IBBC Liderazgo y adiestramiento eclesistico

Nivel Especializacin pastoral La importancia de la planeacin

Importancia de la Planeacion

Introduccin
La planeacin (planificacin o planeamiento) es una funcin administrativa que comprende el anlisis de
una situacin, el establecimiento de objetivos, la formulacin de estrategias que permitan alcanzar dichos
objetivos, y el desarrollo de planes de accin que sealen cmo implementar dichas estrategias. Dicho en otras
palabras, la planeacin analiza dnde estamos, establece dnde queremos ir, y seala qu vamos a hacer para
llegar ah y cmo lo vamos a hacer.

La planeacin es la primera funcin administrativa ya que sirve de base para las dems funciones
(organizacin, coordinacin y control). Al proponer objetivos y sealar qu es lo que se va a hacer para poder
alcanzarlos, permite organizar mejor las reas y recursos de la empresa, coordinar mejor las tareas y
actividades, controlar y evaluar mejor los resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los
planificados).

Desarrollo
Adems de servir como base para las dems funciones administrativas, la planeacin es importante
debido a las siguientes razones:

Reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los cambios del entorno y sealar cmo se va a
reaccionar ante estos en cuanto lleguen, reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el
riesgo de que dichos cambios afecten negativamente a la empresa.

Genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y sealar qu es lo que se va a hacer para poder
alcanzarlos, evita la improvisacin y, por el contrario, permite una mejor coordinacin de las tareas y
actividades, y un mejor uso de los recursos.

Genera compromiso y motivacin: al ser un proceso que involucra a todos los miembros de la empresa y
requerir la participacin de varios de estos en su elaboracin, genera compromiso e identificacin con los
objetivos, y con ello, motivacin en su consecucin.

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Proceso de la planeacin
Adems de ser una funcin administrativa que comprende el anlisis de una situacin, el establecimiento
de objetivos, la formulacin de estrategias, y el desarrollo de planes de accin, tambin es posible definir
a la planeacin como el proceso a travs del cual se realiza cada una de estas actividades.

A continuacin cada una de las etapas que conforman el proceso de la planeacin:

1. Anlisis de la situacin
El proceso de la planeacin empieza por el anlisis de una situacin.

La razn de un anlisis de la situacin es la de tener una base para el establecimiento de objetivos; por
ejemplo, al analizar las fuerzas externas que afectan o podran afectar a la empresa, es posible detectar
cambios en el entorno, y as establecer objetivos que permitan aprovecharlos o hacerles frente; o al
analizar los diferentes elementos que puedan existir en la empresa o en una determinada rea, es posible
conocer los recursos y capacidades con los que se cuenta, y as establecer objetivos que permitan
aprovecharlos o que los tomen en cuenta.

En caso de tratarse de una planeacin general de toda la empresa sera una (planeacin estratgica), si
se tratara de una planeacin aplicable solo a una determinada rea de la empresa sera (planeacin
tctica), Y en caso de tratarse de una planeacin a nivel de operaciones, sera (planeacin operacional), un
anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de los elementos necesarios para realizar una tarea o
actividad especfica; por ejemplo, podra implicar el anlisis de los recursos con los que se cuenta para
realizar la tarea o actividad, el plazo que se tiene, el presupuesto disponible, etc.

2. Establecimiento de objetivos
Se deben establecer objetivos en base al anlisis de la situacin previamente realizado; por ejemplo,
objetivos que permitan aprovechar o hacer frente a los cambios detectados en el entorno, que permitan
aprovechar o que tomen en cuenta los recursos y capacidades con los que cuenta la empresa o una

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determinada rea, o que consideren los recursos y las condiciones que se tiene para realizar una tarea o
actividad especfica.

Los objetivos de una empresa suelen clasificarse de acuerdo a diferentes aspectos, pero al momento de
realizar una planeacin lo comn es clasificarlos segn su jerarqua en objetivos estratgicos, objetivos
tcticos y objetivos operacionales:

Objetivos estratgicos: son objetivos generales y de largo plazo que consideran a la empresa como un
todo y que buscan definir el rumbo de esta. Por Ejemplos ser la empresa lder del mercado, lograr una
mayor participacin en el mercado, ser una marca reconocida en el mercado, etc.

Objetivos tcticos: son de mediano plazo que se dan a nivel de reas o departamentos. Ejemplos de
objetivos tcticos son incrementar las ventas en un 20%, aumentar la eficiencia de la produccin en un
10%, reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 15%, etc.

