Procedimiento Administrativo

La notificacin electrnica en sede administrativa Innegable realidad o perfecta excepcin?

Por: Prometheo CDA 15 Nov 2015, 07:11

El autor realiza un interesante anlisis sobre las implicancias de la notificacin

electrnica en sede administrativa, centrndose en el caso de la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

LA NOTIFICACION ELECTRONICA EN SEDE ADMINISTRATIVA

INNEGABLE REALIDAD O PERFECTA EXCEPCION A LA REGLA? EL
CASO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES
SBN

Por Wuilber Jorge Alca

Robles [1]

I. INTRODUCCION.

Si nos detuviramos a analizar con relativo optimismo, el actual sistema de

notificaciones de la gran mayora de actos administrativos que se gestan en
nuestro sistema legal vigente, llegaramos como primera conclusin a
considerar que estamos ante un sistema enrevesado y costoso, donde salvo
notorias excepciones ([2]), la gran mayora de instituciones a lo largo y ancho
de nuestro pas, todava funcionan bajo un sistema de notificaciones que se
asemejan al de las dcadas pasadas.

La posibilidad de implementar como poltica de Estado, un sistema obligatorio

de notificacin electrnica en el mbito administrativo, quizs genera en la
actualidad segn muchos gurs o entendidos en la materia - un excesivo
optimismo, miopa o pensamiento surrealista, de nuestra actual realidad
nacional, no obstante lo controversial del tema, creo que debemos reconsiderar
o al menos analizar con mayor objetividad, que dicha afirmacin ya no sera tan
cierta y que al menos a nivel nacional habra casos de casos. No postularemos
ninguna gran revolucin en esta materia, ya que me sigo apegando a las
definiciones modernas que sobre la notificacin existen, al considerarla en el
sentido que La notificacin consiste en una comunicacin formal del acto
administrativo, de la que se hace depender la eficacia de aqul y constituye
una garanta, tanto para el administrado como para la propia administracin.
Para aquel en especial, porque le permite conocer exactamente el acto, y le
permite en su caso impugnarlo. La notificacin no es, por tanto un requisito de
validez, pero s de eficacia del acto ([3]), no obstante soy de la idea, que su
progresiva implementacin electrnica, para nada se contrapone con el respeto
al derecho constitucional de acceso a la informacin pblica, al principio de
transparencia en la actuacin de los rganos estatales y buen uso de medios
electrnicos, todos ellos orientados a permitir el acceso oportuno, cierto y de
forma confiable de determinado tipo de informacin en el mbito del derecho
administrativo estatal.

Entonces, la importancia de evaluar este problema, radicara en la posibilidad

concreta, de la reduccin objetiva del tiempo y costos para su tramitacin,
incrementando la tendencia a la formalizacin en los actos no solo de la
entidades pblicas, sino de la poblacin econmicamente activa, reduciendo
con ello los incentivos a la informalidad, se optimizaran los recursos del
inversionista y del Estado porque no slo se disminuiran costos, sino de esta
manera el presupuesto de las entidades del Estado podra ser reorientado a
temas de mayor inters (Investigacin, produccin y mejora de bienes y
servicios, en lugar de procesos rutinarios que pueden ser automatizados). En
este sentido, la notificacin si bien es un elemento normado en campo del
derecho administrativo, en la actualidad ha venido incorporando la utilizacin
de herramientas como la informtica y las plataformas tecnolgicas
optimizando su uso y cumpliendo no solo con reducir tiempos, sino en
consecuencia logrando que el acto administrativo sea eficaz y oportuno ([4]).

