuencia, el tratamiento slo podr hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la informacin pblica, no podrn estar
disponibles en internet u otros medios de divulgacin o comunicacin masiva, salvo que el acceso
sea tcnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido slo a los titulares o terceros
autorizados conforme a la ley.

Para estos propsitos la obligacin de La IPS, ser de medio.

Principio de seguridad: la informacin sujeta a tratamiento por La IPS, se deber manejar con las
medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en La IPS, administren, manejen,
actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos,
estn obligadas a garantizar la reserva de la informacin, por lo que se comprometen a conservar y
mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la informacin que
llegaren a conocer en la ejecucin y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades
autorizadas expresamente por la ley de proteccin de datos. Esta obligacin persiste y se mantendr
inclusive despus de finalizada su relacin con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

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VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de proteccin de datos, los
siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la IPS en su condicin de
responsable del tratamiento. Este derecho se podr ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est expresamente prohibido o
no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorizacin otorgada a la IPS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio
vlido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorizacin.
c. Ser informado por la IPS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las dems normas que la modifiquen, adicionen o
complementen, previo trmite de consulta o requerimiento ante la IPS.
e. Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantas constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez
cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente poltica que motiven
nuevas consultas.
Estos derechos podrn ser ejercidos por:

El titular, quien deber acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le
ponga a disposicin la IPS
Los causahabientes del titular, quienes debern acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditacin de la representacin o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los nios y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurar el respeto a los derechos prevalente de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza
pblica, y en este caso el tratamiento deber cumplir con los siguientes parmetros:
Ley 1581 de 2012. Artculo 10. Casos en que no es necesaria la autorizacin. La autorizacin del Titular no
ser necesaria cuando se trate de:
a) Informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial;
b) Datos de naturaleza pblica;
c) Casos de urgencia mdica o sanitaria;
d) Tratamiento de informacin autorizado por la ley para fines histricos, estadsticos o cientficos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

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Quien acceda a los datos personales sin que medie autorizacin previa deber en todo caso cumplir con las
disposiciones contenidas en la presente ley.
a. Responder y respetar el inters superior de los menores
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacin y capacitar a los
representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los nios, nias y
adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca
del uso responsable y seguro por parte de nios, nias y adolescentes de sus datos personales, su derecho a
la privacidad y proteccin de su informacin personal y la de los dems.
VII. DEBERES DE LA IPS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS PERSONALES
La IPS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de
manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos.
Por lo tanto, la IPS utilizar los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas
expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y proteccin de datos personales, la IPS tendr los siguientes deberes, sin perjuicio de otros
previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el titular para el tratamiento de datos
personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recoleccin y los derechos que le asisten en virtud de
la autorizacin otorgada.
d. Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracin,
prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la informacin sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la informacin, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los
datos del titular. Adicionalmente, se debern implementar todas las medidas necesarias para que la
informacin se mantenga actualizada.
g. Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la informacin del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados por la ley.
j. Identificar cuando determinada informacin se encuentra en discusin por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones a los cdigos de seguridad
y existan riesgos en la administracin de la informacin de los titulares.

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m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar nicamente datos cuyo tratamiento est previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los nios, nias y adolescentes, en aquellos casos
en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trmite" en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda "informacin en discusin judicial" una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular informacin que est siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido
ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
s. Permitir el acceso a la informacin nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular slo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada
debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre proteccin de datos personales.
VIII. AUTORIZACIN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
La IPS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para
el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
b. Datos de naturaleza pblica.
c. Casos de urgencia mdica o sanitaria.
d. Tratamiento de informacin autorizado por la ley para fines histricos, estadsticos o cientficos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
Manifestacin de la autorizacin
La autorizacin a la IPS para el tratamiento de los datos personales ser otorgada por:

El titular, quien deber acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le
ponga a disposicin La IPS
Los causahabientes del titular, quienes debern acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditacin de la representacin o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Medios para otorgar la autorizacin