Objetivos operacionales: son de corto plazo que se dan a nivel de operaciones y que comprenden las
tareas o actividades de cada rea. Ejemplos de objetivos operacionales son aumentar la eficiencia con la
que se realiza una tarea, reducir el tiempo en que se realiza una actividad, mejorar la efectividad de
una campaa publicitaria, etc.

3. Formulacin de estrategias
Se deben establecer estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos de la mejor manera
posible, pero que tambin tomen en cuenta el anlisis de la situacin realizado; por ejemplo, estrategias
que sean factibles para la empresa o para una determinada rea teniendo en cuenta los recursos y
capacidades con los que cuentan.

4. Diseo de planes de accin

Los planes de accin son documentos en donde se especifican las tareas y otros elementos necesarios
para implementar o ejecutar las estrategias formuladas.

Algunos de los elementos que suelen contener los planes de accin son:

Las tareas a realizar: las tareas, actividades o acciones que se van a realizar para implementar las
estrategias.

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La asignacin de recursos: los recursos que se van a utilizar para realizar las tareas e implementar las
estrategias, y la forma en que se van a distribuir.

Los responsables y encargados: de realizar las tareas e implementar las estrategias.

El programa de tareas: con fechas de inicio y plazos para realizar las tareas e implementar las estrategias.

El presupuesto requerido: la inversin requerida para realizar las tareas e implementar las estrategias.

Tipos de planeacin
Planeacin estratgica

En la planeacin estratgica se analiza el entorno de la empresa y su situacin interna, se establecen

objetivos estratgicos, se formulan estrategias organizacionales, y se disean planes de accin que
parecen simples y genricos pero que afectan a una gran variedad de actividades (planes estratgicos).

Otras caractersticas de la planeacin estratgica son:

Considera un enfoque global de la empresa, es elaborada por la cpula de la empresa (dueos o altos
directivos), es proyectada a largo plazo (en teora para un periodo de 5 aos a ms, aunque hoy en da
en la prctica, debido a los constantes cambios del entorno, para un periodo de 3 a 5 aos).sirve de base
para las dems planeaciones de la empresa (planeacin tctica y planeacin operativa).

Planeacin tctica

En la planeacin tctica se analiza la situacin de una determinada rea o departamento, se establecen

objetivos tcticos, se formulan estrategias funcionales, y se disean planes de accin con un alcance
menor pero ms detallados que los estratgicos (planes tcticos).

Planeacin operacional

En la planeacin operacional se analiza la situacin de los elementos necesarios para realizar una tarea o
actividad especfica, se establecen objetivos operacionales, se formulan estrategias simples o cursos de
accin, y se disean planes o programas de accin con un alcance menor pero ms detallados que los
tcticos (planes operacionales).

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Caractersticas de la planeacin
La planeacin es fundamental para el xito de toda empresa; sin embargo, no todas las empresas que la
aplican tienen un mejor desempeo que las que no lo hacen, ya que no basta con realizar cualquier
planeacin sino que es necesario que esta cuente con algunas caractersticas.

Las siguientes son algunas caractersticas con las que debe contar toda planeacin:

Es precisa

La planeacin debe contemplar objetivos especficos expresados en trminos de cantidad y tiempo tales
como incrementar las ventas en un 20% para el prximo trimestre

Es factible

Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes capaces de generar entusiasmo, pero que a la vez
sean factibles; es decir, que estn dentro de las posibilidades de la empresa

Es coherente

Debe considerar todos los objetivos, estrategias y planes realizados en la empresa y procurar que todos
estos elementos sean coherentes entre s; por ejemplo, debe procurar que los objetivos de un rea o
departamento estn alineados con los objetivos generales de la empresa, pero tambin con los
objetivos de las dems reas o departamentos.

Es flexible

La planeacin no debe estar escrita en pierda, sino ser lo suficientemente flexible como para permitir
cambios, ajustes o correcciones a medida que se vaya ejecutando

Es permanente

Finalmente, la planeacin no es algo que se realiza una sola vez y que termina con la ejecucin de los
planes de accin, sino que se trata de un proceso permanente y continuo en donde una vez alcanzado
los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos objetivos, y con ello, nuevas estrategias y nuevos
planes de accin que permitan alcanzarlos.

En conclusin podemos decir que la planeacin se debe evaluar, no solo se debe evaluar los
resultados de una planeacin, sino que tambin cada cierto tiempo se debe evaluar su desarrollo; por
ejemplo, para ver si los objetivos establecidos an siguen siendo los objetivos que se pretende alcanzar
teniendo en cuenta las nuevas condiciones del entorno, o para ver si las estrategias formuladas pueden
ser mejoradas teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que ahora se cuenta.

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Bibliografa

Desde Importancia http://www.importancia.org/planeacion.php#ixzz3X1Tc2RD2