II. LA NOTIFICACION BAJO LA LEY 27444

En toda institucin del Estado donde se tramiten procedimientos

administrativos, es la regla proceder con la debida notificacin a los
administrados, para ello se emplean diversas modalidades, entre las que
aparece la llamada notificacin electrnica, claro est, siempre que otras
normas especiales no establezcan una modalidad distinta de notificacin, as lo
dispone el numeral 20.4 del artculo 20 ([5]) de la Ley N 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, concordante con el numeral 20.1.2 del
referido artculo 20. Es as, como se reconoce como medio vlido de
notificacin al correo electrnico, siempre que permita comprobar
fehacientemente su acuse de recibo, la identidad de quin lo recibe y su
empleo hubiese sido solicitado expresamente por el administrado, en buena
cuenta, a partir de la misma, una notificacin puede realizarse legalmente
mediante correo electrnico y siempre reitero, que se respete lo regulado en los
artculos 20 a 25 del referido cuerpo normativo, como son los requisitos que
debe reunir la notificacin de los actos administrativos, las modalidades de
notificacin, regmenes, plazos y vigencia.

El sistema de Notificacin se encuadra entonces, en el marco de la Ley N

27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado en su el art. 4
([6]); la Ley N 29091, Ley que establece la publicacin de diversos dispositivos
legales en el Portal Institucional del Estado y en los Portales Institucionales
sectoriales; el Decreto Supremo N 001-2009-JUS, que reglamenta la Ley N
29091 y el Decreto Supremo N 081-2013-PCM, que aprueba la Poltica
Nacional de Gobierno Electrnico 2013-2017.

No se debe olvidar, que con relacin a las modalidades de notificacin, las

mismas ya tenan un variado reconocimiento en el artculo 163 del Cdigo
Procesal Civil, cuando ste regulaba que son aplicables mediante telegrama,
correo certificado, telefax; o cualquier otro medio, es por esto ltimo, que se
incluye el mecanismo de la notificacin electrnica, la cual se la reconoce como
vlida, siempre que permita comprobar fehacientemente su acuse de recibo y
quin lo recibe; y esencialmente que su empleo hubiese sido solicitado
expresamente por el administrado, consignado claramente en su escrito alguna
direccin electrnica que conste en el expediente, criterio que si bien en un
primer comienzo se acept se realice expresamente por correo electrnico,
pero luego con el Decreto Legislativo N 1029, publicado el 24 junio 2008, se
modific y concibi una frmula ms genrica pero cerrada para su control,
exigindose que adems se tenga el acuse de recibo y la identificacin plena
de quien lo recibe, adems de dotarla de mecanismos que permitan la
proteccin e inalterabilidad de la informacin.

Como fuere, el sistema de notificacin en general y particularmente las

relativas al mbito administrativo, en la actualidad ya se han visto afectadas
transversalmente, por las llamadas nuevas tecnologas de la informacin, la
firma digital, el entorno virtual y el uso de claves encriptados, entre otras, todas
afines a un nuevo sistema de notificacin electrnica que sin desalinearse del
marco legal propio de un mecanismo de defensa y ejercicio de tutela procesal
efectiva, pero que ya se vienen ejercitando en un entorno tecnolgico y digital
que supera el mbito puramente informtico, todo ello de cara al llamado
Gobierno electrnico.

III. EL GOBIERNO ELECTRONICO

Mediante la Resolucin Ministerial N 381-2008-PCM, se establecieron los
lineamientos, mecanismos y estndares para implementar la interconexin de
equipos de procesamiento electrnico de informacin entre las entidades del
Estado, a esto se le denomino Plataforma de Interoperabilidad del Estado -
PIDE, la cual se configur como una plataforma tecnolgica que est a
disposicin de las entidades pblicas, integrantes del Sistema Nacional de
Informtica, en la idea que progresivamente vayan implementando servicios
pblicos en lnea por medios electrnicos y/o el intercambio electrnico de
datos, pero que en cualquier caso requieran de la participacin de una o ms
entidades del Estado.