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La IPS obtendr la autorizacin mediante diferentes medios, entre ellos el documento fsico, electrnico,
mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtencin del
consentimiento mediante conductas inequvocas a travs de las cuales se concluya que de no haberse surtido
la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o
capturado en la base de datos.
La autorizacin ser solicitada por La IPS de manera previa al tratamiento de los datos personales.
Prueba de la autorizacin
La IPS conservar la prueba de la autorizacin otorgada por los titulares de los datos personales para su
tratamiento, para lo cual utilizar los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que
adoptar las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo sta. En
consecuencia la IPS podr establecer archivos fsicos o repositorios electrnicos realizados de manera directa
o a travs de terceros contratados para tal fin.
Revocatoria de la autorizacin.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorizacin otorgada a la IPS
para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresin de los mismos, siempre y cuando no lo
impida una disposicin legal o contractual. La IPS establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan
al titular revocar su autorizacin o solicitar la supresin sus datos personales, al menos por el mismo medio
por el que lo otorg.
Para lo anterior, deber tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una
parte, de manera total en relacin con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la IPS deber cesar cualquier
actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relacin con ciertos tipos de
tratamiento, en cuyo caso sern estos sobre los que cesarn las actividades de tratamiento, como para fines
publicitarios, entre otros. En este ltimo caso, la IPS podr continuar tratando los datos personales para
aquellos fines en relacin con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de usuarios, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores,
contratistas, o de cualquier persona con la cual la IPS tuviere establecida o estableciera una relacin,
permanente u ocasional, lo realizar en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condicin de
Institucin Prestado de Salud, y sern todos los necesarios para el cumplimiento de la misin institucional.
En todo caso, los datos personales podrn ser recolectados y tratados para:
a. Realizar el envo de informacin relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por rea de
inters, servicios ofrecidos por la IPS.
b. Desarrollar la misin de la IPS conforme a sus estatutos
c. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.
d. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y
comerciales

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e. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurdico colombiano en materia laboral y de seguridad social,
entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
f. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de la IPS
g. Desarrollar programas conforme a sus estatutos
h. Mantener en contacto a usuarios con servicios de la IPS.
i. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
Para el tratamiento de datos personales de nios, nias y adolescentes se proceder de acuerdo con lo
contemplado en la presente poltica en el aparte relacionado con los derechos de stos.
Datos sensibles
Para el caso de datos personales sensibles, la IPS podr hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a. El titular haya dado su autorizacin explcita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el
otorgamiento de dicha autorizacin.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el inters vital del Titular y este se encuentre fsica o
jurdicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales debern otorgar su autorizacin.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
d. El Tratamiento tenga una finalidad histrica, estadstica o cientfica. En este evento debern adoptarse las
medidas conducentes a la supresin de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la
autorizacin previa, expresa e informada del titular, la cual deber ser obtenida por cualquier medio que
pueda ser objeto de consulta y verificacin posterior.
X. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento fsico, electrnico o en cualquier otro formato, puesto a disposicin del
titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A travs de este documento se
comunica al titular la informacin relacionada con la existencia de las polticas de tratamiento de informacin
de la IPS y que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caractersticas del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deber contener, como mnimo, la siguiente informacin:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual sern sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular

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d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la poltica de
tratamiento de la informacin y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe
informar al titular cmo acceder o consultar la poltica de tratamiento de informacin.
e. El carcter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles
XI. GARANTAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la IPS pondr a disposicin de ste, previa
acreditacin de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogacin alguna,
de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a travs de todo tipo de medio,
incluyendo los medios electrnicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deber
ofrecerse sin lmite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en lnea.
XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE
RECTIFICACIN, ACTUALIZACIN Y SUPRESIN DE DATOS
a. Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrn consultar la informacin personal del titular que repose en la IPS,
quien suministrar toda la informacin contenida en el registro individual o que est vinculada con la
identificacin del Titular.
Con respecto a la atencin de solicitudes de consulta de datos personales la IPS garantiza:

Habilitar medios de comunicacin electrnica u otros que considere pertinentes.

