Elementos de Excel

Qu es una hoja de clculo?

Las hojas de clculo son herramientas informticas diseadas para hacer

operaciones numricas. Con ellas se pueden realizar clculos matemticos,
estadsticos, tcnicos o financieros. Es una de las herramientas ms utilizadas en
ofimtica, sobre todo en administracin.

Las hojas de clculos se agrupan en libros. Cada libro puede tener desde una
hoja a miles. Cuando guardamos un archivo de Excel estamos guardando un libro,
aunque solamente contenga una hoja. La unidad bsica de una hoja de clculo es
la celda, que es aquel espacio que resulta de la interseccin de una columna
(divisin vertical) y una fila (divisin horizontal). Las celdas le dan a la hoja de
clculo su apariencia caracterstica en forma de cuadrcula rectangular.

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Cada hoja de clculo de Excel posee 256 columnas (rotuladas alfabticamente) y
65.536 filas (numeradas). Esta extensin es ms que suficiente para los clculos
que tienen que hacer la mayora de usuarios de Excel. Las celdas tambin tienen
su propio sistema de nominacin, que resulta de la combinacin de del nombre de
la columna con el nmero de la fila. De esta forma, la primera celda de la hoja de
clculo (arriba a la izquierda) se llama A1 (A por la columna y 1 por la fila). De esta
forma es muy fcil identificar las celdas en la hoja. Como veremos despus, en las
celdas se pueden introducir datos en forma de nmeros, en forma de letras y en
forma de frmulas. stas ltimas son el aspecto ms interesante de una hoja de
clculo, pues con ellas se consigue la mxima funcionalidad y productividad. Una
frmula consiste en definir un tipo de operacin matemtica (suma, resta,
multiplicacin,...) respecto de unas celdas de la hoja, de forma que nos d el
resultado de dicha operacin.

Novedades de Excel 2007

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Bsicamente, el funcionamiento del programa Excel 2007 es igual al de sus
versiones anteriores. Lo ms novedoso de esta versin es la estructura del men
ya que la barra de men ha sido sustituida por una Banda en la que se emplazan
en forma de pestaas todas las opciones.

Aspectos mejorados Al igual que los dems programas contenidos en el

paquete Office, el programa Excel 2007 ha mejorado en algunos aspectos. Por
ejemplo, ha aumentado sus posibilidades para que los archivos puedan ser
compartidos en una Intranet o exportados hacia Internet. En la Ayuda, si el
asistente no puede contestar a la pregunta formulada, nos conectar directamente
con la pgina de Microsoft en Internet. Tambin se ha mejorado la barra de
herramientas (figura 1), hacindola ms manejables. Por otra parte, los mens son
ahora "inteligentes", ya que algunas opciones de los mens superiores, se
expanden o contraen dependiendo del uso que se haga de ellos para as ampliar el
espacio visual de la pantalla.
 Novedades El euro tambin ha llegado al programa, que incluye en la
barra de herramientas Formato un botn para convertir a esta moneda. Adems se
han introducido nuevos y tiles formatos de celda. La categora 'Especial' de Men
Formato > Celdas incluye formatos como Cdigo Postal, Telfono, N de la
Seguridad Social, etc.

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Tambin es destacable la integracin con el correo electrnico. Ahora, desde

un botn de la barra de herramientas Estndar se puede enviar el fichero de hoja
de clculo directamente a travs del correo electrnico. Otra novedad es el
autollenado de formato. Al aadir datos en la parte inferior de una lista, Excel 2007
extiende automticamente el mismo formato que las celdas precedentes, es decir
que si por ejemplo introduzco fechas en una columna al seguir introduciendo
valores en esa misma columna, Excel automticamente entiende que son fechas y
aplica el formato de las anteriormente introducidas. Esta accin deba realizarse
manualmente en versiones anteriores. Tambin son novedosos los nuevos
cursores que adoptan formas en funcin de las acciones que vayamos a realizar.
Por ejemplo, al crear una frmula, el cursor adopta la forma de una celda gris para
indicarnos que debemos seleccionar una celda de la hoja de clculo.

Iniciar y cerrar Excel

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.

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Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el
programa.
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Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte

superior derecha de la ventana de Excel.

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin

de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir de Excel.
La pantalla Inicial

Al iniciar Excel aparece una ventana inicial como la de la figura 2, en ella

definiremos los elementos de Excel. Es importante sealar que puede ser que las
herramientas que tengas definidas en tu equipo no sean las mismas que las que
aqu aparecen, ya que, como antes indicamos, la barra de herramientas es
inteligente y muestra las que se han usado recientemente o las que ms se usan.

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Las Barras

Barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese

momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el

extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y

cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como

Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Barra
de herramientas de acceso rpido.

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Desde aqu podemos personalizar nuestra barra de acceso rpido y si le damos a

la opcin ms comandos, aadiremos los botones que deseemos para, de esta
forma, acceder ms rpidamente a los que ms usemos:

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La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en
Excel.
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Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers

porque tienen un color atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que
te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente
aquellas opciones que te sern tiles.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado.

De esta forma, pulsando la tecla ALT y las letras que aparecen podremos acceder
a las distintas opciones del men sin necesidad de usar el ratn.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para
ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y
las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento
en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. .

El Botn Office

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Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda

de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que
puedes realizar sobre el documento: Guardar, Imprimir, crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Banda de opciones con la combinacin de teclas ALT+A.

Este men contiene tres tipos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.

Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por
ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer
clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms
informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

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Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la
derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de
opciones. Por ejemplo, la opcin Enviar para acceder a las opciones de enviar
correo electrnico.
 La barra de frmulas

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Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar
ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en
los tringulos.

La Ayuda

Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.

Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el

interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de

ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

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