En este marco surge el denominado Gobierno Electrnico, que no es ms que

la estructura organizacional que se sustenta en la Interoperabilidad interestatal
que permite llevar a la prctica las polticas de Modernizacin del Estado,
Descentralizacin, Simplificacin Administrativa y que se definira en la prctica
como el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) por
parte del Estado, pero destinados a brindar servicios e informacin a los
ciudadanos, aumentar la eficacia y eficiencia de la gestin pblica, e
incrementar sustantivamente la transparencia del sector pblico y la
participacin ciudadana. La Estrategia de Gobierno Electrnico, el Sistema
Nacional de Informtica, la Agenda Digital Peruana, las Funciones de ONGEI,
etc., son slo algunos temas de actual inters y estrechamente vinculados a la
implementacin de un sistema de notificacin electrnica.

En nuestro pas, la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica

(ONGEI), es el rgano Tcnico Especializado que depende directamente del
Despacho de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) y que se
constituye como Ente Rector del Sistema Nacional de Informtica, cuyas
principales funciones son el liderar los proyectos, la normatividad, y las
diversas actividades que en materia de Gobierno Electrnico realiza el Estado.
Entre sus actividades permanentes se encuentran las vinculadas a la
normatividad informtica, la seguridad de la informacin, el desarrollo de
proyectos emblemticos en Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
(TIC), brindar asesora tcnica e informtica a las entidades pblicas que lo
requieran, as como, ofrecer capacitacin y difusin en temas de Gobierno
Electrnico y la modernizacin y descentralizacin del Estado.

Finalmente, la ONGEI se encarga de la administracin de diversos

portales web del Estado, entre los que se encuentran el hoy muy conocido
Portal del Estado Peruano (PEP), portal de mayor jerarqua a nivel de Estado,
que se constituye en el sistema interactivo de informacin y servicios pblicos a
los ciudadanos a travs del entorno virtual o Internet a nivel nacional; asimismo
el Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas (PSCE) o el Portal de la
Comisin de Comisin de Desarrollo de la Sociedad de la Informacin
(CODESI), entre otros.

IV. LAS NOTIFICACION ELECTRONICA

Si bien en un inicio, la implementacin de un sistema de notificacin
electrnica, apunto al uso masivo de los ya existentes correos electrnicos y su
vinculacin con los administrados como potenciales solicitantes o recurrentes
de los actos administrativos. En tanto el correo electrnico personal del
interesado no permite confirmar fehacientemente la fecha cierta en que se
recibi la notificacin, ni la intangibilidad de su contenido, se hizo necesario
crear un nuevo sistema ms seguro y confiable.

Es as como se reoriento el desarrollo del sistema, y se propendi a la

implementacin de un sistema de casillas electrnicas, sistema en la que la
entidad pueda depositar de manera segura las notificaciones y tenga un
registro de la fecha en que lo hace. De esta manera, el interesado es notificado
vlidamente en la casilla electrnica que se le asigne y de forma
complementaria si se autorizara en su correo personal; de tal forma que en
caso de duda o cuestionamiento sobre la fecha en que se recibi la
notificacin, se tendr por vlida la fecha que aparece en la casilla electrnica.

La casilla electrnica est dotada de garantas que permiten acreditar la fecha

exacta en que se notific el documento, as como aseguran su
confidencialidad, en tanto que slo el interesado tiene acceso mediante un
cdigo y una clave personal y es la entidad pblica la que controla a travs de
una plataforma tecnolgica de primer nivel, su contenido e intangibilidad, es
decir que dicha informacin remitida no sea pasible de alteracin alguna.

Los componentes para que este sistema de notificacin electrnica sea seguro,
confiable y eficiente, requiere en lo ms bsico el implementar: 1) Buzn
Electrnico: El cual la podemos definir como la seccin ubicada dentro de la
estructura web de la entidad pblica o comnmente denominada de
Operaciones o servicios en Lnea, asignada al administrado, donde se
depositan las copias de los documentos en los cuales constan los actos
administrativos que son materia de notificacin, as como dems
comunicaciones de tipo informativo. 2) Las Notificaciones electrnicas: que son
los medios electrnicos, previamente aprobados por el titular del pliego en su
TUPA, mediante el cual se depositarn en el buzn electrnico asignado al
administrado, en archivo adjunto la copia de los documentos en los cuales
constan los actos administrativos.