Establecer formularios, sistemas y otros mtodos simplificados, los cuales debern ser informados
en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de Informacin y Atencin al Usuario.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atencin de solicitudes
de consulta, las mismas sern atendidas en un trmino mximo de diez (10) das hbiles contados a
partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho trmino,
se informar al interesado antes del vencimiento de los 10 das, expresando los motivos de la
demora y sealando la fecha en que se atender su consulta, la cual en ningn caso podr superar
los cinco (5) das hbiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las consultas podrn formularse al correo atencionalusuario@saludocupacionaldelhuila.com o
info@saludocupacionaldelhuila.com

b. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacin contenida en una base de datos debe ser
objeto de correccin, actualizacin o supresin, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la ley, podrn presentar un reclamo ante la IPS, el cual ser tramitado bajo las
siguientes reglas:

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1. El reclamo del Titular se formular mediante solicitud dirigida a la IPS al correo electrnico
atencionalusuario@saludocupacionaldelhuila.com, info@saludocupacionaldelhuila.com o mediante
comunicacin escrita dirigida a Servicio de Informacin y Atencin al Usuario (SIAU), con la identificacin del
titular, la descripcin de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccin, y acompaando los documentos
que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir al interesado dentro de los cinco (5)
das siguientes a la recepcin del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informacin requerida, se entender que ha
desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar traslado a quien
corresponda en un trmino mximo de dos (2) das hbiles e informar de la situacin al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, ste se catalogar con la etiqueta "reclamo en trmite" y el motivo
del mismo, en un trmino no mayor a dos (2) das hbiles. Dicha etiqueta se mantendr hasta que el reclamo
sea decidido.
3. El trmino mximo para atender el reclamo ser de quince (15) das hbiles contados a partir del da
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho trmino, se
informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender su reclamo, la cual en ningn
caso podr superar los ocho (8) das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.
c. Peticin de actualizacin y/o rectificacin
La IPS rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la informacin de ste que resulte ser incompleta o
inexacta, de conformidad con el procedimiento y los trminos antes sealados, para lo cual se tendr en
cuenta:
1. El titular deber allegar la solicitud al correo electrnico atencionalusuario@saludocupacionaldelhuila.com,
info@saludocupacionaldelhuila.com o mediante comunicacin escrita dirigida a Servicio de Informacin y
Atencin al Usuario (SIAU), indicando la actualizacin y/o rectificacin a realizar y aportar la documentacin
que sustente su peticin.

2. La IPS podr habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre
y cuando stos lo beneficien. En consecuencia, se podrn habilitar medios electrnicos u otros que
considere pertinentes, los cuales sern informados en el aviso de privacidad y se pondrn a
disposicin de los interesados en la pgina web.

d. Peticin de supresin de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la IPS su supresin (eliminacin) en cualquiera
de los siguientes eventos:
1. Considere que los mismos no estn siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones
previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

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3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresin implica la eliminacin total o parcial de la informacin personal de acuerdo con lo solicitado por
el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la IPS. Sin embargo este
derecho del titular no es absoluto y en consecuencia la IPS podr negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminacin de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones
fiscales, la investigacin y persecucin de delitos o la actualizacin de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurdicamente tutelados del titular; para realizar una
accin en funcin del inters pblico, o para cumplir con una obligacin legalmente adquirida por el titular.
XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
La IPS, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la
facultad de mantener y catalogar determinada informacin que repose en sus bases o bancos de datos, como
confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en
consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educacin, a la libre ctedra, y principalmente
de la autonoma Universitaria.
La IPS, proceder de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentacin que para tal fin expida el
Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos
(RNBD) que ser administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio
pblico de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el pas; y que ser de libre consulta para
los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la IPS adoptar las
medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XV. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La IPS ser la responsable del tratamiento de los datos personales. El Servicio de Informacin y Atencin al
Usuario (SIAU) y HSEQ sern los encargados del tratamiento de los datos personales, por cuenta de LA IPS
XVI. VIGENCIA
La presente poltica rige a partir del 8 de Noviembre de 2016 y deja sin efectos los reglamentos o manuales
especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias acadmicas y/o administrativas en la IPS.

LUZ DARY STERLING CUELLAR

Gerente

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