V. SISTEMA DE NOTIFICACIONES EN LA SBN

Sin perjuicio del marco normativo ya desarrollado, tratare de manera especial y
de forma sucinta, el caso vinculado al Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Como conocemos, su ente Rector es la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales SBN, su marco legal es la Ley N 29151 Ley General del Sistema
Nacional de Bienes Estatales y su reglamento, el Decreto Supremo N 007-
2008-VIVIENDA, en relacin a la notificacin de los diversos actos
administrativos con evidentes efectos jurdicos sobre las entidades del sistema
y terceros otorgados en el mbito de su competencia ([7]), se tienen a los actos
de administracin, adquisicin, disposicin, supervisin y registro de los bienes
integrantes del patrimonio del Estado, los cuales en la actualidad vienen siendo
notificados bajo las reglas de lo dispuesto por la Ley N 27444. Si bien en la
realidad de las diversas instituciones del en general, se vienen presentando
supuestos de demora en las notificaciones y como consecuencia deficiencia en
el cumplimiento de la finalidad perseguida, as como mayores costos e
innecesario empleo de recursos, medios o materiales fsicos para su
realizacin, esta realidad estatal crtica, ha obligado a un profundo anlisis y
bsqueda de soluciones, por parte de las autoridades de la Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales ([8]).

En esta lnea de accin, la SBN actualmente estudia la posibilidad va proyecto

de Ley, de implementar aspectos que regulen las notificaciones electrnicas en
el mbito de sus competencias, pero ad portas a las nuevas reglas del
Gobierno Electrnico, las cuales seran de aplicacin a todas las unidades
orgnicas de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, en el marco de
la poltica de desconcentracin de la SBN, aplicable a los actos administrativos
que recaigan en los procesos relacionados con las funciones de la
Superintendencia, siendo concebida como un medio de notificacin a los
administrados en los procedimientos de adquisicin, administracin y
disposicin de predios de propiedad del Estado sujetos a su competencia, los
procedimientos de supervisin, fiscalizacin y sancionador, as como todo otro
acto administrativo vinculado a las funciones rectoras y tcnicas de la
Superintendencia, para ello se notificara en el correo electrnico que sealen
las personas comprendidas o intervinientes, previa autorizacin de estos,
asimismo para determinados supuestos tipificados en el reglamento respectivo.

Este sistema de casillas electrnicas, tendr un registro donde se asigne,

administre y deposite las notificaciones y exista un control de la fecha en se
hace, de esta manera, el interesado es notificado necesariamente en la casilla
electrnica que se le asigne, para ello dicha casilla est dotada de garantas
que permiten acreditar la fecha exacta en que notific el documento y se
asegurara su confidencialidad.

El sistema de notificacin electrnica que implementara la Superintendencia

Nacional de Bienes Estatales bajo el control de su Oficina de Tecnologas de la
Informacin, garantizaran la seguridad jurdica y tcnica de las
comunicaciones realizadas por ste medio de transmisin de datos a distancia,
especficamente en los aspectos de la Confidencialidad, Autenticidad e
Integridad ([9]) de los contenidos, los cuales operaran como domicilio procesal
en el que se notifican por medio electrnico todos los actos administrativos
especificados en el reglamento respectivo en los procesos en los que se
encuentran comprendidos todas las entidades que conforman el Sistema
Nacional de Bienes Estatales - SNBE y las personas en general que ejerzan
algn derecho sobre bienes estatales. La SBN asigna gratuitamente una casilla
electrnica a las entidades, as como a las personas en el mbito de su
competencia. El cdigo de usuario y contrasea de acceso a la casilla
electrnica seran entregados personalmente o remitidos al correo electrnico
personal sealado al inicio del acto o proceso. La contrasea inicial es
establecida por la SBN, la cual debe ser cambiada por el usuario, a efectos de
garantizar su confidencialidad.

La notificacin electrnica consistira entonces, en el depsito en la casilla

electrnica asignada por la SBN, de una copia del documento en el cual consta
el acto administrativo en un archivo de Formato de Documento Porttil (PDF).
Adicionalmente, al mismo tiempo y de forma complementaria, se deposita copia
del documento en el correo electrnico personal que haya declarado el
administrado. La Oficina de Tecnologas de la Informacin, establecera el
mecanismo que permita replicar la notificacin en la casilla electrnica con el
correo personal respectivo y los procesos internos de remisin de los actos
administrativos entre unidades. Por cada notificacin en la casilla electrnica, el
sistema informtico emite un cargo de notificacin, con indicacin de la fecha y
hora del depsito en la casilla respectiva, el que se anexara al expediente
fsico, como constancia fehaciente de la notificacin efectuada. La fecha vlida
de notificacin es la que se registra en la casilla electrnica, la cual se
configura como fecha cierta bajo los alcances de la Ley 27444 y la Ley 29151.
Cabe destacar que en la actualidad para la implementacin de dicho sistema
en el mbito de las competencias de la SBN, se requerira adems, el
establecer que la presentacin de la solicitud de ingreso por tramite
documentario con la previa autorizacin del administrado para la notificacin
va casillas se realicen conjuntamente y que esta ltima por defecto se entienda
autorizada legalmente de forma presunta con la solicitud.

Finalmente, existiran dos factores objetivos que apoyaran su pronta ejecucin

como regla general. El primero, es que la mayora de los destinatarios son
eminentemente entidades pblicas, unidades orgnicas de estas y dems
organismos pblicos, todas partes del SNBE y ciertamente determinables en
nmero y donde los privados siendo un grupo menor, igualmente son fciles de
identificar. La segunda y no menos importante, es que siendo el universo total
de actos, procesos o diligencias frecuentes, son identificables en nmero y los
mismos son destinados tambin a fines de proyectos de inversin, proyectos
habitacionales, obras de infraestructura, de inters nacional o de gran
envergadura, etc. Los cuales requieren de tiempos de atencin ms agiles y
oportunos.

VI. CONCLUSIONES
El mecanismo procesal de notificacin electrnica en sede administrativa, es
hoy una realidad muy positiva en el marco del denominado Gobierno
electrnico, que si bien su implementacin debe ser de carcter progresivo y
acorde con nuestra realidad nacional, la misma debe potenciar las
modificaciones ya existentes en la Ley N 27444 y la actual experiencia en
notificaciones electrnicas obtenidas por el Poder Judicial, SUNAT, OSIPTEL,
OSCE, entre otras entidades.

La puesta en marcha de dicho sistema en el mbito de las competencias de la

SBN y dems entidades integrantes del SNBE, pueden ser hoy una realidad, si
se implementa un sistema de notificacin electrnica que siendo la regla y no la
excepcin, se ejerza la funcin de notificacin respetando el debido
procedimiento y se estructure en un diseo tecnolgico que sea gil, oportuno,
confiable y economice con eficiencia los costos reales del presupuesto del
Estado.

[1] Abogado por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Magister en

Derecho Civil y Comercial Unidad Postgrado de Derecho U.N.M.S.M.
Doctorado en Educacin Unidad de Postgrado U.N.M.S.M. con estudios de
Maestra en Gestin del Conocimiento y Recursos Humanos por la Universidad
Europea del Atlntico y Universidad Cientfica del Sur. Docente de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos y Universidad Privada Cesar
Vallejo- Sede Lima Norte. Ex Registrador Pblico SUNARP Sede Lima y Ex
Gerente Registral SUNARP Sede Moyobamba. Actualmente Profesional
Especialista en Bienes del Estado, Asesor de la Direccin de Normas y
Registros de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales-SBN.

[2] Tenemos, el sistema de notificaciones a domicilio electrnico personal a

travs de la Red Electrnica del Ministerio de Energa y Minas (REM),
conforme al Decreto Supremo N 018-2008-EM; El caso del Poder Judicial
mediante la Ley N 30229-2014, Ley que adeca el uso de las tecnologas de
informacin y comunicaciones en el sistema de remates judiciales y en los
servicios de notificaciones de las resoluciones judiciales, y que modifica la Ley
Orgnica del Poder Judicial, el Cdigo Procesal Civil, el Cdigo Procesal
Constitucional y la Ley Procesal del Trabajo; El caso de la SUNAT, mediante el
Decreto Legislativo N 816 Texto nico Ordenado del Cdigo Tributario y las
modificaciones al artculo 104, as como la RESOLUCIN DE
SUPERINTENDENCIA N 014- 2008/SUNAT; El INDECOPI por medio del
Decreto Legislativo N 807, procedimiento nico de proteccin al consumidor y
represin a la competencia desleal; El OSIPTEL mediante Resolucin N 145-
2013-CD/OSIPTEL, que aprueba el Reglamento de Notificacin de actos
administrativos va correo electrnico; OEFA por medio de la Resolucin de
Consejo Directivo N 015-2013-OEFA/CD que aprueba el Reglamento de
Notificaciones de Actos Administrativos por correo electrnico; El CNM que por
Ley N 3015, Ley que regula la publicacin electrnica de las resoluciones,
disposiciones y notificaciones del Consejo Nacional de la Magistratura; entre
otros.

[3] Maria Jose Hierro Romero, Publicaciones de Derecho Administrativo, La

Ley Diario la Ley N 6937, Seccin Dossier 2 de mayo del 2008. Ao XXIX
Editorial La LEY.

[4] Aldo Elliot Segura IMPLEMENTACIN DE LA NOTIFICACIN

ELECTRNICA EN LA ADMINISTRACIN PBLICA PERUANA p.1 artculo
virtual 2008.

[5]Artculo 20.- Modalidades de notificacin. ()

20.4. El administrado interesado o afectado por el acto, que hubiera

consignado en su escrito alguna direccin electrnica que conste en el
expediente podr ser notificado a travs de ese medio siempre que haya dado
su autorizacin expresa para ello. Para este caso no es de aplicacin el orden
de prelacin dispuesto en el numeral 20.1.Numeral incluido por el Artculo 1
del Decreto Legislativo N 1029, publicado el 24 junio 2008.

[6] Que dispone como finalidad del proceso de modernizacin de la gestin del
Estado, la obtencin de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de
manera que se logre una mejor atencin a la ciudadana, priorizando y
optimizando el uso de los recursos pblicos.

[7] La SBN, en su calidad de ente rector es responsable de normar los actos de

adquisicin, disposicin, administracin y supervisin de los bienes estatales,
como de ejecutar dichos actos respecto de los bienes cuya administracin est
a su cargo, de acuerdo a la normatividad vigente, de conformidad con el
artculo 13 de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes
Estatales.

[8] Segn cifras reportadas por la unidad de Tramite Documentario de dicha

institucin, se dan cuenta de los gastos realizadas por cada unidad orgnica
con relacin a la notificacin de actos oficiales correspondientes, as por
ejemplo los aos 2013, 2014 y 2015 se habra reportado a Julio del 2015, de
37,616 documentos diligenciados un monto aproximado de S/ 663,677.764
nuevos soles, cifra que se proyecta, ira en aumento, toda vez que la SBN a la
fecha est logrando mayor presencia a nivel nacional.

[9] Juan Carlos Morn Urbina COMENTARIOS A LA LEY DE

PROCEDMIENTO ADMINISTRATIVO GENERAL Editorial gaceta Jurdica,
Novena edicin, Lima 2011 p. 192-193.